Time Management
Percorso formativo di F. SCHIANCHI
IFOA Bologna
15/16.3.2010
AVVENIMENTO REALE.
Che un' era fosse finita, Richard Donkin, già
editorialista del Financial Times ed esperto
di organizzazione del lavoro, se ne è accorto
al funerale di un caro amico.
In piena cerimonia, un collega ha sentito il
bip-bip sul Blackberry: posta in arrivo.
L'uomo si è messo a digitare sul tastierino per
rispondere al messaggio.
Non aveva più alibi, quando il dovere chiama dovunque tu sia - non puoi più fare finta di
niente.
2
SIAMO ALLA FINE DI UN’ ERA
• Quella del lavoro in ufficio, del cartellino
da timbrare, della routine professionale
• Quella dell'età della pensione
• Quella della rigida divisione delle
mansioni
soprattutto
• Quella della distinzione tra tempo
di lavoro e tempo libero.
• Lavorare meno, lavorare sempre
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SIAMO DI FRONTE AD UN CAMBIO DI
PARADIGMA
La tendenza emergente mette in
discussione
il concetto stesso
di luogo e tempo di lavoro.
"In fondo già oggi non smettiamo di
vivere quando andiamo al lavoro, e
non smettiamo di lavorare quando
siamo a casa".
4
“L'orario settimanale può scendere
anche a 30 ore. Non distribuite in modo
omogeneo, se necessario. Si può anche
arrivare a lavorare dieci ore al giorno,
in cambio di maggiore libertà il venerdì
- libero dall'obbligo di presenza - e
magari anche parte del giovedì: a
condizione di accettare che anche i
giorni fuori ufficio, weekend compresi,
possano essere - in qualche modo lavorativi”. Richard Donkin
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Le imprese per vincere la sfida della
competitività e superare la “crisi
profonda globale”, debbono modificare
radicalmente i propri modelli mentali,
culturali, organizzativi e gestionali.
• Conoscenze, competenze, capacità,
flessibilità, motivazione,
appartenenza, collaborazione:
contro
Gerarchia, rigidità, ripetitività, presidi,
scontri generazionali, indifferenza,ecc.
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"Spesso io lavoro da casa: posso leggere le e-mail,
fare telefonate, partecipare in conference call a una
riunione anche mentre sono ai giardinetti coi miei
figli. L'osmosi è un impagabile vantaggio, non una
zavorra".
Roberta Cocco, manager di Microsoft
"Io ho sempre detto: il venerdì spengo tutto e non ci
sono per nessuno. Ma oggi questo non è più
possibile, gli strumenti sono diventati talmente
pervasivi per cui si crea una forma di ansia: se
non rispondi entro un certo numero di minuti a un
messaggino come minimo passi per maleducato e se
quelli del tuo social network non ti vedono in linea
per qualche ora si preoccupano e ti chiedono se stai
male". Gianna Martinengo, Didael
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Google e Microsoft introducono
il tempo libero nell'orario di
lavoro.
Obbligatorio, nel bel mezzo della
giornata, andare a fare passeggiate
coi colleghi, cucinare insieme, fare
lunghi giri in bicicletta, scendere in
campo per una partita a pallone,
nuotare nella piscina aziendale,
portare i cani in ufficio.
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E’ in atto un cambiamento del significato
del lavoro nella nostra vita: non è più
vero che si lavora solo perché c’è una
necessità economica.
“Si lavora per vivere”
è una risposta molto più reale e più ampia
del significato comunemente dato a
questa affermazione
Il lavoro inizia a rispondere ad altri
bisogni, diventando parte della nostra
identità fino, a volte, a occuparla
completamente,
trasformandosi spesso in “passione”.
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Il lavoro inizia a rispondere ad altri bisogni,
diventando parte della nostra identità fino, a
volte, a occuparla completamente,
trasformandosi spesso in “passione”.
Il lavoro della socializzazione,del confronto, dello
scambio, della conoscenza, dell’ascolto, della
sperimentazione del potere e/o
dei pregiudizi,ecc
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Due tesi :
• la prima che il lavoro debba trovare
nuovi modi di organizzazione
temporale, più legati ai risultati
che alla presenza, utilizzando in
modo appropriato le potenti
innovazione tecnologiche.
• Il lavoro del futuro potrà prescindere
dal luogo e dal controllo del tempo:
oggi molti vincoli impediscono questa
innovazione.
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• La seconda tesi:
• le donne hanno una esigenza di tempo
maggiore e migliore, sia per la
tradizionale problematica di
conciliazione, ma anche e soprattutto
perché rivendicano un tempo più
personale, da articolare secondo
modalità proprie e con scopi che non
siano solo quelli del lavoro.
• Il tempo al femminile rappresenta
stimolo e sfida all'innovazione del
lavoro.
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Quelli che oggi emergono come tre
valori fondamentali- soggettività,
estetica, emotività- ieri erano
considerati disvalori e come tali
erano relegati nella sfera domestica e
lasciati alle donne…Per tre secoli le
donne sono state vestali di questi tre
valori,di cui sono oggi ricche
depositarie. Di qui la rivalutazione
del mondo femminile e del suo
patrimonio culturale. (D. De Masi)
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monocronicità e policronicità
L’antropologo E.T. Hall per lo studio
delle differenze culturali tra diverse
società, caratterizzate da una serie
di norme non scritte sull’uso del
tempo, dello spazio, delle cose
materiali, definisce due modelli :
• le culture “low context” (orientate al compito) :
il tempo monocronico
• le culture “high context” (orientate alla relazione ):
il tempo policronico
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tempo monocronico
• Le culture Occidentali e Nord Europee tendono a
concentrare l’attenzione su una sola attività per
volta, attribuendo grande importanza allo
sviluppo di piani e alla loro esecuzione.
• Per chi segue questa impostazione il tempo è una
risorsa, (in maniera simile al denaro).
• Il tempo può essere risparmiato, preventivato,
speso, consuntivato.
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La persona monocronica
• Fa una cosa per volta
• E’ molto concentrata sul lavoro, di qualsiasi
genere
• Prende gli impegni legati al tempo (scadenze,
appuntamenti) molto seriamente
• Agisce abitualmente in una logica orientata
al compito ed ha bisogno di informazioni
• E’ poco predisposta a considerare il contesto
generale, ciò che la circonda
• Aderisce in maniera “religiosa” ai piani
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La persona monocronica
• Si preoccupa di non disturbare gli altri
• Segue le regole della privacy e della
urgenza: tende ad essere molto riservata,
non si “perde volentieri in chiacchiere”
• Esalta la puntualità e la tempestività
• E’ abituata prevalentemente a relazioni di
breve periodo
• Mostra grande rispetto per la proprietà
privata: prende in prestito o presta con
molta difficoltà
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punti di forza della persona monocronica:
• E’
veloce nel fare le cose ed è
particolarmente efficiente
• Viene considerato dagli altri un buon
gestore del tempo
• Tende ad avere un atteggiamento:
“il tempo è denaro .. e non va sprecato”
• E’ quasi sempre prevedibile ed affidabile
• E’ avvantaggiato in situazioni che
richiedono sincronizzazione: per es.
gestione di processi o piani
organizzativi
• Costituisce un forte stimolo per gli altri a
rispettare le scadenze
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punti di debolezza della persona monocronica
• Rischia di fissarsi sul tempo e di
diventare insensibile nei confronti degli
altri (guarda continuamente l’orologio
durante una chiacchierata, in viaggio
segue il programma senza essere sensibile
alle necessità degli altri)
• Rischia di non vedere o trascurare gli
aspetti non definibili concretamente,
come la fiducia, l’armonia o la passione
per un obiettivo
• Ogni tanto dovrebbe dedicare “tempo e
testa” ai rapporti interpersonali ,
soprattutto con gli amici
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tempo policronico
• Rappresenta l’approccio tipico
delle culture mediorientali, latine e
mediterranee. La puntualità è
meno importante e la flessibilità, i
cambi di programma, le distrazioni
dall’obiettivo sono all’ordine del
giorno.
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La persona policronica
• Fa molte cose contemporaneamente (ha
sempre più cose – libri, lavori, attività, appuntamenti aperte in contemporanea)
• Si distrae e si interrompe facilmente
• Considera che un obiettivo si debba
raggiungere, se possibile
• Agisce in una logica orientata alla
relazione e possiede già le informazioni
• E’ coinvolta dalle persone e dalle relazioni
umane
• Cambia piano spesso i programmi, quasi
senza problemi
•E’ molto curiosa
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La persona policronica
• E’ portata a considerare attentamente
il contesto generale
• Si preoccupa di più di coloro ai quali è
legata (famiglia, amici, colleghi
stretti), piuttosto che della privacy
• Presta e prende in prestito spesso e
facilmente
• Basa la puntualità sulle relazioni
• Ha una forte tendenza a costruire
relazioni che durano per tutta la vita
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punti di forza della persona policronica
• E’ orientata alla relazione con gli altri
• Considerata sensibile, intuitiva e
disposta ad aiutare
• Risulta abile nell’affrontare i problemi
prima che diventino seri, in quanto
ha capacità di previsione per la sua
tendenza ad osservare il contesto
• Abile nel creare e far funzionare un
gruppo di persone
• E’ capace di ascoltare e dirigere con
armonia
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punti di debolezza della persona policronica
• Non riesce a valutare la durata reale di un
determinato incarico, appuntamento,ecc.
• Può generare frustrazione negli altri
perché si fa aspettare
• Può sembrare poco efficace perché
ripone più valore sugli aspetti immateriali
(valori, sentimenti) che su quelli materiali
• La sua natura pacifica e calma può
essere percepita dagli altri come
arrendevolezza
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“Che cos’è dunque il tempo? Quando
nessuno me lo chiede, lo so; ma se
qualcuno me lo chiede e voglio
spiegarglielo, non lo so.
Tuttavia affermo con sicurezza di sapere
che, se nulla passasse, non vi sarebbe
un tempo passato; se nulla si
approssimasse non vi sarebbe un
tempo futuro; se non vi fosse nulla,
non vi sarebbe il tempo presente.
S.Agostino, Le confessioni
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definizione
• Il vocabolario della lingua
italiana riporta come definizione
di tempo la seguente:
“successione illimitata di istanti
in cui si svolgono gli eventi e le
variazioni delle cose; il
succedersi dei diversi stati del
nostro spirito”.
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Due tipologie di Tempo
• Tempo mentale: il modo di vivere
emozionalmente il rapporto con le cose,
le situazioni. Un insieme complesso delle
relazioni prima-durante-dopo tra la
persona e gli avvenimenti
• Tempo reale: una convenzione
organizzativa, scandita/ misurata
dall’orologio (quantità di tempo)e dal
calendario (quando nel tempo)
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• Più esatto sarebbe dire:”Tre
sono i tempi, il presente del
passato, il presente del presente,
il presente del futuro”.. il
presente del passato è la
memoria, il presente del presente
è l’intuizione diretta , il presente
del futuro è l’attesa. ”
S.Agostino, Le confessioni
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Il tempo rende uguali: è una risorsa
preziosa, la risorsa base di ogni
individuo e di ogni organizzazione:
non è né abbondante, né infinita.
•
• Il tempo è una risorsa irripetibile,
non ritorna, non si ricrea. Non si può
andare avanti nel tempo e tornare
indietro (o forse non siamo capaci ancora).
29
Il tempo passa, non si ferma
mai.
Non è vero che il tempo corre,
il tempo... scorre.
Inesorabile, ineluttabile, costante.
Scorre sempre alla stessa velocità.
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Il tempo
Possiamo farne l'uso che
vogliamo/decidiamo:
• gestirlo o farci gestire
• esserne padroni o prigionieri
• tenerlo per noi o regalarlo ad altri
• difenderlo strenuamente
• farcelo rubare
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“È tardi, è tardi, sono in ritardo, in
arciritardissimo!», così urlava il
Bianconiglio girando con un vistoso
orologio nel panciotto e correndo a gambe
levate.
Gli mancava il concetto di Time
Management, ovvero la capacità di
collocare efficacemente le azioni nel
tempo, caratteristica fondamentale per
il successo di un progetto.
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• Il time management
la gestione del tempo, è un insieme di
scelte consapevoli per organizzare le
risorse temporali finite che abbiamo
a disposizione
• Il time management
è la disciplina che ci consente di
controllare la nostra vita utilizzando
le 168 h che abbiamo a disposizione
ogni settimana.
33
Il time management
Gestire questo tempo
“ci costringe”
a prendere una posizione esplicita
riguardo
alle cose a cui diamo più valore
nella nostra vita lavorativa e
in quella privata
34
Il time management
Gestire questo tempo
“ci aiuta”
a ripartire conseguentemente i nostri
sforzi e a trovare un equilibrio tra i
diversi fattori che ci mettono sotto
stress, per mancanza di tempo.
.
35
Una gestione efficace del tempo produce :
• un livello più alto di produttività personale
• una riduzione degli sprechi di tempo
• l'attenuazione del sovraccarico di lavoro
oltre all'aspetto forse più importante:
la gestione ottimale del tempo
garantisce che
le attività più importanti vengano
effettivamente portate a termine.
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Le ricerche
Molte ricerche hanno mostrato che:
• i manager lavorano seguendo ritmi
incessanti
• le loro attività sono caratterizzate
da brevità, varietà e discontinuità
• essi sono fortemente orientati
all'azione e non amano le attività
riflessive
(Henry Mintzberg)
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Le ricerche
Il manager medio italiano e il suo tempo di lavoro :
• Colloqui/riunioni: 42%
• Telefono, e-mail, corrispondenza: 15%
• Lavoro autonomo, riflessione e
produzione individuale: 13%
• Viaggi e trasferimenti : 9%
• Impegni extraziendali: 7%
• Supervisione collaboratori: 5%
• Lettura e acculturazione : 5%
• Altro: 4%
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Suggerimenti per i Colloqui
• Fate colloqui di 20 min. (max.)
• Scegliete orari intelligenti
• Comunicate subito l'orario in cui si
concluderà l'incontro
• Mettetevi in una predisposizione di ascolto e
di interesse
• Chiudete la porta, spegnete i cellulari e
chiedete di non essere disturbati per i prossimi
15 min.
• Entrate subito nel merito del tema/argomento
• Comunicate un senso di “produttività/utilità”
derivata dall’incontro
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Suggerimenti per riunioni
• Si siete come la maggior parte dei
manager, come abbiamo visto,
probabilmente trascorrete dal 30 al
50% del vostro tempo in riunione.
Non è una percentuale eccessiva, se
le riunioni servono davvero per
raggiungere i vostri obiettivi;
ma se servono a poco, lo è.
•
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I cambiamenti del mondo del lavoro
rendono le riunioni necessarie e decisive.
Questi cambiamenti comprendono:
• empowerment dei collaboratori (con l’esigenza
di un maggior coordinamento),
• il maggior ricorso ai team trasversali e alla
crescente complessità del processo decisionale
• il crescente numero di “alleanze” e
interdipendenze tra organizzazioni/ uffici
diversi.
Le riunioni sono una parte essenziale della
vita organizzativa.
41
Le riunioni sono superflue: quando:
• Non seguono l'ordine del giorno
• Si trasformano in lunghe chiacchierate
• Sono dominate da una o due persone che
parlano tutto il tempo
• Si prolungano oltre l'orario
• Non producono decisioni, non invitano
all'azione
• Non conferiscono alle persone la responsabilità
di svolgere i compiti loro assegnati
• Sono routine ossia non sono veramente
necessarie
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Gli scopi di una riunione sono,
dovrebbero essere:
• condividere gli obiettivi, le idee e le opinioni
• coordinare gli interventi o prendere decisioni
• creare un clima di dialogo e coinvolgimento,
facilitando l'interazione fra i partecipanti.
Se non avete queste necessità
probabilmente non vi è bisogno di
fissare una riunione.
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Ogni volta che organizzate la riunione:
assicuratevi che:
• ” il punto” (lo scopo centrale) sia chiaro,
importante ed evidente nell'ordine del giorno
• avete invitato le persone giuste, cioè chi sia
davvero interessato all'argomento, chi abbia
informazioni importanti, chi abbia la
responsabilità di partecipare un'eventuale
decisione.
Fate in modo che la riunione sia breve, che resti
in argomento e non permettete che si vada
oltre l'orario.
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Ogni volta che organizzate una riunione :
siate orientati all'azione.
• Ogni riunione dovrebbe produrre una
decisione, avvicinare i partecipanti a un
dato obiettivo, cercare di “chiudere”
una questione importante.
• Le persone che lasciano la riunione
debbono avere la consapevolezza della
“produttività reale”, concreta che si è
prodotta.
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Per realizzare riunioni efficaci è
necessario prestare attenzione su
questi
3 aspetti:
• la preparazione
• lo sviluppo (la gestione)
• il follow-up.
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Suggerimenti per le riunioni
• Assicuratevi che le vostre riunioni
siano necessarie. Chiedetevi se potete
raggiungere il vostro obiettivo senza indire
una riunione.
• Chiarite l'obiettivo di ogni riunione.
Tutti partecipanti dovrebbero essere in
grado di rispondere alla domanda: "perché
sono qui?". Se lo scopo è quello di prendere
una decisione, assicuratevi che tutti lo
sappiano in anticipo e che abbiano il tempo
e i materiali necessari per prepararsi.
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Suggerimenti per le riunioni
• Prima dell'incontro, quando è
possibile, sondate il terreno con i
partecipanti più importanti. Sarete
meglio preparati se saprete in anticipo che
cosa pensano rispetto ai punti fondamentali
da discutere. Ciò di cui venite a conoscenza
potrebbe suggerirvi alcune modifiche
all'ordine del giorno.
• Distribuite in anticipo l’ ordine del
giorno; questo indirettamente serve anche
a identificare l'obiettivo della riunione.
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Suggerimenti per riunioni
• Insistete affinché i partecipanti
arrivino preparati.
Ciò significa che tutti devono:
• essere informati sui temi che saranno
affrontati
• portare i documenti, i report o i dati, ecc.
che servono per la riunione
• essere pronti a dare un contributo alla
discussione e al raggiungimento delle
eventuali decisioni
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Suggerimenti per Durante la riunione
Una buona preparazione vi aiuta ad
affrontare al meglio questa seconda
fase. Nel corso della riunione
dovreste seguire i seguenti consigli:
• Ri-dichiarate l'obiettivo della
riunione.
Benché lo abbiate già comunicato quando
avete diramato gli inviti è sempre
consigliabile ripeterlo.
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Suggerimenti per Durante la riunione
• Favorite il fatto che ognuno esprima
il proprio punto di vista.
Impedite che una o due persone
monopolizzino la conversazione. Se
alcuni partecipanti sono troppo timidi
per intervenire chiedete anche a
queste persone di esprimere il loro
punto di vista rispetto al problema in
discussione. perché lo considerate
importante.
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Suggerimenti per Durante la riunione
• Evitate che la discussione divaghi in
mille digressioni.
Quando si perdono di vista i punti
fondamentali, la riunione degenera in
una serie di chiacchiere a vuoto.
• Terminate la riunione,
chiudendola formalmente,
comunicando il piano operativo.
• Ogni riunione dovrebbe sempre portare a
qualche azione concreta.
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Suggerimenti per Durante la riunione
Chi conduce una riunione , a seconda delle
dinamiche interne al gruppo, spesso deve
assumere i seguenti ruoli:
• Moderatore. Si assicura che l'ordine
del giorno venga seguito, che chi
vuole parlare abbia l'opportunità e
che nessuno monopolizzi riunione.
• È un compito difficile specie quando
tra i partecipanti vi è una “figura
dominatrice".
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Suggerimenti per Durante la riunione
• Avvocato del diavolo. Se emerge
troppo presto un consenso unanime,
cioè senza una vera riflessione , egli lo
mette in discussione .
Se vi accorgete che la “convergenza” è
opportunistica e non reale, fornite una
“lettura opposta o alternativa” per
portare i partecipanti ad una
riflessione/decisione ponderata e
partecipata.
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Suggerimenti per Durante la riunione
• Negoziatore: ruolo indispensabile
quando i partecipanti non riescono a
trovare un terreno comune, oppure
non vogliono farlo.
Evidenzia i “costi e le
implicazioni” del disaccordo e i
vantaggi del consenso/
condivisione.
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Suggerimenti per Durante la riunione
• Sostenitore. Loda e sottolinea
sinceramente il contributo dei
partecipanti, quando ritiene utile
farlo.
Essere apprezzati piace a tutti.
• Cantastorie. Spesso l’intercalare di
aneddoti, rimandi ad altre “storie”e/o
situazioni, allevia le tensioni e
ricorda ai partecipanti ciò che li
unisce.
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Suggerimenti per il follow-up
La riunione non è davvero conclusa se
non vi siete assunti la responsabilità
delle attività che si è deciso di
svolgere.
Chi ha condotto la riunione dovrebbe
effettuare un follow-up in tempi
rapidi, inviando una comunicazione
di sintesi sui risultati raggiunti e sulle
azioni e le attività da svolgere.
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Suggerimenti per il follow-up
Questo tipo di messaggio di follow-up
incoraggia i partecipanti a sentirsi un
passo più vicini al loro obiettivo e
ricorda ad alcuni le attività con essi
concordate.
Indica sinteticamente la “produttività”
della riunione e rappresenta una
piattaforma informativa comune per
tutti i partecipanti.
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Suggerimenti per il Telefono
• Fate subito le comunicazioni più
difficili e faticose
• Considerate le telefonate come una
vera attività
• Ritagliatevi 30/40 min. a mattino e al
pomeriggio: condensate in questo
tempo tutte le telefonate.
• Usate la segreteria telefonica.
• Fate comunicazioni brevi e sintetiche
• Mentre telefonate, sorridete.
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Suggerimenti per Posta elettronica
• La Posta elettronica è forse il più
importante tra i nuovi strumenti di
comunicazione emersi negli ultimi
decenni.
• A causa del modo in cui molti la utilizzano
sta diventando uno dei principali "ladri del
tempo".
•
• E’ necessario prendere il controllo della
vostra posta elettronica prima che essa
prenda il controllo su di voi.
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Suggerimenti per Posta elettronica
• Gestite le e-mail in alcuni momenti
programmati durante la giornata. A
meno che non siate in ansia perché
aspettate un messaggio che richiede
un'attenzione immediata, non aprite
ogni e-mail appena la ricevete.
• Controllate la vostra casella in orari
prestabiliti, questa ridurrà
l'interruzione.
•
61
Suggerimenti per Posta elettronica
• Tenete un account separato per i
messaggi privati.
• Incoraggiate chi vi scrive per
motivi diversi dal lavoro a
utilizzare esclusivamente il vostro
indirizzo personale.
• Controllate questi messaggi a casa o
nella pausa pranzo.
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Suggerimenti per Posta elettronica
1. Cancellate tutte le e-mail spazzatura e i
messaggi irrilevanti che la gente sente "il
dovere" di inoltrarmi. Fatelo velocemente.
2. Spostate tutti i messaggi urgenti in una
casella denominata "messaggi urgenti";
affrontateli in un momento specifico del
vostro programma di lavoro.
3. Spostate tutti gli altri messaggi meritevoli di
attenzione in una cartella chiamata "più
tardi". Occupatevene solo dopo aver
affrontato le attività ad alta priorità del
vostro programma.
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Suggerimenti per Posta elettronica
• Un oggetto di e-mail efficace contiene
sufficienti informazioni affinché il
destinatario possa decidere che cosa fare del
messaggio, senza bisogno di aprirlo.
• Un oggetto inefficace non lo consente: la
e-mail in questo caso deve essere aperta e
letta per una valutazione.
• Segnalate a chi vi scrive di indicare
sempre l’oggetto in modo efficace e utile
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Suggerimenti per Posta elettronica
• Fate in modo che i vostri corrispondenti
sappiano quali informazioni vi interessano
e quali sono le vostre priorità. Inviate un
messaggio di risposta spiegando: "continua a
informarmi sulla questione" o "ti prego di non
inoltrarmi le e-mail quando si parla di questo tema"
o ancora "ti prego di inviare in futuro tutte le
informazione su questo argomento a (nome del
collaboratore appropriato)".
• Fatelo per una o due settimane,
riceverete meno messaggi inutili.
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Suggerimenti per Lavoro autonomo
• Decidete di non farmi disturbare per
mezz'ora.
• Archiviate con metodo in modo che
ogni documento sia rintracciabile
velocemente
• Fate un breve intervallo tra
un'attività e l'altra, in modo da
riordinare le idee
• Studiate la vostra curva di
produttività.
66
Suggerimenti per Lettura, acculturazione
• Leggete con metodo, senza leggere tutto.
• Leggete un documento come si legge il
giornale, non come un romanzo giallo.
• Leggete anche nei ritagli di tempo prima
di una riunione, in aeroporto, mentre
state aspettando
• Costruitevi un percorso di
aggiornamento/ formazione
67
Suggerimenti per : impegni extra
aziendali e trasferimenti.
• Pianificateli e programmateli con
anticipo
• Siate puntuali
• Stabilite in anticipo obiettivi e
contenuti e verificateli con i vostri
interlocutori
• Fate la sintesi dell'incontro e
evidenziate le “implicazioni”
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Suggerimenti per Supervisione dei collaboratori.
• Imparate ad ascoltare
• Chiedete i numeri, i dati , i fatti, non solo
opinioni, impressioni personali
• Valutate lo sforzo profuso per il
raggiungimento degli obiettivi
• Chiedete ai collaboratori di tenere
memoria scritta delle decisioni e di
prendere appunti durante gli incontri
• Non rimandate la soluzione di situazioni
conflittuali
• Affrontate subito errori e mancanze
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Il tempo è una risorsa divisibile in tre aree:
tempo lavorativo, tempo libero e tempo
"indispensabile"
(per mangiare, dormire, pensare)
• Il tempo per il mantenimento del proprio
benessere fisico e mentale non dovrebbe
mai essere sacrificato.
• E’ utile migliorare l'efficienza delle altre
due tipologie attraverso un progetto e
un'organizzazione efficace delle proprie
attività.
70
legge 80/20
È interessante ricordare il Principio di
Pareto , ossia che per qualsiasi campo di
applicazione
il 20% di qualche cosa è solitamente
responsabile per il restante 80%,
ovvero
il 20% è importante l’80% è secondario
ovvero
il 20% degli impegni produce l’80% di risultati
71
• Applicando il principio di Pareto al tempo
lavorativo: il 20% del lavoro significativo
consuma l'80% di tempo e risorse.
• Molto, e forse troppo tempo, viene sprecato
per cose non significative/ non importanti.
Effetti collaterali:
• la diffusa abitudine di sentirsi
"schiavi del tempo“
• l'atteggiamento mentale di dover
"riempire il tempo”
72
Effetti collaterali
• Ci si lamenta perché si hanno troppe
cose da fare e perché non si riescono a
fare tutte.
• Si è sempre estremamente impegnati,
freneticamente occupati, ovvero quasi
sempre in uno stato di emergenza,
continuando a posporre le cose.
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Conseguenze
• Una perdita di efficienza, di produttività, un
mancato raggiungimento degli obiettivi
prefissati ed un inevitabile fallimento delle
attività operative assegnate.
• Se questo rappresenta un problema per
chiunque, per un Manager è dannoso e
intollerabile, dato che lavorare per
obiettivi e scadenze rappresenta la sua
normale modalità di lavoro.
74
Applicando la regola di Pareto
• Un Manager si deve focalizzare su
ciò che è realmente importante, cioè
il 20%, perchè produce maggiori
risultati.
Troppo spesso soddisfare le attese degli altri
(“clienti”, collaboratori, familiari ) porta a
lasciarci influenzare da infondate urgenze e
a dedicarci a cose non strettamente
necessarie, innescando una
gestione passiva del tempo.
75
La necessità di cambiare approccio:
fare quello che si è deciso,
concentrandosi sulle attività essenziali
e rilevanti, passando ad una
gestione attiva del tempo
il Time Management aiuta a focalizzare
l'interesse sul presente e sulle priorità
reali: si può essere produttivi restando
calmi, rilassanti e controllando la
situazione.
76
Time Management
Gli interventi di un efficace Time Management
riguardano 4 gruppi d'azione:
1. Arretrati/Arretratezza.
Spesso alcune attività vengono rimandate
infinitamente semplicemente perché
sono considerate noiose e di scarso
interesse, anche se la loro esecuzione
richiederebbe un tempo oggettivamente
contenuto.
77
1. Arretrati/Arretratezza
• Si accumulano provocando a volte
conseguenze dannose e diventando, nella
peggiore delle ipotesi, "delle grane" che ci
rincorrono, per essere risolte.
• Inserendo fra le cose da fare, anche alcune
fra le meno gradite, è possibile evitare
l'accumulo di arretrato.
Un atteggiamento positivo e costruttivo permette di
eseguire qualsiasi incarico, anche se percepito
inizialmente come gravoso e poco interessante.
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2. Discontinuità/Distrazione
• Può capitare di dedicarsi ad un lavoro
in modo discontinuo a causa di
continue interruzioni.
• Nella maggior parte dei casi ciò è
dovuto ad una mancanza di
concentrazione/organizzazione che,
anche inconsciamente, permette il
verificarsi di questi contrattempi.
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2. Discontinuità/Distrazione
• Imparate a dire di no .
Se non lo fate, difficilmente arriverete a
portare a termine il vostro lavoro.
Al termine di ogni giornata di lavoro tutti i "sì" che
avrete detto avranno aiutato gli altri a raggiungere
i loro obiettivi e le loro priorità.
E forse voi sarete molto soddisfatti della vostra
generosità, della capacità di risolvere
problemi altrui e del fatto che tutti vi
cercano.
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2. Discontinuità/Distrazione
• Il più subdoli ed esperti rubatempo sono maestri della
comunicazione persuasiva e
occulta: sono simpatici e
piacevoli. Usano parole, frasi ,
sorrisi e modi di fare così
gradevoli per incunearsi nel
nostro lavoro e nella nostra
giornata che ci convincono ad
assecondarli.
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2. Discontinuità/Distrazione
Per gentilezza, per paura di
offenderlo/a, semplicemente
perché non abbiamo la prontezza/
l’abilità per pensare a delle scuse
credibili, non ci viene spontaneo
rispondere “no!“.
Non ci sembra conveniente,
educato: non corrispondente al
nostro modo di gestire le relazioni
con gli altri
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2. Discontinuità/Distrazione
• Troppo spesso utilizziamo un semplice,
generoso “si” ad ogni richiesta: un'arma
letale verso noi stessi e un assecondare
chi il tempo non lo rispetta (specie quello
degli altri)
È necessario realizzare le condizioni ambientali
per favorire il mantenimento della
crimandando ad un momento più opportuno
le "interazioni con l'esterno".
oncentrazione,
83
Consigli .
Per limitare i danni prodotti dai “disturbatori” quotidiani:
• Accogliete il disturbatore in piedi, senza farlo
sedere
• Chiedete il motivo dell'interruzione
• Dichiarate in anticipo quanto tempo si ha a
disposizione: trascorso questo periodo interrompere
educatamente il colloquio
• Chiedetegli di mandar in anticipo una e-mail con
gli argomenti che verranno affrontati nell'incontro
successivo
• Educate i disturbatori con l'esempio (cioè non
disturbandoli) e pretendete che facciano altrettanto
con voi, sottolineando i vantaggi reciproci che si
otterrebbero con un comportamento più corretto.
84
3. Confusione/con-fusione
• La caotica gestione dei propri impegni
e la “confusione” negli strumenti di
lavoro non consentono di lavorare per
scadenze.
• E’ necessaria l'organizzazione degli
interventi da fare subito e di quelli da
fare in rapida successione, specificando
data e ora.
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3. Confusione/con-fusione
Decidere il cammino, essere
determinati nel prossimo passo e
metterlo in atto
• è una disciplina mentale,
trascriverlo sull'agenda
• è un'abitudine indispensabile per
qualsiasi Quadro-Manager.
86
4. Gestione delle priorità
Nelle organizzazioni molto spesso il termine
"urgente" è usato come sinonimo di
"importante".
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4. Gestione delle priorità
• Se tutto è classificato come "urgente" e
richiesto in esecuzione per "ieri" c'è una
ansiogena e inadeguata valutazione delle
priorità.
• Se non gestite attentamente il tempo è
facile che le giornate si riempiano di
attività urgenti, ma irrilevanti.
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4. Valutazione delle priorità
Il Quadro-Manager
deve essere in grado di stabilire la
differenza tra attività urgenti
rispetto ad attività importanti e,
di conseguenza, può affrontare
sensatamente un processo di
programmazione e
pianificazione.
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distinguere
• Criterio di importanza:
classifica le attività secondo la
logica di ciò che più o meno
importante fare.
• È importante ciò che dà
ritorno, valore aggiunto, ciò
che è vitale fare o è
indispensabile conseguire.
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distinguere
• Criterio di urgenza:
classifica le attività secondo
la logica di ciò che è più o
meno impellente fare.
Sono urgenti quelle attività
in cui è indispensabile
essere veloce e tempestivo
nella risposta o nella
reazione.
91
urgenza
• Il concetto di urgenza è
determinato unicamente dal
fattore tempo.
• Un’attività è tanto più urgente
quanto prima deve essere iniziata,
per essere portata a termine nei
tempi (e nei modi) concordati.
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urgenza
Per calcolare il grado di urgenza di
un’attività sono necessarie due
informazioni:
1. la scadenza dell’attività e
2. il tempo di esecuzione previsto.
Sottraendo il tempo previsto dalla scadenza si
ricava la data prevista di inizio lavori.
Un’attività è tanto più urgente
quanto più è vicina a quella data.
93
importanza
• Il concetto di importanza è
determinato
dall’impatto/implicazione
dell’attività sugli obiettivi
aziendali.
• Il tempo ha un “peso importante”,
ma subordinato .
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importanza
• Per calcolare il grado di importanza di
un’attività sono necessarie almeno due
informazioni:
1. la conoscenza dettagliata degli
obiettivi aziendali e
2. l’impatto che prevedibilmente
ciascuna attività esercita sul
raggiungimento degli obiettivi stessi.
95
• La distinzione tra “urgenza e
importanza” è sempre importante.
Particolarmente nei momenti “cruciali”
che spesso caratterizzano alcuni periodi
della vita delle organizzazioni, nei quali
si tende a privilegiare l’urgenza rispetto
all’importanza,
a farsi dominare dal fattore tempo e
a perdere di vista gli obiettivi essenziali
dell’organizzazione stessa
96
E’ opportuno ricordare che:
• Non sempre ciò che è urgente è anche
importante
• L'urgenza scaccia quasi sempre l'importanza
• L'urgenza produce stress
• L'urgenza produce ansia
• L'urgenza nasce spesso da eventi prevedibili,
ritardi accumulati su attività previste...
facendo rimandare le attività importanti
• Quando urgenza e importanza coincidono e
sono entrambe elevate si verifica una crisi.
97
Utilizzando i concetti di urgenza e importanza :
D. area della delega
Attività più urgenti e
Urgenza alta meno importanti:
A. area della priorità
B. Attività più importanti
e più urgenti
spesso si presentano in modo
imprevisto e necessitano di
essere eseguite velocemente,
ma non rilevanti in termini di
obiettivi a lungo termine.
Da delegare ai collaboratori .
Questo è il fulcro operativo
(20%) su cui si deve investire la
propria attenzione e su cui ci si
deve concentrare per
un'immediata risoluzione.
C. area delle attività “inutili”
B. area della pianificazione
Attività meno urgenti e
Urgenza bassa
meno importanti:
possono essere messe in standby, temporaneamente
tralasciate e spesso tendono a
"morire da sole".
Importanza bassa
Importanza bassa
Attività più importanti e
meno urgenti :
Non necessitano di essere svolte
immediatamente, ma, essendo
rilevanti, richiedono attenta
programmazione e una precisa
Importanza alta
pianificazione
Importanza alta 98
QUADRANTE D
area della delega
importanza
Una tavola sinottica
QUADRANTE A
area della priorità
urgenza
QUADRANTE C
area delle attività “inutili”
QUADRANTE B
area della pianificazione
99
Evoluzione auspicabile delle attività
QUADRANTE A
QUADRANTE D
Area della
delega
Area delle
priorità
QUADRANTE B
QUADRANTE C
Area della
scarsa utilità
Area della
programmazione/
pianificazione
100
• La lista delle cose da fare è uno degli
strumenti di programmazione più
semplice : permette di avere ben
evidenti tutte le attività che
dovete svolgere in una data
giornata, racchiudendola in un
unico format.
• Molte persone utilizzano una lista di
questo genere unitamente a una
programmazione settimanale o
mensile
101
Molte agende giornaliere e molti calendari del computer
hanno una lista delle cose da fare integrata.
Una lista efficace comprende i seguenti argomenti:
• Le riunioni a cui dovrete partecipare
• I colloqui/incontri
• Le decisioni che dovrete prendere
• Le chiamate da fare
• I documenti, le lettere , le e-mail da scrivere
• Le attività con priorità alta che non abbiate
completato il giorno prima.
•
102
suggerimenti
• Mentre completate la vostra lista siate
realistici sul numero di attività che
potete portare a termine in un giorno.
• Una buona regola è quella di inserire
metà delle cose che pensate di potere
realizzare: non è per pessimismo, ma per
poter apportare alcuni aggiustamenti ,
man mano che il tempo passa.
• Tenete fuori dalla lista le attività
urgenti, ma irrilevanti e quelle con
bassa priorità
103
• La programmazione e le agende
giornaliere funzionano bene
soprattutto per chi ha un lavoro
altamente strutturato, meno per chi
ha una attività maggiormente
frammentaria, soprattutto i
manager di più alto di livello.
•
• Chi ha un lavoro meno strutturato può
utilizzare al meglio l’organizzazione del
tempo aumentandone la flessibilità.
•
104
• Alla fine di ogni giornata verificate
il “bilancio” della vostra attività e
stilate la vostra lista delle cose da
fare per la giornata successiva o
programmate che sia la prima
attività la mattina del giorno
seguente.
• Fate in modo che questa attività
diventi un rituale, un obbligo
con voi stessi.
105
Al tempo invece nessuno dà valore, si usa con
larghezza come si fa con una cosa che non
costa nulla.... preso nel vortice del lavoro e degli
impegni ciascuno consuma la propria vita,
sempre in ansia per quello che accadrà e annoiato
di ciò che ha. Chi invece dedica ogni attimo del
suo tempo alla propria crescita, chi dispone ogni
giornata come se fosse la vita intera, non aspetta
con speranza il domani né lo teme.
Impegniamoci. Solo in questo modo la vita sarà
un bene; altrimenti è solo un inerte adattarsi ….
Cerchiamo dunque che ogni momento ci
appartenga. Ma non sarà possibile se prima non
cominceremo ad appartenere a noi stessi (Seneca )
106
Se tu conoscessi il tempo come lo conosco io rispose il Cappellaio - non diresti che lo
perdiamo. Domandaglielo. - Non comprendo
che vuoi dire - osservò Alice. - Certo che non lo
comprendi! - disse il Cappellaio, scotendo il capo
con aria di disprezzo - Scommetto che tu non
hai mai parlato col tempo.- Forse no - rispose
prudentemente Alice - ma so che debbo battere
il tempo quando studio la musica.- Ahi, adesso
si spiega - disse il Cappellaio. - Il tempo non
vuol esser battuto. Se tu fossi in buone relazioni
con lui, farebbe dell'orologio ciò che tu vuoi.
(L.Carrol,Alice nel paese delle meraviglie)
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Per concludere
Un antico testo irlandese:
Trova il tempo di lavorare, è il prezzo del successo.
Trova il tempo di riflettere, è la fonte della forza.
Trova il tempo di giocare, è il segreto della giovinezza.
Trova il tempo di leggere, è la base del sapere.
Trova il tempo di essere gentile, è la strada della felicità.
Trova il tempo di sognare, è il sentimento che porta alle stelle.
Trova il tempo di amare, è la vera gioia di vivere.
Trova il tempo di essere contento, è la musica dell'anima.
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PER IL VOSTRO ASCOLTO
GRAZIE
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