Le riunioni
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Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Possibili scopi di una riunione
• informare
• sensibilizzare
• analizzare e consultare
• decidere insieme
• creatività
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Fasi per una riunione
• Preparazione
informativo
• Svolgimento
dibattimentale
conclusivo
• Seguito
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Preparazione di una riunione
L’organizzatore
Definisce
Invia
Prepara
• Oggetto
• Scopo
• Data
• Durata
• Sede
• Supporti
• Logistica
• Partecipanti
Inviti ai partecipanti con tutte le informazioni necessarie
Dati e documenti necessari per la riunione
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Preparazione di una riunione
I partecipanti
Preparano
gli argomenti di loro competenza
Arrivano
alla riunione in tempo
Organizzano
i propri impegni in modo da evitare ogni
interruzione salvo casi di necessità
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Per uno svolgimento efficace
1. Coordinamento efficace
Evitare digressioni
Incoraggiare il contributo di tutti i partecipanti
Arrivare ad una conclusione e stabilire un seguito
2. Partecipazione attiva
Tutti i partecipanti devono
- Prepararsi nella materia di loro competenza
- dare il proprio contributo in maniera concisa e assertiva
3. Rispettare i limiti di tempo
Il coordinatore bloccherà interventi prolissi o irrilevanti
Tutti i partecipanti faranno interventi sintetici e pertinenti
4. Scrivere un verbale contenente:
- i partecipanti ed i relativi contributi
- cosa si deve fare da parte di chi e quando
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Il principio di Pareto
SUPERFLUO
20%
“L’80% del risultato è
prodotto nel 20%
del tempo impiegato;
l’80% del tempo è
superfluo e produce solo
il 20% del risultato”
80%
80%
ESSENZIALE
20%
RISULTATI E
IMPIEGO
DEL TEMPO REALIZZAZIONI
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Sintesi
Le riunioni servono per informare,
analizzare e decidere.
L’efficacia di una riunione dipende
dal coordinamento,
dall’osservanza di regole precise e,
soprattutto, dall’adesione agli obiettivi.
La riunione rappresenta un importante
momento di crescita professionale.
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La delega
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Proprietà intellettuale di Fondazione Sodalitas. Ne è vietato l'utilizzo, la riproduzione e la diffusione senza autorizzazione scritta.
Scopo della presentazione
Illustrare
significato, modalità
e
importanza della delega
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La delega
Si verifica quando un soggetto
(il delegante)
conferisce a un altro soggetto
(il delegato)
l’incarico d’eseguire una
“prestazione”
che rientra nelle
responsabilità del primo.
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La delega efficace
1. Selezionare i compiti da delegare
2. Selezionare i potenziali delegati
3. Decidere chi fa che cosa
4. Comunicare al collaboratore l’intenzione
di delega e i relativi obiettivi misurabili
5. Comunicare agli interessati l’avvenuta
delega
6. Dare al collaboratore il supporto necessario
7. Valutare e controllare
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Vantaggi del delegante
- bilanciare i carichi di lavoro
- svolgere una maggiore quantità di lavoro
- stringere ulteriori rapporti con i
collaboratori delegati
- far crescere le persone
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I vantaggi del delegato
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Aumento della fiducia in se stessi
L’assunzione di responsabilità e rischi
Capacità di prendere decisioni
Saper gestire le critiche o disapprovazioni del capo
Approfondimento delle informazioni sui compiti da
svolgere
Consapevolezza di possedere o meno le competenze
necessarie o richiedere i supporti per acquisirle
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Sintesi
La delega, se ben esercitata,
porta vantaggi sia
al delegante che al delegato
( fiducia negli altri e verso se stessi)
L’ottenimento di una delega è un obiettivo
da perseguire con convinzione
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