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Manuale Qualità
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2 = Quadro di relazione tra: Servizi e Processi per la gestione della Qualità ,
Norma ISO 9001 – 2000 di riferimento, e Procedure connesse
Norma di riferimento
ISO 9001 - 2000
Corrispondenza con i capitoli ed i Procedure
punti del Manuale Qua lità
connesse
1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Manuale Qualità – MQ 01 – Scopo e campo
di applicazione
-
-
1.0. Considerazioni introduttive sul Sistema di
Gestione per la Qualità
-
1.1. Generalità
1.1. Generalità
-
1.2. Applicazione
1.2. Applicazione
-
-
1.3. Presentazione
-
-
1.4. Documentazione di riferimento
-
2. RIFERIMENTI NORMATIVI
Manuale Qualità – MQ 02 – Riferimenti normativi
-
-
2.0. Scopo
-
-
2.1. Elenco
-
-
2.2. Documentazione di riferimento
-
3. TERMINI E DEFINIZIONI
Manuale Qualità – MQ 03 – Termini e definizioni
-
4. SISTEMA DI GESTIONE PER LA
QUALITA’
Manuale Qualità – MQ 04 – Sistema di Gestione per la Qualità
-
-
4.0. Scopo
-
4.1. Requisiti generali
4.1. Requisiti generali
-
4.2. Requisiti relativi alla documentazio- 4.2. Requisiti relativi alla documentazione
ne
PGE - 03
-
4.3. Documentazione di riferimento
-
5. RESPONSABILITA’ DELLA DIREZIONE
Manuale Qualità – MQ 05 – Responsabilità
della Direzione
-
-
5.0. Scopo
-
5.1. Impegno della Direzione
5.1. Impegno della Direzione
-
5.2. Attenzione focalizzata al Cliente
5.2. Attenzione focalizzata all’Utente
-
5.3. Politica per la Qualità
5.3. Politica per la Qualità
-
Rev. 2 del 03/03/2008
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5.4. Pianificazione
5.4. Pianificazione
-
5.5. Responsabilità, autorità e comunicazione
5.5. Definizione delle responsabilità, autorità e
comunicazione
-
5.6. Riesame da parte della Direzione
5.6. Riesame da parte della Direzione
-
5.7. Documentazione di riferimento
-
6. GESTIONE DELLE RISORSE
Manuale Qualità – MQ 06 – Gestione delle
risorse
-
-
6.0. Scopo
-
6.1. Messa a disposizione delle risorse
6.1. Messa a disposizione delle risorse
-
-
6.2. Risorse economiche e finanziarie
-
6.2. Risorse umane
6.3. Risorse umane
PGE -01
6.3. Infrastrutture
6.4. Infrastrutture
-
6.4. Ambiente di lavoro
6.5. Ambiente di lavoro
-
6.6. Materiali per la didattica e la ricerca
-
6.7. Documentazione di riferimento
-
7. REALIZZAZIONE DEL PRODOTTO
Manuale Qualità – MQ 07 – Realizzazione dei
Servizi di Istruzione e Formazione e di Sostegno e Orientamento
-
-
7.0. Scopo
-
7.1. Pianificazione della realizzazione
del prodotto
7.1 Pianificazione della realizzazione dei servizi
PGE - 04
Regolamenti
-
PSI - 01
A. Servizio di Istruzione e Formazione
B. Servizio di Sostegno e Orientamento
7.2. Processi relativi all’Utente
Servizi di Istruzione/Formazione:
A.1
Gestione
dell’accoglienza
dell’informazione all’Utente
e
PSI -02
Servizi di Sostegno/Orientamento:
B.0 Premessa - a. Accoglienza e informazione all’Utente
7.3. Progettazione e sviluppo
Servizi di Istruzione/Formazione:
A.2 Gestione della progettazione formativa
PSI - 01
Servizi di Sostegno/Orientamento:
B.0 Premessa - b. Progettazione e sviluppo
7.4. Approvvigionamento
Rev. 2 del 03/03/2008
7.2. Approvvigionamento
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7.5. Produzione ed erogazione dei servizi 7.1 Pianificazione della realizzazione dei servizi
PSI -01
A. Servizi di Istruzione/Formazione:
A.3
vi
Erogazione degli interventi formati-
3.1 Gestione Stages aziendali
3.2 Gestione viaggi/visite guidate
3.4 Gestione biblioteca
3.5 Gestione laboratori sala- bar / cucina
3.5 Gestione laboratorio di ricevimento
3.6 Gestione laboratorio linguistico
3.7 Gestione laboratori informatico /
multimediale
3.8 Gestione esami di qualifica
3.9 Esami di stato ( documento di classe)
A.4 Sostegno e facilitazione
dell’apprendimento
4.1 Sostegno e facilitazione
dell’apprendimento alunni in situazione H
A.5 Gestione del monitoraggio e della valutazione
B. Servizi di Sostegno/Orientamento:
B.1 Gestione dei percorsi di integrazione
formativa
B.2 Gestione dell’orientamento al lavoro e
del bilancio delle competenze
B.3 Certificazione di competenze e abilità
extra scolastiche
B.4 Attivazione di programmi comunitari
per la formazione
7.6. Tenuta sotto controllo dei dispositivi di monitoraggio
7.3. Tenuta sotto controllo dei dispositivi di
monitoraggio
-
-
7.4 Documentazione di riferimento
-
8. MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO
Manuale Qualità – MQ 08 – Misurazioni, analisi e miglioramento
-
Rev. 2 del 03/03/2008
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8.1. Generalità
8.1. Generalità
-
8.2. Monitoraggi e misurazioni
8.2. Monitoraggi e misurazioni
-
8.3. Tenuta sotto controllo dei prodotti
non conformi
8.3. Tenuta sotto controllo dei prodotti non
conformi
8.4. Analisi dei dati
8.4. Analisi dei dati
-
8.5. Miglioramento
8.5. Miglioramento
-
-
8.6 Documentazione di riferimento
-
Rev. 2 del 03/03/2008
PGE - 06
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P
A.1
ACCOGLIENZA
ALL'UTENTE
E
INFORMAZIONE
A.2
PROGETTAZIONE FORMATIVA
A.3
EROGAZIONE
FORMATIVI
A.4
SOSTEGNO
E
FACILITAZIONE
DELL’APPRENDIMENTO
A.5
VALUTAZIONE
R
O
C
E
S
S
I
Rev. 2 del 03/03/2008
DEGLI
INTERVENTI
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A. SERVIZI DI ISTRUZIONE E FORMAZIONE
A.1. ACCOGLIENZA E INFORMAZIONE ALL’UTENTE
Responsabilità
La Dirigenza assicura la corretta ed efficiente gestione del processo di accoglienza e
di informazione nei confronti dell’ Utente.
Il DS assicura la definizione dei requisiti delle specifiche azioni connesse
Funzioni coinvolte
La responsabilità delle attività di accoglienza e di informazione all’Utente è della Dirigenza.
Le attività sono svolte dalla Didattica per quanto riguarda la prima informazione, e
dai Collaboratori e Funzioni obiettivo relativamente l’informazione sull’offerta formativa dell’Istituto e dei relativi profili in uscita.
Attività
La Dirigenza assicura - nel rispetto della normativa che ne regola l’attuazione - che
siano garantiti:
1. ogni anno:
•
la periodica rilevazione dei fabbisogni sociali, formativi, occupazionali, ecc.
attraverso un’analisi settoriale e territoriale delle informazioni disponibili provenienti, anche, da studi esterni effettuati da altri Enti (Isfol, Istat, Comune,
Provincia, Regione, Associazioni, studi europei, OCSE, etc. );
•
l’informazione all’ Utente circa l’offerta formativa, le risorse, l’organizzazione
dell’Istituto (POF, ecc.);
•
l’informazione all’Utente circa l’azione formativa svolta, tramite analisi di processo e di risultato, di customer satisfaction, ecc.;
•
la validazione dei fabbisogni rilevati da parte della Pubblica Amministrazione
centrale e locale;
•
la validazione dei fabbisogni rilevati da parte della Pubblica Amministrazione
locale con approvazione o meno dei progetti di obbligo formativo.
2. in avvio di ogni attività formativa:
•
Rev. 2 del 03/03/2008
l’individuazione dei fabbisogni formativi e delle aspettative degli Utenti/Allievi
attraverso interventi di accoglienza e specifiche rilevazioni di competenze in
entrata caratterizzate da trasparenza, oggettività e non fiscalità.
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3. periodicamente/continuativamente:
la comunicazione con l’Utente, tramite:
•
-
la pubblicizzazione e l’accessibilità dei documenti di iscrizione e di frequenza
-
la divulgazione di opuscoli informativi/esplicativi sulle attività formative
realizzate dall’Istituto
-
la divulgazione delle informazioni provenienti dal Sistema Produttivo e
dal Sistema scolastico.
-
Comunicazione all’Utente
-
sito web; e-mail e/o supporti informatici;
-
CIC – Centro di informazione e Consulenza
-
Sportello di Ascolto
-
promozione di incontri e/o riunioni formative – informative.
Tutte le informazioni pervenute dagli Utenti (suggerimenti, reclami ecc) vengono trattate e analizzate in sede di riesame del SGQ da parte della Direzione.
I requisiti di questa tipologia di interventi vengono riesaminati, in sede di Riesame del
Sistema Qualità, annualmente in base ad indicatori di performance, di efficacia e di
efficienza, e di customer satisfaction (cfr. MQ 08.4)
Qualora il riesame dia origine a modifiche dei requisiti o dei documenti agli stessi annessi, il RD verbalizza le variazioni apportate ed approvate dalla Direzione e ne da
comunicazione a tutti gli interessati.
La realizzazione delle attività di accoglienza e di informazione all’Utente si articolano
nelle modalità operative degli interventi di:
a) orientamento in ingresso
b) gestione amministrativa della documentazione personale
c) inserimento nell’organizzazione didattica
A.2. PROGETTAZIONE FORMATIVA
Responsabilità
La Dirigenza assicura la corretta attuazione della progettazione formativa, incluse le
fasi di riesame, verifica e validazione di tutti i servizi offerti dall’Istituto.
Il DS cura, in linea generale, la comunicazione e l’organizzazione dei lavori tra i diversi soggetti coinvolti coprendo il ruolo di facilitatore del passaggio delle informazioni e di coordinatore delle modifiche e dello sviluppo della progettazione.
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Funzioni coinvolte
La responsabilità della progettazione formativa è del DS.
Le attività di progettazione sono svolte dal Gruppo P.O.F. (team di progettazione,
dalle funzioni obiettivo e dai collaboratori).
Attività
La progettazione dei servizi di istruzione e formazione e di integrazione e orientamento si concretizza nella realizzazione di un Piano dell’Offerta Formativa – POF –
che ha le seguenti finalità:
-
attuazione degli obiettivi e programmi istituzionali definiti dalle competenti autorità nazionali o locali
-
l’attuazione di obiettivi e programmi definiti direttamente dall’Istituto, con risorse
proprie o di finanziamenti esterni pubblici o privati così come definite nel MQ 06,
p.to 6.2
-
costituisce il riferimento per l’Utente in merito ai servizi offerti dall’istituto
-
fornisce i criteri di regolamentazione didattica ed organizzativa
-
definisce le linee di sviluppo delle politiche dell’Istituto
Pianificazione della progettazione
Il CdD (nel quadro della normativa vigente in proposito), con il coordinamento del DS
e col supporto operativo di uno o più Team di progettazione, pianifica la progettazione del POF attraverso schede- progetto, verificandone la congruità con gli obiettivi
strategici fissati, la copertura finanziaria e di risorse umane necessarie per la sua
attuazione, per portarlo poi all’approvazione del Consiglio d’istituto ed alla concertazione con la RSU.
• Elementi in ingresso
La base di partenza della progettazione del POF è rappresentata dai dati afferenti a:
•
disposizioni normative e regolamentari;
•
politica della formazione dell’Istituto
•
risorse umane, strumentali, finanziarie disponibili
•
vincoli finanziari e organizzativi;
•
risultati dell’analisi dei fabbisogni settoriali e territoriali;
•
informazioni e le risultanze relative ai progetti già attuati dall’Istituto,
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•
eventuali progetti sperimentali o istituzionali definiti e proposti dalle competenti
autorità estere, nazionali o locali
•
percorsi alternativi e/o aggiuntivi ai percorsi di sistema
•
risultati di ricerche di nuovi canali
• Elementi in uscita
Gli elementi in uscita dal processo di progettazione sono rappresentati da:
-
POF;
-
definizione delle modalità di attuazione della didattica (insegnamento in presenza; autoformazione a distanza, utilizzazione di reti e connessioni telematiche, ecc.) (cfr. delibere CdD);
-
definizione delle strutture organizzative della didattica (calendario, orario, uso
laboratori, ecc.) ;
-
attivazione procedure per la gestione delle risorse umane interne ed esterne
(utilizzazione docenti, personale tecnico, reclutamento esperti,…ecc.) (vedi
MQ 06 p.to 6.3) e per la distribuzione delle responsabilità e funzioni;
-
definizione dei fabbisogni in materia di aggiornamento dei docenti
-
preparazione eventuale di un piano economico (budget);
-
definizione delle modalità di pubblicizzazione interna ed esterna.
• Verifica e riesame della progettazione
La verifica della progettazione è effettuata attraverso apposite riunioni delle funzioni coinvolte, per appurare:
•
l'esistenza di problemi e difficoltà, e la messa in atto delle conseguenti azioni
risolutive
•
il rispetto delle tempistiche stabilite
•
eventuali modifiche da apportare.
Gli esiti delle verifiche vengono registrati e conservati a cura del RD.
Il riesame della compatibilità degli elementi previsti in entrata e in uscita
dell’attività di progettazione avviene - a cura dei Responsabili dei Team di progettazione/Dipartimenti attraverso un confronto con analoghi progetti già realizzati.
Eventuali modifiche sono adottate dopo l’approvazione del DS.
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Gli esiti del riesame sono registrati e conservati a cura del RD.
Durante l’anno scolastico vengono effettuate analisi sistematiche dei progetti presenti nel POF attraverso l’analisi degli indicatori di efficacia ed efficienza dei processi e dei risultati ottenuti, al fine di verificarne la coerenza con quanto pianificato.
• Validazione della progettazione
La progettazione è validata:
-
per le “azioni formative di ordinamento” , attraverso le delibere degli OO.CC. (per gli
aspetti didattico- pedagogici, il CdD; per gli eventuali aspetti gestionali e di risorse,
il CdI)
-
per nuove azioni formative, sperimentali, ecc., derivanti da specifici progetti finanziati dall’Amministrazione di appartenenza, o da altri Enti o istituzioni, in base agli
atti di approvazione / autorizzazione emessi da dette strutture.
•
Controllo delle modifiche della progettazione formativa
Il progetto - modificato secondo le risultanze delle azioni di verifica e riesame viene considerato definitivo. Esso viene archiviato (in forma cartacea o elettronica) per futuri utilizzi e consultazioni e per permettere il suo aggiornamento annuale
insieme a tutte le altre azioni formative ordinarie erogate dall’Istituto.
A.3. EROGAZIONE DEGLI INTERVENTI FORMATIVI
Responsabilità
La Dirigenza assicura l'erogazione dei servizi di competenza nel rispetto delle specifiche norme vigenti e delle caratteristiche definite nella fase di progettazione, con
particolare riferimento alle connessioni con interventi mirati a sostenere e a facilitare l’apprendimento e l’integrazione formativa, i processi di orientamento verso la
transizione formazione–vita attiva, l’applicazione del bilancio delle competenze,
ecc..
Organi e Funzioni coinvolte
La Dirigeza assicura, in riferimento al processo di erogazione degli interventi formativi, l’effettiva applicazione - da parte dei Consigli di Classe, e del personale docente e formativo - degli elementi contenuti nel POF e negli altri documenti in uscita dalla progettazione.
Attività
Le attività di erogazione degli interventi formativi sono verificate attraverso:
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• la tenuta, da parte del docente/formatore/tutor, di un report giornaliero (nella
forma di scheda, registro, ecc.) che riporta le presenze, le attività svolte, le
verifiche e le prove assegnate, ecc.;
• la predisposizione e somministrazione di prove oggettive di profitto (questionari /test / griglie di verifica /test di gradimento, ecc.), con la definizione delle
modalità (individuali, per classi/gruppi, per livelli, generali, ecc.), dei tempi e
dei target di applicazione;
• la predisposizione da parte degli allievi di elaborati riguardanti l’attività svolta;
• la valutazione del comportamento e di assunzione di responsabilità;
• la predisposizione e pubblicizzazione degli indicatori e parametri per la valutazione di profitto;
• l’elaborazione dei dati delle prove di profitto;
• la verbalizzazione, comunicazione e discussione dei risultati delle prove di
profitto.
Il Consiglio di classe/team formativo fornisce una valutazione finale complessiva
dell’azione formativa erogata in ogni progetto per rendere possibili le successive
analisi dei dati a livello di Istituto e per dare corso alle eventuali azioni correttive e
preventive.
Validazione dei processi di erogazione di servizi formativi
In tutti i casi in cui il servizio sia già regolamentato dalla normativa vigente, la Direzione non ritiene necessario la predisposizione di procedure aggiuntive; nel caso
in cui sia necessario definire processi attuativi e/o aspetti di regolamentazione
propri dell’Istituto, la Direzione valida i processi standard necessari all’erogazione
degli interventi formativi attraverso la redazione ed approvazione di apposite procedure che definiscono:
le registrazioni necessarie a dare evidenza oggettiva delle attività formative
svolte e/o del loro grado di avanzamento
•
•
le risorse necessarie allo svolgimento dell’attività formativa
•
il materiale didattico utilizzato per l’attività formativa
La validazione delle procedure viene effettuata in sede di riesame del SGQ (cfr..
prf. 5.6), anche in termini di raggiungimento degli obiettivi.
Identificazione e rintracciabilità
Le modalità di identificazione e rintracciabilità delle diverse fasi di erogazione
dell’azione formativa, sono garantite da:
•
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giornale di classe (per docenti ed allievi)
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•
registro personale dei docenti
•
budget
•
registri di consegna del materiale didattico agli allievi (solo in caso di giustificazione della spesa)
•
dal codice del corso che viene attribuito di volta in volta nel POF per il corso formativo e indicazioni delle classi.
•
dalla compilazione di “buoni di prelevamento” da parte dei docenti consegnati poi al magazzino per effettuare il prelevamento delle materie prime
necessarie alle prove pratiche e per effettuare le operazioni di carico e scarico
Proprietà dell’ Utente
Tutte le informazioni relative all’ambito di lavoro, familiare e personale derivanti da
processi interattivi tipici all’interno dei corsi e/o da comunicazioni unilaterali da parte del partecipante sono oggetto di riservatezza sia sotto il profilo deontologico che
legale (DL 675/96 tutela delle persone e degli altri soggetti rispetto al trattamento
dei dati personali).
Conservazione dei prodotti
Tutta la documentazione, le informazioni, gli strumenti e i materiali didattici sono
conservati così da essere facilmente rintracciabili per successive utilizzazioni.
A.4. SOSTEGNO E FACILITAZIONE DELL’APPRENDIMENTO
Responsabilità
La Dirigenza assicura l’attivazione di interventi mirati a sostenere e a facilitare
l’apprendimento, con particolare riguardo alle situazioni di difficoltà e/o di non adeguato sviluppo delle potenzialità personali.
Funzioni coinvolte
Docenti
Attività
La Direzione assicura, nel quadro degli interventi di sostegno e facilitazione
dell’apprendimento:
• l’attuazione di modalità controllate - individuali o di gruppo - per il più completo ed omogeneo sviluppo delle potenzialità personali degli Utenti/Allievi in funzione delle carenze riscontrate in sede di verifiche e valutazioni di profitto, al
fine di offrire pari opportunità a tutti gli allievi frequentanti l’Istituto
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•
l’impostazione di servizi personalizzati di adeguamento specifico in relazione
alle indicazioni in itinere e agli esiti sia del monitoraggio/valutazione di processo che dell’orientamento (cfr. MQ 08)
• azioni specifiche di sostegno e adeguamento formativo rivolte ai portatori di
handicap
A.5. VALUTAZIONE
Responsabilità
La Direzione assicura che esistano, e siano adeguati ed aggiornati i dispositivi di
misurazione, controllo e valutazione dell’attività formativa.
Funzioni coinvolte
DS; CdI; CdD; Consigli di classe/Team formativi
Gruppi di lavoro ad hoc; ecc.
RD
Attività
La Dirigenza assicura - anche nel quadro delle norme e/o disposizioni operative
prodotte dalle Amministrazioni e dagli Enti di riferimento - la messa a punto e
l’attuazione della valutazione dei risultati raggiunti dagli Utenti/Allievi.
L’impostazione didattica dell’Istituto prevede di utilizzare le seguenti modalità valutative:
•
valutazione formativa: non costituisce una valutazione dell’allievo, bensì delle
modalità e dei livelli di apprendimento raggiunto dalle classi, dai gruppi e dai
singoli allievi in rapporto alle tematiche svolte ed indica i percorsi alternativi o
specifici che devono essere proposti alla classe, ai gruppi e ai singoli allievi per
raggiungere gli obiettivi prefissati.
•
valutazione sommativa: ha la finalità di indicare con un voto il livello di apprendimento raggiunto da ogni singolo allievo rispetto all’attività modulare svolta dai
docenti nel corso del quadrimestre e a conclusione dell’anno formativo.
•
valutazione del comportamento (o voto di condotta): indica il grado di presenza
e di partecipazione dello studente alle attività didattiche complessive svolte nel
corso del quadrimestre e dell’anno formativo, nonché il suo coinvolgimento negli indirizzi formativi individuati dall’Istituto all’inizio dell’anno in riferimento alla
maturazione delle persone e con l’ambiente in cui è impegnato a vivere e a
svolgere la sua professione.
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I risultati della valutazione sommativa e delle osservazioni raccolte in merito alla valutazione del comportamento dell’alunno vengono comunicati all’Utente /Allievo e
alle Famiglie (se lo studente è minorenne) tramite schede e/o incontri informativi.
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B.1
PERCORSI DI INTEGRAZIONE FORMATIVA
B.2
ORIENTAMENTO AL LAVORO E BILANCIO
DELLE COMPETENZE
P
R
O
C
E
S
B.3 CERITIFICAZIONE DI COMPETENZE E ABILITÀ
EXTRASCOLASTICHE
S
I
Rev. 2 del 03/03/2008
B.4
ATTIVAZIONE DI PROGRAMMI COMUNITARI
PER LA FORMAZIONE
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B. SERVIZI DI INTEGRAZIONE E ORIENTAMENTO
B.0. PREMESSA
I Servizi di integrazione e orientamento previsti all’interno del SGQ sono costituiti
da:

Percorsi di formazione integrata (cfr B.1)

Azioni di riconoscimento e certificazione di competenze ed abilità acquisite
in attività extrascolastiche (cfr. B.2)

Attivazione di progetti con Enti e Istituzioni esterne (cfr. B.3)
In linea generale i primi rientrano nel quadro delle intese che l’Istituto promuove o
contribuisce a promuovere con i Clienti destinatari (istituzioni e sistema produttivo), per facilitare e qualificare l’ attuazione di esperienze di alternanza fra istruzione, formazione e lavoro e sono pertanto definiti all’interno dalle disposizioni progettuali e di erogazione regolate dal Piano dell’Offerta Formativa –POF ( cfr. PSI 01)
I percorsi di formazione integrata che non rientrino in quanto sopra descritto e gli
altri progetti e azioni previsti in B.2 e B.3 sono regolati da specifiche normative e/o
disposizioni contrattuali, che ne definiscono organizzazione, articolazione e modalità di realizzazione secondo dispositivi predefiniti.
I Servizi di integrazione e orientamento - qualora non sia diversamente indicato
dalle disposizioni normative che li regolano e si possano applicare allo specifico
processo messo in atto - provvedono a effettuare:
a. Accoglienza e informazione all’Utente
L’accoglienza e l’informazione all’Utente per i servizi di integrazione e orientamento è effettuata per singolo intervento, in risposta alle diverse esigenze riconosciute
e/o espresse dagli Utenti - destinatari
A tale scopo la Dirigenza assicura che siano garantiti - periodicamente e/o continuativamente:
•
•
l’informazione all’Utente circa l’offerta dei servizi di integrazione e orientamento
la comunicazione con l’Utente, tramite:
-
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la pubblicizzazione e l’accessibilità dei documenti di iscrizione e di frequenza (documenti nei quali vengono definiti i requisiti del servizio, in
termini economici e di modalità attuative, sottoscritti dalle parti interessate);
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-
la divulgazione di opuscoli informativi/esplicativi sulle attività formative
realizzate dall’Istituto
-
la divulgazione delle informazioni provenienti dal Sistema Produttivo e
dal Sistema scolastico.
-
Comunicazione all’Utente
-
sito web; e-mail e/o supporti informatici;
-
CIC – Centro di informazione e Consulenza
-
Sportello di Ascolto
-
promozione di incontri e/o riunioni formative – informative.
Tutte le informazioni pervenute dagli Utenti (suggerimenti, reclami ecc) vengono
analizzate e successivamente trattate in sede di riesame del SGQ da parte della
Dirigenza.
I requisiti di questa tipologia di interventi vengono riesaminati, in sede di Riesame
del Sistema di Gestione della Qualità, annualmente in base ad indicatori di performance, di efficacia e di efficienza, e di customer satisfaction (cfr. MQ 08.4)
Qualora il riesame dia origine a modifiche dei requisiti o dei documenti agli stessi
annessi, il RD verbalizza le variazioni apportate ed approvate dalla Direzione e ne
da comunicazione a tutti gli interessati; eventuali modifiche alla progettazione sono gestite secondo quanto previsto in MQ07.1
b. Progettazione e sviluppo
La progettazione dei servizi di integrazione e orientamento è effettuata - di regola,
per ogni singolo intervento, all’interno delle specifiche norme e disposizioni che lo
regolano, e secondo le procedure in tali norme definite.
Qualora esse manchino, la Dirigenza provvede a;
b.1 Pianificazione della progettazione
La pianificazione della progettazione è effettuata a seconda delle esigenze
dell’Utente e del contesto in cui si dovrà sviluppare l’attività. In funzione degli
elementi sopra descritti sono individuati dalla Direzione le risorse umane e
strumentali necessarie allo svolgimento dell’attività di progettazione.
b.2 Elementi in entrata
Gli elementi in entrata della progettazione delle attività di integrazione e orientamento sono di seguito riportati:
•
•
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caratteristiche del servizio richiesto dall’Utente
tipologie di convenzioni esistenti fra Istituto e Enti pubblici e/o privati (Protocolli di Intesa)
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•
esigenze legali e regolamentari;
•
vincoli finanziari e di durata;
•
vincoli relativi alle risorse disponibili;
tutte le informazioni relative a precedenti esperienze acquisite, (banca-dati
progetti)
•
contesto socio-economico
•
b.3 Elementi in uscita
Gli elementi in uscita dall’attività di progettazione sono:
• la definizione analitica di un progetto attuativo in conformità alle esigenze
dell’Utente e agli elementi in entrata, in particolare:
•
risorse umane interne o esterne coinvolte (team di progetto)
•
tempi di realizzazione
•
attrezzature e/o strumenti necessari
•
metodologia
•
strumenti e metodi di valutazione
•
definizione di un piano economico - budget
•
definizione del materiale didattico e dei sussidi infrastrutture
•
definizione di indicatori specifici di efficienza ed efficacia
b.4 Riesame e verifica
In assenza di specifici dispositivi di riesame e verifica previsti dalle norme e
disposizioni che regolano l’attività in esame, durante l’attività vengono effettuati riesami sistematici delle azioni di integrazione e di orientamento in essere o già terminate attraverso l’analisi degli indicatori di efficacia ed efficienza
dei processi e dei risultati ottenuti, al fine di verificarne la coerenza con quanto pianificato.
Il riesame della progettazione é effettuato attraverso apposite riunioni, al fine
di verificare:
•
Rev. 2 del 03/03/2008
l'esistenza di qualsivoglia problematica e la messa in atto delle conseguenti azioni risolutive
•
il rispetto delle tempistiche stabilite
•
lo stato di avanzamento della progettazione rispetto alla pianificazione.
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Il riesame documentato viene inoltre effettuato ogni qualvolta intervengano
eventi straordinari che comportano modifiche alle azioni formative, ecc.
I partecipanti alle riunioni sottoscrivono il verbale di riesame che viene opportunamente redatto e conservato dal RD.
Qualora il riesame dia origine a modifiche dei requisiti o dei documenti agli
stessi annessi, il Responsabile dell’attività verbalizza le variazioni apportate
ed approvate dalla Dirigenza ed archivia il verbale di riesame della progettazione e dello sviluppo.
Tutte le informazioni pervenute dagli Utenti (suggerimenti, reclami ecc) vengono trattate e successivamente analizzate in sede di riesame del SGQ da
parte della Direzione.
b.5
Validazione della progettazione
La validazione della progettazione è effettuata alla fine dell’erogazione
dell’attività di seguito all’esame degli indicatori di processo e di performance
e all’analisi di customer satisfaction
b.6
Controllo delle modifiche nei servizi di supporto e consulenza
Qualora non diversamente disposto dalle norme e disposizioni che regolano
l’attività dei servizi di supporto e consulenza, le modifiche sono identificate e
registrate sui relativi progetti incrementando l’apposito indice di revisione.
Tali modifiche possono avere origine:
•
•
•
da segnalazione degli Utenti in seguito a richieste di modifiche dell’azione
di integrazione e orientamento;
in occasione del riscontro di non conformità durante le normali attività di
controllo e di monitoraggio dell’erogazione dell’azione di integrazione e orientamento;
da segnalazione delle parti interessate per specifiche esigenze.
Le modifiche sono sottoposte all’approvazione della Dirigenza in fase di riesame (vd. prf. 7.3.4).
Le revisioni sono tenute sotto controllo attraverso apposite liste di distribuzione che assicurano la disponibilità della documentazione aggiornata.
Tutta la documentazione progettuale e le eventuali revisioni sono conservate come
previsto nell’apposita procedura (PGE – 03).
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B.1 PERCORSI DI INTEGRAZIONE FORMATIVA
Responsabilità
La Dirigenza assicura l’attuazione - ove ne venga riconosciuta l’esigenza - di interventi atti a facilitare l’integrazione formativa tra istruzione, formazione professionale e
apprendistato, nel rispetto delle norme vigenti e nella prospettiva di una migliore qualificazione dei percorsi.
Funzioni coinvolte
DS; CdI; CdD; Consigli di classe/Team formativi; funzioni obiettivo; esperti esterni
Attività
Gli interventi di formazione integrata. - che non siano già previsti e inseriti nel Piano
dell’Offerta Formativa (cfr. MQ 07, Cap. B.0, 2° paragrafo) - sono regolati da una
progettazione ad hoc delle attività formative, che definisce operativamente, di volta in
volta:
- le eventuali specifiche convenzioni fra l’Istituto e le istituzioni preposte alla
sperimentazione e gestione della formazione integrata
- le modalità di riconoscimento individualizzato dei fabbisogni e delle aspettative
- gli obiettivi e i risultati attesi
- i contenuti, le metodologie e gli strumenti
- la distribuzione delle responsabilità di attuazione tra i soggetti in convenzione
- le tipologie e modalità delle certificazioni conclusive e della assegnazione di
eventuali crediti formativi.
Tale progettazione viene tenuta sotto controllo attraverso le registrazioni assicurate
secondo il Mod PSI 01 B
Rientrano nell’ambito dei procedimenti di formazione integrata anche gli eventuali interventi finalizzati a rispondere alle esigenze che la popolazione adulta del territorio
presenta, ai fini di ampliare od approfondire le proprie competenze di base professionali o culturali (Formazione continua).
Tali interventi possono essere realizzati dall’Istituto attraverso finanziamenti privati o
pubblici, comunitari, nazionali, regionali o locali utilizzando personale docente ed
A.T.A. dell’Istituto o esperti esterni, con modalità attuative diverse, quali corsi, convegni, seminari, etc. e integrando esperienze di vita e di lavoro con le normali attività
didattiche.
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B.2. ORIENTAMENTO AL MONDO DEL LAVORO E BILANCIO DELLE COMPETENZE
Responsabilità
La Dirigenza assicura, a supporto delle attività formative, la qualità di processi di orientamento mirati a facilitare la transizione formazione - occupazione, e a costituire
a questo scopo un sistema organico di bilancio delle competenze.
Funzioni coinvolte
DS; CdD; Consigli di classe/Team formativi; Esperti/Gruppi di lavoro ad hoc interni ed
esterni; ecc.
RD
Attività
Gli interventi di orientamento verso il mondo del lavoro si qualificano come specifiche
modalità dell’orientamento formativo rivolte a:
• assicurare un effettivo collegamento con i servizi per l’impiego per gli studenti/Utenti in uscita dai percorsi formativi;
• garantire l’acquisizione di fondate consapevolezze sulle competenze e abilità
specifiche spendibili nella vita attiva ( bilancio delle competenze) sia per gli Utenti
in uscita dai percorsi formativi che per quelli destinati a transitare a livelli diversi di
formazione o che abbiano la necessità di modificare la loro condizione professionale;
• facilitare i passaggi da un livello/tipologia di formazione ad un altro, o a percorsi di
alternanza sviluppati nel territorio.
B.3. CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE EXTRASCOLASTICHE
Responsabilità
La Dirigenza assicura - nel quadro delle norme vigenti e delle decisioni preliminari
assunte dal CdD e dai Consigli di classe/Team formativi in fase di programmazione
esecutiva dell’azione formativa - modalità oggettive e trasparenti di riconoscimento di
competenze acquisite dai singoli Utenti/Allievi al di fuori dei percorsi istituzionali di istruzione /formazione.
Funzioni coinvolte
DS; CdD; Consigli di classe/Team formativi; Team di valutatori/Esperti
RD
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Attività
I Consigli di classe/Team formativi:
• effettuano - all’inizio di ogni anno scolastico/formativo, di regola nel corso del Processo di gestione dell’accoglienza (cfr. MQ 07.1-A1) - un’indagine allo scopo di identificare i principali ambiti di esperienze individuali e di autonoma acquisizione
di competenze che abbiano interessato i Utenti/Allievi al di fuori dei percorsi formativi istituzionali;
• verificano la congruenza e la rispondenza di tali esperienze e competenze
all’obiettivo del miglioramento della qualità della formazione complessiva dei Utenti/Allievi
• determinano la griglia di riferimento per effettuarne la selezione e la classificazione
• curano, d’intesa col DS, la valutazione della documentazione presentata dagli interessati
• definiscono i pesi dei relativi crediti formativi e gli ambiti della loro applicabilità, nel
rispetto delle normative di riferimento
• producono il quadro definitivo dei crediti ammessi e indicano i relativi punteggi
• sottopongono le risultanze all’approvazione del CdD
• provvedono alla pubblicizzazione di tali risultanze ai diretti interessati
B.4.
ATTIVAZIONE DEI PROGRAMMI COMUNITARI , NAZIONALI, REGIONALI,
PROVINCIALI E COMUNALI PER LA FORMAZIONE
Responsabilità
La Dirigenza assicura l’informazione e il supporto per l’attivazione – all’interno
dell’Istituto – di iniziative riguardanti il sistema dell’istruzione e della formazione nel
quadro dei Programmi finanziati o cofinanziati dalla UE e/o dallo Stato e/o dalle Regioni e/o Provincie, in funzione del miglioramento complessivo della qualità dei servizi e dei processi.
Funzioni coinvolte
DS; CdD; CdI; DA; Funzione obiettivo; collaboratori, Consulenti/Docenti esterni; Personale A.T.A., RD
Attività
La Direzione e le funzioni obiettivo assicurano:
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• il reperimento delle indicazioni normative e delle informazioni specifiche (Avvisi,
Bandi, ecc.) prodotti dalle istituzioni comunitarie o nazionali o regionali o provinciali e comunali preposte all’attuazione dei Programmi
• la loro raccolta e diffusione presso il personale e gli Uffici interessati
• l’individuazione dei termini per la presentazione delle idee di progetto e/o delle analisi di fattibilità all’approvazione degli Organi collegiali competenti (CdD; CdI)
• la definizione delle responsabilità per la redazione dei singoli progetti che dovranno garantire:
-
a livello d’Istituto:
•
•
-
la coerenza con i processi in atto di programmazione ed erogazione della
formazione
il rispetto delle norme e procedure del SGQ
a livello di programma comunitario:
•
il rispetto degli adempimenti formali ed operativi prescritti dai singoli Bandi
• il coordinamento dell’attività svolta dagli eventuali partner
• l’attuazione dei progetti approvati, nel rispetto:
-
della normativa vigente sulla gestione amministrativo contabile dell’Istituto
-
delle disposizioni generali dei regolamenti comunitari e nazionali riguardanti i
programmi europei, e di quelle specifiche dettate dall’Amministrazione nazionale o territoriale titolare del programma in attuazione
-
delle norme o disposizioni dettate per l’attuazione dei servizi e processi del
SGQ
• la verifica e la valutazione delle attività svolte , nel quadro:
-
delle disposizioni regolamentari e operative fissate dall’Amministrazione nazionale o territoriale titolare del programma in attuazione
-
delle norme o disposizioni dettate per l’attuazione dei servizi e processi del
SGQ, con particolare riguardo ai processi di monitoraggio e valutazione della
formazione e alle disposizioni contenute in MQ 08.3 pgf.8.3.
7.2 APPROVVIGIONAMENTI
Responsabilità
La responsabilità generale della valutazione dei fornitori è del CdI.
La Direzione identifica i fabbisogni in materia di approvvigionamento di prodotti e
servizi, indicandone le modalità sulla base delle norme vigenti.
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Il DSGA acquisisce e gestisce gli approvvigionamenti inerenti la funzionalità operativa dell’Istituto, con particolare riferimento alle infrastrutture ed alle dotazioni.
Funzioni Coinvolte
DS; CdI; GE; DSGA; Magazzino e Bilancio; Uffici amministrativi.
Attività
PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO
L’Istituto, per l’erogazione dei servizi specificati al prf. 4.1, si approvvigiona di:
• materiali e prodotti: (strumenti e macchinari; HW e SW; materiali e prodotti per la
didattica e la ricerca; generi alimentari, divise, attrezzature per la cucina, ecc.)
• servizi (pulizie; assistenza medica; manutenzione; disinfestazione e derattizzazione; lavanderia; analisi microbiologiche; assicurazioni; servizio di smaltimento
degli oli esausti, toner, cartucce di inchiostro, ecc.)
• consulenze ( docenti; consulenze esterne; ecc.)
L’acquisizione degli approvvigionamenti per

generi alimentari

servizio di lavanderia

materiale di facile consumo (cancelleria, materiali per la pulizia, lampadine,
etc.)
avviene identificando una volta l’anno i fornitori che devono essere valutati sulla base di offerte redatte in base ad un bando di gara emesso dall’Istituto con conseguente predisposizione dell’elenco dei fornitori.
Per i docenti esterni la valutazione è effettuata –qualora non intervengano specifiche
norme dettate dalla Committenza delle attività, di riferimento - attraverso la costituzione di due commissioni ad hoc (una prettamente umanistica e la seconda tecnica).
Per tutti gli altri prodotti e servizi la scelta è effettuata sulla basedelle norme stabilite
dal Regolamento di Contabilità n.394/01.
Per quanto riguarda l’approvvigionamento di attrezzature e macchinari la scelta del
fornitore tiene conto anche del parere di una Commissione tecnica creata ad hoc.
Nello specifico la Direzione definisce i seguenti criteri:
• i fornitori dei generi alimentari sono valutati sulla base del rapporto qualità-prezzo
e sul possesso di un Piano di Autocontrollo conforme al D.Lgs. n. 155/97
• i fornitori di Hardware e di Software sono valutati e selezionati sulla base delle caratteristiche del prodotto proposto e degli scostamenti dall’offerta base,
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• I fornitori di materiali e prodotti per la ricerca e la didattica sono valutati sulla base
delle caratteristiche del prodotto proposto, e dal rapporto qualità – prezzo,
• I fornitori del servizio di docenza sono valutati sulla scorta del loro curriculum ed in
particolare sull’esperienza maturata nel settore della formazione.
• I fornitori del servizio di manutenzione di Hardware e Software sono valutati sulla
base del rapporto qualità – prezzo e sulle modalità di erogazione del servizio.
• I fornitori del servizio di manutenzione ordinaria di attrezzature e macchinari sono
valutati sulla base del rapporto qualità – prezzo e sulle modalità di erogazione del
servizio
Tutti i procedimenti di approvvigionamento connessi alla normative vigenti avvengono tramite il software AXIOS che ne garantisce la registrazione e la conservazione
nelle forme prescritte dalle norme vigenti.
Per i fornitori di prodotti e servizi per i quali le norme vigenti non prevedano forme
specifiche di valutazione delle singole prestazioni (fornitori abituali), viene costituito
un apposito elenco redatto e conservato a cura del DSGA. ( Mod. MQ 07 A- Elenco
e valutazione fornitori di prodotti e servizi)
Tutte le valutazioni effettuate sono conservate a cura del DGSA.
INFORMAZIONI PER L’APPROVVIGIONAMENTO
I requisiti del prodotto/servizio da approvvigionare sono analiticamente indicati nei
documenti specifici prescritti dalle norme vigenti ( bandi di gara, richieste di preventivi, avvisi pubblici, ecc.). Tali documenti sono verificati ed approvati dal DS .
A seguito della valutazione delle offerte pervenute, che avviene secondo le prescrizioni delle norme vigenti, l’acquisizione degli approvvigionamenti è definita tramite la
formale procedura dalle norme prescritta. (Determinazioni/lettere di incarico/ordini;
contratti di appalto/disciplinari di incarico; ecc.)
Tutta la documentazione prodotta in relazione alle attività di approvvigionamento é
conservata come previsto dalle apposite procedure.
VERIFICA DEI PRODOTTI APPROVVIGIONATI
La verifica degli approvvigionamenti é effettuata secondo le modalità prescritte dalla
normativa vigente. In particolare:
• per i prodotti approvvigionati, l’attività di controllo è eseguita al ricevimento, al fine
di verificare la corrispondenza fra l’ordine ed il prodotto fornito in termini di quantità
e qualità.
• per i servizi approvvigionati, l’attività di verifica è eseguita sia in corso di erogazione del servizio in oggetto da parte della funzione interessata sia al termine attraverso la verifica del raggiungimento dei requisiti definiti nei documenti contrattuali.
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Inoltre la verifica delle forniture di beni e/o servizi è svolta in occasione dei riesami
delle diverse fasi dell’erogazione dei servizi istruzione/formazione e di integrazione/orientamento, tenendo conto anche delle valutazioni espresse dai partecipanti alle
varie azioni.
Le eventuali non conformità riscontrate in occasione delle suddette verifiche – qualora non comportino irregolarità rispetto alle norme vigenti - sono trattate nel rispetto di
quanto previsto dalle procedure gestionali associate.
7.3 TENUTA SOTTO CONTROLLO DEI DISPOSITIVI DI MONITORAGGIO E DI MISURA
Responsabilità
Il Responsabile di ciascun laboratorio assicura la corretta gestione delle apparecchiature di misura.
Funzioni Coinvolte
Responsabili dei laboratori
- RD
Attività
L’Istituto provvede – tramite azioni dirette o affidamenti a manutentori autorizzati - a
garantire il corretto funzionamento delle apparecchiature e degli strumenti propedeutici alla realizzazione delle attività di Istruzione e Formazione e di Sostegno e Orientamento.
7.4. DOCUMENTAZIONE DI RIFERIMENTO
-
PSI 01- Progettazione formativa
-
PSI 02 – Accoglienza e informazione al cliente
-
PGE 07- Manutenzione e tarature attrezzature di misura
-
Mod. MQ 07 A – Elenco e valutazione fornitori di prodotti e servizi
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