INVENTARIO
IL SOFTWARE INVENTARIO
Dopo avere cliccato sull’icona corrispondente al programma INVENTARIO, il computer
provvederà a dare inizio all’esecuzione del programma. L’accesso al programma è però condizionato
dall’immissione da parte dell’Utente di una parola d’ordine o password. Tale “limitazione” è
chiaramente motivata dalla dovuta cautela del Consegnatario nei confronti di altre persone che,
viceversa, avrebbero libero accesso al programma e ai dati in esso contenuti.
La normativa assegna a Funzionari denominati Consegnatari (art. 2 del D.P.R. 30/11/1979 N.
718) la piena e personale responsabilità della tenuta delle scritture contabili.
Saranno, quindi, innanzi tutto i singoli Consegnatari gli utilizzatori del software o persone da loro
delegate; l’accesso alle singole procedure del programma deve essere organizzato e diretto dal
Consegnatario.
A tale proposito il software contiene una procedura “GESTIONE ACCESSI” che consente al
Consegnatario di avere sempre il controllo e la supervisione sulla gestione dei beni.Il NOME UTENTE
di default, cioè quello assegnato a tutti, è SUPERVISOR così come la PASSWORD è uguale a
SUPERVISOR.
Alla
comparsa
della
videata
bisogna
indicare,
la
dicitura
SUPERVISOR.
Successivamente, se si vogliono modificare il nome utente e la password, è necessario selezionare
l’apposita procedura “Gestione Accessi”.
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Fax 667551 - Amm. 667550 - e-mail: [email protected] - http://www.argosoft.it
1
INVENTARIO
Questo passaggio obbligato rappresenta la chiave di accesso al programma. Qualora sia
visualizzato il messaggio “ACCESSO NEGATO” è necessario ridigitare meglio la Password perché
probabilmente è stata digitata in maniera errata. Superata la fase precedente sarà visualizzata la
videata contenente le informazioni sul primo utilizzo del programma.
Se non si vuole consultare la finestra ogni volta che apriamo il programma, basta (dopo avere
“fedelmente” eseguito quanto suggerito) cliccare in basso a sinistra nel quadratino indicante “ non
mostrare questa finestra al prossimo avvio”.
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INVENTARIO
PRIMO UTILIZZO
Il software consente la gestione completa di tutti i beni in dotazione alla Scuola. Infatti,
cliccando sull’icona in alto a destra
è possibile specificare la provenienza del bene. La tipologia
d’appartenenza del bene è la seguente:
‰
Beni dello Stato
‰
Beni della Provincia
‰
Beni della Regione
‰
Beni del Comune
‰
Beni Propri
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3
INVENTARIO
Questa versione del manuale riguarda la sola gestione dei beni propri e d’altra provenienza
(Provincia, Regione,
Comune). All’installazione del programma saranno richiesti delle informazioni
molto utili:
• DATI GENERALI
• BENI DA GESTIRE
• OPZIONI
DATI GENERALI
• UFFICIO = nome dell’ufficio che ha in uso il programma e ha il compito della tenuta
• CONSEGNATARIO = nome e cognome del Consegnatario
• INDIRIZZO = indirizzo dell’Ente che ha in uso il programma
• DATA INIZIO SCRITTURE MECCANIZZATE = indicare obbligatoriamente la data di inizio
delle scritture contabili meccanizzate
Quest’indicazione segna la linea di demarcazione tra la gestione precedente e la nuova
meccanizzata, garantendo al contempo la continuità delle scritture attraverso la procedura STORICO.
Viene automaticamente proposto 01/01/1998.
BENI DA GESTIRE
Questa Permette di scegliere la tipologia dei beni ( Regione, Provincia, Comune ). L’operatore
cliccando sulle opzioni Beni dello Stato, Beni della provincia, Beni della Regione, Beni del Comune,
Beni propri, attuerà le variazioni.
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INVENTARIO
OPZIONI
Attivando l’opzione “ Visualizza modifiche del prezzo sui registri “ qualsiasi variazione di prezzo
effettuata nel corso degli anni, sarà riportata nelle stampe dei registri.
Cliccando sulla sincronia delle varie tabelle, il programma riproporrà dalle tabelle
contrassegnate dall’operatore, i dati inseriti nelle altre gestioni beni.
Dopo avere inserito i dati e avere controllato l’esatta digitazione degli stessi, cliccando su OK si
ha l’accesso al programma.
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INVENTARIO
MENÙ PRINCIPALE
Il programma ha una struttura ad albero ed è articolato in cinque procedure principali. Possiamo
immaginarne l’organizzazione come un libro di continua consultazione dal nome Inventario, composto
da 5 capitoli, all’interno dei quali vi sono altri sottocapitoli. Vi saranno nel nostro ipotetico libro dei
capitoli che consulteremo sempre ed altri meno. Le procedure sono nell’ordine:
1. SERVIZI
2. INVENTARIO
3. STAMPE
4. TABELLE
5. ALTRO
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INVENTARIO
Alcune procedure saranno utilizzate raramente o usate solo in determinati momenti, ad
esempio all’atto dell’installazione o per cambio Consegnatario.
Per accedere alle varie procedure occorre cliccare con il pulsante del mouse sulla barra di
menù in alto, o sulle icone corrispondenti alla procedura sottostanti ad essa.
È consigliabile (ma non obbligatorio) attivare la prima volta la procedura TABELLE e
personalizzarsi con le informazioni specifiche dell’Ufficio Consegnatario le varie tabelle (Fornitore,
Collocazione Beni –Sedi, Ubicazioni, ecc.)
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INVENTARIO
SERVIZI
Questa procedura è utilizzata per l’USCITA dal programma e per selezionare il tipo di
stampante in uso. La lista delle stampanti è rilevata dalle Impostazioni stampanti di Windows
95/98/NT.
COPIE DI SICUREZZA
Al fine di tutelare il lavoro che viene svolto è indispensabile produrre periodicamente le copie di
sicurezza dei dati contenuti nel programma. In caso di blocco irreversibile del programma o del
computer, o se si subisce un furto, sarà sufficiente reinstallare il programma e trasferire le copie di
sicurezza per poter riprendere il lavoro dal punto in cui ci si era fermati.
Il file che contiene tutti i dati del programma Inventario si chiama InventA e per default si trova
nella cartella ARGO/SQLDatabase. Il file in base ai dati contenuti può raggiungere dimensioni pari a
diverse decine di Mb; ciò significa che, in genere, pur comprimendo l’archivio, difficilmente la copia
può essere contenuta in un solo dischetto. In caso di ripristino, il file spezzato su più dischetti viene
automaticamente “ricucito” dalla procedura a patto che non si verifichi alcuna interruzione derivante da
difetti del supporto magnetico utilizzato. Suggeriamo pertanto di procedere, parallelamente alla
creazione di copie su floppy disk, con la copia “fisica” del file InventA su supporti alternativi, come
dischi IOMEGA, su CD-ROM, su unità (computer remoti) appositamente destinate al mantenimento
delle copie degli archivi.
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INVENTARIO
CREA COPIA
Questa funzione consente di comprimere il file origine; quindi si potrà scegliere se creare il file
di backup (copia) in floppy disk (A) oppure su altra destinazione (ad esempio l’unità remota G che è
un semplice computer destinato a raccogliere le copie di sicurezza). In tale contesto è possibile
specificare se e quando si vuole un avviso che ricordi di effettuare una nuova copia.
RIPRISTINA COPIA
Occorre specificare l’unità sorgente ed indicare il nome del file ( il pulsante Sfoglia semplifica
l’eventuale immissione di tale dato). Si fa presente che dal menù Argo è sempre attiva la procedura
(indipendente) di Copia/Ripristino di backup. Infatti è possibile selezionare anche il sistema con il
quale si vuole effettuare la copia o ripristinarla (Pkzip/Pkunzip, Backup/Restore, Backup di Windows).
Suggeriamo di scegliere il metodo che utilizza Pkzip.exe e Pkunzip.exe in quanto esso è compatibile
con qualsiasi sistema operativo. Inoltre basta che siano presenti i due files senza dovere intervenire
sulle configurazioni del computer.
Attivando Pkzip.exe le informazioni contenute nei files vengono”compresse” ed occuperanno
quindi meno spazio senza alterare in alcun modo il contenuto degli stessi.
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INVENTARIO
INVENTARIO
La seconda procedura, denominata INVENTARIO, si articola in otto sottoprocedure, alcune
delle quali hanno ulteriori livelli di sottoprocedure come si vede dallo schema seguente:
1.
QUADRO STORICO
2.
BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE
3.
CARICO
4.
FUORI USO
5.
SCARICO
6.
BUONI A VALORE
7
RICERCA/MODIFICA: Beni in attesa di inventariazione; Carico; Fuori Uso; Scarico; Buoni
a valore
8
SPOSTAMENTO BENI
9
RICOGNIZIONE
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INVENTARIO
QUADRO STORICO
La compilazione del Quadro Storico consente:
‰
al Consegnatario che inizia per la prima volta ad utilizzare le scritture contabili
meccanizzate, di allineare immediatamente i dati esistenti alla data dell’avvio della
meccanizzazione, SENZA DOVER SUBITO INSERIRE ANALITICAMENTE TUTTI I BENI
GIÀ IN CARICO.
‰
Ai Consegnatari che avevano un precedente programma (Argo), è consentito utilizzando la
procedura di travaso, prevista dal programma, di avere i dati precedenti già pre-caricati ed
adattati al nuovo formato.
Con questa procedura si gestisce quindi il passaggio della tenuta dei registri contabili da manuale ad
automatizzata o da vecchia automazione a nuova automazione. Il programma richiederà delle
informazioni che segnano la linea di demarcazione tra il precedente modo di tenuta delle scritture e il
nuovo. Così si ha CONTINUITÀ nelle scritture.
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INVENTARIO
Per ogni CATEGORIA vengono richiesti /visualizzati:
• numero beni e valore dei beni che compongono l’inventario chiuso alla data indicata dal
Consegnatario all’atto dell’installazione. È importante che questi dati siano esatti
• numero beni e valore dei beni assunti in CARICO o SCARICATI fino alla data antecedente
il giorno d’installazione del programma e quindi della tenuta delle scritture contabili
meccanizzate. È importante che questi dati siano riportati in maniera esatta
RIVALUTAZIONI: eventuali rivalutazioni sopravvenute
Alla fine il programma darà il TOTALE RIEPILOGATIVO come NUMERO DI BENI e VALORE e
dovrà corrispondere esattamente con le scritture contabili aggiornate alla data indicata. Verrà data dal
programma anche l’informazione inerente il prossimo numero di inventario che verrà assegnato per
quella determinata categoria. Quest’ultimo numero sarà quello che verrà automaticamente proposto
all’atto del caricamento del primo bene in carico nella categoria indicata.
Attraverso questa procedura avremo: in termini quantitativi una precisa continuità con il
passato; l’allineamento con le scritture e quindi l’immediata operatività.
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INVENTARIO
Tra parentesi, nella procedura viene indicato “(dati in archivio)”, infatti, per gli Uffici
Consegnatari che passano dalla gestione manuale alla gestione automatizzata si ha la possibilità di
inserire tutte le informazioni dei singoli beni precedenti l’automazione in maniera graduale e
successiva all’utilizzo del programma. I beni così inseriti verranno conteggiati dal programma e il
quadro storico AGGIORNATO AUTOMATICAMENTE.
La compilazione dei dati precedenti l’automazione nel computer non è obbligatoria, se lo si fa
però si avrà l’intero inventario dei beni mobili su supporto magnetico, con chiari ed evidenti vantaggi.
Come abbiamo invece detto, obbligatorio è l’inserimento del N.TOTALE BENI e VALORE suddiviso
CATEGORIA per CATEGORIA.
Così abbiamo in maniera semplice ed esatta in ogni momento il controllo sul lavoro svolto fino a
quel momento perché l’aggiornamento automatico del quadro storico avviene anche per i beni che
vengono immessi dalla data dell’installazione stessa; quindi attraverso questa procedura abbiamo la
“fotografia” e il monitoraggio della situazione inventariale.
All’interno della procedura, in basso a sinistra, vi sono delle icone che rappresentano ognuna
una certa funzione che verrà attivata cliccando su di essa; infatti posizionandosi su ogni icona si
visualizzerà un microhelp e quindi una descrizione della funzione svolta dall’icona.
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INVENTARIO
BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE
Questa procedura serve per registrare dei beni già ricevuti ma che verranno inventariati in un
secondo momento. Attivando questa procedura si apre la relativa finestra nella quale i campi da
compilare sono:
CATEGORIA: categoria di appartenenza del bene; è un campo di tipo tabellare; cliccando su
è possibile visualizzare i codici e le descrizioni delle categorie inserite nella relativa tabella;
quindi selezionare la categoria prescelta cliccando con il pulsante del mouse.
CODICE PRODOTTO: indicare il codice del prodotto relativo alla categoria introdotta; è un
campo di tipo tabellare; infatti cliccando su
si attiva la procedura di ricerca che da la
possibilità di richiamare qualsiasi prodotto con il relativo codice a patto che sia stato
precedentemente inserito nella tabella prodotti. Una volta scelto il codice la relativa descrizione
verrà automaticamente inserita nell’apposito campo
CODICE SETTORE:è il codice del settore merceologico e viene “prelevato” automaticamente
dall’apposita tabella
DESCRIZIONE /TITOLO: è la descrizione del bene o il titolo della pubblicazione per la 2°
Categoria; se non si è già inserito il codice questo campo è ancora vuoto quindi bisognerà richiamare
la procedura di ricerca alla quale, come già detto, si accede cliccando sull’apposita icona
avere selezionato il nostro prodotto il relativo codice verrà inserito automaticamente
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Dopo
INVENTARIO
SOTTOCATEGORIA: eventuale sottocategoria che si è precedentemente inserita
attraverso la procedura TABELLE. La sottocategoria è strettamente legata alla categoria e fa
riferimento alle colonne previste dalla C.M. 253 che dispone l’accorpamento dei beni in un’unica
categoria con la suddivisione all’interno di questa in sottocategorie o colonne (es. mobilio, materiale
didattico e scientifico, gabinetti e laboratori scientifici)
MATRICOLA /TELAIO: eventuale matricola del bene o numero di telaio per la VI Categoria.
Questo campo non esiste nella II Categoria
NOTE: eventuali note che si vogliono introdurre per quel particolare bene
MARCA/EDITORE: è la marca del prodotto; o l’editore del libro per gli inserimenti di 2°
Categoria
AUTORE/TARGA: l’autore della pubblicazione solo per gli inserimenti di 2° Categoria o per gli
inserimenti della VI Categoria ( la targa del veicolo)
PREZZO: è il valore del bene espresso secondo le disposizioni previste dalla Circolare del
Ministero dell’Economia e delle Finanze del 4 ottobre 2001.
STATO: è la condizione del bene ( nuovo, usato, inservibile). Per default viene proposto Nuovo
QUANTITA’: è il numero di beni uguali che si registrano
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INVENTARIO
CARICO
È la procedura che si userà più frequentemente e consente l’introduzione dei nuovi beni presi in
carico; rappresenta la parte dinamica dell’inventario.
L’introduzione dei beni appartenenti al Giornale di Entrata e Uscita prevede tutte le informazioni
necessarie alla stesura del buono di carico. L’operazione quindi da attivare alla consegna di nuovi
beni da assumere in carico è data dall’emissione del buono di carico che si attua con questa
procedura.
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INVENTARIO
All’interno della finestra in alto a sinistra si notano 2 titoli: Buono di carico e Elenco beni; a
ogni titolo corrisponde una finestra in cui introdurre le informazioni che compongono una parte del
buono di carico; in particolare nella finestra Buono di carico si introdurranno le informazioni di
“testata” (Amministrazione., Ufficio, ecc.) e di “coda” (Movimento Patrimoniale, Movimento Finanziario
ecc.) del buono di carico.
Nella finestra avente il titolo Elenco beni si introdurranno le informazioni inerenti i beni, che
rappresentano il “corpo” del buono di carico.
Cliccando con il pulsante del mouse sul titolo Buono di carico verranno richieste le seguenti
informazioni:
Dati relativi al movimento patrimoniale
• Tipo = il tipo del movimento viene dato in automatico dal programma, essendo nella fase di
carico sarà evidenziato AUMENTO
• Causale =Indicare la causale appropriata; è un campo di tipo tabellare e vi sono pre-caricati
i codici previsti dalle disposizioni
• Data = Data del movimento patrimoniale; È QUINDI LA DATA DEL BUONO DI CARICO;
sarà la stessa che verrà contestualmente assegnata ai singoli beni che compongono il
buono, viene automaticamente proposta la data odierna
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INVENTARIO
•
Numero buono = Numero progressivo del buono di carico, viene automaticamente
proposto dal programma il quale in caso di errore di digitazione o di forzatura del numero
effettua tutti i controlli necessari ad impedire errori essendo il modello, soggetto a
rendicontazione. Il numero è progressivo per anno solare
•
Data consegna = Data consegna merce
•
Provenienza / Fornitore = Fornitore dei beni è un campo di tipo tabellare; si riferisce alla
tabella PROVENIENZA è opportuno pre-caricare la tabella fornitori dall'apposita procedura
immettendo nella stessa le generalità dei Fornitori ricorrenti
È IMPORTANTE che siano introdotte nella tabella suddetta il codice fiscale o partita I.V.A. della
ditta fornitrice o il codice Consegnatario nel caso di altra Amministrazione, in quest’ultimo caso il
codice consegnatario deve essere introdotto nel campo Cod. Fiscale. Oltre al codice fiscale bisogna
inserire nell’appropriata tabella la descrizione esatta, queste due informazioni sono utili perché nella
stampa del buono di carico, che sarà eseguita al termine dell’immissione dei dati, debbono essere
indicati i riferimenti dell’operazione che sono comprensivi di queste due informazioni, viceversa, il
buono sarebbe incompleto.
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INVENTARIO
Dati relativi al movimento finanziario
•
Amministrazione = Codice dell’Amministrazione che effettua la spesa, è un campo di
tipo tabellare
•
Capitolo = Numero del capitolo del bilancio dello Stato sul quale viene effettuata la
spesa; è un campo di tipo tabellare
Dati relativi al documento
•
Documento = Tipo del documento; è un campo di tipo tabellare e la tabella ha precaricati i diversi tipi di documento
Numero del documento
Data del documento
Dati relativi al tipo di contratto
Tipo= tipo contratto; è un campo di tipo tabellare
Numero= del tipo di contratto o dell’ordine
Data= del contratto o dell’ordine
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INVENTARIO
Dopo avere inserito le informazioni fisse del Buono di carico, bisogna cliccare con il pulsante sinistro
del mouse sul titolo Elenco Beni; appare una finestra vuota dove occorre cliccare sull’icona in basso
a sinistra
Inserisci. Verranno richieste per ogni bene che deve essere preso in carico le seguenti
informazioni:
Categoria: categoria d’appartenenza del bene; è un campo di tipo tabellare; cliccando sul
pulsante
è possibile attingere ai codici delle categorie inserite nella relativa tabella. Selezionare la
categoria prescelta e cliccare con il pulsante del mouse. Secondo quanto previsto dalla C.M. 253 i
beni mobili dovrebbero appartenere ad un’unica categoria e quindi avere un’unica numerazione
inventariale, suddividendosi tuttavia per sottocategorie o colonne.
Numero Inventario: è AUTOMATICAMENTE gestito dal programma, però è lasciata la
possibilità al Consegnatario di modificare, mantenendo sempre la numerazione progressiva e
cronologica per categoria (art. 11 D.I. 28/05/1975). Il programma attua tutti i controlli sull’input al
fine di evitare errori
Codice/prodotto: indicare il codice del prodotto; relativo alla categoria introdotta, è un campo
di tipo tabellare e quindi la descrizione dei prodotti è indicata nella tabella specifica richiamabile
anche da questo punto del programma
Codice settore: è il codice del settore merceologico che il programma “preleva” in modo
automatico dalla tabella dei prodotti; è associato al prodotto scelto
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INVENTARIO
Descrizione = È la descrizione del bene; se si è precedentemente digitato o richiamato dalla
tabella apposita il codice prodotto, la descrizione verrà visualizzata automaticamente e quindi si può
passare al campo successivo. Nell’ipotesi che si voglia aggiungere qualcosa alla descrizione è
possibile farlo. (es.: la descrizione “sedia” può essere integrata da “con braccioli” oppure “senza
braccioli” permettendo l’esatta descrizione e mantenendo lo stesso codice. Questo ci consentirà di
poter avere successivamente ad esempio: tutte le sedie in dotazione con braccioli, tutte le sedie
senza braccioli, ecc.). È campo di tipo tabellare e la tabella prodotti è richiamabile anche dal campo
descrizione.
Sottocategoria: eventuale sottocategoria che si è precedentemente inserita attraverso la
procedura TABELLE. La sottocategoria è strettamente legata alla categoria, essa si rifà alle colonne
previste dalla C.M. 253 che prevede l’accorpamento dei beni in un’unica categoria con la suddivisione
all’interno di questa in sottocategorie o colonne (es. mobilio, materiale didattico e scientifico, gabinetti
e laboratori scientifici).
Matricola: eventuale matricola del bene
Note: Eventuali note che si vogliono introdurre per quel particolare bene
Marca: È la marca del prodotto, laddove è presente
Sede: Stabile dove è ubicato il bene (es. Sede Centrale, Direzione Generale, Ufficio Provinciale
ecc.). È un campo di tipo tabellare e quindi è necessario preventivamente aggiornare la tabella
apposita in modo da selezionare in questa fase il codice corrispondente allo stabile
Ubicazione: è la stanza dove è fisicamente allocato il bene; è un campo di tipo tabellare e
quindi valgono tutte le indicazioni date in precedenza per questo tipo di campi. L’ubicazione è
estremamente importante per ovvi motivi; infatti la stampa dei beni suddivisi per ubicazioni è da
apporre dietro le porte di ogni stanza. La scheda sarà estratta dalle informazioni inerenti i singoli
stabili e le ubicazioni così come la gestione degli spostamenti dei beni, attinge naturalmente da questi
campi per tenere “contabilità” degli spostamenti di ogni bene
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INVENTARIO
Prezzo: si tratta del valore del bene e rappresenta l’elemento che fornisce la valutazione
dell’inventario; è importante porre attenzione nell’immettere il valore esatto; sarà possibile modificare il
valore del bene se si è erroneamente inserito un valore errato; questa possibilità è data perché
introduciamo dei beni che sono già su supporto cartaceo riportati sul Registro Inventario se per errore
introduciamo valori in più o in meno nel calcolo finale del quadro storico vi sarebbe un disallineamento
che ci indurrebbe a ricercare l’errore nel valore di qualche bene
Stato: condizione del bene (Nuovo, Usato, Inservibile) viene proposto di default Nuovo
Quantità: N. Beni uguali che si prendono in carico (es. 20 sedie); se la quantità è maggiore di 1
il programma assegnerà automaticamente ai beni il numero inventario progressivo e proporrà le
stesse informazioni per tutte le 20 sedie; quasi sempre però i beni vengono smistati alle varie sedi e
stanze.
Relativamente al carico cumulativo di beni, dopo il SALVATAGGIO che viene eseguito
cliccando sull’icona
uscita
e dopo l’uscita dalla maschera di introduzione dei beni cliccando sull’icona di
il programma visualizzerà tutti i beni caricati e consentirà uno per uno di assegnare l’esatta
sede e ubicazione di destinazione oltre che la matricola o eventuali note ecc.
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INVENTARIO
In questa fase si possono scorrere e controllare i beni immessi nel buono di carico utilizzando le
funzioni rappresentate dalle icone presenti sulla barra degli strumenti: Inserisci, Modifica, Cancella.
Dopo avere controllato che tutte le informazioni immesse siano corrette, è necessario
memorizzare le immissioni attraverso l’icona di salvataggio
;poi è possibile stampare il Buono di
Carico e quindi uscire dalla procedura di carico.
FUORI USO
Questa procedura serve per registrare quei beni che per qualche motivo non vengono più
utilizzati e che verranno scaricati in un secondo momento.
Attivando questa procedura si visualizza una finestra con due titoli: FUORI USO e ELENCO
BENI.
Nel FUORI USO le informazioni richieste sono:
•
DATA = è la data di registrazione del fuori uso
•
PROGRESSIVO = è il numero progressivo del fuori uso che stiamo registrando
•
CAUSALE= è il motivo del fuori uso (stato del bene inservibile o obsoleto etc.)
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23
INVENTARIO
•
TIPO= è il genere di fuori uso; se stiamo registrando dei beni che faranno parte del verbale
da inviare all’ UTE selezioniamo la voce VERBALE UTE, se invece stiamo registrando dei
beni il cui fuori uso è stato autorizzato da un decreto selezioneremo la voce DECRETO
•
DATA= è la data del verbale o del decreto
•
NUMERO= è il numero del verbale o del decreto
Cliccando su ELENCO BENI si visualizza una finestra con due icone in basso a sinistra:
Aggiungi
e Cancella
Cliccando su Aggiungi si attiva la procedura di ricerca attraverso la quale è possibile richiamare
qualsiasi bene per poi selezionarlo ed inserirlo nel fuori uso che stiamo compilando.
L’icona Cancella serve per eliminare un bene che abbiamo inserito per errore nel fuori uso.
Infatti basterà selezionare il bene cliccando con il pulsante del mouse (apparirà sulla sinistra una
piccola grata rossa) e poi cliccando su Cancella il bene verrà eliminato. Infine occorre cliccare
sull’icona Salva
per registrare il fuori uso.
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24
INVENTARIO
SCARICO
È la procedura che consente lo scarico dei beni, che sarà riportato nell’inventario per la parte
USCITA. L’operazione quindi da attivare per lo SCARICO di beni sul registro inventario è data
dall’emissione del buono di SCARICO che si attua con questa procedura.
All’interno della finestra, (così come è organizzato il CARICO dei beni), in alto a sinistra si
notano 2 titoli : Buono di scarico e Elenco beni; a ogni titolo corrisponde una finestra in cui
introdurre le informazioni che compongono una parte del buono di scarico, in particolare nella finestra
Buono di scarico si introdurranno le informazioni di testata (Amministrazione, Ufficio, Cod.
Consegnatario ecc.) e di coda (Mov. Patrimoniale, Mov. Finanziario ecc.) del buono di scarico.
Nella finestra avente il titolo Elenco beni si introdurranno le informazioni inerenti i beni che
rappresentano il “corpo” del buono di scarico. Cliccando con il pulsante del mouse sul titolo Buono di
scarico verranno richieste le seguenti informazioni:
Data del buono di scarico = sarà la stessa che verrà contestualmente assegnata ai singoli
beni che compongono il buono
Numero buono = Numero progressivo del buono di scarico; viene automaticamente proposto
dal programma il quale, in caso di errore di digitazione o di forzatura del numero, effettua tutti i
controlli necessari ad impedire errori, essendo il modello soggetto a rendicontazione
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INVENTARIO
Data consegna = Data consegna al Destinatario della merce
Destinazione = Destinatario dei beni; è un campo di tipo tabellare. Per avere quindi agevolato il
lavoro di immissione dati è opportuno precaricare la tabella “Destinatari” dall'apposita
procedura, immettendo nella stessa, le generalità dei Destinatari ricorrenti;
Dati relativi al Movimento patrimoniale
Tipo = il tipo del movimento: viene dato in automatico dal programma, essendo nella fase di
scarico sarà evidenziato DIMINUZIONE
Causale= Indicare la causale appropriata; è un campo di tipo tabellare e vi sono precaricati i
codici previsti dalle disposizioni
Data = Data del movimento patrimoniale: È QUINDI LA DATA DEL BUONO DI SCARICO; sarà
la stessa che verrà contestualmente assegnata ai singoli beni che compongono il buono
Dati relativi al movimento finanziario
Amministrazione = Codice dell’Amministrazione che effettua la spesa, è un campo di tipo
tabellare
Capitolo = Numero del capitolo del bilancio dello Stato sul quale viene effettuata la spesa; è un
campo di tipo tabellare
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INVENTARIO
Dati relativi al documento
Documento = Tipo del documento, è un campo di tipo tabellare e la tabella ha pre-caricati i
diversi tipi di documento.
Numero del documento
Data del documento
Dati relativi al tipo di contratto
Tipo = tipo contratto; campo di tipo tabellare
Numero del tipo contratto o ordine
Data del contratto o ordine
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INVENTARIO
Dopo avere inserito le informazioni fisse del Buono di Scarico, bisogna cliccare con il pulsante
sinistro del mouse sul titolo Elenco Beni; appare una maschera vuota e bisogna cliccare sull’icona in
basso a sinistra
.
Quindi inserire per ogni bene che deve essere scaricato la Categoria e il Numero Inventario,
oppure solo la Descrizione, oppure solo i primi caratteri della Descrizione. Esempio: se introduciamo
come primi caratteri della descrizione MAC e clicchiamo sull’opzione in alto CERCA.
Il programma cercherà tutti i beni che soddisfano la condizione aventi come iniziali della
descrizione i caratteri MAC; (es. MACCHINA DA SCRIVERE, MACCHINA CALCOLATRICE, ecc) Più
informazioni si danno e tanto più la scelta sarà selettiva.
Nel caso in cui più di un bene soddisfi la condizione, l’utente selezionerà i beni o il bene che
deve essere scaricato. Per scegliere il bene da scaricare basta cliccare sulla riga riportante il bene e
la riga automaticamente viene EVIDENZIATA; si possono naturalmente scegliere più beni, cliccando
sulla riga di appartenenza; premendo per ognuno il tasto CTRL si vedranno le righe evidenziate,
scelto il bene o i beni da scaricare bisogna cliccare in alto su OK se ne vogliamo selezionare un
gruppo contiguo basta:
•
cliccare sul prossimo bene
•
premere il tasto SHIFT
•
cliccare sull’ultimo bene del gruppo
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INVENTARIO
Se si intende annullare la scelta cliccare su ANNULLA; se la visualizzazione dei beni si vuole fare in un
ordine diverso da quello di default, che è per CATEGORIA e NUMERO INVENTARIO, basta cliccare su
ORDINA e si può impostare un diverso ordinamento di visualizzazione, ad esempio, se lo si vuole in
ordine di SEDE o in ordine di SEDE ed UBICAZIONE, la stampa dei beni visualizzati si esegue
cliccando su STAMPA.
Confermando con OK si vedrà l’elenco dei beni che compongono il BUONO DI SCARICO; se
s’intende scaricarne altri, ripetere la procedura cliccando sull’icona
Aggiungi
Dopo avere controllato che tutte le informazioni immesse sono corrette, è necessario
memorizzare le immissioni attraverso l’icona di salvataggio
e STAMPARE IL BUONO DI
SCARICO, quindi uscire dalla procedura di REGISTRAZIONE del BUONO.
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INVENTARIO
BUONI A VALORE
È una procedura che si userà raramente e consente l’introduzione di beni a solo VALORE.
L’introduzione dei beni appartenenti al Giornale d’Entrata e Uscita prevede tutte le informazioni
necessarie alla stesura del buono di carico.
Il programma prevede l’emissione di buoni a valore in aumento e in diminuzione. La procedura
è uguale alla precedente riguardante il carico. Nella finestra in alto a sinistra si notano 2 titoli: Buono
a valore e Elenco beni; a ogni titolo corrisponde una finestra in cui introdurre le informazioni che
compongono una parte del buono di carico, in particolare nella finestra Buono a valore si
introdurranno le informazioni di “testata” (Amministrazione, Ufficio, Cod. Consegnatario ecc.) e di
“coda” (Mov. Patrimoniale, Mov. Finanziario ecc.) del buono di carico.
Nella finestra avente il titolo Elenco beni bisogna invece andare a ricercare il bene o i beni per i
quali emettere il buono a valore. Selezionato il bene, il programma, consente la sola introduzione della
nuova variazione (es. un opuscolo di aggiornamento per un’enciclopedia del valore di € 516,00 che
viene spedito annualmente e il cui costo è € 35,00 sarà quest’ultimo valore la nuova variazione).
Gli estremi del buono a valore verranno introdotti nel giornale di entrata ed uscita nella colonna
“annotazioni”, con il numero progressivo di operazione e con gli estremi del buono nella colonna
Annotazioni.
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INVENTARIO
RICERCA/MODIFICA
È la procedura che consente di ricercare i Beni precedentemente immessi per poterli
visualizzare e/o modificare o stampare. La procedura si articola in ricerca di: Beni in attesa di
inventariazione, Carico, Fuori Uso, Scarico, Buoni a valore. Selezionando la procedura, viene richiesto
il PERIODO IN CUI EFFETTUARE LA RICERCA, indicare la data di inizio e di fine all’interno della
quale eseguire le ricerche. Selezionando la procedura di cui si vuole effettuare la ricerca, viene
visualizzata la maschera di ricerca dove è possibile introdurre le chiavi di ricerca. Ad esempio se si
intende ricercare il Buono di Carico n. 1 che abbiamo immesso in una data all’interno delle date di
riferimento introdotte prima, basta eseguire le seguenti operazioni:
•
con il mouse posizionarsi sotto la colonna N.BUONO o posizionarsi sulla colonna
utilizzando il tasto di TABULAZIONE della tastiera
• cliccare e digitare il n. 1
• cliccare sul pulsante CERCA
Se presente in archivio, il programma visualizzerà tutti i beni che compongono il Buono di
Carico n. 1. Se intendiamo vedere tutte le informazioni inerenti un singolo bene del buono, basta
selezionarlo posizionandosi sulla riga e cliccare su OK.
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INVENTARIO
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INVENTARIO
Nell’impostazione della ricerca si possono utilizzare più righe delle colonne; ad esempio, nella
colonna Categoria intendiamo cercare: della categoria 2 il bene con numero inventario 4, della
categoria 2 il numero inventario 70, della categoria 2 il numero inventario 100 e della categoria 5 il
numero inventario 18; basta eseguire le seguenti operazioni:
•
sotto la colonna categoria alla riga 1 introdurre 2
•
sotto la colonna Num. Inventario sempre riga 1 introdurre 4
•
sotto la colonna categoria alla riga 2 introdurre 2
•
sotto la colonna Num. Inventario sempre riga 2 introdurre 70
•
sotto la colonna categoria alla riga 3 introdurre 2
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INVENTARIO
•
sotto la colonna Num. Inventario sempre riga 3 introdurre 100
•
sotto la colonna categoria alla riga 4 introdurre 5
•
sotto la colonna Num. Inventario sempre riga 4 introdurre 18
Cliccando sull’opzione CERCA verrà effettuata la ricerca dei beni richiesti
Gli articoli che risultano scaricati sono evidenziati dalla scritta SCARICATO in rosso.
Altre funzioni sono:
ANNULLA operazione eseguita o ritorna al menù precedente;
Esegue un ORDINAMENTO che scegliamo. Di default i beni vengono visualizzati
in ordine di CATEGORIA e NUMERO di INVENTARIO;
STAMPA dei beni visualizzati
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INVENTARIO
È possibile anche effettuare delle ricerche più sofisticate; infatti cliccando in alto a sinistra si
sceglie il criterio di ricerca: IMMEDIATO viene dato da default ed è la procedura vista
precedentemente; quello AVANZATO richiede che vengano immesse ulteriori informazioni al fine di
concatenare diverse chiavi di ricerca.
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INVENTARIO
Facciamo un esempio:
Intendiamo ricercare tutti i beni appartenenti alla Categoria 1 (BENI MOBILI) della
sottocategoria (STAMPANTI) che sono in dotazione presso la Sede SUCCURSALE
Sotto la prima intestazione COLONNA dovrò selezionare il campo
CAT. (CATEGORIA)
Sotto l’intestazione OPERATORE il segno =
Sotto l’intestazione VALORE dovrò digitare 1 che è la categoria che intendo cercare (Beni
Mobili)
A destra dell’intestazione VALORE devo selezionare il connettivo E
Nella seconda riga sempre sotto l’intestazione COLONNA dovrò digitare SOTTOCATEGORIA
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INVENTARIO
Sotto l’intestazione VALORE dovrò digitare il codice assegnato in tabella alla sottocategoria
STAMPANTI
A destra dell’intestazione VALORE devo selezionare il connettivo E
Nella terza riga sempre sotto l’intestazione COLONNA dovrò digitare SEDE
Sotto l’intestazione VALORE dovrò digitare il codice assegnato in tabella alla SEDE Direzione
Generale
Elencate così le condizioni di ricerca basta selezionare CERCA e verranno elencati (se sono
presenti) i beni che corrispondono a tale condizione di ricerca
Si tratta di una funzione di ricerca che consente praticamente di fare qualsivoglia ricerca e poi
STAMPARE le liste dei beni da noi selezionati.
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INVENTARIO
SPOSTAMENTI
Questa procedura consente la gestione degli spostamenti fisici subiti dai vari beni nel corso del
tempo. L’operazione di spostamento del bene o di beni è necessario che sia registrata. Per ogni bene
si deve potere avere in qualsiasi momento l’esatta collocazione come Sede o stabile ed Ubicazione o
stanza; ciò anche per la conseguente stesura dell’elenco “ PER UBICAZIONE “ da apporre dietro la
porta d’ogni stanza.
Grazie a questa procedura si avrà la possibilità di conoscere successivamente tutti gli
spostamenti subiti dai vari beni nel corso del tempo con l’esatta indicazione dei periodi della sede e
dell’ubicazione. È necessario per potere ricercare i beni scegliere l’icona Aggiungi beni da spostare
: viene visualizzata la finestra di RICERCA, si inseriscono i beni o il bene che intendiamo spostare
e si sceglie l’opzione
; una volta trovato o trovati i beni richiesti è necessario SELEZIONARLI
cliccando sulla riga di visualizzazione dei beni; si vedrà il bene evidenziato, scegliere l’opzione
e i beni verranno elencati.
A questo punto si può modificare la sede o l’ubicazione o ambedue i campi attingendo anche
alle relative tabelle, cliccando su
.
Effettuate le modifiche, si provvederà al salvataggio tramite l’apposita icona e il programma ci
chiederà di indicare la DATA DELLO SPOSTAMENTO proponendo la data odierna.
Gli spostamenti eseguiti possiamo elencarli attraverso l’apposita procedura di stampa che sarà
illustrata nel capitolo successivo STAMPE.
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INVENTARIO
RICOGNIZIONE
Prima di utilizzare il lettore ottico occorre eseguire alcune operazioni fondamentali. La prima
operazione consiste nella stampa delle etichette con codice a barre da apporre successivamente sui
beni posseduti dalla scuola nonché delle etichette di tutte le ubicazioni( la stampa delle etichette si
esegue dal menù Stampe\Etichette codice a barre). Quindi configurare il lettore all’interno del
programma
andando
nella
procedura
Tabelle\Opzioni\Parametrizzazione.
Per
effettuare
la
ricognizione dei beni occorre pertanto recarsi nelle stanze di cui si vuole effettuare la ricognizione.
Quindi andare a leggere con il lettore ottico, i codici a barre di tutti i beni presenti in tutte le ubicazioni
avendo cura di digitare la quantità effettivamente presente. Completata la raccolta dei dati, dopo avere
collegato
il
lettore
ottico
al
computer,
effettuarne
la
trasmissione
dal
menù
Trasmissione\Inventario\Ricognizione presente nel lettore ottico. Quindi attivando la procedura
Inventario\Ricognizione si aprirà la finestra Ricognizione beni.
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INVENTARIO
A sinistra è riportato l’elenco delle Sedi e delle Ubicazioni che possono essere visualizzate
cliccandoci sopra mentre sulla destra troviamo i beni appartenenti alla singola ubicazione selezionata.
A questo punto collegare il lettore al computer utilizzando l’apposito cavo, andare nel menù
Tabelle/Opzioni/Parametrizzazioni e selezionare la porta da configurare prelevandola tra quelle
disponibili nel menù che si visualizza cliccando sul pulsante del campo “Porta di comunicazione con il
terminale”.
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INVENTARIO
Una volta collegato il terminale, ritornare nella finestra Ricognizione beni, cliccare sull’icona
Preleva Dati da terminale e premere il pulsante F3 del terminale per la trasmissione. In tal modo si
effettuerà il confronto tra i beni letti con il lettore e quelli esistenti in archivio. Ad operazione ultimata
nella parte destra della finestra i beni saranno contraddistinti da una colorazione diversa e suddivisi in:
•
Beni non rilevati di colore bianco
•
Beni rilevati in altra ubicazione di colore verde
•
Beni che dovevano trovarsi in altra ubicazione di colore giallo
•
Beni corretti di colore rosa
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INVENTARIO
Selezionando un bene e cliccando sull’icona
sarà possibile effettuarne la ricognizione manuale
specificando dall’apposito pannello se si tratta di beni non rilevati, beni che dovevano trovarsi in altra
ubicazione, beni corretti.
Completata la fase di ricognizione e rilevate le difformità di collocazione dei beni, al fine di allineare i
dati l’utente può intervenire nelle procedure di Spostamento e Fuori Uso tramite le icone situate in
basso nella finestra
che sono rispettivamente Spostamento beni trovati fuori posto e Fuori Uso
Beni non trovati.
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INVENTARIO
In entrambi i casi salvando le modifiche apportate il programma provvederà automaticamente ad
allineare i dati. Inoltre cliccando su
si cancella la singola ricognizione mentre cliccando su
si
il programma produce un’anteprima di stampa
cancella tutta la ricognizione. Premendo sull’icona
che riporta la situazione dei beni.
Prima della stampa definitiva è possibile scegliere quale tipologia di beni riportare sulla stampa
selezionandola dal menù disponibile in basso a destra.
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INVENTARIO
STAMPE
La procedura STAMPE si articola in sottoprocedure alcune delle quali hanno ulteriori livelli di
sottoprocedure come si vede dallo schema seguente:
•
FRONTESPIZI: Registro Inventario; Giornale di entrata e di uscita
•
INVENTARIO: Registro Inventario, Analitico; Sintetico; Elenco per Sottocategoria
•
RIEPILOGHI PER SOTTOCATEGORIE: Analitico; Sintetico
•
ELENCO PER UBICAZIONE
•
BUONI DI CARICO E SCARICO
•
PROCESSO VERBALE
•
ELENCO SPOSTAMENTI
•
BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE
•
DECRETI DI FUORI USO
•
ELENCO BENI
•
ELENCO VARIAZIONI
•
VERBALE DI COLLAUDO
•
RIEPILOGO PER CENTRI DI COSTO E CAPITOLI
•
ELENCO PER VECCHIO NUMERO DI INVENTARIO
•
STAMPA ETICHETTE CON CODICE A BARRE
•
RICOGNIZIONE
•
STAMPA SITUAZIONE PATRIMONIALE
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INVENTARIO
STAMPA FRONTESPIZI
Se viene scelta quest’opzione verranno stampati i frontespizi relativi al Registro di Inventario e
al Giornale di entrata e uscita. Il programma chiede per quale CATEGORIA bisogna stampare il
frontespizio; quindi bisogna indicare la categoria richiamando l’apposita tabella; si selezionerà la
categoria prescelta e dando la conferma il programma visualizzerà già l’anteprima di stampa. In
seguito cliccando sull’icona appropriata, si procederà con la stampa del frontespizio.
INVENTARIO
Questa procedura consente la stampa delle seguenti tipologie di stampa: Registro Inventario,
Inventario Analitico, Elenco per Sottocategoria.
REGISTRO INVENTARIO
E’ il registro d’entrata e d’uscita nel quale sono stampati i beni Inventariati con i relativi prezzi
riportati nelle colonne riferite alle sottocategorie d’appartenenza del bene (vedere C.M. 253.). Il
Registro è suddiviso per colonne (Mobilio, Biblioteca, Attrezzature, etc..) e l’utente ha la possibilità di
stabilire su quale colonna dovranno confluire i beni appartenenti ad ogni categoria/sottocategoria. La
specifica della colonna di appartenenza va assegnata o cambiata dalla procedura Tabelle/Categorie e
Tabelle/Sottocategorie alla voce “Colonna registro”.
INVENTARIO ANALITICO
È la stampa del GIORNALE di ENTRATA e di USCITA. Il programma ci chiede di
indicare:l’intervallo temporale di cui si vuole produrre la stampa, se trattasi di AUMENTI (ENTRATE) o
DIMINUZIONI (USCITE) e se bisogna stampare anche l’ultima parte del modello a chiusura esercizio.
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INVENTARIO
E’ inoltre richiesta la Categoria che si vuole stampare. In tali stampe vengono riportati il n°
progressivo di operazione, il n° di inventario, la descrizione, la data e il numero del buono, lo stato
d’uso, il prezzo del bene viene indicato nella colonna relativa alla causale di acquisto o vendita.
INVENTARIO SINTETICO
È la stampa del GIORNALE di ENTRATA e di USCITA. Il programma ci chiede di indicare:la
Categoria che si vuole stampare, se trattasi di AUMENTI (ENTRATE) o DIMINUZIONI ed il periodo in
cui si intende effettuare la stampa. In tali stampe vengono riportati il n° di inventario, la data e il
numero del buono, la sottocategoria, la descrizione del bene, la sua collocazione, la provenienza, lo
stato, il valore ed eventuali note.
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INVENTARIO
ELENCO PER SOTTOCATEGORIA
Questa stampa consente all’operatore di avere un registro inventario d’entrata e uscita
suddiviso per sottocategorie. Tale tipologia di stampa risulterà utile per tutte quelle amministrazioni in
cui la numerazione inventariale risulta essere progressiva ed indipendente dalle categorie. Pertanto
l’utilizzo delle sottocategorie consentirà di non interrompere la numerazione inventariale. All’operatore
sarà richiesto in input:
•
Il periodo di cui si vuole effettuare la stampa
•
Se trattasi di aumenti (entrate) o diminuzioni(uscite)
•
La categoria
•
La sottocategoria
In tali stampe è riportato il progressivo di operazione, il numero di inventario, la descrizione del
bene, il numero e la data del buono, lo stato d’uso; il prezzo del bene viene riportato nella colonna
relativa alla causale di acquisto o vendita.
RIEPILOGO PER SOTTOCATEGORIE
Nella stampa Riepilogo per Sottocategoria Analitica vengono riportati gli acquisti o le vendite
suddivise per causale d’acquisto o vendita, per capitoli di spesa ed eventuali spostamenti. Nella
stampa Riepilogo per Sottocategoria Sintetica viene riportato un tabulato contenente tutte le
sottocategorie presenti in archivio, e per ognuna di queste, la consistenza iniziale, gli acquisti e le
diminuzioni effettuate in un determinato periodo e la consistenza finale. Questo tipo di stampa è
utile specie a fine esercizio finanziario.
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INVENTARIO
ELENCO PER UBICAZIONE
E’ la stampa della scheda per Locale. Il programma ci chiede di indicare:
•
La sede della quale si vogliono fare le stampe del modello
•
L’ubicazione della quale si vogliono fare le stampe del modello. Si può selezionare
l’ubicazione dall’apposita tabella richiamabile o si può scegliere l’opzione Tutte le
Ubicazioni
Con quest’impostazione possiamo ad esempio: decidere di eseguire le stampe di TUTTE le
Ubicazioni della Sede Centrale o di stampare le schede di tutte le Sedi periferiche con Ubicazione,
etc..Prima della stampa il modello viene visualizzato a video; possiamo ”andare” da una stanza
all’altra cliccando sulle apposite icone disponibili sulla barra degli strumenti.
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INVENTARIO
BUONO DI CARICO E SCARICO
È la stampa del buono di carico o scarico, già durante la fase di presa in carico o di scarico dei
beni questo modello viene stampato. Quindi questa procedura serve maggiormente per avere copie
del modello nel caso che durante la stampa in fase di carico o scarico ci sia stato un inceppamento
del foglio. Il programma ci chiede di indicare:
•
L'esercizio finanziario, propone quello in corso
•
Il numero di buono
Controllare a video, spostandosi sulla parte destra della stampa che il buono rientri nei margini del
foglio. La stampa del buono riporterà gli estremi relativi al n° e data del buono, il fornitore con relativi
dati anagrafici.
Tutti i riferimenti all’operazione (mov. Patrimoniale, amminist., ecc.), il n° di inventario, la
categoria di appartenenza del bene, la descrizione ed il relativo codice, lo stato d’uso, la quantità e il
prezzo. Il buono è stampato su carta bianca.
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INVENTARIO
PROCESSO VERBALE
È la stampa che fornisce in ordine di categoria; il numero dei beni e il valore relativo ai carichi e
agli carichi avvenuti fino al momento. Questa stampa viene prodotta quando nell’ambito
dell’Amministrazione avviene un passaggio di consegna.
ELENCO SPOSTAMENTI
È la stampa che fornisce in ordine cronologico; bene per bene, tutti gli spostamenti effettuati. In
essa vengono indicate la sede e l’ubicazione di provenienza e la sede e ubicazione di destinazione.
Anche questa stampa è utile per avere la “storia” su ogni bene spostato.
BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE
E’ la stampa di tutti i beni registrati con questa procedura e che non sono stati ancora caricati.
Aprendo il menù STAMPE e selezionando la voce BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE ci si
collega con l’anteprima di stampa. Per produrre questa stampa basterà cliccare sull’icona di stampa
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50
INVENTARIO
DECRETO DI FUORI USO
E’ la stampa di tutti i beni registrati con questa procedura e che non sono stati ancora scaricati.
Aprendo il menù STAMPE e selezionando la voce DECRETI DI FUORI USO si attiva la procedura di
ricerca. Da qui richiamare il Fuori Uso che intendiamo stampare. A questo punto basterà selezionarlo
e cliccando sul tasto OK verrà visualizzata l’anteprima di stampa. Per produrre questa stampa cliccare
sulla relativa icona di stampa
.
ELENCO BENI
Questa procedura consente di stampare i più svariati tipi di elenchi. Grazie ad una apposita
azione di filtro l’operatore può i criteri su cui effettuare la ricerca da cui produrre la stampa. La
versatilità di questa procedura gli consentirà di stampare svariati elenchi soddisfacendone le
esigenze.
ELENCO VARIAZIONI
Su questa stampa saranno riportate tutte le variazioni avvenute sui buoni (solo quelli stampati),
sui carichi, scarichi e buoni a valore. Oltre a riportare le variazioni avvenute, il programma provvederà
a stampare il nome dell’utente che ha provveduto ad apportare la modifica.
VERBALE DI COLLAUDO
La procedura prevede la stampa di un testo, completamente personalizzabile dall’operatore e
che si riferisce alla piena efficienza del materiale, verificato dalle commissioni e caricato con relativa
emissione di buono. Nella finestra Parametri del documento è possibile settare l’opzione per stampare
anche
il
certificato
di
consegna;
tale
modello
è
personalizzabile
dalla
procedura
Tabelle/Opzioni/Personalizzazione Verbale di collaudo.
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INVENTARIO
RIEPILOGO PER CENTRI DI COSTO E CAPITOLI
Questa stampa fornisce la visione completa della situazione dei centri di costo in riferimento ad
un determinato periodo preimpostato dall’utente. Per ogni centro di costo sono elencati i capitoli
relativi e per ogni capitolo saranno riportati nella colonna Totale Carico la somma degli acquisti in
conto competenza più i buoni a valore in aumento.
Nella colonna Totale Scarico sarà riportato il totale dei buoni a valore in diminuzione con
causale rettificazione. Aprendo il menù STAMPE e selezionando la voce RIEPILOGO PER CENTRI
DI COSTO E CAPITOLI il programma richiede il periodo di riferimento.
L’utente troverà per default l’anno in corso che ovviamente potrà modificare e una volta inserito
questo dato dovrà cliccare sul tasto OK per visualizzare l’anteprima di stampa. Il programma
preparerà una stampa riepilogo relativa a tutti i centri di costo. Per visionarli tutti occorrerà agire sulle
icone
PRIMA PAGINA-
PAGINA PRECEDENTE
PAGINA SUCCESSIVA
ULTIMA PAGINA
Se vogliamo produrre queste stampe bisognerà cliccare sull’icona di stampa.
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INVENTARIO
ELENCO PER VECCHIO NUMERO DI INVENTARIO
Questa funzione produce una stampa contenente per ogni categoria l’elenco dei beni espressi
anche con il vecchio numero d’inventario. Si ricorda che la vecchia numerazione si riferisce
all’ordinamento dei beni prima del passaggio dalla gestione Beni Propri ai Beni dello Stato.
ETICHETTE CON CODICE A BARRE
La funzione consente di stampare le etichette con i codici a barre da apporre su tutti i beni
posseduti dalla scuola utente. Le etichette possono essere stampate per Inventario e per Ubicazione.
Nelle etichette per Inventario l’utente può stampare per N.Inventario, per Sede ed Ubicazione, per
Buono di carico.
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INVENTARIO
RICOGNIZIONE
Questa funzione produce la stampa della ricognizione effettuata tramite terminale. Per le
modalità si rimanda alle istruzioni fornite nel paragrafo Inventario/Ricognizione.
STAMPA SITUAZIONE PATRIMONIALE
Per ottenere gli importi necessari alla compilazione della sezione Immobilizzazioni della
Situazione Patrimoniale (Modello K) da allegare al Conto consuntivo dell’Istituto è necessario per prima
cosa raccordare le categorie/sottocategorie dell’inventario alle voci Patrimoniali Previste nel modello
Ufficiale così come pubblicato nella Nota MIUR - prot. 1521 del 15-05-2003 che conteneva delle ulteriori
precisazioni alla compilazione dei modelli di consuntivo.
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INVENTARIO
Per raccordare le categorie/sottocategorie occorre spuntare la voce patrimoniale di pertinenza
per ogni categoria/sottocategoria.
Cliccando sul bottone Stampa si otterranno gli importi relativi alla situazione contabile iniziale
mentre nella colonna variazioni verrà riportata la differenza tra gli aumenti e le diminuzioni avvenute nel
periodo impostato .
La stampa ottenuta potrà essere consegnata alla segreteria amministrativa che si occuperà di
compilare il Modello K (situazione Patrimoniale) per la sezione relativa alle immobilizzazioni materiali.
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INVENTARIO
TABELLE
Questa funzione si articola in 14 procedure alcune delle quali hanno ulteriori livelli. La
procedura si sviluppa secondo lo schema seguente:
ƒ Opzioni: Parametrizzazione e Personalizzazione Verbale di Collaudo
ƒ Gestione Accessi
ƒ Categorie
ƒ Sottocategorie
ƒ Settore Merceologico
ƒ Collocazione Beni: Sedi ed Ubicazioni
ƒ Provenienza
ƒ Destinazione
ƒ Prodotti
ƒ Amministrazioni
ƒ Capitoli
ƒ Centri di Costo
ƒ Documenti
ƒ Tipo Ordini
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INVENTARIO
Possiamo suddividere la gestione tabelle in due parti: la prima; più particolare e con videate
specifiche rappresentata dalle sottoprocedure Opzioni e Gestione Accessi; la seconda; più generale e
con videate e funzioni uguali per tutte le tabelle, è rappresentata dalle tabelle di uso generale e si
sviluppa dalla sottoprocedura Categoria alla sottoprocedura Tipo Ordini
OPZIONI
Questa
procedura
consente
di
introdurre
le
informazioni
di
base.
Si
articola
in
Parametrizzazione e Personalizzazione Verbale di Collaudo.
PARAMETRIZZAZIONE
All’atto dell’installazione del programma viene visualizzata in modo automatico e richiede
obbligatoriamente l’introduzione della data di inizio scritture contabili.
L’ESATTA INDICAZIONE DI QUESTE INFORMAZIONI consentirà un CORRETTO USO DEL
PROGRAMMA, viceversa, il programma darebbe incongruenze nell’allineamento dei dati tra la
precedente gestione delle scritture contabili e l’attuale.
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INVENTARIO
Si raccomanda quindi, di inserire l’esatta data di inizio delle scritture contabili. Il programma
propone automaticamente come data inizio scritture contabili il 01/01/1998; nella stragrande
maggioranza dei casi le date saranno quelle suddette, basterà quindi solo confermare e dare OK. Le
altre informazioni richieste sono:
Ufficio: (Ufficio d’appartenenza del Consegnatario)
Consegnatario: (Nome e Cognome del Consegnatario)
Indirizzo (Indirizzo dell’Ufficio del Consegnatario)
PERSONALIZZAZIONE VERBALE DI COLLAUDO
Questa procedura consente all’operatore di personalizzare a suo piacimento il verbale di
consegna. Tali modifiche saranno permanenti fino ad ulteriori modifiche. Il testo personalizzato del
verbale di collaudo, può essere stampato dalla procedura STAMPE\VERBALE COLLAUDO.
Queste informazioni saranno inserite in TUTTE le scritture.
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INVENTARIO
GESTIONE ACCESSI
Questa procedura deve essere utilizzata dal Consegnatario per potere gestire l’ACCESSO al
programma da parte di altri Utenti.
CAMBIO PASSWORD
Con questa procedura si può modificare la password di accesso al programma. Bisogna
effettuare con molta attenzione il Cambio Password digitando esattamente la nuova password in
quanto la digitazione dei caratteri non è visibile.
Vengono richieste le seguenti informazioni:
•
Vecchia password = bisogna digitare la password interna in uso fino a quel momento,
la password assegnata inizialmente è SUPERVISOR
•
Nuova password = Inserire la password che si vuole introdurre, (digitare con
attenzione) la lunghezza minima della password è di 5 caratteri, se si indica una password con meno
di 5 caratteri non sarà accettata e verrà visualizzato un messaggio
•
Verifica nuova password = Ripetere la nuova password, è un ulteriore controllo che il
programma effettua sulla nuova password.
Se quanto inserito è corretto basta confermare con OK.
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INVENTARIO
GESTIONE GRUPPI
Attraverso questa procedura il Consegnatario può definire i diversi gruppi di utenti utilizzatori del
programma; viene richiesta la denominazione dei diversi gruppi.
Esempio: Gruppo Utenti privilegiati, Gruppo Utenti solo stampe, Gruppo Utenti solo
visualizzazione, Gruppo Utenti stampe/visualizzazione ecc.
GESTIONE UTENTI
In questa procedura bisogna inserire i dati descrittivi dell’operatore, verranno richieste le
seguenti informazioni:
• Utente = inserire i dati anagrafici dell’Operatore es. MARIO ROSSI
• Password = il Consegnatario deve qui inserire la password che intende assegnare
all’operatore “Mario Rossi”
• Controllo password = È l’ulteriore controllo della password precedentemente inserita
• Utente privilegiato = Indicare se trattasi di Utente privilegiato (utente che ha maggiori
accessi alle procedure rispetto ad altri)
• Gruppo = Indicare a quale gruppo appartiene l’Utente “Mario Rossi”, i gruppi sono stati
definiti nella procedura precedente Gestione Gruppi
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INVENTARIO
•
Password Utente attuale = Indicare la password del Consegnatario, questa è la password
principale d’accesso al programma e a tutte le procedure (dovrebbe essere conosciuta solo dal
Consegnatario). Il programma richiedendo la password principale, “vuole” un’ulteriore conferma dal
Consegnatario che è “riconosciuto” proprio attraverso la parola d’ordine principale.
Dopo avere effettuato il salvataggio si possono inserire nuovi utenti cliccando su
.
Gli utenti inseriti sono visualizzati nella parte a sinistra della maschera sotto la colonna Lista
Utenti, per controllare i dati relativi ad ogni Utente basta cliccare sul rispettivo nome presente in
questa lista; a destra saranno visualizzati i dati immessi.
Nell’ipotesi che il Consegnatario, in tempi successivi, voglia disabilitare un Utente
precedentemente inserito, deve attivare questa procedura, selezionare l’Utente e cliccare sul pulsante
Rimuovi.
Alla stessa maniera si procederà per l’abilitazione di un nuovo Utente; in questo caso bisogna
selezionare Nuovo Utente.
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INVENTARIO
GESTIONE ABILITAZIONI
Con questa procedura si stabiliscono i diversi livelli di accesso. Prima abbiamo:
1
Definito i gruppi
2
Definito i componenti dei gruppi, con l’assegnazione Utente per Utente di una password
d’accesso
3
Dobbiamo adesso stabilire CHE COSA ognuno può fare, cioè QUALI procedure può
utilizzare e con quali limitazioni.
Nella parte sinistra della videata il programma indica le diverse procedure del programma (per
visualizzare le singole sottoprocedure cliccare sul segno ‘+’), nella parte destra dobbiamo
indicare per procedura i Gruppi Abilitati ad utilizzarla.
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INVENTARIO
CATEGORIE
L’uso delle Tabelle è INDISPENSABILE ed UTILISSIMO. All’atto dell’installazione tra le prime
operazioni consigliamo è l’aggiornamento delle tabelle il cui utilizzo ha principalmente due vantaggi:
•
una maggiore velocizzazione nell’introduzione dei dati (basta infatti cliccare su
e viene
visualizzata la tabella specifica, si seleziona l’informazione richiesta e la stessa viene immediatamente
inserita sul campo apposito)
•
permette una piena omogeneizzazione ed esattezza dei dati immessi, ciò ci renderà la
“vita” più leggera nelle fasi di ricerca, di elencazione, di statistica (se non si attinge alle tabelle, si
possono commettere anche errori di semplice digitazione es. SCRIVANIA per errore la potrei scrivere
qualche volta SCIVANIA, successivamente in fase di “ricerca per descrizione” il computer li
considererà come due cose diverse)
L’uso delle singole tabelle è intuitivo. Nella tabella CATEGORIE sono già pre-caricate le 7
CATEGORIE di classificazione dei beni.
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INVENTARIO
SOTTOCATEGORIE
È un’ulteriore classificazione dei beni per voci omogenee che può risultare utile in fase di
ricerche specifiche o di statistiche, specie in fase di rivalutazione dei beni.
La Circolare Ministeriale 253 che regola il passaggio dalla contabilità erariale a quell’autonoma,
prevede l’accorpamento dei Beni mobili in un’unica categoria con la divisione dei beni per
sottocategorie o colonne. È consigliabile quindi utilizzare sin dal primo uso del programma questa
tabella.
COLLOCAZIONE BENI
Questa procedura si suddivide in SEDI e UBICAZIONI.
SEDI
La tabella SEDI si riferisce agli STABILI dove sono ubicati i beni mobili es.: SEDE CENTRALE,
SUCCURSALE, etc. Per ogni sede vengono richieste le seguenti informazioni:
• Codice = Assegnare un codice ad ogni sede es.: 1 per la Sede Centrale, 2 Succursale
• Sede = Descrizione sede es.: Direzione Centrale, Succursale ecc.
• Indirizzo = indirizzo della sede
• Città = dove è ubicata la sede
Le informazioni di questa tabella verranno utilizzate per la compilazione della stampa per
ubicazione da apporre dietro la porta di ogni stanza.
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INVENTARIO
UBICAZIONI
La tabella si riferisce alle singole stanze dove sono ubicati i beni. L’ubicazione è naturalmente
all’interno di uno stabile o sede che abbiamo inserito precedentemente nella tabella “Sede”. Per ogni
UBICAZIONE o stanza sono richieste le seguenti informazioni:
Codice Sede = Richiamare dall’apposita tabella il codice della sede cui assegnare le stanze
Codice Ubicazione = Assegnare un codice alla stanza es.: 1 Presidenza, 2 Segreteria, 3 Aula
di lingue, 4 Aula di informatica
Ubicazione = Denominazione stanza es.: Presidenza, Segreteria, aula d’informatica, aula di
lingue
Stanza = eventuale numero di stanza
Piano = piano dello stabile dove è ubicata la stanza
Responsabile = Nome del Responsabile cui sono assegnati i beni della stanza
Note = eventuali note
Le informazioni di questa tabella saranno utilizzate per la compilazione della stampa per
ubicazioni.
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INVENTARIO
PROVENIENZA/FORNITORE
In questa tabella bisogna inserire tutte le informazioni inerenti i FORNITORI.
Cliccando come per le altre tabelle sull’icona di inserimento verranno richieste le seguenti
informazioni:
Cod.Fornitore = Bisogna assegnare un codice per ogni Fornitore
Prov./Fornitore = indicare la denominazione del Fornitore;
Cod. Fiscale = indicare il codice fiscale o la partita I.V.A. del Fornitore; è un campo importante
perché deve essere indicato nel buono di carico.
Se s’introducono le informazioni inerenti una DITTA indicare il codice fiscale; nel caso si tratti
di un’Amministrazione Statale indicare il Codice Consegnatario
•
Indirizzo =Indirizzo del Fornitore
•
Cap = Codice avviamento postale
•
Città = città del Fornitore
•
Provincia. = del Fornitore
•
Telefono = del Fornitore, si possono introdurre massimo 30 caratteri, sarà quindi possibile
inserire diversi numeri telefonici
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INVENTARIO
•
Fax = del Fornitore, stesso numero massimo di caratteri del campo precedente
Telefono; e informazioni quali il telefono, fax, indirizzo, Città, Provincia, Cap. Tutte queste informazioni
servono per avere le indicazioni più complete sui Fornitori.
Attraverso la procedura di stampa si avrà un Elenco dei Fornitori con tutte le informazioni
immesse.Avremo così una rubrica dei Fornitori.
DESTINAZIONE
In questa tabella bisogna inserire tutte le informazioni inerenti i DESTINATARI dei beni che
vengono scaricati
Cliccando come per le altre tabelle sull’icona di inserimento verranno richieste le seguenti
informazioni:
• Cod. Destinatario = Bisogna assegnare un codice per ogni Destinatario
• Prov./Destinatario = indicare la denominazione del Destinatario es.: Croce Rossa Italiana
• Cod. Fiscale = indicare il codice fiscale o la partita I.V.A. del Destinatario, è un campo
importante perché deve essere indicato nel buono
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INVENTARIO
Se il Destinatario è una Ditta indicare il codice fiscale, nel caso si tratti di una Amministrazione
Statale indicare il Codice Consegnatario
•
Indirizzo = del Destinatario
•
Cap = codice avviamento postale
•
Città = del Destinatario
•
Prov. = del Destinatario
•
Telefono = del Destinatario, si possono introdurre massimo 30 caratteri sarà quindi
possibile inserire diversi numeri telefonici
•
Fax = del Destinatario, stesso numero massimo di caratteri del campo precedente Telefono
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INVENTARIO
Le informazioni quali il “telefono”, “fax”, “indirizzo”, “Città”, “Provincia”, “Cap” servono non tanto
per essere indicate nelle scritture ma per avere le informazioni complete dei Destinatari.
Attraverso la procedura di stampa si avrà un ELENCO dei Destinatari con tutte le informazioni
immesse. Avremo così una rubrica dei Destinatari.
PRODOTTI
In questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni dei BENI. Il programma ha già precaricata una tabella di prodotti che tuttavia può essere modificata. Naturalmente il programma non
consentirà la cancellazione da questa tabella di un bene che risulta caricato. Cliccando come per le
altre tabelle sull’icona d’inserimento sarà richiesto il codice e la descrizione del bene. È indispensabile
porre attenzione nella digitazione della descrizione del bene. La descrizione rappresenta, infatti, uno
degli elementi d’individuazione del bene e sarà riportata in tutte le scritture. Nell’ipotesi che siano presi
in carico NUOVI BENI e quindi nuovi prodotti non inseriti in tabella, bisogna, attraverso l’apposita
icona di inserimento, aggiungerli in tabella a quelli già memorizzati. È opportuno fare una stampa di
questa tabella per l’uso frequente che se ne farà.
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INVENTARIO
AMMINISTRAZIONI
In questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni delle altre Amministrazioni.
Cliccando come per le altre tabelle sull’icona di inserimento verrà richiesto il codice e la
descrizione dell’Amministrazione che s’intende inserire.
CAPITOLI
In questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni dei CAPITOLI. È una tabella
importante per potere avere le scritture complete dei dati inerenti il MOVIMENTO FINANZIARIO.
Cliccando come per le altre tabelle sull’icona di inserimento verrà richiesto il codice che è poi il
NUMERO di CAPITOLO e la descrizione del Capitolo stesso. Anche in questo caso è opportuno
effettuare una stampa della tabella che sarà sicuramente di frequente consultazione.
CENTRI DI COSTO
In questa tabella sono inseriti i centri di costo. Cliccando sull’icona inserisci sarà richiesto il
codice e la descrizione del centro di costo; dopo aver inserito questi dati si dovrà cliccare sul tasto
Salva. Anche in questo caso è opportuno effettuare una stampa della tabella che sarà sicuramente di
frequente consultazione.
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INVENTARIO
DOCUMENTI
In questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni dei DOCUMENTI
Sono già pre-caricati quattro diversi tipi di documento:
1. Bolla di consegna
2. Fattura della fornitura
3. Lettera di autorizzazione al movimento
4. Provvedimento autorizzazione al discarico
TIPO ORDINI
In questa tabella bisogna inserire i codici e le descrizioni del Tipo Ordini
Sono già pre-caricati due diversi tipi di documento:
1. Contratto
2. Ordinazione o lettera d’ordine
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INVENTARIO
ALTRO
In questa procedura si accede al manuale in linea del programma. Oltre alle informazioni
generali sul programma, è presente anche una calcolatrice molto utile per effettuare calcoli attraverso
il computer senza avere una calcolatrice da tavolo. Le funzioni della calcolatrice sono immediate ed
intuitive e cliccando con il mouse sui singoli “tasti” della calcolatrice si effettuano le operazioni
specifiche.
CAMBIO INTESTAZIONE
La sottoprocedura Cambio Intestazione serve per la personalizzazione dell’intestazione del
programma.
VISUALIZZA STAMPE ESPORTATE
Questa funzione consente di visualizzare le stampe esportate in file in formato PSR. Tutti i files
potranno essere stampati quando serve oppure in base alle esigenze della scuola possono essere
inviati per via telematica.
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INVENTARIO
ESPORTA DATI PER ACCORPAMENTO
Questa procedura consente di esportare tutti i beni che risultano non scaricati alla data indicata.
Attivata la funzione, il programma visualizza la finestra Esportazione dati nella quale l’operatore dovrà
indicare la cartella in cui collocare il file. Quindi cliccando su OK, sarà effettuata l’esportazione dei
beni ed al termine il programma lo segnalerà con un apposito messaggio.
Ricordiamo che è possibile esportare tutti i beni non scaricati o solo i beni di alcune ubicazioni.
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INVENTARIO
IMPORTA DATI PER ACCORPAMENTO
Questa procedura consente di importare tutti i beni esportati da un’altra scuola nella gestione
attualmente in uso. Attivata la funzione il programma aprirà una schermata contenente il nome del file
da importare e la cartella di collocazione.
Cliccando su OK si attiverà una finestra di dialogo nella quale l’utente confermerà quanto
richiesto; di seguito si visualizzerà la finestra “Assegnazione delle categorie e sottocategorie di
destinazione” suddivisa in due pannelli: a sinistra l’elenco delle categorie ed eventuali sottocategorie
da importare mentre a destra l’elenco delle categorie e sottocategorie di destinazione.
Per escludere alcune categorie basta disattivare il singolo campo di spunta situato accanto alla
categoria, mentre il pulsante
permette di creare l’associazione tra il tipo di categoria e la relativa
sottocategoria.
Premendo poi su OK il programma avvierà la fase di importazione dei dati.
AZZERA ARCHIVIO
Questa procedura consente di svuotare l’archivio attualmente in uso.
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INVENTARIO
ESPORTA DATI PER XML/ARGO
Questa funzione consente di effettuare l’esportazione, in formato XML, dei dati contenuti
nell'archivio del programma per consentire il loro passaggio al “Sistema Argo in rete” (centralizzazione
in un unico archivio dei dati dei programmi Alunni, Personale, Emolumenti, Bilancio, Magazzino,
Inventario, Giudizi) oppure semplicemente di scambiare i dati comuni ad altri programmi Argo o di altri
fornitori. La finestra d’esportazione si apre selezionando la voce del menù Altro->Esporta Dati>XML/ARGO.
Occorre selezionare a cartella di destinazione del file Zip e la tipologia di ESPORTAZIONE
DATI da effettuare:
•
INVENTARIO VERSO IL SISTEMA ARGO
oppure
•
Tabelle comuni a Bilancio
•
Tabelle comuni a Magazzino
Cliccando sul bottone Esporta sarà creato nella cartella selezionata (o nel Floppy) un file
zippato che avrà come nome quello indicato alla voce “Nome del file esportato”della finestra stessa.
L’operazione di esportazione delle tabelle ha una durata che può variare in funzione della quantità dei
dati/tabelle da esportare e anche in base alle caratteristiche del computer da cui è effettuata
l’esportazione.
Cliccando sul bottone “Annulla” l’esportazione viene interrotta. Se l’esportazione è portata a
termine sarà visualizzato un avviso e quindi si potrà verificare l’esistenza del file esportato nella
cartella di destinazione.
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INVENTARIO
IMPORTA DATI DA XML/ARGO
La procedura che si attiva dal Menù Altro->IMPORTA DATI -> XML/ARGO consente di
importare nell’archivio corrente i dati esportati precedentemente in formato XML da altri programmi
oppure i dati dello stesso programma precedentemente non collegato al sistema dati centralizzato
“Sistema Argo in rete”. Occorre specificare nel campo Altra Posizione l’esatta cartella dove e’ stato
salvato il file zip prodotto dall’esportazione dati XML/ARGO e quindi selezionarlo nel campo "Importa
dati" (se il campo rimane vuoto provare a Cliccare sul bottone “aggiorna” se la situazione non cambia
vuol dire che non e’ stato trovato il file esatto che ricordiamo ha un nome specifico, es.
wb_argo_dbu.zip ).
Cliccando sul bottone “Importa” si avvia la procedura d’importazione che per prima cosa
scompatta il contenuto del file zip nella cartella XML che sarà automaticamente creata sotto la cartella
di default di ogni programma applicativo.
Poi saranno effettuati dei controlli circa una precedente importazione già completata oppure
sull’esistenza di un backup di dati. In questo caso è richiesto il percorso dove si trova l’ultimo backup
fatto e soprattutto viene verificata la validità sia in termini di tempo che di integrità di dati.
La procedura d’importazione può durare anche parecchie ore ma il salvataggio dei dati sarà
fatto man mano che i dati sono integrati nell’archivio. E’ possibile anche interromperla e riprenderla in
un secondo momento cliccando sul tasto “Annulla” ma ovviamente è preferibile riavviare
l’importazione prima di effettuare qualunque altra operazione sulla base dati. Per i programmi
MAGAZZINO, INVENTARIO da importare preferibilmente dopo Bilancio comparirà la finestra per
allineare le voci/capitoli esportati da Magazzino o Inventario con quelli UFFICIALI presenti nella
struttura base del Bilancio. Al termine dell’importazione sarà visualizzato un avviso e quindi si
dovranno verificare i dati appena importati.
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INVENTARIO
PRELIEVO BENI MAGAZZINO DA FILE
Questa procedura consente di importare quei beni che sono stati caricati nel programma Argo Magazzino
dalla procedura di carico .Vediamo l’iter da seguire:
Dal programma Argo-Magazzino
a)
Dopo aver caricato nel magazzino i beni occorre procedere allo Scarico all’inventario dei beni stessi
( procedura Movimenti->Scarico->All’inventario->Nuovo)
b) Esportare su file con nome “Beni_magazzino.xml” i beni ( da Movimenti->Scarico->All’inventario>Esporta su File per l’inventario) selezionando una cartella di destinazione (anche il Floppy A:)
Dal programma Argo-Inventario
a)
Procedere all’importazione del file contenente i beni provenienti da magazzino ( da Altro -
>Importazione Dati ->Beni Magazzino da File) selezionando la stessa cartella in cui precedentemente era
stato esportato il file “beni_magazzino.xml”
b)
Lanciare la procedura di Registrazione dei Buoni di carico; apparirà un messaggio che
avverte l’utente della presenza di beni provenienti dal magazzino da caricare in inventario, se si vuole
procedere al caricamento di tali beni bisogna cliccare sull’icona Carica da Beni in attesa di
inventariazione
c)
Prima di caricare i beni occorre assegnargli la categoria/sottocategoria di appartenenza ;
a tale scopo si apre una finestra suddivisa in 3 parti dove sarà possibile dopo aver selezionato la
categoria/sottocategoria selezionare i beni dalla parte bassa della finestra e cliccando sull’apposita icona
i beni verranno spostati nella parte alta della videata attribuendo in questo modo al bene la
categoria/sottocategoria selezionata. Nel caso in cui ci fossero dei beni visualizzati a video provenienti
dal magazzino, che non si vogliono caricare nell’inventario, perché si è già provveduto in precedenza alla
loro registrazione, è possibile scartare tali beni cliccando sull’apposita casella “scarta”.
d)
I beni in attesa di inventariazione possono essere passati all’inventario anche in tempi
diversi rieseguendo la procedura.
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INVENTARIO
IMPORTA DATI DA OPEN SISSI
Tale procedura consente in presenza di archivio vuoto di caricare i dati di inventario
precedentemente gestiti nell’area Magazzino di SISSI.
Per effettuare l’importazione occorre precedentemente estrarre i dati da Open-Sissi nell’area
Magazzino e posizionare il file vminvcon.zip prodotto in una cartella (anche su floppy a:).
Lanciando la procedura di importazione dati da Sissi verrà chiesto di specificare la cartella del
file Zip estratto in precedenza e cliccando sul bottone Importa verranno caricati i beni , i fornitori , le
categorie che verranno riportate come sottocategorie .Al termine sarà prodotto un report dei dati
appena importati.
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INVENTARIO
INDICE
IL SOFTWARE INVENTARIO ...................................................... 1
PRIMO UTILIZZO......................................................................... 3
DATI GENERALI ..................................................................................4
BENI DA GESTIRE ..............................................................................4
OPZIONI...............................................................................................5
MENÙ PRINCIPALE..................................................................... 6
SERVIZI........................................................................................ 8
COPIE DI SICUREZZA ........................................................................8
CREA COPIA .......................................................................................9
RIPRISTINA COPIA................................................................... 9
INVENTARIO................................................................................ 10
QUADRO STORICO ............................................................................11
BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE............................................14
CARICO ...............................................................................................16
FUORI USO .........................................................................................23
SCARICO .............................................................................................25
BUONI A VALORE ...............................................................................30
RICERCA/MODIFICA...........................................................................31
SPOSTAMENTI....................................................................................38
RICOGNIZIONE ...................................................................................39
STAMPE....................................................................................... 44
STAMPA FRONTESPIZI ......................................................................45
INVENTARIO .......................................................................................45
REGISTRO INVENTARIO ......................................................... 45
INVENTARIO ANALITICO ......................................................... 45
INVENTARIO SINTETICO......................................................... 46
ELENCO PER SOTTOCATEGORIA ....................................................47
RIEPILOGO PER SOTTOCATEGORIE ...............................................47
ELENCO PER UBICAZIONE ...............................................................48
BUONO DI CARICO E SCARICO ........................................................49
PROCESSO VERBALE........................................................................50
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INVENTARIO
ELENCO SPOSTAMENTI ....................................................................50
BENI IN ATTESA DI INVENTARIAZIONE............................................50
DECRETO DI FUORI USO ..................................................................51
ELENCO BENI .....................................................................................51
ELENCO VARIAZIONI .........................................................................51
VERBALE DI COLLAUDO....................................................................51
RIEPILOGO PER CENTRI DI COSTO E CAPITOLI ............................52
ELENCO PER VECCHIO NUMERO DI INVENTARIO.........................53
ETICHETTE CON CODICE A BARRE .................................................53
RICOGNIZIONE ...................................................................................54
STAMPA SITUAZIONE PATRIMONIALE.............................................54
TABELLE...................................................................................... 56
OPZIONI...............................................................................................57
PARAMETRIZZAZIONE ............................................................ 57
PERSONALIZZAZIONE VERBALE DI COLLAUDO.................. 58
GESTIONE ACCESSI ..........................................................................59
CAMBIO PASSWORD............................................................... 59
GESTIONE GRUPPI.................................................................. 60
GESTIONE UTENTI .................................................................. 60
GESTIONE ABILITAZIONI ........................................................ 62
CATEGORIE ........................................................................................63
SOTTOCATEGORIE ............................................................................64
COLLOCAZIONE BENI ........................................................................64
SEDI........................................................................................... 64
UBICAZIONI .............................................................................. 65
PROVENIENZA/FORNITORE..............................................................66
DESTINAZIONE...................................................................................67
PRODOTTI...........................................................................................69
AMMINISTRAZIONI .............................................................................70
CAPITOLI .............................................................................................70
CENTRI DI COSTO..............................................................................70
DOCUMENTI........................................................................................71
TIPO ORDINI .......................................................................................71
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INVENTARIO
ALTRO.......................................................................................... 72
CAMBIO INTESTAZIONE ....................................................................72
VISUALIZZA STAMPE ESPORTATE...................................................72
ESPORTA DATI PER ACCORPAMENTO ...........................................73
IMPORTA DATI PER ACCORPAMENTO ............................................74
AZZERA ARCHIVIO.............................................................................74
ESPORTA DATI PER XML/ARGO .......................................................75
IMPORTA DATI DA XML/ARGO ..........................................................76
PRELIEVO BENI MAGAZZINO DA FILE .............................................77
IMPORTA DATI DA OPEN SISSI.........................................................78
INDICE ......................................................................................... 79
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