LIFE 2015 Call
Convenzione e Condizioni dei progetti LIFE
Info Day 2015
Roma, 22 giugno 2015
Roberto Ghezzi
Timesis Neemo
LIFE 2015 Call
Lo scopo di questa presentazione è di
spiegare come i documenti contrattuali base
di un progetto LIFE (la Convenzione di
Sovvenzione o Grant Agreement, le
Condizioni Speciali e le Condizioni Generali)
condizionano i contenuti della proposta e
quindi come devono essere considerati nella
redazione.
Il primo passo è tenere questi documenti
sotto mano
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I soggetti della Convenzione - 1
Autorità Contraente: l’Unione Europea,
rappresentata dalla Commissione/EASME
Il Beneficiario Coordinatore
I Beneficiari Associati
Gli associati sono menzionati nella convenzione, ma a tutti
gli effetti (firma, rappresentanza, contatti) delegano con
specifico mandato il Coordinatore, che è sin dalla fase
propositiva l’unico soggetto di contatto con EC, EASME,
Team esterni.
Il contatto fornito deve essere
effettivo, attivo, disponibile.
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I soggetti della Convenzione - 2
Tutti i beneficiari associati devono dichiarare il
proprio stato legale compilando il modulo A5,
con i dati di registrazione richiesti.
Solo per beneficiari privati, la Commissione
può accettare la partecipazione di entità affiliate
(controllate, associazioni di impresa, GEIE),
secondo le condizioni descritte nell’ Annex X
(Financial and Administrative Guidelines) della
Convenzione. Art. I.7 delle Condizioni speciali.
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Condizioni speciali - 1
Art. I.2 – Entrata in forza dell’accordo : data
dell’ultima firma della convenzione.
Un beneficiario può richiedere una data d’inizio
progetto anteriore alla data di entrata in forza
dell’accordo, se ne dimostra la necessità
tecnica.
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Condizioni speciali - 2
Art. I.4.1 – Pagamenti – Il progetto deve essere
finanziato al 100% durante tutta la sua durata.
La CE non giustifica ritardi di azioni tecniche
perchè i fondi UE sono finiti. Nel fare il piano
finanziario del progetto tenete conto delle
modalità di pagamento.
 Durata fino a 2 anni e contributo EU ≤300,000€: un solo
pre-finanziamento alla firma pari al 70%
 Durata > 2 anni o contributo EU >300,000€: un primo
pre-finanziamento alla firma pari al 30% + un secondo
pari al 40% (presentazione MtR - quando il 100% del
primo è stato consumato)
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Condizioni speciali - 2
 Durata > 4 anni e contributo EU >4,000,000€ e solo su
richiesta del Beneficiario: un primo pre-finanziamento alla
firma pari al 30% + un secondo pari al 20%
(presentazione MtR1 - quando il 100% del primo è stato
consumato) + un ulteriore pre-finanziamento pari al 20%
(presentazione MtR2 - quando il 100% del secondo è
stato consumato)
La Commissione farà i pre-pagamenti entro 60
giorni dall’accettazione delle relative richieste.
Il saldo finale entro 90 giorni.
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Condizioni speciali - 3
I.4.3 Lingua delle richieste di pagamento, dei
rapporti tecnici e dei rendiconti finanziari:
Inglese. E’ ammessa la lingua nazionale per gli
annessi tecnici di qualunque tipo e per i
documenti di supporto dei costi.
L’articolo fornisce un ulteriore elemento a favore
della raccomandazione di scrivere la proposta
tecnica ed il budget in Inglese.
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CONDIZIONI GENERALI
PARTE A – DISPOSIZIONI LEGALI E
AMMINISTRATIVE
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Condizioni generali - 1
II.1.1 Obblighi generali dei beneficiari
Prevede fra l’altro che ogni beneficiario:
• non agirà nel contesto del progetto come subcontraente o fornitore di altri beneficiari
non prevedere in proposta servizi di consulenza,
accordi di ricerca, convenzioni di collaborazione o
forniture di magazzino fra beneficiari o consociate o
suddivisioni interne dell’azienda;
• contribuisce finanziariamente al progetto. Il contributo
deve essere confermato nella proposta (Form A3, A4).
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Condizioni generali - 2
Gli art. II.5 e II.6 disciplinano in dettaglio la
confidenzialità e la tutela dei dati personali, a
carico della Commissione, dell’Agenzia, del
Team di Monitoraggio e dei beneficiari. Questo
dovrebbe essere sufficiente per prevenire fin
dalla fase propositiva opposizioni alla fornitura
di dati e documenti da parte dei beneficiari.
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Condizioni generali - 3
Art. II.7 - Pubblicità al sostegno unionale –
prevedere nel budget le risorse necessarie!
• Il beneficiario coordinatore è tenuto a creare un sito web
entro sei mesi dopo l'avvio del progetto per divulgare le
attività e i risultati del progetto. Il sito web deve essere
tenuto aggiornato; può essere in lingua nazionale ma
deve includere un sommario del progetto in Inglese.
• Tutti i beneficiari sono tenuti a esporre e mantenere
pannelli informativi che riportino ragguagli sul progetto
nei luoghi in cui quest'ultimo viene realizzato. I pannelli
dovranno essere collocati in posizione strategica ed essere
accessibili e visibili al pubblico.
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Condizioni generali - 4
Art. II.8.2 Diritti di proprietà industriale e
intellettuale pre-esistenti.
Allorquando sussistano tali diritti a monte della firma
dell’accordo, inclusi diritti di terze parti, il beneficiario è
tenuto a stilarne un elenco e a sottoporlo alla
Commissione /Agenzia al più tardi prima dell’inizio del
progetto.
I beneficiari devono assicurare che tutti i partecipanti al
progetto (inclusi eventuali affiliati) abbiano per tutta la
durata del progetto pieno accesso ed utilizzo di tali diritti
pre-esistenti.
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Condizioni generali - 5
II.9 Assegnazione di contratti e acquisti di beni.
I moduli finanziari F3-F7 prevedono la definizione della
procedura di assegnazione o acquisto. Questa indicazione
deve essere realistica e deve essere rispettata in fase di
attuazione. Non spezzettare artificiosamente gli incarichi
per rientrare nelle soglie.
Tutti i beneficiari devono aggiudicare i contratti all'offerta
che presenta il miglior rapporto qualità/prezzo, o, se del
caso, all'offerta con il prezzo più basso, evitare qualsiasi
conflitto di interesse, e registrare per iscritto, in tutti i
casi, la procedura seguita e dimostrare come il criterio è
stato rispettato (NOVITA’ rispetto alle C.P.).
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Condizioni generali - 5
II.9 Assegnazione di contratti e acquisto di beni.
L'aggiudicazione da parte di un beneficiario pubblico deve
avvenire nel rispetto delle norme vigenti relative agli
appalti pubblici e in conformità delle direttive unionali in
materia di appalti pubblici. Le soglie sono quelle definite
dalle regole interne.
Per gli appalti superiori a 130,000€, tutti i beneficiari sono
tenuti a indire una gara per vagliare i potenziali
subfornitori; in tale contesto, il beneficiario rispetta i
principi di trasparenza e di pari opportunità dei potenziali
subfornitori.
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Condizioni generali - 6
Art. II.10 – Subappalto di azioni del progetto.
E’ possibile, se sussistono fondate ragioni o
necessità tecniche, prevedere di sub-appaltare
non solo attività singole, ma anche specifiche
task (azioni) di progetto, a condizione che siano
di durata prefissata e che coprano una parte
limitata del progetto (in principio i costi esterni
totali non dovrebbero superare il 35%).
Vincoli: valore aggiunto e credibilità del
partenariato.
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Art. II.14 e II.15.
Forza maggiore e sospensione del
progetto.
Condizioni che non influenzano
direttamente la scrittura della
proposta ma che sono interessanti
anche ai fini della pianificazione e
introducono novità rispetto alle C.P.
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Art. II.17
Penalità amministrative e finanziarie.
Altra condizione che non influenza
direttamente la scrittura della
proposta ma che va tenuta in
considerazione fin da questa fase.
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CONDIZIONI GENERALI
PARTE B – DISPOSIZIONI
FINANZIARIE
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Condizioni generali - 7
Art. II.19 – Costi ammissibili
E’ controproducente inserire nel budget di
previsione costi che non rientrano nelle
casistiche di ammissibilità stipulate dall Art. 19
e dalle linee guida dell’Annex 10.
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Condizioni generali - 7
• figurano nel bilancio del progetto o sono stati autorizzati
dall’Autorità Contraente;
• sono direttamente connessi e necessari alla realizzazione
del progetto
• sono ragionevoli, giustificati, e rispondono ai principi di
sana gestione finanziaria, in particolare in termini di
economia e di efficienza;
• sono conformi alla normativa applicabile in materia di
fiscalità e previdenza sociale;
• sono stati effettivamente sostenuti durante il periodo di
attuazione del progetto, quale definito nella convenzione
di sovvenzione;
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Condizioni generali - 7
• sono registrati nei libri contabili o nei documenti fiscali del
beneficiario incaricato del coordinamento o degli eventuali
beneficiari associati
• sono identificabili e verificabili.
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Condizioni generali – 8 - Personale
Prevedere costi unitari reali esattamente come
dovrete fare durante il progetto (stipendio lordo +
contributi sociali e previdenziali obbligatori per
legge o per contratto – IRAP) / n°ore effettive
produttive)
Non usare “flat rate”
Si può usare “1720” ore
Prevedere funzioni ruoli e categorie che lavoreranno
effettivamente al progetto
Sono ammessi i contratti con persone fisiche
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Condizioni generali – 9 – Regola del 2%
La somma dei contributi delle organizzazioni
pubbliche al progetto deve superare (di almeno
il 2%) la somma dei costi salariali dei dipendenti
pubblici “non aggiuntivi” assegnati al progetto
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Condizioni generali – 9 – Regola del 2%
Nel bilancio:
Contr. LIFE max. = 60%,
o 120 €
Personale:
Pubblici non agg.
Altro pers.
Ma…
105 €
20 €
Ass. Esterna
50 €
Attrezzature el.
25 €
il contributo proprio dei
beneficiari pubblici deve
essere almeno:
105 € + 2 % = 107,10 €
Contributo LIFE max.
Totale el.
200 €
= 92,90 € (46,5%)
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Condizioni generali – 9 – Regola del 2%
Il Personale “aggiuntivo” (nelle C.P. definito
“non strutturato”) è escluso dal calcolo del 2%.
Include qualunque impiegato il cui contratto o
rinnovo contrattuale:
• inizia al più presto o il primo giorno del progetto
o, se antecedente, il giorno della firma della
convenzione;
• lo assegna in maniera specifica al progetto.
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Condizioni generali – 10 – Costi di trasferta
Secondo quanto previsto dai regolamenti interni
dei beneficiari, inclusi “per diem”
Prevedere costi di viaggio per max 2 persone per il
KoM LIFE nazionale.
• Solo costi di viaggio e soggiorno di personale.
Conference fees: altri costi. Rimborsi spese per
volontari, oratori convegni, invitati: altri costi.
• Uso vetture aziendali: in assenza di regole interne
prevedere 0.25€/km.
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Condizioni generali – 11 – Assistenza esterna
Sono necessarie fondate ragioni per superare il 35%
SI – Progettazione intellettuale (logo, website,
disegno di prodotti divulgativi); noleggio di
attrezzature e materiali; locazione di terreni a breve
termine (scade entro la data di fine progetto).
NO – tutti i servizi che riguardano i prototipi; la
progettazione di strutture. Vanno nelle rispettive
categorie.
NO – Revisione contabile (va in Altri Costi –
diversamente dalle C.P.)
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Condizioni generali – 11 – Assistenza esterna
SI – Leasing operativi di strutture o attrezzature
(senza possibilità di acquisire il bene alla fine del
finanziamento)
NO – Leasing finanziari di strutture o attrezzature
(con possibilità di acquisire il bene alla fine del
finanziamento). Questi devono essere portati in
ammortamento e rendicontati nella categoria Beni
Durevoli.
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Condizioni generali – 12 – Attrezzature
E’ ammissibile solo l’ammortamento delle attrezzature
nuove o usate, comprate durante il progetto.
La classificazione delle attrezzature e le regole per
l’ammortamento devono seguire i regolamenti interni
– quindi – non prevedere in questa categoria beni che
non sono spese in conto capitale, inventariati e
soggetti ad ammortamento.
La soglia di ammissibilità è il 50% del costo reale a
livello di intera categoria. Nel budget è ragionevole
usare il 50%.
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Condizioni generali – 12 – Attrezzature
Per i progetti LIFE Nat e Bio, sono considerati
ammissibili al 100% i costi sostenuti da autorità
pubbliche o da organizzazioni non governative/private
senza fini di lucro per beni durevoli direttamente
funzionali all'attuazione del progetto e utilizzati in
larga misura durante il periodo di progetto.
La loro ammissibilità è subordinata all'impegno dei
beneficiari a continuare a destinare in via permanente
i beni in questione ad attività di protezione della
natura anche dopo la conclusione del progetto
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Condizioni generali – 13 – Infrastrutture
LIFE non finanzia strutture importanti. La soglia è
quantificata in 500,000€ per un “singolo elemento
infrastrutturale”
La soglia di ammissibilità è il 25% del costo reale a
livello di intera categoria. Nel budget è ragionevole
usare il 25%.
Tutti i costi di progettazione, costruzione e
manutenzione della struttura devono essere inseriti in
questa categoria.
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Condizioni generali – 14 - Prototipi
Sono ammissibili al 100%. MA – ATTENZIONE ALLA
DEFINIZIONE.
Infrastruttura e/o bene strumentale creato appositamente per
l'attuazione del progetto e che non è mai stato commercializzato
prima e/o non è disponibile come prodotto di serie. Il prototipo
deve svolgere un ruolo ESSENZIALE nelle attività di
dimostrazione del progetto.
Possono essere dichiarati solo i componenti acquistati e utilizzati
durante il periodo di progetto.
Un prototipo non può essere utilizzato a fini commerciali durante
il periodo di attuazione del progetto.
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Condizioni generali – 15 – Beni di consumo
Acquisto, fabbricazione, riparazione o uso di
qualsiasi materiale, bene o attrezzatura che non
figura nel registro dei beni durevoli dei beneficiari.
NO - le forniture e i beni di consumo generici per
ufficio (toner, carta, gas, luce). Sono spese
generali.
NO – Costi di acquisto, produzione e riproduzione
materiali di disseminazione (vanno in altri costi)
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Condizioni generali – 16 – Altri costi
Qualsiasi altra spesa necessaria ma non classificabile in alcuna
categoria di spesa specifica.
• Revisione contabile (“certificazione dei rendiconti finanziari”)
…ma ATTENZIONE
• Garanzia bancaria ed eventuali costi bancari del Coordinatore per
l’apertura di specifico conto-progetto
• Traduzione
• Acquisto, produzione e riproduzione e stampa materiali di
disseminazione
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Condizioni generali – 16 – Altri costi
• Congressi e conferenze: costi di registrazione
• Organizzazione di seminari, workshops, meetings, conferenze,
incluso il catering
• Rimborsi spese viaggio e gettoni presenza per “non personale”
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Condizioni generali – 17 – Dazi, tasse e oneri
Sono ammissibili se sono relativi a costi diretti
ammissibili, e vanno inseriti nel budget. Tipico
esempio è l’IVA non recuperabile.
Secondo l’art. II.19.2 (h) sono considerati altri costi.
Per l’IVA può essere/non essere un problema
(scissione dei pagamenti). Le linee guida suggeriscono
di inserirla nel modo consueto.
L’IVA non è ammissibile per le attività che rientrano
nell’area dei poteri sovrani esercitati dagli stati
membri.
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Condizioni generali - 18
Acquisto di terreni/diritti fondiari e locazione di
terreni:
 Costo ammissibile solo se l’acquisto o l’affitto è
intrinsecamente necessario allo svolgimento del
progetto - Art. II.19.2 (i);
 Occorre dimostrare che l’acquisto/affitto è il solo
modo per raggiungere gli scopi di conservazione
e che sono stati applicati costi di mercato
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Condizioni generali - 19
Acquisto di terreni/diritti fondiari e locazione di
terreni:
 Attenzione a quella che una volta era la
“clausola di conservazione”: adesso ci sono
norme più stringenti.
 L’affitto a breve termine (durata del progetto) è
considerato come un contratto di fornitura;
 L’affitto a lungo termine deve essere almeno di
20 anni.
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Condizioni generali – 20
Land Purchase Database (LPD):
 Tutti i dati geografici sui terreni acquistati
dovranno essere caricati sul database europeo
entro la fine del progetto.
 E’ necessario prevedere la preparazione di file
GIS compatibili con il sistema LPD
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Condizioni generali – 21 – Spese generali
Costi indiretti ammissibili: Forfait, pari al max. 7% dei
costi diretti ammissibili, esclusi i costi di acquisto di
terreni/diritti fondiari e locazione di terreni.
Non richiedono l’input di dati analitici nel budget
(modulo F8) e nei rendiconti. Nel budget va bene
prevedere il 7%.
MA ATTENZIONE AL DOPPIO FINANZIAMENTO DEI
COSTI GENERALI (CHE IN OGNI CASO E’ UN
PROBLEMA CHE SI PONE SOLO ALLA FINE DEL
PROGETTO)
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Condizioni generali - 22
Art. II.19.4 – Costi inammissibili
E’ inutile inserire nel budget di previsione costi che
rientrano nelle casistiche di inammissibilità
stipulate dall Art. 19 e dalle linee guida
dell’Annex 10.
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Condizioni generali - 23
riserve per eventuali perdite o debiti futuri;
spese per interessi;
crediti dubbi;
commissioni bancarie per l’incasso del contributo UE;
perdite di cambio;
beni e servizi oggetto di donazioni, comprese le prestazioni
volontarie;
spese inutili o superflue;
costi che beneficiano già di altri finanziamenti UE o nazionali;
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Condizioni generali - 24
costi connessi ad azioni che possono essere considerate come
misure di compensazione per danni causati alla natura o alla
biodiversità;
costi relativi ai piani di gestione, ai piani d'azione e piani
analoghi, elaborati o modificati nell'ambito di un progetto LIFE,
se il piano non è legalmente operativo prima della data di
conclusione del progetto; *
i costi derivanti dalle transazioni tra i dipartimenti di beneficiari,
a meno che non esplicitamente concordato con l’autorità
contraente e ogni elemento di profitto, IVA e spese generali sia
escluso;
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Condizioni generali - 25
spese o costi finanziari sostenuti per reperire o ottenere fonti
alternative di cofinanziamento;
spese di rappresentanza, salvo qualora tali spese siano
riconosciute come assolutamente ed esclusivamente necessarie
per realizzare le attività del progetto;
spese di viaggio e soggiorno e qualsiasi altra forma di
remunerazione a favore di agenti UE e dei gruppi di controllo
esterni;
investimenti in grandi infrastrutture e ricerca scientifica di base,
salvo accordi diversi con l’autorità contraente;
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Condizioni generali - 26
spese per l'acquisto di licenze e brevetti o altri oneri connessi alla
tutela dei diritti di proprietà intellettuale;
costi per le procedure di registrazione a sistemi come EMAS ed
ECOLABEL;
eventuali costi sostenuti dai co-finanziatori del progetto;
costi connessi alla preparazione e revisione della proposta;
IVA recuperabile.
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....e per finire l’art. II.22
nei nuovi LIFE la flessibilità del budget è molto aumentata: sarà
possibile effettuare spostamenti di costi fra beneficiari e fra
categorie di spesa fino ad un limite del 20% dei costi ammissibili
TOTALI del progetto, senza che ciò richieda una modifica
sostanziale della convenzione. *
tuttavia, se i beneficiari vogliono modificare il valore del
contributo che ciascuno di essi ha richiesto all’Unione (modulo
FC), il coordinatore dovrà richiedere una modifica sostanziale.
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Grazie per l’attenzione!
http://ec.europa.eu/environment/life/index.htm