Standard Produttività 2010 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Scopo dell’applicazione è fornire uno strumento in grado di estrarre ed elaborare i dati necessari per il calcolo della percentuale indicativa del Coefficiente di Produttività (CP) degli Uffici Provinciali dell’Ente. Il programma riceve in input una serie di dati rappresentativi delle attività dell’ufficio (che nel seguito dettaglieremo), applica una formula attribuendo a ciascun carico lavorativo il corrispettivo “peso” in termini di tempo di lavorazione e restituisce il Coefficiente espresso in valore percentuale, in modo da rappresentare quanto l’ufficio ha fatto in termini di produttività. Si precisa che il “peso” è stato ricavato da una rilevazione effettuata a livello nazionale dal personale degli Uffici Provinciali, volta a determinare i tempi-medi di lavorazione. 2 CARICHI DI LAVORO Per ciascun Ufficio Provinciale vengono moltiplicati i carichi di lavoro, cioè i volumi di lavorazione, per il “peso teorico” di lavorazione di ogni singola attività ed il totale viene confrontato con le ore effettive di presenza del personale. Gli elementi necessari al calcolo sono quindi i seguenti: Carico CERTIFICAZIONI SP MULTIFUNZIONE ALTRE FORMALITA’ SP MULTIFUNZIONE 53 TELEMATICO INTERNO TELEMATICO ESTERNO FORMALITA’ DT ALTRE FORMALITA’ D’UFFICIO RISCONTRI ARTICOLO 101 33 FUORI STA ATTIVITA SALTUARIE AVVISI BONARI SOSPENSIONI GR ESENZIONI PH RIMBORSI ATTI ACCERTAMENTO ORE PRESENZA EFFETTIVA Legenda PRA Inserite da D.C. Risorse Umane e Organizzazione su indicazione degli Uffici Provinciali TASSE HR 3 CARICHI PRA – CERTIFICAZIONI Vengono conteggiate tutte le certificazioni emesse dall’Ufficio Provinciale fatta eccezione per i riscontri. – SPORTELLO MULTIFUNZIONE ALTRE FORMALITA’ Vengono conteggiate le formalità riscosse ed inviate in presentazione da uno stesso operatore, ad esclusione dei codici formalità 53. – SPORTELLO MULTIFUNZIONE 53 Vengono conteggiate le formalità 53 riscosse ed inviate in presentazione da uno stesso operatore. Pesano 1/5 dello Sportello Multifunzione Altre Formalità. – TOTALE TELEMATICO INTERNO Vengono conteggiate, per ogni ufficio, le formalità telematiche interne ad esclusione di quelle lavorate in regime di sportello multifunzione. – TOTALE TELEMATICO ESTERNO Vengono conteggiate, per ogni ufficio, le formalità telematiche presentate presso STA esterni. – FORMALITA’ DT Vengono conteggiate, per ogni ufficio, le formalità d’ufficio (41, 43). – ALTRE FORMALITA’ D’UFFICIO Vengono conteggiate, per ogni ufficio, le formalità di rettifica. – RISCONTRI Vengono conteggiate, per ogni ufficio, le formalità di riscontro. – ARTICOLO 101 Vengono conteggiate, per ogni singolo ufficio, le formalità di immatricolazione/rinnovo acquisite da tabulati trasmessi da DT. – 33 FUORI STA Vengono conteggiate, per ogni singolo ufficio, le formalità 33 acquisite da tabulati trasmessi da DT. 4 CARICHI TASSE – AVVISI BONARI Viene conteggiato, per ogni singolo ufficio, il numero delle lavorazioni di avvisi bonari. – SOSPENSIONI GR Viene conteggiato, per ogni singolo ufficio, il numero delle pratiche ‘giacenza rivenditore’ lavorate. – ESENZIONI PH Viene conteggiato, per ogni singolo ufficio, il numero delle pratiche ‘portatori di handicap’ lavorate. – RIMBORSI Viene conteggiato, per ogni singolo ufficio, il numero delle pratiche di rimborso definite. – ATTI DI ACCERTAMENTO/CARTELLE ESATTORIALI Viene conteggiato, per ogni singolo ufficio, il numero delle lavorazioni di atti di accertamento. N.B.: 1. le lavorazioni effettuate per gli Uffici Provinciali virtuali (Carbonia Iglesias, Monza Brianza, Barletta e Fermo) vengono conteggiate tra le lavorazioni degli uffici provinciali ‘madre’ (Cagliari, Milano, Bari e Ascoli Piceno); 2. gli atti di accertamento/cartelle esattoriali lavorati dagli Uffici Provinciali della Regione Toscana non su archivio ACI ma direttamente su archivio della Regione, entrano in procedura attraverso lo scorporo delle ore impiegate con riferimento a tale attività e comunicate alla Direzione Centrale Risorse Umane e Organizzazione dalla competente Direzione Regionale. A fronte di ciascuna attività, è stato rilevato un corrispondente tempo medio di lavorazione. Per alcune tipologie di attività sono stati rilevati tempi medi di lavorazione differenti in funzione delle dimensioni dell’ufficio. Sono pertanto definite fasce di uffici omogenei sulla base di: dimensione, struttura organizzativa e tempi di lavorazione. I dati relativi ai “pesi” confluiscono nell’applicazione, progettata per utilizzare dinamicamente questi valori. I dati di base da cui trarre il calcolo vengono ricavati dalle seguenti aree: PRA, TASSE, HR. In aggiunta esistono ulteriori informazioni provenienti sempre dagli uffici, ma caricate centralmente, che costituiscono il totale delle ore giornaliere dedicate ad attività saltuarie certificabili, come ad esempio la formazione effettuata in sede. 5 L’applicazione che effettua il calcolo della produttività, si avvale di un proprio archivio nel quale vengono fatti confluire tutti i dati di carico. Per avere il dato aggiornato è necessario che le informazioni siano consolidate e pertanto il CP deve essere estratto non prima di 6 giorni data. 6 DIREZIONE RISORSE UMANE E ORGANIZZAZIONE Impostazione lavorazioni standard Indicazione Pesi Indicazioni attività saltuarie certificabili Indicazione missioni Carichi Lavorazione PRA PRA ATTIVITA’ DI PROCESSO ATTIVITA’ DI SUPPORTO Carichi lavorazione Tasse TASSE ATTIVITA’ DI PROCESSO Archivio Produttività ATTIVITA’ DI SUPPORTO Ore HR PERSONALE Utente calcolo produttività 7 IL PROGRAMMA DI CALCOLO Il programma è un software a cui si accede dopo autenticazione del Centro Servizi. NAVIGAZIONE UTENTE: HOME Digitazione Utenza password Invio credenziali Verifica credenziali OK Visualizza Standard di Produttività NO OK 8 INTERFACCIA Di seguito una rapida carrellata di printscreen dell’applicazione. Autenticazione 9 Schermata catturata dopo l’inserimento delle date L’inserimento delle date è facilitato, nel senso che il programma si occupa di formattare in automatico la data inserita, secondo il formalismo gg/mm/aaaa (è possibile utilizzare per questo anche solo il tastierino numerico). Non appena digitate le date, il programma attiva una serie di controlli formali sulla validità delle stesse. Si rammenta che, pur essendo possibile estrarre il CP con riferimento anche ad una sola giornata, ai fini dell’accesso ai fondi previsti dalla contrattazione collettiva integrativa rilevano i soli bimestri pieni (gennaio-febbraio, marzo-aprile, etc.). Nei campi Fabbisogno extra (giornaliero) vengono caricate e visualizzate in automatico le informazioni relative alle attività di supporto (per ogni voce vengono indicati i minuti giornalieri dedicati alla rispettiva attività). In basso a destra, nel frame del Fabbisogno extra (giornaliero), viene riportata la scritta “v. 2010”; cliccandoci sopra, in message box, viene evidenziata la versione del programma in uso. Ciò può essere utile per verificare, con l’assistenza, l’eventuale allineamento o disallineamento di versione. 10 In caso di presenza di ore dedicate ad attività saltuarie certificabili, vengono generati sottoperiodi e la form appare nel seguente modo. Nella maschera sopra riportata, il periodo indicato contiene una data di lavorazione con ore di attività saltuarie certificabili; di conseguenza la procedura divide il periodo complessivo in sottoperiodi e per ciascuno di essi mostra i dati relativi alle ore di presenza effettiva ed i dati (dato giornaliero moltiplicato per giorni del sottoperiodo) delle attività che compongono il fabbisogno extra. Con i tasti “<” e “>” è possibile ‘navigare’ all’interno dei periodi trovati. Pertanto, è possibile estrarre il CP con riferimento sia all’intero periodo - attraverso il pulsante Media Pond. – che ai singoli sottoperiodi. *** Si ricorda che la richiesta di scorporo ore per attività saltuarie certificabili deve essere inviata al gruppo di posta elettronica 00_PRODUTTIVITA’ entro la prima decade del mese successivo alla chiusura del bimestre (es.: per il bimestre gennaio-febbraio, la richiesta deve essere inoltrata entro il 10 marzo). Superato detto termine, non sarà più possibile prendere in considerazione la richiesta in quanto vengono meno i tempi tecnici minimi per l’erogazione del connesso compenso incentivante secondo le cadenze stabilite dalla contrattazione collettiva integrativa di Ente. 11 Di seguito, a titolo meramente esemplificativo, si elencano alcune fattispecie che richiedono uno scorporo di ore: ore di formazione e/o addestramento effettuate all’interno del proprio Ufficio Provinciale debitamente attestate; gestione Sito Web; Commissione sorveglianza archivi all’interno dell’Ufficio; supporto ad ispezione Procura della Repubblica; verifica controllo qualità portatori handicap/esenzioni tasse; recupero IPT Dlgs 446/1997 (solo per smaltimento arretrato creatosi fino al 31.8.2010); gestione, controllo e spedizione di formalità lavorate e giacenti presso gli sportelli (indicare il numero delle formalità di riferimento); scarto atti periodico (non attività propedeutica). 12 Cliccando sul pulsante “Elabora” si avvierà il calcolo del CP ed il programma andrà a reperire dall’archivio della produttività - per ciascun sottoperiodo – l’insieme dei volumi di carico, applicherà la formula di carico e determinerà un CP per ogni sottoperiodo e calcolerà la media ponderata dei CP rilevati; infine comparirà la prima maschera con i valori analitici rilevati per ciascun sottoperiodo: Con i pulsanti “<” e “>” sarà possibile navigare nei sottoperiodi trovati, per avere i rispettivi: √ periodi di riferimento, √ dati relativi al personale, √ valori determinati dal calcolo dei volumi, √ attività di supporto (in ore), √ Coefficiente di Produttività. Se invece si vuole il valore totale pesato, allora si potrà cliccare sul pulsante Media Pond. che restituirà il totale di periodo, ovvero il prospetto riepilogativo generale. 13 In assenza di sottoperiodi legati, come detto, alla presenza di ore dedicate ad attività saltuarie certificabili, la procedura calcolerà direttamente il CP del periodo senza effettuare ponderazioni. 14 Riepilogo generale con stampa a video del CP medio ponderato 1. 2. 3. 4. 5. 1. Numero ore di presenza effettiva. Il campo riporta le ore di presenza effettiva di tutti i dipendenti in obbligo di timbratura. Non rilevano le timbrature del personale sottoelencato: i Direttori degli Uffici Provinciali, i vicari, ove presenti, i formatori, il personale della rete DSI, il personale della rete DSD, il personale del Centro di competenza amministrativo-contabile. Inoltre, poiché sono utili ai fini del calcolo le sole ore di presenza effettiva, non rilevano i seguenti codici: permesso portavalori (cod. 01), permesso per servizio a giorni e ad ore (codd. 27 e 26), 15 missione a giorni e ad ore (codd. 83 e 85), permessi ed assemblee sindacali. L’elenco che precede non è esaustivo ma meramente esemplificativo dei codici di assenza più in uso. Al fine di aggiornare le informazioni residenti in procedura, cui resta subordinata la definizione del CP, è necessario effettuare giornalmente la corretta acquisizione dei dati relativi alle presenze. 2. Ore personale altri uffici. Il campo, alimentato dalla Direzione Centrale Risorse Umane e Organizzazione, riporta le sole ore di missione effettuate presso l’ufficio di destinazione per esigenze funzionali di quest’ultimo. 3. Attività di supporto. Le attività in elenco sono parametrizzate per fasce ed espresse in ore. 4. Attività con cadenza saltuaria certificabili. In questo campo, alimentato dalla Direzione Centrale Risorse Umane e Organizzazione, risulta evidenziato il totale per periodo – delle ore scorporate su richiesta degli uffici. 5. Attività generica tasse. Tale campo consente di tenere in considerazione l’impegno richiesto anche agli Uffici Provinciali che operano in Regioni prive di convenzione tasse. 16 Il coefficiente di produttività viene generato sulla base dei seguenti calcoli e tenuto conto dei carichi di lavoro riferiti al periodo richiesto. COEFFICIENTE DI PRODUTTIVITA' (CP) = (TOTALE GENERALE ORE / (ORE PRESENZA EFFETTIVA + ORE PERSONALE ALTRI UFFICI)) * 100 (Il CP è perciò il rapporto tra tempo teorico necessario all’Ufficio Provinciale per espletare il carico di lavoro ed il totale delle ore di presenza effettiva). TOTALE GENERALE ORE = [(TOTALE ORE ATTIVITA' DI PROCESSO + TOTALE ORE ATTIVITA' DI SUPPORTO + TOTALE ORE ATTIVITA' TASSE) * (100 + PERC INATTIVITA' UFFICI)] / 100 TOTALE ORE ATTIVITA' DI PROCESSO = ORE SPORTELLO MULTIFUNZIONE + ORE SPORTELLO STANDARD GENERICO + ORE TELEMATICO INTERNO + ORE TELEMATICO ESTERNO + ORE FORMALITA' D'UFFICIO + ART. 101 + ART. 33 ORE SPORTELLO MULTIFUNZIONE = (NUMERO FORMALITA’ SPORTELLO MULTIFUNZIONE ALTRE + (NUMERO FORMALITA’ SPORTELLO MULTIFUNZIONE 53) / 5 ) * PESO SPORTELLO MULTIFUNZIONE (IN MINUTI) / 60 ORE SPORTELLO STANDARD GENERICO = (NUMERO FORMALITA’ TELEMATICO INTERNO – NUMERO FORMALITA’ SPORTELLO MULTIFUNZIONE TOTALE + NUMERO FORMALITA’ TELEMATICO ESTERNO * 0.2 + NUMERO CERTIFICAZIONI) * PESO FASCIA SPORTELLO GENERICO (IN MINUTI) / 60 ORE TELEMATICO INTERNO = (NUMERO FORMALITA’ TELEMATICO INTERNO – NUMERO FORMALITA’ SPORTELLO MULTIFUNZIONE TOTALE )* PESO FASCIA TELEMATICO INTERNO (IN MINUTI) / 60 ORE TELEMATICO ESTERNO = NUMERO FORMALITA’ TELEMATICO ESTERNO * PESO FASCIA TELEMATICO ESTERNO (IN MINUTI) / 60 ORE FORMALITA' D'UFFICIO = (NUMERO FORMALITA' DT + NUMERO ALTRE FORMALITA’ D'UFFICIO + NUMERO RISCONTRI * 5) * PESO FASCIA FORMALITA' D'UFFICIO (IN MINUTI) / 60 ORE ART. 101 = NUMERO FORMALITA’ ART. 101 * PESO FORMALITA’ ART. 101 (IN MINUTI) / 60 ORE ART. 33 = NUMERO FORMALITA’ ART. 33 * PESO FORMALITA’ ART. 33 (IN MINUTI) / 60 TOTALE ORE ATTIVITA' DI SUPPORTO = ORE CONTABILITA' ANALITICA + ORE CONTABILITA' DI CASSA + ORE SEGRETERIA E SERVIZI COMUNI + ORE URP + ORE ATTIVITA' SALTUARIE ORE CONTABILITA' ANALITICA = NUMERO GIORNI LAVORATI * FASCIA CONTABILITA' ANALITICA (IN MINUTI) / 60 ORE CONTABILITA' DI CASSA = NUMERO GIORNI LAVORATI * FASCIA CONTABILITA' DI CASSA (IN MINUTI) / 60 ORE SEGRETERIA E SERVIZI COMUNI = NUMERO GIORNI LAVORATI * FASCIA SEGRETERIA E SERVIZI COMUNI (IN MINUTI) / 60 ORE URP = NUMERO GIORNI LAVORATI * FASCIA URP (IN MINUTI) / 60 ORE ATTIVITA' SALTUARIE = NUMERO ORE ATTIVITA' SALTUARIE SCORPORATE DALLA DC RISORSE UMANE E ORGANIZZAZIONE SU INDICAZIONE DELL’UP 17 TOTALE ORE ATTIVITA' TASSE = ORE ATTIVITA' GENERICHE TASSE + ORE AVVISI BONARI + ORE SOSPENSIONI GR + ORE ESENZIONI PH + ORE RIMBORSI + ORE ATTI ACCERTAMENTO ORE ATTIVITA' GENERICHE TASSE = NUMERO GIORNI LAVORATI * FASCIA ATTIVITA' GENERICHE TASSE (IN MINUTI) / 60 ORE AVVISI BONARI = NUMERO AVVISI BONARI * PESO FASCIA AVVISI BONARI (IN MINUTI) / 60 ORE SOSPENSIONI GR = NUMERO SOSPENSIONI GR * PESO FASCIA SOSPENSIONI GR (IN MINUTI) / 60 ORE ESENZIONI PH = NUMERO ESENZIONI PH * PESO FASCIA ESENZIONI PH (IN MINUTI) / 60 ORE RIMBORSI = NUMERO RIMBORSI * PESO FASCIA RIMBORSI (IN MINUTI) / 60 ORE ATTI ACCERTAMENTO = NUMERI ATTI ACCERTAMENTO * PESO FASCIA ACCERTAMENTO (IN MINUTI) / 60 PERC INATTIVITA' UFFICI = 9% DELL’ORARIO INTERO ESPRESSA IN MINUTI, PER AVVIO E CHIUSURA DELLE FUNZIONI LAVORATIVE 18 Ritornando alla schermata catturata dopo l’inserimento delle date, cliccando sul pulsante “Giornaliero”, il programma calcolerà in automatico tutte le date di lavorazione disponibili nel periodo selezionato (data di lavorazione è considerata tale se il numero di ore di presenza effettiva al suo interno è maggiore di zero). Per ogni data di lavorazione, il programma determina il CP e disegna un grafico in cui: sull’asse delle ascisse vengono riportate le date, su quello delle ordinate vengono riportati i CP; in questo modo si avrà una traccia dell’andamento della produttività dell’ufficio nel periodo selezionato. Inoltre, cliccando due volte sui nodi del grafico è possibile visualizzare il valore del CP per la corrispondente data. 19 Segnalazione anomalie In caso di anomalie dovranno essere attivate le consuete procedure; sarà dunque necessario utilizzare lo strumento HDA indicando – all’apertura del ticket – le informazioni che seguono. Gruppo: “Assistenza Specialistica Sistemi del Personale” Tipo: “HR – Calcolo produttività” 20