Dipartimento per la Programmazione e la Gestione delle Risorse Umane, Finanziarie e Strumentali
Direzione Generale per le Risorse Umane e Finanziarie
IO CONTO – Nuovi obblighi normativi - Allegati
Indice
Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di
documenti
•
Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile
•
Dettaglio registrazione di protocollo
•
Possibile utilizzo del registro di emergenza
•
Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni
IL PROGETTO IO CONTO
•
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Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di
documenti (1/2)
IL PROGETTO IO CONTO
Il codice chiarisce il valore giuridico delle seguenti tipologie documentali:
Tipologia
Validità legale
Copia informatica di un documento
cartaceo analogico
(per es. copia di atti pubblici, scritture
private e documenti in genere,
compresi gli atti e documenti
amministrativi di ogni tipo)
è valido se:
• è inviato o rilasciato da depositari pubblici
autorizzati o da pubblici ufficiali
Copia per immagine su supporto
informatico di documento cartaceo
(per es. nuovo documento informatico
formato, tramite scansione, dalle
immagini di un documento su carta)
è valida se:
• la conformità è attestata da un notaio o da
un pubblico ufficiale autorizzato, con
dichiarazione allegata al documento
informatico e asseverata secondo le regole
tecniche;
• la sua conformità all’originale non è
espressamente disconosciuta
Copia su supporto analogico di
un documento informatico (anche
sottoscritto con firma elettronica
avanzata, qualificata o digitale)
è pienamente valida se:
• la sua conformità all’originale è attestata
da un pubblico ufficiale autorizzato
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Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di
documenti (2/2)
Validità legale
Copia o estratto cartaceo di un
documento
informatico
(se
conforme alle regole tecniche)
Sono pienamente validi se:
• la loro conformità non è espressamente
disconosciuta
Copia informatica o estratto di un
documento informatico (per es.
copia .pdf di un documento .doc)
Sono validi se:
• prodotti in conformità alle regole tecniche
• un pubblico ufficiale autorizzato ne attesta
la conformità
• la loro conformità non è espressamente
disconosciuta
Duplicato
informatico
di
un
documento informatico (per es.
copia
di
un
documento
.pdf
conservato su PC, in documento .pdf
conservato su stesso supporto, PC, o
supporto diverso, pen drive)
IL PROGETTO IO CONTO
Tipologia
È pienamente valido se:
• prodotto in conformità con le regole
tecniche
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Indice
Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti
•
Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile
•
Dettaglio registrazione di protocollo
•
Possibile utilizzo del registro di emergenza
•
Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni
IL PROGETTO IO CONTO
•
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Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile
•
la frequenza;
•
il tipo di supporto ( floppy, CD ROM, USB drive, nastri…);
•
il numero di copie;
•
il luogo di conservazione.
I fascicoli con le procedure concluse possono essere trasferite su supporti rimovibili ed
archiviati; le informazioni trasferite devono essere sempre consultabili.
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IL PROGETTO IO CONTO
Il responsabile del servizio dispone la corretta esecuzione delle operazioni di
salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile e stabilisce:
Indice
Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti
•
Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile
•
Dettaglio registrazione di protocollo
•
Possibile utilizzo del registro di emergenza
•
Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni
IL PROGETTO IO CONTO
•
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Dettaglio registrazione di protocollo
Documenti esclusi
IL PROGETTO IO CONTO
Sono esclusi dalla registrazione di protocollo:
• gazzette e bollettini ufficiali ,notiziari della PA;
• note di ricezione delle circolari e altre disposizioni;
• materiali statistici;
• atti preparatori interni;
• giornali, riviste, libri, opuscoli, depliant, materiali pubblicitari;
• inviti a manifestazioni;
• tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell'amministrazione.
La documentazione esclusa dalla protocollazione viene semplicemente timbrata con il
datario e distribuita agli uffici competenti, a cura del Servizio.
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Dettaglio registrazione di protocollo
Formato numerico
IL PROGETTO IO CONTO
Il progressivo di protocollo è un numero ordinale costituito da sette cifre
numeriche.
La numerazione è rinnovata ogni anno solare.
Nell’operazione di segnatura il numero può essere composto da un numero di
cifre inferiore a sette. In tal caso si antepone al numero specificato nella
segnatura una successione di simboli zero. Es. 0000456
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Dettaglio registrazione di protocollo
Annullamento o modifica
Modifica dei dati
modificabili
Modifica parziale dei
dati non modificabili
Annullamento della
registrazione.
La procedura di annullamento o modifica deve riportare, secondo i casi, una dicitura o un
segno in posizione sempre visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le
informazioni originarie, insieme alla data, all'identificativo dell'operatore ed agli
estremi del provvedimento d'autorizzazione.
• Se la modifica dei dati comporta uno stravolgimento della
registrazione, si provvede ad annullare la stessa.
• Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate nella
base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste.
• Le informazioni non modificabili sono annullabili.
10
IL PROGETTO IO CONTO
In caso di errore materiale nella registrazione, il sistema deve consentire:
Indice
Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti
•
Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile
•
Dettaglio registrazione di protocollo
•
Possibile utilizzo del registro di emergenza
•
Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni
IL PROGETTO IO CONTO
•
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Possibile utilizzo del Registro di emergenza
•
Dati da riportare sul registro di emergenza
la causa dell'interruzione;
•
la data e l'ora di inizio dell'interruzione;
•
data e l'ora del ripristino della funzionalità del sistema;
•
estremi del provvedimento di autorizzazione per l'utilizzo oltre le 24 ore;
•
il numero totale di operazioni effettuate manualmente durante l'interruzione.
Il primo documento protocollato manualmente acquisisce il numero di protocollo
successivo all'ultimo generato automaticamente; la numerazione del protocollo riprende
dal numero successivo all'ultimo registrato manualmente.
Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente devono
essere inserite nel sistema informatico, utilizzando un'apposita procedura,
entro cinque giorni dal ripristino delle funzionalità.
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IL PROGETTO IO CONTO
Nel caso in cui, per cause tecniche, non sia possibile utilizzare il
sistema di protocollo informatico, il Responsabile del Servizio
autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni sul
registro di emergenza; mentre si adopererà per il tempestivo
ripristino del sistema.
Indice
Validità legale di copie informatiche, analogiche o per immagini di documenti
•
Salvataggio e archiviazione dati su supporto informatico rimovibile
•
Possibile utilizzo del registro di emergenza
•
Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni
IL PROGETTO IO CONTO
•
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Trend di utilizzo della PEC negli ultimi anni
Anno
45.000.000
Periodo
Domini
Caselle
Messaggi
2007
anno
42.369
618.165
116.376.864
2008
anno
111.244
1.147.208
218.477.050
2009
anno
295.220
3.943.160
253.098.716
2010
anno
578.258
11.518.079
327.476.760
2001
anno
840.404
17.797.879
324.125.539
2012
anno
1.164.829
28.297.727
459.662.512
2013
anno
1.310.251
40.228.569
805.881.515
2014
gennaio/aprile
487.090
15.540.058
291.667.274
Rappresentazione incremento numeri domini
40.228.569
40.000.000
Rappresentazione incremento numeri caselle
1.400.000
1.310.251
1.164.829
1.200.000
35.000.000
1.000.000
28.297.727
30.000.000
840.404
25.000.000
800.000
20.000.000
17.797.879
15.000.000
15.540.058
11.518.079
3.943.160
1.147.208
5.000.000
618.165
0
2008
2009
578.258
487.090
400.000
10.000.000
2007
600.000
295.220
200.000
111.244
42.369
0
2010
2011
2012
2013 gen/apr
2014
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013 gen/apr
2014
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IL PROGETTO IO CONTO
In Italia nell'ambito delle comunicazioni l'uso della PEC ha avuto un notevole incremento
nel corso degli anni.
Grazie per l’attenzione
www.formazionemiur.it
[email protected]