IL SISTEMA DI REPORTING
PER CONFRONTARE GLI OBIETTIVI CON I RISULTATI CONSEGUITI
E ANALIZZARE LE CAUSE DI EVENTUALI SCOSTAMENTI
Programmazione e Controllo
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1. Il sistema di reporting: cos’è
IL SISTEMA DI REPORTING E’ L’INSIEME ORGANIZZATO
DEI RAPPORTI DI GESTIONE CONTENENTI LE INFORMAZIONI
RELATIVE AI RISULTATI CONSEGUITI
UN REPORTING EFFICACE RICHIEDE CHE TALI RISULTATI
VENGANO CONFRONTATI CON:
• IL BUDGET
• IL CONSUNTIVO DEI PERIODI PRECEDENTI
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1. Il sistema di reporting: cos’è
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1. Il sistema di reporting: cos’è
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Andamento periodo 2000-2002
7.000
6.000
Valori in /000 euro
5.000
4.000
3.000
2.000
1.000
Consuntivo
2002
Consuntivo
2001
Consuntivo
2000
Anni
Ricavi
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Totale Costi
Reddito Operativo
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2. Il sistema di reporting: a cosa serve
I POSSIBILI SCOPI DEL SISTEMA DI REPORTING
A) COME STRUMENTO INFORMATIVO SULLE
PRESTAZIONI REALIZZATE
B) COME STRUMENTO DI STIMOLO ALLA RICERCA
DELLE CAUSE DEI RISULTATI
C) COME MECCANISMO DI APPRENDIMENTO
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2. Il sistema di reporting: a cosa serve
B) COME STRUMENTO DI STIMOLO ALLA RICERCA DELLE CAUSE DEI RISULTATI
Andamento dei prezzi di
mercato dei medicinali
Direttive e legislazione
vigente
……………
Variazione nei prezzi di
acquisto di qualche
medicinale
Elaborazione di accordi di
fornitura penalizzanti
……………
……………
Cattiva gestione delle
scorte di magazzino
Variazione del costo
consuntivo dei medicinali
rispetto a quanto definito in
sede di preventivo
Ritardi nella richiesta di
acquisto medicinali
……………
Scarti di medicinali non
conformi
……………
Variazione nei consumi
di medicinali
Maggior utilizzo di
medicinali rispetto allo
standard previsto
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……………
……………
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2. Il sistema di reporting: a cosa serve
PER RAGGIUNGERE EFFICACEMENTE I SUOI SCOPI
E’ OPPORTUNO CHE IL SISTEMA DI REPORTING:
ABBIA ALMENO LA SEGUENTE STRUTTURA
VOCE
BUDGET
CONSUNTIVO
SCOSTAMENTO
...........
...........
...........
SIA INTEGRATO CON L’ANALISI DEGLI SCOSTAMENTI
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3. Come si elabora il sistema di reporting
L’IMPOSTAZIONE DI UN SISTEMA DI REPORTING
RICHIEDE CHE VENGANO EFFETTUATE
DELLE SCELTE RELATIVE A:
1) CONTENUTO
2) FORMA DI PRESENTAZIONE
3) ARTICOLAZIONE
4) FREQUENZA DI ELABORAZIONE
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3. Come si elabora il sistema di reporting
IN RELAZIONE AL CONTENUTO DEL SISTEMA DI REPORTING
LE SCELTE RIGUARDANO:
1) GLI OGGETTI RISPETTO AI QUALI RILEVARE
LE INFORMAZIONI
(Es. prodotto, canale, area geografica, ecc.)
2) LE INFORMAZIONI DA RILEVARE IN RELAZIONE
A CIASCUN OGGETTO
(Es. fatturato, margini, volumi di vendita, scarti, ecc.)
PRINCIPIO GENERALE:
DIRE TUTTO E NEL CONTEMPO L’ESSENZIALE
(Selettività delle informazioni)
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3. Come si elabora il sistema di reporting
LA FORMA SECONDO CUI VENGONO RAPPRESENTATE
LE INFORMAZIONI DI REPORTING
PUO’ ESSERE:
NUMERICA
E TABELLARE
Voce Budget Consuntivo Scostamento
.....
.....
.....
GRAFICA
90
80
70
ESPOSITIVA O
NARRATIVA
60
50
40
30
20
10
0
1 Trim.
2 Trim.
3 Trim.
11
4 Trim.
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3. Come si elabora il sistema di reporting
IN RELAZIONE AL GRADO DI ARTICOLAZIONE
IL REPORTING PUÒ ESSERE:
* ANALITICO
* SINTETICO
* ECONOMICO
* PER INDICATORI CHIAVE
IL GRADO DI ARTICOLAZIONE DEL REPORTING
DIPENDE ESSENZIALMENTE DAL DESTINATARIO
A CUI È RIVOLTO
(Alta Direzione, Responsabili di business,
Responsabili di Funzione, ecc.)
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3. Come si elabora il sistema di reporting
REPORTING SINTETICO – un esempio
SEGUE
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3. Come si elabora il sistema di reporting
REPORTING ANALITICO – un esempio
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3. Come si elabora il sistema di reporting
IN RELAZIONE ALLA FREQUENZA DI ELABORAZIONE
IL REPORTING PUO’ ESSERE:
* ANNUALE
* TRIMESTRALE
* MENSILE
* SETTIMANALE
* ...
LA SCELTA DELLE CADENZE DI ELABORAZIONE
DEVE ESSERE EFFETTUATA AVENDO RIGUARDO A:
# CADENZE TIPICHE DEL BUSINESS (Es. Stagionalità)
# LIVELLO DEI DESTINATARI (Alta Direzione, Responsabili
di business, Responsabili di Funzione, Venditori, ecc.)
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4. Il processo di apprendimento
L’APPRENDIMENTO E’ UN PROCESSO COMPLESSO
NORMALMENTE SI ATTIVA SOLO A FRONTE DI ESPERIENZE “CRITICHE”
(o per la crescita o per la traumaticità)
E’ SOSTANZIALE QUANTO PIU’ SI ANALIZZANO LE CAUSE DEI RISULTATI
OTTENUTI. SI CAPISCONO I “PERCHE’”
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4. Il processo di apprendimento
IL PROCESSO DI APPRENDIMENTO DI UN’ORGANIZZAZIONE
SI ARTICOLA IN QUATTRO FASI
Esperienza
(concreta)
Attuazione
Ricerca
Sperimentazione
(attiva)
Riflessione
(passiva)
Sperimentazione
Modellizzazione
Concettualizzazione
(astratta)
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4. Il processo di apprendimento
ESISTE UNA FORTE ANALOGIA TRA
IL PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO
E IL PROCESSO DI APPRENDIMENTO
ANALISI DEI
RISULTATI
DETERMINAZIONE
OBIETTIVI
AZIONE
DEFINIZIONE
BUDGET
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4. Il processo di apprendimento
PERTANTO
PER FACILITARE IL PROCESSO DI APPRENDIMENTO
A LIVELLO AZIENDALE
(ATTIVARE UNA LEARNING ORGANIZATION)
ALCUNI ACCORGIMENTI ORGANIZZATIVI
POSSONO ESSERE:
Diffuso coinvolgimento delle persone nei processi di P & C
Composizione dei team di P & C avendo riguardo alle differenti abilità richieste
Sistema premiante non centrato sulla prestazione ma sull’analisi/comprensione
delle determinanti la prestazione
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5. Il processo di apprendimento conservativo
LE CARATTERISTICHE DEL PROCESSO CONSERVATIVO
SONO LE SEGUENTI:
OBIETTIVO E’ IL MIGLIORAMENTO DELL’ESISTENTE
LA RICERCA DELLE CAUSE E’ PREVALENTEMENTE INTERNA
LA RICERCA DELLE CAUSE DELLE CAUSE E’ DI TIPO LINEARE
IL CAMBIAMENTO INDOTTO E’ INCREMENTALE
E’ QUESTO L’APPROCCIO ALL’ANALISI DI SCOSTAMENTO
DI TIPO “TRADIZIONALE”
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5. Il processo di apprendimento conservativo
Funzioni logico/razionali
dell’azienda
INTERNO
“Migliorare
l’esistente”
Apprendimento
conservativo
(miglioramento)
Operatività
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5. Il processo di apprendimento conservativo
Ricavi
effettivi
-
=
Variazione
di volume
Quali sono le
cause di variazioni
di volume e/o mix?
Variazione
prezzi di vendita
Perché sono
variati i prezzi?
Variazione
sfavorevole
Ricavi
programmati
(a budget)
Alla ricerca delle cause di 2° livello: un esempio relativo ai Ricavi di Vendita
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6. Il processo di apprendimento innovativo
LE CARATTERISTICHE DEL PROCESSO INNOVATIVO
SONO LE SEGUENTI:
OBIETTIVO E’ L’INNOVAZIONE (BREAKTHROUGH)
LA RICERCA DELLE CAUSE E’ PREVALENTEMENTE ESTERNA
(ANALISI DELLA CONCORRENZA E BENCHMARKING)
LA RICERCA DELLE CAUSE DELLE CAUSE E’ DI TIPO CIRCOLARE
IL CAMBIAMENTO INDOTTO E’ PROFONDO (DI ROTTURA RISPETTO AL PASSATO)
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6. Il processo di apprendimento innovativo
Strategia
Apprendimento
innovativo
(rinnovamento)
ESTERNO
Funzioni logico/razionali
dell’azienda
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“Sostituire l’esistente
con qualcosa di nuovo”
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