Per una PA senza carta: dal progetto alla realtà
Bologna, 20 APRILE 2006
… essere in grado di gestire i flussi
documentali digitali in sicurezza ed a
piena norma di legge ...
Per una PA senza carta: dal progetto alla realtà
Bologna, 20 aprile 2006
COSA DOVEVA FARE IL PROGETTO
ABILITARE
 Progettare un sistema tecnico-organizzativo
idoneo
all’obiettivo
(gestire
i
flussi
documentali digitali)
 Produrre e mettere a disposizione tutti gli
strumenti necessari
 Facilitare i percorsi di implementazione nelle
singole amministrazioni
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COSA NON POTEVEVA FARE IL PROGETTO
COSTRINGERE
 Trasformare tutta
cartacea a digitale
la
documentazione
 Sostituirsi a quelle che sono
autonome delle amministrazioni
le
scelte
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da
PROPOSITI ed ASPETTATIVE
 Lavorare, ed individuare strumenti, sui tre
piani: giuridico/archivistico, organizzativo,
tecnologico
 Rendere le soluzioni individuate realmente
praticabili: fattibilità tecnica, economica ed
organizzativa
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STRUMENTI ELABORATI
 Progetto Tecnico gestione corrente
 Modello Giuridico gestione corrente
 Modello Analisi dei processi (Flussi lavoro)
 Web services integrazione EDMS (Hummingbird DM) e
sistemi di protocollo
 Specifiche software Protocollo, Flussi lavoro, SUAP
 Software accreditati DOCAREA
 Progetto “Modalità di dialogo: come comunicare”
 Progetto Formazione
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RISULTATI RAGGIUNTI
Componendo gli strumenti tra loro, ogni
Amministrazione può:
 attuare le soluzioni e gli indirizzi di progetto
 adempiere agli obblighi di legge, in materia
di flussi documentali
 raccogliere ed applicare le indicazioni
contenute nel Codice della PA digitale
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COSA ABBIAMO IMPARATO
 La forza dello stare insieme (cooperare,
fare massa critica)  progetto standard de
facto
 La forza del sistema pubblico: la risorsa
umana  guidare e non lasciarsi trasportare
 La forza del lavorare con i fornitori in un
rapporto paritetico  partnership e
reciprocità
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ELEMENTO DISTINTIVO
 L’accreditamento dei prodotti:
Non realizzare una sola soluzione, ma
proporne
una
gamma,
facendo
evolvere, in partnership con i fornitori,
prodotti di mercato già in uso presso
gli Enti.
25 Prodotti accreditati
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Dalla gestione corrente
delle attività ...
… alla conservazione
permanente dei documenti
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LA CONSERVAZIONE
Parte integrante del ciclo di vita del
documento digitale: va gestita da subito
assumendo
decisioni
ed
approntando
soluzioni sia applicative che organizzative.
Conservare correttamente: per garantire
domani la validità giuridica dell’azione
amministrativa di oggi
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IL MODELLO DOCAREA
Due mondi separati e correlati:
l’ambiente di gestione, dove si dispiega tutta la
gestione amministrativa e dove nasce e si sviluppa
l’archivio corrente. Finchè le pratica è “aperta” è
l’ambiente stesso di gestione che le assicura sicurezza e
garanzia di integrità e affidabilità
l’ambiente di conservazione, dove passa la
pratica quando si conclude e va “agli atti” e dove si
affrontano e risolvono i problemi del processo
conservativo (anche perenne). Qui nascono e si
sviluppano l’archivio di deposito e quello storico.
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STRUMENTI ELABORATI
 Progetto Tecnico sistema di conservazione
 Modello Giuridico sistema di conservazione
 Software Applicativo sistema di conservazione
Modello organizzativo
Polo Archivistico di Concentrazione
(ASC)
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dal progetto
che “abilita” ...
… all’Ente che fa
finisce il progetto ed inizia
l’ordinaria amministrazione
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