Efficienza, Innovazione e Cooperazione
applicativa: l’ERP della PAT.
Un caso di successo
Dott.ssa Clara Fresca Fantoni - Direttore Generale di Informatica Trentina S.p.A.
Il contesto di riferimento:
le strategie dell’Ente PAT
Piano di eSociety: eGovernment
•
•
•
•
Efficienza e Competitività
Trasparenza Amministrativa
Interoperabilità tra Enti
Contenimento dei costi
STRATEGIE DELL’ENTE
PAT
PROCESSI
•
•
•
•
Semplificazione
Efficienza ed efficacia
Standardizzazione
Apertura
ORGANIZZAZIONE
•
•
•
•
Decentramento
Comunicazione e Collaborazione
Conoscenza
Sviluppo Professionale
Il contesto di riferimento:
le strategie di Informatica Trentina S.p.A.
Piano Strategico 2003- 2005: Innovare per Evolvere
• Ampliare, consolidare e migliorare il rapporto con la PAT
• Valorizzare il ruolo pubblico della Società
• Realizzare progetti innovativi per il Sistema Pubblico Provinciale
STRATEGIE DI I.T.
MERCATO
LOCALE
• Collaborare con UNITN e
centri di ricerca (IRST)
• Realizzare prodotti innovativi
• Condividere le soluzioni con il
sistema pubblico
• Coinvolgere il sistema
economico locale
PAT
• Pianificare congiuntamente
• Identificare Progetti innovativi
• Migliorare i livelli si servizio
MERCATO
NAZIONALE
• Riproporre le Best
Practice per opportunità
• Attuare Partnership
Il contesto di riferimento:
il fattore abilitante
STRATEGIE
DELL’ENTE
STRATEGIA DI
I.T.
INNOVAZIONE TECNOLOGICA
Innovazione tecnologica: fattore abilitante per favorire la convergenza
delle strategie degli attori coinvolti.
Deve essere:
• innovazione “finalizzata”: innovare per evolvere e migliorare servizi e
processi identificati;
• innovazione “estesa”: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti
applicativi;
• innovazione come fonte alternativa di “Business”: riproporre sul
mercato le soluzioni innovative realizzate.
Il contesto di riferimento:
il progetto
STRATEGIE
DELL’ENTE
STRATEGIA
DI I.T.
L’ERP della PAT, Sistema Informativo
per la gestione integrata dei processi
gestionali, amministrativi e contabili
dell’Ente.
Principali caratteristiche:
INNOVAZIONE TECNOLOGICA
•Integrazione
•Modularità
ERP DELLA PAT
•Flessibilità vs Standardizzazione
•Estendibilità
Il progetto ERP per la PAT rappresenta un primo
esempio di attuazione congiunta delle strategie
dell’Ente e di Informatica Trentina SPA in quanto ha
generato:
•
Benefici per l’Ente PAT e, a tendere, per il
Sistema Pubblico Provinciale
•
Opportunità per il Territorio
•
Opportunità di Mercato
Realizzato prevalentemente con
piattaforma SAP
Il Progetto: l’ambito
Il progetto ERP: i moduli
Stipendi
Personale
(Human Resources)
Acquisti,
Cespiti e
Magazzini
e-Procurement
Contabilità
Economica
Delibere e
Provvedimenti
Finanziaria
Programmazione
e Controllo di
Gestione
Gestione
documentale
Protocollo
federato
Firma digitale e
Documento
informatico
Altri Sistemi
Il progetto:
i Processi e l’Organizzazione
Di Partenza: Centralizzati Interni all’Ente
Attuale: Decentralizzati Interni all’Ente
Servizio PAT
Servizio
PATPAT
Servizio
• Richiede e fornisce informazioni
• Gestisce le procedure
• Gestisce le procedure
amministrativo-contabili
amministrative
• Richiede servizi contabili
Dipartimento PAT
• Definisce il regolamento
• Dipartimento
Gestisce le PROPRIE PAT
procedure
amministrativo-contabili
• Definisce il regolamento
• Coordinamento e controllo
• Gestisce le procedure
amministrativo-contabili
Obiettivi
Obiettivi raggiunti:
da perseguire:
• Riduzione della documentazione
cartacea
• Riduzione dei tempi di processo
• Eliminazione “rischio” di perdita
di informazioni
Servizio PAT
Servizio PAT
• Alleggerimento delle strutture
organizzative centrali
• Omogeneità di svolgimento delle
procedure da parte delle diverse
strutture organizzative
• Maggiore “responsabilità” delle
strutture
Il progetto:
i Processi e l’Organizzazione
In evoluzione: Distribuiti sul territorio
Istituzioni
scolastiche
Enti Funzionali
Benefici attesi:
• Cooperazione tra gli Enti
Provincia
Autonoma di
Trento
• Governo delle informazioni a livello
Centrale
Altri Enti
• Economie di scala sugli
investimenti
• Disponibilità di nuovi servizi alle
imprese
• Diffusione della cultura digitale
Agenzie
Fornitori
• Continuo sfruttamento
dell’innovazione tecnologica, con
una logica incrementale
Il progetto:
l’innovazione tecnologica
INNOVAZIONE “FINALIZZATA”:
innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati
L’ePROCUREMENT
Analisi
della
Spesa


Quanto acquistare
Come e cosa
acquistare
Strategia di
acquisto




Make or Buy
Prioritizzazioni
Scelta dei modi
Aggregazioni
Selezione e
Negoziazione



Gestione degli
ordini
Chi invitare

Dinamica di negoziazione

Quanto pagare

Quando e come
acquistare
Richieste, approvazioni
Emissione ordini
Monitoraggio
della spesa e
dei fornitori
Logistica e
Contabilità







Ricevimento
Magazzini
Pagamento
…
Benchmark
Misurazioni
Interventi di
miglioramento
Attività
prevalentemente
manuali
SAP SRM
(Supplier Relationship
Management)
ERP
SAP R/3
SAP BW
SAP BW
Sistemi di supporto
FOCUS
della tecnologia
Il progetto:
l’innovazione tecnologica
I BENEFICI ATTESI
• Semplificazione del processo di approvvigionamento
• Monitoraggio e riduzione della spesa pubblica
• Maggiore trasparenza nei processi di acquisto
• Maggiore accessibilità e confrontabilità per le PMI sul mercato on-line
• Alfabetizzazione digitale del territorio (enti e mercato della fornitura)
I PRIMI RISULTATI
nel periodo settembre 2004 - febbraio 2005 è stato sperimentato il negozio elettronico
(Convenzione PC) e diversi modelli di gara telematica:
• 11 gare on line, valore complessivo di spesa ~ 1.200.000 Euro
• coinvolti ~ 140 fornitori (oltre il 97% locali)
• risparmio ~ 180.000 Euro, pari ad oltre il 16% rispetto ai valori di riferimento
relativi ad analoghe precedenti forniture.
Il progetto:
l’innovazione tecnologica
INNOVAZIONE ESTESA:
diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi
LA FIRMA DIGITALE:
dal Mandato Informatico alla Liquidazione Informatica
PREPARAZIO
NE
PROVVEDIMENTO
 Iter Delibere e
Determinazioni
CONTROL
LO
LIQUIDAZION
E
 Verifica legittimità Emissione atti di
e controllo
liquidazione
contabile
MANDATO
TESORERIA
 Emissione titolo
di pagamento
 Comunicazioni e
controlli di tesoreria
per il pagamento
FOCUS
della tecnologia
ERP SAP R/3
FIRMA DIGITALE
Il progetto:
l’innovazione tecnologica
I BENEFICI
• Accelerazione del processo di pagamento dell’Ente
• Eliminazione documenti cartacei tra Ente e Tesoriere
• Controllo tempestivo sui flussi di spesa
• Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere
• Significativa riduzione nella difettosità delle disposizioni di pagamento (0,4%)
• Automazione delle verifiche sui mandati da parte della Corte dei Conti (accesso in rete)
• Organicità e semplificazione della raccolta della documentazione
• Maggiore certezza e trasparenza del processo
I RISULTATI
•
Tempi dei pagamenti: dimezzati
•
900 utenti distribuiti sul territorio per la Provincia, Agenzia del Lavoro, Agenzia
Provinciale per la Protezione dell’Ambiente, Cassa Antincendi
•
500 Smart Card per la gestione certificata della Firma Digitale
•
3.300 delibere e 22.600 determinazioni gestite all’anno
•
87.000 mandati e 33.000 liquidazioni gestiti all’anno
Il Mercato:
le opportunità di sviluppo
Le opportunità di sviluppo sul MERCATO
INNOVAZIONE COME FONTE ALTERNATIVA DI “BUSINESS”
riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate.
• UNI IT: Società del Gruppo Unicredito Italiano e di Informatica Trentina SpA.
Offre al mercato la soluzione completa Mandato Informatico, in modalità
Application Service Provisioning.
Enti pubblici attivi circa 30 - Previsione 2005: circa 100
Mercato: PA e Istituti di Credito
• DUnIT: Partnership tra Informatica Trentina Spa, Deloitte Consulting e
Università di Trento. Realizza progetti di carattere innovativo e ad elevato
contenuto tecnologico basati su SAP. In corso di definizione la fase evolutiva
della partnership.
Mercato: Università
Il Mercato:
le opportunità di sviluppo
Le opportunità di sviluppo sul MERCATO
• Partnership strategica con SAP:



per riproporre la soluzione a livello nazionale sul mercato PA
per effettuare attività di Ricerca e Sviluppo con UniTN e
IRST
per la formazione: SAP ACADEMY
Mercato: PA, Università, Sanità