Università degli Studi di Milano
Scuola di dottorato
Scienze veterinarie per la salute animale e la sicurezza alimentare
1° anno
Tecniche per la partecipazione e gestione
del lavoro di gruppo
3° incontro:
Anno accademico 2005/2006
Dr. Ettore Galanti
METODI E TECNICHE
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I 3 obiettivi di questo corso
1) Favorire il processo di team building dei partecipanti,
al fine di promuovere un maggiore e più efficace livello
di confronto interpersonale e interdisciplinare.
2) Sviluppare sensibilità e competenze sui processi e
le dinamiche interpersonali, che caratterizzano l’attività
di lavoro in gruppo
3) Stimolare l’apprendimento di quelle tecniche e metodologie,
in grado di migliorare il livello di efficacia individuale nella attività
di partecipazione e gestione di gruppi di lavoro
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I temi di questo corso
• Il nostro gruppo: chi siamo e come funzioniamo
• I fenomeni di gruppo
• Metodi e tecniche
• Partecipare e gestire riunioni efficaci
3
Metodi e tecniche
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Esercitazione “desert survival”
5
Test auto-diagnostico sul lavoro di gruppo (2)
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La necessità delle riunioni
Le riunioni sono un momento fondamentale della vita
di ogni organizzazione
Anche all’epoca della comunicazione via computer o delle
teleconferenze:
nessun mezzo tecnologico può sostituire il confronto e il dialogo
interpersonali e soddisfare il bisogno di appartenenza
MA
le riunioni per essere efficaci devono funzionare e, quindi, devono
essere preparate
7
Vantaggi di una corretta preparazione
 AUMENTA LA FIDUCIA IN SE STESSI
 RINFORZA LA CONVINZIONE NELLE PROPRIE CAPACITÀ
 FACILITA LA COMPRENSIONE DEI PARTECIPANTI
 PERMETTE DI ADATTARSI AL GRUPPO
 CONSENTE DI IMPROVVISARE
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Un’avvertenza importante
In ogni riunione ci sono momenti diversi con diverso peso
MA
non tutte i momenti sono uguali
Le riunioni si possono articolare in varie fasi a seconda
degli obiettivi specifici di ciascuna fase
Ogni fase richiede metodologie e
tecniche proprie
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Fasi di:
INFORMAZIONE
SENSIBILIZZAZIONE
ANALISI/CONSULTAZIONE
CO-DECISIONE
CREATIVITÀ
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Fase di informazione
Obiettivo: diffondere notizie e conoscenze
Tipo di comunicazione: essenzialmente a una via
Le domande di chi ascolta sono finalizzate a chiarire, estendere e approfondire quanto
detto dal relatore
Numero dei partecipanti: anche relativamente alto
In alcune circostanze, le riunioni di informazione possono essere
sostituite da circolari e altri “media”
(ma sono necessarie quando si vuole trasmettere anche un certo contenuto
emozionale)
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La struttura tipo della fase di informazione
APERTURA:





Il contesto della comunicazione: cosa mi a condotto a parlare
Cosa vorrei ottenere con le cose che dirò
Con quale schema articolerò il mio messaggio
Quanto durerà
Quanto potrete farmi domande/osservazioni
SVOLGIMENTO:
Dire ciò che si dirà...
…dirlo...
 Articolato per punti secondo lo schema logico scelto
CHIUSURA:
 Riassunto dei punti chiave
 Considerazioni personali
 Eventuale richiesta di feed-back (vedi “le domande” parte 3°)
… dire di averlo detto
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Principio della comunicazione
di Warren G. Bennis
B1
B1
CIÒ CHE
RECEPISCE
ciò che A comunica, ma
non è nelle sue intenzioni
ARCO DI DISTORSIONE
A
ciò che
A
ha intenzione di comunicare
B
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La logistica
Il luogo fisico è funzione di
Obiettivi
Tipologia dei partecipanti
Vi sono tuttavia standard base da rispettare
PERCHE’
Il successo è fatto anche di dettagli
Esempio:
-
scelta della sala e suo lay-out
illuminazione/oscuramento
condizionamento/aspirazione
acustica
isolamento/tranquillità
supporti audiovisivi esistenti
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La data
La fissazione della data è estremamente delicata
Nessuno deve poter dire: “Sarei tanto voluto venire,
ma purtroppo non l’ho saputo in tempo e ho dovuto
rinunciare”
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L’ordine del giorno
Il perché ci si riunisce deve essere noto a tutti i partecipanti
Ogni riunione deve avere un ordine del giorno
L’ordine del giorno non deve essere né generico, né troppo
preciso
L’ordine del giorno deve anche dare indicazioni sul tipo di
riunione (di informazione, di analisi/consultazione…)
Insieme all’ordine del giorno va comunicato l’orario di inizio e
di chiusura
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Le attrezzature più comuni
 LAVAGNA A FOGLI MOBILI
 LAVAGNA LUMINOSA
 VIDEO PROIETTORE
 VIDEOREGISTRATORE
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L’uso dei supporti visivi
1.
Chiarisce e rafforza il messaggio e la sua comprensione
2.
Evidenzia le tematiche principali
3.
Concentra l’attenzione
4.
Semplifica
5.
Facilita l’interpretazione di dati e informazioni
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I supporti visivi
Perché preparare i supporti visivi
dopo 3 ore
dopo 3 giorni
Concetti ascoltati
70%
10%
Concetti ascoltati
e supportati visivamente
85%
45%
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TIPO DI SLIDE
ELENCO
A BLOCCHI
COME SI STRUTTURA
o OMOGENEITA' GRAMMATICALE
o STRIP
o TITOLI SINTETICI ED IMMAGINIFICI
o COMMENTARE
o NON PIU' DI 7/8 TITOLI
o MAI LEGGERE
o A) BLOCCHI LOGICI
o
o
o
o
o B) BLOCCHI DI FLUSSO
RAPPRESENTANO FORME E RAPPORTI TRA VAVISIONE D'INSIEME/ o RIABILI NON SEQUENZIALI E CON LOGICA NON
LINEARE
INTEGRAZIONE
o LOGICA SIMBOLICA DI TIPO MATEMATICO
A GRAFICO
(ASSI E CURVE NELLO SPAZIO)
o SITUAZIONI LIMITE
o CORRELAZIONI TRA VARIABILI
A TABELLA
COME SI PRESENTA
(ANCHE NON QUANTITATIVE)
o POCHE PAROLE NEGLI INCROCI
PRESENTARE L'INSIEME POI ANALISI
ISOLARE CIASCUN BLOCCO (A)
EVIDENZIARE I PASSAGGI (B)
PRESENTARE L'INSIEME
o PRESENTARE L'INSIEME
o POI STRIP/MASCHERATURA
o ESPLICITARE PRIMA LE VARIABILI RAPPRESENTATE SUGLI ASSI
o EVIDENZIARE DISOMOGENEITA' TRA VARIABILI
o EVIDENZIARE I PUNTI ESTREMI
o ESPLICITARE LE VARIABILI IN ENTRATA
o ESPLICITARE L'INSIEME
o ESAMINARE UN RIQUADRO PER VOLTA (STRIP)
o RACCOMANDAZIONI, DISPOSIZIONI
PRESCRITTIVO
o MASSIMA APODITTICITA'
o COME LUCIDO AD ELENCO
o MASSIMA SINTESI
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I tempi
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La produttività delle riunioni:
il principio di Pareto
SUPERFLUO
MOLTO
ESSENZIALE
POCO
20% del tempo
produce
Impiego del tempo
SUPERFLUO
MOLTO
ESSENZIALE
POCO
80% dei
risultati
Risultati e realizzazioni
produce
20% dei
risultati
80% del
tempo
Impiego del tempo
Risultati e realizzazioni
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Principali cause di perdita di tempo nelle riunioni
Cause dovute alla progettazione
 Poca chiarezza degli obiettivi
 Mancanza di ordine del giorno
 Partecipanti: troppi/non necessari/pochi
 Momento sbagliato
 Luogo sbagliato
 Convocazione inadeguata
 Inizio non puntuale
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Principali cause di perdita di tempo nelle riunioni
(Segue)
Cause dovute alla gestione
 Troppe interruzioni
 Poca attenzione all’o.d.g. dichiarato
 Incapacità di mantenere il termine stabilito dei lavori e
il tempo da dedicare a ogni argomento
 Trattenere le persone quando non è più necessario
 Eccesso di socializzazione
 Incapacità di riassumere le conclusioni
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Gli errori tecnici da evitare
1) La puntualità non si sa cosa sia. Le persone arrivano alla
spicciolata
2) Il conduttore chiede ai due che sono presenti come mai non ci sia
ancora nessuno
3) Chi entra, a “riunione” già iniziata, è come se fosse un fantasma: il
conduttore (e solo lui) sembra non accorgersene
4) Solo un bicchiere, per il conduttore
5) La documentazione viene distribuita all’inizio (a meno che non
serva “per lavorarci su” è meglio darla alla fine)
6) La documentazione è in numero di copie insufficiente. Quanti
dovevano partecipare alla riunione?
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Gli errori tecnici da evitare
(Segue)
7) Il telefono squilla in continuazione
8) Il conduttore non smette di parlare (quando squilla il telefono,
quando la gente parla, quando la gente entra…)
9) Il lucido (per di più) è coperto dalla mano di chi legge
10) Il conduttore scrive alla lavagna volgendo le spalle (come a
scuola tanti anni fa…)
11) Lo schema grafico proposto mortifica la comprensione invece di
aumentarla
12) Il conduttore non dà risposte adeguate
13) La chiusura della riunione è banale, impropria, tautologica
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La valutazione
Dopo la riunione valutare se essa:
Era stata preparata adeguatamente
E’ iniziata puntualmente
Hanno partecipato le persone giuste
L’ordine del giorno è stato seguito
Gli obiettivi sono stati raggiunti nel tempo stabilito
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Il verbale
Il segretario della riunione ha il compito di stendere il verbale
ufficiale ed è bene che lo distribuisca entro 48 ore.
Ma è bene che ogni partecipante scriva un verbale informale
indicando gli elementi essenziali della riunione:
 Data
 Luogo
 Ordine del giorno
 Partecipanti
 Posizioni dei partecipanti sui vari punti
 Posizione assunta dall’autore del verbale
 Decisioni prese
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Le riunioni successive
Iniziare la riunione successiva con un follow-up della
riunione precedente:
Resoconto della attuazione delle decisioni prese
Comunicazione di eventuali elementi di novità sopravvenuti
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