Misurare la raccolta
e il suo uso
Dati e indicatori
per il bibliotecario
SERIATE - 23 novembre 2009 - [email protected]
Carta Collezioni & Sistemi di monitoraggio
• Ogni assunto metodologico relativo a CC necessita di un sistema di
monitoraggio:
– per prendere coscienza dello stato di fatto della raccolta e del suo uso e
sulla base di ciò, pianificare
– per verificare nel tempo se - quanto definito nella CC - viene rispettato o
disatteso
– per definire correttivi - rispetto a quanto definito in CC - sulla base di dati
oggettivi
– per fornire al bibliotecario uno strumento di analisi indispensabile per la
pianificazione annuale (tanto più indispensabile su scala sistemica)
Sistema di monitoraggio
EFFETTUA ANALISI QUANTITATIVE
• sul patrimonio documentario complessivo della Biblioteca e del Sistema
• su tutto ciò che determina modifiche della raccolta: acquisti, scarti, doni
• sull’utilizzo (e il non-utilizzo) della raccolta tramite l’effettuazione di prestiti
• sulle tipologie di utenza che fanno uso della raccolta
(o di particolari ambiti della raccolta)
Sistema di monitoraggio
Deve permettere di individuare fenomeni
anche in modo “granulare” ,
consentendo analisi della raccolta sulla base di:
• articolazioni tematiche e/o generi
• tipologia dei supporti (libri, vari tipi nbm, periodici, altro)
• porzioni di “segnatura” (che spesso sono sinonimo di raggruppamenti semantici)
• livelli di approfondimento dei documenti
Dati e indicatori per il bibliotecario
• Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso
> numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo)
> data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc
> dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca)
> dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc
> prezzo
> (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc
• Come ottenere i dati
> qualità della base-dati
> ausili software
> organizzazione del processo di estrazione-dati
> tempo a disposizione
• Interpretazione e azione
> complessità dell’analisi e competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema
> interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca
> interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema
ARTICOLAZIONE TEMATICA DEL PATRIMONIO IN SBV
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003-006 Informatica
Altro di 000
130 Fenomeni paranormali
150 Psicologia
Altro di 100
200 Religione
300-310 Scienze sociali in generale - statistica
320, 330 e 380 Politica - Economia - Commercio
340, 350 Diritto - Amministrazione pubblica
360, 370 Servizi sociali - Educazione
390 Usi e costumi, folklore
400 Linguaggio
500-549 Scienze naturali - Matematica - Astronomia - Fisica
550-599 Scienze della terra - Paleontologia - Scienze della vita
610 Medicina
630, 640 Agricoltura - Economia domestica e vita familiare
Altro di 600
710, 720 Arti in generale - Urbanistica
741.5 Fumetto
780-792 Musica - Spettacolo- Rappresentazioni sceniche
793-799 Giochi - Sport - Caccia e pesca
Altro di 700
850 Letteratura italiana
Altro di 800
910 Geografia e viaggi
940 Storia generale d'Europa
Altro di 900
Raccolta MONOGRAFIE ADULTI 2008
Classe
T01
Z00
T02
T03
Z01
T04
T05
T06
CDD
Informatica
003-006
Altro di 000 Altro di 000
130
300-310
Scienze sociali in
genere
320, 330, 380 Politica, Economia,
Commercio, Trasporti
340, 350
T08
360, 370
T09
390
T10
400
T11
500-549
T12
T13
550-599
610
T14
630, 640
Diritto, P.A.
Serv. Sociali,
Educazione
Usi e costumi,
Folklore
Lingue e Linguaggio
Matematica,
Astronomia Fisica,
Chimica
Geo-Bio- Zoologia
Medicina
Agricoltura
Eco.domestica
Altro di 600 Altro di 600
T15
710, 720
T16
741,5
T17
780-792
T18
793-799
Z07
T19
Z08
T20
Altro di 700
850
Altro di 800
910
T21
940
Z09
Fenomeni
paranormali
Psicologia
150
Altro di 100 Altro di 100
Tutta la classe 200
200-299
T07
Z06
Discipline
Arti in genere e
Urbanistica
Fumetto
Musica Spettacolo,
Teatro
Giochi Sport
CacciaPesca
Altro di 700
Letteratura italiana
Altro di 800
Geografia e viaggi
Storia generale
d'Europa
Altro di 900 Altro di 900
TOTALE
Patrimonio
%
Prestiti
%
Acquisti
%
Indice
Circolazione
Ind.
Bilanciato
Collezione
653
1079
1,1%
1770
699
2,3%
36
19
0,0%
2,7
0,6
-0,4
0,2
22,6
5,4
229
1537
1831
1520
0,4%
0,3%
1,6%
5
48
39
51
0,0%
2,6%
256
2417
1260
1224
0,0%
1,1
1,6
0,7
0,8
-0,1
-0,7
0,6
1,0
9,3
13,1
5,7
6,7
1806
3,1%
1822
2,3%
88
0,0%
1,0
2,1
8,4
2914
1229
5,1%
1770
1086
2,3%
1,4%
73
17
4,2%
2,1%
1,0%
0,6
0,9
1,9
-0,4
5,1
7,4
2173
3,8%
1992
2,6%
65
3,7%
0,9
1,2
7,6
472
901
0,8%
390
1351
0,5%
9
14
0,5%
0,8
1,5
0,0
-0,9
6,9
12,5
1097
891
1427
1,9%
1210
731
2262
1,6%
25
12
55
1,4%
1,1
0,8
1,6
-0,1
-0,2
0,3
9,2
6,8
13,2
962
1284
1,7%
1893
1880
2,4%
56
45
3,2%
2,0
1,5
0,8
0,2
16,4
12,2
1344
527
2,3%
1424
928
1,8%
1,2%
17
19
1,0%
0,9%
1,1%
1,1
1,8
-0,8
-0,1
8,8
14,7
1348
2,3%
1397
1,8%
40
2,3%
1,0
0,5
8,6
865
3536
6585
14919
1860
1,5%
1132
3927
9632
26450
5601
1,5%
29
73
329
585
88
1,7%
1,3
1,1
1,5
1,8
3,0
0,2
-0,8
6,6
-0,3
-2,1
10,9
9,3
12,2
14,8
25,1
0,7
0,8
1,3
1,6
1,4
5,5
6,5
11,2
1,9%
2,7%
3,2%
1,6%
1,5%
2,5%
2,2%
6,1%
11,4%
25,9%
3,2%
0,9%
3,1%
1,6%
1,7%
0,9%
2,9%
2,4%
5,0%
12,4%
34,0%
7,2%
1,1%
0,0%
2,2%
0,8%
0,7%
3,2%
2,6%
4,2%
19,0%
33,7%
5,1%
2630
2074
4,6%
1726
1610
2,2%
2,1%
66
60
3,8%
3,6%
57693
100%
77840
100%
1963
100%
3,5%
Ind.
Ind.
NON
Inutilizzo disponibilita
ILL RICHIESTO
[BASSO]
[ALTO]
0<X<1
SEZ. CDD LOCALE SCARSA
X=1
SEZ. CDD
AD ALTO INTERESSE
X>1
X=1
SEZ. CDD
A BASSO INTERESSE
[BASSO]
PRESTITO INTERNO
SEZ. CDD LOCALE RICCA
[ALTO]
BIBLIO VIMERCATE - MONOGRAFIE ADULTI - ANALISI PIB 2008
Classe
Cdd
Disciplina
Interni
+ forniti
Interni
Prestiti
Forniti
%
T01
003-006
Informatica
1770
1599
2%
Indicatori
Ricevuti
%
171
2%
171
%
Dipendenz
a esterna
Equilibrio
forniti /
ricevuti
1%
10%
0%
T02
130
Fenomeni paranormali
256
212
0%
44
0%
51
0%
19%
-14%
T03
150
Psicologia
2417
1907
3%
510
5%
459
3%
19%
11%
T04
T05
200-299
300-310
Tutta la classe 200
1224
1822
981
1393
1%
2%
243
429
2%
4%
302
373
2%
2%
24%
21%
-20%
15%
1770
1415
2%
355
3%
326
2%
19%
9%
T06
Scienze sociali in genere
Politica, Economia, Commercio,
320, 330, 380 Trasporti
T07
340, 350
Diritto, P.A.
1086
907
1%
179
2%
211
1%
19%
-15%
T08
360, 370
Serv. Sociali, Educazione
1992
1452
2%
540
5%
456
3%
24%
18%
T09
390
Usi e costumi, Folklore
390
307
0%
83
1%
79
1%
20%
5%
T10
T11
T12
T13
T14
T15
T16
T17
T18
T19
T20
T21
Z00
Z01
Z06
Z07
Z08
Z09
400
500-549
550-599
610
630, 640
710, 720
741,5
780-792
793-799
850
910
940
Altro di 000
Altro di 100
Altro di 600
Altro di 700
Altro di 800
Altro di 900
12%
12%
14%
15%
12%
9%
9%
20%
14%
27%
13%
22%
22%
17%
10%
14%
20%
20%
19%
6%
48%
22%
20%
19%
62%
-38%
-22%
4%
-67%
-35%
-23%
-17%
16%
112%
9%
-53%
-28%
-33%
1351
1210
Geo-Bio-Zoologia
731
Medicina
2262
Agricoltura Eco.domestica
1893
Arti in genere e Urbanistica
1424
Fumetto
928
Musica, Spettacolo, Teatro
1397
Giochi, Sport, Caccia e Pesca
1132
Letteratura italiana
9632
Geografia e viaggi
5601
Storia generale d'Europa
1726
699
1260
1880
3927
26450
1610
Totali > 77840
Lingue e Linguaggio
Matematica, Fisica, Chimica
1183 2%
168
2%
158
1%
1014 2%
196
2%
132
1%
613
1%
118
1%
97
1%
1854 3%
408
4%
340
2%
1628 2%
265
3%
223
1%
1225 2%
199
2%
123
1%
874
1%
54
1%
87
1%
1166 2%
231
2%
298
2%
965
1%
167
2%
161
1%
8575 13% 1057 10% 3181 20%
5106 8%
495
5%
761
5%
1416 2%
310
3%
403
3%
564
1%
135
1%
162
1%
1019 2%
241
2%
208
1%
1531 2%
349
3%
165
1%
3347 5%
580
6%
530
3%
23702 35% 2748 26% 5894 38%
1365 2%
245
2%
338
2%
67320 100% 10520 100% 15689 100%
Dipendenza esterna
E` la % dei ricevuti rispetto al
totale dei prestiti ritirati
localmente
(cioe` rispetto gli interni + i
ricevuti).
Sopra 10 e 20% nuovi acquisti sono
progressivamente + efficaci.
Equilibrio forniti / ricevuti
E` la differenza %ale dei forniti
rispetto ai ricevuti.
Valori negativi indicano che
“importiamo” + di quanto
“esportiamo”
(cioe` che in quella classe i ricevuti
superano i forniti).
Va così letto: i forniti sono x% in +/dei ricevuti.
Dati e indicatori per il bibliotecario
• Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso
> numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo)
> data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc
> dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca)
> dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc
> prezzo
> (oneroso): data di “uscita editoriale” del doc
• Come ottenere i dati
> qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani)
> ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?)
> organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?)
> tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema)
• Interpretazione e azione
> complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema
> interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca
> interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema
FLUSSI dei DATI STATISTICI in SBV
E’ applicativo in uso in
SBV. Nel suo db opensource (PG) risiedono
tutti i dati necessari per
costruire indicatori
QuerySQL
ad hoc
Direzione
SBV
Tabelle
Complesse
DB
Unibiblio
Gestore
query SQL
Biblio
SBV
Biblio
SBV
Biblio
SBV
Esegue mensilmente una
batteria di query SQL per
aggiornare le tabelle statistiche
“base” o “semplificate” delle
biblioteche e le altre tabelle +
complesse x direzione SBV
Tabelle
Base
Biblio
SBV
Biblio
SBV
Biblio
SBV
ACCESSO ALLE TABELLE-BASE SBV
da normale foglio elettronico
TABELLE STATISTICHE
AD ACCESSO DIRETTO DELLO BIBLIO SBV
(Query SQL ad aggiornamento mensile)
ESTRATTO DA:
Dati e indicatori per il bibliotecario
• Dati necessari per costruire indicatori su raccolta e suo uso
> numero doc posseduti, acquistati, scartati, prestati, non prestati (in un range di tempo)
> data in cui avvengono le operazioni di acquisto, inventariazione, prestito, scarto, ecc
> dati sulla circolazione sistemica dei documenti (PIB) (ricevuti e forniti da ogni biblioteca)
> dati catalografico/editoriali ai quali sono associati i singoli doc
> prezzo
> (oneroso): data di “uscita” editoriale del doc
• Come ottenere i dati
> qualità della base-dati (struttura-dati, stratificazione storica, semantica formalizzata, errori umani)
> ausili software (libertà d’accesso al dato? applicativo soddisfacente ? bonifiche possibili?)
> organizzazione del processo di estrazione-dati (chi fa cosa ?) (tutto ciò è reale e sostenibile?)
> tempo a disposizione (del bibliotecario e dello staff di Sistema)
• Interpretazione e azione
> complessità dell’analisi, competenze dei bibliotecari e dello staff di Sistema
> interventi formalizzati sulla raccolta delle biblioteca
> interventi formalizzati sulla raccolta di Sistema
Piano di sviluppo della raccolta
Dovrà rispondere alle seguenti domande:
• La raccolta è correttamente dimensionata rispetto a standard e bacino
d’utenza ?
• Nella situazione attuale che tipo di performances ha potuto garantire ?
• Quali sono i deficit principali ?
• Di quante risorse (dedicate alla raccolta) ha potuto beneficiare nell’ultimo
anno di gestione ?
• Quali interventi di breve/medio/lungo termine è corretto pianificare ?
• Come traduco tali interventi in fabbisogno d’acquisto e revisione ?
• Quale livello di priorità assegno ai vari interventi ?
Elementi essenziali per l’avviamento di un
coordinamento sistemico
• Controllo di gestione delle singole biblioteche:
macro: a) raggiungimento standard
b) deficit dimensionamento raccolte
micro: a) monitoraggio raccolta e uso
b) monitoraggio profili di comunità
• Condivisione finalità approccio sistemico:
a) condivisione obiettivi, strumenti e metodi
b) requisiti minimi di accesso ad un progetto cooperativo (vd. Legge di Bourne)
c) disponibilità alla formalizzazione del progetto in termini di politiche d’acquisto e revisione,
monitoraggio, strategie di servizio
• Verifica del livello d’integrazione della Rete
(Opac, disponibilità e tempi Pib, controllo del budget in chiave sistemica, efficienza procedure
amm.ve su acquisti)