PROTOCOLLO E SCRIVANIA VIRTUALE
PROVINCIA DI
FERRARA
Protocollazione UMA – Documentazione tecnica
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Il link all’applicativo che gestisce le richieste pervenute al servizio UMA on line si trova sulla
intranet della Provincia.
Qui dal menu Strumenti di lavoro, è sufficiente selezionare “Ricerche di protocollo”. Si accede così
all’applicativo, senza necessità di digitare ulteriormente password e username che sono le stesse
della intranet.
Per vedere l’elenco delle e-mail arrivate, cliccare la voce “Da timbrare”
Per aprire la mail cliccare sulla riga gialla che si evidenzia in corrispondenza della
mail
Entrare in modifica della mail e compilare almeno i campi che hanno un asterisco di fianco allo
spazio su cui scrivere (sono obbligatori per ottenere un numero di protocollo)
Per informazioni che sono già inserite nelle banche dati del corrispondente o del codice ufficio o
della classificazione esiste l’iconcina gialla che richiama la ricerca ed evita di digitare i nomi in
modo errato.
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Inserire i dati come nell’esempio sotto riportato:
Alla voce mittenti aggiuntivi inserire i nominativi delle persone che richiedono l’assegnazione di
carburante in modo da poterli rintracciare con la voce di ricerca.
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Terminato questo lavoro si può protocollare.
Per inviare il libretto di assegnazione occorre protocollare un nuovo documento di tipo LEP (lettera
in partenza) che si ottiene ciccando sulla voce nuovo documento
compilare i campi come nell’esempio sotto riportato (aggiungere alla voce fascicolo il numero di
protocollo della distinta ricevuta (questo permette di ritrovare i documenti distinta e libretto elencati
insieme nella voce fascicolo che si ottiene durante la ricerca del protocollo)
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Allegare i file firmati digitalmente da spedire e premere il pulsante protocollo per ottenere un
numero di protocollo sulla lettera in partenza per il CAA.
L’ultimo passo da seguire è l’invio della mail che si ottiene premendo sul tasto crea e-mail e
compilando l’indirizzo elettronico del CAA destinatario.
Questo tasto allega automaticamente una riga “segnatura.xml” in più rispetto a quelle allegate che
corrisponde al timbro di protocollo informatico.
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STRUTTURA DEL DATABASE PROTOCOLLO
Il Database del protocollo è così strutturato: sulla sinistra compare un Menù suddiviso in Elenco
Viste e Azioni; sulla destra appare inizialmente la Home Page del database e successivamente a
seconda delle viste che si scelgono o delle azioni che si compiono appariranno degli elenchi di
documenti o i documenti stessi.
I DOCUMENTI DEL DATABASE DEL PROTOCOLLO
Il database del protocollo contiene sostanzialmente tre tipi di documenti
• i documenti di tipo E-mail provengono dalla casella di posta certificata della Provincia di
Ferrara [email protected].
Questi documenti sono il risultato di un elaborazione delle e-mail della casella di posta
elettronica da parte di un programma e si trovano nel database già precompilati.
• i documenti di tipo Uma provengono dalla casella di posta Uma della Provincia di Ferrara
[email protected]
Questi documenti sono il risultato di un elaborazione delle e-mail della casella uma da parte
di un programma e si trovano nel database già precompilati.
• i documenti di tipo Manuale sono documenti prodotti manualmente dall’operatore di
protocollo mediante l’azione “Nuovo documento”.
ELENCO DELLE VISTE
Esaminiamo ora il significato delle viste del database:
Casella Certificata
Il primo gruppo di viste contiene documenti di tipo E-mail
La vista Anomalie raccoglie i documenti provenienti dalla nostra casella di posta certificata che
sono stati spediti da una casella di posta non certificata.
Questi documenti presumibilmente non avranno il file segnatura.xml che è tipico dei documenti
provenienti da caselle di posta certificata e quindi il documento non sarà completo di tutti i dati.
La vista Da timbrare raccoglie i documenti provenienti dalla nostra casella di posta certificata che
sono stati spediti da un'altra casella di posta certificata.
Questi documenti possono essere Conformi o Non Conformi.
I documenti Conformi sono caratterizzati nella vista da questa icona , il fatto che un documento
sia conforme significa che ha come allegato un file che si chiama segnatura.xml che contiene
informazioni rilevanti circa il documento e quindi il documento apparirà già compilato in molte sue
parti.
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I documenti Non Conformi sono caratterizzati nella vista da questa icona , il fatto che un
documento sia Non Conforme significa che non ha come allegato il file segnatura.xml oppure che il
file segnatura.xml è incompleto e quindi il documento non sarà già compilato.
La vista Da protocollare raccoglie tutti i documenti provenienti dalla nostra casella di posta
certificata che sono già stati timbrati e quindi che sono già stati visionati da un operatore di
protocollo che ha apposto, mediante un apposito pulsante, il timbro di posta in arrivo.
La vista Accettazioni e Consegne raccoglie i documenti di tipo ACCETTAZIONE e CONSEGNA.
Quando viene spedita una e-mail attraverso la nostra casella di posta certificata a un'altra casella di
posta certificata la nostra casella produce automaticamente due documenti, quello di accettazione
sta a significare che la mail che abbiamo spedito è stata accettata dalla nostra cesella di posta
certificata e quella di consegna sta a significare l’avvenuta consegna all’altra casella di posta
certificata a cui abbiamo spedito la mail. I documenti di tipo accettazione e consegna vengono
raccolti in questa vista e vengono elaborati da un agente che provvede a fascicolare i documenti di
accettazione e consegna con la mail che abbiamo spedito e a cui fanno riferimento.
Se spediamo una mail a una casella di posta non certificata avremo solo il documento di
accettazione e non quello di consegna.
Dopo che è avvenuta la fascicolazione i documenti spariscono dalla vista.
I documenti che il programma non riesce a fascicolare vengono messi nella vista Accettaz. e cons.
non fascicolate.
I documenti delle viste Accettazioni e Consegne e della vista Accettaz e cons . non fascicolate non
sono da protocollare.
Casella Uma
Questo gruppo di viste contiene documenti di tipo Uma
La vista Da timbrare raccoglie i documenti provenienti casella di posta suddetta e che non hanno
ancora il timbro della posta in arrivo che viene messo da un operatore di protocollo mediante un
apposito pulsante.
La vista Da protocollare raccoglie tutti i documenti provenienti dalla casella uma che sono già stati
timbrati.
Lettere in arrivo
Contiene documenti di tipo Manuale
La vista Da Protocollare del gruppo Lettere in arrivo raccoglie tutti i documenti che sono stati
prodotti manualmente da un operatore di protocollo mediante l’azione “Nuovo Documento” e il cui
Tipo documento è uguale a LEA.
Lettere in partenza
Contiene documenti di tipo Manuale
Questo gruppo di viste raccolgono i documenti che sono stati prodotti manualmente da un operatore
di protocollo mediante l’azione “Nuovo Documento” e il cui Tipo documento è uguale a LEP.
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La vista Da scrivania raccoglie i documenti di tipo LEP che sono stati generati sulla scrivania e poi
sono stati inviati al protocollo.
La vista Da Protocollare raccoglie i documenti di tipo LEP che sono stati salvati ma non sono
ancora stati protocollati.
La vista Da Inviare raccoglie i documenti di tipo LEP che sono già stati protocollati ma non sono
stati ancora inviati attraverso la casella di posta elettronica certificata o attraverso la casella uma.
La vista Inviate raccoglie i documenti di tipo LEP che sono già stati inviati attraverso la casella di
posta elettronica certificata o attraverso la casella uma.
Atti da protocollare
Contiene documenti di tipo Manuale
La vista Atti del gruppo Atti da protocollare raccoglie tutti gli atti che sono stati inviati al
protocollo dal DB degli Atti Monocratici.
Riferimenti
Contiene documenti di tipo Manuale
La vista Da scrivania raccoglie i documenti di tipo RIF che sono stati generati sulla scrivania e poi
sono stati inviati al protocollo.
La vista Da Protocollare del gruppo Riferimenti raccoglie tutti i documenti che sono stati prodotti
manualmente da un operatore di protocollo mediante l’azione “Nuovo Documento” e il cui Tipo
documento è uguale a RIF.
Circolari
Contiene documenti di tipo Manuale
La vista Da scrivania raccoglie i documenti di tipo CIR che sono stati generati sulla scrivania e poi
sono stati inviati al protocollo.
La vista Da Protocollare del gruppo Circolari raccoglie tutti i documenti che sono stati prodotti
manualmente da un operatore di protocollo mediante l’azione “Nuovo Documento” e il cui Tipo
documento è uguale a CIR.
Cestino
La vista Cestino raccoglie tutti i documenti che sono stati cestinati mediante il tasto Cestina, i
documenti che sono in questa vista possono essere ripristinati nella vista da cui provenivano
mediante il tasto “Ripristina da cestino” oppure possono essere cancellati definitivamente mediante
il tasto “Cancella da cestino”.
ELENCO DELLE AZIONI
Home
Torna alla Home Page del database.
Nuovo documento
Permette al protocollista di creare un nuovo documento di tipo manuale.
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Variazione protocollo
Permette di variare un protocollo già esistente
(corrisponde alla voce Correzione al Protocollo Generale del MENU Gestione Protocollo Generale)
Movimentazione protocollo
Permette di variare l’ufficio di carico di un protocollo
(corrisponde alla voce Movimenti del MENU Gestione Protocollo Generale)
Assegnazione di un protocollo
Permette di assegnare un protocollo a una persona
Evidenza protocollo
Permette di mettere la data di evidenza a un numero di protocollo
Ricerca
Permette di ricercare protocolli per:
Anno
Numero Protocollo
Ufficio
Ufficio di carico
Tipo Atto
Oggetto
Corrispondente
Sede
Numero di riferimento (intero o parziale)
Data di protocollazione (periodo).
SEZIONI DEL DOCUMENTO DI PROTOCOLLO
Tutti i documenti di protocollo sono composti dai seguenti tab:
Generale: questo tab contiene i dati principali del protocollo
Dati aggiuntivi: questo tab contiene le copie conoscenza e i mittenti aggiuntivi
Storico Operazioni: è un log automatico delle principali operazioni compiute sul documento
Allegati: è il tab che contiene gli allegati del protocollo
Body Mail: per i documenti di tipo E-mail e di tipo Uma visualizza il body della mail.
DOCUMENTO DI TIPO E-MAIL
Possono essere A Norma oppure Non Conformi.
I documenti a norma contengono un file chiamato segnatura.xml che fornisce le informazioni
rilevanti circa il documento che proviene da un'altra casella di posta certificata, il documento a
norma avrà quindi già compilati i seguenti campi del tab generale:
Oggetto originale: oggetto del file xml (non variabile)
Oggetto:ripropone l’oggetto del file xml (variabile)
Oggetto Mail: oggetto della mail
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Corrispondente: corrispondente del file xml
Sede Corrispondente: sede corrispondente del file xml
Indirizzo e-mail: indirizzo e-amil del file xml
Data storica: data del prtocollo del file xml
Data/ora di spedizione: campo PostedDate della mail
Num Riferimento: nro di protocollo del file xml
Data/ora scaricamento: campo DeliveredDate della mail
I documenti Non conformi non hanno come allegato il file segnatura.xml oppure il file
segnatura.xml allegato non è leggibile dal programma e quindi il documento non risulterà compilato
nei campi di cui sopra.
Nel tab allegati sono contenuti gli allegati al protocollo, naturalmente non è possibile cancellare o
modificare questi allegati perché provengono dall’esterno.
Nel tab Body Mail è possibile vedere il contenuto del corpo della mail; questo è particolarmente
importante per i documenti Non conformi che non avendo le informazioni del file xml sono difficili
da interpretare se non si visualizza il contenuto del corpo della mail.
Esaminiamo ora i bottoni del documento tramite i quali è possibile compire delle azioni sul
documento stesso.
Chiudi: chiude il documento e lo disalloca
Modifica: permette di modificare il documento e lo alloca all’utente che lo ha in modifica
Salva: salva le modifiche fatte al documento
Cestina: sposta il documento nel cestino
Trasferisci a scrivania: sposta il documento nella scrivania
Ricezione(timbro): mette automaticamente la data di ricezione che corrisponde alla dat di arrivo,
questo fa passare di stato il documento da “Ricevuto da casella certificata” a “Timbrato”, a questo
punto compare il bottone Protocollo
Protocollo emergenza: permette di inserire i dati del protocollo di emergenza
Protocollo: protocolla il documento.
Ricerca su IPA
Per i documenti di tipo E-mail al momento della spedizione della mail si può fare un ricerca sull
IPA (indice della pubblica amministrazione) per cercare un indirizzo di posta elettronica registrao
sull’indice.
Si accede alla ricerca attraverso i link “Consulta IPA” ch si trovano a fianco delle caselle di
impostazione degli indirizzi di posta certificata.
Viene aperta una finestra di popup contenente un form di ricerca, e' possibile specificare una chiave
di ricerca nell'IPA (es. Comune di Bologna), oppure, se il campo è vuoto, la ricerca viene fatta su
tutta la struttura dell'IPA.
Nel risultato della ricerca le voci che non hanno icone alla loro sinistra rappresentano
amministrazioni che non contengono ulteriori informazioni circa AOO di competenza e uffici.
Le voci che hanno icone a sinistra consentono di visualizzare rispettivamente:
•
•
le AOO dell'amministrazione (prima icona)
gli uffici dell'amministrazione (seconda icona)
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DOCUMENTO DI TIPO UMA
Il documento di tipo Uma è sempre non conforme in quanto le e-mail che arrivano alla casella Uma
non sono spedite da caselle di posta certificata e quindi non contengono il file segnatura.xml
I bottoni del documento di tipo Uma sono uguali ai bottoni del documento di tipo E-mail a parte il
bottone Trasferisci a scrivania che non esiste in questi tipo di documento.
DOCUMENTO DI TIPO MANUALE
Il documento di tipo manuale viene prodotto dal protocollista mediante l’azione “Nuovo
documento”.
I dati nel documento possono essere inseriti a mano oppure recuperati da un altro protocollo
esistente tramite la funzione “Recupera”.
Per recuperare i dati di un protocollo esistente occorre inserire numero e anno del protocollo da
recuperare e poi cliccare sulla funziona recupera, in questo modo vengono recuperati i dati
principali del protocollo che abbiamo digitato.
Al primo salvataggio del documento devono essere presenti i seguenti dati:
Tipo,
Oggetto,
Corrispondente,
Sede Corrispondente,
Data di arrivo (solo per le LEA)
Per la protocollazione devono essere compilati obbligatoriamente anche i campi:
Codice Ufficio
Classificazione
Dopo il primo salvataggio del documento è possibile anche gestire i documenti digitali allegati: i
documenti digitali possono provenire dalla directory del nostro pc oppure dallo scanner.
Nel primo caso si usa il pulsante “Sfoglia”, si seleziona un file dalla directory del nostro pc, si
clicca sul pulsante “Apri” e poi sul pulsante “Salva allegato”, attenzione: se non si clicca sul
pulsante “Salva allegato” il file non viene allegato.
Nel caso si voglia allegare un documento scannerizzato si seleziona il tipo di immagine (JPG, TIF o
PDF (default)), si digita il nome del file nel campo apposito e poi si clicca sul pulsante “Attiva
scanner”, a questo punto arte la scansione del file, una volta finita la scansione se la si vuole salvare
occorre rispondere “si” alla domanda “Vuoi salvare il risultato della scansione?”.
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MESSAGGI DI NOTIFICA DI AVVENUTA RICEZIONE E ANNULLAMENTO
NOTIFICA DI ANNULLAMENTO
La notifica di annullamento di un protocollo può avvenire:
1. per una LEA che arriva nella nostra casella di posta certificata sia da un'altra casella di posta
certificata che da una casella di posta non certificata
in tal caso la spediamo solo all’indirizzo email da cui proviene la lettera
2. per una LEP che abbiamo spedito sia a un'altra casella di posta certificata che a una casella
non certificata
in tal caso la spediamo a tutti gli indirizzi a cui abbiamo inviato la lettera
la notifica di annullamento consiste nello spedire un messaggio di posta certificata avente come
allegato un file che si chiama annullamento.xml
il messaggio ha come soggetto:
"Prot. 0000073/2006 OGGETTO DEL PROTOCOLLO - Annullamento"
la spedizione del messaggio di notifica di annullamento può avvenire sia dalla maschera di
annullamento del protocollo che dalla maschera di ricerca del protocollo attraverso il bottone “Invio
notifica di annullamento”.
Questo bottone è visibile solo a chi a ruolo Supervisore (il Ced) o SupervisoreProt (il Protocollo
centrale)
NOTIFICA DI AVVENUTA RICEZIONE
La notifica di avvenuta ricezione e protocollazione può avvenire:
1. solo per una LEA che arriva nella nostra casella di posta certificata sia da un'altra casella di
posta certificata che da una casella di posta non certificata
in tal caso la spediamo solo l’indirizzo email da cui proviene la lettera
la notifica di conferma ricezione consiste nello spedire un messaggio di posta certificata avente
come allegato un file che si chiama conferma.xml,
il messaggio ha come soggetto:
Prot. 0000071/2006 OGGETTO DEL PROTOCOLLO - Conferma ricezione
la spedizione del messaggio di notifica di avvenuta ricezione può avvenire sia dalla maschera di
protocollazione che dalla maschera di ricerca del protocollo attraverso il bottone “Invio conferma
ricezione”.
Questo bottone è visibile solo a chi a ruolo Supervisore (il Ced) o SupervisoreProt (il Protocollo
centrale)