FREE CHAPTER
ROMAGNA HARLEY GROUP
- Italy -
Regolamento Interno Redatto come da Statuto Art. 21.2 alla lettera “ D”.
Versione allineata con lo Statuto Free Chapter
ANNO 2013
- IL GRUPPO -
ROMAGNA HARLEY GROUP – ITALY - è un’associazione a spirito familiare, apolitica, non
legata direttamente o indirettamente ad Harley Davidson Motor Company; è semplicemente
un’associazione per possessori e simpatizzanti, Soci appartenenti all’ HARLEY OWNERS GROUP
di seguito nominata H.O.G. ; per quanto non esplicitato nel presente regolamento Interno si
rimanda allo Statuto Free Chapter e dell’Associazione Romagna Harley Group di seguito
nominata “R.H.G.”.
I requisiti indispensabili per diventare Socio del R.H.G. sono:
●
Essere socio ed in regola con l’iscrizione annuale alla H.O.G.
o avere l’iscrizione vitalizia denominata Life Member
●
Avere acquistato dal rivenditore autorizzato il gilet ufficiale in pelle di colore nero con
impunture e lacci laterali di colore rosso pompeiano. (Colori ufficiali del Free Chapter
R.H.G.)
Sul gilet ufficiale per i soci effettivi, devono essere apposte solamente le seguenti Patch:
●
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Parte anteriore sinistra (da altezza spalla, verso il basso)
● l’aquila emblema della H.O.G
● per le donne Patch H.O.G. oppure H.O.G. Ladies of Harley
● patch colori del gruppo e relative cariche .
●
Parte anteriore destra (da altezza spalla, verso il basso)
● nome o nickname del biker.
● pin socio H.O.G. o Pin Life Member e Pin anno associativo.
● patch della Bandiera Nazionale.
● Patch del gruppo che verrà data dopo un periodo di iscrizione e frequentazione
attiva nel gruppo, a descrizione del Direttivo e non può essere occupato da
nessun’altra Pin o Patch.
● All’altezza del taschino destro va applicata la Patch (Diamante) “63”.
●
Parte Posteriore (soci effettivi)
● l’Aquila emblema della H.O.G.
● Patch FREE CHAPTER.
● Patch ROMAGNA HARLEY GROUP FORLI’ ITALY
●
Parte Posteriore (Prospect)
● l’Aquila emblema H.O.G.
● Patch FREE CHAPTER.
- IL DIRETTIVO Il GRUPPO si avvale ed è amministrato da una e unica struttura organizzativa, di seguito
denominata "DIRETTIVO", avendo unici poteri decisionali su tutto il Gruppo di cui fanno parte le
seguenti figure:
●
DIRECTOR: designato ogni due anni dai soci riuniti in “Assemblea Generale”, tramite
votazione per alzata di mano, ed è il Responsabile del Gruppo, fa rispettare i regolamenti,
conduce i meeting di Gruppo, gestisce e coordina le funzioni attribuite ai diversi “Officers”;
●
ASSISTANT DIRECTOR: è nominato dal DIRECTOR, lo assiste nello svolgimento delle
sue funzioni, e in assenza del DIRECTOR ne assume i pieni poteri.
●
TREASURER: è nominato dal DIRECTOR ed è responsabile della gestione finanziaria del
GRUPPO. In particolare provvede alla raccolta delle quote di iscrizione al GRUPPO ed agli
eventi, nonché ai relativi pagamenti.
●
SECRETARY: è nominato dal DIRECTOR ed è responsabile della gestione amministrativa
del GRUPPO. In particolare, provvede all’iscrizione dei nuovi Soci, cura i rinnovi annuali, si
interessa al materiale pubblicitario e quant’altro gli viene affidato dal DIRETTIVO.
ELEZIONI
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●
In caso di dimissioni del DIRECTOR le elezioni del nuovo DIRECTOR dovranno avvenire
per maggioranza dell’ ASSEMBLEA GENERALE, inoltre il nuovo DIRECTOR per potersi
insediare dovrà essere approvato dal FREE BOARD Nazionale, in caso di esito negativo
decade automaticamente e si procederà a nuove elezioni.
●
Le candidature alla carica di DIRECTOR dovranno essere presentate al DIRETTIVO
quindici giorni prima delle elezioni, e il candidato deve avere le seguenti caratteristiche:
● Esperienza maturata nel mondo H.O.G. nella gestione di un gruppo,
● Essere un socio dal comportamento integro e non aver mai creato problemi
all’interno del Gruppo,
●
●
Dare la massima affidabilità e disponibilità nella gestione del Gruppo e nel
presenziare alle riunioni dei Free Chapter Italiani ed Europei.
Essere costantemente in regola con la tessera H.O.G. e con la tessera R.H.G.
Il DIRETTIVO è l’ organo incaricato a valutare e approvare le candidature.
Le cariche di ASSISTANT DIRECTOR, TREASURER e SECRETARY rimarranno in carica
anche con l’insediamento del nuovo DIRECTOR.
In caso di problemi persistenti con un membro all’ interno del DIRETTIVO si procederà con
voto a maggioranza del DIRETTIVO stesso per l’ espulsione del Membro.
In caso di dimissioni di un membro del DIRETTIVO saranno il DIRECTOR ed i restanti
membri del DIRETTIVO a nominare un successore.
- GLI OFFICERS Il DIRETTIVO prevede le seguenti cariche aggiuntive, denominate “Officers”, nominate dal
Direttivo stesso, e ogni carica di Officers dovrà sottoporre le proprie iniziative al Direttivo che
valuterà e darà mandato.
●
ACTIVITY OFFICERS: sono responsabili dell’organizzazione e gestione degli eventi, per i quali
formulano proposte al Direttivo e sottopongono allo stesso idee per nuove iniziative;
●
HEAD ROAD CAPTAIN: è il responsabile dei “Road Captains” e coordina il Gruppo durante i
run;
●
ROAD CAPTAINS: sono responsabili della pianificazione dei percorsi stradali e della
conduzione dei Soci lungo il percorso previsto;
●
WEBMASTER: è responsabile della creazione, organizzazione e manutenzione costante del
sito Web del GRUPPO, previa approvazione da parte del DIRETTIVO;
●
EDITOR: è responsabile dell’assemblaggio ed organizzazione di materiale scritto, orale ed
elettronico per le pubblicazioni previste dal GRUPPO, previa approvazione da parte del
DIRETTIVO;
●
PHOTOGRAPHER: è responsabile della “immagine” del GRUPPO (fotografie, video, etc.),
dell’archiviazione e conservazione del diverso materiale e del suo corretto uso, anche per la
pubblicazione sul sito del GRUPPO;
- I SOCI •
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SOCIO EFFETTIVO:
Si tratta di tutti i possessori di Harley Davidson (o i loro
passeggeri) regolarmente iscritti H.O.G. e al R. H. G. che abbiano già superato un
periodo (Valutato dal Direttivo) di frequentazione attiva e positiva nel gruppo, tale
condotta di frequentazione, collaborazione e di attività nel gruppo deve essere mantenuta
nel tempo. Il socio effettivo qualora abbandonasse il gruppo per decisione propria o per
altri motivi (allontanamento, espulsione ecc.) è OBBLIGATO a consegnare le Patch Free
Chapter e R.H.G., potrà invece decidere se tenere oppure riconsegnare il gilet, in tal caso
verrà rimborsato del 50% del costo sostenuto all’ acquisto.
•
SOCIO PROSPECT:
Tutti i possessori di Harley Davidson (o i loro passeggeri)
iscritti alla H.O.G, che sono in regola con l’iscrizione al R.H.G. che non hanno ancora
ricevuto la patch del FREE CHAPTER R.H.G. I PROSPECT, ad insindacabile giudizio del
consiglio DIRETTIVO, saranno ammessi come Soci effettivi dopo un periodo di prova
(stabilito dal Direttivo) durante il quale dovranno dimostrare il loro interesse a partecipare
attivamente agli eventi organizzati. La non partecipazione e collaborazione continuativa
ad eventi ufficiali importanti può far slittare l’ammissione a socio effettivo anche a tempo
indeterminato; è insindacabile facoltà del CONSIGLIO DIRETTIVO fare eccezioni per soci
particolarmente attivi ma costretti, da motivi di comprovata forza maggiore, ad una minore
frequenza. L’iscrizione come socio PROSPECT non da in nessun caso diritto a ricevere la
Patch del R.H.G. ed a diventare socio effettivo. Qualora il PROSPECT non avesse i
requisiti per far parte ufficialmente del R.H.G., è OBBLIGATO a consegnare le Patch Free
Chapter e R.H.G., potrà invece decidere se tenere oppure riconsegnare il gilet, in tal caso
verrà rimborsato del 50% del costo sostenuto all’ acquisto.
- QUOTE D’ISCRIZIONE La quota associativa per i Soci è stabilita annualmente
Detta quota, valida per l’intero anno cui si riferisce, dovrà essere versata direttamente al
TREASURER del GRUPPO dopo aver firmato per accettazione i sotto elencati moduli:
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modulo di iscrizione
modulo di liberatoria
regolamento interno del GRUPPO
La quota Associativa include:
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Calendario degli eventi;
Elenco del Direttivo;
Tessera annuale del GRUPPO;
Spilla del gruppo;
Accesso all'area “riservata” sul sito del GRUPPO;
Diritto di partecipare agli eventi del GRUPPO e di ricevere i notiziari, le comunicazioni
postali, e-mail ed SMS.
- RINNOVO QUOTE D’ISCRIZIONE La quota associativa di rinnovo annuale dovrà essere versata tramite bonifico bancario oppure
direttamente al TREASURER del GRUPPO.
E’ compito del Socio (effettivo o prospect) far pervenire alla Segreteria del Romagna Harley Group
nei termini stabiliti i seguenti documenti:
● Modulo di iscrizione per l’anno in corso.
● Contabile di pagamento della quota d’iscrizione.
● Modulo di accettazione del regolamento (in caso di variazioni dello stesso)
I moduli devono essere firmati per accettazione e completati con il pagamento della quota
associativa.
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Decorso il termine di scadenza , il socio (effettivo o prospect) sarà considerato dimissionario,
pertanto è OBBLIGATO a consegnare le Patch Free Chapter e R.H.G; potrà decidere se tenere
oppure riconsegnare il gilet, in tal caso verrà rimborsato del 50% del costo sostenuto all’ acquisto.
- REGOLE D’ IMPOSTAZIONE Direttivo: I Soci che compongono il Direttivo sono consapevoli delle responsabilità e degli obblighi
che si assumono. Si impegnano a svolgere le mansioni previste dal ruolo assunto, in modo
continuativo ed in sintonia con il DIRECTOR, favorendo l'unità nella vita del GRUPPO e dando
assistenza ai Soci.
Officers: I Soci che fanno parte degli Officers ricevono la carica dal Direttivo e sono consapevoli
delle responsabilità e degli obblighi che si assumono. Si impegnano a svolgere le mansioni
previste dal ruolo assunto, in modo continuativo ed in sintonia con il Direttivo, favorendo l'unità
nella vita del GRUPPO e dando assistenza ai Soci.
●
I Soci devono sostenere le scelte del Direttivo e partecipare alla vita del GRUPPO.
●
Non è ammessa la cessione delle Patch identificative H.O.G. e Free Chapter a terzi.
●
Sono ammesse solo le Patch identificative H.O.G. “HARLEY OWNERS GROUP,e quelle del
Free Chapter Romagna Harley Group; queste vanno cucite in modo adeguato sul gilet, che
verrà obbligatoriamente indossato in occasione di tutti gli eventi ed attività a cui partecipa il
GRUPPO (Raduni, Run , ritrovi serali etc.). Sul gilet non sono ammesse altre patch/pins/ o
simboli.
●
Tutti i Soci si impegnano a partecipare in maniera positiva e propositiva alla vita del GRUPPO,
tenendo un atteggiamento di reciproca correttezza, empatia e lealtà, adoperandosi per far
sentire a proprio agio gli eventuali “Ospiti” e mantenendo sempre un comportamento corretto,
tollerante e cortese verso l’esterno. Inoltre, stimoleranno e promuoveranno la partecipazione di
nuovi soci. Saranno infine tenuti a segnalare discretamente ed esclusivamente al DIRETTIVO,
situazioni, fatti e inadempienze che a proprio giudizio possano influire negativamente sulla vita
di relazione e/o immagine del GRUPPO.
●
E’ fatto inoltre espresso divieto ai soci di fondare, alimentare o sponsorizzare gruppi e/o
associazioni in contrasto con le regole del R.H.G. e di appartenere ad altri chapters.
L’inosservanza di queste regole potrà causare l’espulsione.
●
Tutti i soci che avessero necessità di chiarimenti e/o spiegazioni su argomenti di interesse
collettivo dovranno rivolgersi esclusivamente al DIRETTIVO.
●
Non è ammessa la cessione del Gilet della spilla e della patch del Free Chapter Romagna
Harley Group se non agli aventi diritto e comunque solo dopo essere stati autorizzati dal
DIRETTIVO.
Romagna Harley Group è un GRUPPO aperto, pertanto i Soci non potranno in alcun modo tenere
un comportamento atto ad escludere alcun Socio dalla vita del GRUPPO stesso, né far trasparire
che un altro Socio non sia personalmente gradito, influenzando così in maniera negativa lo spirito
e l’immagine del GRUPPO.
Solo il DIRETTIVO ha facoltà di comunicare al Socio l’esistenza di problemi e/o relazionali
comportamentali, concordando insieme le azioni che verranno ritenute più appropriate.
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- REGOLE DI STRADA Durante gli spostamenti in moto, i Soci devono rispettare l’andamento del gruppo, viaggiando in
modo ordinato e aiutandosi in caso di necessità. Dovranno altresì rispettare il Codice della strada,
mantenendo un comportamento che non sia di intralcio al traffico e seguendo scrupolosamente le
indicazioni dei “Road Captains”.
Per motivi organizzativi e di Sicurezza, nessun Socio, per l’intero percorso determinato in
“partenza e arrivo”, potrà lasciare il gruppo (se non dopo aver avvertito un membro del Direttivo, o
in mancanza di esso un Officer)
Al momento della partenza, sarà cura dei “Road Captains” organizzare l’ordine della colonna.
Durante gli spostamenti in moto, i Soci non dovranno mai cambiare l’ordine assegnato in colonna
e comunque mai superare i veicoli che precedono.
(Al riguardo si raccomanda un’attenta lettura dell’apposito opuscolo “Regole di Guida” reperibile sul sito “H.O.G. Italia” – http://members.hog.com/)
- ATTIVITA’ DEL GRUPPO (Raduni/Run nazionali ed internazionali) ●
Le quote di partecipazione per i diversi eventi organizzati a cura del GRUPPO, dovranno
essere obbligatoriamente versate dal Socio ENTRO E NON OLTRE LA DATA CHE GLI E’
STATA COMUNICATA, tale importo va versato con bonifico bancario intestato Al Romagna
Harley Group IT, o direttamente al TREASURER.
●
Non è previsto alcun rimborso a favore di Soci che, nel corso dell’evento, dovessero
autonomamente decidere di non proseguire il “RUN” oppure, in seguito a comportamenti
particolarmente scorretti o comunque lesivi del buon nome del GRUPPO, fossero allontanati
dal “RUN” stesso a cura del DIRECTOR o da un membro autorizzato del Direttivo;
●
In caso la mancata partecipazione non ad un evento non venisse comunicata in tempo utile per
effettuare le opportune cancellazioni e disdette verrà trattenuta una cifra non inferiore al 50%
della quota di prenotazione, a titolo di rimborso delle spese e/o degli impegni economici assunti
dal GRUPPO;
●
Per determinati eventi (Raduni, Run e tutte le attività organizzate dal GRUPPO) potrà essere
richiesta una quota di anticipo, a titolo di conferma della prenotazione, quale “caparra
cofirmataria“ da versare ad alberghi, ristoranti, etc.;
●
Qualora il GRUPPO fosse chiamato a versare l’intera somma prevista per un Socio assente, lo
stesso sarà tenuto a rimborsare il GRUPPO per l’intero ammontare;
●
E’ compito dei Soci cui spetta un rimborso contattare il TREASURER per il pagamento;
●
Trascorsi 30 giorni dalla data dell’evento, nessun rimborso sarà più esigibile da parte dei Soci;
●
Le quote di rimborso non sono utilizzabili come credito per la prenotazione di altri eventi;
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●
Non saranno ritenute valide prenotazioni per cui non siano state pagate in tempo utile le
relative quote o le stesse siano incomplete;
●
Il TREASURER è responsabile unicamente delle somme ricevute per prenotazioni;
●
Il DIRETTIVO si fa carico delle prenotazioni unicamente per agevolare i Soci tenendo conto
delle particolarità e caratteristiche dell’evento;
●
I Soci che dovessero desiderare sistemazioni di qualità superiori o inferiori saranno tenuti a
provvedere personalmente alle proprie prenotazioni;
●
Il Socio che volesse partecipare ad un determinato evento dovrà attenersi rigorosamente ai
tempi ed alle modalità di iscrizione previste dal Direttivo;
●
Gli ospiti e passeggeri/e che intendono fare rimostranze nei confronti del DIRETTIVO o
comunque dell’organizzazione, devono farsi rappresentare dal socio biker che li ha inviati a
partecipare all’evento e non possono effettuare lamentele dirette.
●
Non saranno ritenute valide rinunzie comunicate tramite terzi;
●
I Soci non possono chiedere sconti sulla quota di partecipazione di eventuali bambini, se non
previsti e specificati nei programmi degli eventi;
●
I Soci Effettivi e i Prospect sono tenuti ad informarsi su tutto ciò che riguarda la vita sociale
ricreativa e logistica del gruppo, eventi, orari, modifiche, aggiornamenti in genere e punti
d’incontro, mettendosi in contatto con gli Activity Officers od un membro del Direttivo e
visionando il sito ufficiale del gruppo www.romagnaharleygroup.com;
●
E’ stabilito in 15 minuti il tempo massimo di attesa dei ritardatari;
●
Il Socio è tenuto a presentarsi alle partenze degli eventi con il pieno di carburante già fatto.
●
IL DIRETTIVO deciderà di volta in volta l’eventuale necessità di rimborsare le spese di
rappresentanza ed il relativo ammontare.
NOME ________________________________________________________________________
COGNOME_____________________________________________________________________
Firma del socio per accettazione __________________________________________________
LUOGO________________________________________________________________________
DATA_________________________________________________________________________
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