CIRCOLARE N.141/2008 L’USO” DPC e WEB-DPC ULTERIORI “ISTRUZIONI PER A distanza di quasi un mese dall’attivazione del nuovo programma per la gestione dei prodotti in DPC e facendo seguito alla Circolare Provinciale n. 138 del 30 ottobre u.s., riteniamo utile riprendere alcuni concetti, molti dei quali non nuovi nella Distribuzione per Conto, e fornire alcuni chiarimenti. Innanzitutto raccomandiamo ai Colleghi di affrontare ogni nuovo inserimento tenendo ben presente il legame indissolubile “ricettafarmaci da ordinare”. Infatti, dovendo fornire i dati secondo art. 50, è evidente che ad ogni progressivo ricetta (i due codici a barre in alto sulla destra) dovrà corrispondere una ben definita prescrizione. Non sono quindi possibili ordini cumulativi per più ricette contenenti identiche prescrizioni, né scambi di ricette. E’ evidente che di fronte a ordinativi sbagliati, sarà necessario effettuare un reso e ripetere l’ordine con l’inserimento corretto dei dati richiesti. - Da una analisi dei resi effettuati dall’inizio del mese, abbiamo riscontrato i seguenti problemi: errato inserimento della quantità richiesta, errato inserimento prodotto, scambio ricetta-farmaco prescritto. Data la farraginosità del meccanismo di reso (ottenimento autorizzazione ASL, operatività su Web Dpc, allestimento DDT, accordi con il grossista) e le complicazioni create a livello di magazzino, ci sembra superfluo raccomandare attenzione nell’inserimento dei dati. Ricordiamo che nel programma attuale la procedura di resi si attiva mediante il passaggio attraverso la funzione “Consultazione” → “Vedi ricetta” “Modifica” e il percorso “Elimina” o “Diminuisci”. - L’annullamento dell’ordine, teoricamente possibile entro alcuni minuti dalla conferma dell’invio al grossista, deve essere in realtà sempre verificato contattando telefonicamente Nord Est Farma, anche se l’operazione di annullo è stata effettuata immediatamente. Abbiamo in effetti verificato che spesso il grossista riceve e processa l’ordinativo anche dopo pochi secondi dall’invio da parte della farmacia. Le persone addette alla gestione dei farmaci in DPC sono il Sig. Luciano Terzo tel. 0444-250145 e la Sig.ra Serena Carraro tel. 0444-250155. - Le stesse persone vanno contattate anche prima di effettuare i resi, al fine di poter concordare il giro di consegna più opportuno e di poter avvisare il responsabile di magazzino. Il reso merce dovrà ovviamente rispettare le temperature di conservazione previste e la bolla dovrà specificare che si tratta di un reso DPC (ed eventualmente l’indicazione “farmaco da frigo”). Nella causale non dovrà essere riportata l’indicazione “reso per accredito”, bensì la causale inserita in fase di eliminazione ricetta o diminuzione quantità prodotti. Ricordiamo che nell’effettuare il reso va inserito il numero di DDT della farmacia e NON del grossista. - Il pacco con la merce resa, come in passato, andrà allestito separatamente dagli altri resi commerciali (per i clienti NEF) e dovrà riportare la dicitura “All’attenzione dell’ufficio DPC- sig. Luciano Terzo”. - Ricordiamo che la consegna dei farmaci richiesti avviene nei tempi previsti per ordini inviati entro le ore 11.30 del mattino o entro le ore 18.30 del pomeriggio. Tuttavia, in presenza di richieste realmente urgenti, è possibile, entro certi limiti, oltrepassare tali orari contattando telefonicamente NEF che si adopererà per il buon esito della richiesta. - Per problemi di natura tecnico-professionale è possibile contattare anche la Dr.ssa Daniela Bontempo allo 0444-250110. - Rassicurando alcuni Colleghi confermiamo che non è possibile con il nuovo programma che per errore vengano effettuati doppi ordini sulla medesima ricetta, tant’è che il sistema avvisa l’utente anche qualora la ricetta sia già stata inserita da un’altra farmacia di una qualsiasi ASL della provincia. - E’ opportuno che le ricette aperte vengano chiuse contestualmente alla consegna dei farmaci ai pazienti, o comunque in tempi brevi, anche in considerazione del fatto che la fatturazione terrà conto delle sole ricette già chiuse. A questo proposito l’Ufficio DPC della ASL 6 Capofila Provinciale, al fine di ottenere un corretto flusso dei dati chiede alle farmacie la massima collaborazione in questa fase iniziale nel far rientrare tutti gli ordinativi effettuati nella fatturazione dello stesso mese. In pratica i Colleghi, quando possibile, a fronte di richieste non urgenti effettuate a ridosso della fine del mese, potrebbero rinviare l’ordine al mese successivo; ovviamente quando in possesso di ricette già aperte, quindi con ordine già effettuato, dovrebbero contattare il paziente affinché il ritiro dei farmaci sia sollecito o comunque effettuare in ogni caso la chiusura della ricetta. L’esigenza è solo momentanea e sarà nostra cura informarvi allorquando il sistema sarà sufficientemente rodato ed in piena efficienza da rendere inutili queste precauzioni. - Ricordiamo che a partire da questo mese NEF non invierà più alle farmacie il consueto riepilogo che costituiva una sorta di prefattura. Il programma attuale effettua comunque in automatico la fatturazione di tutte le ricette chiuse nel mese di competenza. Ovviamente le ricette ancora aperte verranno proposte alla fatturazione nel mese successivo. Al momento della fatturazione è possibile deselezionare (togliere) eventuali ricette che mancassero di qualche prerequisito sfuggito a precedenti controlli, come l’assenza nota AIFA o la mancanza della firma del medico. In questo caso la ricetta potrà essere reinserita (successivamente alla correzione) in altra fatturazione. - Per omogeneità e ulteriore controllo consigliamo di numerare le ricette della DPC seguendo l’ordine di elencazione in fattura, quindi dopo aver emesso la fattura stessa. - La fatturazione con Web Dpc può essere effettuata dal giorno 20 del mese in corso (per favorire i Colleghi nei periodi di chiusura per ferie) al 15 del mese successivo (come previsto dall’accordo DPC); all’approssimarsi della data ultima di fatturazione, il sistema avverte l’utente. Ovviamente, di norma la fatturazione va fatta dopo l’ultimo giorno del mese nell’intervallo che va dal 1^ al 5^ giorno del mese successivo (consegna ricette convenzionata), quindi per le ricette dell’attuale mese di novembre, da lunedì 1 a venerdì 5 dicembre p.v. Il periodo di “non possibilità” di fatturazione (dal 15 al 20 del mese successivo) è in funzione del fatto che in questo intervallo hanno luogo le operazioni di ordinaria manutenzione e controllo del programma, necessarie per la perfetta efficienza del sistema. - Web Dpc prevede nella fatturazione un’unica modalità di esigibilità dell’IVA, uguale per tutte le farmacie, cioè l’Iva ad esigibilità immediata. Non si è ritenuto opportuno per il momento richiedere modifiche, non solo per non affrontare ulteriori costi, ma soprattutto perché con questa modalità è meglio garantito il rispetto degli adempimenti tributari. Inoltre dobbiamo anche considerare la regolarità dei pagamenti da parte delle ASL vicentine e la modesta (almeno per la gran parte delle farmacie) entità degli importi IVA che i Colleghi devono mensilmente corrispondere. - Dato che Web Dpc effettua su server anche le operazione di fatturazione, è possibile che si verifichino dei rallentamenti del sistema qualora più farmacie effettuino in contemporanea più operazioni di fatturazione e/o di attività ordinaria. Pertanto è consigliabile effettuare l’operazione di fatturazione anche in orari inusuali. Cordiali saluti IL SEGRETARIO Dr. Enrico Pietrogrande IL PRESIDENTE Dr. Alberto Fontanesi