Soluzioni per la Pubblica Amministrazione
Realizzato in conformità con le ultime disposizioni di legge e
regole tecniche AIPA, è personalizzabile, sulle specifiche
esigenze dell’Ente, per la gestione dei campi del Protocollo.
Le funzioni più complesse del Protocollo si integrano con la
gestione del workflow di ORACLE®
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Soluzioni per la Pubblica Amministrazione
Funzioni principali
Inserimento dati corrispondenza in entrata ed in uscita;
Gestione anagrafica mittente — destinatario;
Smistamento della posta, gestione flussi e inoltro;
Gestione pratiche;
Raggruppamento della corrispondenza in pratiche;
Consultazione con varie modalità di ricerca;
Stampa Registro Protocollo, Report e Statistiche;
Archiviazione Ottica dei documenti.
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L’operatore dell’Ufficio Protocollo inserisce i dati del “Protocollo in Entrata”
in una apposita maschera (i campi sono personalizzabili
in fase di installazione), e la relativa immagine da scanner
inserisce i dati del “Protocollo
in Uscita” in un’altra maschera,
ed acquisisce la relativa immagine
da scanner o da file
E’ possibile effettuare lo “Smistamento”
e l’ “inoltro”, dei documenti archiviati,
agli utenti collegati in rete,
che possono visionarli ed inoltrarli
il ricevente visualizza la lista dei documenti ricevuti/ricevuti
e la relativa immagine e/o i campi di protocollazione
Le ricerche relative ai flussi documentali
(il “giro” che il documento
ha fatto nell’organizzazione), o dov'è ora, etc.,
sono realizzate mediante la ricerca sugli
“Smistamenti”, “Inoltri” e “ordini di servizio”
effettuati, impostando i
criteri in una apposita maschera
Possiamo “Allegare” al documento archiviato
documenti elettronici, di qualsiasi formato,
Es.: Adobe Acrobat, Microsoft Word,
Microsoft Excell, bitmap, TIFF, etc..
All’occorrenza, li riapriremo con l’applicazione nativa
Possiamo ricercare i documenti in 5 modi diversi.
Questa modalità sotto presentata, richiede che
si sceglia la “Ricerca” preimpostata,
da un menù personalizzabile
Pigiando F2, apriamo la tabella nella quale sono
disponibili tutti i valori già inseriti nei campi
Es.: I fornitori che iniziano per “Fe”
Potremo eseguire la ricerca, ad es.: delle Fatture
di Acquisto, impostando uno o più criteri
I documenti trovati, che soddisfano il criterio di ricerca
impostato, sono disponibili nella finestra “Risultato”.
Possiamo visualizzare solo i campi,
o visualizzare anche l’immagine e ristamparla
Possiamo ristampare il documento
Possiamo spedire i documenti
mediante la posta Elettronica standard
Gli utenti che hanno accesso al Sistema
di Gestione Documentale da WEB
(Internet/Intranet)
possono effettuare le ricerche dei
documenti a cui sono abilitati ad accedere,
secondo il Profilo Utente a loro attribuito
Gli utenti abilitati, possono visualizzare
la lista del risultato di ricerca,
o direttamente le anteprime delle
immagini dei documenti
Doppio clic e si apre il documento selezionato
24 strumenti di Annotazione: Post-it,
evidenziatore, timbri, linee,
rettangoli, inserimento testo, etc.,
tutti proteggibili da password, consentono
comode e facili annotazioni su documenti
non sottoposti all’Archiviazione Sostitutiva
I documenti cancellati, sono
disponibili nel’apposito cestino e si possono cancellare
o ripristinare solo con le apposite autorizzazioni
Per archiviare i documenti in modo massivo,
si creano “Lotti di Lavorazione” nel
“Contenitore Temporaneo”,
ciò consente un’acquisizione da scanner veloci
o da file, per una successiva catalogazione,
fatta da uno o più utenti contemporanei
Il contenuto del Contenitore Temporaneo,
è possibile visualizzarlo
in modalità miniatura, in modo tale
da selezionare e catalogare
più velocemente i documenti
Selezioniamo le pagine dalle miniature,
per creare un documento
multipagina e catalogarlo in modo veloce,
eventualmente “Ereditando” i campi da uno dei
documenti simili, prima inseriti
Con il modulo specifico,
è possibile creare Reports
e/o Fogli Elettronici, dai dati immessi
Ad Es. un Report dal risultato di ricerca
Registro di Protocollo del 10/10/2001
Comune di Specchia
Il Registro di Protocollo giornaliero,
che può essere personalizzato secondo le
esigenze dell’Ente
La riservatezza dei documenti
archiviati è garantita,
impostando adeguatamente
la “Gestione della Sicurezza”
Gli utenti che hanno accesso al Sistema
di Gestione Documentale devono essere registrati.
Ad ogni utente è collegato un Profilo Utente
con le funzioni ed i tipi di accesso a lui consentiti
Agli utenti che hanno accesso al Sistema
di Gestione Documentale è assegnato
una login costituita da User ID
e PASSWORD ai quali è collegato il Profilo Utente
con le funzioni a lui abilitate
E’ possibile anche restringere
l’accesso ai vari archivi ad
ogni utente o gruppo di lavoro