Gestione Documentale e Archiviazione Digitale
Videate Principali
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Benvenuti in Optisolver® 2002
vediamo le principali funzioni
di questa Soluzione di Archiviazione Ottica
e Gestione Elettronica Documenti.
Entriamo inserendo User ID e Password
Se la password è corretta, si accede
all’Archivio a cui si è abilitati.
La finestra “Archivio” contiene la struttura logica
dell’Archivio impostato.
L’Archivio è disponibile in una stuttura ad albero,
personalizzabile, su diversi livelli.
Nell’albero della finestra
“Archivio” visualizziamo
un documento con i suoi campi
di catalogazione
Possiamo “Allegare” al documento archiviato
documenti elettronici, di qualsiasi formato,
Es.: Adobe Acrobat, Microsoft Word,
Microsoft Excell, bitmap, TIFF, etc..
All’occorrenza, li riapriremo con l’applicazione nativa
Possiamo ricercare i documenti in 5 modi diversi.
Questa modalità sotto presentata, richiede che
si sceglia la “Ricerca” preimpostata,
da un menù personalizzabile
Pigiando F2, apriamo la tabella nella quale sono
disponibili tutti i valori già inseriti nei campi
Es.: I fornitori che iniziano per “Fe”
Potremo eseguire la ricerca, ad es.: delle Fatture
di Acquisto, impostando uno o più criteri
I documenti trovati, che soddisfano il criterio di ricerca
impostato, sono disponibili nella finestra “Risultato”.
Possiamo visualizzare solo i campi,
o visualizzare anche l’immagine e ristamparla
Possiamo ristampare il documento
Possiamo spedire i documenti
mediante la posta Elettronica standard
E’ possibile effettuare lo “Smistamento”
e l’ “inoltro”, dei documenti archiviati,
agli utenti collegati in rete,
che possono visionarli ed inoltrarli
il ricevente visualizza la lista dei documenti ricevuti/inviati
e la relativa immagine e/o i campi di protocollazione
Le ricerche relative ai flussi documentali
(il “giro” che il documento
ha fatto nell’organizzazione), o dov'è ora, etc.,
sono realizzate mediante la ricerca sugli
“Smistamenti”, “Inoltri” e “ordini di servizio”
effettuati, impostando i
criteri in una apposita maschera
24 strumenti di Annotazione: Post-it,
evidenziatore, timbri, linee,
rettangoli, inserimento testo, etc.,
tutti proteggibili da password, consentono
comode e facili annotazioni su documenti
non sottoposti all’Archiviazione Sostitutiva
Possiamo mettere in evidenza
questo documento, che occorre avere sotto controllo.
Tutti i documenti in evidenza sono
disponibili in un apposito contenitore
I documenti cancellati, sono
disponibili nel’apposito cestino e si possono cancellare
o ripristinare solo con le apposite autorizzazioni
Per archiviare i documenti in modo massivo,
si creano “Lotti di Lavorazione” nel
“Contenitore Temporaneo”,
ciò consente un’acquisizione da scanner veloci
o da file, per una successiva catalogazione,
fatta da uno o più utenti contemporanei
Il contenuto del Contenitore Temporaneo,
è possibile visualizzarlo
in modalità miniatura, in modo tale
da selezionare e catalogare
più velocemente i documenti
Selezioniamo le pagine dalle miniature,
per creare un documento
multipagina e catalogarlo in modo veloce,
eventualmente “Ereditando” i campi da uno dei
documenti simili, prima inseriti
Con il modulo specifico,
è possibile creare Reports
e/o Fogli Elettronici, dai dati immessi
Ad Es. un Report dal risultato di ricerca
Gli utenti che hanno accesso al Sistema
di Gestione Documentale da WEB
(Internet/Intranet)
possono effettuare le ricerche dei
documenti a cui sono abilitati ad accedere,
secondo il Profilo Utente a loro attribuito,
entrando eventualmente dal portale
già in uso o da quello di Solving
Gli utenti abilitati, possono eseguire
la ricerca, utilizzando diverse opzioni e criteri
si possono visualizzare i risultati della
ricerca, in modalità lista, oppure…
Visualizzare il n. dei
documenti, in ordine di
immissione, e su quale siamo
posizionati ora
….oppure, in modalità anteprima
Doppio clic e si apre il documento selezionato
visualizzato in scala di grigi