Le Raccomandazioni di Aurora:
generali e per il corrispondente
Napoli, 2 aprile 2009
Gennaro Capasso
Università Ca’ Foscari di Venezia
Protocollo informatico
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Problemi legati alla descrizione del
corrispondente
L’assenza di raccomandazioni, criteri, procedure o standard
nella descrizione del corrispondente (mittente/destinatario)
provoca una serie di effetti dannosi:



proliferazione di record contradditori o incompleti;
inefficienza nella ricerca;
perdita di dati storici relativi alla persona (fisica o
giuridica).
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Obiettivi delle Raccomandazioni per la
descrizione del corrispondente
Promuovere presso i protocollisti delle amministrazioni pubbliche
l’adozione
di
intestazioni
anagrafiche
dei
corrispondenti
formalmente omogenee e normalizzate, così da permettere
l’indicazione univoca del corrispondente
Conseguenze dirette
Facilitazione della ricerca e fattivo reperimento dei dati
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni di carattere generale (1)
 Sono espressamente volte a conseguire la normalizzazione
delle descrizioni di anagrafiche e della redazione di oggetti
nell’ambito delle registrazioni di protocollo.
 Esse rivestono grande importanza proprio perchè finalizzate
a indicare basilari linee guida per una corretta
protocollazione, nell’intento di ovviare a errori tanto
frequenti quanto evitabili.
 Le Raccomandazioni suggeriscono il ricorso ad un
linguaggio di tipo neutro, ossia privo di riferimenti maschili
o femminili, così da facilitare l’uniformazione delle
registrazioni.
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Raccomandazioni di carattere generale (2)
Le sette raccomandazioni di carattere generale suggeriscono i
seguenti criteri (in sintesi):
 RG1 – Effettuazione delle registrazioni procedendo dal generale al
particolare – regola compresa nello standard ISAD (G) –.
 RG2 – Uso critico delle maiuscole: limitato allo stretto necessario.
 RG3 – Abbreviazioni: solo se approvate. Sigle: non puntate.
Acronimi: non puntati e riportati di seguito alla denominazione per
esteso.
 RG4 – Indicazioni degli aggettivi numerali ordinali: utilizzo delle
cifre arabe.
 RG5 – Leggibilità delle date: indicate per esteso.
 RG6 – Normalizzazione della punteggiatura e degli accenti.
 RG7 – Denominazione del campo: non si ripete.
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Raccomandazioni di carattere generale (3)
Un esempio tratto dall’ultima bozza di Aurora
RG2 - L’uso delle lettere maiuscole deve essere limitato allo
stretto necessario
Salvo i casi in cui si tratti di un nome proprio, le lettere maiuscole devono
essere utilizzate in modo critico, riducendone per quanto possibile l’uso.
L’uso delle lettere maiuscole è prescritto:
•
•
•
•
•




all’inizio del testo, dopo ogni punto fermo e dopo il trattino;
per i nomi propri di persona;
per i nomi geografici;
per i nomi di enti, organismi istituzionali e organi.
Nei nomi di enti e organi composti da più parole solo l’iniziale del primo
sostantivo si scrive in maiuscolo.
Associazione europea di libero scambio
Regno unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord
Banca popolare di Milano
Corte di giustizia - Prima sezione
AURORA
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Elenco raccomandazioni per la
descrizione del corrispondente - 1
Le 24 raccomandazioni per la descrizione del corrispondente suggeriscono i seguenti
criteri (in sintesi):
RC1 Identificazione del corrispondente di un documento in modo univoco
RC2 Normalizzazione delle descrizioni dei corrispondenti
RC3 Indicazioni delle denominazioni dei corrispondenti per esteso, senza
preposizioni, abbreviazioni o segni di punteggiatura
RC4 Descrizione dei nomi stranieri in lingua originale senza traduzione
RC5 Descrizione dei nomi di persona fisica (cognome, nome e senza segni di
separazione)
RC6 Descrizione dei nomi di persona fisica (senza titoli di deferenza o
qualificazione del nome)
RC7 Descrizione dei nomi di struttura con relativo acronimo, virgolette e dei numeri
eventualmente compresi
RC8 Descrizione multipla anagrafica delle articolazioni gerarchiche interne per la
sola AOO di appartenenza, unica per la altre amministrazioni
RC9 Descrizione multipla anagrafica delle articolazioni gerarchiche interne solo per
le amministrazioni centrali dello Stato, per le regioni e per le province
autonome di Trento e Bolzano
RC10 Pluralità di denominazioni relative alla medesima struttura, si indica quella
prevalente
RC11 Pluralità di intestazioni, sigilli, ragioni sociali relativi a strutture diverse, si indica
quella prevalente
RC12 Pluralità di sedi o più sezioni di una struttura. Si indica il nome della struttura
principale completo per esteso e con l’aggiunta della denominazione della
sede o della sezione
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Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Elenco raccomandazioni per la
descrizione del corrispondente - 2
Le 24 raccomandazioni per la descrizione del corrispondente suggeriscono i seguenti
criteri (in sintesi):
RC13 Registrazione di un’anagrafica di un documento con destinatari multipli
RC14 Registrazione di un’anagrafica di un documento a firma plurima
RC15 Registrazione di un’anagrafica di documenti pervenuti con “Firma illeggibile”,
“Firma mancante” o “Non identificato”
RC16 Registrazione di un’anagrafica di un documento anonimo
RC17 Descrizione anagrafica dei nomi di persona fisica e giuridica
RC18 Descrizione anagrafica di aggregazioni di strutture nell’esercizio di una
funzione comune
RC19 Descrizione anagrafica dei raggruppamenti temporanei di imprese (RTI)
RC20 Descrizione anagrafica di un raggruppamento di sigle sindacali riunite
RC21 Descrizione anagrafica della diversa forma giuridica di una struttur
RC22 Distinzione tra vettore e autore del documento nei documenti in materia di
contenzioso
RC23 Descrizione dei corrispondenti utilizzando la posta elettronica, dati di contesto
o precedentemente dichiarati dal corrispondente
RC24 Individuazione del vero mittente e verifica dell’uso improprio della carta
intestata
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente – RC1 (1)
Un esempio tratto dall’ultima bozza di Aurora:
RC1 - Le intestazioni anagrafiche devono essere formate da
elementi che identifichino il corrispondente di un
documento in modo univoco
L’intestazione anagrafica si compone di alcuni elementi che
identificano il corrispondente di un documento. Tali elementi sono
desunti, in genere, dal documento stesso, dagli allegati o, in
subordine, dalla busta o contenitore.
La forma del nome può essere sintetica o articolata. Nel primo caso
essa comprende i soli elementi necessari all’identificazione
univoca del corrispondente.
 Bianchi Luca
La forma articolata, invece, è integrata da elementi aggiuntivi di
comprensione (ad es. la localizzazione geografica).
 Bianchi Luca - Roma
AURORA
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Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente – RC1 (2)
• Gli elementi essenziali per l’identificazione univoca del
corrispondente e la descrizione dell’anagrafica sono: il cognome
e il nome per la persona fisica e la denominazione per la
persona giuridica. Tuttavia, per ottenere un’informazione
strutturata e per evitare le omonimie o le denominazioni simili,
deve essere indicato anche un ulteriore elemento, quale
l’indirizzo (se sufficiente a evitare omonimie o dubbi causati dalla
pluralità di indirizzi del corrispondente), il codice fiscale, il
numero di matricola o altro qualificatore, pur nel rispetto del
principio di necessità nel trattamento dei dati personali.
 Rossi Matteo - Via 24 maggio, 14 - 00195 Roma
 Verdi Giovanni - Matricola 00001122
 Bianchi Luca - cf BNCLCA66B12B354C
AURORA
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Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente – RC1 (3)
• Se il nome del corrispondente appare evidentemente
incompleto e l’operatore del sistema di protocollo conosce
con certezza gli elementi mancanti, è possibile completare
l’anagrafica aggiungendo gli elementi utili alla corretta e
univoca identificazione del corrispondente. Allo stesso modo
è possibile sanare un evidente errore materiale che
pregiudichi la corretta identificazione del corrispondente.
Tali interventi devono essere indicati in un campo per le
annotazioni, preferibilmente in forma non modificabile.
• Le parti delle informazioni presenti nello stesso campo di
descrizione sono sempre separate da un trattino preceduto
e seguito da uno spazio.
AURORA
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Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente – RC3 – RC7 e RC9
Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora
RC3 - Le denominazioni dei corrispondenti si indicano per esteso,
senza preposizioni, abbreviazioni o segni di punteggiatura e
riducendo per quanto possibile l’uso delle lettere maiuscole
• L’intestazione anagrafica di persone e di struttura si compone dei soli nomi
che identificano il corrispondente, con l’esclusione delle preposizioni
semplici o articolate iniziali, che risultano pleonastiche e soprattutto
erronee nel caso di redazione di un elenco alfabetico dei corrispondenti.
• 
Comune di Parma - Consiglio comunale
• 
non Ai componenti del Consiglio comunale di Parma
• I nomi di persona e di struttura si scrivono completi e per esteso, senza
storpiature, segni di punteggiatura o abbreviazioni.
• 
Prefettura di Torino - Ufficio territoriale del Governo
• 
non Pref. di To.
• 
Ministero dell’istruzione, della università e della ricerca - MIUR
• 
non Min. istr., univ. e ricerca
• 
non M.I.U.R.
• 
non Mi.U.R.
AURORA
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Descrizione documento per RC3, RC7 e
RC9
Progetto Aurora – Scheda Documento
Presentato da
Tipologia
Corrispondente
Firmatario
Oggetto
Classificazione
Note
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Documento in arrivo
Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca - MIUR - Direzione
generale per l'università
Masia Antonello – Direttore generale Ufficio III
Fondo per il sostegno dei giovani - Rendicontazione 2008 – Richiesta
utilizzo risorse dell’Università Ca’ Foscari di Venezia ai sensi degli artt. 2
e 4 DM n. 198/2003
VIII/1
Progetto Aurora – Scheda Anagrafica
Presentato da
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Posizione soggetto
Esterno
Tipologia soggetto
Amministrazione centrale dello stato
Denominazione
soggetto
Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca - MIUR - Direzione
generale per l'università - Masia Antonello – Direttore generale Ufficio III
Relazioni con altri
soggetti
Note
AURORA
Persone
Esempio di raccomandazione RC3: I nomi di persona e di struttura
vengono scritti completi e per esteso, senza storpiature, segni di
punteggiatura o abbreviazioni Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca – MIUR
Esempio di raccomandazione RC7: L’acronimo viene indicato con caratteri
maiuscoli senza punti di separazione.
Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca – MIUR
Esempio di raccomandazione RC9: Solo per le amministrazioni centrali
dello Stato e per le regioni è consentito indicare nell’intestazione anagrafica
principale le articolazioni gerarchiche interne fino al livello di riferimento.
Eventuali precisazioni di ripartizione vengono indicate nel campo
[firmatario].
Ministero dell'istruzione, dell'università e della ricerca - MIUR - Direzione
generale per l'università
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
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Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente - RC4
•
Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora
RC4 - I nomi stranieri si scrivono nella lingua originale e, di norma, non si
traducono
•I nomi stranieri di persona e di struttura si scrivono nella lingua originale, con
l’eccezione dello stato, che viene riportato in lingua italiana.
•I nomi stranieri si scrivono senza segni diacritici, riportando semplicemente le
lettere dell’alfabeto italiano.
•A tal proposito si veda il DM 2 febbraio 2009 del Ministero per la Pubblica
Amministrazione e l’Innovazione “Regole tecniche per l’utilizzo di caratteri
diacritici” (G.U. n. 56 del 09/03/09).
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Descrizione documento per RC4
Progetto Aurora – Scheda Documento
Presentato da
Tipologia
Corrispondente
Firmatario
Oggetto
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Documento in arrivo
Ludwig Maxmilians Universitat Munchen
Classificazione
Note
III/3
XXXX - Dipartimento di anglistica e americanistica
LLP - Erasmus intensive programme - “Frontiers and Cultures"
European Doctorate in American and Iberian Studies - Lettera di intenti
per il dottorato di ricerca in studi iberici e americani
Progetto Aurora – Scheda Anagrafica
AURORA
Presentato da
Posizione
soggetto
Tipologia
soggetto
Denominazione
soggetto
Relazioni con altri
soggetti
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Esterno
Note
Esempio di raccomandazione RC4: I nomi stranieri si scrivono
nella lingua originale e, di norma non si traducono. In particolare
l’esempio mostra come i segni diacritici stranieri non vadano riportati
come tali ma semplicemente con le sole lettere dell’alfabeto italiano.
Esempio di raccomandazione RO9: L’oggetto di un documento in
lingua straniera si riporta per esteso nella lingua originale seguito dalla
descrizione in lingua italiana.
Ente
Ludwig Maxmilians Universitat Munchen
Firmatario: XXXX - Dipartimento di anglistica e americanistica
Persone
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
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e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Raccomandazioni per la descrizione del
corrispondente - RC24
Stralcio di una Raccomandazione estrapolato dall’ultima bozza di Aurora
RC24 - Si deve individuare il vero mittente e verificare l’uso
improprio della carta intestata
• La persona fisica che presenta istanza all’amministrazione di
appartenenza non è legittimata a utilizzare la carta intestata della
struttura. Si tratta, invero, di una richiesta personale che
concerne il rapporto giuridico esistente tra il dipendente e il
proprio datore di lavoro.
• Si ponga, inoltre, la massima attenzione alla modulistica
cosiddetta “in bianco”. Molto spesso le amministrazioni pubbliche
fanno scaricare dai siti web o rendono disponibili negli uffici il
modulo contenente il sigillo e/o la propria intestazione. In questo
modo, l’autore del documento firmerà un modulo non in bianco,
ma un vero e proprio documento pre-intestato. Si tratta di una
disattenzione diplomatisticamente destinata a esiti erronei e pure
stravaganti.
AURORA
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Descrizione documento n. 1 per RC24
Presentato da
Tipologia
Corrispondente
Firmatario
Oggetto
Classificazione
Note
Progetto Aurora – Scheda Documento
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Documento in arrivo
XXXXYYYY - Università Ca' Foscari di Venezia - Divisione servizi tecnici
- Sezione plesso area umanistica e linguistica
XXXXYYYY e XXYY – Dipendente Divisione servizi tecnici
Chiede di rientrare nell’orario di lavoro a tempo pieno a decorrere dal
mese di agosto 2008
VII/4
In realtà è stato registrato impropriamente come documento tra
uffici
Progetto Aurora – Scheda Anagrafica
Presentato da
Posizione
soggetto
Tipologia
soggetto
Denominazione
soggetto
Relazioni con altri
soggetti
Note
AURORA
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Esterno
Persona fisica
XXXXYYYY - Università Ca' Foscari di Venezia - Divisione servizi tecnici
Persone
Esempio di raccomandazione RC24: Esempio improprio di uso di carta
intestata dell’amministrazione di appartenenza per chiedere il cambio di orario.
In questo caso la persona fisica che presenta istanza all’amministrazione di
appartenenza non è legittimata ad utilizzare la carta intestata della struttura. Si
tratta, infatti, di una richiesta personale che concerne il rapporto giuridico
esistente tra il dipendente e il proprio datore di lavoro.
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Descrizione documento n. 2 per RC24
Progetto Aurora – Scheda Documento
Presentato da
Tipologia
Corrispondente
Firmatario
Oggetto
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Documento interno
Classificazione
Note
VIII/2
Università Ca' Foscari di Venezia - Divisione ricerca
XXYY - Direttore
Chiede rimborso spese per partecipazione a riunione del Nucleo di
valutazione tenutasi il 20 ottobre 2008
Progetto Aurora – Scheda Anagrafica
Presentato da
Posizione
soggetto
Tipologia
soggetto
Denominazione
soggetto
Relazioni con altri
soggetti
Note
AURORA
Università Ca’ Foscari di Venezia – Gennaro Capasso
Interno
Persona fisica
Università Ca' Foscari di Venezia - Divisione ricerca – XXYY - Direttore
Persone
Esempio di raccomandazione RC24: Esempio corretto di uso di carta
intestata dell’amministrazione di appartenenza. In questo caso la persona fisica
scrive in qualità di rappresentante della struttura cui afferisce (Direttore) e
presenta richiesta di rimborso all’Economato. Corretta registrazione del
documento come interno in quanto entrambi uffici della AOO: Amministrazione
centrale.
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
AURORA
Amministrazioni unite per la redazione degli oggetti
e delle registrazioni anagrafiche nel protocollo informatico
Grazie per l’attenzione!
Gennaro Capasso
Università Ca’ Foscari di Venezia
Protocollo informatico
www.unipd.it/archivio/progetti/aurora
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