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Istituto Tecnico Superiore Angelo Rizzoli
per la grafica, la multicanalità, gli strumenti e i sistemi di comunicazione
Tesi di fine corso A.S. 2013/2014
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Indice
Progetto......................................................................................7
Evento.........................................................................................11
Ideazione................................................................................... 17
Pre event0..................................................................................23
On site........................................................................................ 41
Post evento...............................................................................49
Tecnocasa.................................................................................53
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Progetto
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L’Istituto Tecnico Superiore per la grafica, la multicanalità e gli strumenti di comunicazione offre ai propri
studenti la possibilità di seguire un stage per ogni anno durante il percorso formativo. Lo scopo dello stage
è quello di mettere in pratica le competenze acquisite durante l’anno.
Nel mio percorso formativo ho collezionato una prima esperienza molto positiva presso Popai,
un’associazione internazionale che si occupa di promozione della cultura del punto vendita nella sua
globalità. Durante questo periodo di stage ho collaborato e assistito a diversi convegni e ne ho curato
l’aspetto grafico e multicanale. Successivamente come, secondo stage, ho scelto Master Program per
continuare il mio percorso riguardante l’organizzazione di eventi e della comunicazione.
Master program
Master Program è un’agenzia di comunicazione che nasce nei primi anni ’80 dalla trasformazione di una
casa di produzione radiofonica in casa di produzione audiovisiva. Oggi Master Program è un’agenzia di
comunicazione multimediale che lega il fattore umano alle più moderne tecnologie.
Ho scelto Master Program per imparare a gestire un evento dall’ideazione fino alla realizzazione e per
ampliare le mie competenze nel campo audiovisivo.
Uno dei clienti più fedeli che affida ogni anno la gestione del proprio evento è il Gruppo Tecnocasa.
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PROGETTO
Durante i due periodi di stage ho avuto la possibilità di partecipare a diversi eventi e di far parte
dell’organizzazione di quest’ultimi. Il primo anno ho partecipato a due convegni organizzati dall’Associazione
Popai, in cui ho gestito la comunicazione nel suo complesso, dalla proposta creativa alla realizzazione di
tutta l’immagine coordinata.
Tuttavia l’evento più importante a cui ho assistito è stato il convegno del Gruppo Tecnocasa organizzato
dall’agenzia Master Program.
Quando ho iniziato il mio percorso di stage presso Master Program il 23esimo convegno Tecnocasa era
ancora in fase di pianificazione; in seguito ho visto sorgere progressivamente le prime idee e le tematiche
che si sono sviluppate tramite un piano di comunicazione.
In questa tesi spiegherò il processo e le fasi necessarie per organizzare un evento. In particolare mi
concentrerò sulla comunicazione pre-evento, l’aiuto dei social e l’importanza del coinvolgimento del
pubblico.
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Immagine
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Evento
L’evento è uno strumento di marketing emozionale ed esperienziale, coerentemente inserito nel piano
di comunicazione e finalizzato a generare un orientamento positivo verso un marchio, un prodotto, un
servizio, una istituzione, attraverso azioni costruite attraverso contenuti di comunicazione, spettacolo,
interazione e contatto.
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Finalità
Le finalità di un evento devono essere selezionate rispetto a l messaggio che si intende comunicare, che è
alla base dell’evento stesso. La domanda da porsi è: qual è lo scopo del nostro evento? Quale messaggio
vogliamo che i partecipanti portino a casa?
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Aumentare la percezione di affidabilità e credibilità
Contribuire ad accrescere la reputazione e l’immagine
Rafforzare la notorietà di un marchio, di un brand
Introdurre un nuovo prodotto
Creare uno spirito di corpo all’interno dell’organizzazione
Fidelizzare un pubblico interno/esterno ad un obiettivo/compito/brand
Rivitalizzare un luogo che ospita l’evento e le sue potenzialità
Diffondere o aggiornare informazioni su temi specifici
Costruire nuove relazioni sociali/politiche
Mantenere vive la tradizione, i valori, gli scambi culturale
Manifestare solidarietà/sostegno a problemi sociali, sanitari, ecc.
Evento come Sistema
L’evento è un mix unico ed irripetibile di persone, prodotti e servizi che devono essere attentamente coordinati
affinché l’iniziativa possa raggiungere gli obiettivi per cui è stata creata.
Ogni evento deve essere un’esperienza unica e irripetibile per il pubblico ed estremamente complessa perchè
composta da molti fattori, dall’idea creativa ai media utilizzati e alla loro interazione, con il fine comune di
raggiungere un unico e ben preciso obiettivo di comunicazione.
Un evento può essere considerato un sistema perché è il risultato dell’interazione tra i partecipanti, l’ambiente,
i contenuti e lo staff. Questi elementi non vanno considerati singolarmente perchè sono tutti collegati tra loro
attraverso relazioni reciproche.
Evento come Strumento di comunicazione
L’evento può essere considerato un media a tutti gli effetti. La comunicazione pervade tutto il sistema
evento, dunque aspetti fondamentali di un evento sono la multicanalità e l’interattività che permettono sia il
coordinamento delle diverse fasi sia il coinvolgimento del pubblico.
Evento come Strumento di Marketing EMOZIONALE
Il marketing esperienziale è composto da strategie e strumenti finalizzati alla produzione di esperienze in
grado di coinvolgere totalmente il consumatore. Questo si basa su aspetti sensoriali, emozionali, cognitivi,
comportamentali e relazionali perciò l’esperienza del consumatore può essere scomposta in più moduli
chiamati Strategic Experiential Module, che possono arricchire l’esperienza del consumatore e aiutare ad
avvicinarlo ai valori della marca. Questi moduli sono:
Sense: fornisce al consumatore piacere estetico attraverso una stimolazione plurisensoriale.
Feel: consiste nel fornire emozioni positive, instaurando un legame tra il prodotto e il consumatore.
Think: si tratta di esperienze creative, cognitive o di problem solving, che coinvolgono l’intelletto del cliente.
Act: consiste nel fornire esperienze fisiche che suggeriscano stili di vita alternativi.
Relate: consiste nell’offrire esperienze che portano il consumatore a relazionarsi con altri individui, con lo
scopo ultimo di creare una brand community.
Evento come Strumento di motivazione
L’evento aziendale è un ottimo strumento di motivazione delle risorse interne. Il fine è quello usare l’evento
aziendale come una leva per migliorare il clima, e le performance del proprio staff, lasciando un ricordo
positivo della giornata e dell’azienda stessa. Nel ciclo di vita di un’Organizzazione, ogni nuovo anno porta con
sé nuove mission e nuovi obiettivi e richiede nuovi entusiasmi e nuove forze da mettere in campo. In questo
senso, un evento aziendale può rappresentare un valido strumento sia da parte di chi occupa i piani alti sia
responsabilizzando i collaboratori dando loro un’occasione di sviluppo e di crescita sia professionale che
personale.
Tipologie di evento
Eventi relazionali
Sono quegli eventi che si relazionano con il target attraverso spettacoli, inaugurazione ecc.
eVenti comunicazionali
Sono quegli eventi rivolti ad un pubblico interno , di stampo informativo in grado di comunicare dati
precisi riguardanti un'impresa o un'associazione, un progetto o una particolare attività. Questi eventi hanno
l’opportunità di comunicare una notizia anche ad un pubblico esterno.
Eventi rivolti ad un pubblico interno
Coinvolge il personale dell’azienda verso una mission comune (Caso Tecnocasa)
Eventi rivolti a partner commerciali
Aumenta le occasioni di Business (Caso Popai)
Eventi rivolti ad un pubblico esterno
Fidelizza il cliente
Eventi celebrativi o spettacolari
Crea ricordi condivisi
IDEazione
Prima di tutto per pianificare un evento bisogna definire quali sono gli obiettivi che si intende raggiungere. Di
conseguenza si sceglie il target a cui l’evento è rivolto e in relazione ad esso la tipologia di evento.
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BRIEF
Il brief è un documento che raccoglie le informazioni, gli obiettivi e le richieste espresse dal cliente,
finalizzate al progetto di comunicazione. Il brief deve essere ordinato e razionale e di norma viene
realizzato dall’Account, il reparto che mantiene i contatti con il cliente, coordina il lavoro dell’agenzia
ed è responsabile dell’esecuzione del progetto. Lo scopo del brief è quello di fornire al team, messo a
disposizione dall’agenzia per lo sviluppo del progetto, tutte le informazioni necessarie per lo sviluppo
del progetto stesso. L’account, quindi, dovrà tradurre le richieste del cliente in un documento chiaro,
comprensibile e completo.
Contesto interno
Prima di tutto, per una corretta anaisi del contesto interno, occorre identificare la mission cioè gli obiettivi
generali dell’azienda, il target, il business e la direzione che si intende seguire. In seguito bisogna analizzare
le passate attività di marketing in modo da poter fare un’analisi SWOT per stabilire i punti di forza e di
debolezza del marketing aziendale. Dunque l’analisi del contesto interno serve a raccogliere tutte le
informazioni necessarie per sviluppare un piano marketing adeguato.
Contesto esterno
L’analisi del contesto esterno deve poter consentire la segmentazione del pubblico in gruppi omogenei per
identificare il target di riferimento. L’individuazione del pubblico di riferimento è un processo fondamentale
per trasformare gli obiettivi strategici dell’azienda in obiettivi operativi.
Una volta analizzato il contesto esterno si studia la comunicazione.
Più un piano di comunicazione è creato per ascoltare e conoscere le esigenze del pubblico di riferimento,
più risulterà efficace ed adeguato.
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I protagonisti
Bisogna conoscere l’emittente del messaggio che si vuole trasmettere, il messaggio e soprattutto il
destinatario, il target.
Contesto
come viene presentato il messaggio
Messaggio
l'’oggetto della comunicazione
Emittente
trasmette il messaggio
Destinatario
riceve il messaggio
L’emittente deve conoscere chi riceverà il messaggio, in modo da poter creare un messaggio semplice,
chiaro e coerente e che riesca a suscitare interesse ed emozioni al destinatario. Inoltre l’emittente riceverà
un feedback dal destinatario in modo da poter apportare eventuali modifiche al progetto originale.
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DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI
MEssaggio che si vuole trasmettere
Target di riferimento
l target include il pubblico, quindi i partecipanti all’evento, il committente e i vari StakeHolder (i clienti, i
fornitori, i finanziatori, i collaboratori, sponsor).
L’evento consente di raggiungere un determinato pubblico a cui viene chiesto di interagire in modo
emozionale con l’azienda e il prodotto. Affinchè il pubblico si senta coinvolto e partecipe occorre analizzare
in modo adeguato le abitutini, i linguaggi e i gusti di quest’ultimo: a tale scopo può essere utile una
segmentazione dettagliata del mercato che prevede un monitoraggio sulla provenienza geografica,il sesso,
l’età,il titolo di studio del pubblico. Partendo da questo studio si può realizzare un piano di comunicazione
specifico per il pubblico di riferimento.
Il ruolo del target è molto importante perchè sarà il pubblico di riferimento a dover ricordare il messaggio e
renderlo proprio.
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PRE EVENTO
La fase di pre evento è di certo quella più importante in quanto bisogna pianificare tutta l’organizzazione
dell’evento. In primo luogo, in tale fase, è fondamentale la scelta del tipo di evento, se è un convegno, un
congresso, se è rivolto a dipendenti interni o ad una fiera; tale scelta dipende dal target di riferimento. In
secondo luogo vengono scelti gli attori, i presentatori e i relatori più adeguati alla tipologia definita.
Nel pre evento si sviluppa, inoltre, tutta la comunicazione dalla creazione dell’immagine dell’evento alla
pubblicità.
Il pre evento è quella fase nella quale si deve creare aspettativa e motivazione alla partecipazione all’evento.
Le immagini contenute in
questo capitolo sono state
realizzate da me per il convegno
Retail Food Service organizzato
da Popai Italia.
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COMUNICAZIONE
Ormai gli eventi rientrano sempre più spesso nei piani di marketing aziendali come uno tra i mezzi in
grado di portare più alti ritorni sull’investimento. Bisogna quindi studiare un piano di comunicazione
adeguato in modo da sfruttare al meglio questo mezzo.
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La promozione dell’evento è tanto importante quanto l’oggetto dell’evento stesso. La figura dell’Event
Manager è chiamata sia a coordinare le persone per raggiungere l’obbiettivo dell’evento sia a massimizzare
i vantaggi che l’evento offre tramite la campagna marketing come per esempio la possibilità di poter
ottenere nuovi sponsors.
Immagine e Branding
Il primo passo da fare per sviluppare l’immagine di un evento è la ricerca di un nome, di un logo e di
un’immagine che lo rappresenti e lo faccia percepire come unico.
L’immagine è detta “coordinata” quando i differenti fenomeni comunicativi risultano coerenti l’uno con
l’altro. L’immagine coordinata rende più efficiente il processo comunicativo perchè fornisce al pubblico
precisi punti di riferimento e aumenta il processo di riconoscimento dell’azienda e del marchio con delle
conseguenze positive sul suo successo.
L’immagine coordinata è composta da: i loghi, i colori, i caratteri tipografici e l’impaginazione.
Titolo
Il titolo dell’evento è il primo messaggio che viene recepito dal pubblico ed è quello che viene più facilmente
ricordato. Per questo motivo deve essere chiaro, riconoscibile, corto, originale e deve utilizzare un linguaggio
chiaro in base al target.
Il titolo deve essere l’espressione della promessa dell’evento, vale a dire: Il ‘distintivo’, ‘esclusivo’ e
‘memorabile’ messaggio che caratterizza l’evento.
RETAIL
FOOD
SERVICE
the impact of modernization
Titolo e sottotitolo
dell’evento
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LOGO
Il logo è il l’insieme degli elementi tipografici e figurativi che, insieme al nome, viene utilizzato per
identificare visivamente un evento, o un’azienda e i suoi prodotti.
La scelta del logo spesso è trascurata. Ad oggi, con i programmi di grafica alla portata di tutti, chiunque può
creare decine di “loghi” giocando con caratteri, colori, ombre, effetti speciali.
Invece la scelta del logo per un evento è di fondamentale importanza. Il logo deve comunicare con un
simbolo il messaggio dell’evento ancora prima che questo venga svelato, deve essere semplice e adattabile
a tutti i contesti. Deve essere visibile e riconoscibile in ogni situazione, dal manifesto ai gadget.
Il logo è l’elemento più importante di tutta la comunicazione di un’azienda e nell’evento ha un ruolo
fondamentale.
Scelti il nome il logo e l’immagine dell’evento si definisce la linea grafica coordinata per la preparazione di
tutto il materiale che comprende l’allestimento, le pagine promozionali e pubblicitarie.
Logo scelto per
l’evento
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ImMagine Coordinata
L’immagine coordinata è il piedistallo essenziale per ogni iniziativa di marketing e comunicazione, è il filo
conduttore di tutto l’evento. L’immagine coordinata non va pensata al fine del singolo evento ma deve
essere pensata in modo che ad ogni edizione questa sia percettibile e rinnovata nei suoi elementi base.
Locandina
RETAIL
FOOD
SERVICE
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RETAIL
FOOD
SERVICE
the impact of modernization
the impact of modernization
12 marzo, spazio eventi
piazza portello, milano
12 marzo, spazio eventi
piazza portello, milano
banner
In un immagine coordinata oltre ad un marchio riconoscibile, va
dato uno stile di comunicazione: ad es. se si decide che il tono
pacato e uno stile elegante sono i più indicati, questi devo essere
mantenuti in tutte le comunicazioni su tutti i media, semplificando
provate a pensare se di colpo una persona con cui interagite
giornalmente d’un tratto parlasse con voi dandovi del lei anzichè
del tu e invece del solito tono amichevole e confidenziale ne
usasse uno sprezzante e supponente.
vele e SEGNALETIChE
Convegno
RETAIL
FOOD
SERVICE
the impact of modernization
3 aprile, spazio eventi
piazza portello, milano
9.oo - 13.oo
SUPPORTED BY:
SUPPORTED BY:
Convegno
impact
RETAIL the
of
modernization
FOOD
SERVICE
3 aprile, spazio eventi
piazza portello, milano
9.oo - 13.oo
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Slide template
Spesso in un evento è presente
più di un relatore. Questo porta a
una differente provenienza delle
presentazioni dei relatori. Per
questo motivo per ogni evento viene
preparato uno Slide Template che
riprende la grafica dell’evento.
La possibilità di avere tutte le
presentazioni con la stessa
impostazione porta coerenza e
continuità nella trasmissione del
messaggio.
CAVALIERI E BADGE
RETAIL
FOOD
SERVICE
simone Aiosa
its angelo rizzoli
Simone aiosa
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its angelo rizzoli
RETAIL
FOOD
SERVICE
Simone aiosa
RETAIL
FOOD
SERVICE
its Angelo rizzoli
Il badge è il nominativo, che ogni partecipante dovrebbe
indossare durante l’evento per potere entrare e uscire
liberamente, ma sotto controllo per evitare spiacevoli
intrusioni.
PROGRAMMA
Introduzione
Daniele Tirelli
Popai Italia
Le premesse di un fertile rapporto
con il cliente-consumatore
Convegno
RETAIL
FOOD
SERVICE
the impact of modernization
3 aprile, spazio eventi
piazza portello, milano
9.oo - 13.oo
ore 9.30
Francesco Messina
Sicilconad
Food service and specialty food store:
perchè fermarsi a metà?
Anche il lettering dei testi è
fondamentale, come anche
la grafica: sono anche
questi punti di riferimento
per l’utente che ritrovandosi
davanti ai medesimi schemi
comunicativi si sentirà
rassicurato, riconoscendo la
mano dietro la penna.
ore 9.55
Maurizio Orlando
Ravizza 1871 food
Innovazione ed ibridazione:
scelta utilitaristica o nuovo mercato
da conquistare?
ore 10.30
Leopoldo Resta
MyChef Ristorazione Commerciale
Aspirare al posizionamento perfetto
in un mercato in continuo movimento
ore 11.00
Coffee Break
ore 11.15
Gianandrea Gropplero di Troppenburg
Cigierre
È facile dire “tematizzazione”, ma...
ore 11.50
Franco Manna
Sebeto
Ristorazione moderna casual e rapida:
modelli di crescita e logiche finanziarie
ore 12.30
Dibattito
SUPPORTED BY:
MEDia partner:
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advertising
Per advertising si intende quella forma di comunicazione che viene pubblicata dai media come TV,
stampa e web. La pubblicità e il mezzo più efficace per creare awareness dell’evento. Per questo va
studiata accuratamente.
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Obiettivo
Una pubblicità deve creare interesse, notorietà, consapevolezza dell’identità e il ricordo. Ma non bisogna
soffermarsi sul ricordo, per un evento bisogna far corrispondere un’azione, cioè la partecipazione ed il
passaparola.
Creatività
Dopo il brief, lo studio dell’evento e degli obiettivi che si vogliono raggiungere, si identifica la promessa e il
messaggio che si vuole trasmettere. Infine il target.
La fase successiva alla definizione del target è definita fase creativa.
Il primo passo per uno studio creativo è il brainstorming. In questa fase l’agenzia e tutti i componenti
espongono liberamente le proprie idee per scovare quella più originale e innovativa.
In questa fase bisogna trovare il concept per la campagna di comunicazione e ideare un piano di attività per
l’evento. È importante potersi immedesimare nel target di riferimento.
Una volta trovate le idee, grazie al brainstorming, il compito passa all’art director e al copywriter che
devono creare delle proposte di comunicazione al cliente. Una volta approvato il progetto si passa alla fase
operativa dove le idee creative vengono realizzate dai grafici e dagli esperti del campo.
L’obiettivo principale della comunicazione di un evento è quello di generare una call-to-action cioè non far
solamente recepire il messaggio ma portare il consumatore ad eseguire un azione. Per questo il messaggio
deve essere accattivante e deve attirare l’attenzione, ma nello stesso momento deve essere informativo e
contenere tutte le indicazioni.
Il messaggio deve contenere la data e l’orario, il luogo, i contatti e il programma.
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MEdia
Il messaggio impattante e convincente da solo non basta. Per essere efficace deve raggiungere il target.
Questo significa che bisogna identificare i mezzi più idonei.
La televisione
In italia la televisione è il mezzo che consente la copertura di quasi tutti i target e uno spot televisivo ha la
massima capacità espressiva in quanto può contenere video, colori e suoni.
Stampa
Per la promozione di eventi la stampa è di certo un mezzo molto utilizzato perché è un media che si può
pianificare a livello locale e per tema di interesse. Per esempio di un evento che tratta di Retail si può
trovare una pagina pubblicitaria che parla di marketing.
Le affissioni sono molto utilizzate per gli eventi locali perchè hanno il compito di colpire arealmente il target
che abita in una zona
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WEB
Il web, oggi, è il primo strumento di comunicazione. Esso può contenere qualsiasi tipo di messaggio, può
semplificare la call to action tramite i link, può generare attività virali come la condivisione sui social e
quindi poter interagire con il pubblico ed ottenere feedback in tempo reale
Il punto di partenza, dove si andrà in seguito a costruire tutta la comunicazione, è la landing page.
La landing page deve essere chiara, semplice e accattivante.
Requisiti:
•
Design Responsive: per essere visualizzato correttamente su ogni dispositivo.
•
Comunicazione chiara sintetica con titolo, data e luogo
•
Presentazione degli speaker, dei partecipanti, degli sponsor
•
Moduli per la registrazione
•
Speciali: Countdown, mappa dettagliata per raggiungere il luogo
•
Link verso i social e una pagina news sempre aggiornata
•
Link con i siti degli sponsor
Email Marketing:
La newsletter è spesso uno strumento sottovalutato. Invece è l’unico modo, oltre al recall, per
rimanere in contatto con i partecipanti. Innanzitutto bisogna avere un database organizzato
con le mail degli utenti. In seguito vanno creati i contenuti che possono essere foto, video,
promozioni o sconti, aggiornamenti e i vari link a tutte le pagine social e web.
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Social Network
Il social network è una rete sociale che permette la connessione e la condivisione di esperienze da parti
degli utenti.
Nonostante i social network non nascano come strumento di marketing, i social più famosi come Facebook,
Twitter, Instagram e Google+ vengono utilizzati dalle aziende per comunicare direttamente con il pubblico.
Il social network è un media accessibile a tutti e permette a chiunque di creare un proprio profilo, articolare
una lista contatti e sentirsi parte di un gruppo.
Nasce il Social Media Marketing dall’esigenza delle aziende di creare attorno al proprio brand attenzione
con un click. I social permetto di creare conversazioni con i consumatori, di creare dei materiali che
possono essere condivisi e sfruttare così al massimo l’utilizzo del media in modo da attirare l’attenzione
delle persone e offrirgli un servizio.
Con questa semplicità di “passaparola” i social network diventano fondamentali per la comunicazione negli
eventi. Con un semplice click si può raggiungere milioni di persone, si può interagire con loro in modo che
contribuiscano a creare attesa verso l’evento.
Solamente Facebook, in Italia, porta circa 16 milioni di utenti con un profilo privato. Per un evento il
passaparola è uno dei fattori che conta maggiormente e Facebook è il social che permette più interazione e
scambio di contenuti da parte dell’utente.
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Twitter
Il primo account da creare per pubblicizzare un evento è sicuramente Twitter.
La funzione base di twitter è il tweet. Il tweet è un messaggio di 140 caratteri, che può contenere foto
o link, che si può condividere dal proprio computer o dal proprio smartphone. Condividere un tweet
è semplice, istintivo e può raccontare un fatto, commentare una notizia o esprimere un’opinione. Con
una vasta rete di followers (persone che ti seguono) e molti retweet (una funzione che permette di
“ricondividere” i tweet) un tweet può fare il giro del mondo in pochi minuti.
Una funzione particolare di twitter, che offre la possibilità di seguire argomenti di proprio interesse, si
chiama hashtag. Questa funzione consiste nel fatto che se una certa parola è scritta preceduta dall’hash, il
simbolo “#”, essa diventa cliccabile e conduce il risultato alla ricerca su Twitter per quel termine. L’hashtag
è diventato prassi tra molti utenti di twitter; a volte viene designato un hashtag specifico associato ad un
evento o a qualche prodotto particolare. Questo per stimolare la community a parlarne e a promuovere
l’evento in questione.
Gli hashtag più popolari di un certo periodo entrano a far parte dei trends del momento.
TWITTER PER GLI EVENTI:
L’azione in real time di twitter trova la massima espressione durante gli eventi. Coprire con twitter un evento
che riguarda un’azienda o un evento proprio di un’azienda è un buon modo di farlo vivere online. Il live
tweeting offre a tutta la community un modo per partecipare all’evento anche dalla rete.
Il live tweeting però non nasce da solo, infatti è molto più efficace se viene coordinato da un account
ufficiale dell’azienda promotrice dell’evento, e guida le informazioni, fornisce i giusti tag, risponde alle
domande ecc.
Twitter è un modo:
• per trovare partecipanti.
• Espandere il reach dell’evento attraverso il live tweeting.
• Arricchire l’esperienza fisica dell’evento mixandola con quella proveniente dal web (tweetstream).
Nel pre-evento è importante portare l’evento a conoscenza del target. Scegliere l’hashtag per
diffondere l’evento è fondamentale. Questo dovrà essere presente in ogni tweet inviato e dovrà
essere corto perchè altrimenti consumerebbe metà dei caratteri a disposizione. In più deve
contenere il titolo dell’evento e se possibile l’anno.
Una volta scelto l’hashtag si può cominciare a presentare gli ospiti e gli speaker, cercando di
far promuovere il messaggio tramite loro retweet e risposte.
La maggior parte dei tweet vengono pubblicati durante l’evento per questo è necessario ricordare alle
persone l’hashtag. Una tecnologia di grande effetto è il Twitter Wall, cioè uno schermo che proietta tutti i
tweet e le foto che vengono inviate all’hashtag indicato.
Nel post-evento è importante mantenere i contatti pubblicando foto, video, interviste.
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ON SITE
Durante l’evento bisogna prendere per mano gli ospiti e accompagnarli lungo l’itinerario dell’evento.
In questa fase bisogna creare motivazione al prodotto e fedeltà all’azienda. Tutto l’evento deve essere
supportato da una scenografia che riporti all’immagine coordinata a dei supporti audiovisivi. Il fattore più
importante è il coinvolgimento quindi favorire lo scambio di esperienze e opinioni e proporre attività di
gruppo.
Durante l’evento la comunicazione deve essere studiata e preparata in modo che per i partecipanti l’evento
risulti unico, distinto e memorabile, in modo che stimoli il partecipante a fare delle scelte o prendere delle
decisioni.
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Video dell'evento
I video in un evento hanno la funzione di introdurre i partecipanti al tema e al messaggio che si intende
trasmettere.
Il video deve essere:
di impatto: deve creare un effetto, una forte impressione sul partecipante.
chiaro: deve essere strutturato in maniera semplice e lineare tale da fare comprendere qual è il
concetto dell’evento.
corto: trasmettere il concetto dell’evento in modo memorabile in poche immagini, messaggi e
musiche.
Un video non può essere realizzato senza essere pianificato con cura prima tramite uno storyboard.
Lo storyboard è un documento in cui si rappresenta graficamente e in ordine le inquadrature e le immagini
che si intendono utilizzare per il video.
Una volta scritto questo documento si può iniziare a creare degli animatic cioè dei video montati in
sequenza e può rappresentare un anteprima del video finale. Nell’animatic si utilizzano immagini e suoni
anche fittizi.
Un altro video importante è il Walk-in. Il Walk-in è una breve animazione che viene ripetuta più volte e ha lo
scopo di avvisare i partecipanti che l’evento sta per cominciare e di iniziare a prendere posto.
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L'ambiente
Location
Un evento deve essere indimenticabile. Il primo passo per far ciò che questo accada è scegliere una
location confortevole, facilmente raggiungibile, dotata di servizi quali reception o wifi, dotata di attrezzature
tecniche per la riproduzione degli audiovisivi e facilmente allestibile.
Dopo aver controllato la disponibilità di budget si può iniziare a fare sopralluoghi per definire le misure del
palco, degli schermi, la disponibilità dello staff interno e la disposizione di tutta la grafica.
Una volta scelta la location questa va vestita e resa unica, dunque va portata la grafica dell’evento
all’interno dell’ambiente scelto. L’ambiente dell’evento è costituito da: i colori, i suoni ed il layout.
Colori
Ogni colore suscita un’emozione e deve essere legato al messaggio, alla promessa che si vuole trasmettere
al partecipante.
La scelta dei colori è determinata dal simbolo o dal titolo dell’evento e si sviluppa non solo per i materiali
stampati o i pannelli ma anche per le luci di scena, che riescono a trasformare anche dei semplici luoghi in
location memorabili.
Suoni
I suoni contribuiscono a creare l’atmosfera e la percezione del partecipante del tono dell’evento. Le
musiche si utilizzano durante il Walk-in, come supporto audiovisivo di presentazione del tema dell’evento,
per l’introduzione dei relatori e per il mantenimento del ‘pathos‘ durante lo svolgimento dell’evento.
Layout
Il layout è fondamentalmente la composizione dell’ambiente. Come lo spazio messo a disposizione viene
utilizzato, quindi come il palcoscenico e la platea vengono disposti nella sala. Anche il layout ha un ruolo
importante in un evento perchè rispecchia lo stile e il tono dell’evento stesso.
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allestimento
L’allestimento riguarda la predisposizione di una serie di elementi di comunicazione che favoriscono
l’entrata nel mondo dell’evento da parte dei partecipanti. Lo spettatore si deve sentire accolto e deve calarsi
nell’atmosfera dell’evento. A partire dal cartello “benvenuto”, passando per il banco registrazione e il ritiro
dei gadget. Il tutto deve essere ricostruito sulla stessa grafica per mantenere il concetto di continuità.
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gAdget
I gadget sono i classici materiali di ‘supporto’ e ‘utilizzo’ per il partecipante durante l’evento. blocco notes,
biro, magliette, occhiali, eventuale opuscolo che riporta un sommario dei contenuti che verranno introdotti/
discussi all’evento, ecc. Spesso si raccolgono questi materiali in una borsa o in una cartella dell’evento per
facilitarne il trasporto e l’utilizzo da parte del partecipante.
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POst evento
Il post evento è la fase di prolungamento della comunicazione, per mantenere nella audience, col passare
del tempo, l’efficacia e l’interesse per l’evento e per i suoi contenuti
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ll post-evento è il momento dei bilanci e delle riflessioni infatti ci si domanda se l’evento sia stato
memorizzato, ed apprezzato dal pubblico. Innanzitutto per far ricordare l’evento avere un feedback di
esso, si può motivare il pubblico a lasciare la propria testimonianza, rispondendo a un questionario inviato
tramite e-mail o social. In questo modo si può valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi dell’evento
e fornire un importante feedback.
Messaggio
l’'oggetto della comunicazione
Destinatario
riceve il messaggio
Emittente
trasmette il messaggio
Feedback
valutazione di ciò che è stato fatto
Sempre nel post evento , successivamente, per stimolare il pubblico a mantenere un buon ricordo
dell’evento l’azienda organizzatrice può caricare sul web o sui social la galleria fotografica e i video ufficiali
raccolti durante la manifestazione. Inoltre è opportuno creare un video riassuntivo che comprenda anche
foto caricate sul web dai partecipanti.
Tutti questi contenuti possono essere raccolti in una newsletter di ringraziamento finale.
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il caso tecnocasa
°#COINVOlgIMENTO
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Per la buona riuscita di un evento la parola chiave è “coinvolgimento”. Il coinvolgimento nasce prima di
tutto nel pre-evento. Non basta contattare per mail i partecipanti, bisogna far sì che il partecipante resti
agganciato e che si crei aspettativa su quello che si sta preparando per lui. La forma più efficace di
coinvolgimento è quando il pubblico si propone e offre idee e suggerimenti per l’evento affinché sia un
successo.
Il punto di partenza del convegno Tecnocasa 2014 è il crowdsourching.
CrowdSOurching
Crowd= Folla
Sourching= Approvvigionamento
Il crowdsourcing è un modello di business nel quale un’azienda o un’istituzione affida la progettazione, la
realizzazione o lo sviluppo di un progetto, oggetto o idea ad un insieme indefinito di persone non organizzate
precedentemente.
Questo processo viene favorito dagli strumenti che mette a disposizione il web. Solitamente il meccanismo
delle open call viene reso disponibile attraverso dei portali presenti sulla rete internet.
Masterprogram ha utilizzato la rete “Intranet” per raccogliere diversi contenuti da parte dei partecipanti
all’evento.
Sulla base di questi contenuti è stato costruito l’evento.
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Titolo
Valore è. È questo il titolo del 23° convegno tecnocasa.
“Valore è” è un titolo aperto che si presta a varie declinazioni che prenderanno forma non solo attraverso le
attività preparatorie al convegno, ma anche durante l’evento stesso. Questo grazie al contributo di ciascun
partecipante.
Il primo valore, quello più importante di un azienda sono i dipendenti. E allora perché non far sì che siano
loro a costruire l’evento. Il pubblico di un evento può essere rappresentato dai consumatori di un prodotto,
dagli spettatori di un programma televisivo, dai fans di un artista, o nel caso di tecnocasa dai collaboratori
dell’azienda. Questo è un modello pratico e coinvolgente che può generare in maniera collettiva valore
all’impresa.
LOCATION
Un fattore molto importante per la realizzazione di un evento è l’ambiente.
Per il 23° convegno del Gruppo Tecnocasa è stato scelta l’Adriatic Arena
di Pesaro per ospitare le migliaia di persone provenienti da tutto il mondo.
Una location ideale deve essere raggiungibile, comoda e capiente.
L’Adriatic Arena è un compresso moderno e polifunzionale con una
capienza di 10.000 posti.
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Scatto di qualità
Masterprogram ha pensato di creare la scenografia tramite dei contenuti inviati dai partecipanti.
Quindi è stato presentato un concorso fotografico riservato a tutti i dipendenti di tutte le filiali di Tecnocasa.
Il tema principale è stato: Fotografa la tua zona. Perché ogni zona, anche la più periferica può nascondere
un angolo interessante.
Questo è stato un modo per osservare meglio la zona di ogni dipendente e per valorizzarla.
Inoltre sono stati introdotti altri temi come
la collaborazione, l’appartenenza al gruppo,
l’aggregazione e i clienti.
Le foto sono state scelte e utilizzate innanzitutto per la
scenografia del convegno e in seguito verranno usate
per delle mostre o per delle pubblicazioni.
Questa iniziativa ha avuto molto riscontro e sono
arrivati moltissimi contributi da tutte le filiali.
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Parole di valore
Valore è:
Un’altra iniziativa è stata quella di stimolare la rete ad inviare frasi, aforismi, brevi racconti sul concetto
chiave che sarà contenuto nel titolo del convegno sul concetto chiave “VALORE E”.
Queste frasi sono state utilizzate in occasione del convegno nei momenti più teatrali.
Gli attori che hanno recitato queste frasi sono stati scelti da tutta Italia e hanno rappresentato ognuno
una zona. Anche questo è un segno di partecipazione e
coinvolgimento.
“£''Valore è essere grati alle persone
che ci rendono felici sono i premurosi
giardinieri che fanno fiorire la nostra
anima”""""""""""£"''
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Video dell'evento
Il video di un evento è certamente un contributo importante. Lo è ancor di più se i materiali sono stati inviati
dal pubblico stesso. Questa è stata l’idea di Masterprogram: trasformare una moda del momento in un
vero e proprio momento di coinvolgimento. Nella fase di pre evento è stato chiesto di inviare tramite la rete
intranet, una serie di video da tutto Italia che rappresentassero i dipendenti del Gruppo Tecnocasa, sempre
identificabile, che ballavano. Questi video sono stati raccolti e montati in un unico video con la base più in
voga del momento: Happy di Pharrel Williams.
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#Tecnoconvegno
Durante l’evento Tecnocasa il tweet ha avuto un ruolo fondamentale durante il walk-in, il video che
viene proiettato in sala 20 minuti prima dell’inizio dell’evento. L’idea innovativa e molto 2.0 da parte di
Masterprogram è stata di quella di offrire un livetwitting durante questo momento. Le persone avevano la
possibilità di twittare una loro foto con l’hashtag “#tecnoconvegno2014” e vederla pubblicata sul grande
schermo dell’Adriatic Arena di Pesaro.
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Conclusioni
Quello che ho riportato in questa tesi è il risultato di un progetto che ho visto iniziare
e ho vissuto in prima persona.
Giorno 17 Maggio 2014, Pesaro.
Migliaia di persone, tutte con qualcosa in comune, non solo la cravatta o il foulard, ma l’allegria, la
determinazione e la curiosità spingeva un gruppo immenso all’interno dell’Adriatic Arena di Pesaro. Migliaia
di persone erano in festa, sventolavano bandiere e srotolavano striscioni. A vederli si poteva solamente
restare a bocca aperta e si poteva pensare: “Incredibile come un uomo, Oreste Pasquali, presidente del
gruppo Tecnocasa, sia riuscito a creare un gruppo così solido e determinato verso lo stesso obiettivo”.
Ringrazio Master Program per avermi insegnato che con voglia e determinazione si riesce a fare tutto.
Ringrazio Popai per avermi affidato le grafiche di tutti i loro convegni.
Ora tocca a me. Mi è stato affidato il progetto per l’organizzazione della seconda edizione dell’evento ITS
e penso che grazie alle esperienze che ho vissuto e alla collaborazione con i miei compagni si riuscirà a
rendere questo evento indimenticabile.
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Le fonti
Massarotto M., Social Network, Costruire e comunicare identità in rete, Apogeo, 2011
Cozzi P.Giorgio, Eventi, Strumenti di comunicazione per le imprese del terzo millennio, Lupetti, 2009
Progetto “Management degli eventi” - slide studenti
www.popai.it
www.masterprogram.it
foto a cura di:
Simone Aiosa
Federico Martelli
Arthur Morar
Matteo Ripamonti
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