Le Raccomandazioni di Aurora:
generali e per il corrispondente
Trieste, 27 aprile 2009
Nerella Zorzetto
Università IUAV di Venezia
Servizio Archivio di Ateneo
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
la normalizzazione delle descrizioni nel
protocollo informatico

L’obiettivo delle raccomandazioni, soltanto all’apparenza “minimo” o di
dettaglio, rappresenta il tentativo di normalizzare le descrizioni nel
protocollo informatico delle amministrazioni pubbliche ed è un primo
passo verso il raggiungimento di uno standard descrittivo per i due
campi del protocollo informatico “corrispondente” e “oggetto”.

La normativa vigente è di carattere generale e non descrive il modo nel
quale procedere nella registrazione di un documento.
L’assenza di raccomandazioni, criteri, procedure o standard nella
descrizione del corrispondente (mittente/destinatario)
comporta :



proliferazione di record contraddittori o incompleti;
inefficienza nella ricerca;
perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o giuridica)
rappresenta un problema urgente da affrontare per ovviare a
involontarie ma pericolose inefficienze nella ricerca e nella gestione
documentale
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Effetti diretti delle Raccomandazioni per la
descrizione del corrispondente
Promuovere presso i protocollisti delle amministrazioni
pubbliche, ma anche presso tutti quelli che lavorano in
un ufficio e che condividono un protocollo
informatico, l’adozione di intestazioni anagrafiche dei
corrispondenti formalmente omogenee e normalizzate,
così da permettere l’indicazione univoca del corrispondente
La normalizzazione di forma e contenuti nella redazione
degli elementi obbligatori del protocollo informatico è una
delle più importanti garanzie per l’identificazione e la
reperibilità dei documenti
Risultato
Facilitazione della ricerca e fattivo reperimento dei
dati
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni di carattere generale (1)
 Sono rivolte ad ambedue i campi di interesse, sia alla
normalizzazione delle descrizioni delle anagrafiche
che alla redazione di oggetti nell’ambito delle
registrazioni di protocollo
 Le Raccomandazioni suggeriscono il ricorso ad un
linguaggio di tipo neutro, ossia privo di riferimenti di
genere maschile o femminile, così da agevolare le
registrazioni ripetitive e facilitarne l’uniformazione
 Sono presenti apparenti incoerenze di Aurora: le
Raccomandazioni si riferiscono alla redazione di un testo
inserito nel protocollo informatico e l’uso di alcune delle
convenzioni utilizzate è perimetrato unicamente ai campi
[corrispondente] e [oggetto] ma non valgono per I testi
amministrativi e scientifici
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Raccomandazioni di carattere generale (2)
Le sette raccomandazioni di carattere generale in sintesi
suggeriscono i seguenti criteri:
 RG1 – Effettuazione delle registrazioni procedendo dal generale al
particolare, tenendo conto sia della denominazione e della
struttura del corrispondente, sia del contesto procedimentale
 RG2 – Uso critico delle maiuscole: limitato allo stretto necessario
 RG3 – Abbreviazioni, sigle e acronimi: solo se approvati, non
vanno puntati. L’acronimo si riporta in caratteri maiuscoli di
seguito alla denominazione per esteso, separato da un trattino
 RG4 – Numeri e aggettivi numerali ordinali: utilizzo delle cifre
arabe. Uso del trattino per intervalli di numeri, anno scolastico o
accademico
 RG5 – Leggibilità delle date: indicate per esteso
 RG6 – Uso normalizzato della punteggiatura e degli accenti, si
evitino i caratteri che interferiscono con istruzioni software (/, ; ,
verificare i rispettivi sistemi)
 RG7 – Denominazione del campo: non si ripete
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni di carattere generale
esempio RG2
Un esempio tratto dall’ultima bozza di Aurora
RG2 - L’uso delle lettere maiuscole deve essere limitato
allo stretto necessario
Salvo i casi in cui si tratti di un nome proprio, le lettere maiuscole
devono essere utilizzate in modo critico, riducendone per quanto
possibile l’uso.
L’uso delle lettere maiuscole è prescritto:
• all’inizio del testo, dopo ogni punto fermo e dopo il trattino
• per i nomi propri di persona
• per i nomi geografici
• per i nomi di enti, organismi istituzionali e organi
• nei nomi di enti e organi composti da più parole solo l’iniziale del primo
sostantivo si scrive in maiuscolo
 Associazione europea di libero scambio



AURORA
Regno unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord
Banca popolare di Milano
Corte di giustizia - Prima sezione
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Elenco raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente (1)
Le 24 raccomandazioni per la descrizione del corrispondente in sintesi
suggeriscono i seguenti criteri:
 RC1 – Il corrispondente di un documento va identificato in modo univoco
 RC2 – Le descrizioni dei corrispondenti vanno il più possibile normalizzate
 RC3 – Le denominazioni dei corrispondenti vanno indicate per esteso,
senza preposizioni, abbreviazioni, segni di punteggiatura e riducendo per
quanto possibile l’uso delle lettere maiuscole
 RC4 – I nomi stranieri vanno indicati in lingua originale, di norma non
vanno tradotti
 RC5-6 Nei nomi di persona fisica va indicato prima il cognome poi il nome,
senza segni di separazione e senza titoli di deferenza o qualificazione del
nome
 RC7 – I nomi di struttura vanno indicati con relativo acronimo, virgolette e
numeri eventualmente compresi
 RC8 – Per la struttura di appartenenza è possibile effettuare tante
registrazioni anagrafiche quante sono le ripartizioni interne di cui
all’organigramma vigente
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Elenco raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente (2)
 RC9 – Alle amministrazioni centrali dello Stato e alle regioni possono
essere consentite più anagrafiche in ragione delle articolazioni gerarchiche;
ai comuni e alle province di norma una sola anagrafica
 RC10 - In presenza di denominazioni diverse relative alla medesima
struttura si indica quella prevalente riportata sul documento
 RC11 – In presenza di più intestazioni o sigilli o ragioni sociali relativi a
strutture diverse si indica quello della struttura principale
 RC12 – In presenza di enti o associazioni con più sedi o sezioni si indica il
nome della struttura principale con l’aggiunta della sede o sezione
 RC13 – In un documento spedito a quattro o più destinatari si registra
l’anagrafica del primo con l’aggiunta di “Altri – Elenco allegato alla minuta”
 RC14 – In un documento a firma plurima si indica di norma solo il primo
firmatario leggibile
 RC15 – In un documento con firma illeggibile, privo di firma o con mittente
non identificato:
• firma illeggibile e altri elementi di identificazione = campo firmatario “firma illeggibile”
• privi di firma e altri elementi di identificazione = campo firmatario “firma mancante”
• firma illeggibile senza elementi di identificazione = campo firmatario “non identificato”
AURORA
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Elenco raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente (3)
 RC16 – In un documento che non comprende alcun elemento utile all’identificazione
del mittente – neppure uno scarabocchio - l’anagrafica si compila con la parola
“anonimo”
 RC17 – L’indirizzo postale si formula indicando almeno i dati riguardanti la città,
provincia e codice di avviamento postale e si indica nella formula italiana, anche se
straniero (via, n °, cap, città provincia, stato)
 RC18 – Nelle aggregazioni fra strutture si riportano le denominazioni di ciascuna
struttura
 RC19 - Nei raggruppamenti temporanei di imprese RTI - si registra la società
capogruppo
 RC20 – Le sigle sindacali riunite si considerano come un nuovo corrispondente
rispetto ai soggetti sindacali non aggregati
 RC21 – Per le strutture dipendenti da altre, che esercitano identiche funzioni di
strutture autonome, si descrive la struttura gerarchicamente superiore e le stesse si
descrivono solo se significative
 RC22 – Nei documenti in materia di contenzioso bisogna distinguere il vettore
dall’autore del documento
 RC23 – I dati dei corrispondenti che utilizzano la posta elettronica sono desunti dal
messaggio, dall’indirizzo e-mail o sulla base del dominio di posta elettronica
 RC24 – Va individuato il vero mittente verificando l’eventuale uso improprio della
carta intestata
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente esempio RC3
Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora
RC3 - Le denominazioni dei corrispondenti si indicano per esteso,
senza preposizioni, abbreviazioni o segni di punteggiatura e
riducendo per quanto possibile l’uso delle lettere maiuscole
L’intestazione anagrafica di persone e di struttura si compone dei soli nomi
che identificano il corrispondente, con l’esclusione delle preposizioni semplici
o articolate iniziali, che risultano pleonastiche e soprattutto erronee nel caso
di redazione di un elenco alfabetico dei corrispondenti.

Comune di Parma - Consiglio comunale

non Ai componenti del Consiglio comunale di Parma
I nomi di persona e di struttura si scrivono completi e per esteso, senza
storpiature, segni di punteggiatura o abbreviazioni.

Prefettura di Torino - Ufficio territoriale del Governo

non Pref. di To.

Ministero dell’istruzione, della università e della ricerca - MIUR

non Min. istr., univ. e ricerca

non M.I.U.R.

non Mi.U.R.
AURORA
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente esempio RC24
Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora
RC24 - Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso
improprio della carta intestata
 La persona fisica che presenta istanza all’amministrazione di
appartenenza non è legittimata a utilizzare la carta intestata della
struttura. Si tratta, invero, di una richiesta personale che
concerne il rapporto giuridico esistente tra il dipendente e il
proprio datore di lavoro.
 […]
 Si ponga, inoltre, la massima attenzione alla modulistica
cosiddetta “in bianco”. Molto spesso le amministrazioni pubbliche
fanno scaricare dai siti web o rendono disponibili negli uffici il
modulo contenente il sigillo e/o la propria intestazione. In questo
modo, l’autore del documento firmerà un modulo non in bianco,
ma un vero e proprio documento pre-intestato. Si tratta di una
disattenzione diplomatisticamente destinata a esiti erronei e pure
stravaganti.
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Grazie per l’attenzione!
Nerella Zorzetto
Università IUAV di Venezia
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www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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