niloCAR
La gestione informatica della Flotta.
22 novembre 2013 – Bologna
Corso di formazione permanente
"Fleet e Mobility manager: sviluppo di capacità manageriali«
Fabio Fantoni
www.nilobit.com
niloCAR
gestione parco auto
In breve:
Applicazione web che copre esigenze di gestione delle flotte,
sia in ambito operativo che di pianificazione e controllo
dei costi.
Obiettivo: dare al Fleet Manager uno strumento immediato
ed intuitivo per raccogliere i dati della flotta, reports e
cruscotti che agevolano la lettura e l’analisi dei dati
importati.
Piattaforma multi-aziendale, con profilazione dell’utente per
azienda, filiale e funzione.
niloCAR
gestione parco auto
Ambito Operativo
Gestione e manutenzione della flotta
FUNZIONI COINVOLTE
• Fleet Manager
• Ufficio Acquisti
• Servizi Generali
niloCAR
gestione parco auto
Ambito Gestionale
Analisi, pianificazione e controllo costi
FUNZIONI COINVOLTE
• Controllo di gestione
• Amministrazione
• Personale
niloCAR
Vantaggi in azienda
- Risparmio di tempo nella gestione dati grazie ad una struttura
intuitiva e veloce; facile reperimento di tutte le informazioni
inserite ed importazione automatica dei costi.
- Risparmio dei costi grazie ad una più attenta gestione delle
manutenzioni dei veicoli e alla possibilità di monitorare la
percorrenza dei km nei contratti di noleggio.
- Maggiore sicurezza dei driver; la gestione più accurata della
flotta implica un aumento proporzionale dell’affidabilità del
veicolo con maggiore attenzione alla sicurezza del driver.
niloCAR
Cosa vediamo oggi: gestire i dati
 anagrafica dei veicoli
 Tipo, marca, modello, …
 Carte (Fuel card, Telepass, …)
 Assicurazioni
 Dotazioni e optionals
 Contratto di noleggio
 File allegati (libretto, contratto, …)
niloCAR
Cosa vediamo oggi: gestire la flotta
 controllo scadenze
 gestione delle manutenzioni, sinistri e multe
 prenotazione degli automezzi a disposizione e in pool
 APP Mobile
niloCAR
Cosa vediamo oggi: gestire i costi
 Importazione di un file fornitore:
 ENI, Telepass, …
 Registrazione manuale di una fattura
 Export dati verso contabilità, o altre piattaforme esterne
 Gestione delle manutenzioni, sinistri e multe
 Prenotazione dei veicoli a disposizione
niloCAR
Cosa vediamo oggi: controllo e analisi statistiche
 Controllo delle scadenze
 Report anomalie Km
 Controllo tagliandi da fare
 Analisi costi per CdC, filiale e servizio
 Report di controllo chilometraggio percorso
 Fringe benefit
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tecnologia
Database e linguaggio:
Soluzione multi-browser, sviluppata in .NET e database
MS SQL Server
Sicurezza dati:
accesso ai dati con utenti profilati ed autenticazione
tramite login e password
possibilità di limitare l’accesso ad alcuni utenti in sola
consultazione
niloCAR
Plus
sw giovane, risultato di un’ ampia esperienza e seniority aziendale
che ne fanno un prodotto maturo, completo, affidabile
Plus
Plus
modulo di Facility Management
per la gestione della strumentazione in dotazione ai dipendenti
personalizzabile in base a specifiche richieste del cliente
Plus
demo
-
niloCAR
1 – dettaglio veicoli
dati veicolo:
-modello, targa, tipo veicolo,
noleggiatore, immatricolazione e
revisioni, ecc.
- fuel credit card e Telepass
- bolli e assicurazioni
- contratti di lungo noleggio
- dotazioni, optional -es. navigatore
- franchigie da addebitare ai
dipendenti/utilizzatori del veicolo
- gestione di tutti i costi inerenti
l’autovettura: canoni di nolo,
carburante, interventi di
manutenzione, ecc.
demo
-
niloCAR
2 – Gestione costi e import dati
Gestione costi e import dati
Sulla base dei tracciati file sequenziali
pre-impostati, il motore di import
raccoglie le informazioni di costo
presenti nelle fatture dei fornitori
-es. ENI, Telepass, Shell, Arval, …
Ciò permette di associare facilmente
tutti i movimenti di costo
direttamente alla targa del veicolo
di riferimento.
demo
-
niloCAR
2 – Gestione costi e import dati
L’associazione dei costi in una specifica data, è l’elemento che sta alla base
del processo d’associazione dei costi al corretto CDC.
In particolare questo processo è basato su i seguenti collegamenti
temporali:
• l’utilizzatore è associato ad un CDC;
• il veicolo è assegnato ad un utilizzatore;
• l’evento costo viene caricato sulla targa alla data di competenza;
Come risultato si avrà la possibilità di allocare ogni costo registrato in
niloCAR, al corretto CDC, nella data di competenza, in modo coerente con
l’utilizzo del veicolo.
facciamo un esempio...
demo
import dati da Telepass
Il fornitore Autostrade consegna informazioni di
costo in formato file
-
niloCAR
2.1 – import dati
esempio
niloCAR - tramite la funzione “import” effettua le
seguenti operazioni:
1 importazione dati
2 verifica congruenza con le info presenti
-es. qualora fosse presente un Telepass
non registrato, viene segnalato
3 se i dati risultano essere congruenti:
- il ”pedaggio” viene associato alla targa ABC che ha in uso il Telepass XYZ
- la targa ABC è collegata, per il periodo di riferimento, all’utente ROSSI
- l’utente ROSSI è collegato al centro di costo ALFA
 nel centro di costo ALFA sono allocati i costi Telepass
demo
-
niloCAR
3 – manutenzioni e sinistri
Work flow manutenzioni e
sinistri
Strumento di pianificazione e di
analisi delle attività di manutenzione
a partire dal preventivo del fornitore,
per una efficiente e controllata
gestione del parco auto aziendale di
proprietà.
Il modulo prevede l'attivazione di un
work flow che parte dalla richiesta
del preventivo ed arriva, passando per
vari stati d'approvazione, alla
riconciliazione dei costi attraverso il
confronto con le relative fatture, per
passare poi alla loro contabilizzazione.
demo
-
niloCAR
4 – prenotazione auto a disposizione
Prenotazione auto a disposizione
Le auto a disposizione possono essere prenotate, attraverso un
flusso di autorizzazione, con mail di notifica. La prenotazione
può avvenire su base oraria e giornaliera.
demo
-
niloCAR
5 – export dati
export dati – dettaglio veicoli
Il motore di export è in grado di creare:
- file sequenziali con il dettaglio delle scritture contabili delle
fatture raccolte in niloCAR, così da automatizzare la loro
registrazione in contabilità
- file sequenziali per la fatturazione di benefit e optional ai
dipendenti
demo
-
niloCAR
6 – reportistica
Le informazioni e i dati inseriti possono
essere analizzati con strumenti di
analisi grafica e visuali esportati su
applicazioni desktop (es. Excel o Word).
I report già predisposti sono
liberamente configurabili dall’utente;
consentono di calcolare consumi,
spese legate alle targhe, collegare costi
sostenuti /utilizzatore veicoli / centri di
costo / commesse, fare stime sulle
percorrenze, analisi sulle scadenze.
at Work for a changing World
Fabio Fantoni
[email protected]