Istruzione operativa
I08 (ex P12I01)
Versamento dei documenti dall’archivio corrente
all’archivio di deposito
Responsabile processo:
Segretario generale
Strutture interessate:
tutte
Edizione
4
aggiornamento modalità operative
Data
03 mar 2015
Data
Data
03 mar 2015
Data
03 mar 2015
Data
03 mar 2015
G. Tedeschi
Redattore
Firma
Responsabile funzione
Firma
Responsabile processo
Firma
R. Zanon
Responsabile qualità
Firma
P. Vedovato
Segretario generale
Firma R. Zanon
Protocollo n 4442 data 04 mar 2015
1. Versamento dei documenti dall’archivio corrente all’archivio di deposito:
Periodicamente ogni struttura e ogni singola commissione (quest’ultima di norma a
conclusione della legislatura) devono conferire al responsabile dell’archivio i fascicoli relativi
ad affari e procedimenti amministrativi conclusi, o in ogni modo non più oggetto di trattazione
corrente, curandone il relativo elenco di versamento.
La struttura versante, attraverso un funzionario responsabile o un suo delegato, deve fare in
modo che i fascicoli siano preventivamente sfoltiti a seguendo le modalità di seguito
descritte:
 eliminare:
 stampati in bianco;
 depliant, opuscoli a stampa non attinenti in modo rilevante alle pratiche;
 libri e giornali;
 oggetti vari di cancelleria, agende personali, timbri, etc.;
 fotografie, floppy, disegni tecnici piegati;
 fotocopie e brutte copie.
 ordinare le carte in volumi, buste, fascicoli 1 legati evitando l’uso di elastici, spilli,
raccoglitori di fogli in plastica trasparente a diretto contatto con il documento, usando
punti metallici nichelati e graffette antiruggine, fettuccia in tela;
 raccogliere i pezzi in scatoloni, precedentemente numerati, all’interno dei quali deve
essere inserita una copia dell’elenco del materiale contenutovi;
 mettere all’esterno di ogni scatolone elenco del contenuto;
 redigere un elenco-verbale di versamento, in duplice copia, di tutta la documentazione
che si intende versare con indicazioni l’ufficio di competenza, l’affare trattato o la serie
di atti, estremi cronologici e la quantità e lo scatolone in cui è contenuto;
 consegnare la duplice copia dell’elenco-verbale di versamento all’Unità protocollo e
archivio perché questo prima di tutto possa predisporre lo spazio per accogliere il
materiale, e possa anche controllare se il materiale versato corrisponde a ciò che è
stato dichiarato (una copia verrà resa controfirmata dal responsabile dell’Unità archivio
e protocollo dopo le verifiche).
Al momento del passaggio all’archivio di deposito il responsabile dell’Unità archivio e
protocollo procede alla verifica dell’archiviazione corretta avvenuta nell’archivio corrente,
controllando cioè l’avvenuta raccolta dei documenti in fascicoli.
Non si accetteranno carte sciolte, né miscellanee ma ogni documento deve essere inserito in
un fascicolo preciso sulla scorta di quanto individuato nella fase di riordino.
1
Non sembra superfluo ricordare che ogni affare trattato e tutti i procedimenti amministrativi danno luogo ad un
fascicolo. Con fascicolo si intende il complesso dei documenti relativi ad un determinato affare o afferenti ad un
medesimo procedimento amministrativo. L’esaurimento del procedimento amministrativo, cioè la data di
chiusura del rispettivo fascicolo, si riferisce alla data dell’ultimo documento prodotto, cioè del documento che
conclude il procedimento amministrativo stesso. Per fascicolazione si intende l’inserimento del documento in un
apposito fascicolo. I documenti sono conservati all’interno del fascicolo, secondo l’ordine progressivo di
registrazione, cioè di sedimentazione (il documento più datato è sul fondo), secondo il numero di protocollo ad
essi attribuito o, se assente, secondo la propria data.
Istruzione operativa
Edizione N 3
codice di identificazione
Data 5 mar 2015
I08 ( ex P12I01)
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Ogni struttura o commissione individuano le serie e le sottoserie precise in cui si articola la
documentazione in base al titolario in vigore, ossia i raggruppamenti di documenti con
caratteristiche omogenee sia per l’oggetto e la materia trattati.
L’archivio ha in questo modo un’organizzazione seriale rispecchiata dalla posizione fisica del
materiale e assicura l’ordinamento della documentazione e il rapido recupero delle carte a
scopi amministrativi e di ricerca.
La richiesta per il trasporto fisico del materiale presso l'archivio di deposito deve essere
inoltrata, tramite lettera, al dirigente della struttura competente per la logistica e al
responsabile dell'Unità archivio e protocollo.
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2. Allegati
•
Modulo I08Mu01 - Elenco e verbale di versamento
•
Modulo I08Mu02 - Elenco di consistenza
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Edizione N 3
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Modulo I08Mu01 – Ed. 02 del 05 mar 2015
Archivio del Consiglio regionale del Veneto
ELENCO e VERBALE DI VERSAMENTO
Il sottoscritto___________________________ _________dipendente di codesta
amministrazione con la qualifica di _________________________________
appartenete all ___________________________________________
CHIEDE
di poter versare presso il deposito d’archivio di Marcon la seguente documentazione, opportunamente
sfoltita:
tipologia documentaria
Data di consegna
_______________
contenitore
n. buste
estremi cronologici
il dichiarante
_______________
Il responsabile dell’archivio
________________________
Modulo I08Mu02 – Ed. 02 del 05 mar 2015
Archivio del Consiglio regionale del Veneto
ELENCO DI CONSISTENZA SCATOLONE
Struttura / commissione_________________________________
Elenco di consistenza scatolone n.
n.
busta/fascicolo
titolo esterno della
busta
titolo fascicoli con
classificazione
estremi cronologici
NOTE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Data___________________
Il responsabile
__________________________