Banca popolare
dell’Alto Adige
Case Study
Giustificazione innovativa della fiducia dei clienti
La Direttiva del mercato finanziario CE MiFID, in vigore dal 2007, aumenta la protezione
degli investitori e contribuisce all'armonizzazione del mercato finanziario. Tuttavia,
produce un’enorme quantità di ulteriori documenti. La Banca Popolare dell’Alto Adige
ha eliminato questa montagna di carta, aumentando nel contempo in modo
considerevole la qualità dei dati.
La Direttiva sul mercato finanziario MiFID (Markets in
Financial Instruments Directive) attuata dalla Commissione
Europea intende contribuire alla semplificazione degli
investimenti da parte di privati e società oltre i confini della
UE. Occorre però garantire una protezione ottimale per
utenti e investitori. Le società di investimento sono tenute,
tra le altre cose, a informare i propri clienti su tutti gli
eventuali rischi connessi agli investimenti e ad offrire loro
le condizioni migliori possibili per eseguire le transazioni.
Gli istituti finanziari sono tenuti a documentare, archiviare
e, se necessario, dimostrare agli enti di controllo il rispetto
di queste condizioni.
Banca popolare dell’Alto Adige
Gen.aA
Settore: Finanza
Sede: 39100 Bozen (Italien)
Campi di applicazione:
Tutti i settori aziendali, banca centrale e filiali
Tipi di documenti:
"In Italia questi obblighi hanno prodotto contratti di 20
Fascicoli clienti, verifiche di firme
pagine, che il cliente deve firmare al momento di concludere l'investimento e che deve archiviare nei propri
fascicoli", spiega Martin Niederwanger, Direttore della
divisione Organizzazione e responsabile IT presso la Banca Popolare dell’Alto Adige di Bolzano. Per l'istituto finanziario,
che ha 133 filiali distribuite in tutto il Nord Italia, questa direttiva, oltre ad un maggior costo amministrativo, comporta
anche un onere sempre maggiore di archiviazione per i fascicoli cartacei dei clienti depositati nelle rispettive filiali. La
crescita dei documenti incombe sulle capacità di spazio disponibili in alcune filiali, che rischiano di "scoppiare". "Questi
impedimenti insormontabili ci hanno spinto a riorganizzare completamente il nostro sistema di gestione dei fascicoli dei
clienti e ad allinearlo non solo alle direttive sui servizi finanziari, ma anche alle necessità sempre più incisive del mondo
finanziario moderno", afferma Niederwanger.
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Requisiti e condizioni generali
Nel 1999, la Banca Popolare dell’Alto Adige ha trasferito
gran parte della gestione elettronica dei dati ad un centro
di calcolo consorziato al quale fanno capo undici banche.
Le applicazioni bancarie orientate ai clienti, come conto
correnti, prestiti, finanziamenti, carte di credito, prefetti, ma
anche transazioni finanziarie, vengono gestite a livello
centrale in questo centro. L'intranet interna della banca e
alcune applicazioni standard, ad esempio Lotus Notes e il
sistema di posta elettronica, rimangono nella centrale della
Banca Popolare di Bolzano. Queste vengono oggi
amministrate da un team di sei informatici interni. "Il motivo
di questo conferimento è che allora determinati servizi
informatici non venivano offerti dal centro di calcolo
consorziato. Tra l'altro, per noi era molto importante anche
consolidare la nostra competenza informatica interna. Non
in ultimo, volevamo noi stessi avere la possibilità di
studiare eventuali soluzioni informatiche specifiche per noi
ed i nostri clienti, che ci potessero distinguere dalla
concorrenza", spiega Martin Niederwanger.
Il compito
Digitalizzazione du fascicoli clienti
Pool di documenti centrale
Miglioramento della qualità dei dati
Già nel 2002 la Banca Popolare dell’Alto Adige iniziava a
pensare a come poter implementare un archivio
elettronico. Dopo una prima analisi del rapporto utile-costi,
in un primo momento questa idea fu di nuovo accantonata.
“I sistemi di gestione documentale idonei erano allora
sovradimensionati per le nostre esigenze e inoltre troppo
costosi“, afferma Niedewanger. A monte dell’introduzione
della MiFID, nel 2006 i piani sono stati nuovamente
analizzati e questa volta è stato possibile per i responsabili
individuare una soluzione idonea. Il concetto DocuWare
modulare offriva esattamente le funzioni che servivano e
contemporaneamente una sicurezza di investimento in vista di successive fasi di sviluppo. Anche dal punto di vista dei
costi, l’offerta DocuWare è risultata vincente. “Un’analisi globale del ritorno di investimento per il progetto di
digitalizzazione dei fascicoli di tutti i nostri clienti ha evidenziato che gli investimenti necessari sarebbero stati
ammortizzati in soli due anni”, conferma Martin Niederwanger.
La soluzione
Il progetto di digitalizzazione doveva essenzialmente
assolvere due compiti: sostituzione dell’archivio fascicoli
Moduli Utilizzati
clienti decentralizzato delle singole filiali con un archivio
centrale di minor costo presso la Centrale della Banca di
Active Import
Bolzano. E come effetto collaterale positivo: possibilità di
riunire all’intero insieme dei fascicoli dei clienti, parti
Recognition
importanti di tali fascicoli, come contratti di credito, già
Internet Server
conservate in un archivio centrale di massima sicurezza. Si
doveva inoltre migliorare la qualità dei dati dei fascicoli dei
LINK
clienti. “Data la decentralizzazione dei fascicoli, allora si
poteva verificare la qualità dei documenti solo mediante
controlli a campione“, spiega Martin Niederwanger. Prima
della digitalizzazione dei fascicoli archiviati, i documenti infatti dovevano passare attraverso un controllo di qualità
manuale.
I processi digitali di registrazione ed elaborazione avrebbero inoltre assicurato una considerevole riduzione dei tempi di
ricerca. Una maggiore efficienza operativa degli impiegati della banca avrebbe promesso anche un migliore servizio ai
clienti. L’accesso al pool digitale di documenti sarebbe avvenuto semplicemente sull’intranet interno della banca.
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Tutti i contratti specifici dei clienti, stipulati nelle filiali della
Banca Popolare, a partire da aperture di conto, contratti di
risparmio fino ad accordi su transazioni finanziarie,
vengono automaticamente contrassegnati con un codice a
barre, quindi stampati e presentati al cliente per la firma.
Anche il codice a barre viene registrato in automatico e
memorizzato in un elenco. Ogni sera, prima dell’invio
quotidiano di tutti i contratti firmati alla Centrale della
Banca Popolare di Bolzano, i codici a barre vengono
nuovamente acquisiti con un apposito lettore e dopo il
confronto con l’elenco stampato, vengono trasmessi per
via elettronica alla centrale. Confrontando questo elenco –
anche mediante l’acquisizione dei codici a barre con lo
scanner mobile – tutti i documenti vengono verificati il
giorno stesso dell’arrivo alla postazione di digitalizzazione
centrale. Ove si evidenziassero differenze negli elenchi, la rispettiva filiale riceve un avviso relativo ai documenti
interessati. In caso contrario, i documenti passano attraverso un controllo qualità manuale per verificare se sono
presenti tutti i dati necessari.
Infine, i documenti vengono digitalizzati in tre postazioni di lavoro provviste di potenti scanner Canon per documenti.
Ogni giorno da 3.500 a 4.000 documenti, per un totale di circa 15.000 pagine, vengono scansiti, classificati
automaticamente in base ai rispettivi codici a barre e memorizzati nel pool centrale di documenti. I documenti cartacei
originali vengono depositati infine nell’archivio centrale della centrale della Banca Popolare dell’Alto Adige.
I vantaggi
“Il processo di elaborazione chiaramente definito assicura
che non vada più perso alcun documento e permette
anche di rilevare in qualsiasi momento lo stato di
lavorazione di ogni documento”, spiega Martin
Niederwanger. Seguendo le indicazioni di Niederwanger,
insieme al controllo qualità integrato, è stato possibile
ridurre drasticamente il numero di ricerche necessarie per
l’inserimento di dati mancanti, di fascicoli depositati o di
disguidi.
I vantaggi
Riduzione dei tempi di ricerca
Maggiore efficienza operativa
Spazi di archivio decentralizzati non necessari
Elevata sicurezza dei dati
Migliore servizio al cliente
Questo criterio, esattamente come la semplice gestione,
contribuisce a far accettare ben volentieri dai dipendenti la
soluzione di archiviazione elettronica. “Solo gli
amministratori IT della banca centrale ricevono la formazione sui prodotti DocuWare, mentre alle centinaia di impiegati
delle filiali della Banca Popolare vengono fornite le istruzioni d’uso scritte”, spiega Martin Niedewanger.
Nel frattempo, la soluzione di archivazione “Fascicoli clienti“ è già stata ampliata con una funzione speciale. È stato
inserito anche un campione della firma digitale del titolare del conto in formato digitale nell’archivio. Un pulsante
integrato nel software applicativo della banca permette all’impiegato di verificare in un batter d’occhio l’autenticità della
firma di un cliente durante il colloquio.
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Conclusione
DocuWare viene utilizzato produttivamente dal 2007. L’inserimento non ha incontrato ostacoli, seguendo le indicazioni
di Martin Niedewanger. “Un project team, composto da dipendenti IT interni e specialisti del partner DocuWare locale,
ha implementato la soluzione di archiviazione in pochi giorni, configurandola esattamente sulle nostre specifiche
necessità. Per domande su questioni di dettaglio, siamo inoltre stati sempre in contatto telefonico con gli specialisti dei
prodotti del produttore del software.” Niederwanger stima il costo amministrativo mensile per il pool centrale di
documenti al massimo in mezza giornata.
Dopo quattro anni di esperienza pratica, Niedewanger può trarre conclusioni positive. A suo dire, è stato possibile
raggiungere interamente gli obiettivi posti all’avvio del progetto per la riduzione dei costi e l’aumento di efficienza. “Nel
frattempo anche rappresentanti di altri istituti bancari, insieme ai quali gestiamo il centro di calcolo consorziato, hanno
valutato positivamente il nostro progetto DMS. Si sono dichiarati addirittura entusiasti“, afferma Niederwanger. Per le
successive fasi di sviluppo, lo specialista informatico si considera ben attrezzato, anche grazie al concetto modulare di
DocuWare. “Il nostro obiettivo è quello di arrivare a un certo punto ad una gestione totalmente priva di cartaceo e di
poter rinunciare alla digitalizzazione dei fascicoli. Ciò però presuppone che il cliente rilasci allo sportello una firma
digitale legalizzata. Non appena si potrà disporre di una soluzione legalmente riconosciuta e accettata ad ampio raggio,
potremo sviluppare ulteriormente il nostro pool di documenti”, promette Niederwanger.
“Criterio decisivo per DocuWare, oltre alla semplice utilizzabilità, è stata la flessibilità con cui è possibile
dimensionare DocuWare alle nostre specifiche necessità ed alle dimensioni della nostra azienda.“
Martin Niederwanger, Direttore Organizzazione, Banca popolare dell’Alto Adige, Bolzano
This document can also be found here:
http://pub.docuware.com/it/banca-popolare-dell-alto-adige
Per ulteriori informazioni, visitare il sito Web DocuWare
all’indirizzo www.docuware.com
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