Comitato Tecnico delle Comunità Intelligenti
REGOLAMENTO DI ORGANIZZAZIONE PER IL FUNZIONAMENTO
DEL COMITATO TECNICO DELLE COMUNITA’ INTELLIGENTI
(art.20, comma 2, del d.l. n. 179/2012, convertito nella legge n. 221/2012)
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INDICE
TITOLO I - PRINCIPI GENERALI .................................................................................................... 3
ART.1: DEFINIZIONI ................................................................................................................... 3
ART.2: COMPOSIZIONE E COMPITI DEL COMITATO............................................................................ 3
ART.3: MODIFICHE AL REGOLAMENTO .......................................................................................... 3
TITOLO II – FUNZIONAMENTO DEL COMITATO ................................................................................. 3
ART.4: SEGRETERIA DEL COMITATO ............................................................................................. 3
ART.5: RIUNIONI DEL COMITATO .................................................................................................. 3
ART.6: DELIBERAZIONI DEL COMITATO.......................................................................................... 4
ART.7: CONFERIMENTO DI DELEGHE............................................................................................. 5
ART.8: COMPITI ISTRUTTORI SVOLTI DALL’AGENZIA PER L’ITALIA DIGITALE E DAGLI ORGANISMI
RAPPRESENTATI .............................................................................................................. 5
ART.9: DEPOSITO DELLE RELAZIONI ISTRUTTORIE ............................................................................ 5
ART.10: PRESENTAZIONE DEGLI ESITI DELLE ISTRUTTORIE .................................................................. 5
TITOLO III – ATTI DEL COMITATO ................................................................................................ 6
ART.11: REDAZIONE DEI VERBALI DELLE RIUNIONI ............................................................................ 6
ART.12: APPROVAZIONE DEI VERBALI DELLE RIUNIONI........................................................................ 6
ART.13: CONSERVAZIONE DEGLI ATTI DEL COMITATO ........................................................................ 6
ART.14: PUBBLICITÀ DEGLI ATTI DEL COMITATO ............................................................................... 6
ART.15: CORRISPONDENZA ........................................................................................................... 6
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TITOLO I - PRINCIPI GENERALI
Art.1: Definizioni
1. Ai fini del presente Regolamento si intende, per:
a. “Comitato”, il Comitato tecnico per le comunità intelligenti di cui all’art. 20,
comma 2, del d.l. n. 179/2012, convertito nella legge n. 221/2012;
b. “Componente”, il membro del Comitato nominato ai sensi dell’art. 20, comma
2, del d.l. n. 179/2012, convertito nella legge n. 221/2012;
c. “delega”, l’atto formale mediante il quale un Componente (soggetto delegante),
ai fini della partecipazione alle riunioni del Comitato ed alle assunzioni delle
relative decisioni a maggioranza semplice, attribuisce autonomi poteri deliberativi ad un soggetto facente parte della propria organizzazione, nei limiti e
con le modalità indicate nel presente Regolamento ed in accordo con la disciplina giurisprudenziale che regola detto istituto;
d. “delegato”, il soggetto che, in virtù di una delega, rappresenta nella riunione
del Comitato il Componente delegante assente ed ha diritto di voto ai fini delle
assunzioni delle decisioni a maggioranza semplice;
e. “Presidente”, il Presidente del Comitato, eletto dai Componenti di cui all’art.
20, comma 2, del d.l. n. 179/2012, convertito nella legge n. 221/2012;
Art.2: Composizione e compiti del Comitato
1. La composizione e i compiti del Comitato sono disciplinati, rispettivamente, dai
commi 2 e 3 dell’art. 20 del d.l. n. 179/2012, convertito nella legge n. 221/2012;
Art.3: Modifiche al Regolamento
1. Il presente Regolamento può essere modificato su proposta del Presidente e di ciascun Componente. Le modifiche al Regolamento devono essere approvate a maggioranza semplice dei Componenti, secondo le modalità di cui al successivo art. 6.
TITOLO II – FUNZIONAMENTO DEL COMITATO
Art.4: Segreteria del Comitato
1. Per lo svolgimento dei propri compiti, il Comitato si avvale di una Segreteria tecnicoorganizzativa istituita presso L’Agenzia per l’Italia digitale, nell’ambito della struttura
organizzativa che si occupa delle Comunità intelligenti.
2. La composizione della Segreteria è stabilita dal Direttore generale dell’Agenzia per
l’Italia digitale, in relazione ai compiti indicati nel presente Regolamento.
Art.5: Riunioni del Comitato
1. Su disposizione del Presidente del Comitato, d’intesa con il Direttore generale
dell’Agenzia per l’Italia digitale, la Segreteria convoca le riunioni. La convocazione,
da effettuarsi con un preavviso minimo di 7 giorni solari, avviene tramite messaggi
di posta elettronica certificata. Ciascun Componente usa lo stesso mezzo per conRegolamento_organizzazione_Comitato Tecnico delle Comunità intelligenti
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fermare la propria partecipazione ovvero per comunicare la partecipazione, in propria vece, di un soggetto delegato, ai sensi del successivo art. 7. La conferma della
partecipazione dei Componenti e dei loro delegati, ai fini della verifica di esistenza
del numero legale per poter dar luogo all’incontro, deve pervenire alla Segreteria almeno 2 giorni lavorativi prima della data di convocazione della riunione.
Il documento di convocazione delle riunioni deve indicare il relativo ordine del giorno.
2. Per ogni riunione il Presidente elabora un ordine del giorno provvisorio che comprende i punti per i quali una domanda di iscrizione nell'ordine del giorno è pervenuta alla Segreteria o al Presidente almeno 15 giorni prima dell'inizio della riunione,
tramite messaggi PEC. Previo accordo tra i Componenti, i termini stabiliti possono
essere ridotti. L'ordine del giorno è adottato dal comitato all'inizio di ciascuna riunione.
3. La Segreteria mette a disposizione dei partecipanti tutti gli atti istruttori depositati
dai soggetti di cui agli artt. 8 e 9 del presente Regolamento. Ai fini della validità delle
riunioni è necessario che siano presenti, anche in videoconferenza, il Presidente e
almeno 6 Componenti. Devono comunque essere presenti, direttamente o a mezzo
delega ai sensi del successivo art. 7, almeno tre dei Componenti designati in rappresentanza delle amministrazioni territoriali e almeno tre dei Componenti scelti e nominati dal Direttore generale dell’Agenzia per l’Italia digitale.
4. Su disposizione del Presidente ed in funzione degli argomenti all’ordine del giorno
trattati, può essere chiamato a partecipare alle riunioni:
a. personale della Segreteria per la stesura dei verbali di riunione;
b. personale dell’Agenzia per l’Italia digitale e/o di organismi rappresentati che
hanno predisposto l’istruttoria degli argomenti oggetto di trattazione.
Il Presidente del Comitato può, altresì, invitare a partecipare alle riunioni rappresentanti di altri enti o istituzioni, secondo le materie all'ordine del giorno, previo accordo
con membri del Comitato.
I soggetti invitati a partecipare non hanno diritto di voto.
Art.6: Deliberazioni del Comitato
1. Le deliberazioni del Comitato sono assunte a maggioranza semplice.
2. Il Comitato può altresì assumere decisioni e deliberare attraverso scambio di messaggi di posta elettronica certificata, su proposta del Presidente. La proposta si intende
approvata ove la maggioranza dei suoi membri manifesti, tramite messaggio di posta
elettronica, il consenso, espresso entro il termine di volta in volta convenuto, fermo
restando l'obbligo di confermare successivamente il consenso con nota cartacea sottoscritta dal componente del Comitato o da un sostituto all'uopo delegato.
Il mancato invio del messaggio di posta elettronica nel termine convenuto equivale a
voto contrario.
E' fatta salva, in ogni caso, la facoltà di ciascuno dei componenti il Comitato di chiedere che la proposta sia sottoposta al Comitato stesso in sede di riunione collegiale,
con le modalità di cui al co. 1.
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Art.7: Conferimento di deleghe
1. Per consentire al Comitato di svolgere, con la frequenza e con la continuità necessarie, i compiti richiamati al precedente art. 2, ovvero per limitare l’occorrenza di situazioni che comportino l’invalidità delle riunioni del Comitato, ciascun Componente
ha facoltà di conferire una delega ad un soggetto appartenente alla propria organizzazione, comunicando alla Segreteria, tramite un messaggio di posta elettronica, il
nominativo del delegato: in questo caso si intendono estesi al delegato tutti i diritti e
le facoltà spettanti al Componente delegante, salva espressa esclusione scritta e accettata.
Art.8: Compiti istruttori svolti dall’Agenzia per l’Italia digitale e dagli organismi
rappresentati
1. Il Comitato si avvale dell’Agenzia per l’Italia digitale per lo svolgimento delle istruttorie. A tal fine, laddove l’argomento lo richieda, l’Agenzia per l’Italia digitale provvede
alla stesura di un’apposita relazione, corredata della relativa documentazione, e al
deposito del documento presso la Segreteria della Commissione stessa.
2. Il Comitato può avvalersi, laddove l’argomento lo richieda, di istruttorie predisposte
dagli organismi rappresentati e presentate dal relativo rappresentante, salvo quanto
previsto dall’art. 5.3
3. Di massima ed in relazione agli argomenti trattati, le relazioni istruttorie analizzano i
problemi posti sotto i profili organizzativi, tecnico/sistemistici e giuridico/amministrativi.
Art.9: Deposito delle relazioni istruttorie
1. La Segreteria del Comitato si avvale del registro di protocollo informatico reso disponibile dal’Agenzia per l’Italia digitale.
2. Il Presidente, sentito il Comitato, può nominare uno o più componenti responsabili
dell’istruttoria, che si faranno pertanto carico di curarla e di dare conto dei risultati
conseguiti
3. Al fine di consentire l’esame da parte del Comitato, le relazioni istruttorie sono depositate con un periodo di anticipo rispetto alla data stabilita per la riunione cui si riferiscono i fatti oggetto dell’istruttoria. Di regola, salvo casi eccezionali, detto periodo
può variare da 5 a 15 giorni, in relazione alla complessità dell’argomento oggetto
dell’istruttoria ed alla quantità di documentazione allegata
4. Le eventuali richieste di chiarimento inerenti l’istruttoria e le relative risposte sono
formulate con messaggi elettronici portati a conoscenza di tutti i componenti del
Comitato.
Art.10:
Presentazione degli esiti delle istruttorie
1. Il Comitato può deliberare che l’istruttoria necessiti di ulteriori approfondimenti in
ordine a particolari aspetti. In tal caso le questioni sollevate potranno risultare dal
verbale della riunione e la discussione finale rimandata ad altra data.
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TITOLO III – ATTI DEL COMITATO
Art.11:
Redazione dei verbali delle riunioni
1. La redazione dei verbali delle riunioni è effettuata dalla Segreteria del Comitato. I
verbali vengono inviati in bozza, con messaggio elettronico, ai partecipanti alla riunione entro dieci giorni solari dalla data della riunione.
2. Ciascun Componente, ovvero il proprio delegato, in relazione alle posizioni assunte
nel corso della riunione, può chiedere correzioni ed integrazioni al testo, che la Segreteria avrà cura di apportare.
3. Lo schema finale del verbale è portato a conoscenza del Comitato per la successiva
approvazione.
Art.12:
Approvazione dei verbali delle riunioni
1. Il verbale di una riunione può essere approvato nel corso della riunione successiva,
da parte del Presidente e di ogni Componente, ovvero di ogni delegato, che abbia
preso parte alla riunione.
Art.13:
Conservazione degli atti del Comitato
1. I verbali delle riunioni sono repertoriati dalla Segreteria e dalla stessa conservati con
tutti gli atti istruttori degli argomenti trattati.
2. L’Agenzia per l’Italia digitale mette a disposizione del Comitato un apposito spazio
web, ad accesso riservato, nel quale saranno conservati gli atti del Comitato e saranno previsti ambienti collaborativi per l’esecuzione delle attività istruttorie da parte dei componenti del Comitato.
Art.14:
Pubblicità degli atti del Comitato
1. Il Comitato, in relazione agli argomenti trattati, stabilisce le forme di pubblicità degli
atti.
2. L’Agenzia per l’Italia digitale provvede alla pubblicazione, in un’apposita sezione del
proprio sito web, dei documenti ad evidenza pubblica approvati dal Comitato nel
corso delle riunioni.
3. L’accesso agli atti del Comitato e l’Accesso civico sono disciplinati rispettivamente
dalla L. 241/1990 e ex art. 5 D. Lgs. 33/2013.
Art.15:
Corrispondenza
1. La corrispondenza indirizzata al Comitato o al suo Presidente è inoltrata alla Segreteria del Comitato. La Segreteria assicura che la corrispondenza sia recapitata
ai destinatari e, nel caso di documentazione, agli altri membri del Comitato.
Letto, approvato e sottoscritto
Roma, 22 novembre 2013
IL PRESIDENTE
f.to Mario Calderini1
1
Originale con firma autografa agli atti
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