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Gli strumenti informativi ed il Fleet Manager:
chi è il braccio e chi la mente?
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FASI
MENTE
BRACCIO
IMPLEMENTAZIONE SISTEMA
fleet manager
sistema inform.
OPERATIVITA’ A REGIME
sistema inform.
fleet manager
VERIFICHE E PIANIFICAZIONI
fleet manager
sistema inform.
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Un sistema informativo per ogni flotta:
la personalizzazione quale segreto del proprio
successo.
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Nel corso degli oltre 20 anni di esperienza in questo settore, abbiamo
osservato come la flotta aziendale, mediamente, rappresenti uno dei maggiori
centri di costo di una qualsiasi società/organizzazione di medie-grandi
dimensioni (in alcuni casi secondo solo a quello relativo agli stipendi).
Mentre nessuno suggerisce che i sistemi delle paghe debbano essere fatti
manualmente, molto spesso vediamo aziende che non dispongono di sistemi
automatici adeguati per la gestione della propria flotta.
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Un buon sistema informativo di gestione deve essere:
- diffuso
- completo
- referenziato
- semplice
- assistito
- economico
- affidabile nel tempo
- flessibile
- parametrizzabile
- personalizzabile
- integrabile con altri sistemi
- scalabile
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•
raccogliere tutte le informazioni utili attuali e storiche
•
conoscere la struttura la disponibilità e l’utilizzo della flotta
•
comprendere la composizione e la distribuzione dei costi in forma analitica e
sintetica per tutte le differenti tipologie di spesa
•
mantenere i veicoli nelle migliori condizioni
•
organizzare il lavoro sia dei mezzi che delle risorse impiegate
•
assicurare qualità affidabilità e una produttiva operatività dell’autoparco
•
effettuare le più corrette e produttive scelte strategiche di gestione
razionalizzando i costi e tenendo sotto controllo i propri fornitori
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INCREMENTO
DECREMENTO
- base dati da fonti differenti
- cost saving
- real time knowledge
- H.R. saving
- life cycle
- data entry
- stili guida
- duplicazioni di processo
- car sharing
- paperless
- cruscotti/controlli automatici
- comunicazioni interne/esterne
- interoperatività
- emissioni CO2
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Se la risposta a una domanda del tipo
“Quanto…”
è
“Non lo so”
allora non esiste momento migliore per cambiare!
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I VANTAGGI DEL SOFTWARE
Un moderno sistema informativo può offrire molteplici vantaggi ma tutti
ricadono in tre aree fondamentali a prescindere dalle dimensioni della flotta:
1. RISPARMIO ECONOMICO
2. RIDUZIONE DEL TEMPO SPESO AD AMMINISTRARE LA FLOTTA
3. MIGLIORAMENTO DEI LIVELLI DI EFFICIENZA/UTILIZZO
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I VANTAGGI DEL SOFTWARE
•
soluzione integrata in un unico software multifunzionale:
- uniformità nella codifica dei dati
- condivisione e integrazione dei dati
- interfaccia omogenea
- efficienza e affidabilità
- modularità
- flessibilità e adattabilità a realtà eterogenee
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I VANTAGGI DEL SOFTWARE
•
suddivisione di compiti e ruoli attraverso profili utente
•
semplificazione dell’accesso alle informazioni: disponibilità di dati aggiornati
in tempo reale senza ricorrere alla documentazione cartacea (allegati)
•
programmazione degli interventi
•
monitoraggio automatico impegni e scadenze (email)
•
decisioni, scelte strategiche e interventi rapidi attraverso l’estrazione di dati
e report di valutazione/controllo dei processi
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I VANTAGGI DEL SOFTWARE
•
immediata evidenza di situazioni di dolo e incuria
•
ottimizzazione dell’utilizzo e del tempo di vita della flotta
•
controllo dei costi attraverso pianificazioni e verifiche consuntive
•
maggiore forza contrattuale con i propri fornitori
•
risparmi certi sui costi
•
semplificazione della comunicazione fra le diverse aree di interesse
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I VANTAGGI DEL SOFTWARE
•
operazioni eseguite attraverso procedure guidate
•
storicizzazione dei dati
•
esportazione completa dei dati
•
sistema aperto in grado di interagire con l’ERP e altri software
•
servizi di assistenza e aggiornamento qualificati per garantire la sicurezza e
la continuità del servizio
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Individuare i “colli di bottiglia”, eliminare gli sprechi,
monitorare i costi per migliorare i
KPI (Key Performance Indicators) gestionali
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MONITORARE I COSTI ED OTTIMIZZARE L’UTILIZZO DEI VEICOLI
1. ELIMINARE LE ANOMALIE
- vizi di utilizzo
- cattiva gestione
- errori cronici
- dolo
- incuria …
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MONITORARE I COSTI ED OTTIMIZZARE L’UTILIZZO DEI VEICOLI
2. OTTIMIZZARE LA GESTIONE
- strumento di gestione globale
- automatizzazione delle procedure
- controllo eccezioni
- approccio qualificato con i propri fornitori
- interfacciamento ERP e altri software aziendali …
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MONITORARE I COSTI ED OTTIMIZZARE L’UTILIZZO DEI VEICOLI
3. EFFETTUARE LE MIGLIORI SCELTE STRATEGICHE
- dati analitici e sintetici
- dati attuali e storici
- report valutazione
- pianificazioni e simulazioni
- evoluzioni normative e di mercato …
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Quando e perché un sistema informativo può
trasformarsi in nemico e come intervenire
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ANALISI SOFTWARE – FASE DI IMPLEMENTAZIONE
•
quale è il sistema più adatto per la vostra organizzazione?
•
quale è l’elenco delle funzionalità, quali aree copre?
•
ho veramente bisogno di tutti i moduli?
•
il sistema è personalizzabile?
•
il sistema è in grado di interagire con altri sistemi/dati?
•
cosa mi offre in più (valore aggiunto) il vostro sistema?
•
quanto tempo/risorse devo dedicare, chi devo coinvolgere?
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ANALISI SOFTWARE – FASE DI IMPLEMENTAZIONE
•
verificare rapporto qualità/prezzo
•
analizzare i possibili livelli di accesso degli utenti (sicurezza)
•
valutare la fornitura dei servizi (helpdesk, formazione, aggiornamenti, …)
•
ottenere garanzie che il sistema abbia la flessibilità per adattarsi alle
mutevoli esigenze della Vostra organizzazione
N.B. le grandi flotte necessitano (quasi sempre) di un sistema personalizzato
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CONOSCERE ESATTAMENTE I PROPRI OBIETTIVI
•
Un buon sistema permette di monitorare, controllare e segnalare spese
anomale, fornire controlli automatici per assicurarsi che i processi
funzionino come previsto entro i parametri definiti senza la necessità di
intervenire ed eseguire controlli manuali.
•
Il “nemico” molto spesso sta nel livello di dettaglio: bisogna implementare
un sistema che sia giusto per ogni singola organizzazione e per farlo
bisogna conoscere esattamente i risultati che si vogliono raggiungere.
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CONOSCERE ESATTAMENTE I PROPRI OBIETTIVI
•
Esistono molteplici benefici nel lavorare a stretto contatto con i Vostri
fornitori per garantire che le Vostre esigenze siano soddisfatte nel tempo
•
È necessario un grande lavoro iniziale per garantire che tutti i dati rilevanti
siano presenti nel sistema, in modo uniforme, fin dalla sua installazione
•
Fondamentale analisi/monitoraggio continuo per governare l’intero processo
•
Non è mai stato così facile scambiare informazioni fra i vari sistemi
•
Soluzioni off-the-shelf
vs
ad-hoc
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I PRINCIPALI FATTORI DI INSUCCESSO
•
Uno degli errori più comuni cui assistiamo è quello di non coinvolgere tutti i
soggetti interessati fin dal primo giorno
•
Il costo è sempre uno dei fattori principali ma la soluzione più economica
non è necessariamente la migliore
•
La regola d’oro è sempre quella di poter “toccare”, provare e utilizzare un
sistema per assicurarsi che sia quello giusto (test drive)
•
Una ricerca inadeguata è sempre un grosso fattore di rischio
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I PRINCIPALI FATTORI DI INSUCCESSO
•
Una soluzione in questo settore è un investimento a medio-lungo termine
•
Molto spesso è necessario un grosso sforzo per modificare abitudini,
procedure e disfunzioni consolidate (magari da personale che non c’è più)
•
Non è raro vedere un utilizzo minimale delle potenzialità e funzionalità
messe a disposizione dal software
•
Un software di “controllo” può essere un nemico interno da battere
•
Ogni sistema è buono quanto sono buoni i dati che sono stati inseriti
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Come e perché il software MAP–Gestione Autoparco
rappresenta un’opportunità per ottenere una
gestione ottimale della flotta
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MAP-Gestione Autoparco: software specifico per la gestione dell’autoparco è
il prodotto di riferimento sul mercato italiano e utilizzato con soddisfazione da
centinaia delle più importanti aziende ed enti in settori come:
- servizi
- industria
- pubblica amministrazione
- sanità
- telecomunicazioni …
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A CHI SI RIVOLGE IL SOFTWARE MAP
•
operatori del processo di gestione di un autoparco
•
società o enti indipendentemente dalla tipologia/dimensione della flotta:
- gestione completa per autoparco di proprietà
- gestione specifica per renting, leasing, fleet management
- gestioni personalizzate per veicoli attrezzati/pesanti
- flotta distribuita sul territorio
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contratti
acquisto
noleggio
leasing
fleet manag.
pratiche
incidenti
multe
furti
alienazioni
gestione
economica
fondi
ordini
fatture
attrezzature
gestione
indipendente
dal veicolo
mezzi speciali
veicoli pesanti
veicoli attrezzati
modulo base
schede identificative
schede descrittive
dati tecnici
dati fiscali
prenotazioni
costi
uscite e
scadenze
addebiti mezzi storico
statistiche
consumi
carburanti
distributori
esterni
riparazioni
officine
esterne
riparazioni
officina interna
e magazzino
ricambi
consumi
carburanti
pompe interne
e serbatoi
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manutenzioni
programmate
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REFERENZE
ACEA S.p.A. (RM)
Coop. Assegn. Ass. Arborea (OR)
Comune C.F. Veneto (TV)
AMSC S.p.A. (VA)
Autostrade Brennero S.p.A.
Comune di Catania
ASE - Az. Spec. Ecologica (FG)
Az. Energetica S.p.A. (BZ)
Comune di Corsico (MI)
ASL Brescia
Az. Ospedaliera C. Poma (MN)
Comune di Ferrara
ASL 1 Mantova
Az. Ospedaliera Reggio Emilia
Comune di Firenze
ASL 1 Sassari
Az. USL Città di Bologna
Comune di Foligno (PG)
ASL 2 Savonese
Az. USL di Forlì
Comune di Gorizia
AUSL Valle d’Aosta
Benetton (TV)
Comune di Grottaglie (TA)
A.S.S. N. 6 Friuli Occid.
Centrale Latte FI-PT-LI
Comune di Ercolano (NA)
ASM Rieti S.p.A.
Comune di Aosta
Comune di Lecco
Comune di Cagliari
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REFERENZE
Comune di Lissone (MI)
L’Oréal S.p.A. (TO)
Provincia di Trieste
Comune di Rozzano (MI)
Luigi Lavazza S.p.A. (TO)
Provincia di Venezia
Comune di Torino
MediaMarket S.p.A. (BG)
REA S.p.A. (LI)
Cristoforetti S.p.A. (TV)
Minist. Polit. Agricole Forestali
Rentokil S.p.A. (MI)
ERSU S.p.A. (LU)
Ospedali Riuniti di Bergamo
Restiani S.p.A. (AL)
F.lli Arena s.r.l. (EN)
Parmalat S.p.A. (PR)
Salvatore Ferragamo (FI)
Ferrero S.p.A. (CN)
Provincia di Brescia
Serenissima Ristoraz. S.p.A. (VI)
Geofor S.p.A. (PI)
Provincia di Forlì Cesena
Trenitalia S.p.A.
Gewiss S.p.A. (BG)
Provincia di Genova
Gruppo Tuo S.p.A. (RM)
Istituti Ospitalieri Cremona
Provincia di Mantova
YKK Italia S.p.A. (VC)
Provincia di Siena
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Enrico Bendinelli
Matteo Felicioni
Amministratore
Responsabile di progetto IT
Tel.: 335 334046
Tel.: 055 3245677
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