CASO UTENTE
Efficienza e risparmio
dalla GESTIONE DOCUME
L’ottimizzazione del processo
di gestione dei documenti,
indispensabile in realtà
complesse, porta una serie
di vantaggi; tra questi una miglior
qualità delle informazioni. Il caso
di SAME DEUTZ-FAHR ITALIA.
AME DEUTZ-FAHR ITALIA fa parte dell’omonimo
S
società del gruppo grazie a delle connessioni dirette garantite da
gruppo fondato nel 1927 dall’ingegner Francesco
una rete Wan dedicata.
Cassani - l’inventore della prima “trattrice agricola”
Una delle fasi di ottimizzazione dei processi ha riguardato l’ambi-
al mondo con motore diesel - di cui oggi fanno
to della gestione dei documenti intesi come bolle, fatture, Ddt e
parte cinque società produttive con sede in Italia,
quant’altro. L’argomento è stato affrontato per la prima volta nella
Germania, Polonia, India e Croazia, e sette società commerciali
seconda metà degli anni ’90 con un prodotto che, posti i volumi
in Usa, Portogallo, Spagna, Svizzera, Francia, Inghilterra e Cina. I
di allora, era in grado di soddisfare le nostre esigenze; in seguito
marchi SAME, Lamborghini, Deutz-Fahr e Hürlimann fanno del
l’acquisizione di altre società ha reso indispensabile la ricerca di
gruppo uno dei più importanti costruttori al mondo di trattori,
una soluzione più moderna e confacente ai nostri nuovi fabbiso-
motori, mietitrebbie e macchine agricole. Attualmente siamo al
gni. In questa fase abbiamo incontrato l’azienda Docflow, nostro-
primo posto nelle vendite in Italia e al quarto a livello internazio-
nostro attuale partner tecnologico nella gestione documentale,
nale; l’obiettivo di fatturato per il 2006 è di un miliardo di euro, i
che ci ha aiutato moltissimo nella soluzione dei nostri problemi.
dipendenti sono circa 2700.
CICLO ATTIVO, PASSIVO E FISCALE
INTEGRAZIONE E OTTIMIZZAZIONE DEI PROCESSI
Ad oggi ci serviamo delle soluzioni di Docflow per le procedure di
La crescita avvenuta negli anni è passata attraverso l’integrazio-
archiviazione dei documenti del ciclo attivo, del ciclo passivo e
ne e l’ottimizzazione di varie aziende. Ciò è stato possibile anche
della documentazione fiscale.
grazie all’ausilio dei sistemi informativi che sono centralizzati nella
Il processo inizia materialmente con la scansione ottica del docu-
sede italiana e storica di Treviglio, in provincia di Bergamo. Da Tre-
mento. Fatture di vendita, fatture fornitori, bolle di accompagna-
viglio vengono erogati i servizi di supporto informatico a tutte le
mento e documenti di trasporto in genere vengono passati allo
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GIULIO MILANESI*, IVAN FINALI**
MENTALE
Giulio Milanesi, Information Technology Manager
scanner e inseriti in questo modo nel sistema informatico. La
sto evita la fase di digitalizzazione di tutti i codici per la lettura
lettura del documento attraverso lo scanner viene poi integra-
del documento, consentendo un risparmio di risorse in termini
ta con alcune “chiavi”. La chiave primaria consiste in un bar-
di personale e una maggiore qualità dell’informazione. Questa
code applicato al documento stesso, cosa che permette di
è una fase molto delicata perché è quella in cui in cui i docu-
accedere ai documenti attraverso una porta, una “chiave”
menti vengono come si suol dire “battezzati”, cioè riconosciuti
appunto, generata direttamente dal sistema informativo. Que-
e inseriti per la prima volta nel sistema; il fatto che l’informazione venga generata dal sistema e non digitata elimina il problema degli errori umani.
Il ciclo attivo e l’archiviazione dei documenti fiscali sono gestiti
attraverso la cattura e la lettura degli spool di stampa che arrivano dai sistemi informativi e vengono integrati in modo completamente automatico nella gestione dei documenti.
Anche qui abbiamo scelto di inserire una serie di chiavi oltre a
quella primaria del numero di documento per permettere poi
agli utenti di rintracciare i documenti con una buona flessibilità.
Attualmente stiamo studiando sempre con Docflow lo sviluppo
della gestione documentale del ciclo attivo e passivo con l’introduzione della validità fiscale dei documenti; ciò arricchirebbe
le funzionalità di base e consentirebbe come primo risultato la
possibilità di fare a meno degli – enormi – archivi cartacei.
Ivan Finali, Database Administrator
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EFFICIENZA E RISPARMIO DALLA GESTIONE DOCUMENTALE
Chi è Same Deutz-Fahr
SAME DEUTZ-FAHR ITALIA fa parte dell’omoni-
Francoforte. Con questa operazione SAME
mo gruppo SAME DEUTZ-FAHR, una delle prin-
DEUTZ-FAHR è ora protagonista a livello mon-
cipali case costruttrici al mondo di trattori,
diale anche in questo comparto.
motori, mietitrebbie e macchine agricole con i
Internazionalizzazione, dislocazione produttiva e
marchi SAME, Lamborghini, Deutz-Fahr e Hürli-
capillare distribuzione sono alla base della stra-
mann.
tegia del Gruppo, con circa 100 importatori che
Fondata dall’ingegner Francesco Cassani a Tre-
coprono l'intero pianeta e una rete di vendita e
viglio nel 1927, oggi la società è costituita da cin-
assistenza di 3.000 concessionari.
que aziende produttive con sede in Italia, Ger-
Tecnologia, innovazione, affidabilità, qualità e un
mania, Polonia, India e Croazia, e
elevato standard di servizi al clien-
da sette realtà commerciali in Por-
te sono invece alla base dello svi-
togallo, Stati Uniti, Spagna, Svizze-
luppo come priorità strategica. Da
ra, Francia, Inghilterra e Cina. Pre-
questa
sidente, amministratore delegato
consegue un costante impegno di
e capitale sono rimasti italiani
investimenti in R&D.
anche dopo che la società, nel
Nel 2005 la società ha fatturato
corso del 2003, è diventata l'azio-
936,5 milioni di Euro, con la vendi-
nista di riferimento del Gruppo
ta di 33.367 trattori, 22.600 moto-
tedesco Deutz Ag, leader indipen-
ri e 27.151 trasmissioni. Con circa
dente nel mercato dei motori die-
2.700 dipendenti, l’utile netto è
sel industriali, quotato alla Borsa di
stato di 31,6 milioni di Euro.
tradizione
tecnologica
RISPARMIO, EFFICIENZA E QUALITÀ
riguardano la gestione dei documenti. Partendo da questi pre-
Tra i principali vantaggi che abbiamo ottenuto dall’utilizzo dell’at-
questa azienda anche in futuro e abbiamo già messo in cantiere
tuale applicazione di Docflow sono sicuramente da annoverare i
nuovi progetti che ci permetteranno di ottimizzare ulteriori pro-
seguenti tre:
cessi.
supposti, pensiamo di proseguire la nostra collaborazione con
• la riduzione dei costi legati alla conservazione dei documenti;
• l’accorciamento dei tempi di risposta conseguenti alla ricerca
del documento;
• una maggiore qualità dell’informazione.
Dove per qualità dell’informazione intendiamo il legame che viene
creato tra i vari documenti. Supponiamo ad esempio di avere la
necessità di capire il motivo per cui una determinata fattura deve
essere saldata: il sistema ci risponde proponendoci le connessioni esistenti tra quella fattura, la bolla di consegna e l’ordine che
ha fatto scaturire la consegna del materiale. In questo modo
abbiamo davanti un quadro completo; in tempi brevi.
L’IMPORTANZA DI UN PARTNER ALL’ALTEZZA
Docflow è stata per noi una piacevole sorpresa perché oltre ad
averci supportato nell’archiviazione documentale dal punto di
vista tecnologico, si è rivelato un consulente anche per quanto
*INFORMATION TECHNOLOGY MANAGER,
riguarda la comprensione degli aspetti giuridico-normativi che
** DATABASE ADMINISTRATOR
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