SOMMARIO
PREMESSA ……………………………………………………………………………………………………………..………6
SEZIONE 1 …………………………………………………………………………………………………………………..….8
Art. 1.01 Definizioni………………………………………………………………………………………………………..….8
Art. 1.02 Ambito di applicazione……………………………………………………………………………………….…….18
SEZIONE 2: Disposizioni generali …………………………………...…………………………………………….…………..19
Art. 2.01 Demanialità dell’archivio …………………………………......……………………………………...……………..19
Art. 2.02 Funzione documentaria …………………………………...……………………………………………………..19
Art. 2.03 Individuazione dell’ Area Organizzativa Omogenea (AOO) ……………………………………………………..19
Art 2.04 Ufficio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi (SPI) …...………21
Art. 2.05 Unicità del protocollo informatico …………………………………..………………………………………….…21
Art. 2.06 Eliminazione dei protocolli interni …………………………………...……………………………………...…….21
Art. 2.07 Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti …………………………………......……………..21
Art. 2.08 Strumenti per la gestione del sistema documentario………………………………………………………...…….22
Art. 2.09 Casella istituzionale…………………………………………………………………………………………...…...22
Art. 2.10 Diritto di accesso, consultazione e tutela dei dati personali ………………………………………………...…….22
Art. 2.11 Controllo sul processo di formazione e semplificazione delle procedure ……………………………………...…22
Art. 2.12 Regime giuridico dei documenti …………………………………………………………………………..……...22
SEZIONE 3: Formazione dei documenti …………………………………………………………………………………….24
Art. 3.01 I documenti del COMUNE di BRACCIANO …………………………………………………………………24
Art. 3.02 Contenuto dei documenti ………………………………………………………………………………………..…24
Art. 3.03 Distinzione dei documenti in base allo stato di trasmissione ……...………………………………………………...24
Art. 3.04 Trattamento dei documenti ……………………………………………………………………………………......24
Art. 3.05 Forma dei Documenti ……………………………………………………………………………………...…...…25
Art. 3.06 Formazione dei documenti e contenuti minimi………………………………………………………………...….25
Art. 3.07 Redazione dei documenti cartacei ……………………………………………………………………………...…26
Art. 3.08 Redazione e formato dei documenti informatici……………………………………………………………………..26
Art. 3.09 Sottoscrizione dei documenti informatici……………………………………………………………………….....26
Art. 3.10 Banche dati………………………………………………………………………………………...………………26
Art. 3.11 Siti istituzionali ………………………………………………………………………………………………...….26
SEZIONE 4: Descrizione dei flussi documentali……………………………………………………………..…………..27
Art. 4.01 Modalità di ricezione dei documenti …………………………………………………………………...…………27
Art. 4.02 Apertura delle buste……………………………………………………………………………………...………...27
Art. 4.03 Ricezione dei documenti informatici ……..………………………………………………………………..…….….27
Art. 4.04 Smistamento assegnazione dei documenti analogici...…………………………………………………..……..….28
Art. 4.05 Correzione di una assegnazione……………………….………………………………………………..…………28
Art. 4.06 Scansione ………………………………………………………………………………………………..…….…..28
Art. 4.07 Spedizione dei documenti …………………………………………………………………………………..……....28
Art. 4.08 Circolazione dei documenti interni soggetti a registrazione di protocollo …………………………...…………...29
SEZIONE 5: Registrazione dei documenti…………………………………………………………………….………... 30
Art. 5.01 La registrazione dei documenti.………………………………………….…………………………….………...30
Art. 5.02 Il registro di protocollo…………………………………………………………………………………..………..30
Art. 5.03 Elementi della registrazione di protocollo………………………………………………………………..……….30
Art. 5.04 Modalità della registrazione di protocollo………………………………………………………………..……….31
Art. 5.05 Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo……………………………………………………..………..31
Art. 5.06 Protocollazione dei documenti informatici………………………………………………………………..………32
Art. 5.07 Documenti cartacei sottoposti a registrazione particolare ………………………………………………..………32
Art. 5.08 Segnatura di protocollo…………………………………………………………………………………….……….33
Art. 5.09 Segnatura dei documenti informatici………………………………………………………………………..………33
Art. 5.10 Elementi della segnatura……………………………………………………………………………………..……33
Art. 5.11 Casi particolari……………………………………………………………………………………….……….…...34
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5.11.1 Protocollo differito………………………………………………………………………………………….34
5.11.2 Protocollo particolare o riservato…….……………………………………………………………………..34
5.11.3 Registrazioni con differimento dei termini di accesso (riservatezza temporanea delle informazioni)……..34
5.11.4 Annullamento di una registrazione…………………………………………………………………………35
5.11.5 Lettere anonime …………………………………………………………………………………………….35
5.11.6 Lettere prive di firma …...………………………………………………………………………………….35
5.11.7 Lettere con firma illeggibile………………………………………………………………………………...35
5.11.8 Registrazione “a fronte”…………………………………………………………………………………….35
5.11.9 Telefax………………………………………………………………………………………………………35
5.11.10 Originali plurimi di uno stesso documento inviati a più soggetti del Comune di Bracciano, per
competenza o per conoscenza ……………………………………………………………………………36
5.11.11 Copie per conoscenza……………………………………………………………………………………...36
5.11.12 Oggetti plurimi in uno stesso documento …………………………………………………………………37
5.11.13 Posta elettronica (e-mail)………………………………………………………………………………….37
5.11.14 Documenti in partenza con più di tre destinatari……………………………...…………………………..37
5.11.15 Corrispondenza in involti con dicitura “Riservato”, “Personale”, “Confidenziale”, “S.P.M.”, etc. ……...37
5.11.16 Offerte per gare, appalti, concorsi, ecc. in busta chiusa e sigillata………………………………………..38
5.11.17 Documenti pervenuti per errore al Comune di Bracciano………………………………………………...38
5.11.18 Integrazioni documentarie…………………………………………………………………………………38
5.11.19 Registro d’emergenza……………………………………………………………………………………...38
5.11.20 Documenti giudiziari………………………………………………………………………………………39
Art. 5.12 Registro annuale di protocollo……………… …………..…………………………………………………………39
SEZIONE 6 : Classificazione e gestione archivistica …………………………………………………………………………40
Art. 6.01 Organizzazione, gestione e strumenti dell’archivio corrente………………………………………………………..40
Art. 6.02 Piano di classificazione…………………………………………………………………………………………….40
Art. 6.03 Formazione e gestione dei fascicoli………………………………………………………………………………..41
Art. 6.04 Identificazione del fascicolo……………………………………………………………………...………………. 41
Art. 6.05 Istruzione/Apertura dei fascicoli e gestione nell’archivio corrente………………………………………………..42
Art. 6.06 Formazione delle serie, dei registri e dei repertori………………………………………………………………...43
Art. 6.07 Repertorio dei fascicoli ……………………………………………………………………………………………43
Art. 6.08 Gestione e responsabilità dei fascicoli ……………………………………………………………………………43
SEZIONE 7 : Organizzazione e gestione dell’Archivio di deposito (documenti semi-attivi)…………………...…………44
Art. 7.01 L’archivio di deposito: definizione ..………………………………………………………………………….…..44
Art. 7.02 L’archivio di deposito: dislocazione dei locali…………………………………………………………………….44
Art. 7.03 Modalità di trasferimento della documentazione nell’archivio di deposito……………………………………….44
Art. 7.04 Procedure di scarto della documentazione depositata……………………………………………………………..45
Art.7.05 Accesso ai locali di deposito……………………………………………………………………………………….45
Art. 7.06 Prelevamento dei documenti depositati presso i locali di deposito………………………………………………..45
Art. 7.07 Predisposizione degli strumenti per la gestione dell’archivio di deposito………………………………………...45
SEZIONE 8: Archivio Storico…………………………………………………………………………………………………46
Art. 8.01 Conservazione dell’Archivio storico…………………………..…………………………………….…………….46
Art. 8.02 Strumenti dell’Archivio storico………………………………..………………………………………….……….46
Art. 8.03 Consultazione e ricerche - Regolamento dell’archivio storico……………………………………………….……46
Art. 8.04 Appartenenza a Sistemi Informativi Archivistici………………………………………………………………….46
SEZIONE 9:piano di sicurezza del sistema documentario………………...………………………………………………...47
Art. 9.01 Piano di sicurezza………………………………………………………………………………………………….47
Art. 9.02 Obiettivi del piano di sicurezza informatica……………………………………………………………………….47
Art. 9.03 Controllo del rischio……………………………………………………………………………………………….47
Art. 9.04 Codice identificativo per l’utilizzo degli elaboratori………………………………………………………………48
Art. 9.05 Software di gestione del protocollo informatico………………………………………………..…………………48
SEZIONE 10 :acceso e privacy.………………………………………………………………………….……………………49
Art.10.1 Procedure per l’accesso ai documenti amministrativi e la tutela dei dati personali e sensibili…………...….…….49
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SEZIONE 11: Trasmissione e ricezione di documenti informatici…………………….……………………….……….….52
Art. 11.01 Trasmissione e ricezione per via telematica dei documenti informatici; interoperabilità…………….…………52
SEZIONE 12: Disposizioni finali……………………………………………………………………………………....……...53
Art. 12.01 Revisione e aggiornamento………………………………………………………………………………………53
Art. 12.02 Entrata in vigore………………………………………………………………………………………………….53
Art. 12.03 Pubblicazione e divulgazione…………………………………………………………………………………….53
SEZIONE 13:elenco allegati…………………………………………………………………………………………………...54
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PREMESSA
L’archivio, quale complesso delle scritture e delle altre forme di documentazione, prodotte o acquisite
dagli organi e dagli uffici comunali nello svolgimento della loro attività istituzionale, e legate fra loro da
un vincolo originario, necessario e determinato, costituiscono la memoria dell’Ente. La sua
conservazione ha un duplice scopo: pratico operativo e storico culturale.
I problemi legati alla quantità e alla complessità della documentazione contemporanea, cui si
aggiungono le difficoltà che derivano dalla necessità di garantire autenticità e accessibilità ai documenti
informatici destinati alla conservazione permanente, richiedono la regolamentazione di tutte le misure
organizzative: formazione/produzione e acquisizione dei documenti; procedure per l’accumulazione e
organizzazione ordinata e regolare dei documenti entrati a far parte del sistema documentario;
conservazione a medio e lungo termine di documenti integri e autentici e affidabili.
La corretta formazione, il regolare utilizzo e l’adeguata conservazione dell’archivio rappresentano un
interesse vitale per ragioni economiche, funzionali, legali, nonché una risorsa per il controllo di gestione
a breve e a lungo termine, per il monitoraggio del proprio operato, per il sostegno all’attività decisionale
e la programmazione strategica e per l’interoperabilità telematica.
Attraverso la definizione di regole, procedure, criteri per la formazione, gestione, conservazione e
consultabilità del sistema documentario si intende non solo garantire la memoria documentaria dell’Ente,
ma anche migliorare l’efficacia dell’azione amministrativa, la trasparenza e l’accesso alla
documentazione, nel rispetto e nella garanzia della tutela dei dati personali.
Il processo di informatizzazione del sistema documentario nelle forme e progressivamente nei contenuti
deve avviarsi dalla consapevolezza della funzione documentaria, quale strumento di certezza –
testimonianza stabile e rilevante nello spazio e nel tempo –, che in Italia ha una sua giurisprudenza. La
progressiva perdita di tangibilità dei documenti digitali non deve offuscare la percezione della natura dei
documenti quali testimonianze rilevanti, quando non giuridiche e probatorie, strumenti per la corretta
amministrazione, fonti storiche primarie.
La recente legislazione – in continuità con una tradizione che da oltre un secolo stabilisce come la PA
deve formare il proprio patrimonio documentario - nel riconfermare la validità del modello archivistico
italiano e l’unitarietà dell’archivio, ha indicato i principi e gli strumenti necessari, cogliendo le
opportunità offerte dalla nuova tecnologia.
La normativa italiana prevede, quale strumento di regolamentazione che include tutte le procedure per il
trattamento e la tenuta dei documenti, il Manuale di gestione. Il Decreto del Presidente della Repubblica
28 dicembre 2000, n. 445, Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di
documentazione amministrativa, prescrive la redazione da parte di ogni produttore d’archivio del
Manuale di gestione, quale insieme delle regole e delle procedure per formare, gestire e conservare i
documenti, come previsto dall’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, recante le Regole tecniche per il
protocollo informatico e dal DPCM 14 ottobre 2003 Approvazione delle linee guida per l’adozione del
protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi. Quale
strumento ineludibile per la tenuta dei documenti e la loro gestione, il manuale descrive il sistema di
gestione dei documenti e dei flussi documentali e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del
Servizio.
Il manuale di gestione può essere definito come l’insieme delle norme, direttive e procedure interne che
stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e conservazione dei documenti, definiscono le
responsabilità di tutte le strutture operative dell’amministrazione considerata e forniscono le
informazioni necessarie ad un efficiente trattamento dei documenti, tra cui le procedure di formazione e
tenuta dell’archivio, con particolare attenzione alla formazione e acquisizione dei documenti (criteri di
registrazione, sistema di classificazione, norme generali di gestione della corrispondenza e di
movimentazione delle pratiche), di trasferimento nell’archivio di deposito e di trasferimento
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nell’archivio storico, di consultazione e di selezione; l’identificazione delle responsabilità per la gestione
documentaria;le regole relative alla consultazione e alla riproduzione dei documenti nel rispetto della
normativa sull’accesso ai documenti, sulla tutela dei dati personali e sul diritto d’autore.
Il Manuale descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il
corretto funzionamento del servizio. Ai sensi del DPCM 31/10/2000, art. 5, comprende:
 le disposizioni di carattere generale sulla struttura del sistema documentario, del Servizio
per la sua tenuta e delle responsabilità all’interno dell’ente;
 le procedure di formazione, acquisizione e tenuta dei documenti tra cui le modalità di
registrazione e classificazione;
 le norme generali di gestione della corrispondenza;
 l’elenco delle tipologie documentarie escluse dalla registrazione di protocollo;
 le modalità di trattamento dei documenti registrati e classificati;
 i criteri per la definizione delle abilitazioni di accesso;
 il piano di selezione e di conservazione integrato con il piano di classificazione;
 il piano di sicurezza del sistema documentario;
 le procedure e le regole per la consultazione e la riproduzione dei documenti.
Il Manuale si rivolge ai dirigenti, ai funzionari e a tutti gli operatori quale strumento di lavoro per la
gestione dei documenti (a prescindere dal supporto), degli affari e dei procedimenti amministrativi. Il
manuale descrive le fasi operative del sistema per la gestione del protocollo informatico, dei flussi
documentali e dell’archivio, individuando per ogni azione o processo i rispettivi livelli di esecuzione,
responsabilità e controllo, in una visione d’insieme – senza soluzione di continuità – dal protocollo
all’archivio storico.
La gestione dei documenti non ha più solo funzione di “certificazione” dei documenti ricevuti e spediti e
di organizzazione dell’archivio, ma deve essere intesa come un servizio integrato di attività che
connettono il sistema documentario con i sistemi di gestione dei processi e dei flussi documentali, con i
sistemi di comunicazione dei documenti e le applicazioni di supporto al lavoro cooperativo.
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SEZIONE 1. DEFINIZIONI E AMBITI DI APPLICAZIONE
ART. 1.01 DEFINIZIONI
Accesso
Diritto, possibilità, mezzi per ricercare, trovare o usare informazioni.
Affare
Complesso di documenti prodotti (spediti, ricevuti, interni) da un ente relativi al trattamento di un
oggetto specifico di sua competenza.
Allegato
Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o per memoria. L’allegato deve sempre
rimanere unito al documento cui si riferisce e riportare, ove necessario, la stessa segnatura di protocollo.
Archiviazione
Attività svolta a garantire la conservazione in condizioni idonee e la reperibilità dei documenti
Archivio
Il complesso correlato degli atti, dei documenti e dei dati dell’ente – indipendentemente dal supporto sui
cui sono stati registrati – prodotti, ricevuti, comunque utilizzati nel corso dello svolgimento dell’attività
amministrativa, anche strutturati in banche dati e sistemi informatici. L’archivio, pur funzionalmente
diviso in archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico, rispetto alle quali conosce fasi
organizzative/gestionali/conservative diverse, è da ritenersi logicamente unico e funzionalmente
integrato.
Archivio corrente
La parte di documentazione relativa ad affari e ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso
i quali sussiste un interesse corrente. Fanno parte dell’archivio anche le banche dati, i sistemi informatici
e quelli informativi contenenti documenti amministrativi o altri repertori informatizzati che acquisiscano,
trattino e conservino dati e informazioni utilizzati ai fini dello svolgimento dell’attività amministrativa.
Archivio di deposito
La parte di documentazione relativa ad affari esauriti, ma non ancora destinata istituzionalmente alla
conservazione permanente ed alla consultazione da parte del pubblico.
Archivio generale
Il complesso dei documenti correnti e di deposito conservati presso la sede centrale del Comune e posti
sotto la custodia e la diretta responsabilità del Responsabile del protocollo informatico, dei flussi
documentali e dell’archivio. Conserva di norma i repertori delle delibere, delle determine, delle
ordinanze, i fascicoli dei contratti e altri registri, fascicoli e documenti depositati dai settori e servizi.
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Archivio gestionale decentrato
Il complesso di documenti correnti e di deposito conservati presso i settori e/o servizi per esigenze
amministrative e/o necessità logistiche, posti sotto la custodia e diretta responsabilità dei responsabili di
settore o servizio.
Archivio storico
Il complesso di documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe operazioni di selezione, alla
conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico.
Area organizzativa omogenea (AOO)
Struttura amministrativa costituita da settori che, per tipologia di mandato istituzionale, di funzione
amministrativa perseguita, di obiettivi e di attività svolta, presentano esigenze di gestione della
documentazione affrontabili in modo unitario e coordinato. Nel caso di una amministrazione pubblica il
soggetto produttore di documenti tende a coincidere con l’area organizzativa omogenea individuata ai
sensi dell’art. 50, comma 4 del Testo Unico DPR 445/2000. Le AOO usufruiscono in modo coordinato
ed omogeneo di servizi e strumenti comuni per la gestione dei documenti e dell’iter documentale, in
particolare si avvalgono di un unico registro di protocollo, di un unico Piano di classificazione e fanno
riferimento a un unico servizio archivistico.
Assegnazione
Operazione di individuazione dell’ufficio competente per la trattazione del procedimento amministrativo
o affare, cui i documenti si riferiscono.
Attività amministrativa
È svolta dalla P.A. per la realizzazione delle finalità di pubblico interesse, con le forme proprie degli atti
amministrativi.
Atto
Evento a cui la norma ricollega effetti giuridici. Ogni atto compiuto, per essere tramandato e avere
rilevanza come fonte di prova, autodocumentazione o semplice residuo della propria attività, deve essere
memorizzato in un documento.
Atto amministrativo
Atto giuridico emanato dalla P.A. nell’esercizio dell’attività amministrativa.
Qualsiasi manifestazione di volontà, desiderio, giudizio o conoscenza proveniente da una P.A.
nell’esercizio di potestà amministrativa. Per atto amministrativo si intende infatti un evento della
pubblica amministrazione avente rilevanza esterna posto in essere nell’esercizio di una attività
amministrativa. Può essere una manifestazione di volontà, di scienza, valutazione etc., formata
tipicamente ed operante secondo gli effetti previsti dalla legge.
Sono atti dell’autorità amministrativa:
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- provvedimenti: atti (manifestazioni di volontà) con i quali vengono assunte decisioni, che
producono effetti giuridici all’esterno
- atti (meri atti): non hanno la capacità di produrre effetti giuridici all’esterno.
I meri atti e i provvedimenti possono far parte di un procedimento amministrativo.
Atto giuridico
Comportamento consapevole e volontario che produce effetti giuridici. Atto o fatto giuridico è l’evento
cui la norma ricollega determinati effetti giuridici.
Attribuzione
Ambito di intervento della competenza, oppure sfera di attribuzione dei poteri conferita ad una
Amministrazione.
Busta
Contenitore di cartone nel quale vengono conservati i documenti sciolti o raccolti in fascicoli. È
comunemente detta anche faldone.
Casella istituzionale
Casella di posta elettronica certificata istituita da una AOO, integrata con il sistema di protocollo, adibita
alla ricezione e alla spedizione di documenti informatici.
Classificazione
Operazione che consiste nell’organizzare i documenti raggruppati in fascicoli, cioè in entità in primo
luogo logiche, secondo una struttura di voci che rappresentano in modo sistematico le funzioni e le
materie attribuite al soggetto produttore da provvedimenti istitutivi e regolamentari. Ciascun documento,
che riguarda una singola e specifica questione concreta, viene ricondotto, in base alla materia che tratta,
a grandi raggruppamenti di ordine generale e di carattere astratto, indicati nel titolario o piano di
classificazione.
Assegnare al singolo documento il codice di classificazione significa individuare per ogni documento la
materia o la funzione di riferimento in relazione al suo contenuto all’interno del contesto delle
competenze definito dal titolario o piano di classificazione. I raggruppamenti sono genericamente
individuati come “livelli” o “gradi divisionali”.
Competenza
Potestà o capacità giuridica di svolgere determinate attività nell’ambito di una funzione. Attribuzione di
una funzione a un determinato ufficio del medesimo ente. Legittimazione ad esplicare una funzione.
Competenza della Pubblica Amministrazione
Insieme dei poteri e delle funzioni di un organo. Indica l’ambito entro il quale un certo settore della P.A.
può esplicare la sua potestà e l’insieme dei compiti affidati.
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Conservazione
Processi, attività e operazioni necessari a garantire nel tempo la permanenza di documenti autentici.
Conservazione dei documenti informatici
Processo finalizzato ad assicurare la permanenza nel tempo dell’integrità, della disponibilità, della
leggibilità del documento, nonché dei dati necessari per la sua rappresentazione ed individuazione, quali
i metadati di profilo e i dati relative alle firme elettroniche.
Dato anonimo
Dato non associabile, in origine o a seguito di trattamento, ad una persona fisica o giuridica
identificabile.
Dato sensibile
Dato personale idoneo a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di
altro genere, le opinioni politiche, l’adesione ai partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché lo stato di salute e la vita sessuale
dell’interessato.
Deliberazione
Atto amministrativo proprio degli organi collegiali.
Determinazione
Atto amministrativo proprio degli organi monocratici.
Documento
Entità materiale (res) capace di ricevere, conservare, trasmettere la rappresentazione, comunque
realizzata (carta o supporti informatici) di atti, fatti, stati, qualità.
Documento amministrativo
Ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle P.A., o comunque
utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del
contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica
amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura
pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale. Fra i documenti amministrativi rientrano gli
atti pubblici (“dichiarazioni scritte secondo forme determinate, destinate a servire come testimonianze di
fatti di natura giuridica”).
Documento archivistico
Rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica
nell’esercizio delle sue funzioni (prodotta o acquisita nel corso di un’attività pratica) di un atto/fatto
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rilevante per lo svolgimento di tale attività
Documento elettronico
Un documento prodotto, cioè generato, ricevuto e archiviato, in forma elettronica. Un documento
elettronico si presenta sempre come copia, come sequenza di bit (bitstream). La sua affidabilità dipende
dalla stretta osservanza delle regole nella sua formazione, gestione, conservazione
Documento giuridico
Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l’osservanza di certe determinate
forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a forza di prova.
Documento informatico
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Il documento informatico
sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale “soddisfa il requisito legale della forma
scritta” (art. 4 comma c, DPR 513/1997; art. 20 comma 2, D. Lgs. 82/2005 e s.m.i ), se formato nel
rispetto delle regole tecniche stabilite dalla normativa, che garantiscano l’identificabilità dell’autore e
l’integrità e l’immodificabilità del documento e ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile.
L’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta è liberamente
valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed
immodificabilità (art. 21, comma 1bis, D. Lgs. 82/2005 e s.m.i.).
Elenco di consistenza
Strumento di corredo che descrive in modo sintetico le unità archivistiche per facilitare la ricerca dei
documenti. Ogni versamento di fascicoli è accompagnato da un apposito elenco di consistenza che li
descrive sinteticamente.
Elenco di scarto
Elenco delle unità archivistiche proposte per lo scarto (coincidente con la distruzione) in quanto hanno
raggiunto la scadenza dei tempi minimi di conservazione dal punto di vista amministrativo e non
rivestono interesse storico. L’elenco di scarto deve essere autorizzato dalla Soprintendenza archivistica
competente.
Elenco topografico
Strumento di corredo che riporta ordinatamente il luogo di conservazione fisica delle unità archivistiche.
Fascicolazione
L’operazione, prevista dalla normativa vigente, di inserimento dei singoli documenti in fascicoli; le
modalità di attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono vengono stabilite autonomamente
dall’ente produttore.
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Fascicolo
Unità archivistica indivisibile di base che raccoglie, secondo l’ordine progressivo di registrazione o, se
assente, secondo l'ordine cronologico, i documenti relativi a un procedimento amministrativo, ad un
affare, ad un’attività o ad una persona fisica o giuridica, legati da un vincolo originario e necessario. I
documenti che confluiscono nel fascicolo sono determinati dal tipo di azione espletata relativamente a un
oggetto, e non dalla forma né dal valore. Raggruppamento organico di documenti relativi a uno stesso
oggetto che si costituisce nel corso dell’azione/procedimento amministrativo ed è identificato da un
codice composto da indice di classificazione e numero progressivo dell’unità fascicolo. I fascicoli si
aprono sull’ultimo grado divisionale del Piano di classificazione. Ciascun fascicolo è registrato nel
Repertorio dei fascicoli. Ogni fascicolo è identificato da titolo, classe, numero di fascicolo, anno,
oggetto, unità responsabile, responsabile del procedimento, data di apertura e data di chiusura.
Firma digitale
Il risultato della procedura informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi asimmetriche a
coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al
destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la
provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.
Firma elettronica
L’insieme dei dati in forma elettronica allegato oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati
elettronici, utilizzati come metodo di identificazione elettronica (DLGS. 82/2005 e s.m.i. art. 1, lett. q).
Firma elettronica qualificata
La firma elettronica ottenuta mediante una procedura informatica che garantisce la connessione
univoca al firmatario (DLGS. 82/2005 e s.m.i., art. 1, lett. r).
Funzione
Insieme
dei compiti e delle attività attribuite ad una struttura o a un soggetto per il raggiungimento di un
determinato fine. Compito istituzionale che la legge attribuisce a un determinato ente.
Funzioni della Pubblica Amministrazione
Modalità di esercizio dei pubblici poteri attribuiti dall’ordinamento giuridico ad un soggetto per il
soddisfacimento di finalità pubbliche.
Gestione del flusso documentale
Insieme delle attività di registrazione di protocollo, classificazione, fascicolazione, assegnazione,
movimentazione, archiviazione e reperimento dei documenti amministrativi e dei fascicoli.
Gestione informatica dei documenti (records management)
Insieme di attività finalizzate alla registrazione di protocollo, classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione,
nell’ambito del sistema di classificazione adottato effettuate mediante sistemi informatici.
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Funzione di controllo generale e sistematico esercitata da ogni soggetto produttore sulla propria
documentazione d’archivio, relativamente a formazione, tenuta e reperimento dei documenti archivistici.
Impronta di un documento informatico
Una sequenza di simboli binari di lunghezza predefinita, generata mediante l’applicazione al documento
di una funzione matematica di HASH, in grado di identificare in modo univoco il contenuto.
Indice delle pubbliche amministrazioni
L’indice destinato alla conservazione e alla pubblicazione dei dati relativi alle pubbliche amministrazioni
ed alle loro aree organizzative omogenee.
Indirizzo istituzionale
Indirizzo di posta elettronica certificata istituita in ciascuna area organizzativa omogenea e adibita alla
ricezione/spedizione dei messaggi/documenti informatici destinati alla registrazione di protocollo. Tale
indirizzo è registrato nell’Indice delle pubbliche amministrazioni.
Informazione
Dato destinato alla comunicazione.
Interoperabilità
Per interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico si intende la possibilità di trattamento
automatico, da parte di un sistema di protocollo ricevente, delle informazioni trasmesse da un sistema di
protocollo mittente, allo scopo di automatizzare le attività di protocollazione.
Materia
Oggetto della competenza: settore su cui si esercita la potestà/potere.
Messaggio di posta elettronica certificata
un documento informatico composto dal testo del messaggio, dai dati di certificazione e dagli eventuali
documenti informatici allegati (DLGS. 82/2005 e s.m.i,, art. 1, 1ett. f).
Originale
Documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali. Di
uno stesso documento possono esistere più esemplari originali.
Piano di classificazione
Sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuate sulla base delle funzioni
del soggetto produttore e articolate in modo gerarchico al fine di identificare secondo uno schema logico
che va dal generale al particolare l’unità archivistica, cioè l’unità di aggregazione di base dei documenti
all’interno dell’archivio (fascicolo, registro, etc) entro cui i documenti sono ordinati secondo le
funzioni/attività/affari e/o le materie di cui partecipano, per consentire la sedimentazione secondo un
ordine che rispecchi storicamente lo sviluppo dell’attività svolta.
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Piano di conservazione
Piano, integrato con il sistema di classificazione, contenente i criteri di organizzazione dell’Archivio, di
selezione periodica e conservazione permanente dei documenti.
Posta elettronica certificata
Sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente la documentazione attestante l’invio,
l’integrità e la consegna ( o meno) di messaggi e-mail e documenti al destinatario. Ai sensi del DPR
68/2005 “il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato
al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all’indirizzo elettronico da
questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario, messa a disposizione dal gestore”.
Posta elettronica istituzionale
Sistema di posta elettronica attraverso la quale vengono ricevuti e spediti i documenti informatici
(DPCM 31 ottobre 2000, art. 15 c 3).
Una casella istituzionale può corrispondere sia a una casella di posta elettronica tradizionale, sia ad una
casella di posta certificata. In ogni caso la normativa prevede di istituire almeno una casella di posta
certificata per ciascun registro di protocollo.
Principio di documentalità
La forma scritta richiesta non solo per la sostanza dell’atto finale, ma per tutti gli atti previsti in ogni fase
del procedimento.
Procedimento amministrativo
Serie conseguente di atti e di attività previste dalla legge, preordinate all’emanazione di un
provvedimento o finalizzate a produrre risultati.
Nel procedimento si realizza il principio della documentalità per cui ogni passaggio che conduce alla
determinazione conclusione e la stessa determinazione debbono possedere l’evidenza documentale.
Processo amministrativo
Serie di atti collegati e finalizzati al raggiungimento di un risultato determinato non necessariamente
coincidente con il concetto più specifico di “procedimento amministrativo”.
Provvedimento
Atto di pubblico potere che dispone per casi concreti nei confronti di destinatari determinati.
Registrazione di protocollo
Registrazione in ordine cronologico progressivo dei documenti ricevuti e spediti da un ente. Operazione
che consente di individuare in modo univoco il singolo documento all’interno dell’archivio e a
certificare in modo inoppugnabile la data entro la quale esso è entrato a far parte dell’archivio del
soggetto produttore. Insieme degli elementi rilevanti sul piano giuridico-probatorio e obbligatori nella
registrazione a protocollo.
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Registro
I registri sono generati dalla registrazione in sequenza, secondo criteri definiti (tendenzialmente
cronologici) su un’unica unità documentaria di una pluralità di atti giuridici. In ambiente digitale i
registri hanno la natura di una base di dati e di un sistema di basi di dati. Nel caso di basi di dati
informative, l’intero sistema può essere considerato un’entità documentaria complessa nel caso in cui
tutte le componenti (i diversi record e le sue componenti: i campi e le relazioni) siano conservate in
modo stabile (conservazione con data certa di tutti i contenuti e delle modifiche effettuate). Devono
essere soggetti ad attività di classificazione.
Registro di protocollo informatico
Atto pubblico di fede privilegiata della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un
documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso e idoneo a produrre effetti
giuridici. Il registro di protocollo informatico garantisce le operazioni di registrazione, classificazione e
gestione dei flussi documentali. È atto a certificare il momento di creazione di un documento.
Repertorio
In generale per repertorio si intende un registro o database nel quale si attribuisce un numero
identificativo progressivo con valenza probatoria a determinate tipologie di documenti, di norma esclusi
dalla registrazione di protocollo, secondo quanto previsto dal TUDA all’art. 53, comma 5. Nell’uso
pratico per repertorio si intende anche l’unità archivistica risultante dall’aggregazione cronologica, di
norma annuale, di tali documenti, numerati progressivamente.
Il repertorio si costituisce pertanto, come una unità archivistica su base annuale e come serie archivistica
su base poliennale. I registri delle numerazioni particolari costituiscono gli indici del repertorio come
sopra inteso.
In ambito digitale l’aggregazione in sequenza di documenti tipologicamente affini e il relativo registroindice costituiscono di norma un unico data base documentale.
Repertorio dei fascicoli
Registro sul quale vengono elencati con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico
in cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni del titolario. È costituito dall’indice di
classificazione, al quale vanno aggiunti l’anno di chiusura, l’oggetto normalizzato del fascicolo
(eventualmente, se gestiti sottofascicoli), l’annotazione dello status relativo all’età (corrente, versamento
all’archivio di deposito, passaggio all’archivio storico o l’avvenuto scarto)
Il repertorio dei fascicoli è unico per ciascuna AOO ed ha cadenza annuale, inizia il 1° gennaio e termina
il 31 dicembre di ogni anno. Viene gestito dal sistema di gestione informatica dei documenti.
Requisiti funzionali archivistici
Insieme delle condizioni essenziali da soddisfare mediante attività specifiche finalizzate al
funzionamento del sistema di produzione/formazione, tenuta e conservazione dei documenti individuate
dalla disciplina archivistica.
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Responsabile del procedimento amministrativo (RPA)
Persona fisica incaricata dell’istruttoria e degli adempimenti di un affare o di un procedimento ai sensi
dell’art. 5 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Responsabile del Protocollo informatico, dei flussi documentali e degli Archivi (RPI)
Persona in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico-archivistica acquisita a
seguito di processi di formazione secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente, preposto alla
direzione scientifica dell’Archivio. Coincide con il Servizio archivistico.
Riproduzione digitale di documenti informatici
Processo che trasferisce documenti informatici da un supporto di memorizzazione ad un altro senza
alterare la rappresentazione digitale (formato). Può essere detto anche Riversamento diretto.
Riproduzione sostitutiva
Il processo che trasferisce documenti da un supporto analogico a uno digitale o che trasferisce documenti
informatici adottando tra quelli riconosciuti un formato di rappresentazione diversa dall’originale.
Comporta la modifica della rappresentazione (formato). Può essere detto anche Riversamento sostitutivo
o Conservazione sostitutiva.
Segnatura di protocollo
L’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, dei
dati riguardanti il documento, cioè di quelli che vengono registrati a protocollo.
Selezione dei documenti
Individuazione dei documenti da destinare alla conservazione permanente o, qualora non più utili a fini
amministrativi e storici, allo scarto, cioè alla eliminazione fisica, effettuata periodicamente dal servizio
archivistico e subordinata alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza archivistica.
Serie
Ciascun raggruppamento – all’interno dell’archivio di un ente – operato dall’ente stesso, di documenti
con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione
all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente produttore.
Sistema di gestione informatica dei documenti
Sistema integrato di risorse, tecnologie, disposizioni finalizzato alla gestione documentale.
Sistema documentario
Il sistema documentario si compone dell’insieme dei documenti – a prescindere dal supporto – prodotti e
acquisiti dal soggetto produttore nell’esercizio delle sue funzioni; dal sistema per la gestione dei
documenti, cioè dalle regole, dalle procedure , dalle risorse necessarie per la formazione, gestione,
tenuta, reperimento, utilizzo e conservazione dei documenti.
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Soggetto conservatore
L’organismo o la persona che ha conservato ed eventualmente usato e/o trattato la documentazione
prodotta dallo stesso e da altro soggetto.
Soggetto produttore
Qualunque soggetto, pubblico o privato, che formi o acquisisca documenti nello svolgimento della
propria attività. Organismo che abbia prodotto, cumulato, conservato e usato la documentazione nello
svolgimento della propria attività.
Titolario
Vedi Piano di classificazione
Ufficio utente
Un ufficio che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti.
Unità archivistica
Unità di aggregazione di base dei documenti all’interno dell’archivio (il fascicolo, il registro, etc.).
Unità organizzativa responsabile (UOR)
Un complesso di risorse umane e strumentali cui è stata affidata una competenza omogenea, nell’ambito
della quale i dipendenti assumono la responsabilità nella trattazione di affari e/o procedimenti
amministrativi. Di norma coincide con il settore o servizio individuato nella dotazione organica o da altri
atti di organizzazione.
Validazione temporale
Risultato della procedura informatica, con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una
data e un orario opponibili a terzi. La funzione può essere svolta dal registro di protocollo, come sancito
dal DPCM 30 marzo 2009 (Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme
digitali e validazione temporale dei documenti informatici).
Vincolo archivistico
Nesso che collega in maniera logica e necessaria la documentazione che compone l’archivio prodotto da
un soggetto giuridico.
ART. 1.02 AMBITO DI APPLICAZIONE
Il presente manuale è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000 per la gestione
delle attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei documenti,
oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi. Il manuale descrive il
sistema di gestione dei documenti e dei flussi documentali e fornisce le istruzioni per il corretto
funzionamento del servizio; definisce le linee strategiche legate al sistema archivistico e al sistema di
flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate. Può essere definito come l’insieme delle norme,
direttive e procedure interne che stabiliscono le modalità concrete di formazione, utilizzo e
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conservazione dei documenti, definiscono le responsabilità di tutte le strutture operative
dell’amministrazione considerata e forniscono le informazioni necessarie ad un efficiente trattamento dei
documenti.
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SEZIONE 2. DISPOSIZIONI GENERALI
ART. 2.01 DEMANIALITÀ DELL’ARCHIVIO
I singoli documenti e l’archivio del COMUNE DI BRACCIANO, in quanto ente pubblico, ai sensi del
D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, sono beni culturali (art.
10, comma 2, lettera b), sono assoggettati al regime proprio del demanio pubblico (art. 53, comma 1) e
quindi sono inalienabili (art. 54, comma 1, lettera d). All’Archivio, considerato unitariamente come
bene culturale dalla fase corrente a quella storica, si applicano le norme previste dal Codice, che
sanzionano penalmente l’eventuale violazione dell’obbligo di conservare correttamente l’archivio nella
sua integrità e organicità e di inventariare l’archivio storico, costituito dai documenti relativi agli affari
esauriti da oltre 40 anni (art. 30, commi 1,2, e 4 e art. 170, D. Lgs 42/2004). La Soprintendenza
archivistica per il Lazio svolge compiti di tutela e vigilanza sull’Archivio.
Ai sensi del D.Lgs. 42/2004 tutti gli interventi sugli archivi devono essere autorizzati dalla
Soprintendenza.
ART. 2.02 FUNZIONE DOCUMENTARIA
La funzione documentaria riveste un ruolo strategico all’interno della Pubblica Amministrazione e
rappresenta una delle componenti fondamentali. Da una parte assicura la certezza del diritto per il
cittadino, dall’altra supporta i processi decisionali garantendo la completezza, la qualità e la corretta
sedimentazione dell’informazione amministrativa sia nella fase di attuazione delle decisioni, sia nel
loro reperimento remoto. Nel procedimento si realizza il principio di documentalità, per cui ogni
passaggio che conduce alla determinazione conclusiva e la stessa determinazione debbono possedere
l’evidenza documentale. Tutti i documenti, indipendentemente dal loro supporto, dalla modalità di
trasmissione e formazione e registrazione appartengono al sistema documentario dell’Ente e in quanto
tali sono sottoposti ad attività di classificazione e fascicolazione. La gestione documentale è finalizzata,
mediante gli strumenti individuati dalla normativa e dalla disciplina archivistica, ad una produzione e
gestione controllata e uniforme dei documenti, fin dalla loro formazione.
ART. 2.03 INDIVIDUAZIONE DELL’ AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA (AOO)
Ai fini della gestione unica e coordinata dei documenti il COMUNE di BRACCIANO individua una
sola Area Organizzativa Omogenea (AOO) denominata COMUNE di BRACCIANO composta
dall’insieme di tutte le sue unità organizzative. Il codice identificativo del COMUNE di BRACCIANO
nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni è: c_b114.
Sarà cura dell’Amministrazione comunicare tempestivamente all’IPA ogni variazione delle proprie
credenziali di riferimento o di modifica dell’AOO.
ART 2.04 SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, LA GESTIONE
DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI (SPI)
Nell’ambito dell’Area Polo Culturale, Gestione Archivistico-Documentale è stato istituito il Servizio
Archivio storico, corrente, di deposito e Gestione dei Flussi documentali con Delibera di Giunta n.10 del
04/01/2010.
Il responsabile del Servizio è il dipendente che ricopre l’incarico di Istruttore Direttivo con mansioni di
Archivista;
La gestione del Servizio è regolamentata dal presente manuale. Tutto il personale del COMUNE di
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BRACCIANO, ogni qualvolta produce e gestisce documenti dell’Ente, è tenuto ad attenersi a quanto
previsto nel manuale.
Al Servizio, in particolare, sono assegnati i seguenti compiti:
 predisporre e aggiornare il manuale di gestione. Il manuale di gestione viene adottato ai sensi degli
articoli 3 e 5 del DPCM del 31 ottobre 2000, recante le regole tecniche per il protocollo informatico.
Il manuale descrive e disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione
ed archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti
amministrativi;
 organizzare il sistema di gestione dei flussi, comprendente la registrazione a protocollo e la
classificazione dei documenti, l’assegnazione dei documenti agli uffici utente, la repertoriazione dei
fascicoli, l’individuazione dei responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli nella
fase corrente. L’organizzazione avviene in collaborazione con le strutture interne competenti
(responsabili in materia di organizzazione del lavoro, definizione e gestione dei procedimenti
amministrativi e responsabili in materia di informatica);
 attribuire il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni di procedura, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni, di
concerto con la struttura competente in materia di informatica;
 garantire lo svolgimento delle procedure in materia di registrazione e segnatura di protocollo nel
rispetto delle disposizioni della normativa vigente;
 stabilire, in collaborazione con la struttura competente in materia di informatica, i criteri minimi di
sicurezza informatica del sistema e delle procedure per garantire la registrazione permanente della
gestione dei flussi documentari;
 garantire, in collaborazione con la struttura competente in materia di informatica, la conservazione
delle copie di sicurezza in luoghi differenti;
 garantire la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;
 curare, in collaborazione con la struttura competente in materia di informatica, che le funzioni del
sistema siano ripristinate entro 24 ore dal blocco delle attività in caso di guasti o malfunzionamenti;
 garantire il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione a
protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzioni di accesso esterno e
le attività di gestione degli archivi
 proporre le operazioni di annullamento ai sensi dell’art. 5.12 del presente manuale;
 autorizzare l’uso del registro di emergenza;
 vigilare sulla correttezza delle registrazioni anche attraverso controlli a campione;
 stabilire, con la collaborazione dei settori produttori, le procedure per il versamento dei documenti e
dei fascicoli dagli uffici all’Archivio generale, insieme con gli strumenti di corredo e predisporre
l’elenco dei fascicoli e delle serie ricevute;
 curare la redazione e l’aggiornamento del Piano di classificazione e gli strumenti di riferimento;
 predisporre, con la collaborazione dei settori e della Soprintendenza archivistica, il Piano di
conservazione dei documenti;
 effettuare, con la collaborazione dei settori e della Soprintendenza archivistica, la selezione periodica
dei documenti e procedere allo scarto o al trasferimento nell’Archivio storico del materiale destinato
alla conservazione permanente;
 stabilire i livelli di accesso ai documenti archivistici dell’archivio corrente e di deposito, le forme di
consultazione interna ed esterna, nel rispetto della normativa sulla riservatezza dei dati personali e in
armonia con i regolamenti;
 curare la conservazione dell’Archivio corrente e di deposito;
 fornire un servizio di consulenza specialistica agli archivi gestionali decentrati;
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 coordinare i Responsabili dei procedimenti amministrativi per quanto di pertinenza del sistema
documentario.
ART. 2.05 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
Il registro del protocollo del COMUNE di BRACCIANO è unico.
Nell’ambito dell’Area Organizzativa Omogenea, la numerazione delle registrazioni di protocollo è
rigidamente progressiva, fa capo ad un unico registro informatico, corrisponde all’anno solare (inizia da
1 al principio di ogni anno e si chiude al 31 dicembre) ed è composta da almeno sette cifre.
La numerazione è generata tramite un’apposita procedura informatica, utilizzabile da più postazioni
contemporaneamente, che assegna automaticamente il numero di protocollo a ciascun documento
registrato.
Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è pertanto consentito l’utilizzo
dello stesso numero di protocollo per un documento in arrivo e per quello in partenza, anche se sono
strettamente correlati tra loro.
Nel caso in cui il documento sia accompagnato da allegati, viene protocollato il documento e gli allegati
vengono descritti nel protocollo informatico. Ove necessario possono riportare la segnatura del
documento protocollato.
ART. 2.06 ELIMINAZIONE DEI PROTOCOLLI INTERNI
Con l’adozione del presente manuale debbono cessare di fatto tutti i registri di protocollo diversi da
quello unico generale informatico, che perdono comunque ogni validità giuridica (es. protocollo cartaceo
della corrispondenza del Settore Polizia municipale, protocollo informatico riservato del Servizio
Risorse umane, protocollo cartaceo riservato del Sindaco).
ART. 2.07 MODELLO ORGANIZZATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI
Per gestione dei documenti si intende l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo e
alla classificazione, fascicolazione organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti
amministrativi formati o acquisiti dall’Amministrazione COMUNE di BRACCIANO nell’ambito del
sistema di classificazione d’archivio adottato. Per la gestione dei documenti è adottato un modello
operativo di tipo centralizzato per la corrispondenza in entrata e totalmente distribuito per la
corrispondenza in uscita. L’SPI è abilitato a protocollare in entrata qualunque tipologia di documento;I
diversi soggetti abilitati alla registrazione in entrata, in uscita sono individuati, previa adeguata
formazione, dai titolari di posizione organizzativa dei settori e posti sotto il coordinamento del
Responsabile del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi.I titolari di posizione
organizzativa sono tenuti a comunicare al RPI l’elenco dei nominativi dei soggetti individuati e relativi
aggiornamenti. L’elenco delle abilitazioni è conservato e tenuto aggiornato dal RPI.
ART. 2.08 STRUMENTI PER LA GESTIONE DEL SISTEMA DOCUMENTARIO
Con l’adozione del Manuale di gestione vengono adottati i seguenti strumenti di gestione archivistica:
Piano di classificazione o titolario (Allegato Piano di classificazione )
Piano di conservazione (Allegato Piano di conservazione)
Linee guida per la redazione dell’oggetto e delle anagrafiche del protocollo
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ART. 2.09 CASELLA ISTITUZIONALE
L’indirizzo della casella di posta elettronica istituzionale certificata del COMUNE di BRACCIANO è
[email protected]
ART. 2.10 DIRITTO DI ACCESSO, CONSULTAZIONE E TUTELA DEI DATI PERSONALI
Tutte le procedure amministrative sono predisposte e svolte nel rispetto delle norme sul diritto di accesso
e sulla protezione dei dati personali e sensibili.
I dipendenti del COMUNE di BRACCIANO nell’esercizio delle proprie funzioni pubbliche, sono tenuti
al rispetto di tali norme, a non divulgare notizie, fatti, dati e documenti riservati di cui vengano a
conoscenza per motivi inerenti la loro attività, a non trarne profitto personale e non a procurare danno a
terzi o all’amministrazione.
L’accoglimento, il diniego o il differimento di accesso alla documentazione dell’archivio corrente e di
deposito, nonché la consultazione dei documenti dell’archivio per motivi di ricerca storica, scientifica e
statistica, è disciplinata dal “Regolamento per l’esercizio del diritto all'accesso vigente.
Gli atti pubblici, i provvedimenti e i documenti in genere prodotti e/o detenuti dalla pubblica
amministrazione sono consultabili, fatti salvi divieti o limiti previsti dalle leggi e/o regolamenti. La
consultazione avviene nel rispetto della normativa vigente, di quella in materia di beni culturali e di
quanto previsto nel Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti dei dati personali per
scopi storici, allegato a) al D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196 (allegato modello di consultazione/ricerca,
contenente riferimento al Codice di deontologia).
Non è consentito al personale dell’Archivio generale e degli archivi gestionali decentrati fornire notizie
dirette in merito ad affari o procedimenti amministrativi di cui siano venuti a conoscenza ma che non
sono di propria competenza. Compito degli operatori è indicare esclusivamente il numero della
registrazione di protocollo e la relativa UOR competente.La tutela dei dati personali è garantita ai sensi
del relativo Regolamento e dalle disposizioni di legge in materia.
La banca dati (anagrafica) collegata ai corrispondenti va mantenuta e implementata per i dati ritenuti
essenziali, in osservanza del principio di necessità del trattamento dei dati personali, come previsto
dall’art. 3 del D.Lgs 196/2003.
ART. 2.11 CONTROLLO SUL PROCESSO DI FORMAZIONE E SEMPLIFICAZIONE DELLE
PROCEDURE
Il processo di informatizzazione della memoria documentaria deve includere il controllo sulla corretta
formazione del documento e di tutte le fasi del documento, inclusa la conservazione. La semplificazione
dei processi, la diminuzione delle fasi e dei passaggi che spesso producono iperproduzione
documentaria, lo snellimento dei procedimenti, l’utilizzo dell’intranet e dei portali, sono riconosciuti
quali obiettivi da perseguire e da preferire alla “dematerializzazione”.
ART. 2.12 REGIME GIURIDICO DEI DOCUMENTI
I documenti ricevuti, spediti e prodotti nel corso del trattamento degli affari sono parte del patrimonio
indisponibile del Comune e sono soggetti al regime proprio dei beni del demanio pubblico.
In quanto prodotti e/o ricevuti da un ente pubblico i singoli documenti e l’Archivio del COMUNE di
BRACCIANO sono beni culturali fin dalla loro origine e come tali inalienabili. In quanto tali sono
sottoposti a particolari forme di tutele e garanzie.
L’eliminazione dei documenti è possibile soltanto per quelle tipologie documentarie di scarso valore
storico-culturale e per le quali, decorso un certo termine, viene meno il valore amministrativo come da
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allegato Piano di conservazione; l’eliminazione inoltre è sempre subordinata all’autorizzazione della
Soprintendenza archivistica per il Lazio.
I documenti sottratti abusivamente al Comune possono essere rivendicati senza limite di tempo, se si è in
possesso di elementi che ne provino la proprietà (numeri di protocollo, descrizioni in inventari,
classificazione d’archivio, ecc…).
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SEZIONE 3. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
ART. 3.01 I DOCUMENTI DEL COMUNE DI BRACCIANO
Per documento amministrativo si intende una rappresentazione comunque formata del contenuto di atti
detenuti dal COMUNE di BRACCIANO, indipendentemente dalla loro natura pubblicistica o
privatistica, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.
Per documenti del COMUNE di BRACCIANO si intendono i documenti prodotti, spediti e ricevuti, o
comunque acquisiti secondo le modalità previste dalla normativa vigente, dagli organi e dagli uffici del
nello svolgimento della loro attività istituzionale.
Tali documenti, connessi da speciale vincolo originario, necessario e determinato, riconosciuto quale
“vincolo archivistico”, costituiscono l’Archivio del Comune.
ART. 3.02 CONTENUTO DEI DOCUMENTI
Ogni documento formato dal Comune deve di norma trattare un solo oggetto e riferirsi a un solo
fascicolo, deve essere predisposto utilizzando un linguaggio chiaro e comprensibile, evitando l’uso di
forme e costruzioni involute, sigle e locuzioni ambigue. Particolare cura andrà attribuita anche
all’“oggetto”, che dovrà essere una equilibrata sintesi del contenuto, redatto secondo forme normalizzate,
evitando rinvii e riferimenti, che pregiudichino la comprensione del testo.
ART. 3.03 DISTINZIONE DEI DOCUMENTI IN BASE ALLO STATO DI TRASMISSIONE
I documenti del carteggio amministrativo in base allo stato di trasmissione si distinguono in:
 documenti in arrivo (in entrata): documenti con rilevanza giuridico-probatoria, prodotti da altri
soggetti e acquisiti dal COMUNE DI BRACCIANO nell’esercizio delle sue funzioni e per lo
svolgimento delle proprie attività
 documenti in partenza (in uscita): documenti, con rilevanza giuridica-probatoria, prodotti dal
personale del COMUNE di BRACCIANO nell’esercizio delle sue funzioni e nello svolgimento delle
attività amministrative e spediti a soggetti differenti
 documenti interni: documenti prodotti all’interno di ogni UOR oppure scambiati fra le diverse UOR.
Si distinguono in documenti di preminente carattere informativo, documenti preparatori o
accompagnatori o propedeutici formati o acquisiti durante lo svolgimento delle attività interlocutoria e
conoscitiva e documenti di preminente carattere giuridico-probatorio, con rilevanza procedimentale,
redatti dalle UOR nell’esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti, stati o qualità
inerenti all’attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative.
ART. 3.04 TRATTAMENTO DEI DOCUMENTI
I documenti in arrivo sono registrati sul protocollo informatico unico a cura dell’Ufficio per il
protocollo informatico, i flussi documentali e l’archivio (SPI).
Gli utenti abilitati alla registrazione in arrivo devono anche curarne la classificazione e, se in grado,
anche la fascicolazione a livello informatico. In particolari casi la classificazione può essere data anche
dalla Uor destinataria del documento.
I documenti in partenza sono registrati, classificati e fascicolati dai soggetti abilitati di ciascun settore e
servizio.
I documenti interni, in attesa di un prossimo aggiornamento del software di protocollazione, sono
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trattati con le stesse modalità operative dei documenti in arrivo.
Il responsabile della formazione, gestione e corretta conservazione del fascicolo relativo all’affare o al
procedimento in atto, fino al suo versamento all’Archivio generale, è il RPA.
ART. 3.05 FORMA DEI DOCUMENTI
I documenti interni di natura istruttoria, ricognitiva, di approfondimento ed endoprocedimentale e quelli
aventi natura tipica, propedeutica, certificatoria, valutativa, necessaria, vincolante, nonché giuridicoprobatoria e i documenti in uscita sono redatti in forma analogica e sottoscritti con firma autografa
oppure in forma elettronica e sottoscritti con firma digitale nel rispetto di quanto previsto dalla normativa
in merito alla forma del documento informatico e in base alle scelte operate dall’Ente.
I fax sono considerati documenti analogici.
ART. 3.06 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI E CONTENUTI MINIMI
I documenti in partenza, a prescindere dal supporto, devono garantire la presenza delle seguenti
informazioni:
elementi relativi all’individuazione dell’Autore:
 sigillo ufficiale (stemma) del COMUNE di BRACCIANO.e dicitura “COMUNE di
BRACCIANO”
 indicazione del settore ed eventuale Servizio/ufficio (UOR)
 indirizzo completo del Comune: piazza, numero civico, CAP, città. Le UOR aventi sede
decentrate indicheranno in aggiunta il loro indirizzo
 codice fiscale e partita IVA
 numero di telefono e di fax
 indirizzo istituzionale di posta elettronica (PEC)
 eventuale orario di apertura
Questi elementi saranno organizzati in un unico blocco, denominato “intestazione” sulla base di
omogenea modulistica adottata dal Comune.
2. elementi relativi alla individuazione e descrizione del documento:
 data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso
 numero di protocollo (solo nel documento cartaceo o nella copia cartacea del documento
informatico)
 eventuale numero di repertorio
 indice di classificazione (titolo/classe, numero di fascicolo)
 numero e descrizione degli allegati
 numero di collegamento o di riferimento ad eventuale precedente
 numero e data del documento a cui si risponde
 oggetto del documento
3. individuazione del destinatario del documento:
 nome e cognome (per le persone) / ragione sociale (per gli enti e le ditte)
 indirizzo completo: via/piazza, numero civico, CAP,città
4. individuazione del dirigente e del responsabile del procedimento:
 nome e cognome del dirigente e, se diverso, del responsabile del procedimento
 firma autografa sui documenti analogici e l’indicazione che la firma è stata apposta
digitalmente sui documenti informatici
 telefono, fax e indirizzo di posta elettronica del RPA
1.
Nel caso si utilizzino modelli di carta intestata previsti da accordi e progetti in comune con altri enti deve
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sempre essere immediatamente identificabile l’autore del documento e apparire in modo chiaro
«COMUNE di BRACCIANO».
ART. 3.07 REDAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI
I documenti cartacei devono essere prodotti in un numero di originali predefiniti, quanti sono i destinatari
più un esemplare da conservare nel fascicolo relativo all’affare o al procedimento.
Le delibere devono essere di norma redatte in due esemplari: un originale deve essere conservato nella
serie archivistica del relativo repertorio, una copia conforme deve essere conservata nel fascicolo del
servizio proponente relativo all’affare o al procedimento trattato.
ART. 3.08 REDAZIONE E FORMATO DEI DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici rispettano gli elementi formali e sostanziali indicati per quelli analogici. Prima
della loro sottoscrizione con firma digitale sono convertiti in formati non proprietari, aperti e standard
(es. PDF/A) al fine di garantire la loro non alterabilità durante le fasi di accesso e conservazione e
l’immutabilità nel tempo del contenuto e della struttura e la consultabilità.
ART. 3.09 SOTTOSCRIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle
disposizioni di legge. A tal fine il COMUNE di BRACCIANO si avvale dei servizi di una Certification
Authority iscritta nell’elenco pubblico dei certificatori.
ART. 3.10 BANCHE DATI
Le banche dati che attengono alla gestione amministrativa e che danno luogo a documenti appartengono
al sistema documentario e devono essere conservate.
ART. 3.11 SITI ISTITUZIONALI
Il sito istituzionale web e gli altri sistemi informativi di tipo istituzionale disponibili su Internet
appartengono, per la tipologia di documenti e di dati pubblicati, al sistema documentario e sono
riconosciuti quali memoria privilegiata prodotta dall’Ente nell’esercizio delle sue funzioni. Fra i credits
devono essere indicati i responsabili del sito e dei contenuti pubblicati, le modalità di aggiornamento, i
link alle pagine sostituite. Tutte i contenuti devono essere datati.
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SEZIONE 4. DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
ART. 4.01 MODALITÀ DI RICEZIONE DEI DOCUMENTI
Le modalità di ricezione dei documenti possono essere:





Brevi manu (normale o notificata)
a mezzo servizi postali
tramite fax
a mezzo telegramma
per via telematica, mediante la casella di posta elettronica certificata istituzionale per i documenti
digitali.
La ricezione dei documenti in entrata e il loro smistamento alle competenti Unità Organizzative
Responsabili sono organizzati come segue, a seconda delle possibili casistiche.
Tutti i documenti pervenuti al Comune di Bracciano devono essere registrati, segnati, classificati e
smistati alla UOR di competenza contestualmente alla loro ricezione nell’arco delle 24-30 ore.
ART. 4.02 APERTURA DELLE BUSTE
Tutte le buste della corrispondenza sono aperte a cura degli addetti alla protocollazione. Non sono aperte
le buste:
 riportanti le diciture “riservato”, “personale”, “confidenziale”, “spm” (sue proprie mani), “sgm”
(sue gentili mani), “non aprire” o dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza
privata, le quali vengono consegnate chiuse ai destinatari senza essere protocollate; - riportanti le
diciture “offerta”, “gara d’appalto”, “preventivo-offerta”, le quali vengono protocollate dall’SPI
sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o involto e specificati nei relativi bandi; la segnatura
di protocollo viene apposta sulla busta o sull’involto e, qualora il bando preveda la ricezione delle
offerte entro un predeterminato orario, si provvede inoltre all’indicazione dell’ora di arrivo sulle
buste pervenute nell’ultimo giorno utile per la presentazione delle offerte .
 provenienti da uffici giudiziari (tribunali, procure) e indirizzate al Settore Polizia municipale (fanno
eccezione le buste provenienti dagli uffici dei giudici di pace che vengono aperte e registrate).
Tale corrispondenza viene consegnata chiusa al destinatario. Qualora questa afferisse a procedimenti
amministrativi, il responsabile è tenuto a disporre tutte le operazioni di registratura, segnatura,
classificazione e fascicolazione, come se fosse pervenuta direttamente. Qualunque dipendente riceva
tramite corrispondenza privata, documenti concernenti affari o procedimenti amministrativi del
COMUNE di BRACCIANO è tenuto a provvedere alla loro consegna al personale addetto alla
protocollazione.
ART. 4.03 RICEZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
I documenti informatici sono ricevuti sulla casella di posta elettronica certificata istituzionale. Su tale
casella possono essere ricevuti messaggi/documenti provenienti da PEC istituzionali, da PEC non
istituzionali, da caselle normali, istituzionali o meno. Nel caso in cui un documento informatico (con
firma digitale) sia ricevuto in una casella personale dovrà essere reindirizzato alla casella istituzionale e
il mittente dovrà essere informato del corretto indirizzo. I messaggi/documenti ricevuti sulla PEC sono
protocollati e classificati, in base a quanto previsto nella specifica sezione.
27
ART. 4.04 SMISTAMENTO e ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI
I documenti analogici ricevuti tramite il servizio postale pervengono al Protocollo generale al più tardi
entro le ore 9,30 di ogni giorno lavorativo.
Il Protocollo generale provvede all’apertura della corrispondenza, tranne di quella espressamente esclusa
da tale procedura , separa il materiale escluso dalla registrazione a protocollo e provvede immediatamente
alla registrazione, segnatura e classificazione provvisoria alle diverse Aree dando priorità a quelli
individuabili come urgenti.
La corrispondenza viene quindi esaminata dal Segretario Generale le cui eventuali rettifiche vengono
trasmesse al Protocollo per le dovute correzioni informatiche. Eseguite queste operazioni il personale
addetto alla protocollazione, in ossequio alla normativa sulla tutela dei dati personali, provvede a
confezionare in un plico chiuso tutta la corrispondenza smistata a ciascuna Area.
La “presa in carico” dei documenti informatici viene registrata dal sistema in modo automatico e la data
di ingresso dei documenti negli uffici di competenza coincide con la data di assegnazione degli stessi.
Documenti analogici presentati direttamente allo sportello del Protocollo generale
I documenti analogici presentati direttamente allo sportello del Protocollo generale durante l’orario di
apertura al pubblico opportunamente pubblicizzato sono registrati, segnati, classificati e smistati alle
UOR di competenza secondo quanto previsto per i documenti ricevuti tramite il servizio postale.
ART. 4.0 5 C ORREZIONE DI UNA ASSEGNAZIONE
Nel caso di una assegnazione errata, l’ufficio che riceve il documento deve restituire il documento al
personale addetto alla protocollazione, che provvederà alla riassegnazione.
La restituzione o l’inoltro devono essere immediate e tempestive e avvenire non oltre i 3 giorni lavorativi
dalla data di registrazione di protocollo.
Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per
ciascuno di essi l’identificativo dell’operatore che effettua la modifica con la data e l’ora di esecuzione.
ART. 4.06 SCANSIONE
A soli fini gestionali è possibile procedere alla scansione di alcuni documenti in arrivo e alla loro
associazione con la registrazione.
La scansione viene effettuata di norma per documenti molto voluminosi destinati a più UOR per
competenza o per conoscenza (es. atti notificati giudizialmente, circolari) oppure per documenti aventi
carattere di urgenza che è necessario rendere immediatamente disponibili alle UOR destinatarie.
Si precisa che la scansione non costituisce conservazione sostitutiva e che i documenti scansionati sono
semplici copie ovvero hanno lo stesso valore di una fotocopia.
ART. 4.07 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
La trasmissione dei documenti all’esterno dell’Area Organizzativa Omogenea può avvenire attraverso i
seguenti mezzi:
 Posta Elettronica Certificata istituzionale (PEC)
 servizio di posta tradizionale (raccomandata, posta prioritaria, posta celere, assicurata, corriere);
 apparecchi telefax;
 consegna diretta a cittadini, imprese ed enti.
Nel caso di spedizioni per posta semplice, raccomandata con ricevuta di ritorno, posta celere, corriere o
28
altro mezzo che richieda una documentazione da allegare alla busta, la relativa modulistica viene
compilata a cura degli uffici che richiedono tale operazione.
I singoli Servizi consegnano la posta in spedizione all’Ufficio economato in busta chiusa e già
indirizzata. All’ufficio di spedizione competono le operazioni di pesatura, calcolo delle spese postali e
tenuta della relativa contabilità.
ART. 4.08 CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI INTERNI SOGGETTI A REGISTRAZIONE DI
PROTOCOLLO
I documenti interni non rientranti tra quelli esclusi dalla protocollazione, devono essere trattati con le
stesse modalità operative dei documenti in arrivo.
I documenti interni, che pur non rivestendo un carattere giuridico-probatorio tale da comportare la
necessità di registrazione a protocollo, rivestono importanza quale testimonianza dei processi decisionali
e dell’attività complessiva dell’ente, devono comunque essere classificati e fascicolati, affinché rimanga
traccia anche dell’attività interlocutoria e conoscitiva dell’ente in tutte le sue fasi. La classificazione e la
fascicolazione sono effettuate da ogni singolo RPA.
29
SEZIONE 5. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
ART. 5.01 LA REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
Tutti i documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi vanno registrati.
La registrazione viene effettuata attraverso due modalità:
- registrazione di protocollo
- registrazione a repertorio.
Per registrazione di protocollo si intende l’insieme delle procedure e degli elementi attraverso i quali i
documenti vengono trattati sotto il profilo giuridico e gestionale.
I documenti ricevuti e spediti dal COMUNE di BRACCIANO, indipendentemente dal supporto e, ad
eccezioni di quelli specificatamente indicati nell’art., sono soggetti a registrazione obbligatoria di
protocollo.
Tutti i documenti con firma digitale sono registrati nel registro di protocollo. Anche gli atti in formato
digitale, sottoposti a registrazione su repertorio, sono registrati nel registro di protocollo, in ottemperanza
a quanto previsto dalla normativa vigente in tema di validazione temporale e attribuzione della marcatura
temporale.
ART. 5.02 IL REGISTRO DI PROTOCOLLO
Il registro di protocollo, anche in ambiente digitale, è atto pubblico di fede privilegiata1, che certifica
l’effettivo ricevimento e l’effettiva spedizione di un documento ad una certa data, indipendentemente
dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle
parti.
ART. 5.03 ELEMENTI DELLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati opzionali. I dati obbligatori definiti
dalla normativa sono:
 data di registrazione, assegnata automaticamente dal sistema
 numero di protocollo generato automaticamente dal sistema
 mittente per il documento in arrivo / destinatario per il documento in uscita
 oggetto del documento
 data e numero del protocollo del documento ricevuto, se disponibili
 impronta del documento informatico generata impiegando la funzione di HASH (sequenza di bit
che identificano in maniera univoca il documento)
 classificazione
La registrazione dei dati obbligatori è effettuata in un’unica soluzione.
1
Le principali sentenze sul protocollo fanno rientrare tale registro nella categoria degli atti che viene denominata “atti pubblici” e la cui
definizione si ritrova all’art 2699 del Codice Civile: “L’atto pubblico è il documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da
altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato”. Tale definizione si completa con il dettato
dell’articolo successivo a proposito dell’efficacia dell’atto pubblico: “L’atto pubblico fa piena prova, fino a querela di falso, della
provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico
ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti”. Ogni atto pubblico è quindi dotato di una forza probatoria privilegiata, così
come evidenziato da numerose sentenze. Cfr. A. Romiti, Le principali sentenze sul protocollo, Sal editoriale, 1995.
30
Sono altresì dati necessari, in quanto completano la gestione documentale, quelli relativi alla
classificazione e fascicolazione. Il fascicolo è individuato dai seguenti elementi:
- indice di classificazione
- denominazione del fascicolo
- numero di repertorio
- data di apertura
- data di chiusura
- UOR e RPA responsabili
I dati opzionali ritenuti essenziali per una corretta gestione della documentazione sono:
- numero degli allegati
- descrizione degli allegati
- unità organizzativa responsabile del procedimento
- responsabile del procedimento amministrativo
- data di arrivo e partenza
- mezzo di ricezione / mezzo di spedizione
- indicazione degli allegati su supporto informatico
- copie per conoscenza
- collegamento con il procedimento
- tipo di supporto
- tipo di documento
- indicazione del livello di riservatezza
- immagine informatica del documento.
Sono da considerare di questo tipo anche quelli legati alla gestione delle banche dati: ulteriori
informazioni sul mittente/destinatario (eventuale ragione sociale completa, maschio/femmina), indirizzo
completo del mittente/destinatario, codice fiscale, partita iva, recapito telefonico, fax, email.
ART. 5.04 MODALITÀ DELLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
I documenti pervenuti al COMUNE di BRACCIANO da altri soggetti giuridici sono registrati una sola
volta come documenti in entrata.
I documenti inviati dal COMUNE di BRACCIANO ad altri soggetti giuridici sono registrati una sola
volta come documenti in uscita: un medesimo documento inviato a più destinatari avrà pertanto un
medesimo numero di protocollo.
I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono registrati una sola volta come
documenti interni.
ART. 5.05 DOCUMENTI ESCLUSI DALLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO
Sono escluse dalla protocollazione, ai sensi dell'art. 53. comma 5 del DPR n. 445/2000 le seguenti
tipologie documentarie:







Gazzette ufficiali, Bollettini e notiziari delle pubbliche amministrazioni
Giornali, riviste, libri e pubblicazioni su qualunque supporto, anche se accompagnati da lettera
Note di ricezione di circolari o di altre disposizioni
Materiali pubblicitari
Materiali statistici
Atti preparatori interni, che non costituiscono fasi obbligatorie e imprescindibili dei
procedimenti amministrativi
Inviti a manifestazioni, iniziative, convegni e simili
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
Documenti su supporto cartaceo già soggetti a registrazione particolare su appositi registri
indipentemente dal mezzo con cui vengono trasmessi:
 Deliberazioni di Giunta e Consiglio;
 Contratti e convenzioni;
 Buoni d’ordine;
 Mandati e reversali
 Verbali elevati per infrazioni al Codice della strada
 Documenti su supporto informatico già soggetti a registrazione particolare su appositi
registri e sottoposti a procedura di conservazione conforme a quanto disposto dal DPCM del 30
marzo 2009, art. 37, c. 4, lett. b.
Non sono inoltre soggetti a registrazione di protocollo i seguenti documenti:
 Biglietti, cartoline, telegrammi di auguri, congratulazioni o condoglianze
 Richieste di informazioni sugli orari degli uffici, sui servizi, sullo stato delle pratiche
 Richieste di informazioni turistiche
 Richieste di materiale turistico (opuscoli, cataloghi e simili su alberghi, strutture ricettive ecc.), di
cataloghi di mostre ed esposizioni o di altro materiale bibliografico
 Offerte e preventivi non richiesti
 Proposte commerciali
 Comunicazioni di annotazioni a margine nei registri di stato civile
 Comunicazioni relative all’aggiornamento dei ruoli matricolari
 Comunicazioni relative all’aggiornamento dei registri anagrafici, di stato civile, di leva e delle
liste elettorali
 Lettere di trasmissione di fascicoli elettorali da parte di altri comuni
Non sono soggetti a registrazione tutti i seguenti documenti interni: (di norma scambiati/comunicati
tramite e-mail tenendo conto della direttiva della Presidenza del Consiglio dei Ministri 27 novembre
2003: Impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni) quali ad esempio:
 lettere di trasmissione di documenti già registrati in arrivo
 lettere di trasmissione dei cartellini, delle presenze / assenze del personale

comunicazioni dei nominativi dei dipendenti in sciopero
 richieste di rimborsi per trasferte
 lettere di trasmissione dei dati per la corresponsione del salario accessorio
 richieste di modulistica
 richieste di svincolo delle polizze fideiussorie
 trasmissione delle presenze ai mercati.
ART. 5.06 PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Sono oggetto di registrazione obbligatoria tutti i documenti informatici, salvo quanto disposto in materia
di documenti su supporto informatico già soggetti a registrazione particolare.
Ad ogni documento digitale deve essere sempre associato un file di segnatura, che dovrà essere
sottoposto al processo di conservazione insieme al documento medesimo.
Il sistema permette la verifica la validità della firma digitale e inibisce la registrazione dei documenti
informatici a cui sia stata apposta una firma digitale non valida.
32
ART. 5.07 DOCUMENTI CARTACEI SOTTOPOSTI A REGISTRAZIONE PARTICOLARE
Tutti i documenti cartacei soggetti a registrazione particolare sono sottoposti a registrazione in repertori
appositi.
Questi documenti costituiscono delle serie archivistiche, ciascuna delle quali deve essere corredata da un
repertorio contenente le seguenti informazioni;
 i dati identificativi di ciascun atto (autore, oggetto, data: registrati in modo non
modificabile) - i dati di classificazione e fascicolazione
 il numero di repertorio, che è un numero progressivo annuale (registrato in modo non
modificabile).
Costituiscono serie archivistiche le tipologie documentarie evidenziate nel piano di classificazione, quali
ad esempio deliberazioni, determinazioni, contratti, mandati, reversali.
ART. 5.08 SEGNATURA DI PROTOCOLLO
La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma
permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo per consentire
di individuare ciascun documento in modo inequivocabile (art. 55 del DPR 445/2000).La registrazione a
protocollo e la segnatura costituiscono un’operazione unica e vanno effettuate contemporaneamente;
hanno entrambe natura di atto pubblico.
La segnatura di protocollo viene apposta di norma sul recto del primo foglio del documento analogico a
mano o mediante apposizione di etichetta adesiva, la quale può contenere anche il barcode identificativo
del documento.
ART. 5.09 SEGNATURA DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Il software assegna automaticamente la segnatura al documento informatico, riportando gli stessi elementi
previsti per la segnatura del documento analogico.
ART. 5.10 ELEMENTI DELLA SEGNATURA
Gli elementi obbligatori che devono comparire nella segnatura sono per il Comune di Bracciano:
1) elementi identificativi della AOO: «Comune di Bracciano – Registratura»
2) elementi per la gestione del documento (records management):
- anno
- titolo
- classe
- fascicolo
3) elementi della registrazione a protocollo
- numero progressivo
- data di registrazione
4) elementi per la gestione dei flussi documentali (workflow management):
- UOR
- copie per conoscenza
- RPA
Gli elementi della segnatura di protocollo si distribuiscono nel timbro o nell’etichetta come segue:
33
Comune di Bracciano- Ufficio di Registratura
Anno
N.
Titolo
Classe
Giorno
UOR
CC
Fascicolo
Mese
Anno
RPA
ART. 5.11 CASI PARTICOLARI
5.11.1. Protocollo differito
Nel caso di temporaneo, eccezionale ed imprevisto carico di lavoro, che non permette di evadere la
corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa, e qualora dalla mancata registrazione di
protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di
terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un
concorso in scadenza), con motivato provvedimento del responsabile del Servizio archivistico comunale è
autorizzato l’uso del protocollo differito.
Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il
quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine
entro il quale la registrazione di protocollo deve essere comunque effettuata.
Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile
del servizio di protocollo deve descrivere nel provvedimento.
In pratica il responsabile del Servizio archivistico comunale, dopo aver assunto il provvedimento di
differire le operazioni di registrazione, provvede a chiudere in un plico o in un armadio chiuso a chiave o
in una stanza chiusa a chiave i documenti da protocollare e redige un verbale in cui dichiara il numero di
tali documenti.
5.11.2. Protocollo particolare o riservato
Al momento il Comune di Bracciano non dispone di un protocollo particolare. E’ intenzione dello
scrivente proporne l’istituzione secondo quanto indicato di seguito.
Sono previste particolari forme di riservatezza e di accesso controllato al protocollo unico per:
- documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari (dati sensibili, come definiti dalla
legge e successive modificazioni);
- documenti di carattere politico e di indirizzo che, se resi di pubblico dominio, potrebbero ostacolare il
raggiungimento degli obiettivi prefissati o procurare pregiudizio a terzi o al buon andamento
dell’attività amministrativa (tipologie documentari definite dalla legge 7 agosto 1990, n. 241, art. 24 e
DPR 27 giugno 1992, n. 352, art. 8; Regolamento del Comune di Bracciano sull’Accesso agli atti).
I documenti registrati con tali forme appartengono al cosiddetto Protocollo particolare, costituito dalle
registrazioni sul protocollo informatico unico del Comune il cui accesso è autorizzato solo alle persone
indicate da apposito regolamento, in rapporto alle tipologie documentarie e ai procedimenti
amministrativi.
Le tipologie di documenti da registrare nel protocollo particolare ed elencate in detto Regolamento sono
individuate dal responsabile del Servizio archivistico comunale su indicazione della Giunta comunale, del
Segretario generale, del Direttore generale e d’intesa con i responsabili delle UOR
Le procedure adottate per la gestione dei documenti e dei procedimenti amministrativi ad accesso
riservato, comprese la registrazione, la segnatura, la classificazione e la fascicolazione, sono le stesse
34
adottate per gli altri documenti e procedimenti amministrativi.
I documenti registrati sul protocollo particolare divengono consultabili alla scadenza dei termini indicati
dalla normativa vigente. Motivate richieste di consultazione potranno essere accolte prima della scadenza
dei termini con le procedure previste dalla normativa vigente.
5.11.3. Registrazioni con differimento dei termini di accesso (riservatezza temporanea delle
informazioni)
Per i procedimenti amministrativi o gli affari per i quali si renda necessaria la riservatezza temporanea
delle informazioni, cioè il differimento dei termini di accesso (ad esempio, gare e appalti, verbali di
concorso, etc.), è prevista una forma di accesso riservato al protocollo informatico unico.
Il responsabile dell’immissione dei dati deve indicare contestualmente alla registrazione di protocollo
anche l’anno, il mese e il giorno nel quale le informazioni temporaneamente riservate divengono soggette
al diritto di accesso nelle forme previste dalla normativa vigente.
5.11.4. Annullamento di una registrazione
È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo solo attraverso l’apposizione nel campo
“Note” della dicitura «annullato», che deve essere effettuata in maniera tale da consentire la lettura delle
informazioni registrate in precedenza e da non alterare le informazioni registrate negli elementi
obbligatori di protocollo.
Solo il responsabile del Servizio archivistico comunale è autorizzato ad annullare la registrazione di un
documento con apposito provvedimento, i cui estremi devono essere citati nella registrazione
dell’annullamento. A tale responsabile vanno trasmesse le richieste scritte (anche per fax o per e-mail)
contenenti il numero di protocollo da annullare e i motivi dell’annullamento.Le richieste devono essere
firmate dal Responsabile ultimo dell’Uor richiedente l’annullamento della registrazione e compilate
sull’apposita modulistica.
Nel record di protocollo devono apparire in forma ben visibile, oltre agli elementi già indicati, anche data
e ora dell’annullamento, nonché il codice identificativo dell’operatore che ha effettuato l’annullamento.
Non è ammessa la modifica delle informazioni generate o assegnate automaticamente dal sistema.
Eventuali errori di battitura (refusi) dell’oggetto, che possano pregiudicare le funzioni di ricerca possono
essere segnalati entro la giornata lavorativa successiva all’SPI, che valuterà la possibilità di provvedere alla
correzione dei dati senza pregiudicare il contenuto giuridico dei medesimi.
5.11.5. Lettere anonime
Le lettere anonime non vanno protocollate.
Qualora dal documento in arrivo non sia possibile evincere il mittente ovvero la provenienza, il
documento andrà considerato come anonimo e quindi non protocollato. Lo stesso sarà consegnato al
Segretario Generale che valuterà il tenore del documento e a chi eventualmente assegnarlo per il relativo .
5.11.6. Lettere prive di firma
Le lettere prive di firma vanno protocollate.
Agli addetti alla registratura spetta solo il compito di certificare che quel documento è pervenuto in quel
modo e in quelle forme determinate, non quello di invitare il mittente a sanare la situazione.
La funzione notarile del protocollo (cioè della registratura) è quella di attestare data e provenienza certa
di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito della UOR e, in particolare, del RPA
valutare caso per caso, ai fini della sua efficacia riguardo a un affare o un determinato procedimento
amministrativo, le conseguenze della mancanza della firma.
5.11.7. Lettere con firma illeggibile
Le lettere con firma illeggibile vanno protocollate. In questi casi gli addetti alla registratura inseriscono
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nel campo mittente la dicitura “Lettera con firma illeggibile”.
5.11.8. Registrazione “a fronte”
Ogni numero di protocollo individua un unico documento.
Non è pertanto consentita la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di
protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l’affare si esaurisce con
la risposta e nemmeno se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.
5.11.9. Telefax
Il documento ricevuto a mezzo telefax è un documento analogico a tutti gli effetti.
Il documento trasmesso da chiunque a una pubblica amministrazione tramite telefax, qualora ne venga
accertata la fonte di provenienza, soddisfa il requisito della forma scritta e la sua trasmissione non deve
essere seguita dalla trasmissione dell’originale (DPR445/2000, art.. 43, comma 5).
L’accertamento della fonte di provenienza spetta al responsabile del procedimento amministrativo e
avviene di norma per le vie brevi o con l’uso di sistemi informatici.
Qualora non sia possibile accertare la fonte di provenienza, dovrà essere rispettata la seguente
procedura:
1. Sul telefax va apposta la dicitura «documento ricevuto via telefax» e successivamente il RPA
provvede ad acquisire l’originale;
2. Il RPA, una volta acquisito il documento originale e dopo essersi assicurato che siano stati riportati
correttamente tutti i dati relativi alla segnatura (numero di protocollo, classificazione, etc.), provvede
alla distruzione del documento ricevuto via telefax; tuttavia, qualora su quest’ultimo siano state
segnate informazioni ritenute importanti (note del dirigente, appunti, etc.) può conservarlo nel
fascicolo allegandolo al documento originale;
Nel caso che al telefax faccia seguito l’originale, poiché ogni documento deve essere individuato da
un solo numero di protocollo, indipendentemente dal supporto e dal mezzo di trasmissione, l’addetto
alla registrazione a protocollo, dopo aver registrato il telefax, deve attribuire all’originale la stessa
segnatura del documento pervenuto via telefax. Si tratta infatti del medesimo documento pervenuto
precedentemente via telefax, con un diverso mezzo di trasmissione.
Il responsabile della registrazione a protocollo deve comunque accertare che si tratti del medesimo
documento: qualora vi fosse qualche correzione, anche minima, si tratterebbe di un documento
diverso e quindi andrà registrato con un nuovo numero di protocollo.
Il tipico esempio è rappresentato da un documento in arrivo via telefax senza firma, data e protocollo:
l’originale pervenuto va protocollato con un nuovo numero.
Il documento in partenza dovrà recare la dicitura «il presente documento, inviato via telefax, non sarà
seguito dal documento originale». Il RPA è comunque tenuto a spedire l’originale qualora il
destinatario ne faccia motivata richiesta;
La segnatura va apposta non sulla copertina di trasmissione, ma sul documento.
5.11.10.Originali plurimi di uno stesso documento inviati a più soggetti del Comune di Bracciano,
per competenza o per conoscenza
Ogni documento, anche se in più esemplari, deve essere individuato da un solo ed unico numero di
protocollo, indipendentemente dal fatto che sia indirizzato, per competenza o per conoscenza, a una o più
strutture amministrative e/o organi politici all’interno del Comune di Bracciano. Di conseguenza, qualora
pervenga un documento nel quale risultano evidenti più destinatari, l’addetto alla registrazione, prima di
protocollarlo, deve verificare, attraverso il sistema informatico, che esso non sia già stato registrato dagli
36
altri destinatari. Qualora il documento sia già stato registrato si deve riportare la stessa segnatura anche
sugli altri esemplari.
Ai fini del calcolo dei tempi del procedimento amministrativo si tiene conto della data archivistica di
quello protocollato per primo.
Nel caso in cui, oltre alla pluralità di destinatari, il documento tratti anche una pluralità di argomenti
(pluralità di oggetti), si veda la procedura descritta in Oggetti plurimi.
5.11.11. Copie per conoscenza
Nel caso di copie per conoscenza si deve utilizzare la procedura descritta in Originali plurimi. In
particolare, chi effettua la registrazione e lo smistamento dell’originale e delle copie, registra sul registro
di protocollo a chi sono state inviate le copie per conoscenza.
Tale informazione verrà riportata anche sulla segnatura di protocollo.
5.11.12. Oggetti plurimi in uno stesso documento
Ogni documento in uscita o interno deve obbligatoriamente trattare un solo oggetto (un solo argomento),
deve necessariamente riferirsi ad un solo procedimento e quindi deve essere conservato in un unico
fascicolo.
Qualora un documento in entrata tratti più oggetti/argomenti afferenti a procedimenti diversi e –
conseguentemente – a fascicoli diversi, l’addetto alla registrazione deve creare copie autentiche per gli
altri destinatari/ responsabili dei procedimenti, ai quali smistare il documento, registrarli, classificarli e
fascicolarli distintamente.
L’originale sarà smistato al responsabile dell’oggetto principale e le copie autentiche agli altri
responsabili. Nel caso di oggetti aventi eguale importanza l’originale è smistato al primo destinatario in
indirizzo.
Sul documento e sulla registrazione di protocollo deve essere riportata la dicitura «documento con oggetti
plurimi smistato anche a ... con prot. ...».
5.11.13. Posta elettronica (e-mail)
I messaggi di posta elettronica (e-mail) che soddisfano i requisiti indicati dalla normativa vigente vanno
protocollati. Potranno essere protocollati sia il corpo del messaggio che uno o più dei file ad esso allegati,
purché corredati di firma digitale, secondo le indicazioni della normativa vigente. La segnatura di
protocollo dovrà rispettare lo standard XML.
A tal fine è costituita una casella di posta elettronica istituzionale (..) adibita a tali finalità di
protocollazione. Tale casella è comunicata al DigitPa per l’inserimento nell’indice delle Amministrazioni
pubbliche.
Verranno protocollati solamente i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica. Qualora
il messaggio di posta elettronica pervenga a una casella diversa da quella istituzionale si dovrà
reindirizzare il messaggio alla casella di posta elettronica istituzionale avvertendo, per conoscenza,
il mittente.
Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente
e si ritenga necessario riconoscere loro efficacia probatoria, il messaggio (e/o il documento trasmesso)
deve essere considerato un documento analogico (cartaceo) a tutti gli effetti e quindi stampato con
l’apposizione della dicitura «documento ricevuto tramite posta elettronica». Esso deve quindi essere
registrato, segnato, classificato, smistato, assegnato, fascicolato e conservato come un documento
analogico.
5.11.14. Documenti in partenza con più di tre destinatari
Qualora i destinatari siano più di tre, è autorizzata la spedizione di copie dell’originale.
Nella registrazione di protocollo va riportato il nominativo del primo destinatario con la seguente
37
indicazione «… ed altri. Vedi elenco agli atti» (es. «Pinco Pallino ed altri. Vedi elenco allegato alla
minuta»).
In questo caso alla registrazione di protocollo va associato il file contenente l’elenco dei destinatari
ovvero inserito nel fascicolo relativo alla documentazione oggetto di registrazione. Tale elenco, in
formato cartaceo, va vistato dal responsabile del procedimento e allegato alla minuta.
5.11.15. Corrispondenza in involti con dicitura “Riservato”, “Personale”, Confidenziale”, “S.P.M.”,
etc.
1.I plichi/documenti indirizzati, presso la sede comunale, alla persona fisica del Sindaco, degli Assessori
o dei singoli dipendenti (senza specificare la carica o la qualifica) o dalla cui confezione si evinca
comunque il carattere di corrispondenza privata, non rientrano nella competenza dell’Amministrazione e,
pertanto, sono ricevuti solamente previo accordo con i destinatari, ai quali sono recapitati in busta chiusa,
senza essere registrati sul protocollo.
2. Parimenti non rientrano nella competenza dell’Amministrazione i plichi/documenti indirizzati, presso
la sede comunale, ai Consiglieri comunali, al Collegio dei Revisori dei Conti e ai suoi componenti e alle
rappresentanze sindacali. Anche in questi casi, i plichi/documenti sono ricevuti solamente previo accordo
con i destinatari, ai quali sono recapitati in busta chiusa, senza essere registrati sul protocollo.
3. Qualora i destinatari, dopo la presa visione del contenuto dei plichi/documenti di cui ai due commi
precedenti, verifichino che la documentazione, nonostante l’indirizzo o le modalità di confezionamento,
rientra di fatto nella competenza dell’Amministrazione, devono trasmetterla senza ritardo, e comunque
nell’arco della stessa giornata, all’U.O. Archivio e Protocollo, che provvede alla registrazione in entrata
5.11.16. Offerte per gare, appalti, concorsi, ecc. in busta chiusa e sigillata
La registrazione deve essere effettuata sulla base degli elementi rilevabili sulla busta o involto, elementi
che devono essere specificati nei relativi bandi; la segnatura deve essere apposta sulla busta o sull’involto
chiusi.
Una volta aperte le buste la segnatura deve essere apposta, a cura del responsabile del procedimento
(Presidente della commissione d’appalto o di concorso), anche sui documenti in esse contenuti.
Le UOR responsabile dell’organizzazione del concorso, gara, appalto cui afferisce la documentazione di
cui sopra, è tenuta a comunicare all’Ufficio protocollo la data iniziale e finale della presentazione delle
domande nonché a predisporre apposito modulo per segnare gli estremi dei nominativi dei partecipanti.
La modulistica può essere richiesta all’Ufficio protocollo.
5.11.17. Documenti pervenuti per errore al Comune di Bracciano
I documenti pervenuti per errore al Comune di Bracciano non devono essere protocollati e devono essere
spediti immediatamente al destinatario con la dicitura «Erroneamente pervenuto al Comune di Bracciano
il ...». Nel caso in cui il documento pervenuto per errore venga registrato, la registrazione va annullata,
utilizzando un altro numero di protocollo per la trasmissione a chi di competenza. Tale annullamento può
effettuarlo solo il Protocollo Generale.
5.11.18. Integrazioni documentarie
Si precisa che chi effettua le operazioni di registrazione a protocollo non è tenuto a sindacare sulla
congruità formale e sostanziale della documentazione presentata, ma deve solo descrivere il documento
ed eventuali allegati.
Tale verifica spetta al RPA, che deve comunicare all’interessato la necessità di eventuali integrazioni,
indicare con precisione l’indirizzo al quale inviarle, specificare se l’assenza della documentazione
comporta interruzione o sospensione del procedimento.
I documenti presentati ad integrazione devono essere protocollati ed inseriti nel fascicolo relativo.
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5.11.19 Registro d’emergenza
1. Al registro di emergenza, da utilizzarsi ogni qualvolta, per cause tecniche, non sia possibile usare la
procedura informatica, è attribuita una numerazione progressiva, a partire dall’ultimo numero di
protocollo attribuito informaticamente.
2. Nel registro di emergenza sono protocollati in via prioritaria i documenti per i quali assume rilevanza
l’effettiva data di ricevimento o di partenza. Per gli altri documenti, il Responsabile del protocollo ne
può autorizzare il differimento delle operazioni di registrazione, facendo constare ciò in apposito
verbale.
3. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono inserite nel sistema informatico,
all’atto della sua riattivazione, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, entro dieci giorni
dal ripristino della funzionalità del sistema.
5.11.20 Documenti giudiziari
La ricezione di documenti da trattenere in deposito presso il Comune di Bracciano è ammessa ai sensi e
per gli effetti di cui alla norma vigente.
La ricezione di documenti indirizzati a soggetti che hanno eletto domicilio presso il Comune di Bracciano
è ammessa solamente se i documenti provengono dagli Uffici Giudiziari o se l’elezione di domicilio
presso il Comune, prevista dalla normativa vigente, è stata in precedenza comunicata
all’Amministrazione.
L’elezione di domicilio deve chiaramente risultare dalla confezione del plico e i documenti ricevuti
rimangono depositati presso gli uffici comunali (Ufficio Messi), in attesa del ritiro da parte dei soggetti
eleggenti, senza oneri/obblighi, di avviso o altro, a carico dell’Amministrazione.
Per esigenze particolari, l’Amministrazione può disporre modalità e orari particolari per la ricezione di
determinati documenti.
ART. 5.12 REGISTRO ANNUALE DI PROTOCOLLO
Entro il mese di marzo il responsabile provvede alla stampa del registro di protocollo dell’anno
precedente.
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SEZIONE 6. CLASSIFICAZIONE E GESTIONE ARCHIVISTICA
ART. 6.01 ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E STRUMENTI DELL’ARCHIVIO CORRENTE
Gli archivi hanno contemporaneamente carattere giuridico-amministrativo e carattere storicoculturale,
ma, per convenzione, a seconda del prevalere dell’uno o dell’altro carattere, l’archivio è distinto in 3
fasi: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico.
L’archivio corrente comprende i documenti relativi ad affari e a procedimenti non ancora conclusi, o
comunque verso i quali sussiste un interesse corrente. Fanno parte dell’archivio anche le banche dati, i
sistemi informatici e quelli informativi contenenti documenti amministrativi o altri repertori
informatizzati che acquisiscano, trattino e conservino dati e informazioni utilizzati ai fini dello
svolgimento dell’attività amministrativa.
Per la corretta gestione dell’archivio corrente sono importanti non solo gli elementi che identificano il
singolo documento (autore, oggetto, data, numero e data di protocollo ecc.), ma ancor più le relazioni
che lo associano da una parte all’ente (o altro soggetto) che l’ha prodotto o acquisito (provenienza),
dall’altra agli altri documenti provenienti dallo stesso ente ovvero al complesso archivistico (fondo,
subfondo, serie, sottoserie ecc.) e all’unità archivistica di appartenenza (fascicolo, registro).
Per gli archivi di nuova formazione, che nascono in formato digitale, è particolarmente importante
garantire fin dall’origine che i documenti siano conservati nella loro integrità e autenticità ovvero
insieme alle informazioni che li descrivono e che ne identificano contesto e relazioni con gli altri
documenti (metadati).
Per la corretta conservazione dei documenti d’archivio analogici e digitali sono di fondamentale
importanza non solo la registrazione, ma soprattutto la classificazione e la fascicolazione.
ART. 6.02 PIANO DI CLASSIFICAZIONE
Lo strumento essenziale per la gestione dei flussi documentali è il Titolario o Piano di classificazione.
Utilizzato dalle pubbliche amministrazioni già da alcuni secoli (fine XVIII – inizio XIX secolo), è
costituito da uno schema generale di voci logiche, che corrispondono alle funzioni (e non alla struttura
organizzativa in continua trasformazione) svolte dall’ente e sono convenzionalmente contraddistinte da
simboli numerici (o alfabetici o alfanumerici).
Il piano di classificazione è quindi un sistema precostituito di partizioni astratte, articolate in modo
gerarchico dal generale al particolare, nel quale vanno inquadrati i documenti in modo dare loro un
ordine logico.
Il piano di classificazione è uno strumento onnicomprensivo cui sono ricondotti tutti i materiali
archivistici prodotti, inclusi i documenti informatici predisposti o acquisiti con sistemi e in contesti
documentari e tecnologici differenziati (database, fogli di calcolo, siti web).
Combinato con la fascicolazione, il piano di classificazione permette di identificare l’unità archivistica,
cioè l’unità di aggregazione di base dei documenti all’interno dell’archivio (fascicolo, repertorio etc)
entro cui i documenti sono ordinati secondo le funzioni/attività/affari e/o le materie di cui partecipano.
Tutti i documenti che entrano a far parte dell’archivio di un ente, a prescindere dallo stato di
trasmissione e dal supporto, sono soggetti a classificazione, anche quelli non protocollati. La recente
normativa ha sancito l’obbligatorietà della classificazione per tutte le pubbliche amministrazioni quale
strumento fondamentale per la corretta gestione del sistema archivistico, in funzione dei principi di
economicità, efficacia, pubblicità e trasparenza dell’attività della pubblica amministrazione.Il Titolario
adottato dal Comune di Bracciano a partire dal 1° gennaio 2010 si basa su quello elaborato dal Gruppo di
lavoro istituito con decreto del Direttore generale per gli archivi (allegato Piano di classificazione). Il
titolario adottato prevede due gradi divisionali (titolo e classe).Viene aggiornato ogni volta che si rende
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necessario su proposta del RPI e le eventuali integrazioni e modifiche entrano in vigore il 1° gennaio
dell’anno seguente alla loro approvazione. Il sistema di gestione del protocollo garantisce la
storicizzazione del titolario in relazione alle modificazioni delle funzioni e la possibilità di ricostruire le
diverse voci nel tempo, mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del
titolario vigente al momento della produzione degli stessi.
ART. 6.03 FORMAZIONE E GESTIONE DEI FASCICOLI
Il fascicolo riunisce tutta la documentazione relativa a un affare o a un procedimento amministrativo
trattato da un ufficio, a prescindere dalla forma e dal supporto e dai corrispondenti del carteggio.
Tutti i documenti di un medesimo fascicolo devono avere il medesimo indice di classificazione.
Il fascicolo può contenere documenti ricevuti, documenti spediti, delibere, determine, verbali, contratti,
relazioni, certificazioni varie, certificati medici, promemoria, studi di carattere normativo, progetti,
disegni tecnici, capitolati tecnici ecc. I documenti possono essere protocollati e non protocollati (in
quanto non soggetti alla protocollazione, ma funzionali all’affare/procedimento).
Per fascicolazione si intende l’attribuzione/inserimento del documento in apposito fascicolo. Ciascun
documento, soggetto o meno alla protocollazione, va inserito nel fascicolo e unito ai precedenti e ai
susseguenti di un determinato affare o procedimento, secondo l’ordine progressivo di registrazione, o se
assente, secondo la propria data.
Qualora il documento dia luogo all’avvio di un nuovo affare o procedimento si procede all’apertura (o
“istruzione”) di un nuovo fascicolo. Per esigenze pratiche, derivanti dalla natura del procedimento, dalla
sua durata o anche in funzione della quantità dei documenti da gestire, il fascicolo può essere distinto in
sottofascicoli, oppure in più fascicoli fra loro collegati.
ART. 6.04 IDENTIFICAZIONE DEL FASCICOLO
Il fascicolo è individuato da quattro elementi:
- Anno di apertura /inizio/istruzione
- Titolo e classe di appartenenza o indice di classificazione
- Numero di repertorio, cioè un numero sequenziale (da 1 a n) attribuito con cadenza annuale, all’interno
dell’ultimo grado divisionale del titolario di classificazione
- Oggetto, cioè un testo sintetico e normalizzato che descrive puntualmente e compiutamente l’affare cui
si riferisce.
Es.
2010.VII.6.2145. Festival RAI Radio 3 edizione 2010 (2010 = anno di apertura del fascicolo; VII =
titolo Servizi alla persona; 6 = classe Eventi e attività culturali; 2145 = n. progressivo attribuito al
fascicolo dal sistema; “Festival RAI Radio 3 edizione 2010” = oggetto del fascicolo)
Oltre a questi elementi devono poi essere indicati la UOR e il RPA (elementi gestionali); l’eventuale
restrizione all’accesso nel rispetto della tutela della riservatezza e dei dati personali e la motivazione
della selezione proposta, basata sul Piano di conservazione.
Ogni fascicolo cartaceo deve avere una copertina (o camicia), che può essere stampata avvalendosi del
modello predisposto, sulla quale devono essere indicati, oltre ai dati sopra elencati, l’anno di chiusura e il
suo status (corrente, deposito, storico).
All’interno dovrà essere inserito anche l’elenco dei documenti ivi contenuti ottenuto da apposito report
del sistema di protocollo informatico.
I fascicoli sono costituiti, in base alle esigenze di servizio, secondo criteri diversi, ma stabiliti per
ciascuna voce del piano di classificazione.
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Si possono costituire sostanzialmente tre tipi di fascicoli:
1. fascicolo per affare, che indica nella consuetudine amministrativa, il caso concreto (costruzione di
una strada, costruzione di un ponte, predisposizione del bilancio, realizzazione di un evento
culturale…), che la pubblica amministrazione deve portare a buon fine. Il procedimento
amministrativo viceversa è il modello di comportamento ideale e astratto che deve guidare la
pubblica amministrazione nella gestione degli affari. Perciò ad ogni affare corrisponde un
fascicolo, mentre un procedimento comprende documenti che possono far parte di più fascicoli.
2. fascicolo per persona fisica o giuridica, che comprende tutti i documenti, che si riferiscono a una
persona fisica (es. fascicoli del personale dipendente, fascicoli degli assistiti dai servizi sociali) o
una persona giuridica (es. fascicoli delle società partecipate dall’ente, delle associazioni culturali e
sportive ecc.). Spesso questo tipo di fascicolo resta aperto per molti anni, come nel caso dei
fascicoli dei dipendenti che restano correnti per tutta la durata del rapporto di lavoro.
3. fascicolo per attività, che comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività
amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o
meri adempimenti (es.: richieste di patrocinio, richieste di accesso agli atti, richieste di permessi
alla zona a traffico limitato, reclami); ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva,
può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili).
Il fascicolo viene chiuso (anche informaticamente modificando lo status da «corrente» a «chiuso»)
all’esaurimento dell’affare o al termine del procedimento. La data di chiusura si riferisce alla data
dell’ultimo documento prodotto o ricevuto.
L’anno di archiviazione nell’archivio di deposito coincide con l’anno di apertura del fascicolo. I
sottofascicoli ereditano le stesse caratteristiche del fascicolo su cui sono aperti.
Per motivi logistici l’anno di archiviazione dei fascicoli cartacei (soprattutto se molto consistenti) può
essere anche l’anno di chiusura, a condizione che ciò venga esplicitato nella posizione in cui il fascicolo
avrebbe dovuto trovarsi mediante appositi fogli di rinvio. Le note di rinvio devono essere riportate anche
negli inventari e negli elenchi di consistenza.
L’anno di archiviazione dei fascicoli cartacei non può invece mai essere l’anno di versamento
all’archivio di deposito.
ART. 6.05 ISTRUZIONE/APERTURA DEI FASCICOLI E GESTIONE NELL’ARCHIVIO
CORRENTE
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo, l’ufficio abilitato:
1) stabilisce con l’ausilio delle funzioni di ricerca del sistema se il documento si colloca in un
affare/procedimento già avviato oppure se dà avvio a uno nuovo;
2) se si colloca nell’ambito di un affare/procedimento in corso:
a) seleziona il fascicolo relativo
b) inserisce il documento nel fascicolo
3) se dà avvio a nuovo un affare/procedimento:
a) apre il fascicolo
b) inserisce il documento nel fascicolo
Il fascicolo si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di classificazione.
L’SPI controlla periodicamente la congruità delle classificazioni, la tenuta dei fascicoli e la eventuale
presenza di documenti non inseriti in fascicoli. Qualora riscontri che la gestione dei documenti non è
conforme a quanto stabilito dalle linee guida di classificazione e fascicolazione l’SPI segnalerà
l’incongruenza all’ufficio, che provvederà ad apportare le necessarie modifiche.
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ART. 6.06 FORMAZIONE DELLE SERIE, DEI REGISTRI E DEI REPERTORI
L’archivio del Comune di Bracciano è formato dalle serie “Carteggio amministrativo”, organizzata in
fascicoli e suddivisa per anni secondo i titoli e le classi, dalle serie dei registri e dalle serie dei documenti
repertoriati.
ART. 6.07 REPERTORIO DEI FASCICOLI
Lo strumento di gestione e reperimento dei fascicoli è il Repertorio dei fascicoli. La sua struttura
rispecchia quella del Piano di classificazione e varierà con il suo aggiornamento. Se il titolario
rappresenta i documenti che in astratto possono essere prodotti, il Repertorio rappresenta i documenti
che nel concreto sono stati prodotti, riuniti nei fascicoli, le unità archivistiche di base di aggregazione dei
documenti.
Sono elementi costitutivi del repertorio:
- Anno di istruzione del fascicolo
- Classificazione completa
- Numero ed eventuali partizioni in sottofascicoli
- Anno di chiusura
- Oggetto del fascicolo ed eventualmente dei sottofascicoli
- Annotazione dello status relativo all’età (corrente, deposito, storico, o in alternativa, dell’avvenuto
scarto)
Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Per ciascun anno il repertorio dà luogo a serie chiuse di fascicoli, numerati progressivamente all’interno
di ogni classe del Piano di classificazione. Il repertorio dei fascicoli è unico per tutto il Comune. La
catena numerica che assegna il numero ai singoli fascicoli è trasversale a tutti i servizi e quindi presso
ogni singola unità può presentare elementi di discontinuità. Il repertorio dei fascicoli è gestito dal
sistema di protocollo informatico.
La numerazione attribuita ai singoli fascicoli del repertorio fornisce l’unico elemento per ordinare i
fascicoli all’interno della classe.
Pertanto nell’archivio corrente e quindi presso i singoli uffici e poi nell’archivio di deposito l’unico
ordinamento dei fascicoli è quello determinato dal repertorio dei fascicoli, secondo la struttura logicogerarchica:
anno
titolo
classe
fascicolo
ART. 6.08 GESTIONE E RESPONSABILITÀ DEI FASCICOLI
La responsabilità e la gestione dei fascicoli in corso è del RPA, il quale avrà cura di inserire nel fascicolo
solo quanto di pertinenza, di conservare i documenti in originale o copia autentica. Una volta chiuso –
oppure non più ritenuto necessario per la trattazione corrente - il fascicolo potrà essere “versato” –
previo scarto in itinere con eliminazione di copie, appunti, buste - secondo un apposito piano di
versamento (almeno una volta all’anno) all’Archivio generale di deposito.
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SEZIONE 7. ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
(DOCUMENTI SEMI-ATTIVI)
ART. 7.01 ARCHIVIO DI DEPOSITO: DEFINIZIONE
1. Si definisce “archivio di deposito” la suddivisione funzionale dell’archivio comunale comprendente la
documentazione, relativa a pratiche concluse negli ultimi quarant’anni, per le quali non risulti più
necessaria una trattazione o, comunque, verso i quali sussista un interesse sporadico. L’archivio di
deposito è dunque un luogo di decantazione di effetti e vincoli giuridici.
ART. 7.02 ARCHIVIO DI DEPOSITO: DISLOCAZIONE DEI LOCALI
1. L’archivio centrale di deposito del Comune di Bracciano è attualmente dislocato in via delle Palme n. 8
(allegato 7/a). Ne è responsabile l’archivista comunale che, solo, detiene le chiavi per accedere alla
struttura. Copia di sicurezza delle stesse è stata consegnata al Segretario Generale.
2. Sempre a via delle Palme n. 8 si trova un altro spazio adibito a deposito della documentazione
comunale, distaccato dall’Archivio Centrale di deposito (Allegato 9/c). Il locale è diviso in due sezioni
separate da una porta blindata. L’accesso alle due sezioni del locale è consentito all’archivista e al
personale degli Uffici Tecnico e Urbanistica, che ne utilizza una parte come locali di primo deposito della
documentazione così come indicato dalla piantina allegata (Allegato 9/c). Lo stesso personale dell’Ufficio
tecnico può utilizzare la sezione A del suddetto locale come magazzino per le attrezzature di sua
competenza e per le quali esso solo è responsabile. L’archivista è responsabile solamente della
documentazione conservata negli arredi così come indicato nella piantina allegata;
3. Nei locali del terzo piano del complesso Monumentale di Piazza Mazzini, 5 sono situati altri spazi
adibiti ad archivio di deposito così come indicato dalla piantina allegata (allegato 8/b). Nella sezione A si
trovano i locali adibiti per il deposito delle seguenti tipologie documentarie di cui l’archivista in via
esclusiva detiene le chiavi:
 Deliberazioni originali di Giunta comunale e Consiglio comunale relative al periodo 1960-2007;
 Copie delle Determinazioni di Area relative al periodo 1997-2007;
 Contratti originali stipulati dall’Ente relativi al periodo 1886-2011;
 Fatture ricevute in originale relative al periodo 1997-2006;
 Atti Giudiziari in deposito relativi al periodo anni ‘90-2010;
 Verbali originali di sopralluoghi dei Vigili Urbani relativi al periodo 1962-2007;
 Registrazioni di protocollo relative agli anni 2007-2010.
La documentazione sopra descritta è incrementata dai trasferimenti effettuati dalle diverse Uor all’inizio
di ogni anno solare. Nella sezione B si trovano altri due locali adibiti, uno per il deposito di
documentazione relativa all’Ufficio Tributi il cui accesso è gestito dall’archivista congiuntamente al
personale dell’ufficio Tributi che conosce la documentazione ivi deposta; l’altro per il deposito della
documentazione relativa all’Ufficio Cultura.
ART. 7.03 MODALITÀ DI TRASFERIMENTO DELLA DOCUMENTAZIONE
NELL’ARCHIVIO DI DEPOSITO
1. Gli uffici che intendono versare documentazione nell’Archivio di deposito devono precedentemente
accordarsi con l’archivista, descrivendo la quantità e la tipologia del materiale documentario oggetto del
versamento, selezionando il materiale destinato allo scarto ed eventualmente sfoltendo i fascicoli. È da
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evitare l’inserimento di: stampati in bianco, depliant, opuscoli a stampa non attinenti in modo rilevante
alle pratiche, libri e giornali, oggetti vari di cancelleria, agende personali, fotografie, floppy, piante non
opportunamente condizionate. Per facilitare le operazioni sopradescritte l’archivista ha predisposto
apposita modulistica disponibile sulla rete Intranet del Comune di Bracciano.
2. Al momento del passaggio di documentazione all’archivio di deposito, occorre procedere con una
verifica dell’archiviazione seguita nell’archivio corrente, controllando l’avvenuta raccolta dei documenti
in fascicoli e buste; riscontrando la classificazione del carteggio in base al titolario in vigore e le
segnature apposte sulle buste e sui registri da parte degli uffici; rilevando specifiche serie documentarie
nuove.
L’archivio di deposito non deve contenere né carte sciolte né miscellanee.
ART. 7.04 PROCEDURE DI SCARTO DELLA DOCUMENTAZIONE DEPOSITATA
1. La documentazione archivistica conservata nell’archivio di deposito è soggetta a scarto archivistico,
secondo le procedure di legge, ai sensi del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004, art.
21, comma 1, lettera d).
ART. 7.05 ACCESSO AI LOCALI DI DEPOSITO
1. L’accesso agli archivi di deposito è ordinariamente consentito soltanto insieme all’archivista, salvo
quanto previsto dall’art. 7 cc. 2 e 3.
ART. 7.06 PRELEVAMENTO DEI DOCUMENTI DEPOSITATI PRESSO I LOCALI DI
DEPOSITO
1. Il prelevamento di documenti da parte del personale interno è subordinato ad istanza rivolta al
responsabile del servizio archivistico, come indicato nell’articolo 68, comma 2 del DPR 445/2000,
secondo le modalità e la modulistica accessibili tramite la rete Intranet del Comune di Bracciano.
ART. 7.07 PREDISPOSIZIONE DEGLI STRUMENTI PER LA GESTIONE DELL’ARCHIVIO DI
DEPOSITO
1. Il responsabile del servizio archivistico deve essere in ogni momento a conoscenza della collocazione
del materiale archivistico: dovrà perciò predisporre degli elenchi di consistenza del materiale facente
parte dell’archivio di deposito e un registro sul quale annotare i movimenti delle singole unità
archivistiche, così come disciplinato dall’art. 68, comma 2 del DPR 445/2000.
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SEZIONE 8 ARCHIVIO STORICO
ART. 8.01 CONSERVAZIONE DELL’ARCHIVIO STORICO
L’archivio storico è costituito dal complesso dei documenti relativi ad affari esauriti e destinati, previe
operazioni di selezione, alla conservazione permanente per garantirne, in forma adeguata, la
consultazione al pubblico.
In base alla normativa vigente la sezione storica separata d’archivio è formata dai documenti relativi ad
affari esauriti da oltre 40 anni.
L’ente ha l’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione dei singoli documenti e dell’Archivio nella
sua organicità e in luogo idoneo alla conservazione permanente, secondo le modalità indicate dal
soprintendente archivistico per il Lazio.
Ogni trasferimento dell’archivio storico in altra sede deve essere comunicato e autorizzato dal
medesimo.
L’ente produttore ha inoltre l’obbligo di ordinare e inventariare la sezione storica separata d’archivio.
Il responsabile dell’archivio generale di deposito versa all’archivio storico i fascicoli e i registri relativi
ad affari esauriti da oltre 40 anni, corredati da apposito elenco di versamento: in conseguenza di ciò il
responsabile della sezione storica separata d’archivio provvede ad aggiornare l’inventario.
I documenti che costituiscono la sezione storica separata d’archivio del Comune sono attualmente
conservati presso la sede comunale.
L’Ente cura la conservazione, promozione, valorizzazione e assicura la fruizione del patrimonio
documentario, garantendo a tutti l’accesso gratuito presso la separata sezione in proprio o mediante
l’affidamento del servizio di consultazione a ditte o a liberi professionisti dotati di professionalità
archivistica documentata dalla Soprintendenza archivistica per il Lazio.
Il Responsabile dell’archivio storico è individuato dal Dirigente di settore competente.
ART. 8.02 STRUMENTI DELL’ARCHIVIO STORICO
Gli strumenti della sezione storica separata d’archivio sono:
- elenchi di versamento
- elenco di consistenza e topografico
- inventario.
ART. 8.03 CONSULTAZIONE E RICERCHE - REGOLAMENTO DELL’ARCHIVIO STORICO
La consultazione dei documenti dell’Archivio avviene negli orari stabiliti dall’Ente previa compilazione
dell’apposito modulo di consultazione. La consultazione avviene sotto la sorveglianza del personale
incaricato.
Le richieste di consultazione vengono registrate nell’apposito registro annuale a cura del responsabile
dell’archivio o da altra persona da questi incaricata.
La gestione e la consultazione dell’Archivio storico è disciplinata da apposito regolamento.
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SEZIONE 9 PIANO DI SICUREZZA DEL SISTEMA DOCUMENTARIO
ART. 9.01 PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
Si ritiene esaustivo a questo riguardo il piano di sicurezza redatto in base alle vigenti norme per il
trattamento dei dati personali, per la protezione dei dati, per l’assunzione di responsabilità del
responsabile della conservazione, per gli strumenti di tutela e le contromisure necessarie alla sicurezza dei
sistemi. Tale documento è al momento in fase di revisione.
ART. 9.02 OBIETTIVI DEL PIANO DI SICUREZZA INFORMATICA
Il piano di sicurezza garantisce che le informazioni siano disponibili, integre, riservate e che per i
documenti informatici sia assicurata la autenticità, la non ripudiabilità, la validità temporale,
l’estensione della validità temporale.
ART. 9.03 CONTROLLO DEL RISCHIO
L’azione di controllo del rischio si esprime con la messa in esercizio di una serie di misure classificate e
dettagliate come segue:
1. Misure di sicurezza organizzative:
- analisi dei rischi
- regolamento per l’accesso
- linee guida per la sicurezza
- formazione
- verifiche periodiche sui dati
- distruzione controllata dei supporti
2. Misure di sicurezza logiche:
- identificazione e autenticazione utente
- controllo degli accessi ai dati e programmi
- politica antivirus
- firma digitale, crittografia
- monitoraggio sessioni di lavoro
- disponibilità del software e dell’hardware
3. Misure di sicurezza fisiche:
- vigilanza della sede
- ingresso controllato nei locali
- sistemi di allarme e/o antintrusione
- registrazione degli accessi
- custodia in armadi, classificatori non accessibili
- casseforti per la conservazione dei supporti
- dispositivi antincendio
- continuità alimentazione elettrica
- controllo operato addetti manutenzione
- verifica di leggibilità dei supporti
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ART. 9.04 CODICE IDENTIFICATIVO PER L’UTILIZZO DEGLI ELABORATORI
A ciascun utente o incaricato del trattamento è attribuito un codice identificativo personale per
l’utilizzazione dell’elaboratore. Lo stesso codice non è, neppure in tempi diversi, assegnabile a persone
diverse.
ART. 9.05 SOFTWARE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO
Il sistema di protocollo informatico è attualmente gestito dal software Protocol della società Insiel. Di
questo è disponibile presso il servizio archivistico manuale e caratteristiche tecniche.
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SEZIONE 10 ACCESSO E PRIVACY
ART. 10.01 PROCEDURE PER L’ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E LA TUTELA DEI
DATI PERSONALI E SENSIBILI
Il Comune di Bracciano garantisce da un lato l’accesso il più ampio possibile ai documenti amministrativi
e d’altro canto la tutela dei dati personali e sensibili, riconoscendo in tal modo diritti entrambi
costituzionalmente fondati, per quanto talvolta apparentemente contrapposti.
Il Comune di Bracciano in materia ha elaborato:
- Regolamento sul diritto di accesso dei cittadini agli atti e ai documenti amministrativi, approvato con
deliberazione consiliare;
- Documento programmatico sulla sicurezza, approvato con deliberazione della Giunta comunale che
comprende l’aggiornamento annuale del Piano operativo per le misure di sicurezza minime in ordine
al trattamento dei dati sensibili e personali;
Lo spirito della normativa in vigore prevede che la materia sia rigidamente regolamentata e che siano
indicate le tipologie documentarie escluse dalla consultazione ordinaria.
L’elenco dettagliato sarà disponibile nell’immediato futuro, appena sarà terminata la rilevazione
aggiornata dei procedimenti amministrativi e dei connessi documenti previsti nell’iter procedimentale.
Regolamentare la consultazione è esigenza connessa anche con la tutela del materiale, della sua
autenticità e integrità.
Merita chiarire preliminarmente alcuni principi e procedure, che costituiscono un punto di riferimento per
chi opera nel Comune di Bracciano.
Le problematiche connesse all’accesso e alla tutela della riservatezza riguardano tutte e tre le fasi di vita
dei documenti.
Difatti i casi di consultazione dei documenti possono essere molteplici:
1) consultazione interna all’ente produttore.
Ogni dipendente del Comune può consultare i documenti relativi ad affari di propria competenza ad
esso assegnati e quei documenti di carattere generale e infrastrutturale necessari a concludere il
procedimento. I dipendenti, in quanto funzionari pubblici, sono tenuti a rispettare il segreto d’ufficio
e quindi a non divulgare notizie di natura riservata, a non trarre profitto personale o a procurare
danno a terzi e all’amministrazione di appartenenza dalla conoscenza di fatti e documenti riservati.
Resta inteso che finché l’unità organizzativa responsabile del procedimento amministrativo è anche
responsabile della conservazione dei documenti relativi, può accedere alla documentazione senza
filtri di sorta. Ma, esistendo un servizio di conservazione accentrata dell’archivio di deposito e
dell’archivio storico, i dipendenti del Comune hanno il diritto di consultare i documenti relativi ad
affari di loro competenza, ma devono soggiacere a precise procedure di richiesta e di riconsegna del
materiale.
2) consultazione di terzi per fini amministrativi.
Si fa riferimento allo specifico Regolamento comunale già citato.
3) consultazione di terzi per fini di ricerca storico-scientifica.
Può riguardare anche documenti di data molto recente. La consultazione a fini di ricerca è gratuita,
ex art. 101 del D. lgs. 490/99. Per quanto riguarda i documenti costituenti l’archivio storico, il
Servizio archivistico ha predisposto la modulistica per la richiesta di accesso alla sala di studio, per
la richiesta dei pezzi, per la riproduzione.
Con riferimento alla normativa statale, i documenti del Comune di Bracciano sono liberamente
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consultabili, ad eccezione:
di quelli di carattere riservato relativi alla politica estera o interna dello Stato, che divengono
consultabili 50 anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene;
- di quelli contenenti taluni dati sensibili, che diventano consultabili 40 anni dopo la chiusura del
fascicolo che li contiene;
- di quelli contenenti taluni dati sensibili (noti in gergo come “sensibilissimi”), idonei a rivelare lo
stato di salute o la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili 70
anni dopo la chiusura del fascicolo che li contiene; la consultazione dei documenti contenenti dati
sensibili può essere autorizzata anche prima della scadenza dei termini prescritti dalla legge, purché
ci si attenga alle norme contenute nel Codice di deontologia e buona condotta già citato.
Poiché «il trattamento di dati personali per scopi storici, di ricerca scientifica o di statistica è
compatibile con gli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati e può essere
effettuato anche oltre il periodo necessario a questi ultimi scopi», ex art. 3 del D. lgs. 281/1999, i
dati raccolti dal Comune di Bracciano possono essere conservati nella separata sezione e formare
oggetto di ricerca, ex art. 5 del medesimo decreto.
In riferimento al Codice di deontologia e buona condotta già citato:
- chi fa ricerca storica e consulta documenti è autorizzato a utilizzare dati di carattere personale;
- l’osservanza del codice di deontologia costituisce condizione essenziale per la liceità del trattamento;
- il trattamento dei dati personali è connesso con la conservazione, l’ordinamento e la comunicazione
dei documenti conservati nell’archivio del Comune di Bracciano;
- la libertà di ricerca e il diritto allo studio e all’informazione deve armonizzarsi con il rispetto del
diritto alla riservatezza; in particolare chi conserva i documenti del Comune di Bracciano deve:
- adottare le modalità più opportune per favorire il rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della
dignità delle persone cui i dati si riferiscono;
- adoperarsi per il rispetto delle norme relative in materia archivistica;
- trattare i dati personali e sensibili con lealtà, correttezza, imparzialità, onestà, diligenza, trasparenza;
- favorire il recupero, l’acquisizione e la tutela dei documenti;
- tutelare l’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti;
- assicurare la libera fruibilità delle fonti;
- non usare per interessi privati le informazioni non disponibili ad utenti esterni;
- mantenere riservate le notizie e informazioni concernenti dati personali appresi nell’esercizio della
loro attività;
- favorire il diritto degli interessati all’aggiornamento, alla rettifica e all’integrazione dei dati,
garantendo però la distinzione delle fonti originarie dalla documentazione successivamente acquisita;
- mettere a disposizione idonei strumenti di ricerca che consentano la reperibilità delle notizie e delle
informazioni.
Gli utenti che utilizzano dati di carattere personale per condurre le loro ricerche devono osservare alcuni
obblighi relativi sia al momento della rilevazione dei dati sia al momento della loro diffusione:
- chiedere l’autorizzazione ad accedere in deroga ai documenti prima della scadenza dei termini di
libera consultabilità. La domanda va indirizzata al Ministero dell’interno, deve acquisire il parere del
Soprintendente archivistico per il Lazio e deve essere corredata da un progetto di ricerca, in cui si
illustrano gli obiettivi e le modalità di diffusione dei dati;
- non diffondere i nomi delle persone, utilizzare le sole iniziali, usare con ragionevolezza e onestà il
criterio della pertinenza;
- distinguere, per quanto concerne la diffusione, il risultato di analisi desunte da documenti e
l’interpretazione personale, rispettando il criterio di pertinenza, lasciando perciò cadere i dati e le
-
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informazioni non strettamente necessarie all’obiettivo della sua ricerca (il che significa che nel caso,
ad esempio, di analisi dell’operato pubblico di una persona, dovrà tralasciare i particolari di natura
strettamente privata ininfluenti sulle scelte afferenti alla vita pubblica).
Chi fa ricerca è esentato dall’obbligo dell’informativa, se essa necessita un dispiego di energie
sproporzionato all’obiettivo. Non potrà trasmettere a terze persone i dati accessibili solo su
autorizzazione.
Copia del Codice di deontologia e buona condotta verrà comunicata dal Servizio archivistico nelle sue
differenti articolazioni agli utenti.
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SEZIONE 11:TRASMISSIONE E RICEZIONE DOCUMENTI
ART 11.01 TRASMISSIONE E RICEZIONE PER VIA TELEMATICA DEI DOCUMENTI
INFORMATICI; INTEROPERABILITA’
Il Comune di Bracciano, con riferimento alla normativa in vigore12, ha attivato la casella istituzionale
di posta elettronica ([email protected]).
Si precisa che la normativa è in via di consolidamento e che perciò questa sezione del manuale di
gestione verrà in seguito implementata, estesa, modificata in relazione agli scenari sia normativi sia
tecnologici che verranno a consolidarsi in applicazione della normativa citata.
Alla casella istituzionale di posta elettronica del Comune di Bracciano possono pervenire le seguenti
tipologie di documenti informatici:
1. documenti sottoscritti mediante la firma digitale qualificata
2. documenti con firma elettronica e documenti con firma elettronica avanzata
3. documenti sottoscritti da autori identificati mediante l’uso della carta d’identità elettronica o carta
nazionale dei servizi
4. documenti trasmessi da altre p.a. e conformi alle direttive relative alla interoperabilità
5. documenti elettronici generici
Allo stato attuale, in attesa del consolidarsi degli scenari normativi e tecnologici, i documenti
informatici che perverranno alla casella istituzionale di posta elettronica del Comune o alla casella di
posta certificata, verranno trattati dal Protocollo generale con le medesime procedure usate per i
documenti cartacei (registrazione a protocollo, classificazione, smistamento, assegnazione,
fascicolazione).
Il Protocollo generale, dotato dei dispositivi atti ad accertare l’autenticità e la integrità del documento,
provvede alla stampa dello stesso indicando e riportando su tale copia cartacea i riferimenti di
autenticazione e identificazione.
Il documento stampato viene protocollato come la posta cartacea e segue le stesse modalità di
smistamento, assegnazione e fascicolazione già descritte.
I documenti informatici vengono altresì allegati, in chiaro (= decrittografati), alla registrazione di
protocollo effettuata.
L’utente ha così la possibilità di vedere il documento a video senza ricorrere alla copia cartacea.
I documenti pervenuti alla casella di posta elettronica istituzionale o certificata che siano identificati
come documenti sottoscritti con firma digitale qualificata, vengono, immediatamente dopo il momento
della registratura di protocollo, archiviati su supporti non riscrivibili e tenuti a disposizione.
L’archiviazione e la conservazione segue e rispetta tutte le norme tecniche esistenti al riguardo. Altresì
si provvede alle attività di marcatura temporale e alla estensione della marcatura temporale come
previsto dalla legge.
Il Protocollo generale provvede periodicamente a rimuovere dalla casella istituzionale di posta
elettronica o certificata i documenti pervenuti.
I documenti che pervengono da altre P.A. seguono le stesse regole generali suindicate.
Le operazioni di registrazione sono automatiche, se sono rispettate le regole della interoperabilità.
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SEZIONE 12 DISPOSIZIONI FINALI
ART. 12.01 REVISIONE E AGGIORNAMENTO
Il presente Manuale è rivisto e aggiornato, ordinariamente, su proposta del RPI.
ART. 12.02 ENTRATA IN VIGORE
Le disposizioni contenute nel presente Manuale entrano in vigore il 1° ottobre 2012.
Le modifiche ed aggiornamenti entrano in vigore dalla data di esecutività della deliberazione di
approvazione.
ART. 12.03 PUBBLICAZIONE E DIVULGAZIONE
Il Manuale è reso pubblico tramite la sua diffusione sul sito Internet e sull’Intranet del Comune di
Bracciano.
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SEZIONE 13 ELENCO ALLEGATI
Il presente Manuale di gestione del sistema documentario (protocollo informatico ,flussi documentali e
archivio) è corredato dai seguenti allegati:
1) Documenti soggetti a registrazione particolare;
2) Piano di classificazione;
3) Schema riassuntivo del piano di classificazione;
4) Prontuario per la classificazione;
5) Linee guida per l’organizzazione di fascicoli e delle serie documentali
6) Piano di conservazione;
7) Archivio di deposito allegato 7/a;
8) Archivio di deposito allegato 8/b;
9) Archivio di deposito allegato 9/c
10) Linee guida per la redazione dell’oggetto e delle anagrafiche del protocollo (Le raccomandazioni di
Aurora
a
cura
del
Gruppo
interistituzionale
Aurora,
Padova,
CLUEP,
2009,
http:/www.unipd.it/archivio/progetti/aurora).
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