L’e-procurement nella PA
Febbraio 2002
Il “Comitato dei Ministri per la Società dell’Informazione” individua i 10
obiettivi di legislatura per la digitalizzazione
dell’amministrazione.
Il IV obiettivo fissa al 50% la percentuale della spesa pubblica da
realizzare tramite e-procurement, per una cifra che nel 2005
dovrebbe raggiungere i 12.000 milioni di Euro.
Aprile 2002
Il DPR n. 101, “Regolamento per l’espletamento da parte delle
Amministrazioni Pubbliche di procedure telematiche di acquisto per
l’approvvigionamento di beni e servizi”, sancisce la possibilità anche da
parte delle PAL di utilizzare l’e-procurement per ottimizzare i propri
acquisti.
DPR n. 101: il regolamento
Il Regolamento - pubblicato sulla G.U.R.I. n. 125 del 30.5.2002 - apre
un’epoca nuova per la razionalizzazione e la riduzione della
spesa dell’amministrazione pubblica
• Possibilità anche per Enti locali e aziende pubbliche di utilizzare
procedure telematiche per l’acquisto di beni e servizi
• Acquisti sia di importo inferiore sia di importo superiore alla soglia
di rilievo comunitario
• Definizione di soluzioni di e-procurement come sistema informatico
per lo svolgimento di gare telematiche sia nella modalità di busta
chiusa sia nella modalità di asta al ribasso con rilanci multipli.
La soluzione PublicBuy/1
In base alla normativa vigente, un sistema di e-procurement pensato
per la PA deve integrare le diverse modalità di approvvigionamento ed
ottimizzare i processi di acquisto.
PVBLICBUY
• E’ una soluzione ai bisogni della Pubblica Amministrazione Locale
• Non è un adattamento di un prodotto già esistente, ma è una
soluzione originale nata dallo studio approfondito della normativa
italiana e delle procedure della P.A.
• Nasce dalla esperienza di professionalità diverse e competenze
specifiche nei settori della Funzione Pubblica, Gestione degli
approvvigionamenti, Comunicazione e Informatica
La soluzione PublicBuy/2
Con PVBLICBUY l’amministrazione può sperimentare
gradualmente i vantaggi dell’e-procurement.
Per utilizzare il servizio - erogato in modalità Client/Server o ASP non servono dispendiosi investimenti in hardware e manutenzione.
Tutto ciò che serve è un normalissimo PC ed un semplice
collegamento ad internet.
Allo stesso tempo
PVBLICBUY garantisce:
• funzionalità avanzate che seguono perfettamente il
tradizionale flusso funzionale delle gare pubbliche
• elevati standard di sicurezza nell’accesso al sistema
• assoluta trasparenza delle transazioni
• massima protezione dei dati
La soluzione PublicBuy/3
PVBLICBUY è una soluzione globale:
• Piattaforma software
• Modulo di Formazione degli attori (Funzionari e Imprese)
• Modulo di Assistenza durante l’intero ciclo di gara (P.A. e
Imprese)
• Modulo di Comunicazione
• Modello di incentivazione dei dipendenti pubblici
NeMS: caratteristiche del sistema
La piattaforma software è basata su NeMS (Negotiation electronic
Management System), prodotto sviluppato interamente in Italia.
 Utilizza una tecnologia “peer-to-peer” che rende il sistema più solido
rispetto a possibili problematiche legate all’uso di browser
 Utilizzo di base dati su vari DBMS (Access – ORACLE – MySQL – etc.)
 Consente una gestione totalmente flessibile degli fornitori, senza
necessitare di una pre-qualificazione degli stessi
 Gestione delle gare con modalità “offerta economicamente più
vantaggiosa”
 Gestione delle gare a “busta chiusa” o a offerta dinamica multi-rilancio
 Possibile utilizzo di SMART CARD fornite dall’Amministrazione
 Creazione di un “Elenco Fornitori e Prestatori di Servizio” organizzato
per categorie e sottocategorie
 Reportistica completa (lettera invito, Bidding History, graduatorie,”File
log” con dettaglio delle informazioni scambiate, Verbale di valutazione
offerta tecnica, Verbale di valutazione di offerta economica, etc.)
NeMS: funzionalità
NeMS consente la creazione di tutte le tipologie di gara attraverso la
parametrizzazione di alcune funzioni:
 Produzione d’offerta per:
• “prezzo assoluto a corpo”;
• “ribasso percentuale rispetto al prezzo base a corpo”;
• “ribasso percentuale rispetto all’elenco prezzi a misura posto a base
di gara”;
• “prezzi unitari per le diverse voci indicate e di un prezzo complessivo
risultante dalla sommatoria dei prodotti”;
 Prezzo di apertura [ i.e. prezzo a base di gara ] visibile o non visibile;
 Previsione della possibilità per i fornitori di produrre una offerta in
aumento o almeno pari rispetto al prezzo a base di gara;
 Migliore offerta corrente visibile o non visibile;
 Rilancio libero o rilancio condizionato;
 Auto-estensione attività di produzione d’offerta in caso di “ex-aequo”;
 Possibilità di mostrare fornitori partecipanti e relative migliori offerte
(chiusa l’attività di produzione d’offerta).
NeMS: peculiarità
NeMS è stato progettato e sviluppato focalizzando l’attenzione sulla
semplicità ed affidabilità d’uso:
 Nessuna particolare competenza informatica necessaria
 Semplicità di gestione
 Assoluta libertà nella scelta del tipo di gara
 Snellimento delle procedure burocratiche
 Nessun limite circa la natura dei beni/servizi in gara
 Possibilità di utilizzo in modalità “Busta chiusa”
 Possibilità di utilizzo in modalità dinamica (Aste a rilancio multiplo)
 Libera scelta dei tempi di lancio e chiusura della gara
 Tracciabilità di tutte le fasi di negoziazione
 Assoluta trasparenza delle negoziazioni
 Drastica riduzione del tempo/costo del ciclo di svolgimento di gara
 Sicurezza (integrità e riservatezza) dei dati
 Eccezionale rapidità nella creazione di nuove gare
Formazione
L’attività di formazione per il personale dell’amministrazione prevede:
• Corso di formazione in aula presso la sede dell’Ente
 tre giornate di 4h ciascuna
 materiale didattico documentale
 gare telematiche di esercitazione
 feedback report (valutazione dei risultati e del gradimento del
corso)
L’attività di formazione per i fornitori invitati a gara prevede:
• Modulo di auto-apprendimento
 materiale informativo
 demo auto-esplicativa
 “Help on line” integrati nel sito web dell’amministrazione
appaltante;
• Svolgimento di gare telematiche di prova
Assistenza
L’implementazione di questa soluzione, comprende una attività di
accompagnamento allo svolgimento dell’attività di gara sia in fase di
preparazione sia in fase di celebrazione della gara:
• Affiancamento durante la preparazione delle gare telematiche,
anche ai fini della congruenza con le convenzioni Consip
• Presenza in loco di personale qualificato durante lo svolgimento
delle prime tre gare telematiche esperite dall’amministrazione
• Assistenza telefonica (tramite linea riservata) e via e-mail in fase di
svolgimento di tutte le gare telematiche riservata ai responsabili del
procedimento e alle imprese partecipanti.
Comunicazione
Dalla esperienza specifica del gruppo Info – da 10 anni leader in
Italia nel campo della comunicazione legale per la Pubblica
Amministrazione – la soluzione PVBLICBUY prevede l’integrazione di
diverse forme di comunicazione al fine di garantire la massima
evidenza pubblica alle gare telematiche esperite dall’Ente:
• Inserimento dei documenti di gara nella banca dati telematica
bandinlinea del sito web www.infopubblica.com (5.000 imprese
registrate che partecipano a gare pubbliche)
• Invito ai fornitori iscritti nell’Albo fornitori dell’Ente e nel costituendo
Elenco Fornitori Nazionali (gestito da Infopubblica)
• Eventuale implementazione dell’Albo Pretorio Telematico integrato
nel sito web ufficiale dell’amministrazione
• Eventuale coordinamento editoriale della pubblicità istituzionale su
tutti i giornali italiani (regionali e nazionali) e sugli organi ufficiali
(GUCE, GURI e BUR)
Incentivazione
L’adozione di nuove tecnologie e di nuove procedure è un processo
complesso che richiede un notevole impegno da parte dei dirigenti e
dei dipendenti della P.A. che possono sancire il successo o il fallimento
di una iniziativa.
Consapevoli del ruolo chiave che detti attori hanno nell’attuazione del
rinnovamento, abbiamo studiato un modello di incentivazione,
legato ai risultati, che l’Ente può adottare.
Tale modello permette di premiare direttamente i dipendenti coinvolti
nell’ottenimento degli obiettivi di risparmio e di efficienza che
l’amministrazione può ottenere attraverso l’impiego della soluzione
PVBLICBUY.
Le gare telematiche
La soluzione proposta da Infopubblica consente l'acquisto tramite
gara telematica di qualsiasi tipo di bene o servizio, così come previsto
dal DPR n. 101, ma può essere utilizzata anche per lo svolgimento di
gare per lavori pubblici.
Il software permette di riprodurre fedelmente le procedure tradizionali
di negoziazione proprie di tutte le tipologie di gara, siano esse
basate sul solo parametro economico o su più complessi criteri di
aggiudicazione di natura tecnica e qualitativa.
La soluzione PVBLICBUY non interviene solo durante la fase dello
svolgimento della trattativa economica, bensì regola e sovrintende
l’intero processo di gara.
Le gare telematiche
Stesura Capitolato
In rosso le fasi di gara assistite da
Comunicazione
Esterna
Richiesta
Informazioni
Qualificazione
Imprese (opzionale)
Inviti
Imprese
PVBLICBUY
In blu quelle non assistite, ma gestibili telematicamente
Espletamento Gara
Predisposizione
del Bando
Ricerca fornitori
Preliminare
Il ciclo di gara
Ricevimento Offerte
Valutazione Offerte
Aggiudicazione
Contrattualizzazione
La ricerca dei fornitori
La soluzione PVBLICBUY consente di incrementare il numero dei fornitori,
semplificando le procedure ed accelerando i tempi di effettuazione di una gara.
Ne consegue un aumento della competitività, creando i presupposti per
ottenere il miglior rapporto qualità/prezzo.
Ciclo tradizionale
Ricerca fornitori
Comunicazione
Esterna
Richiesta
Informazioni
Qualificazione
Imprese (Opzionale)
Inviti Imprese
Ciclo telematico
- Albo Pretorio
- (Giornali)
- (Organi Ufficiali)
-
Albo Pretorio on line
Banca Dati appalti
(Giornali)
(Organi Ufficiali)
Invio capitolato per
lettera o fax
- Capitolato disponibile online (anche con
identificazione dell’azienda
richiedente)
Verifica idoneità
Albo Fornitori
- Creazione dell’Albo Fornitori
Elettronico con password di
accesso al sistema di
e-procurement.
Predisposizione ed
invio delle lettere di
invito
- Invio della comunicazione di
invito tramite e-mail.
- Abilitazione dei fornitori alla
partecipazione alla gara
elettronica
L’espletamento della gara
La soluzione PVBLICBUY consente l’espletamento delle gare per via
telematica garantendo nelle singole fasi velocità, risparmio,
trasparenza e sicurezza nel pieno rispetto della normativa vigente.
Ciclo tradizionale
Espletamento Gara
Ricevimento Offerte
Valutazioni Offerte
Aggiudicazione
Contrattualizzazione
Ciclo telematico
Protocollazione
delle offerte
ricevute
- Sistema a “busta chiusa”: le offerte vengono
inviate al sistema tramite accesso protetto
- Sistema ad “asta”: le imprese abilitate in un arco
temporale definito formulano una serie di ribassi.
Apertura delle
buste e
valutazione
offerte
- Il sistema determina la graduatoria (anche in
presenza di altri eventuali parametri) senza
procedere automaticamente alla aggiudicazione
Stesura del verbale
di aggiudicazione
- Viene stilato il verbale di
aggiudicazione ed eventualmente
reso pubblico
Stipula del
contratto
- Il contratto può essere sottoscritto
anche con firma digitale.
I vantaggi per la PA
L’adozione di sistemi di e-procurement presenta evidenti vantaggi
per Enti locali e aziende pubbliche:
• Risparmio sul costo di beni e servizi
 Veloce comparazione di prezzi e condizioni
 Rapidità di accesso al mercato
 Incremento dei fornitori potenziali con aumento della competitività
• Razionalizzazione dei processi di acquisto
 Maggiore controllo sulla spesa
 Riduzione dei tempi di acquisto
 Semplificazione delle procedure
• Adozione di modelli gestionali avanzati e incremento del livello di
professionalizzazione dei dipendenti
• Trasparenza nelle operazioni di gara e salvaguardia della par-condicio
tra i concorrenti, salvaguardando le PMI
• Mantenere tutti i vantaggi della soluzione CONSIP, senza portarsi
dietro gli svantaggi
Referenze
Alcune gare telematiche ad oggi gestite:
Fondazione Pascale – Data: 02/05/02 - Oggetto: materiale informatico
Prezzo a base d’asta: € 111.038,23 - Risparmio valutato rispetto alla base d’asta: > 42%
Fondazione Pascale - Data: 06/06/02 - Oggetto: Trasformatori di Potenza
Prezzo a base d’asta: € 20.000 – Risparmio valutato rispetto alla base d’asta: 10%
ASL NA 1 Se.C.S.I. - Data: 29/07/02 - Oggetto: Materiale Informatico
Prima offerta prodotta: € 130.000 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 17%
ASL CE 1 (Settore Gestione Risorse Informatiche) - Data: 7/11/02
Oggetto: Apparecchiature Informatiche ed Audiovisivi
Prima offerta prodotta: € 117.664 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 31,6%
Comune di Sant’Agnello (NA) (Settore Gestione Risorse Informatiche) –Data: 28/03/03
Oggetto: Lotto di materiale informatico
Prima Offerta Prodotta: € 20.450,00 - Risparmio rispetto prima offerta prodotta: 85,4%
Comune di Sorrento (NA) (Ufficio Provveditorato Economato) – Data: 02/09/03
Oggetto: vestiario settore polizia municipale – Pubblico Incanto
Prezzo a base d’asta: € 93.000 - Risparmio valutato rispetto alla base d’asta: 37,64%
Contatti
Infopubblica S.r.l. è la società del gruppo Info - leader in Italia
nel settore della comunicazione pubblica e legale con oltre 600 Enti
e Amministrazioni clienti - che progetta e realizza soluzioni di
e-government e CRM per la Pubblica Amministrazione Locale.
Dal 1996 gestisce sul proprio sito la prima banca dati italiana on-line
di bandi di gara (bandinlinea), con più di 500 Enti clienti ed oltre
5.000 imprese registrate, e si fregia della segnalazione europea del
SIMAP (UE).
Maggiori informazioni sono disponibili sul sito www.infopubblica.com
Per qualsiasi informazione, osservazione o suggerimento contattare:
Infopubblica S.r.l.
via S. Antonio, 30 - Barletta
Tel 0883-531377 Fax 0883-531373
e-mail: [email protected]