La progettazione
degli Open Archive:
sfide e opportunità
Susanna Mornati
IT Program Manager
Progettando 2009, Verona 25 settembre 2009
Overview
Parte Prima:
• Il contesto
• Gli obiettivi
• Gli stakeholder
• Il portfolio
Parte seconda:
• Gli esempi (4)
– Le dimensioni
– Le sfide
– Le soluzioni
• Le opportunità
• Lezioni apprese
Il contesto
• Progettazione di Institutional Repository presso
vari atenei con impiego di tecnologie di Open
Archive
• Institutional repository:
– Digital Asset Management System
– Showcase della produzione intellettuale
• Prodotti della ricerca:
– Pubblicazioni (es. articoli su periodici, monografie,
proceedings, …)
– Set di dati scientifici, software, brevetti, rapporti,
tesi…
Gli obiettivi
• Raccogliere, catalogare, conservare,
rendicontare, esporre i prodotti dell’attività
di ricerca
• Benefici attesi:
– maggiore visibilità e prestigio dell’istituzione e
dei suoi componenti
– maggiore copertura e completezza dei dati 
qualità
– strategie informate per la gestione delle
risorse: dati  informazioni  conoscenza
Gli stakeholder
•
•
•
•
•
•
Ricercatori e docenti dell’ateneo, studenti
Amministratori
Organismi di valutazione interni ed esterni
Ministero
Finanziatori della ricerca
Tecnici e operatori dell’informazione
(partnership consorzio CILEA)
Il portfolio
• Esperienze realizzate:
– AIR, Università degli Studi di Milano
(http://air.unimi.it), dal 2006
– DocTA, Università Cattolica del Sacro Cuore
(http://tesionline.unicatt.it/), dal 2007
– BOA, Università degli Studi di Milano Bicocca
(http://boa.unimib.it), dal 2008
– RCR, Università degli Studi di Palermo
(http://surplus.unipa.it/oa/), dal 2009
Gli esempi - AIR
Le dimensioni - AIR
• 9 facoltà, quasi 200 strutture di ricerca
(dipartimenti, istituti, centri)
• 56.900 prodotti della ricerca in oltre 2000
collezioni, 7400 autori
• Oltre 20 anni di copertura
• Parametri per tempi e costi: dimensioni (# autori
e prodotti), complessità (# sistemi informativi da
integrare, modalità di colloquio,
sincronizzazioni), attività (pre-popolamento dati,
crosswalk,…)
Le sfide - AIR
System integration e interoperabilità
• Colloquio con sistemi informativi legacy
(anagrafiche del personale, degli studenti,
delle strutture, …)
• Colloquio con sistemi informativi esterni
(IN: banche dati bibliografiche e
bibliometriche, OUT: sito docente
Ministero, …)
• Conferimento dati per altre applicazioni
(BI, sito web, …)
Le soluzioni - AIR
Tecnologie open
• Software open source: collaborazione con
la community, rapidità e sicurezza
• Utilizzo di standard open: garantire
interoperabilità e durata
Gli esempi - DocTA
Le dimensioni - DocTA
•
•
•
•
45 corsi e scuole di dottorato
359 tesi di dottorato e altrettanti autori
3 anni di copertura
Parametri per tempi e costi: # uffici, #
procedure, # sistemi informativi da
integrare, vincoli di servizio (es. apertura
domande di tesi)
Le sfide - DocTA
Processi di business
• Analisi e automazione di processi
• Coinvolgere vari uffici aumentando
interazioni e comunicazione
• Modificare e concatenare procedure,
tendendo alla semplificazione
• Eliminare duplicazioni (procedure, dati)
• Migliorare il servizio all’utente (studente di
dottorato)
Le soluzioni - DocTA
Mandato istituzionale
• Approccio top-down, forte governance
centrale
• Distribuite deleghe e incarichi
• Ciascuno ha il proprio compito e la propria
responsabilità
• Tutti collaborano al raggiungimento
dell’obiettivo
Gli esempi - BOA
Le dimensioni - BOA
• 8 facoltà, 21 dipartimenti di ricerca
• 6700 prodotti della ricerca in oltre 160
collezioni, quasi 1000 autori
• Oltre 10 anni di copertura
• Parametri per tempi e costi: # e
complessità delle funzionalità specifiche
da implementare, # iterazioni di processi
(analisi, progettazione, sviluppo, deploy,
test, consegna, ecc)
Le sfide - BOA:
Molteplicità e complessità
• Grandi dimensioni di progetto (> 1000
persone coinvolte)
• Alfabetizzazione informatica eterogenea
• Uffici diversi con interazioni complesse
• Molti ambienti con scarsa comunicazione
reciproca (ricercatori/ amministratori/
operatori)
• Requisiti in evoluzione (iterazioni multiple)
Le soluzioni - BOA:
Extreme Project Management
• Attenzione alla gestione delle relazioni, in
particolare quelle interne all’istituzione
• Aspetti tecnici curati, ma non critici
• Fasi affrontate in maniera flessibile 
rescheduling continuo
• Lavorare per approcci incrementali
(affinamento dei requisiti in corso d’opera)
• Forti competenze di dominio (
definizione requisiti)
Gli esempi - RCR
Le dimensioni - RCR
• 12 facoltà, 78 dipartimenti di ricerca
• 36.900 prodotti della ricerca in oltre 160
collezioni, 4650 autori
• Oltre 6 anni di copertura
• Parametri per tempi e costi: salto nel buio
Le sfide - RCR:
Data quality
• Automazione della raccolta dati
– Centralizzata  distribuita
– Disponibilità e aggiornamento continui
– Validazione
– Valutazione
– Rendicontazione
– Monitoraggio e strategie
• Puntare al miglioramento della qualità dei
dati
Le soluzioni – RCR:
Migliorare la qualità dei dati
•
•
•
•
Raccolta dati distribuita ma strutturata
Obbligatorietà della immissione
Tipologie e valori a selezione limitata
Campagne di raccolta con date di
scadenza
• Condivisione dei criteri da adottare
• Budget con attività a forfait e a giornate
Le opportunità
• Lavorare con tecnologie avanzate
• Lavorare a contatto con il mondo della
ricerca
• Imparare a gestire progetti grandi e
complessi
• Imparare a trovare, proporre e far
accettare soluzioni originali
• Costruire team motivati e creativi
Conclusioni (lessons learnt)
•
•
•
•
•
Condividere gli obiettivi con il committente
Condividere priorità e scadenze
Presentare soluzioni e non problemi
Mediare fra le componenti interne
Vincere la diffidenza (es. sistemi informativi
interni)
• Change Management: ambiente accademico
• Strategia win-win: forte visibilità esterna dei
risultati del progetto per committente ed
esecutore
• Comunicazione soprattutto
You manage things;
you lead people
Amm. Grace Hopper, Marina degli Stati Uniti
Grazie a voi per l’attenzione
e grazie al mio eccellente team:
Andrea B. Andrea M. Andrea P.
Anna Daniela Davide Nilde
Susanna Mornati
[email protected]