Richiesta d’accesso
ai documenti
amministrativi
Richiesta d’accesso ai documenti amministrativi
INDICE
Il diritto d’accesso
COS’E’ IL DIRITTO DI ACCESSO?
p. 5
IL BILANCIAMENTO DEGLI INTERESSI CONTRAPPOSTI
p. 13
Nodi da sciogliere
PROBLEMI RICORRENTI
p. 20
CASI CONCRETI
p. 23
Come presentare una richiesta d’accesso
RICHIESTA PER VIA CARTACEA E PER VIA TELEMATICA
p. 28
2
Richiesta d’accesso ai documenti amministrativi
Premessa
Questa guida intende trattare in modo sintetico alcuni
aspetti pratici che si sono posti all’attenzione delle P.A. in
materia di diritto d’accesso.
Negli ultimi anni il legislatore si è mosso per condurre la
macchina pubblica verso un percorso più orientato al cittadino e alla telematizzazione dei servizi.
Le amministrazioni devono essere più trasparenti, dinamiche, flessibili e porsi in un’ottica paritaria e partecipativa
con il cittadino e le imprese.
Su questi presupposti sono nate la Legge 241/90 (modificata dalla L.15/05), il Regolamento 184/06 in materia di diritto
d’accesso ai documenti amministrativi e il Codice dell’Amministrazione Digitale (D.L.G. 82/05).
Forti strumenti normativi che, applicati congiuntamente,
promuovono un dialogo più semplice e immediato con i diversi uffici pubblici, avvicinando sempre più il mondo delle
P.A. a quello dei privati e delle imprese.
La svolta deve però fare i conti con un diritto fondamentale:
il diritto alla riservatezza (Codice della privacy D.L. 196/03).
La normativa ha inciso in maniera profonda, e spesso problematica, sull’operato delle P.A. perchè fonda l’intera disciplina sulla diffusione che avrà, e ha, l’informatica e la comunicazione nella gestione del lavoro.
Ecco che la P.A. si trova in bilico fra il diritto d’accesso e il
diritto alla riservatezza.
Nelle pagine seguenti si illustreranno i cambiamenti introdotti dalla normativa vigente presentando i casi più
frequenti di “contrasto”. E’ un tentivo di proporre spunti di
riflessione la fine di adottare, nei casi concreti, decisioni in
linea con la Giurisprudenza attuale.
3
IL DIRITTO D’ACCESSO
Cos’è il diritto d’accesso?
Gli obiettivi della Legge 241/90: le strade che conducono ai risultati
Un’amministrazione leggibile e trasparente
al servizio del cittadino
Le parole chiave dovranno essere:
1
trasparenza dell’agire amministrativo: si affianca ai citeri di economicità, di efficacia e di pubblicità dell’agire amministrativo. Il rapporto
fra cittadino e Amministrazione cambia diventando più equilibrato e
garantistita;
partecipazione procedimentale: la decisione dell’Amministrazione in
merito alla richiesta del cittadino sarà il reale risultato di un dialogo e
di un confronto fra le parti.
conclusione del procedimento amministrativo nei tempi previsti dalla legge.
Il futuro deve essere realtà: la telematica
Una realtà in cui le informazioni circolano velocemente, i cittadini trovano subito una risposta e ottengono il servizio in tempi rapidi, le Amministrazioni comunicano telematicamente riducendo i costi e migliorando la
qualità dei servizi.
Gli interventi normativi sono quindi volti ad eliminare il gravoso “pellegrinaggio burocratico” incentivando l’utilizzo di nuovi strumenti quali:
Firma digitale,
P.E.C. (Posta Elettronica Certificata),
Carta d’Identità Elettronica,
C.N.S. (Carta Nazionale dei Servizi).
2
Il legislatore ha infatti affermato con forza che:
“La partecipazione al procedimento amministrativo e il diritto d’accesso ai documenti amministrativi sono esercitabili mediante l’uso delle
tecnologie dell’informazione e della comunicazione”
(art 4 comma 1, L. 241/90)
5
Cos’è il diritto d’accesso?
La Posta Elettronica Certificata è un sistema di trasmissione che
attesta l’invio e la consegna di documenti informatici sostituendo la tradizionale raccomandata con ricevuta di ritorno.
P.E.C.
Certificare l’invio e la ricezione significa fornire al mittente una
ricevuta che costituisce
•
prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio;
•
certificazione di avvenuta consegna con l’indicazione temporale.
La P.E.C. garantisce la certezza del contenuto e l’integrità del
messaggio e gli eventuali allegati.
La C.N.S. è un dispositivo elettronico dotato di un certificato di
autenticazione personale grazie al quale è possibile accedere in
modo sicuro ed identificato ai servizi telematici offerti dalle P.A.
Può essere disponibile sia in formato carta (smart card) sia in formato USB.
C.N.S.
La C.N.S. rilasciata dalla Camera di Commercio di Milano è inoltre
dotata di un certificato di sottoscrizione che permette al suo titolare di firmare digitalmente i documenti informatici fornendo
agli stessi valore legale.
Business Key:
È una chiave USB portatile, pronta all’uso utilizabile sia su computer fisso che portatile.
È dotata di un certificato di autenticazione e di sottoscrizione
così da permettere di firmare documenti informatici con lo stesso valore legale di una firma autografa su carta.
Carta d’Identità
Elettronica
È uno strumento di autenticazione e di identificazione personale per l’accesso ai servizi web erogati dalle P.A.
Contiene i dati identificativi del titolare, il codice fiscale, la fotografia e tutte le informazioni occorrenti per la firma digitale.
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Cos’è il diritto d’accesso?
Il diritto d’accesso è...
“il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia
dei documenti amministrativi”
(Art. 22, comma 1, L. 241/90)
Costituisce un principio generale dell’attività amministrativa e consente ai cittadini di esercitare un controllo
democratico sull’operato dei soggetti pubblici.
Si favorisce così la partecipazione, assicurando l’imparzialità e la trasparenza dell’azione delle P.A.
La richiesta di accesso è...
legittima quando:
ha un oggetto determinato o chiaramente determinabile (non può perciò essere generica);
si riferisce a documenti specifici (non può comportare la necessità di un’attività di elaborazione
di dati da parte del richiedente);
è finalizzata alla tutela di uno specifico interesse giuridico di cui il richiedente è portatore.
illegittima quando l’obiettivo della richiesta sembra essere:
un controllo generalizzato dell’operato della P.A.
un mezzo per compiere un’indagine od un controllo ispettivo.
In entrambi i casi manca il diretto collegamento fra il richiedente e una specifica situazione giuridicamente
rilevante, dunque la domanda di accesso non potrà essere accolta.
7
Cos’è il diritto d’accesso?
L’interesse del richiedente
L’accesso ai documenti amministrativi può essere richiesto da tutti i soggetti privati (compresi quelli
portatori di interessi pubblici o diffusi) che abbiano un interesse (art. 2 D.P.R. 184/06):
Attuale:
Diretto:
l’interesse verso il documento richiesto deve essere riferito ad una situazione attuale.
deve appartenere alla sfera dell’interessato e non ad altri soggetti (es.
un’associazione che richiede documenti sostenenedo di agire per far
valere i diritti dei singoli associati).
Concreto:
deve esistere un collegamento fra il
richiedente ed un bene concreto della vita coinvolto nel documento (non
basta, ad esempio, il generico interesse alla trasparenza amministrativa.
Motivato:
si deve specificare l’interesse che dà
diritto all’accesso e si deve esporre, in
modo esauriente e circostanziato, le
ragioni che hanno portato a presentare la domanda.
:
Un’eccezione all’attualità
ente rileLa situazione giuridicam
telare può
vante che oggi devo tu
.
risalire anche al passato
vorzio uno
Es.: in una causa di di
e atti ridei due ex coniugi chied
cessata di
salenti all’impresa ormai
.
cui era titolare il marito
passato
Gli atti risalgono ad un
tà dell’inche ha carattere di attuali
gi intenteresse che il coniuge og
de far valere.
ATTENZIONE
L’interesse deve corrispondere ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale
è stato richiesto l’accesso.
8
Cos’è il diritto d’accesso?
L’interesse del richiedente
L’accesso informale
(art. 5 D.P.R. 184/06)
Si applica questa procedura quando:
non
si individuano
controinteressati
alla richiesta
d'accesso.
L’accesso formale
(art. 6 D.P.R. 184/06)
Si applica questa procedura quando:
esistono controinteressati;
esistono dei dubbi su:
• l’identità del richiedente;
• la legittimità della richiesta;
• la possibilità di permettere l’accesso;
il documento non è immediatamente disponibile.
La richiesta è presentata, anche solo verbalmente,
all’Ufficio competente o all’Ufficio URP.
La richiesta scritta è presentata in formato cartaceo
o digitale (su carta libera oppure sul modulo fornito
dalla Camera di Commercio).
Nella domanda si dovranno indicare:
Nella domanda si dovranno indicare:
gli estremi del documento o gli elementi che ne
consentono l’individuazione;
la motivazione della richiesta;
i dati identificativi del richiedente e dell’eventuale
soggetto delegato a presentare la richiesta
d'accesso.
Il Responsabile esamina la richiesta senza formalità e, se il documento è disponibile al momento, il
richiedente potrà immediatamente accedere all’atto
o richiederne una copia.
gli estremi del documento o gli elementi che ne
consentono l’individuazione;
la motivazione della richiesta;
i dati identificativi del richiedente (o dell’eventule
soggetto delegato, che dovrà presentare la richiesta d'accesso.);
la firma del richiedente.
La P.A. comunica l’inizio del procedimento ai
controinteressati.
L’iter deve concludersi entro trenta giorni, superato tale periodo, senza che l’ente si sia pronunciato,
la richiesta si intenderà respinta.
L’avvio del procedimento
La P.A. comunica l’avvio del procedimento all’interessato. L’iter deve concludersi entro 30 giorni al decorrere
dalla presentazione della richiesta all’Ufficio competente.
Superato tale periodo, senza che l’ente si sia pronunciato, la richiesta si intenderà respinta.
Il rigetto della domanda deve essere motivato a cura del Responsabile del procedimento e, in caso di domanda
incompleta o irregolare, la P.A. è tenuta entro 10 giorni, a darne comunicazione al richiedente.
In questo caso il termine decorre dal momento in cui la domanda risulterà perfezionata.
9
Cos’è il diritto d’accesso?
I controinteressati
Quando dall’accoglimento della richiesta deriva un pregiudizio perchè, con l’accesso, si comprometterebbe il
diritto alla riservatezza, la P.A. dovrà comunicare l’inizio del procedimento di accesso ai soggetti:
sui quali il provvedimento finale produrrà effetti diretti
che per legge dovranno intervenire
Quindi, sono controinteressati, non tutti
i soggetti contemplati nell’atto, ma solo
quelli che “vedrebbero compromesso il loro
diritto alla riservatezza” (Tar Campania n.39
del 4 gennaio 2007).
L’ufficio competenze informa, a mezzo di
raccomandata con avviso di ricevimento,
i controinteressati dell’inizio del procedimento, questi avranno 10 giorni per presentare un’opposizione adeguamente motivata e circostanziata.
Il termine per provvedere alla richiesta
d’accesso rimane perciò sospeso fino alla
scadenza del periodo assegnato ai controinteressati per proporre opposizione.
Decorso tale termine la P.A. comunica la decisione adottata al richiedente ed all’eventuale controinteressato che, nei 10 giorni
previsti dalla Legge, ha presentato opposizione.
i
Controinteressati
Si intendono tutti i soggetti individuati, o facilmente individuabili
in base alla natura del documento richiesto che, dall’esercizio
dell’accesso, vedrebbero compromesso il loro diritto alla
riservatezza.
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Cos’è il diritto d’accesso?
Il differimento e i documenti esclusi dall’accesso
differito
L’accesso ai documenti è
per assicurare una temporanea tutela degli interessi oppure per salvaguardare specifiche esigenze dell’amministrazione. Il differimento può essere prorogato solo una volta.
Dato che lo scopo della normativa è quello di permettere l’accesso alla totalità dei documenti, l’accesso non potrà
essere legittimamente negato dove sia sufficiente fare ricorso al potere del differimento.
La Camera di Commercio di Milano prevede il differimento in caso di:
concorsi o procedimenti di selezione; gli atti rimarranno riservati fino alla presentazione della graduatoria
finale;
di gara informale, e i casi previsti dal D.L. 163/2006. I
documenti rimarranno riservati fino alla scadenza del
termine per la presentazione delle offerte;
procedure di scelta del contraente: gli atti rimarranno
riservati fino all’aggiudicazione provvisoria;
offerte presentate per l’affidamento di contratti pubblici; gli atti rimarranno riservati fino all’approvazione
dell’aggiudicazione;
procedimenti disciplinari e sanzionatori, procedimenti di dispensa del servizio e le inchieste ispettive sommarie e formali. La documentazione rimarrà riservata
fino al termine di tali procedimenti;
documenti, contenenti dati e notizie di tipo economico, presentati per l’iscrizione in elenchi, albi, registri
e ruoli camerali. Tali documenti rimarranno riservati
fino alla conclusione del procedimento d’iscrizione;
verbali di ispezioni, istruttorie relative al rilascio di autorizzazioni, verbali di indagini conoscitive su richiesta ministeriale, accertamenti sull’utilizzo di determinate sostanze;
procedure di affidamento e di esecuzione di contratti pubblici aperte, ristrette o negoziate, ogni ipotesi
verbali di contestazione di illeciti amministrativi, memorie difensive ed ordinanze ingiuntive. Rimarranno
riservati fino alla conclusione del procedimento sanzionatorio;
atti normativi, amministrativi, di programmazione
e di pianificazione. Ciò fino all’adozione di questi da
parte dell’organo competente;
documenti relativi al rilascio di onorificenze, fino alla
conclusione del procedimento;
dichiarazioni di riservatezza e relativi atti istruttori dei
documenti conservati nell’Archivio Storico riguardanti situazioni riservate di persone e imprese.
esclude dall’accesso i documenti indicati dall’art. 24
La Camera di Commercio di Milano
L. 241/90 e quando i documenti trattano:
l’attività della Camera di Commercio riguardo l’emanazione di atti normativi, amministrativi, di pianificazione e di programmazione.
zioni ambientali; e i documenti
in materia di procedure di affidamento di appalti pubblici.
La vita privata o la riservatezza di persone fisiche o
giuridiche, di gruppi, di imprese, di associazioni. In riferimento particolare agli interessi epistolari, sanitari,
professionali, finanziari, industriali e commerciali dei
soggetti che sono titolari.
I documenti riguardanti attività in corso di contrattazione collettiva del lavoro e gli atti interni connessi.
I procedimenti tributari riguardanti le sanzioni per
mancato pagamento.
I documenti relativi alla situazione familiare, sanitaria,
sindacale, reddituale del personale dipendente (ed i
collaboratori) della Camera di Commercio. Tale esclusione è prevista ai sensi della normativa sulla protezione dei dati personali.
I documenti amministrativi contenenti le informazioni di carattere psico-attitudinale dei partecipanti ai
procedimenti selettivi; i documenti recanti informa-
I documenti detenuti dalla Camera di Commercio che
altre amministrazioni pubbliche escludono dall’accesso.
11
Cos’è il diritto d’accesso?
Schema riassuntivo:
Arrivo dell’ISTANZA alla CAMERA DI COMMERCIO
Esame della ammissibilità
della richiesta
ACCESSO INFORMALE
ACCESSO FORMALE
Richiesta scritta del documento. E’
esaminata dal Responsabile del trattamento.
E’ consentito l’accesso?
Richiesta
verbale del documento
L’accesso al docmento può
essere
DIFFERITO,
ossia
temporaneamente sospeso.
In questo caso è data una
motivazione della decisione
e d è comunicata la durata
temporale del differimento.
Al termine del periodo inizia
l’iter.
si
I controinteressati
vengono avvertiti
dell’inizio del
procedimento. Hanno 10
giorni per presentare una
motivata opposizione. Si
oppongono?
no
L’accesso al documento
è
ESCLUSO
L’accesso è
L’accesso
CONSENTITO
NON E’ CONSENTITO
no
si
(rifiuto motivato)
Valutazione motivazioni
presentate e bilanciamento
degli interessi contrapposti
Maggiore peso al diritto
all’accesso
Maggiore peso al diritto
(D.P.R. 184/06)
(D.P.R. 196/03)
alla riservatezza
12
Il bilanciamento degli interessi contrapposti
Gli interessi in gioco: la privacy e l’accesso
Il “Codice in materia di protezione dei dati personali” (D.L. 196/03) ha fortemente inciso sull’operato delle Pubbliche Amministrazioni. L’attività e la gestione delle informazioni si è dovuta infatti conformare a questa materia.
È importante ricordare che, mentre i privati e gli enti pubblici economici possono effettuare il trattamento dei
dati personali solo acquisendo il consenso espresso dell’interessato, i soggetti pubblici non sono tenuti a chiederlo in quanto:
“Qualunque trattamento dei dati da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle
funzioni istituzionali”. (art. 18 comma 2 L. 196/03)
“Il diritto d’accesso e il diritto alla privacy costituiscono due interessi di rango primario che,
in quanto tali, devono ritenersi entrambi meritevoli di costante e adeguata tutela da parte
dell’ordinamento giuridico”.
(Cons. Stato sent. 4999/07)
PRIVACY ACCESSO
La riformulazione della Legge 241/90 ha ulteriormente ampliato l’esercizio del diritto
d’accesso che, in alcuni casi, prevale anche sul diritto alla riservatezza.
ACCESSO
CY
IVA
PR
PRIVACY
ACCESSO
È stato ribadito però che il diritto d’accesso è escluso quando i documenti riguardano:
“la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e
associazioni, con particolare riferimento agli interessi (…)
di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all’amministrazione
dagli stessi soggetti cui si riferiscono”.
(art. 24 comma 6 lett. d), L. 241/90)
Il comma 7 dello stesso articolo stabilisce però che l’accesso ai documenti dovrà comunque essere garantito quando questi siano necessari per curare o per difendere,
sempre nei limiti in cui sia strettamente indispensabile, i propri interessi giuridici.
ACCESSO
PRIVACY
Pare evidente quindi che la linea di demarcazione tra i casi per i quali è consentito l’accesso, e quelli per i quali
l’accesso è escluso, è molto labile e mutevole.
La P.A. si trova a dover bilanciare due interessi contrapposti, valutando nel concreto, caso per caso, quale sia la
scelta più giusta da adottare.
13
Il bilanciamento degli interessi contrapposti
Accesso ai dati o accesso ai documenti?
L’accesso ai dati e l’accesso ai documenti amministrativi (art. 22 L. 241/90) differiscono in termini di oggetto e di
presupposti del loro esercizio:
Accesso ai dati personali:
riguarda solo i dati personali e non atti o documenti amministrativi.
Può essere esercitato, senza particolari formalità, tranne che per alcune eccezioni
(art. 8 L.196/03), solo dalle persone a cui i dati si riferiscono.
L’interessato non è tenuto a dichiarare le ragioni della propria richiesta di accesso
che può però riguardare solo le informazioni riferite alla propria persona.
La P.A. è tenuta ad estrarre dai propri archivi e documenti tutte le informazioni
di carattere personale che riguardano l’interessato e comunicarle a quest’ultimo.
Accesso ai documenti amministrativi:
si riferisce ad atti e documenti detenuti dalla P.A.
L’accesso è garantito solo ai soggetti portatori di un interesse
personale “corrispondente ad una situazione giuridicamente rilevante
e collegata al documento al quale è richiesto l’accesso” (art. 2 comma
1 D.P.R. 184/06).
14
Il bilanciamento degli interessi contrapposti
La legge 196/03: gli articoli cardine
Il Codice della Privacy dichiara espressamente che, quando il trattamento riguarda dati idonei a rivelare lo stato
di salute o la vita sessuale, l’accesso è consentito solo se :
“la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la
richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai
diritti dell’interessato, consiste cioè in un diritto della personalità o in un altro
diritto o libertà fondamentale e inviolabile” (art. 60, L. 196/03)
Per la tutela e il trattamento degli altri dati personali e dati sensibili, vigono le disposizioni della Legge 241/90, e
dei Regolamenti camerali in materia di diritto d’accesso e privacy (art. 59, L. 196/03).
i
dirirtti assoluti che hanno ad oggetto attributi essenziali della persona umana,
I diritti della Sono
quali la vita, l’integrità fisica, l’onore, la riservatezza, l’identità personale, la paternità
personalità delle opere intellettuali, ecc.
I diritti inviolabili e
fondamentali
Sono i diritti che dovrebbero essere riconosciuti ad ogni individuo in quanto tale.
Costituiscono i valori supremi della struttura democratica dello stato italiano. Tra
i diritti fondamentali più importanti c’è il diritto alla vita e alla salute, la libertà di
pensiero, di parola e di stampa, la libertà di poter praticare liberamente la propria
fede religiosa e politica, la tutela della riservatezza, la possibilità di essere difesi se
accusati, anche se non si possono sostenere le spese di un avocato, il rispetto della
proprietà privata e della persona.
Dato personale
Qualunque informazione relativa alla persona fisica, giuridica, l’ente, l’associazione,
identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi
informazione.
Dati sensibili
I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati,
associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale,
nonchè i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.
N.B.: un dato personale, se associato ad altri dati personali dello stesso soggetto,
in particolari contesti, può diventare un dato sensibile e perciò bisognoso di una
particolare tutela.
15
Il bilanciamento degli interessi contrapposti
Il c.d. principio del “pari rango”
Alcuni tipi di informazioni sono dunque oggetto di una speciale protezione.
L’esercizio del diritto d’accesso è consentito solo se la situazione ritenuta giuridicamente rilevante è di rango
almeno pari ai diritti dell’interessato.
?
Ma come si valuta il
“rango di un diritto”?
Occorre che il principio venga applicato cum grano salis, attraverso
l’identificazione di un punto di equilibrio che tenga conto di:
tutelare l’interesse giuridicamente rilevante;
salvaguardare le posizioni dei controinteressati;
garantire la riservatezza dei soggetti coinvolti.
(Cons. Stato, Sez. V, Sent. 499/07)
Il bilanciamento degli interessi - criteri guida:
1
occorre individuare, il diritto soggettivo sottostante che si intende far valere. Il parametro da considerare non deve essere il diritto di difesa in generale, ma il diritto
sottostante che spinge il soggetto a richiedere il documento;
2
la valutazione dei diritti soggettivi deve essere condotta in concreto, evitando così il
rischio di soluzioni astratte e precostituite.
16
Il bilanciamento degli interessi contrapposti
Un compromesso: la schermatura dei dati
La schermatura è un’alternativa al
rifiuto dell’accesso, in questo modo
si può salvaguardare l’interesse alla
riservatezza oscurando eventuali
nomi, informazioni, dati menzionati
nei documenti richiesti.
L’utilizzo della formula “omissis”
è un accorgimento che può essere
preso dalla P.A. in un’ottica di equo
contemperamento degli interessi
in questione.
Nel trattamento dei dati personali,
deve sempre essere preferito l’utilizzo dell’anonimato nei programmi informatici, così da garantire la tutela della riservatezza:
“si deve ridurre al minimo l’utilizzazione di dati personali e incentivare, dove
possibile, modalità che permettano di
identificare i soggetti solo in caso di
necessità”.
(art 3, D.L. 196/03)
Esempio pratico:
erna, il sitiva di progressione int
In una procedura selet
i sebbene
aduatoria il signor Verd
gnor Rossi supera in gr
anni di servizio.
quest’ultimo abbia più
visionare
richiesta d’accesso per
Il signor Verdi presenta
ndo che
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de
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l
de
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il fascic
ngiunto
ella posizione perché co
Rossi si è aggiudicato qu
icap.
ad un portatore di hand
la P.A. coeresse legittimo perciò
Verdi è portatore di un int (Rossi e il congiunto portatore
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munica ai controinteressa ll’istanza. Se i controinteressati
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tivata opposizione, la P.A prenon presentano una mo
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sciare il fascicolo oscu
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ventivamente i dati perso
che del congiunto.
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ro la decisione della P.A
correre in giudizio cont
17
INTERESSATO
Egli ha diritto a conoscere:
l’origine dei propri dati personali, le finalità e
le modalità del loro trattamento;
gli estremi identificativi del titolare, dei responsabili, del rappresentate designato e dei
soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati.
Ha inoltre il diritto di ottenere la trasformazione in forma anonima e il blocco del trattamento.
È la persona,
la ditta,
l'associazione,
l'ente ecc. cui si
riferiscono i dati
personali.
La P.A. risponde
alla richiesta.
Richiesta dei dati
personali
detenuti dalla P.A.
INCARICATO
RESPONSABILE
TITOLARE
Garante per la
protezione
dei dati personali
(art. 1, Decreto Legislativo 196/03)
E’ la persona fisica autorizzata
dal titolare o dal responsabile
del trattamento ad elaborare
o utilizzare materialmente i
dati personali sulla base delle istruzioni ricevute .
Si attiene alle indicazioni
del titolare nell’esercizio
delle sue funzioni. Possiede
esperienza, affidabilità e capacità tali da soddisfare il rispetto alle normative vigenti.
A questi fa capo il trattamento dei dati personali
e assume le decisioni fondamentali sulle finalità
e le modalità di trattamento.
18
PERSONALE CAMERALE
ASSEGNATO
DIRIGENTI D’AREA,
RESP. DEL
SERVIZIO QUALITA’,
RESP. DEL SERVIZIO
PRESIDENZA E RELAZIONI
ISTITUZIONALI
C.C.I.A.A.
Assicura la tutela dei diritti e delle libertà fondamentali ed il rispetto della dignità della persona.
Esamina i reclami, vigila sul rispetto delle norme, decide sui ricorsi presentati dai cittadini e vieta, trattamenti illeciti o non corretti.
“CHIUNQUE HA DIRITTO ALLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI CHE LO RIGUARDANO”
La privacy in sintesi
Il bilanciamento degli interessi contrapposti
NODI DA SCIOGLIERE
Problemi ricorrenti
Il documento in via di formazione
È legittimo il rifiuto all’accesso al documento che, al momento della richiesta, è ancora in via di formazione e
pertanto ancora inesistente.
“Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi
materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa
data da una pubblica amministrazione”
(art. 2 comma 2 D.P.R. 184/06 e art. 22, comma 1, lettera e) L. 241/90).
L’accesso, infatti, si esercita solo nei confronti dei documenti materialmente esistenti: la PA non è tenuta ad “elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso”.
CASO STUDIO:
L’ACCESSO ALLA PRATICA SOSPESA DEL RI TELEMATICO
Il Registro Imprese riceve una richiesta d’accesso relativa ad una pratica inoltrata telematicamente che, al momento della richiesta d’accesso, può essere:
protocollata ma non ancora gestita;
protocollata, gestita ma sospesa in attesa di regolarizzazione.
Il Registro Imprese consente l’accesso all’atto?
L’accesso ai documenti amministrativi, e quindi alla pratica in oggetto, può essere richiesto
da tutti i soggetti che dimostrino di avere un interesse attuale, diretto, concreto e motivato.
Mentre colui che invia la pratica, dialoga direttamente con l’amministrazione, e quindi ha
libero accesso all’atto; esistono altri soggetti che potranno richiederne l’accesso.
E’ il caso del:
1. TITOLARE dell’impresa che ha delegato un intermediario per l’invio della pratica. L’accesso è consentito in quanto ha un interesse diretto che lo collega al documento.
2. TERZO (ad es. il concorrente, il parente, il socio): il Responsabile del procedimento deve
valutare, caso per caso, le motivazioni che spingono il soggetto a richiedere l’accesso.
Esistono dei casi ricorrenti in cui l’accesso all’atto è sempre consentito:
Il socio di società di persone che richiede l’accesso all’atto di modifica dei patti sociali;
Il socio di società di capitali che richiede l’accesso all’atto di modifica dello statuto.
Un socio, invece, difficilmente avrà accesso all’atto di cessione quote di altri soci: egli non ha
un interesse diretto a conoscere il contenuto di tale documento.
20
Problemi ricorrenti
Costo delle copie
Nel costo delle copie, che il Richiedente dovrà sostenere, sono comprese le spese della fotoriproduzione del
documento e le eventuali spese sostenute per la ricerca degli atti e dell’istruttoria della pratica.
Per ottenere la copia semplice del documento sono dovuti i soli costi di riproduzione mentre, per una copia
autenticata o conforme, è previsto anche il pagamento dell’imposta di bollo.
(Parere espresso dalla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi nella seduta del 01/07/08 su istanza del
Ministero dell’Interno e nella seduta del 19/09/06 su istanza della C.C.I.A.A. di Lecce)
I costi attualmente applicati per l’accesso ai documenti amministrativi sono quelli previsti dal decreto dirigenziale interministeriale del 17/6/2010 (pubblicato sulla G.U. del 07/07/2010).
Le modalità di pagamento variano a seconda del tipo di documento richiesto e verranno indicate, di volta in volta, dalll’ufficio
competente.
Alcuni esempi:
1. pagamento presso lo sportello cassa al 2° piano e presentazione della ricevuta all’ufficio;
2. pagamento dell’importo tramite bollettino postale intestato alla Camera
di Commercio sul numero di conto corrente 982207 e presentazione della
ricevuta all’ufficio;
3. per gli atti del Registro Imprese estratti dall’archivio ottico, il pagamento
avverrà allo sportello mediante presentazione dei diritti di segreteria (6 €)
acquistabili presso le casse automatiche presenti nel salone centrale (via
Meravigli 9/b);
4. pagamento online. La sperimentazione di invio, gestione, richiesta e rilascio degli atti on line è stata attivata per i documenti detenuti dall’Ufficio
Attività Sanzionatorie e l’estrazione di copia, in questa fase transitoria, è
esente da pagamento.
Nel corso del 2011 la procedura online sarà estesa a tutti gli uffici camerali.
21
Problermi ricorrenti
Solo visione o anche estrazione?
L’accesso deve essere riconosciuto mediante estrazione di copia. La Legge 15/05 ha infatti espressamente
abrogato la categoria di accesso limitato alla sola presa visione (Decisione dalla Commissione per l’accesso ai
documenti amministrativi).
“Il diritto d’accesso si esercita mediante esame ed estrazione di copia dei
documenti amministrativi, nei modi e con i limiti indicati”.
(art. 25 comma 1 L. 241/90)
Visionare il documento ed estrarre copia sono modalità congiunte dell’esercizio del diritto. Spesso, invece,
l’estrazione viene negata portando come giustificazione la tutela della riservatezza dei terzi che verrebbe invece
garantita con la sola visione (Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi, plenum 26/10/06) .
In realtà, con questa modalità, non si riuscirebbe a proteggere nessuno dei diritti chiamati in causa. Verrebbe
infatti leso:
il diritto alla riservatezza: il richiedente
vedrebbe comunque il documento con i
dati personali di terzi;
il diritto alla difesa: il richiedente, potendo
solo vedere il documento, non potrebbe
tutelarsi in sede di giudizio. (Decisione dalla Commissione per l’accesso ai documenti
amministrativi nelle sedute del 7 aprile, del
9 maggio, del 7 ottobre e del 12 dicembre
2008)
E’ importante ricordare che l’art. 24 comma 2
della L. 241/90 conferisce alle singole P.A. il potere di determinare le categorie di documenti
da loro formati, o rientranti nella loro disponibilità, da sottrarre all’accesso*.
Tale limitazione dovrà essere inserita nel Regolamento dell’ente.
n è solo cartacea:
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* L’Ufficio Appalti, nell’esercizio delle sue funzioni, segue le norme dettate dal Decreto Legislativo del 12 aprile 2006, n. 163, “Codice dei contratti pubblici
relativi a lavori, servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004/17/CE e 2004/18/CE”.
22
Casi concreti
L’accesso per via telematica
L’art. 13 del D.P.R. 184/06 è molto chiaro in materia quando asserisce che:
“per conseguire maggiore efficienza nella loro attività, le amministrazioni
Pubbliche incentivano l’uso della telematica nei rapporti interni tra le
diverse amministrazioni, e fra queste e i privati”
(Art. 3 bis 241/90)
È così nella facoltà delle singole amministrazioni adottare provvedimenti generali in materia, che consentano
perciò l’accesso anche alle informazioni contenute in strumenti informatici.
(Decisione dalla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi nella seduta del 15/01/08 e del 08/09/09)
Le informazioni generali sul diritto d’accesso
sono contenute nella pagina internet dell’Ufficio
Relazioni con il Pubblico
dove è presente il modulo per richiedere l’accesso ai documenti
amministrativi.
L’invio della richiesta scritta, che può essere presentata anche in carta libera, può
avvenire tramite fax, posta, e-mail (urp@
mi.camcom.it) oppure a mano, presso
l’Ufficio Relazioni con il Pubblico o presso l’Ufficio Protocollo (protocollo.cciaa@
mi.legalmail.camcom.it).
Perché la richiesta sia completa, il modulo
deve essere compilato e trasmesso insieme
alla fotocopia del documento d’identità
del richiedente o dell’eventuale delegato.
La C.C.I.A.A. di Milano ha deciso di attivare
in via sperimentale una nuova modalità di
accesso ai documenti amministrativi, per
il momento limitata solo agli atti gestiti
dall’Ufficio attività Sanzionatorie.
E’ possibile inoltrare la richiesta anche attraverso l’homepage del sito camerale
(www.mi.camcom.it) cliccando su “I nostri
servizi on line”.
Prossimamente verrà consentita al Richiedente la possibilità di identificarsi al sito
sia tramite ID e password che attraverso la
C.N.S. (Carta Nazionale dei Servizi).
Ad oggi, con questa modalità, sono state
già gestite diverse richieste di accesso senza l’utilizzo della carta e senza necessità,
per il cittadino, di recarsi presso l’ufficio.
* Decreto del Presidente della Repubblica del 12 aprile 2006, n. 184, Regolemento recante la disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi”.
23
Casi concreti
La richiesta reiterata di documenti amministrativi
La reiterazione della richiesta è ammessa solo in caso di nuovi interessi sopravvenuti.
La richiesta continua, infatti, deve essere giustificata da documentate circostanze obiettive che hanno impedito
di utilizzare i documenti già in possesso del richiedente.
Non è corretto pretendere che la P.A. sia tenuta indefinitamente a prendere in esame la stessa istanza che il
cittadino “intenda ripetutamente sottoporre senza addurre alcun elemento di novità” (Cons. Stato, sent. 18 aprile
2006, n. 6) venendo meno l’interesse alla tutela giuridica, infatti, la richiesta potrebbe non essere accolta.
La richiesta dell’associazione
Un’associazione non può genericamente motivare l’istanza di accesso riferendosi all’esigenza di tutela dei membri. Occorre infatti essere
titolari, non di un interesse generico, ma di un
interesse la cui soddisfazione consenta di esercitare una situazione giuridica soggettiva.
Le motivazioni spesso addotte dalle associazioni vanno controbilanciate con le norme
poste a tutela della riservatezza dei controinteressati, volte ed evitare un controllo generalizzato sull’operato delle P.A.
Dato che il diritto d’accesso è uno strumento
per acquisire atti e documenti puntuali, l’Amministrazione può rifiutare la richiesta all’associazione che non abbia dimostrato la specificità della propria posizione rispetto a quella
individuale dei singoli iscritti.
(Parere espresso dalla Commissione per l’accesso ai
documenti amministrativi nella seduta del 25/11/08
su istanza di un Sindacato e nella seduta del 12/03/08
su istanza della Presidenza del Consiglio dei ministri)
Esempio pratico:
di un’assemblea chiedeIl caso vedeva il membro
lle riunioni del Consiglio
re l’accesso ai verbali de
e
C.d.A. negava l’accesso
di amministrazione. Il
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tori proponevano ricorso
tervento dell’associazio
Il giudice ha ritenuto l’in
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24
Casi concreti
I concorsi di selezione del personale
1
Il soggetto che ha partecipato ad una procedura concorsuale è legittimato a prendere
visione, nei modi e nei tempi consentiti dalla normativa, degli atti di tale procedimento.
Il diniego, motivato dal rischio di controllo generalizzato sull’operato dell’amministrazione
(art. 24 comma 3, legge n. 241/90), non è perciò pertinente perché tale limite negativo non
può valere se si è preso parte ad un procedimento amministrativo.
(Parere espresso dalla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi nella seduta del 12/03/08 su istanza della
Presidenza del Consiglio dei Ministri)
2
L’interessato ha il diritto di accedere alla documentazione relativa ai propri elaborati
concorsuali in quanto, avendo partecipato alla procedura, vanta un interesse diretto, concreto
e attuale. L’accesso agli elaborati e alle schede di valutazione è però consentito in relazione
alla conclusione delle varie fasi del procedimento.
Fino a quando il procedimento non è concluso, l’accesso è limitato ai soli atti che riguardino
direttamente il richiedente, con esclusione degli atti relativi ad altri concorrenti. Il differimento
dell’esercizio del diritto d’accesso terminerà alla chiusura delle operazioni concorsuali.
I partecipanti ad un concorso pubblico non possono essere considerati controinteressati:
il ricorrente che ha partecipato ad una procedura concorsuale è titolare di un interesse
qualificato riguardo alla regolarità della procedure e quindi potrà accedere a:
3
domande e documenti prodotti dai candidati
verbali
schede di valutazione
elaborati
Per questi documenti è quindi da escludersi l’esigenza di riservatezza a tutela di terzi in
quanto i concorrenti, prendendo parte alla selezione, hanno acconsentito a misurarsi in una
competizione in cui la comparazione costituisce l’essenza.
Tali atti una volta acquisiti, escono dalla sfera personale dei partecipanti che pertanto
non assumono la veste di controinteressati (T.A.R. Lazio, Roma, Sez. III, 08/07/08, n. 6450).
25
Casi concreti
Le gare d’appalto
Nelle procedure di affidamento dei servizi, così come nei concorsi del personale, i partecipanti possono
accedere agli atti relativi al procedimento.
L’accesso sarà consentito dopo il definitivo esaurimento del procedimento di aggiudicazione, quando sia
motivato dalla comprovata necessità della difesa giudiziale del concorrente svantaggiato.
Esempio pratico:
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Due imprese, partecipan dello spazio
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ferroviaria.
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B deve, perci
L’art. 13 del D. Lgs. 163/06 (Codice degli appalti), non impone infatti una presunzione
legale di riservatezza e perciò, il controinteressato/partecipante non potrà opporsi
all’accesso presentando una generica dichiarazione, ma dovrà specificare gli elementi
oggettivi che conferiscono alla documentazione allegata (ad esempio un progetto)
un carattere di segretezza.
Sempre l’art. 13 definisce però anche i casi in
cui c’è il divieto assoluto di accesso, è il caso
delle richiesta delle informazioni relative al
know-how e ai segreti tecnici commerciali
del partecipante.
Queste limitazioni sono atte ad evitare che la
richiesta di accesso si fondi sulla volontà di
conseguire un indebito vantaggio sul mercato, entrando in possesso delle conoscenze
commerciali dei concorrenti.
(Parere espresso dalla Commissione per l’accesso ai
documenti amministrativi nella seduta del 07/04/08
e del 07/10/08 su istanza di un Comune)
26
Casi concreti
I diritti del dipendente
Il dipendente ha il diritto di:
Accedere alla documentazione relativa
ad un procedimento (ad es. un procedimento disciplinare o sanzionatorio) che lo
coinvolge, perché:
Conoscere i documenti che sono contenuti nel proprio fascicolo personale.
La P.A. dovrà consentire la consultazione
diretta del fascicolo e dell’eventuale estrazione di copia di tutti i documenti contenuti, senza che ci sia la necessità di motivare
la richiesta con un concreto e immediato
interesse.
è il destinatario del procedimento;
deve avere la possibilità di poter proporre altre soluzioni (es. esprimere un
tentativo di conciliazione).
(Parere espresso dalla Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi nella seduta del
07/10/08 su istanza del Ministero del lavoro e della previdenza sociale e nella seduta del 16/12/08
su istanza dell’Agenzia delle entrate dell’Emilia
Romagna)
Dato che la richiesta è volta a conoscere le
motivazioni addotte dalla P.A. a sostegno
di un provvedimento che coinvolge direttamente la sfera personale del dipendente,
esiste un interesse sufficientemente qualificato e differenziato.
I brevetti
Un argomento a parte, non interessato dal diritto d’accesso, è invece la proprietà intellettuale, regolamentata
dalla L. 30/05.
Tale codice definisce infatti in modo chiaro e preciso l’iter della procedura di deposito, ma soprattutto i tempi e le
modalità di pubblicazione, e quindi di accessibilità al pubblico, delle domande presentate.
Il Codice per la Proprietà Industriale (L. 30/05) afferma che:
possono costituire oggetto di brevetto per invenzione, le invenzioni nuove che implicano un’attività inventiva e sono atte ad avere un’applicazione industriale”.
(art. 45 L. 30/05)
Il deposito è effettuato presso le Camere di Commercio. Dopo l’assegnazione del numero progressivo e della data, la domanda viene inoltrata
all’Ufficio Italiano Brevetti e Marchi (U.I.B.M.).
A seguito del deposito, ogni domanda è sottoposta ad un periodo di segretezza ed inacessibilità della durata di 18 mesi al termine dei quali
la documentazione del brevetto è resa accessibile al pubblico, che ne può far richiesta all’U.I.B.M.
27
La richiesta d‘accesso
Richiesta per via cartacea
La richiesta scritta può essere presentata tramite fax, posta, e-mail oppure a mano, presso l’Ufficio Relazioni con
il Pubblico o l’Ufficio Protocollo.
Il modulo è scaricabile, in formato pdf, nella sezione modulistica del sito istituzionale e nella pagina dell’Ufficio
Relazioni con il Pubblico (URP).
Il modulo deve essere compilato in ogni sua parte e deve essere consegnato unitamente alla fotocopia della carta
d’identità del richiedente. Il delegato dovrà inoltre consegnare la delega e la fotocopia della carta d’identità del
delegante.
Firma del Richiedente
28
La richiesta d‘accesso
Richiesta per via telematica
E’ possibile inviare la richiesta per via telematica cliccando nella sezone “I nostri servizi on line” presente nella
homepage del sito camerale.
Cliccando su
“Richiesta di accesso
ai documenti
amministrativi”
si iniziarà
la procedura.
Ogni cittadino o impresa, dopo esseresi registrato, accede
alla propria area riservata tramite CNS o ID (e-mail) e
password da cui potrà controllare le richieste già inviate
oppure inoltrarne una nuova.
Nelle pagina d’ngresso al servizio sono presenti tutte le istruzioni per inviare in modo semplice e corretto la
richiesta di accesso agli atti. In questa finestra sono presenti due sottomenù:
Le mie richieste:
si accede ad una
pagina riepilogativa in
cui il cittadino/impresa
potrà visionare-controllare le richieste che
ha inoltrato all’Ente.
Nuova Richiesta:
il richiedente potrà
compilare il modulo da
inviare.
E’ possibile inviare la richiesta
d’accesso agli atti anche dal sito
dedicato ai Servizi on line:
http://servizionline.mi.camcom.it
29
Riferimenti amministrativi
Riferimenti normativi
Legge 241/90, “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto d’accesso ai
documenti amministrativi”;
Regolamento 15/05, “Modifiche ed integrazioni alla legge del 7 agosto 1990, n. 241, concernenti
norme generali sull’azione amministrativa”;
D.P.R. 184/06, “Regolamento disciplina accesso ai documenti amministrativi”;
Decreto legislativo 82/05, “Codice dell’amministrazione digitale”;
“Regolamento per la disciplina dell’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi della
Camera di Commercio di Milano” approvato il 22/04/08 con determinazione del Segretario Generale;
“Regolamento per la disciplina delle categorie di documenti sottratti al diritto d’accesso della Camera
di Commercio di Milano” approvato il 04/07/07 con determinazione del Segretario Generale;
Massimario della Presidenza del Consiglio dei Ministri; supplemento al volume “L’accesso ai
documenti amministrativi” n. 12, 2008;
Decreto Legislativo 42/04 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, art. 122 “Archivi di Stato e archivi
storici degli enti pubblici: consultabilità dei documenti”;
Decreto Legislativo 196/03, “Codice in materia di protezione dei dati personali”;
Cons. Stato, sez. V, sentenza 4999/07; Cons. Stato, sez. VI, sentenza 2223/06; Cons. Stato, sentenza
2511/08; Cons. Stato, sentenza 555/06; Cons. Stato, sez.VI, sentenza 658/05; Cons. Stato, sez. IV,
sentenza 1822/08;
Decreto legislativo 163/06 “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi, forniture”; art. 13
“Accesso agli atti e divieti di divulgazione”;
Tar Veneto, sez. I, sentenza 3897/06;
Decreto Legislativo 30/05, “Codice dei diritti di proprietà industriale”,
Lisi Andrea, “Dalla carta al digitale”, guida giuridico amministrativa.
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Area Comunicazione
Ufficio Relazioni con il Pubblico
Via Meravigli 9/b 20123 Milano
[email protected]
www.mi.camcom.it
A cura del Servizio Relazioni con il Pubblico
in collaborazione con Progetto Camera Digitale