Federazione Italiana Tecnici Laboratorio
1 Congresso FITELAB
“Il middle management dell’area tecnica”
9-11 maggio 2013 Sala Convegni
Palazzo D’Attimis
Maniago (PN)
Azienda Ospedaliero-Universitaria Pisana
Laboratorio Analisi Chimico Cliniche
Cisanello Pisa
Dir. G. Pellegrini
“La gestione della complessità organizzativa:
l’esperienza delle UO complesse di Pisa”
Maniago 9 Maggio 2013
Coordinatore D.ssa Grandi Barbara
MANAGER
Il ruolo del manager comporta non solo il
coordinamento, la guida di
un gruppo di persone, rappresentato dalle
risorse umane a disposizione
dell'azienda o della parte di azienda (unità
organizzativa) sotto la sua
responsabilità, ma anche e soprattutto
l'assunzione di decisioni di
pianificazione e di gestione per garantire
l'ottenimento di risultati in
linea con gli scopi aziendali ed in grado di
soddisfare gli stakeholder
ossia i soggetti (persone od
organizzazioni) portatori di interessi nei
confronti dell'azienda.
Il Middle Manager ha responsabilità e
autorità su parti dell’Azienda (unità
organizzative), risponde al top
management e occupa posizioni
intermedie tra questo livello e il livello
operativo.
Middle
Manager
Esistono nelle Aziende 2 tipologie :
“Professional” e i “Coordinatori di Team”
I manager coordinatori sono coloro a cui è
stato affidato il compito di organizzare,
coordinare, e supervisionare un team di
persone.
Essere coach significa orientare la propia
azione manageriale non al raggiungimento
del risultato aziendale, ma allo sviluppo
delle competenze e degli atteggiamenti dei
membri del team che consentiranno di
raggiungere quel determinato risultato.
Middle
Manager
Significa non parlare solo di obiettivi, ma
anche e soprattutto dei mezzi per
raggiungere tali obiettivi.
Significa sostituire al controllo il supporto,
alle gestione del team lo sviluppo del
singolo, alle logiche push le logiche pull.
Azienda Ospedaliero Universitaria
Pisana
Direttore Generale
Direttore Sanitario
Direttore Amministrativo
Direzione Medica
Direzione di Staff
di Presidio
Dipartimenti clinici
11 DIPARTIMENTI:
• Dipartimento emergenza accettazione
Azienda
Ospedaliero
Universitaria
Pisana
• Dipartimento cardio toraco vascolare
• Dipartimento materno infantile
• Dipartimento di oncologia, dei trapianti
tecnologie
e delle nuove
• Dipartimento delle neuroscienze
• Dipartimento di gastroenterologia e malattie infettive
• Dipartimento di area medica
• Dipartimento delle malattie muscolo-scheletriche e cutanee
• Dipartimento di radiodiagnostica e radiologia vascolare ed
interventistica e medicina nucleare
www.ao-pisa.toscana.it
• Dipartimento anestesia e terapie intensive
• Dipartimento di medicina di laboratorio (Prof.re M.Campa)
STRUTTURE COMPLESSE:
Laboratorio di Analisi Chimico Cliniche ( Dir.G. Pellegrini)
Virologia
Anatomia ed istologia patologica 1
Anatomia ed istologia patologica 2
Anatomia ed istologia patologica 3
Farmacologia clinica
Laboratorio di chimica ed endocrinologia
Microbiologia
Laboratorio genetica medica
STRUTTURE SEMPLICI:
Laboratorio trapianti
Citopatologia
Patologia Clinica Univ.
Azienda Ospedaliero Universitaria
Pisana
U.O.Laboratorio Analisi chimico cliniche
DUE
PRESIDI
TRE
LABORATORI
Laboratorio Analisi ch.cliniche Cisanello (Coord. B. Grandi)
Laboratorio Analisi ch.cliniche DEA Cisanello (Coord. B. Grandi)
Laboratorio Analisi ch.cliniche DEA Santa Chiara (Coord. B. Grandi)
Azienda Ospedaliero Universitaria
Pisana
15 Settembre 2012
Riorganizzazione dei laboratori
Unico laboratorio di routine
Due laboratori DEA :
Cisanello
Santa Chiara
Cisanello
Azienda Ospedaliero Universitaria
Pisana
TRASPORTO DEDICATO CAMPIONI BIOLOGICI
Nuovo servizio trasporti:
Un adeguato ed eccellente servizio dedicato tra i 2 presidi (Cisanello/Santa
Chiara)
ed all’interno del presidio di Cisanello
Trasporto Dedicato Campioni
Biologici
Considerata la criticità determinata dalla distanza tra i due ospedali di circa 12 km e
la presenza di un unico Laboratorio di routine e’ stato attuato un trasporto dedicato.
Trasporto Dedicato Campioni Biologici Dipartimentale.
Prevede la presenza di 2 auto e 2 autisti con orario 8.30/19.00
Viaggi ad orari prestabiliti presso piattaforme di raccolta e smistamento con
consegna diretta ai vari Laboratori in andata ed in ritorno.
Organizzazione trasporto dedicato
Ad oggi abbiamo riscontrato i seguenti risultati:
Tempistiche di consegna campioni rispettate
Nullo lo smarrimento di campioni
Di conseguenza:
Rispetto dei tempi di refertazione di routine fissati entro le ore 16.00
Percorsi dedicati con tempi di risposte brevi 1h e 30’ (centro antidiabetico, centro
ipertensione, pre-ospedalizzazioni)
Diminuizione del numero di campioni non pervenuti
Quindi potremo dire qualità rimasta invariata nonostante il trasporto campioni a
distanza.
Ricadute sull’attività di laboratorio
Costo del Trasporto ragionevole con impatto di spesa minimo
• Diminuiti i costi fissi della strumentazione avendo oggi un solo Laboratorio
centrale di routine e non più due (molti strumenti dismessi con
riduzione costi fissi)
• Diminuiti i consumi dei reattivi (con l’accentramento su di un unico
laboratorio di routine)
• Risorse umane trasferite in gran parte al Laboratorio centrale Cisanello
• Qualità del servizio rimasta invariata per il dato analitico (stessi analizzatori)
• Qualità del servizio rimasta invariata dal punto di vista organizzativo
Personale dei Laboratori Analisi dell’AOUP
Laboratorio DEA Cisanello Laboratorio Routine Cisanello Laboratorio DEA S.Chiara
8
Operatori Tecnici di Laboratorio
5
Amministrativi
32
Infermieri
6
OSS
2
Ausiliari
48
Tecnici di Laboratorio
1
Coordinatore tecnico
1
Caposala
10
Dirigenti
1
Direttore
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE DEL
LABORATORIO
Giuridicamente si occupa di 48 tecnici e di 8 operatori
tecnici (OTL)
Di fatto , organizzativamente, collabora con:
Rid (responsabile infermieristico dipartimentale)
Rad (Responsabile amministrativo dipartimentale)
Rtd (Responsabile tecnici dipartimentale)
“Stesura turni di lavoro”
DÌ CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
Gestione del Personale
Turni per i 3 laboratori (due h 24, uno h12)
Gestione ore permessi
Programmazione ferie
Reperibilità per i due Lab.DEA (trapianti/espianti)
Straordinari
Consuntivi mensili
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
FORMAZIONE
Rilevazione fabbisogni formativi
Progettazione corsi interni
(Riunioni permanenti,docenza e tutoring, gruppi di
miglioramento,forma residenziale, audit clinico e/o
assistenziale)
Stesura programmi e selezione argomenti e relazioni
Rendicontazione dei corsi già svolti
Registrazione informatizzata dei crediti ECM
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
Gestione informatizzata dei magazzini
Si effettuano ordini telematici per i 3 Laboratori (con delega ad alcuni
tecnici formati )
Ogni 3 mesi stampa dei report per controllo budget e scadenze
contratti
Rapporti con ESTAV per proroghe contratti o rinnovi
Raccolta bolle di consegna
Rapporti continui con la Farmacia per controllo budget
(-5% per il 2013)
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
Gestione informatizzata per la logistica
Si effettuano polizze on-line di vario genere:
Elettrico
Idraulico
Movimentazione materiale
Condizionatori
Frigoriferi
Alcuni tecnici sono stati formati a fare ciò in assenza del coordinatore
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
Gestione informatizzata beni economali
Ordini on-line dei beni economali per i due centri
prelievi e per i tre laboratori
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
Manutenzioni ordinarie/straordinarie
Taratura e calibrazione periodica pipette
Controllo periodico temperature frigoriferi /congelatori
attraverso un sistema computerizzato con stampe
report mensili
(In conformità alla norma ISO 9001)
Il nostro Laboratorio è certificato dall’anno 1999
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
GESTIONE CONFLITTI INTERNI
Disponibilità all’ascolto giornaliero di varie problematiche conflittuali
che si vengono a presentare nella nostra complessa
organizzazione
Verifica periodica clima interno
Proposte di miglioramento
DI CHE COSA SI OCCUPA IL COORDINATORE
DEL LABORATORIO
VALUTAZIONI
Schede di valutazioni annue presentate dall’Azienda da compilare da parte del
coordinatore in accordo con il Direttore di U.O.
Quest’anno e’ stata proposta un’autovalutazione con successivo momento di condivisione
con il coordinatore
Proposta ben condivisa che ha portato ad una più serena valutazione del lavoratore
Proposte per l’incentivazione personale , raggiungimento di obiettivi , nuove proposte per
l’anno successivo
I GRUPPO:
2 tecnici in formazione per sito web
GRUPPI DI
LAVORO CON
STAFF
DIREZIONALE
II GRUPPO:
sviluppo comunicazione facile , clima interno
III GRUPPO:
criticità turni di lavoro. Prova di sistema on line per
aggiornamenti in tempo reale di facile accesso a utenti
pre definiti (PROGRAMMA)
IV GRUPPO:
rischio clinico M&M (Trapianti/Espianti)
V GRUPPO:
attivazione Mail List di tutto il personale per migliorare
la comunicazione
GRUPPI DI
LAVORO CON
STAFF
DIREZIONALE
VI GRUPPO:
appropriatezza analitica/strumentale, appropriatezza
richieste esami da reparto (attivazione da un mese di
sistema informatizzato)
VII GRUPPO:
Certificazione, visite ispettive periodiche, valutazioni
non conformità ed azioni correttive
PUNTI DI FORZA
•GRUPPO TUTORAGGIO
•MAGAZZINO COMPUTER
•GRUPPO STESURA TURNAZIONI
•REGISTRAZIONE SCORTE DIAGNOSTICI
•REGISTRAZIONE SCORTE ECONOMALI E
DISPOSITIVI MEDICI
•70% DEI CREDITI ECM CONSEGUITI TRAMITE
FORMAZIONE INTERNA
Gruppo Tutoraggio
Nel Laboratorio ci sono 6 TUTOR (formati dall’Azienda
5 tecnici su base volontaria, più il coordinatore)
Effettuano tutoraggio nei confronti dei ragazzi del corso
di Laurea di “Tecnico di Laboratorio Biomedico” del I°e
III° anno (con lezioni frontali,lavoro su campo e come
valutatori finali in sede di esame)
Si occupano del personale neo-assunto (libretto
formativo riempito durante il tutoraggio a tempo zero tre
mesi sei mesi)
MAGAZZINO COMPUTER
3 tecnici, uno per presidio, si occupano su
base volontaria, di mantenere il magazzino dei
computer ,monitor stampanti , controllate
periodicamente e scorta toner
In caso di necessità improvvisa provvedono
alle sostituzioni più semplici in orario di lavoro
evitando di effettuare chiamate agli appositi
servizi aziendali
STESURA TURNI DÌ LAVORO
Vista la complessità dell’organizzazione dei 3
laboratori con orari diversi ma con unico pool di
personale tecnico è stato necessario formare
un gruppo di tecnici volontari che collaborano
con il coordinatore per la stesura e la
regolamentazione delle turnazioni
REGISTRAZIONE SCORTE
DIAGNOSTICI
Ogni settore provvede alla registrazione dei
reattivi in scorta ( ogni settore individua un
responsabile) tenendo sotto controllo
continuo i consumi ed effettuando
periodicamente ordini congrui .
Ciò evita scadenze di reattivi in frigo o
esaurimento delle scorte
REGISTRAZIONE SCORTE
ECONOMALI E DISPOSITIVI MEDICI
Gli Operatori Tecnici provvedono periodicamente a
controllare il magazzino economale, il magazzino
di dispositivi medici (guanti, acqua in sacche ed in
flaconi), taniche dei rifiuti in modo da fare ordini
congrui mensili e non restare mai senza scorta
minima
La registrazione avviene a tempi stabiliti e tramite
una turnazione di personale pre stabilita
FORMAZIONE IN LABORATORIO
Numerosi corsi programmati ad inizio anno con una copertura di
circa il 70% del totale dei crediti ECM previsti per i tecnici (50
annui)
Molti tecnici, volontariamente, hanno presentato tesi,
approfondimenti di argomenti inerenti la loro attività, studi, lavori
Elevata partecipazione del personale del laboratorio e dei
laboratori del dipartimento
Le ricadute sulle attività lavorative e sull’addestramento sono state
elevate
PUNTI DI
DEBOLEZZA
•COMUNICAZIONE
•DISPERSIONE RISORSE UMANE SU TRE
LABORATORI
•RAZIONALIZZAZIONE STRUMENTALE
•INAPPROPRIATEZZA DÌ RICHIESTE ESAMI
MIGLIORARE LA COMUNICAZIONE
ATTIVAZIONE COMUNICAZIONE ATTRAVERSO MAIL
CONSEGNE CAMBIO TURNO
MODIFICHE ORGANIZZATIVE DELL’ATTIVITA’
AGGIORNAMENTO CONTINUO PROCEDURE
DISPERSIONE RISORSE UMANE
Laboratorio DEA Santa Chiara:
2 tecnici al mattino
2 tecnici al pomeriggio
2 tecnici la notte
Carico di lavoro: molto basso
Proposta di riorganizzazione in corso con la direzione aziendale e trasferimento
attività solo sul presidio d’urgenza di Cisanello
Ciò comporterebbe una ottimizzazione delle risorse umane e strumentali
In valutazione l’impatto sulla qualità del servizio da parte della Direzione Aziendale
(A Santa Chiara ci sono ancora 400 posti letto e reparti delicati come la pediatria , onco
ematologia pediatrica ed ostetricia ginecologia)
RAZIONALIZZAZIONE
Strumentale:
Utilizzo di un sistema analitico “integrato” al lab. DEA
che ci permetterà di dismettere ulteriori 4
strumentazioni con diminuizione dei costi (minor
spreco di reagenti, ottimizzazione risorse umane
dedicate, minor costo di canoni annuo)
Ci auspichiamo e stiamo lavorando perché ciò avvenga
prima dell’estate.
Coinvolgimento personale per prove analitiche.
INAPPROPRIATEZZA
Richieste esami:
Incontri con i reparti per ottimizzare il tipo di esami da
richiedere (in corso di attuazione con gruppo di lavoro)
Supporto del sistema informatico in uso da circa 1
mese (con monitoraggio gruppo di lavoro)
Sensibilizzazione medici di base (in corso di
attuazione)
IL RUOLO DEL COORDINATORE IN
TUTTO QUESTO?
Una importante figura di collegamento tra la direzione e il proprio gruppo
Deve saper far partecipare , motivare,coinvolgere il suo personale
Deve essere punto di riferimento, dal basso verso l’alto e dall’alto verso il
basso, dell’organizzazione in cui opera
Deve saper unire capacità comunicative, di coinvolgimento e
valorizzazione dei singoli, con capacità professionale
Deve essere un leader proprio per il ruolo di cui e’ stato investito, in
continuo combattimento tra le richieste del proprio gruppo e le istanze che
arrivano da chi gli e’ gerarchicamente superiore
“ C’è sempre una via per farlo
in modo migliore.
Trovala”
Thomas Edison
GRAZIE PER
L’ATTENZIONE.