Manuale Sistema integrato
UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
Manuale Sistema integrato
Rev. 0 del maggio 2010
Il presente Manuale è stato redatto in conformità alla
UNI EN ISO 9001:2008
“Sistemi di Gestione per la qualità – Requisiti”
FSC-STD-40-004 vers 02
“Standard per le aziende che acquistano, trasformano e vendono materiali e prodotti certificati FSC”
ITA 1002 rev. 4
“Schema di certificazione della catena di custodia dei prodotti di origine forestale”
Sa 8000:2008
Social Accountability 8000 - Responsabilità Sociale 8000
Elaborato da
Approvato da
[x] Copia CONTROLLATA Nr. 1
Questo Manuale è una copia in distribuzione controllata, registrata e soggetta alla procedura di aggiornamento in occasione
delle revisioni.
[ ] Copia NON CONTROLLATA
Questo Manuale è una copia in distribuzione non controllata, ha carattere unicamente informativo e non è soggetta alla
procedura di aggiornamento in occasione delle revisioni.
Destinatario: Direzione
Distribuito il: ……
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SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITA’ SOCIALE: GENERALITA’
1.
Scopo e campo d'applicazione
d'applicazione
Scopo della sezione è:
•
Descrivere il campo d'applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia;
•
Identificare i requisiti non applicabili;
•
Indicare i processi affidati all’esterno.
2.
Campo d'Applicazione
d'Applicazione
Tale sezione si applica a tutti i processi aziendali.
3.
Riferimenti
Rif. modulo gestione documentazione di origine esterna mod. 01
4.
Termini e de
definizioni
I termini e le definizioni utilizzate nel presente documento e nel sistema di gestione della qualità sociale e catena di custodia
sono quelle richeiste e previste dagli std corrispondenti
5.
Modalità operative
Almaca Srl ha istituito, documentato ed attuato un Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia
assumendo quale modello di riferimento quello proposto dalla Norma UNI EN ISO 9001:2008, FSC-STD-40-004
vers 02 e ITA 1002 vers. 04, SA 8000 ed 2008
E’ preciso impegno della Direzione tenere aggiornato tale sistema e migliorarlo con continuità l’efficacia.
Nella realizzazione di tale Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia, l'organizzazione ha
provveduto a:
•
Identificare i processi necessari per il Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia e la
loro applicazione nell’ambito di tutta l’organizzazione;
•
Sviluppare, mantenere e rafforzare le politiche e le procedure per gestire le situazioni in ambito della responsabilità
sociale che può gestire e e controllare;
•
Dimostrare alle parti interessate che le politiche, e le procedure e le prassi implementate sonon conformi ai requisiti
della normativa di riferimento;
•
Stabilire la sequenza e le interazioni tra questi processi;
•
Stabilire i criteri ed i metodi necessari per assicurare l’efficace funzionamento e controllo di questi processi;
•
Assicurare la disponibilità delle risorse e delle informazioni necessarie per supportare il funzionamento ed il
monitoraggio di questi processi;
•
Monitorare, misurare ed analizzare questi processi;
•
Attuare le azioni necessarie per conseguire i risultati pianificati ed il miglioramento continuo di questi processi.
5.1
Descrizione aziendale
Ragione Sociale: Almaca Srl
Indirizzo: Via alla Piana 15 – 38052 Baselga di Pinè (Tn)
Tel 0461 554191 Fax 0461 554185 Email: [email protected] Web: www.almaca.it
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5.2
Campo d'applicazione del Sistema per la Gestione della Qualità,
Qualità, Sociale
Il sistema di Gestione per la Qualità Sociale interessa il seguente campo applicativo:
applicativo:
PROGETTAZIONE E REALIZZAZIONE DI SERVIZI GRAFICI E DI DESIGN PER EDIZIONI,
DEPLIANTS, PACKAGING E PRODOTTI PROMOZIONALI.
EROGAZIONE DI SERVIZI DI PROGETTAZIONE GRAFICA PER ALLESTIMENTI DI
INTERNI DI LOCALI COMMERCIALI.
STAMPA E FOTOGRAFIA DI DEPLIANTS, MODULISTICA COMMERCIALE,
CATALOGHI, RIVISTE, VOLUMI, EDIZIONI, ESPOSITORI, ADESIVI, FOREX E BANNER.
EROGAZIONE DI SERVIZI EDITORIALI A MARCHIO PROPRIO IN RELAZIONE A
PRODOTTI E LIBRI PER L'INFANZIA. COMMERCIALIZZAZIONE DI PRODOTTI
PROMOZIONALI PUBBLICITARI.
Campo di applicazione FSC e PEFC:
Prodotti: Acquisto, progettazione e stampa di prodotti grafici editoriali e packaging. (mixed sources). Acquisto di legno per
la produzione di gadgets e altri oggetti in legno (FSC Pure)
Products: Purchasing, planning and printing of graphic editorial products and packaging (mixed sources). Wood purchase for
the production of gadgets and items (FSC pure)
FS C
Numero di certificato: SGS-COC-003851
Codice di licenza d’uso del logo: FSC-C006896
PEFC
Il certificato è stato rilasciato da SGS (www.sgs.com/qualifor).
Numero certificato: SGS-PEFC/COC-0252
Numero di licenza d'uso del logo PEFC è: PEFC/18-31-57 il
5.3
Scopo del sistema catena di custodia
Per i prodotti su iquali si applica il logo FSC vengono indicate le seguenti informazioni:
A)
FSC Mixed per carta e per legno;
B)
Carta e legno;
C)
Carta e legno.
Per ogni prodotto finito vengono utlizzate materie prime:
A)
Carta e legno;
B)
Il sistema di controllo è del tipo “TRANSFER SYSTEM”;
C)
Le attività di sviluppo e vendita vengono gestite direttamente presso la sede di Almaca, per le attività di
produzione, stoccaggio vengono gestite da fornitori in outsourcing (vedasi paragrafo 4.6).
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4.4
Fonti d’origine del legno
Almaca Slr acquista legno e carta e fibre di legno che possono appartenere alle seguenti categorie:
- FSC puro;
- FSC misto;
- legno di recupero post consumo;
- altro legno di recupero;
- legno controllato.
Il legno non controllato che eventualmente può essere presente viene separato fisicamente.
E’ presente apposita lista di prodotti su file informatico per assicurare l’identificazione dei prodotti in entrata e relativa
quantità
4.5
Esclusioni
Uni en iso 9001.2008 – prg. 7.5.2 Validazione dei processi produttivi, non vi sono processi aziendali che necessitano di
validazione.
Uni en iso 9001.2008 – prg. 7.6 Dispositivi di monitoraggio e di misurazione, in quanto per la tipologia del servizio e prodotto
realizzato non vengono utilizzati strumenti di misura soggetti a controllo.
STD-FSC 40-004 prg 6.5 Istruzoni per il legno di recupero in quanto Almca non acquista legni di recupero
STD-FSC40-004 prg 6.6 Istruzioni per il legno controllato in quanto Almaca acquista solo legno FSC puro o misto
STD-FSC40-004 prg 7 Aziende che producono materiale riciclato in sito in quanto Almaca non produce materiale
riciclato
STD-FSC40-004 prg 8 Aziende che raccolgono o commercializzano materiale riciclato post-consumo
STD-FSC40-004 prg 9.2 in quanto Almaca non tratta legname di recupero post consumo.
STD-FSC40-004 prg 12.2, 12.3, 12.4, 12.5, 12.6 in quanto Almaca acquista prodotto già FSC
STD-FSC40-004 prg 13.1, 13.2, 14.1, 14.2, 14.3, 14.4, 14.5, 14.6, 14.7, 14.8, 14.9, 14.10, 14.11 in quanto Almaca
acquista prodotto già FSC
STD-ITA1002 prg 3 Requisiti per il processo di catena di custodia metodo basato sulla percentuale in quanto Almaca
applica il metodo della separazione fisica.
Std Sa 8000 punto 1.4 in quanto non vengono utilizzati bambini e giovani lavoratori a situazioni pericolose, rischiose o
nocive per la salute, sia all’interno che all’esterno del luogo di lavoro, punto 3.8 non sono presenti dormitori, punto 9.10 non
vengono utilizzati lavoratori a domicilio.
4.6
Processi affidati all’esterno
L’organizzazione affida il processo di stampa, legatoria, realizzazione dei prodotti (stampati, packaging, prodotti
promozionali) a fornitori qualificati.
Le modalità per tenere sotto controllo tali attività sono nel seguito identificate:
-
qualifica dei fornitori;
-
stipula di contratti;
-
specifiche di fornitura;
-
istruzioni operative;
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-
informazioni precise e documentate;
-
controlli durante le attività;
-
richieste di documentazione attinente la tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio e misurazione;
-
visite eventuali presso il fornitore qualora non certificato FSC e/o PEFC;
-
controlli finali.
4.7
Definizioni
Vedasi quanto riportato dalle normative di riferimento
1.0 Scopo
Scopo della sezione è garantire l’adeguatezza, l’aggiornamento e la disponibilità della documentazione che sostiene e regola il
funzionamento del Sistema di Gestione per la Qualità, Sociale e per la catena di custodia, definendo le attività, il modo e le
responsabilità necessarie per una corretta ed efficiente gestione documentale.
2.0 Campo d'Applicazione
Tale sezione si applica a tutta la documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia
definita al punto 5 della presente Sezione.
3.0 Riferimenti
Norme di origine esterna mod. 01
4.
Responsabilità ed Aggiornamento
I reparti responsabili dell’applicazione della presente Sezione sono indicati nel seguito.
5.
Modalità operative
La documentazione dell’organizzazione è strutturata in:
•
Documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia;
•
Documentazione d'origine esterna.
5.1 Documentazione
Documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia
Manuale della Qualità Sociale
Riporta in forma sintetica l’organizzazione di Almaca Srl e le principali attività così come richiesto dalle Norme di riferimento.
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Il Manuale è suddiviso in Sezioni. Ogni sezione è identificata da un numero ed è correlata al punto della Norma UNI EN
ISO 9001 (Edizione 2008) cui fa riferimento, STD 40-004 (edizione2008) requisito 1.2,1.4, 6, PEFC ITA 1002 rev. 4
ed. 2008, SA 8000 (Edizione 2008) requisito 9.14.
È inoltre riportata la storia delle revisioni cui la sezione è stata soggetta, individuandone il numero progressivo, la data,
l’oggetto. Tutte le pagine sono numerate, e su ogni pagina è indicato il numero totale delle pagine cui la sezione si compone.
Procedure
Almaca Srl essendosi dotata di manuale operativo (autoportante) attualmente le procedure richieste dalla normativa di
riferimento sono incluse nel presente manuale opportunamente identificate con la seguente dicitura “Il presente documento fa
le veci di procedura per il corrispondente punto della norma”.
Modulistica
I moduli del Sistema Qualità Sociale hanno lo scopo di standardizzare la documentazione utilizzata in azienda. Ogni modulo
è identificato con il titolo e dallo stato di revisione. Le modifiche dovute a correzioni ortografiche non comportano una
variazione di revisione. Tutte le modifiche sono verificate ed emesse dai reparti aziendali che hanno verificato ed emesso la
prima edizione del modulo.
Istruzioni operative
Sono documenti di supporto atti a definire le modalità operative e la loro raccolta costituisce un valido contributo per quanto
riguarda la parte esecutiva delle varie attività operative.
Ogni istruzione è identificata con il titolo, la numerazione progressiva e dallo stato di revisione. Le modifiche dovute a
correzioni ortografiche non comportano una variazione di revisione. Tutte le modifiche sono verificate ed emesse dai reparti
aziendali che hanno verificato ed emesso la prima edizione dell’istruzione.
Registrazioni
Registrazioni
Sono documenti sia cartacei che informatici, che danno dimostrazione di aver svolto le diverse attività aziendali secondo
quanto previsto dal manuale e dalle istruzioni interne. Esse possono essere interne (moduli compilati) o esterne (documento
di trasporto, certificati di prova, ecc).
Controllo della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale
EDIZIONE VALIDA
Documento
Emissione
MANUALE
SISTEMA
Consulente
INTEGRATO
REGISTRAZIONI
Dir
ISTRUZIONI
Consulente
OPERATIVE
Verifica
Modalità di
Approva
aggiorname
zione
nto
Dir
Revisione
Dir
successiva
Dir
Revisione
Dir
successiva
Dir
Revisione
Dir
successiva
Rep. Di
archiviaz.
Amm
Amm
Amm
EDIZIONE SUPERATA
Supporto
Identificazione
copia
Supporto
precedente
Informatico /
Revisione
Cartaceo
precedente
Informatico /
Revisione
Cartaceo
precedente
Rep. Di
archiviaz.
Durata
archiviazion
e
Informatico/
cartaceo
Amm
3 anni
Cartaceo
Amm
5 anni
amm
3 anni
Informatico /
Revisione
Informatico/
Cartaceo
precedente
cartaceo
Le modiche apportate sono, ove posibile identificate sull’originale emesso mediante barra laterale sinistra. I documenti
obsoleti che non vengono conservati sono eliminati fisicamente. Le modifiche di tutti i documenti sono sempre approvate dalla
Direzione.
5.2 Documenti d'origine esterna
esterna
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Tutti i documenti d'origine esterna sono verificati da Dir e archiviati dal Reparto AMM. L’elenco è il modulo 01 e riporta lo
stato di aggiornamento
• Norme e leggi: il Reparto AMM garantisce l’aggiornamento della documentazione e prende contatto periodicamente con gli
Enti normatori o le associazioni di settore.
• Documenti da cliente:
DOCUMENTI
REPARTO D'ARCHIVIAZIONE
Specifiche cliente
Ordini cliente
Amm
Conferme ordine
• Documenti da fornitore:
DOCUMENTI
REPARTO D’ARCHIVIAZIONE
Schede di sicurezza /tecniche
Certificati di prova eventuali
Listini prezzi
Amm
Offerte / preventivi
5.3
Registrazioni
I documenti di registrazione della Qualità Sociale, elencati in apposito “Elenco registrazioni della Qualità Sociale” mod. 02
sono quelli prodotti da Almaca Srl per fornire evidenza che le attività previste dal Sistema Qualità Sociale si svolgono in
modo conforme a quanto pianificato e a quanto richiesto dagli standard normativi presi come riferimento. Le registrazioni
della Qualità Sociale provenienti dai fornitori costituiscono parte integrante di questi dati.
Almaca Srl ha definito documenti di registrazione della qualità con l’obiettivo di essere:
• di semplice e chiara compilazione (prevalentemente su modulistica standardizzata);
• facilmente e correttamente leggibili;
• correlati in modo preciso all’oggetto di registrazione;
• archiviati in modo ordinato tale da garantire una pronta rintracciabilità;
• conservati su carta o mezzi informatici in luoghi che li preservano da deterioramenti, danni, smarrimenti per un periodo
stabilito;
• resi noti e distribuiti ai Reparti coinvolti con l’attività in oggetto di registrazione.
5.4Fatture di Vendita
Le fatture di vendita di prodotti che hanno utilizzato carta certificata FSC e PEFC devono includere le seguenti
informazioni:
a) nome e informazioni di contatto di Almaca Srl;
b) nome ed indirizzo dell’acquirente;
c) data di emissione della fattura;
d) descrizione del prodotto, che deve corrispondere alla descrizione del medesimo prodotto nella lista dei gruppi di prodotti
FSC;
e) quantità dei prodotti venduti;
f) codice di registrazione del certificato di Chain of Custody rilasciato dall’ente di certificazione;
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g) riferimento al lotto di produzione e/o alla relativa documentazione di spedizione, che consenta di collegare la fattura di
vendita ai prodotti ricevuti dal cliente;
h) categoria dell’origine (metodo utilizzato dal fornitore).
In linea con i requisiti definiti nel documento: “FSC requirements for off-product use of the FSC trademarks by certificate
holders”, l’azienda assicura che:
a) il codice di registrazione riportato sulle fatture sia chiaramente collegato ai prodotti certificati;
b) quando più codici coprono diversi prodotti certificati riportati su una medesima fattura, ci sia un chiaro collegamento tra i
prodotti e i loro rispettivi codici;
c) sia chiaro quali prodotti, tra quelli che appaiono in fattura, sono certificati FSC e quali invece non lo siano.
Le fatture emesse per la vendita di prodotti del tipo FSC-Puro devono includere la dicitura “FSC-Puro” e Trasfer
system. Tale dicitura deve comparire solamente sulle fatture relative a materiale venduto come FSC-Puro.
Le fatture emesse per la vendita di prodotti del tipo FSC-Misto x%, contenenti materiale certificato FSC e/o materiale
riciclato post-consumo, basati sul sistema a soglia, devono riportare la percentuale minima di materiale FSC dichiarato per il
gruppo di prodotti durante il periodo di etichettatura, il minimo è del 70%.
Le fatture di vendita di prodotti del tipo FSC-Misto con sistema Credit system contenenti materiale certificato FSC
deve essere riportato in fattura la dicitura FSC MIXED CREDIT Transfer system..
Dichiarazioni di tipo quantitativo Almaca Srl può riportarle sulle fatture o sulla documentazione della Chain of Custody per
gruppi di prodotti certificati FSC che riportino una percentuale di materiale FSC-Puro, Misto o Riciclato post-consumo, e
per i quali non siano state fatte dichiarazioni sul prodotto (on-product).
Almaca Srl assicura che il logo FSC non sia utilizzato per la promozione dei prodotti che non rispettano i limiti per
l’etichettatura.
In caso di emissione di documenti di trasporto separati, vengono indicate informazioni sufficienti per collegare la fattura agli
altri documenti fiscali.
5.5 Documentazione di accompagnamento
accompagnamento per la spedizione
La documentazione di spedizione deve includere le seguenti informazioni:
a) nome e informazioni di contatto di Almaca Srl;
b) nome ed indirizzo dell’acquirente;
c) data in cui il DDTè stata emesso;
d) descrizione del prodotto, che deve corrispondere alla descrizione del medesimo prodotto nella lista dei gruppi di prodotti
FSC;
d) quantità dei prodotti inclusi nella spedizione;
f) riferimento alla fattura di vendita dei prodotti spediti, che consenta di collegare i beni spediti alla fattura stessa;
g) l’esatto codice di registrazione Chain of Custody rilasciato dell’ente di certificazione;
h) la percentuale di materiale certificato FSC dichiarato per il gruppo di prodotti, se applicabile.
5.6 Registrazioni delle vendite
Almaca Srl documenta e conserva le registrazioni di tutti gli acquirenti di prodotti certificati FSC che compaiano nella lista
dei gruppi di prodotti, nonché dei volumi di materiale venduto come certificato FSC (puro, misto% e mixed credit o riciclato).
Tali registrazioni sono presenti nel modulo Lista Prodotti certificati.
5.7 Uso del logo SGS, SA8000, etichettatura FSC e PFC
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L’uso del logo e dell’etichettatura viene gestito in riferimento ai requisiti dei regolamenti delle rispettive Organizzazioni e std
SGS, PEFC, SFC.
6.0 Salvataggio dati e sistema antintrusione
E’ garantito un backup giornaliero dei dati presenti sul server, copia su cassette magnetiche (una per ogni giorno della
settimana). Responsabile di quest’attività è il Reparto AMM.
Nel caso di richiamo dei dati salvati è compito del reparto Amministrazione.
Inoltre il sistema è dotato di Antivirus per verificare in automatico file infetti negli allegati presenti nella posta elettronica del
singolo pc. L’antivirus viene aggiornato automaticamente mediante collegamento a internet.
RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE: GENERALITA’
Scopo della sezione è descrivere il processo relativo alla direzione al fine di un coinvolgimento attivo per
il mantenimento di un Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia efficace
ed efficiente in grado di fornire benefici alle parti interessate.
Norme di origine esterna mod. 01
I reparti responsabili dell’applicazione della presente Sezione sono indicati nel seguito.
PIANIFICAZIONE
RIESAME SISTEMA
DEFINIZIONE
SISTEMA DI
RESPONSABILITA’,
OBIETTIVI E
GESTIONE PER LA
AUTORITA’ E
IMPEGNI
QUALITA’ SOCIALE
COMUNICAZIONE
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DI GESTIONE PER
LA QUALITA’
SOCIALE
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La Direzione è attenta in prima persona e si adopera fattivamente affinché le esigenze e le aspettative del Cliente, esplicite
ed implicite, siano chiaramente recepite, individuate ed ottemperate. La rilevazione della soddisfazione della clientela è
effettuata per mezzo di un questionario che il responsabile commerciale invia annualmente ai principali clienti che hanno una
rilevante importanza sul fatturato. Il rientro dei questionari deve essere almeno del 50% affinchè il campione sia
rappresentativo.
Inoltre la direzione ha definito e documentato le attività di gestione dei reclami da Cliente e di monitoraggio del livello di
soddisfazione del Cliente . Attraverso tale attività è possibile valutare e definire le cause che hanno determinato la non
conformità e/o l’insoddisfazione del Cliente sul prodotto/servizio fornito, individuando azioni correttive e/o preventive.
Si rimanda alla Sezione del Manuale della Qualità di Almaca Srl.
POLITICA DELLA QUALITA’ SOCIALE
Lo scopo della presente sezione è quello di dare evidenza dell’impegno della Direzione nello sviluppo, e
nella messa in atto del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia e nel
miglioramento continuo della sua efficacia.
Norme di origine esterna mod. 01
Almaca Srl al fine di un completo coinvolgimento di tutto il personale ha introdotto la Politica
riguardante gli aspetti legati al Sistema di Gestione per la Qualità Sociale.
La Politica esistente è diffusa a tutto il personale attraverso incontri e attraverso l’esposizione in
bacheca, inoltre per le parti interessate è pubblica sul sito internet..
Nel corso del Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale o in caso di riscontrata
necessità, la Direzione verifica, l'adeguatezza della Politica della Qualità Sociale in modo tale da poter
mantenere aggiornata la politica stessa. In allegato la politica sistema integrato.
Scopo della sezione è descrivere le modalità attuate dall’organizzazione per pianificare gli obiettivi
definiti dalla Direzione.
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Tale sezione si applica alle attività di pianificazione degli obiettivi definiti dalla Direzione.
Norme di origine esterna mod. 01
Lo scopo della presente sezione è quello di descrivere le responsabilità e l’autorità di tutto il personale
della Almaca Srl, e descrivere le attività che l’organizzazione mette in atto al fine di un'efficiente ed
efficace comunicazione.
Tale sezione si applica alle attività di definizione delle responsabilità, dell'autorità e comunicazioni,
definiti dalla Direzione.
Norme di origine esterna mod. 01
I reparti responsabili dell’applicazione della presente Sezione sono indicati nel seguito.
5.1 Responsabilità ed autorità
La Direzione ha realizzato l’Organigramma interno allo scopo di definire le autorità per assicurare un
efficace ed efficiente sviluppo e controllo dei processi aziendali.
L’organigramma è esposto in azienda.
La Direzione ha inoltre definito le responsabilità, i rapporti, di tutte le Funzioni Aziendali, comprese
quelle della Direzione stessa in documenti definiti Mansionari, che riportano:
•
Funzioni principali, incluse le responsabilità ed autorità;
•
Obiettivi generali della funzione;
•
Requisiti minimi per ricoprire la funzione, relativi ad esperienza, qualifica, training specifici ed
istruzione scolastica.
5.2 Rappresentante della direzione
La Direzione designa se stessa quale rappresentante della Direzione e dichiara di :
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•
assicurare che i processi necessari per il Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la
catena di custodia siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati;
•
analizzare le prestazioni del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia
e ogni esigenza per il miglioramento;
•
assicurare lo sviluppo e la consapevolezza dei requisiti del cliente nell’ambito di tutta l’organizzazione;
•
rappresentare il principale riferimento per le organizzazioni esterne su argomenti che riguardano il
Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di custodia;
•
assicurare l’approvvigionamento di carta certificata FSCe PEFC per le commesse che richiedono
tale tipologia di carta;
•
assicurare la separazione fisica della carta certificata FSCe PEFC durante tutte le fasi
accettazione-spèdizione;
•
assicurare la vendita ed etichettatura del prodotto;
•
assicurare il diritto alla salute e alla sicurezza dei lavoratori;
•
assicurare le che il personale coinvolto venga formato e informato sulle tematiche lavorative, sulla
sicurezza e salute sui luoghi di lavoro e catena di custodia.
5.3 Rappresentante dei collaboratori/Personale
La Direzione dichiara di aver dato libertà ai propri Collaboratori/Personale di nominare internamente
un proprio rappresentante con il compito di facilitare le relazioni con la Direzione per quanto riguarda il
rispetto dei diritti della persona e dei lavoratori.
5.4
Comunicazione interna
La comunicazione interna descrive lo scambio di informazioni tra due o più unità organizzative. Essa può
avvenire tramite comunicazioni scritte.
Le comunicazioni possono riguardare:
-
informazioni attinenti le pratiche giornaliere,
-
divulgazione risultati degli audit interni effettuati;
-
divulgazione degli obiettivi aziendali stabiliti durante il riesame della Direzione;
-
efficacia azioni correttive preventive introdotte;
-
comunicazioni di carattere generale (chiusura periodo festivo, ferie natalizie, ecc.)
-
Informazioni pertinenti i dati sulla sicurezza e igiene del lavoro e ambiente;
5.5
Comunicazione esterna
L’azienda si fa carico tramite la Direzione della comunicazione verso le parti interessate (Stakeholder:
clienti, fornitori, collaboratori, comunità, competitors). Ad opportuni intervalli (annualmente), viene
comunicato esternamente, mediante pubblicazione sul sito internet, mailing, i risultati delle performance
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aziendali in riferimento al Sistema di Gestione della Qualità Sociale e quanto possa interessare alle
parti interessate.
Passo
Descrizione
Input
Output
attività
Descrizione attività
Non
1
Qualsiasi lamentela che si verifichi in
Non conformità
conformità
Rapporto di
interna
sui processi
non conformità rilevarla e comunicarla a responsabile
gestione sistema integrato o direzione
interni
2
3
Reclamo del cliente
Reclamo
Identificazione e
del cliente
registrazione
Rapporto
4
di non
conformità
Rapporto
5
Trattamento
del reclamo
di non
conformità
Individuazioni
azioni necessarie
per l’eliminazione
del reclamo
Azioni per
eliminare il
Rapporto di
non
conformità
gestisce
il
reclamo(insoddisfazione
non
idoneo, la scadenza e i resp.li, registrando il
conformità
tutto sul modulo “Rapporto di non conformità”
e lo comunica al collaboratore interessato.
risoluzione reclamo
azioni
Rapporto di
di non
il Riesame del
non
conformità
Sistema Qualità
conformità
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di non conformità”.
Rapporto di attuando l’intervento risolutivo ritenuto più
Esito delle
Sociale
Dir registra l’intervento sul modulo “Rapporto
Dir
Archiviazione e
6
Il reclamo viene gestito da Dir.
reclamo
Verifica efficacia
Rapporto analisi dati durante
azienda, ogni collaboratore è tenuto
Dir una volta effettuate le azioni necessarie
per l’eliminazione del reclamo verifica alle
scadenze stabilite l’efficacia delle stesse.
Dir una volta verificata l’efficacia delle azioni
archivia la documentazione e annualmente in
sede di riesame del Sistema Qualità Sociale
analizzerà i dati dei reclami interni.
Manuale Sistema integrato
UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
5.1 Obiettivi per la Qualità Sociale
Gli obiettivi definiti dalla Direzione sono di due tipi:
•
Obiettivi generali;
•
Obiettivi specifici.
Gli obiettivi generali sono quelli attribuiti alle funzioni aziendali, e riguardano le normali attività e
responsabilità di tali funzioni.
Gli obiettivi specifici, sono obiettivi particolari che possono scaturire in occasione del Riesame del
Sistema Gestione per la Qualità Sociale o per attività di correzione / miglioramento. Gli obiettivi
stabiliti sono resi misurabili attraverso la definizione di tutta una serie d'indicatori che periodicamente
sono rilevati ed analizzati.
5.2 Pianificazione del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale
I documenti principali di pianificazione del Sistema Gestione per la Qualità Sociale sono il presente
Manuale della Qualità Sociale, le istruzioni operative, che descrivono il corretto sviluppo e controllo di
tutti i processi aziendali.
La pianificazione è gestita con le modalità descritte e/o richiamate nei documenti del Sistema di
Gestione per la Qualità Sociale; i cambiamenti apportati avvengono in forma controllata e l’integrità del
Sistema di Gestione per la Qualità Sociale è mantenuta durante le fasi di modifica e aggiornamento.
Alcuni esempi di attività aziendali per i quali sono previsti documenti di pianificazione sono:
• Gestione clienti;
• Ordini di fornitura;
• Realizzazione del prodotto;
• Verifiche ispettive interne;
• Azioni correttive preventive;
• Gestione delle non conformità;
• Ecc.
Scopo della presente sezione è quello di definire l’attività di Riesame del Sistema di Gestione per la
Qualità Sociale da parte della Direzione.
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La presente sezione si applica alle attività di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale
parte della Direzione.
Norme di origine esterna mod. 01
I reparti responsabili dell’applicazione della presente Sezione sono indicati nel seguito.
La Direzione, con cadenza annuale, effettua una valutazione complessiva ed approfondita del Sistema
di Gestione per la Qualità Sociale allo scopo di:
•
verificare la continua idoneità, adeguatezza ed efficacia;
•
individuare e valutare opportunità di miglioramento;
•
valutare eventuali esigenze di modifiche del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale.
Tale attività è formalizzata su un documento denominato “Riesame del Sistema di Gestione per la
Qualità Sociale”.
Elementi in ingresso.
Almaca Srl individua l’andamento corrente e le opportunità di miglioramento sulla base di:
1.) Risultati delle verifiche ispettive interne;
2.) Dati di ritorno dei clienti (reclami, ecc.);
3.) Dati di ritorno dei Collaboratori/Personale;
4.) Andamenti dei processi e delle non conformità del prodotto;
5.) Verifica efficacia degli std implementati;
6.) Stato delle azioni preventive e correttive;
7.) Adeguatezza della Politica della Qualità Sociale;
8.) Azioni a seguire dei precedenti riesami;
9.) Cambiamenti che potrebbero influenzare il Sistema di Gestione della Qualità Sociale (tecnologici,
nel mercato, concorrenza, nelle leggi, problematiche interne ecc.);
10.) Esiti della misura di soddisfazione delle parti interessate;
11.) Stato di conformità del sistema di catena di custodia;
12.) Suggerimenti per il miglioramento.
L’attività di riesame è effettuata dalla Direzione.
Elementi in uscita.
Gli elementi in uscita che possono scaturire dal riesame sono i seguenti:
1.) Nuovi obiettivi di miglioramento annuale e pluriennale;
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2.) Introduzione di azioni preventive e correttive di miglioramento;
3.) Acquisizione di nuovo personale, o mezzi;
4.) Necessità di formazione dei dipendenti;
5.) Pianificazione delle verifiche ispettive interne;
6.) Modifiche e miglioramenti al sistema;
7.) Ecc.
Gli obiettivi fissati dalla Direzione per i singoli reparti sono diffusi mediante apposito documento
indicante:
•
Tipo d'attività da intraprendere;
•
Responsabilità;
•
Tempi d'attuazione;
•
Frequenza dei controlli.
Inoltre parte del riesame viene divulgato alla parti interessati mediante la pubblicazione sul sito internet e
mediante mailing.
Scopo della presente sezione è definire le responsabilità e le modalità, affinché la Direzione possa
individuare e rendere disponibili le risorse essenziali per attuare le strategie e perseguire gli obiettivi
dell’organizzazione e assicurare che gli addetti (personale e collaboratori anche a tempo determinato e
temporaneo) siano controllati e abbiano ricevuto un addestramento o una formazione, in materia di
qualità, igiene e sicurezza sui luoghi di lavoro, per la gestione della catena di custodia, adeguamento allo
std di responsabilità sociale, in relazione al tipo di attività.
La sezione si applica a tutte le attività di formazione ed addestramento destinate al personale di cui al
punto 1.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
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Nel mansionario sono state stabilite per le varie figure presenti nell’organigramma i requisiti specifici in
termini di istruzione, competenza, addestramento. Inoltre la stessa sezione definisce per ciascuna
funzione sia le attività di competenza, sia gli obiettivi rendendo in tal modo il personale consapevole
dell’importanza e rilevanza delle attività svolte.
Un momento fondamentale è rappresentato dall’analisi dei risultati svolta in occasione del Riesame del
Sistema di Gestione per la Qualità Sociale durante il quale ogni reparto prende conoscenza degli
obiettivi raggiunti o mancanti e si definiscono nuovi obiettivi sia generali, sia specifici.
5.1. Attività di formazione ed addestramento
Almaca Srl considera l’attività di formazione ed addestramento un elemento fondamentale per:
•
migliorare la qualità del prodotto/servizio offerto al cliente;
•
garantire che tutti i processi aziendali, in particolare quelli aventi influenza sulla Qualità Sociale e
sulla rintracciabilità dei prodotti certificati FSC e PEFC, siano svolti da personale con adeguata
istruzione, addestramento e/o esperienza;
•
favorire la crescita del livello di competenza e professionalità del proprio personale;
•
diffondere la Politica per la Qualità Sociale e gli obiettivi stabiliti dalla Direzione;
•
attuare efficacemente e migliorare il Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per la catena di
custodia;
•
erogare formazione in materia di salute/igiene e sicurezza dei luoghi di lavoro;
•
sensibilizzare i Collaboratori/Personale in materia di diritti della persona e dei lavoratori.
L’attività di formazione ed addestramento, con contenuti e gradi d'approfondimento diversi in funzione
dei ruoli coperti, interessano tutti i livelli dell’organizzazione:
- Direzione;
- Impiegati;
- collaboratori a tempo determinato e/o temporaneo.
La Direzione individua in base alle necessità emergenti le esigenze di formazione del personale e
l’addestramento.
Le specifiche attività d'addestramento, i tempi previsti d'attuazione e/o personale interessato, i docenti
/ istruttori sono definiti di volta in volta in base alle necessità e richieste.
L’addestramento e la formazione possono essere effettuati tramite:
Corsi organizzati all’interno o all’esterno dell’Azienda;
Incontri aziendali interni, con la partecipazione del personale interessato;
Periodi di affiancamento a personale con esperienza.
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Tutte le attività d'addestramento o formazione sono registrate a cura di AMM su idonea
documentazione. Tale documentazione è poi raccolta e archiviata da AMM per tutti i reparti.
Per ciascuna persona è disponibile presso AMM una Scheda Personale, sulla quale sono riportati i
dati anagrafici della persona, titolo di studio, registrazione su corsi di formazione interni o esterni, attività
prevalenti e secondarie.
Ciascun reparto che effettua formazione / addestramento valuta con i responsabili di funzione,
l’efficacia dell’attività formativa effettuata ed è data evidenza direttamente nella scheda personale.
5.2. Inserimento di neoneo-assunti o destinati a nuova mansione
mansione
La Direzione prevede ed attua, per le risorse neo-assunte o destinate a nuove mansioni, un periodo di
affiancamento, più o meno lungo ed articolato, a personale d'esperienza. Gli argomenti che vengono
considerati nella formazione di tale personale riguarda:
- nuovi compiti assegnati;
- salute e sicurezza sui luoghi di lavoro;
- Politica della Qualità Sociale;
- Manuale della Qualità Sociale;
- Istruzioni di lavoro e controllo.
5.3.
Personale impiegato in attività specifiche che influenzano la Qualità Sociale
Sociale e la rintracciabilità
dei prodotti certificati FSC/PEFC
Particolare cura è rivolta alla formazione di personale destinato a dirigere, eseguire e verificare attività
che influenzano significativamente la Qualità Sociale e la gestione della catena di custodia.
Scopo della presente sezione è definire le responsabilità e le modalità affinché la Direzione assicuri
infrastrutture e attrezzature necessarie per realizzare il prodotto, tenendo presenti le esigenze ed
aspettative delle parti interessate. Inoltre la Direzione deve assicurare che l’ambiente di lavoro influisca
positivamente sulla motivazione, soddisfazione e prestazione e non nuocia alla salute del Personale.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
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4.1. Infrastrutture
Per ottenere la conformità prodotto e del servizio, la salute e sicurezza dei lavoratori, la Direzione ha
definito e predisposto le seguenti infrastrutture:
•
Stabilimento;
•
Attrezzature;
Stabilimento: lo stabilimento è sottoposto ad interventi di manutenzione ed a miglioramenti strutturali
Stabilimento
ogni qualvolta se ne presenti la necessità. Tutti gli interventi effettuati hanno come scopo quello di un
miglioramento generale oltre che dell’adeguamento alle normative di legge cogenti. Sono stati
predisposti il piano di evacuazione, l’analisi dei rischi, uscite di emergenza, attrezzatura antincendio.
A tutto il personale è garantito l’uso di bagni, acqua potabile calda e fredda, e dove richiesto
appropriate strutture igieniche per la conservazione degli alimenti. La struttura viene periodicamente
sottoposta ad attività di pulizia. Per una maggiore comodità al tutto il personale è presente un sistema di
erogazione automatico di bevande calde, a pagamento.
Attrezzature: tutte le attrezzature presenti nello stabile sono idonee per la realizzazione del prodotto e
del servizio e sono regolarmente sottoposte a manutenzione periodica programmata mod. 24. Tale
attività viene documentata. Tutta la documentazione relativa a manuali tecnici, certificati CE, istruzioni
di manutenzione e registrazioni sono raccolte presso Amm.
Prima dell’acquisto di nuove attrezzature la Direzione, effettua delle valutazioni tecniche-economiche , di
sicurezza e relativi impatti ambientali sulle attrezzature di lavoro. Le macchine sono identificate col
numero di matricola o con un numero identificativo interno o modello.
4.2. Ambiente di
di lavoro
Almaca Srl fornisce un ambiente di lavoro tale da assicurare la conformità del prodotto/servizio, salute
e sicurezza dei lavoratori in termini di:
- Spazi di lavoro attrezzati;
- Attrezzature adeguate (in sicurezza e prestazioni) e apparecchiature relative;
- Servizi di supporto.
Sono inoltre presi in considerazione i problemi ambientali relativi alla conservazione di determinati
materiali, inquinamento (sia acustico sia ambientale), smaltimento dei rifiuti.
Per tutte le problematiche inerenti alla gestione del Sistema di Prevenzione e Sicurezza si fa riferimento
alla Legislazione cogente, alla documentazione relativa presente in azienda, ed al personale coinvolto ed
investito di responsabilità gestionali in tal senso.
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Sono stati, inoltre, individuati tutti i fattori fisici ed umani dell’ambiente di lavoro necessari per ottenere
la conformità dei prodotti ed ottimizzare le prestazioni aziendali come da legge vigente in materia.
4.3 Sistemi di prevenzione alla salute e sicurezza del Personale
La Direzione tramite personale investito quale Resp.le Serivizio Prevenzione e Protezione; attraverso
periodiche riunioni formative, verifiche dello stato dell’ambiente di lavoro e della attrezzature,
manutenzione preventiva delle attrezzature (ove applicabile) vuole prevenire qualsiasi potenziale rischio
alla salute e sicurezza del Personale.
4.4 Orario di lavoro
Almaca Srl applica e rispetta l’orario di lavoro degli standard contrattuali del settore merceologico di
riferimento.
Dal lunedì al venerdì dalle 08.00-12.00 al mattino; 14.00-18.00 al pomeriggio escluso il sabato e la
domenica e festivi infrasettimanali. Il lavoro straordinario è volontario e trattato come previsto dalle leggi
vigenti.
Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da Almaca Srl per la realizzazione del
prodotto.
La sezione si applica alle attività di pianificazione e realizzazione del prodotto.
Norme di origine esterna mod. 01
Il diagramma di flusso sotto indicato illustra, le interazioni dei processi principali necessari per la
realizzazione e la fornitura dei prodotti di Almaca Srl.
Rapporti con clienti:
Sono definiti i requisiti relativi al prodotto e gli obiettivi per la qualità e le modalità di comunicazione con
il cliente.
Sviluppo prodotto:
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Definisce le attività di pianificazione, individuazione dei requisiti iniziali, la verifica, il riesame la validazione
degli stessi, gli elementi sviluppati, la loro validazione e le interfacce coinvolte.
Approvvigionamento:
Sono definiti i rapporti relativi ai processi d'approvvigionamento dei prodotti, la selezione e valutazione
dei fornitori, le attività di verifica dei prodotti acquistati e relativi criteri d'accettabilità.
Realizzazione del prodotto:
Definisce i processi di realizzazione del prodotto, identificazione, rintracciabilità e i metodi di controllo e
relativi criteri d'accettabilità.
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5.
Individuazione e interazione dei processi
Richieste del cliente
Sviluppo prodotto
eventuale
Eventuale prodotti
certificati FSC e
Approvvigionamento
PEFC
Realizzazione del prodotto
Grafica/design
Depliants/cataloghi/edizioni
Stampa digitale
Cartotecnica (realizzazione esterna)
Packaging (realizzazione esterna)
Prodotti promozionali (realizzazione esterna)
Eventuale uso di
prodotti certificati
FSC e PEFC
Sono presenti attività di supporto (gestione delle non conformità, verifiche ispettive, formazione, azioni
correttive e preventive) attualmente non sono tenute sotto controllo con indicatori di processo ma
monitorati in sede di verifiche ispettive interne.
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PROCESSO
INPUT
DESCRIZIONE
Politiche aziendali,
obiettivi, Richiesta del
diente
Sono definiti i requisiti relativi al prodotto e gli obiettivi
per la qualità e le modalità di comunicazione con il
cliente:
OUTPUT
Offerta, conferma
d’ordine
RESP.
Dir
Definisce le attività di pianificazione, individuazione dei
Richiesta del cliente
requisiti iniziali, la verifica, il riesame la validazione degli
stessi, gli elementi sviluppati, la loro validazione
validazione e le
interfacce coinvolte.
Conferma d’ordine
cliente, richiesta di
acquisto, preventivi,
qualifica del fornitore
Sono definiti i rapporti relativi ai processi
d'approvvigionamento dei prodotti finiti, la selezione e
valutazione dei fornitori, le attività di verifica dei
prodotti acquistati e relativi criteri d'accettabilità.
Prodotto, disegni,
progetti
Tec
Prodotto, schede
tecniche, certificazioni,
rapporti di prova,
Amm
valutazione del fornitore,
controlli sul prodotto
Sono definiti i processi di realizzazione del prodotto.
Foglio di lavoro,
realizzazione prodotto
Sono descritte le risorse ed i mezzi per l’esecuzione
delle attività produttive, di controllo del prodotto ed i
relativi criteri d'accettabilità e le attività
Prodotto, soddisfazione
del cliente, reclami
Tec
d’identificazione.
Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da Almaca Srl al fine di individuare i requisiti
del cliente, del prodotto e descrivere le attività svolte per una costruttiva comunicazione con lo stesso.
La sezione si applica a tutte le attività relative al cliente.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5.1 Determinazione dei requisiti relativi al prodotto
Requisiti specificati dal cliente:
-
caratteristiche del prodotto,
sono riesaminati in fase di trattativa con il cliente (vedi paragrafo 5.2);
Requisiti definiti da Almaca Srl
-
caratteristiche tecniche,
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-
condizioni commerciali,
-
requisiti cogenti;
-
condizioni economiche, ecc.
tali requisiti sono specificati nei preventivi/offerte e nei documenti tecnici elaborati o dalla Direzione,
dal reparto commerciale o dagli agenti.
5.2 Riesame dei requisiti relativi al prodotto
5.2.1 Determinazione dei requisiti
La Direzione, reparto commerciale, agenti utilizzano quali strumenti per la chiara determinazione dei
requisiti relativi al prodotto verso il cliente:
-
preventivi di spesa;
-
listini prezzi dei fornitori;
-
catologhi prodotto.
I preventivi spesa devono contentere almeno le seguenti informazioni:
- nr preventivo;
- descrizione univoca del prodotto;
- prezzo;
- condizioni di fornitura;
- tempi di consegna;
- condizioni di pagamento;
- esclusioni.
Dove richiesto contrattualmente, l’azienda deve fornire ragionevoli informazioni e permettere l’accesso
delle parti interessate alla verifica di conformità ai requisiti dello std SA 8000; qualora ulteriormente
richiesto dal contratto, le stesse informazioni e la possibilità di accesso devono essere ugualmente
garantite dai fornitori e dai subfornitori dell’azienda, attraverso l’inserimento di tale requisito nei contratti
di acquisto dell’azienda.
5.2.2 Conferma Ordine Cliente
La conferma del cliente avviene mediante diverse modalità a seconda del tipo del cliente:
-
sottoscrizione del preventivo/contratto di assistenza di spesa di Almaca Srl da parte del cliente;
-
invio di conferma ordine del cliente, quest’ultima deve essere sottoscritta da parte della Direzione
e archiviata.
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I cataloghi, listini di vendita sono gestiti direttamente dai fornitori. I listini di vendita di Almaca,
riguardano solo la linea scuola e vengono aggiornati a discrezione della Direzione, l’aggiornamento si
evince dalla data di emissione. Non esistono listini per richieste particolari dei clienti.
La Direzione ha definito la scontistica per i clienti che gli agenti devono seguire. In casi di ulteriori sconti
gli agenti devono essere autorizzati dalla Direzione (anche verbalmente).
I tempi di evasione dell’ordine, se ristretti, preventivati nelle offerte da parte del reparto commerciale e/o
agenti, devono essere sempre autorizzati dalla Direzione.
Le modfiche che possono intervenire sono gestite secondo due modalità:
- la modfica viene documentata direttamente sull’offerta e sottoscritta da entrambe le parti;
- viene riemesso un nuovo preventivo.
5.7
5.7 Comunicazioni con il cliente e con le parti interessate
Il flusso di comunicazione tra Almaca Srl ed il cliente/parti interessate può includere:
-
informazioni relative alla struttura aziendale;
-
informazioni relative ai contratti/ordini;
-
informazioni di ritorno dal cliente, come ad esempio reclami e grado di soddisfazione del cliente;
-
informazione sullo stato di implementazione e rispetto dei requsiti dello std SA 8000 e della Politica
della Qualità Sociale.
La metodologia di scambio di comunicazioni avviene tramite: fax, posta, e-mail e contatti telefonici, sito
internet.
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Gestione dei reclami
Passo
Input
Descrizione
attività
Reclamo
1
Rapporto di
verbale o Reclamo del cliente
3
non
conformità
scritto
2
Output
Reclamo
Trattamento del
del cliente
reclamo
Reclamo
Identificazione e
del cliente
registrazione
Descrizione attività
Il reclamo può pervenire in Azienda
tramite: fax, lettera, e-mail o telefono.
Esso può riguardare il prodotto o il
servizio.
Azioni per
eliminare il
Il reclamo viene gestito Amm.
reclamo
Rapporto di
non
conformità
Amm registra l’intervento sul modulo
“Rapporto di non conformità”.
Amm gestisce il reclamo attuando
Rapporto
4
di non
conformità
Individuazioni
azioni necessarie
necessarie
per l’eliminazione
del reclamo
l’intervento
Rapporto di idoneo,
non
conformità
la
registrando
risolutivo
ritenuto
scadenza
e
il
sul
tutto
i
più
resp.li,
modulo
“Rapporto di non conformità” e lo
comunica al cliente. Il tutto con la
supervisione di Dir
Rapporto
5
di non
conformità
6
Amm una volta effettuate le azioni
Verifica efficacia
Esito delle
risoluzione reclamo
azioni
necessarie
per
l’eliminazione
del
reclamo verifica alle scadenze stabilite
l’efficacia delle stesse.
Rapporto
Archiviazione e
di non
analisi dati durante
non
delle azioni archivia la documentazione
conformità
il riesame del
conformità
e annualmente in sede di riesame del
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Rapporto di Amm una volta verificata l’efficacia
3
Manuale Sistema integrato
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sistema qualità
Sistema Qualità Sociale analizzerà i
sociale
dati dei reclami.
La presente sezione regola le attività, le competenze e le autorità per la ricerca e sviluppo di prodotti, al
fine di garantire che questi ultimi rispondano ai requisiti specificati.
La sezione si applica all’attività di progettazione e sviluppo di tutti i prodotto Almaca Srl.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5. Modalità operative
Attività di zione
Passo
Input
Flusso
Output
Descrizione attività
La richiesta di nuovo prodotto perviene
1
Richieste
Richiesta
clienti
prodotto
direttamente dal cliente o tramite il
Requisiti
reparto commerciale.
Tutte le richieste di nuovo prodotto sono
documentate
Una volta ricevuta la richiesta di nuovo
Analisi di
2
Requisiti
fattibilità
(elementi in
entrata)
prodotto la Direzione in collaborazione
Offerta,
del reparto commerciale effettua un’analisi
specifiche,
di fattibilità, considerando: costi, tempi,
costi
metodi, progetti in corso, vincoli cogenti,
progetti similari, ricerche di mercato, q.tà,
richieste a fornitori, ecc
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Passo
Input
Flusso
Output
Propost
3
Requisiti NO
a
alternati
Descrizione attività
In caso di esito negativo la Direzione può
Rifiuto
proporre una proposta alternativa o
rifiutare la richiesta
va
In caso la Direzione reputi fattibile la
richiesta, il reparto commerciale redige
un’offerta,
appronta
una
cartella
commessa, identificandola e nomina il
capo progetto.
Il
capo
progetto
ha
le
seguenti
responsabilità:
Offerta,
5
OK?
specifiche,
costi
Coordinare
e
pianificare
il
progetto nella cartella cleinte
Aver cura della cartella di progetto;
Realizzare i continui aggiornamenti;
Coordinare le attività esterne;
Raccogliere i dati;
Programmare e documentare le riunioni di
riesame/verifica
dell’avanzamento
progetto;
Gestire
e
distribuire
tutta
la
documentazione del progetto
6
SI
Accettaz
ione
7
cliente,
Direzion
e,
requisiti
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Il responsabile tecnico
Pianificazione
della ricerca e
sviluppo
pianifica lo
sviluppo del nuovo prodotto sulla “tabella
Definizione programma settimanale” in riferimento
dei tempi
all’input del commerciale.
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Passo
Input
Flusso
Output
Descrizione attività
Sulla base degli elementi in ingresso il
Caratteri
8
stiche
prodotto
Ricerca e
sviluppo
(elementi in
uscita)
Caratteristi capo progetto con i resp.li coinvolti
che
(acquisti, direzione, commerciale) procede
prodotto,
allo sviluppo del nuovo prodotto. Gli
tempi, modi, elementi in uscita dello sviluppo sono
metodi
documentati e archiviati nella cartella di
commessa
Ad opportuni fasi dello sviluppo, il capo
Progetto con i resp.li coinvolti svolgono
Caratteri
9
stiche
prodotto
Riesame e
verifica della
ricerca e
sviluppo
azioni di riesame, verifica dello sviluppo del
Caratteristi prodotto
che
prodotto
per
sviluppato
verificare
è
coerente
se
quanto
con
quanto
pianificato e richiesto dal cliente, mercato,
Direzione.
Tali
attività
sono
documentate
e
archiviate nella cartella commessa.
Riesaminato e verificato positivamente lo
sviluppo del prodotto, si procede alla
10
Campion
i
preparazione del campione. Resp.le di tale
Prodotto
(campione/
Campioni
prototipo)
fase è del reparto tecnico/fornitore, in
caso contrario si procede alla modifica
della
documentazione
modifiche
sono
tecnica.
Le
identificate
opportunamente
Validazione del
11
Requisiti
Prodotto
(prototipo)
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Campioni,
Il capo progetto in collaborazione con i
modifiche
resp.li coinvolti (acquisti, reparto tecnico,
Non
commerciale)
conformità validazione
valida
avviene
i
campioni.
La
considerando
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Passo
Input
Flusso
Output
Descrizione attività
determinati parametri. Tali parametri sono
indicati nella documentazione tecnica. In
caso di esito positivo si passa alla
validazione del cliente
Le modifiche che possono intervenire
nella fase di sviluppo o in corso di
realizzazione
Docume
12
ntazione
tecnica
Gestione delle
modifiche
Nuove
caratteristic
he
del
prodotto
sono
documentate ed identificate, verificate ed
approvate dal capo progetto o dal
cliente. I documenti cartacei non più validi
sono
identificati
con
la
dicitura
“superato/annullato” o vengono eliminati
fisicamente. I documenti informatici sono
eliminati fisicamente
Specific
Pianificazione
he
e avvio
prodotto
produzione
13
Prodotto
finito
Validato il campione, il capo progetto da il
nulla osta al resp.le tecnico/fornitore di
avviare la produzione
Scopo della sezione è documentare il sistema adottato da Almaca Srl per garantire che il prodotto /
servizio acquistato sia conforme ai requisiti specificati e che i fornitori osservino i concetti di
responsabilità sociale nei confronti dei propri collaboratori/personale come previsto dallo std Sa 8000.
Tale sistema si basa sulla scelta, valutazione e controllo dei fornitori e sulla pianificata gestione degli
acquisti.
Tale sezione si applica a fornitori di prodotti / servizi che influenzano direttamente la qualità del
prodotto/servizio.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
Norme di origine esterna mod. 01
I Reparti responsabili dell’applicazione della presente Sezione sono indicati nel seguito.
5.1 Gestione dell’approvvigionamento
5.1.1 Qualifica dei fornitori
Almaca Srl si avvale della collaborazione di fornitori “qualificati”, cioè capaci di soddisfare i requisiti di
qualità e di eticità degli stessi per la produzioni dei prodotti e dei servizi richiesti.
L’attività di qualifica dei fornitori è di competenza di Dir in collaborazione di Amm.
I fornitori sono inseriti in apposito elenco informatico, nel quale è indicato la tipologia di prodotto
servizio fornito. L’aggiornamento dell’elenco su supporto informatico, avviene ogni qualvolta viene
qualificato un nuovo fornitore, e in sede di riesame del Sistema per la Qualità Sociale da parte della
Direzione in occasione della valutazione a consuntivo dei fornitori.
La qualifica di un nuovo fornitore avviene secondo le seguenti modalità:
a)
analisi di valutazione attraverso la richiesta d'informazioni commerciali (condizioni di fornitura);
b)
presenza certificato SA 8000 o applicazione dello Std Sa 8000, attraverso l’invio di
apposito questionario;
c)
se il fornitore di prodotti/lavorazioni proveniente dalla Cina o altri paesi dell’Asia o luoghi
dove la situazione del rispetto dei diritti dei lavoratori e umani è in dubbio (anche in Italia), si verifica
l’arrivo del questionario. Si possono riscontrare tre situazioni:
1.
il fornitore è certificato Sa 8000, allora si procede all’ordine;
2.
il fornitore non è certificato Sa 8000 ma dimostra di voler rispettare lo std Sa 8000 anche
senza certificazione volontaria e sottoscrive il codice di comportamento; il personale di Almaca o tramite
personale esterno verifica la possibilità di effettuare una verifica ispettiva allo stesso se autorizzato e/o
richiedere informazioni sul luogo, se praticabile, tramite ONG se esistenti;
3.
il fornitore non intende sottoscrivevere il questionario ne il codice di comportamento, il
fornitore viene bloccato e si cerca un sostituto, salvo dimostri di adeguarsi allo std;
d)
verifica del sistema di comunicazione da parte dello stesso in caso di relazioni economiche
rilevanti con altri fornitori, subappaltatori/subfornitori.
e)
verifica prima consegna / prestazione d’opera;
f)
documentazioni che attesta che i criteri per i fornitori di carta certificata FSC e PEFC per
la fornitura di carta FSC e PEFC.
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Nota: se l’azienda riceve, movimenta o commercializza beni e/o servizi di fornitori/subappaltatori o
subfornitori che sono classificati come lavoratori a domicilio, deve intraprendere speciali passi per
assicurare che detti lavoratori a domicilio accedano a livelli di protezione simili a quelli accessibili dal
personale impiegato direttamente sulla base dei requisiti dello std Sa 8000. Detti speciali passi devono
includere, ma non limitarsi a:
g)
verifica della disponibilità di sottoscrizione di contratti/ ordini di fornitura scritti con validità
legale che richiedono la conformità a criteri minimi (in accordo con i requisiti di questo standard);
h)
verifica che i requisiti dei contratti/ordini di fornitura scritti siano compresi e implementati dai
lavoratori e da tutte le altri parti coinvolte nel contratto di acquisto;
i)
disponibilità a mantenere, presso lo stabilimento dell’azienda, registri completi che
specifichino l’identità dei lavoratori a domicilio (ove applicabile); le quantità di beni/servizi forniti e/o le
ore lavorate da ciascun lavoratore a domicilio;
j)
disponibilità a frequenti attività di monitoraggio preannunciate e a sorpresa per verificare la
conformità con i termini dei contratti di acquisto scritti.
Se tali elementi sono soddisfatti, la Direzione qualifica il nuovo fornitore. Evidenza oggettiva avviene
mediante la sigla “qualificato” sul DDT della prima fornitura o sul documento attestante l’erogazione
del servizio e l’inserimento nell’apposito elenco informatico.
Tutta la documentazione inviata dal fornitore per dimostrare il rispetto dello std Sa 8000 viene
archiviata da Amm in apposito archivio.
5.1.2 Controllo della qualità dei fornitori
La qualità delle forniture di prodotto/servizi da parte dei fornitori qualificati, è costantemente tenuta
sotto controllo.
A tale scopo sono rilevati e valutati dalla Direzione le Non Conformità di prodotto / servizio per
qualità del prodotto, q.tà, puntualità, integrità imballo, prezzi, erogazione corretta del servizio richiesto,
mantenimento dei requisiti dello std Sa 8000;
5.1.3 Processo di valutazione consuntiva
Annualmente in sede di riesame del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale la Direzione procede
alla valutazione consuntiva dei fornitori qualificati valutando le singole prestazioni sulla base dei
parametri prima citati.
In tale occasione si procede all’aggiornamento dell’elenco dei fornitori qualificati.
5.2 Informazioni sull’approvvigionamento
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5.2.1 Dati di acquisto
Sulla base, dei contratti conclusi, e degli ordini cliente in essere, la Direzione congiuntamente con Amm
procede alla scelta del fornitore e procede a documentare l’ordine di acquisto oppure procede alla
richiesta di preventivi.
L’ordine d'acquisto deve in particolare:
•
identificare in modo inequivocabile le caratteristiche ed i requisiti del servizio/prodotto richiesto;
•
definire i termini contrattuali e le condizioni generali di fornitura;
•
indicare se necessario la richiesta di informazioni di uso, lavorazione del prodotto acquistato,
documentazione di riferimento, certificati di conformità, ecc;
•
i requisiti citati nel paragrago precedente 5.1.1.
•
nel caso in cui vengano acquistati prodotti “For the purchase of controlled material” si applicano i
requisiti dello std FSC-STD-40-005, per prodotti FSC; per aquisti di “For the purchase of noncertified reclame material” si applicano i requisiti dello std FSC-STD-40-007, per prodotti FSC
Non sono ammessi ordini telefonici.
5.2.2 Verifica del prodotto acquistato
Per i controlli sui prodotti acquistati vedi sezione 5.4 paragrafo 5.1.
Quando contrattualmente specificato, il fornitore deve consentire a Almaca Srl, oppure al cliente
finale, di effettuare verifiche sulla conformità del prodotto medesimo ai requisiti specificati, presso le
strutture dello stesso fornitore.
Tale verifica non è comunque considerata esaustiva da Almaca Srl per dimostrare l’avvenuto controllo
della qualità del fornitore. Infine, la verifica da parte del cliente finale non solleva Almaca Srl dalla
responsabilità di fornire prodotti accettabili, né, tanto meno, escludere che il cliente medesimo possa,
successivamente rifiutare il prodotto fornito/servizio reso da Almaca Srl, se non conforme a quanto
visionato presso il fornitore.
Dove richiesto contrattualmente, il fornitore/subfornitore deve fornire ragionevoli informazioni e
permettere l’accesso delle parti interessate alla verifica di conformità ai requisiti dello std SA 8000;
attraverso l’inserimento di tale requisito nei contratti di acquisto dell’azienda.
Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da Alamca Srl per l’attività di pianificazione.
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La sezione si applica a tutte le attività di realizzazione del prodotto richiesto dal cliente.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5.4 Gestione delle attività
La realizzazione del prodotto viene tenuto sotto controllo mediante:
•
documenti di pianificazione delle attività;
•
specifiche di prodotto;
•
documenti di registrazione;
•
istruzioni operative;
•
per i prodotti FSC e PEFC per verificare i volumi vengono fatti dei controlli semestrali e prima
di ogni verifica dell’Ente di Certificazione per verificare q.tà entrata, q.tà utilizzata e q.tà in giacenza,
indicando la % di tolleranza (ca 15 %) per gli sfridi. Inoltre viene tenuto sotto controllo le q.tà prodotte
con apposito file informatico per singola comessa di lavoro indicando il fornitore,tipologia di prodotto, nr
ddt di acquisto, q.tà.
Flusso di processo materie prime all’interno di Almaca e fornitori qualificati per carta FSC e PEFC
Ente
responsabile
Direzione /
Commerciale
Attività:
Documento
utilizzato:
Note:
Elenco fornitori
Approvvigionamento
qualificati, Ordini di
acquisto,
DDT, ordine di
Addetto al
controllo
acquisito, timbro
Controlli in accettazione
controlli, lotto
CCPCCP-1
prodotto, etichetta
identificativa
Addetto al
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Identificazione
Etichetta
CCPCCP-2
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controllo
identificativa
Addetto al
Stoccaggio e
controllo
separazione fisica
Tecnico
Prelevamento materie
prima
Area apposita
Commessa di lavoro
Tecnico
Produzione (stampa, ecc)
Commessa di lavoro
CCPCCP-3
Tecnico
Stoccaggio
Area apposita
CCPCCP-4
Tecnico
Identificazione
Etichetta
CCPCCP-5
Logistica
Imballaggio
Logistica/C
orriere
Spedizione
DDT, fattura
I CCp sono tenuti sotto controllo mediante apposite istruzioni operative nelle fasi indicate, sia che il
processo venga condotto internamente che sia condotto all’esterno (fornitori qualificati)
5.5 Validazione dei processi produttivi
Punto della norma escluso in quanto le attività per la realizzazione del prodotto non rientrano in tale
definizione.
5.6 Identificazione e rintracciabilità
rintracciabilità
Almaca Srl garantisce l’identificazione sui prodotti realizzati e fatti realizzare, mediante la
documentazione elaborata e archiviata.
5.6
5.6.1 Identificazione
Tutti i materiali sono identificati con etichetta del fornitore già presente e i prodotti stessi sono
inequivocabilmente identificabili mediante etichette identificative.
I prodotti certificati FSC e PEFC sono identificati in apposito file excel. L’utilizzo di prodotti
anonimi, di prodotti certificati FSC e PEFC è indipendente, in quanto l’utilizzo delle ultime due
tipologie di prodotti è su richiesta del cliente. Gli acquisti di prodotti certificati FSC e/o PEFC
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vengono fatti in base alle richieste del cliente. Per quanto riguarda lo std PEFC si applica il metodo di
separazione fisica del prodotto.
Per quanto concerne il prodotto certificato FSC e PEFC esso viene segregato e identificato in area
apposita per evitare commistioni con prodotti anonimi presente in azienda. In caso di perdita
dell’identificazione viene aperta una nc.
I prodotti realizzati con materiale certificato FSC o PEFC vengono identificati mediante nr di
commessa attraverso il quale è possibile identificare tutti i prodotti realizzati con carta certificata FSC
e PEFC.
Per garantire l’identificazione e la rintracciabilità durante la lavorazione di prodotto FEC e PEFC la
commessa viene gestita individualmente e manualmente per scongiurare la perdita o commistione con altri
prodotti. A fine produzione il prodotto viene identificato mediante etichetta indicante il nr di commessa.
Il claim period è di 12 mesi.
5.6.2Rintracciabilità
5.6.2Rintracciabilità
Per la tipologia di prodotto realizzato internamente che in outsourcing, mediante la cartella di commessa
dove sono archiviati tutti i documenti è possibile risalire alla persona, al tipo di lavoro eseguito, e al
fornitore che ha fornito i materiali e/o ha realizzato il prodotto.
Attraverso i nr di commessa è possibile risalire ai prodotti che hanno utilizzato prodotti FSC e PEFC,
inoltre dalla descrizione dei prodotti sui documenti di trasporto e fatture è possibile risalire ai prodotti
realizzati con materiali FSC e PEFC.
5.6.3 Stato dei controlli
Lo stato dei controlli durante l’attività realizzazione del prodotto, avviene attraverso i documenti
operativi. E’ possibile risalire alla fase e allo stato dell’attività. Solo a conclusione di tutti i controlli
previsti e dell’esito positivo dei controlli sul prodotto, esso viene rilasciato. Sui documenti operativi viene
riportato l’esito e il resp.le di tale attività.
5.7 Proprietà dei clienti
Le proprietà dei clienti che Almaca Srl può prendere in consegna sono le idee spunti per la
realizzazione del prodotto.
Durate la realizzazione del prodotto, esse sono trattate come prodotti di Almaca Srl; in particolare
vengono verificate, identificate, immagazzinate e gestite come prodotto acquisito da Almaca Srl. In caso
di danneggiamento del prodotto, il cliente verrà informato della non conformità sul materiale fornito.
5.8 Conservazione dei prodotti
Tutti i prodotti sono immagazzinati, movimentati e spediti attraverso l’impiego e l’uso di locali e mezzi di
trasporto adeguati in modo da non comprometterne la Qualità.
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Le condizioni ambientali, i metodi di immagazzinamento dello stabile
Immagazzinamento
garantiscono la corretta conservazione dei materiali.
prodotti
Il magazzino viene gestito a vista e sulla base degli ordini clienti. Sono
presenti solo materiali di consumo che vengono utilizzati.
Movimentazione
La movimentazione avviene manualmente o mediante carrelli elevatori,
automezzi (per il legno).
Non vi sono particolari aspetti per la tipologia di conservazione dei
materiali utilizzati da Almaca Srl. Comunque sono stati considerati tutti
gli aspetti ambientali e di conservazione. I prodotti sono conservati nello
Conservazione
stabile, al riparo da acqua, polvere, umidità.
Per quanto riguarda i prodotti FSC e PEFC esse vengono separati
fisicamente tra loro e da prodotti anonimi in appositi spazi
opportunamente identificati e separati.
Identificazione dei
Vedi prg. 5.3.1
materiali e prodotti
L’etichettura dei prodotti FSC e PEF C segue le indicazione degli std
FSC e PEFC.
Per lo std FSC/PEFC viene utilizzato solo prodotto FSC per le
Etichettatura
commesse dove è richiesto prodotto certificato FSC senza commistioni
con prodotti anonimi e FSC PEFC.
Le etichette rispettano i requisiti previsti nello std FSC-STD-40201.
Per il prodotto finito, il tipo di imballaggio utilizzato varia a seconda del
Imballaggio
mezzo di trasporto utilizzato (via aerea, rotaia, gomma) e dalla delicatezza.
Sono state predisposte apposite specifiche di imballo da consegnare ai
fornitori.
Consegna al cliente Il trasporto viene effettuato mediante fornitore qualificati.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
1.
Punto della norma non applicabile in quanto per la tipologia dei prodotti realizzati i controlli pianificati
non hanno necessità di strumenti di monitoraggio e misurazione.
2.Riferimenti
2.Riferimenti
Norme di origine esterna mod. 01
Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da Almaca Srl al fine di individuare i la corretta gestione delle
spedizione dal contatto del trasportatore alla spedizione.
La sezione si applica a tutte le attività relative alla spedizioni.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
a. Gestione della logistica
Passo
Input
Attività
Output
Descrizione attività
Una volta che dal reparto commerciale
viene depositata sulla scrivania della
logistica la busta lavoro, viene verificata la
1
Foglio di
lavoro
Busta di lavoro
Fax, e.mail
richiesta ritiro
data di consegna, il reparto logistica
contatta il fornitore sullo stato di evasione
dell’ordine e successivamente viene scelta e
contattato il corriere (solo su richiesta del
cliente viene contattato sullo stato di
spedizione della merce ordinata)
Il reparto logistica una volta verificata
l’evasione dell’ordine contatta via mail, via
fax il corriere per il ritiro indicando (dta di
2
Busta di
lavoro
Contatto telefonico o per iscritto per il ritiro
Richiesta di ritiro,
ritiro, ora , ritiro presso, destinatario, peso,
conferma
telefono del fornitore, eventuale telefono
del cliente), per alcuni corrieri prima del fax
viene chiesta la conferma della disponibilità
del trasporto.
3
Busta lavoro
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Preparazione documenti
Ddt, fattura
I documenti che di solito vengono preparati
proforma, richiesta sono:
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di ritiro
Ddt,
Lettera di vettura
richiesta di ritiro,
se in italia
se spedizione all’estero
fattura proforma,
lettera di vettura
Ddt, fattura
proforma,
4
richiesta di
ritiro
Ddt, fattura
Invio documenti per la spedizione ai fornitori
Lettera di
proforma, richiesta Il reparto logistica invia al fornitore solo
di ritiro
DDT da consegnare al corriere
Lettera di vettura
vettura
Alle date stabilite il reparto logistica
verifica lo stato di avanzamento della
spedizione mediante le seguenti attività:
verifica sul web site del corriere (se
esistente);
contatto telefonico con il corriere.
5
Busta lavoro
File trasporto
Il reparto logistica aggiorna il file
Verifica stato stato spedizione merce
Stato spedizione
“Trasporti” nel quale vengono riassunti
tutti i viaggi relativi a tutti i lavori
commissionati. Il file viene aggiornato
periodicamente:
a conferma dell’ordine evaso da parte
del fornitore;
alla partenza della merce;
alla consegna della merce al cliente.
Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da ALMACA SRL. per la misurazione,
l’analisi ed il miglioramento dei prodotti, dei processi e della soddisfazione del cliente.
La sezione si applica a tutte le attività di realizzazione del prodotto.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
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Manuale Sistema integrato
UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
5.1 Diagramma di flusso del processo di misurazione, analisi e miglioramento.
CLIENTE
RECLAMI
PROCESSI AZIENDALI
PRODOTTO
SODDISFAZION
VERIFICHE
MISURAZIONE
MISURAZIONE
E CLIENTE
ISPETTIVE
PROCESSI
PRODOTTI
INTERNE
GESTIONE NON
CONFORMITA’
GESTIONE
NON
NON
CONFORMITA’
CONFORMITA’
ANALISI DEI DATI
Pagina 40 di 54
GESTIONE
MIGLIORAMENTO
AZIONI CORRETTIVE
CONTINUO
/ PREVENTIVE
5.2
5.3
5.4
5.4
5.5
5.5
5.6
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Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da Almaca Srl per il monitoraggio e la
misurazione della soddisfazione del cliente esterno relativa al prodotto realizzato e soddisfazione del
cliente interno relativa all’ambito lavorativo.
La sezione si applica ad un campione significativo di clienti esterni estratto secondo criteri stabiliti da
DIR, per la soddisfazione interna tutti i collaboratori/personali sono coinvolti.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
La rilevazione della soddisfazione della clientela è effettuata per mezzo di un questionario che il
responsabile commerciale invia annualmente ai principali clienti che hanno una rilevante importanza sul
fatturato almento di 15.000,00 euro. Il rientro dei questionari deve essere almeno del 50% affinchè il
campione sia rappresentativo.
Inoltre Almaca Srl, utilizza degli indicatori indiretti per percepire la soddisfazione dei propri clienti.
Gli indicatori indiretti possono essere di volta considerati:
- conferma dei contratti da un anno all’altro;
- aumento di fatturato da un anno all’altro;
- assenza di reclami.
I dati raccolti vengono analizzati e il risultato viene riportato nel riesame del Sistema di Gestione per la
Qualità Sociale.
Per percepire la soddisfazione dei stakeholder interni la Direzione annualmente distribuisce un
questionario anonimo. Sulla base dei dati raccolti viene effettuata un’analisi ed il risultato viene
riportato nel riesame del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale.
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Scopo della presente sezione è descrivere l’attività svolta da Almaca Srl per stabilire che il Sistema di
Gestione per la Qualità Sociale e per la Catena di Custodia sia:
•
Conforme a quanto pianificato;
•
Efficacemente attuato ed aggiornato;
•
Rivisto dalla Direzione
La sezione si applica a tutte le attività relative al monitoraggio e misurazione dei processi
dell’organizzazione.
Norme di origine esterna mod. 01
Lista di riscontro
Rapporto di non conformità richiesta d'azione correttiva / preventiva
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
Ente
responsabile
DIR
DIR
DIR
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Attività:
Documento
utilizzato:
Pianificazione
RSQS
verifiche ispettive
(Riesame Sistema
interne
Qualità Sociale)
Comunicazione del
periodo della v.i.i.
Preparazione delle
v.i.i.
RSQS
Note:
1
2
Comunicazione
agli interessati
Lista di riscontro
3
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AUDITO
Esecuzione v.i.i.
R
AUDITO
Registrazione risultati
R
v.i.i.
AUDITO
R
4
Lista di riscontro
4/5
Lista di riscontro
6
Notifica agli Enti
interessati dei risultati
della v.i.i.
Sono necessarie
Sì
AC?
DIR
DIR
Lista di riscontro
No
*
Definizione delle
Richiesta d'azione
AC con gli enti
correttiva /
interessati
preventiva
Archiviazione v.i.i.
Lista di riscontro
7
8
Note:
Passo 1: DIR pianifica in sede di riesame Sistema di Gesitone per la Qualità Sociale e per la catena
di custodia le verifiche ispettive per l’anno a venire. La pianificazione delle verifiche ispettive interne è
fatta considerando l’importanza del processo, l’esito delle precedenti verifiche, la complessità e/o
criticità delle attività svolte, la necessità di verificare l’efficacia di eventuali azioni correttive e/o
preventive. Nel riesame sono indicati i periodi d'effettuazione previsti, le procedure interessate ed il
Gruppo di Valutazione.
Passo 2: DIR comunica ai reparti interessati la scadenza delle verifiche ispettive interne mediante
comunicazione verbale.
Passo 3: La preparazione della verifica ispettiva si basa su un’adeguata raccolta d'informazioni e
documenti sul processo da valutare, che comprendono:
•
Manuale della Qualità Sociale;
•
Istruzioni, documenti di pianificazione della Qualità Sociale;
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•
Risultati di precedenti verifiche ispettive.
La “Lista di riscontro” rappresenta l’itinerario di massima che sarà seguito dal valutatore nell’esecuzione
della verifica ispettiva. In tale lista sono indicati a cura di DIR:
•
Processi / attività da verificare;
•
Domande da rivolgere per intervistare il personale.
Passo 4 : L’esecuzione della verifica ispettiva si sviluppa secondo le seguenti fasi:
•
Indagine;
•
Esame delle non conformità;
•
Compilazione e distribuzione della lista di riscontro.
Il valutatore, mediante intervista al personale, esame di documenti, osservazione delle attività deve
valutare il grado di conoscenza delle procedure, la loro applicazione, il corretto utilizzo dei documenti
previsti. In corrispondenza ad ogni punto d’indagine il valutatore attribuisce la conformità o la non
conformità, annota gli eventuali documenti esaminati, riporta le osservazioni ed evidenzia le Non
conformità riscontrate. E' inoltre verificata l’attuazione e l’efficacia delle risoluzioni relative a Non
conformità rilevate e notificate.
Almaca Srl garantisce, nell’esecuzione delle verifiche ispettive:
•
l’imparzialità e obiettività del valutatore per le attività sottoposte a verifica ispettiva;
•
la designazione di valutatori interni / esterni addestrati, stabilendo quale requisito minimo di
preparazione la partecipazione a specifici corsi aventi come oggetto la qualità, per auditori esterni,
affiancamento ad una verifica ispettiva interna per auditori interni;
Passo 5: il valutatore registra i risultati della verifica ispettiva interna nella lista di riscontro.
Passo 6: il valutatore notifica ai reparti interessati i risultati della verifica ispettiva interna fornendo loro
copia della lista di riscontro e/o rapporto di non conformità. Sono evidenziate le Non conformità
riscontrate e gli interventi correttivi da adottare in accordo col responsabile del processo sottoposto a
verifica.
Passo 7: DIR definisce con gli enti interessati le eventuali azioni correttive da attivare.
Passo
Pass
o 8: I risultati delle verifiche ispettive interne costituiscono parte integrante delle informazioni ed
elementi di valutazione utilizzati dalla Direzione, in occasione del Riesame del Sistema di Gestione per
la Qualità Sociale.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
Lo scopo di tale sezione è documentare le attività e le responsabilità definite da Almaca Srl, per il
controllo del prodotto durante tutte le fasi del processo produttivo, la gestione del prodotto non
conforme e delle problematiche rilevate dal personale/collaboratore.
Tale sezione si applica alle attività di controllo e di monitoraggio dei prodotti e gestione del prodotto
non conforme e dell problematiche interne al personale/collaboratore.
Norme di origine esterna mod. 01
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5.1
Controlli in entrata
I controlli previsti in entrata, descritti dettagliatamente nell’apposita istruzione di controllo, si possono
riassumere in:
-
conformità all’ordine di acquisito in termini di q.tà, descrizione, tempi di consegna;
-
integrità imballaggio;
-
eventuale presenza documentazione (libretto di uso e manutenzione, certificato di garanzia,
macartura CE, ecc).
per carta/legno certificato FSC o PEFC si controllano anche i seguenti riferimenti
-
identificazione del fornitore;
-
q.tà della fornitura;
-
data di spedizione;
-
categoria dell’origine (tipologia di metodo calcolo materie prime):
-
nr e presenza certificato del fornitore sul documento di trasporto;
-
grammatura (per la carta);
-
lotto di produzione.
Tali controlli sono documentati con la spunta delle singole voci del DDT, e la spunta delle singole voci
presenti sull’ordine di acquisto. In caso di ordine parziale, l’AMM evidenzierà le voci mancanti.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
Dopo i controlli la il prodotto certificato FSC e PEFC verrà stoccato in apposito spazio identificato
e separato fisicamente dall’altro prodotto (carta o legno) presente in azienda.
5.2
Controlli in process e finali
I controlli in process si possono riassumere in controlli visivi (corrispondenza delle richieste del cliente in
termini di formato, colore, contenuto, impaginazione, ecc). Prima della produzione viene sempre
effettuata una prova (campione) che viene sempre inviata al cliente per il visto si stampi o visto alla
produzione, inoltre per produzioni con prodotto certificato FSC e PEFC viene controllato il corretto
utilizzo del prodotto. Il lotto del prodotto utilizzato viene riportato sul foglio commessa.
I controlli finali si possono riassumere nei controlli visivi prima della spedizione (corrispondenza delle
richieste del cliente in termini di colore, contenuto, impaginazione, integrità, eventuale corretto utilizzo di
prodotto certificato FSC e PEFC, verifica lotto prodotto certificato FSC e PEFC, ecc).
Nel caso in cui la realizzazione del prodotto sia affidato in outsourcing, al fornitore vengono inviate
istruzioni di controllo prima della spedizione.
Tutti i controlli sono documentati su apposita documentazione.
I criteri di accettabilità sono descritti nelle apposite istruzioni di controllo.
Al termine di ogni controllo la conformità del prodotto ai criteri di accettazione è documentata in maniera
evidente e le registrazioni esplicitano il responsabile del rilascio del prodotto.
Il rilascio del prodotto alla fase successiva od al Cliente non è eseguita fino a che le attività ed i controlli
pianificati non siano stati completati in maniera soddisfacente.
5.3
Non conformità sul prodotto già consegnato
Vedi “Gestione dei reclami e dei resi”
Gestione del prodotto non conforme
Si possono rilevare non conformità durante e per:
- controllo dei prodotti in ingresso;
- durante attività di audit interni:
- controlli durante l’attività di produzione;
- segnalazioni del Cliente;
- segnalazioni delle parti interessate.
- segnalazione del personale/collaboratore per il mancato rispetto della Politica della Qualità Sociale
- elementi contrattuali (non ottemperanza delle clausole contenenti);
- contributo del personale che si interfaccia con il cliente;
- risultati attività di riesame (per es. reclami individuati sulla base di ritardi delle consegne;
- esigenze ad aspettative del cliente non ottemperate;
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
- prodotti e servizi offerti non rispondenti alla richiesta.
- Non rispetto della norma SA 8000 e dei diritti dei lavoratori
Qualsiasi segnalazione di una difettosità, di un disservizio, mancato rispetto della Politica della Qualità
Sociale deve essere oggetto di indagini per poter decidere in merito e per attivare azioni volte ad
eliminare la non conformità e per prevenire il ripetersi di discrepanze dello stesso tipo.
Le segnalazioni (reclami) del Cliente vengono trasmesse, da chi le riceve, alla Direzione. Questa
provvede a trattare le segnalazioni secondo quanto stabilito dalla sezione 4.2.
In ogni fase del processo/attività lavorativa, tutti devono segnalare le non conformità riscontrate alla
Direzione procedere come segue:
- registrare la non conformità sull’apposito modulo rapporto di non conformità;
- prendere, in collaborazione con la Direzione, decisioni in merito al trattamento immediato della non
conformità per eliminarla;
- registrare la disposizione adottata;
- prendere, in collaborazione con la Direzione, decisioni in merito all’eventuale Azione Correttiva
conseguente da intraprendere.
Tutti hanno l’obbligo di segnalare alla Direzione qualsiasi anomalia di processo riscontrata, mancato
rispetto degli std implementati e della Politica di Qualità Sociale promossa.
La Direzione, direttamente o per il tramite l’amministrazione, può comunicare al Fornitore l’anomalia
riscontrata e si accorda per la risoluzione immediata.
Lo scopo di tale sezione è documentare le attività e le responsabilità definite da ALMACA SRL,
per il controllo del prodotto durante tutte le fasi del processo produttivo e la gestione del prodotto non
conforme.
Tale sezione si applica alle attività di controllo e di monitoraggio dei prodotti e gestione del prodotto
non conforme.
Norme di origine esterna mod. 01
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5.Modalità operative
entrata
5.1 Controlli in ent
rata
controlli previsti in entrata, descritti dettagliatamente nell’apposita istruzione di controllo, si possono
riassumere in:
-
conformità all’ordine di acquisito in termini di q.tà, descrizione, tempi di consegna;
-
integrità imballaggio;
-
eventuale presenza documentazione (libretto di uso e manutenzione, certificato di garanzia,
macartura CE, ecc).
per carta/legno certificato FSC o PEFC si controllano anche i seguenti riferimenti
-
identificazione del fornitore;
-
q.tà della fornitura;
-
data di spedizione;
-
categoria dell’origine (tipologia di metodo calcolo materie prime):
-
nr e presenza certificato del fornitore sul documento di trasporto;
-
grammatura (per la carta);
-
lotto di produzione.
Tali controlli sono documentati con la spunta delle singole voci del DDT, e la spunta delle singole voci
presenti sull’ordine di acquisto. In caso di ordine parziale, l’AMM evidenzierà le voci mancanti.
Dopo i controlli la il prodotto certificato FSC e PEFC verrà stoccato in apposito spazio identificato
e separato fisicamente dall’altro prodotto (carta o legno) presente in azienda.
5.2Controlli
5.2Controlli in process e finali
I controlli in process si possono riassumere in controlli visivi (corrispondenza delle richieste del cliente in
termini di formato, colore, contenuto, impaginazione, ecc). Prima della produzione viene sempre
effettuata una prova (campione) che viene sempre inviata al cliente per il visto si stampi o visto alla
produzione, inoltre per produzioni con prodotto certificato FSC e PEFC viene controllato il corretto
utilizzo del prodotto. Il lotto del prodotto utilizzato viene riportato sul foglio commessa.
I controlli finali si possono riassumere nei controlli visivi prima della spedizione (corrispondenza delle
richieste del cliente in termini di colore, contenuto, impaginazione, integrità, eventuale corretto utilizzo di
prodotto certificato FSC e PEFC, verifica lotto prodotto certificato FSC e PEFC, ecc).
Nel caso in cui la realizzazione del prodotto sia affidato in outsourcing, al fornitore vengono inviate
istruzioni di controllo prima della spedizione.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
Tutti i controlli sono documentati su apposita documentazione.
I criteri di accettabilità sono descritti nelle apposite istruzioni di controllo.
Al termine di ogni controllo la conformità del prodotto ai criteri di accettazione è documentata in maniera
evidente e le registrazioni esplicitano il responsabile del rilascio del prodotto.
Il rilascio del prodotto alla fase successiva od al Cliente non è eseguita fino a che le attività ed i controlli
pianificati non siano stati completati in maniera soddisfacente.
5.3Non
5.3Non conformità sul prodotto già consegnato
Vedi “Gestione dei reclami e dei resi” (Sezione 4.2)
1.09.
Gestione del prodotto non conforme
Si possono rilevare non conformità durante:
- controllo dei prodotti in ingresso;
- durante attività di audit interni:
- controlli durante l’attività di produzione;
- segnalazioni del Cliente.
Qualsiasi segnalazione di una difettosità o di un disservizio deve essere oggetto di indagini per poter
decidere in merito e per attivare azioni volte ad eliminare la non conformità e per prevenire il ripetersi di
discrepanze dello stesso tipo.
Le segnalazioni (reclami) del Cliente vengono trasmesse, da chi le riceve, alla Direzione. Questa
provvede a trattare le segnalazioni secondo quanto stabilito dalla sezione 4.2.
In ogni fase del processo, tutti devono segnalare le non conformità riscontrate alla Direzione procedere
come segue:
- registrare la non conformità sull’apposito modulo rapporto di non conformità;
- prendere, in collaborazione con la Direzione, decisioni in merito al trattamento immediato della non
conformità per eliminarla;
- registrare la disposizione adottata;
- prendere, in collaborazione con la Direzione, decisioni in merito all’eventuale Azione Correttiva
conseguente da intraprendere.
Tutti hanno l’obbligo di segnalare alla Direzione qualsiasi anomalia di processo riscontrata.
La Direzione, direttamente o per il tramite l’amministrazione, può comunicare al Fornitore l’anomalia
riscontrata e si accorda per la risoluzione immediata.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
1.Scopo
1.Scopo
Lo scopo di tale sezione è individuare, raccogliere ed analizzare i dati appropriati per dimostrare
l’adeguatezza e l’efficacia del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale e per valutare dove possono
essere apportati miglioramenti continui al sistema.
2.Campo
2.Campo di Applicazione
Tale sezione si applica all’analisi dei dati del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale.
3.Riferimenti
3.Riferimenti
Norme di origine esterna mod. 01
4.Responsabilità
4.Responsabilità ed aggiornamento
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5.Modalità
5.Modalità operative
5.1 Monitoraggio e misurazione dei processi
La Direzione, per i processi aziendali identificati, ha opportunamente identificato indicatori di processo
o metodi di monitoraggio. Tali indicatori e metodi di monitoraggio sono indicati nel riesame del Sistema
di gestione per la Qualità Sociale. Tali indicatori e metodi di monitaggio sono riesaminati, verificati,
aggiornati ad ogni riesame del sistema qualità da parte della Direzione.
5.2 Analisi
Analisi dei Dati
I dati che Almaca Srl analizza sono:
•
esiti delle verifiche ispettive interne;
•
reclami del cliente;
•
soddisfazione del cliente;
•
non conformità interne;
•
problematiche interne del personale/collaboratore;
•
azioni correttive e preventive;
•
non conformità del fornitore.
Dai dati scaturiti e analizzati ogni fine anno, durante il riesame del Sistema di Gestione per la Qualità
Sociale, la Direzione stabilisce azioni di miglioramento individuando nuovi indicatori e/o metodi di
monitoraggio per raggiungere gli obiettivi della qualità fissati. I dati sono registrati sul verbale di riesame
del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale.
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1.Scopo
1.Scopo
Lo scopo di tale sezione è di definire i modi attraverso i quali Almaca Srl, ha intenzione di migliorare
l’efficacia e l’efficienza dei processi dell’organizzazione.
Tra i metodi per il miglioramento efficace ed efficiente sono stato individuate azioni correttive e
preventive.
2.Campo
2.Campo di Applicazione
Tale sezione si applica all’attività di miglioramento continuo del Sistema di Gestione per la Qualità
Sociale.
3.Riferimenti
Norme di origine esterna mod. 01
4.Responsabilità
4.Responsabilità ed aggiornamento
La responsabilità dell’applicazione è descritta nel seguito.
5.1Modalità
5.1Modalità operative
Miglioramento continuo
La necessità di miglioramenti può scaturire da:
•
Risultati verifiche ispettive;
•
Analisi dei dati;
•
Riesame della Politica per la Qualità Sociale ed obiettivi.
Lo strumento per il miglioramento continuo è costituito dalla elaborazione di piani specifici.
Il piano principale è elaborato annualmente ed integrato nel riesame da parte della Direzione.
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5.2
Azioni correttive e preventive
Reparto
responsabile
Attività:
Attività:
Documento
utilizzato:
Note:
Rapporto di non
Qualsiasi
Individuazione
conformità azione
reparto
della necessità di
correttiva e
aziendale
AC / P
preventiva
1
(RNCACP)
Formalizzazione su
DIR
modulo
RNCACP
2
RNCACP
3
RNCACP
3
RNCACP
4
RNCACP
5
RNCACP
Dir approva la
DIR
richiesta di AC /
No
P?
Si
DIR Reparti
Definizione AC /
interessati
P
DIR
Reparti
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Pianificazione AC
/P
Attuazione AC /
Fine
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interessati
P stabilita e
relativa
registrazione
DIR
DIR
DIR
Verifica efficacia
Archiviazione
RNCACP
Elaborazione dati
per il RSQ
RNCACP
6
RNCACP
7
RNCACP
8
Note:
Passo 1: L’individuazione e l’analisi delle cause di non confomità effettive o potenziali e l’attuazione di
opportune azioni correttive o preventive, costituiscono per Almaca Srl un importante e continuo
processo di miglioramento del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale.
Le azioni correttive e/o preventive possono generarsi da:
•
Verifiche ispettive interne;
•
Verifiche ispettive dell’ente di certificazione o del cliente;
•
Non conformità registrate sui RNC o altri documenti previsti;
•
Reclami da cliente o segnalazioni delle parti interessate;
•
Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità Sociale da parte di DIR;
•
Proposte da parte dei reparti aziendali.
Passo 2: Dir formalizza la AC/P sull’apposito modulo “Rapporto di non conformità azione correttiva /
preventiva “ (di seguito denominato RNCACP). A tale scopo Dir compila la parte del modulo
indicando l’attività dell’azione correttiva/preventiva ed eventuale documentazione di riferimento.
Passo 3: A seguito dell’autorizzazione da parte di Dir, evidenziato dalla firma sul modulo RNCACP, in
collaborazione coi reparti interessati, ricerca le cause delle non conformità e propone l’azione correttiva
più idonea da attivare, compilando la parte interessata.
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UNI EN ISO 9001:2008 - Requisito 4.1, STD 40-004 (edizione2008) requisito 2, STD-ITA 1002 (edizione 2008) requisito 4, SA 8000:2008
Passo 4: A seguito dell’autorizzazione, Dir in collaborazione con i reparti interessati, pianifica l’azione
correttiva/preventiva definendo:
•
Attività specifica;
•
Reparti coinvolti;
•
Tempi d’attuazione.
Tale pianificazione è riportata sul modulo RNCACP; ed è visibile a tutti in rete.
Passo 5: Le attività specifiche pianificate per l’attuazione dell’azione correttiva / preventiva devono
essere eseguite dai reparti stabiliti nei modi e nei tempi prefissati.
Passo 6: Sarà compito di Dir verificare l’attuazione dell’azione correttiva/preventiva e valutarne
l’efficacia, documentandone gli esiti nell’apposita sezione del modulo RNCACP; tali verifiche sono
effettuate mediante valutazione diretta oppure in occasione di verifica ispettiva interna. Periodicamente,
Dir esegue un riesame delle azioni correttive/preventive in fase d'attuazione per valutarne lo stato di
realizzazione.
Passo 7: L’esito positivo della verifica consente la chiusura dell’azione correttiva/preventiva e quindi la
chiusura della nc e della ac/p.
Passo 8: Periodicamente, in occasione del Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità, la Dir
presenta un quadro riassuntivo delle azioni correttive/preventive, riferendo sullo stato d'attuazione per
quelle in corso e sul raggiungimento degli obiettivi prefissati per quelle concluse.
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