Fatturazione elettronica: nuovi
obblighi, adempimenti ed opportunità
per le imprese
Genova, 25 settembre 2014
Indice
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1.
Contesto normativo
2.
Quadro
d’insieme
delle
opportunità
di
dematerializzazione in funzione degli impatti di
processo, organizzativi e tecnologici
3.
Il processo di fatturazione elettronica verso la
Pubblica Amministrazione
4.
Gli aspetti fiscali alla luce della
interpretativa del MEF del 31 marzo 2014
5.
Il contesto normativo di riferimento
conservazione delle fatture elettroniche
6.
Le fasi del progetto di implementazione della
fatturazione elettronica verso la PA
7.
Le principali scelte per le aziende
8.
I rischi da gestire e le leve da attivare per il
raggiungimento dei benefici
circolare
per
la
1. Contesto normativo
Negli ultimi anni, il legislatore italiano ha incentivato la dematerializzazione dei documenti
contabili e la diffusione del concetto di conservazione elettronica, attraverso apposite norme
civilistiche e fiscali e specifici regolamenti applicativi culminate con l’emanazione del decreto
attuativo in materia di fatturazione elettronica obbligatoria verso i clienti della PA
 L’attuale normativa, oltre ad obbligare a fatturare in maniera elettronica verso la PA, consente di
dematerializzare molti documenti (per poi conservarli in formato digitale, in modalità sostitutiva),
dando “certezze” sull’opponibilità a terzi anche in sede giudiziaria.
 La gran parte degli strumenti informatici abilitanti è disponibile da tempo, pienamente affidabile e
accessibile (ad es. firme elettroniche, marca temporale, sistemi di gestione documentale, software di
riconoscimento automatico e data capturing, etc)
 Le opportunità di cogliere i benefici offerti dal contesto normativo sono trasversali rispetto ai
settori di business e non sono legati alle dimensioni dell’azienda
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1. Contesto normativo
Fatturazione elettronica verso la PA (1/2)
La fatturazione elettronica nei rapporti con la Pubblica Amministrazione è stata, per la prima volta,
disciplinata dalla Legge Finanziaria 2008, nella quale è stato previsto:

l’obbligo dei fornitori ad adottare il formato elettronico nella gestione delle fatture (emissione,
trasmissione, archiviazione e conservazione) anche se emesse sottoforma di nota, conto, parcella e
simili;

l’obbligo delle pubbliche amministrazioni a non accettare fatture emesse o trasmesse in forma
cartacea ne' a procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio in forma elettronica;

l’istituzione del "Sistema di Interscambio (SdI)” delle fatture elettroniche.
La Legge Finanziaria 2008 ha demandato ad appositi decreti attuativi la previsione di specifiche norme
per garantire l’effettività e l’avvio a regime della disciplina:
Decreto MEF
7 marzo 2008
Ha individuato l’Agenzia delle Entrate come soggetto gestore del Sistema di
Interscambio
Decreto MEF
55 /2013
Ha definito le specifiche applicative (di processo, organizzative e di sistema) per
l’attuazione dell’obbligo di fatturazione elettronica e le tempistiche di applicazione
Decreto Legge
66/2014
Ha apportato alcune modifiche/integrazione al Decreto MEF 55/2013, prevedendo
l’anticipo delle tempistiche inizialmente previste per l’ applicazione dell’obbligo
di fatturazione verso la PA e l’introduzione di ulteriori dati obbligatori della
fattura elettronica.
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1. Contesto normativo
Fatturazione elettronica verso la PA (2/2)
Ambito di
applicazione
Tempistiche di
applicazione
Ministeri, Agenzie fiscali ed
Enti nazionali di previdenza e
assistenza sociale
6 giugno 2014
Tutti gli altri Enti della PA,
incluse le Amministrazioni
Locali
31 marzo 2015
(*)
(*) termine stabilito dal recente DL 66/2014
(inizialmente previsto al 6 giugno 2015)
Le Amministrazione Pubbliche coinvolte sono obbligate a definire all'interno dell'Indice delle Pubbliche
Amministrazioni (IPA) tutti i propri uffici centrali e periferici destinatari di fatture elettroniche.
Entro i 30/09 di ogni anno, l’ISTAT l’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico
consolidato individuate ai sensi dell’articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196 (Legge di
contabilità e di finanza pubblica).
L’elenco di tutti gli uffici centrali e periferici della PA, attualmente censiti in IPA, è disponibile
all’indirizzo www.indicepa.gov.it/documentale/opendata.php
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1. Contesto normativo
Fatturazione elettronica tra privati (1/2)
Le recenti normative nazionali, in recepimento della direttiva 2010/45/UE hanno introdotto modifiche di
rilievo alle regole relative alla fatturazione elettronica, prima fra tutte la parità di trattamento tra fatture
elettroniche e fatture cartacee.
 Si considera fattura elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in un
qualunque formato elettronico; la fattura elettronica, come quella cartacea, deve
contenere gli elementi previsti dalla normativa IVA
Legge 228/2012
(Legge di
Stabilità 2013)
 Il ricorso alla fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del
destinatario
 I requisiti della fattura elettronica sono autenticità dell’origine, integrità del
contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al
termine del suo periodo di conservazione
 E’ obbligatoria la conservazione elettronica della fattura elettronica
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1. Contesto normativo
Fatturazione elettronica tra privati (2/2)
Fornisce chiarimenti in merito a quanto stabilito dalla Legge di Stabilità 2013:
 non tutte le fatture create in formato elettronico possono essere considerate
“elettroniche”:
 le fatture create in formato elettronico ma inviate e ricevute su carta non sono
fatture elettroniche.
 le fatture create in formato cartaceo, scannerizzate, inviate e ricevute tramite
posta elettronica possono invece essere considerate elettroniche
Circolare
Agenzia delle
Entrate 18/A del
24 giugno 2014
 l’accettazione del destinatario può essere anche tacita (ad es. mediante il
pagamento della fattura) e non presuppone necessariamente un accordo formale
(precedente o successivo) alla fatturazione fra le parti
 il contribuente può scegliere come assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità
del contenuto e la leggibilità della fattura, ad esempio attraverso:
 i sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la
fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile;
 la firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
 i sistemi EDI (Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati
 il destinatario della fattura elettronica può decidere o meno di “accettare” il
processo elettronico, ma all’emittente non è impedito di procedere all’integrazione
del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica (non vi è
obbligo di simmetria tra emittente e destinatario)
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1. Contesto normativo
La conservazione elettronica dei libri contabili
La conservazione elettronica dei libri e dei registri contabili è un processo, indipendente dal supporto
tecnologico utilizzato, che permette di conservare i documenti di qualsiasi natura in formato digitale, in
modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità.
Tale processo, che consente di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati, è stato
notevolmente semplificato dalle recenti novità normative.
DM 23/01/2004
 Ha definito nel dettaglio il procedimento (modalità, tempistiche ed adempimenti
obbligatori) da seguire per una corretta conservazione di tutti i documenti
fiscalmente rilevanti
DM 17/06/2014
 Ha sostituito il DM 23/01/2004 ed ha introdotto significative semplificazione nel
processo di conservazione in relazione alle tempistiche di conservazione, alle
comunicazioni da effettuare all’Agenzia delle Entrate e alle modalità di
assolvimento dell’imposta di bollo
DPCM 3/12/2013
(Regole tecniche
in materia di
conservazione
elettronica)
 Disciplina le modalità tecniche e operative per realizzare l’attività di
conservazione, attraverso la definizione di natura e funzione del sistema, modelli
organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo.
ll quadro normativo è completato dalle numerose circolari e risoluzioni adottate dall’Agenzia delle Entrate
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1. Contesto normativo
Le firme elettroniche
Le firme elettroniche sono l’equivalente elettronico della tradizionale firma autografa su carta e sono
associate stabilmente al documento elettronico sulla quale è apposta e ne attesta con certezza l'integrità,
l'autenticità, la non ripudiabilità.
Le firme elettroniche sono disciplinate dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle Regole
Tecniche (DPCM 22 febbraio 2013) di recente emanazione.
In particolare, si possono distinguere due tipologie di firma elettronica:
Firma digitale
(art.1, co. 1, lett.s
del CAD )
Firma biometrica/
grafometrica
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Firma elettronica avanzata (connessione univoca al firmatario e collegata ai dati
del documento qui si riferisce) e qualificata (basata su un certificato qualificato e
creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma)
Tipologia di firma elettronica ottenuta utilizzando un dispositivo (es. tavoletta
grafica) che rileva e digitalizza l'immagine grafica di una firma apposta da una
persona cui generalmente si aggiungono, a seconda delle caratteristiche del
dispositivo utilizzato, altri parametri biometrici come pressione e velocità del
tratto grafico – la firma biometrica rispecchia in pieno le caratteristiche della
firma elettronica avanzata (capo I, sezione I, comma 1, lettera q-bis del CAD) e
secondo le disposizioni dell’art.21 comma 2 del CAD garantisce valore giuridico
ed efficacia probatoria al documento
2. Quadro d’insieme delle opportunità di dematerializzazione in
funzione degli impatti di processo, organizzativi e tecnologici
L’esperienza maturata nella reingegnerizzazione dei processi e in progetti di dematerializzazione dei
documenti/processi consente la clusterizzazione degli interventi in tre macro-aree in funzione degli impatti
tecnologici e di processo/organizzativi
Elevati
Gestione integrata
documenti processi
amm.vo-contabili
Portale
fornitori
Sottoscrizione
digitale dei contratti
con utenza
Fatturazione
Elettronica
A
Medio - bassi
Gli interventi di questo
tipo si sostanziano nella
dematerializzazione dei
documenti
fattura e
degli altri documenti
amministrativo-contabili
La fonte dei benefici è
principalmente
la
riduzione dei costi di
conservazione e ricerca
fisica dei documenti. Gli
interventi sono di natura
tecnologica
e
sono
effettuati sui processi
esistenti con il solo
obiettivo di eliminare la
materialità
IMPATTI DI
PROCESSO/ORGANIZZATIVI
C
Registrazione automatica
delle fatture in contabilità
e conservazione elettronica
Gestione digitale
ordini e consegne
di beni di largo
consumo
Conservazione
elettronica dei
libri contabili
Digitalizzazione
degli archivi
Medio - bassi
B
Elevati
IMPATTI TECNOLOGICI
B
In questa tipologia di interventi si inserisce parzialmente anche la prospettiva di
processo, le fatture sono scambiate con i propri partner (clienti e/o fornitori) in
formato elettronico e l’entità dei benefici è direttamente legata al grado di interazione.
Oltre ai benefici legati alla riduzione e alla gestione della carta si introducono quelli
legati alla riduzione delle attività manuali a scarso valore aggiunto
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Nel presente cluster
sono
considerati
gli
interventi
che
si
propongono
di
estendere lo scambio
elettronico
agli altri
documenti legati al
ciclo attivo, al ciclo
passivo,
fino
alla
gestione interna dei
documenti. I benefici
introdotti con questa
tipologia di intervento
sono
legati
al
miglioramento
della
qualità
delle
informazioni lungo il
processo
e
alla
riduzione
della
gestione dei dati non
precisi e accurati
dimensione dei benefici associati
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione
Fornitori
canale di
trasmissione
Inoltro fatture a
SDI in formato
xml PA
Notifica di scarto
canale di
trasmissione
SdI
PA
Controlli
propedeutici
all’inoltro
Negativo
Esito
controllo
Positivo
Inoltro fattura
Notifica mancata
consegna
Negativo
Esito
Inoltro
Positivo
Ricezione fattura
Verifica di
accettazione
Ricevuta di
consegna
Notifica di
accettazione
Inoltro notifica di
accettazione
Notifica di rifiuto
Inoltro notifica di
rifiuto
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
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Positivo
Negativo
Esito
verifica
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione – le regole e le specifiche tecniche (1/5)
Le regole e le specifiche tecniche illustrano nel dettaglio le caratteristiche e le soluzioni informatiche per
l’elaborazione e la trasmissione delle fatture elettroniche.
TIPOLOGIA DEI
DATI
FATTURA ELETTRONICA PA
FORMATO
FATTURA PA
Documento informatico firmato
digitalmente con firma
elettronica qualificata
CONTROLLI
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CANALI DI
TRASMISSIONE
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione – le regole e le specifiche tecniche (2/5)
FORMATO FATTURA PA
La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72 ed è la sola
tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni:
 il contenuto è rappresentato, in un file XML
(eXtensible Markup Language), secondo il formato della
FatturaPA – unico formato accettato
 l'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto
sono garantite tramite l'apposizione della firma elettronica
qualificata di chi emette la fattura
 Il file con le caratteristiche della fattura PA è trasmesso
attraverso il Sistema di Interscambio (sistema informatico
gestito da SOGEI)
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3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione – le regole e le specifiche tecniche (3/5)
I DATI DELLA FATTURA PA
Ad integrazione delle informazioni di natura fiscale previste dal DPR 633/1972, tenuto conto della natura
informatica del processo, la fattura elettronica dovrà contenere le ulteriori seguenti informazioni:
 dati obbligatori per la corretta trasmissione della fattura a SDI:
 codice ufficio univoco della PA destinataria «Codice IPA»
 progressivo invio
 codice fiscale del soggetto trasmittente
 dati obbligatori
normativi):
 CIG
 CUP
per garantire la tracciabilità dei pagamenti (ove ne sussistano i presupposti
 dati facoltativi da inserire su richiesta degli Enti PA:
 data e numero dell’ordine di acquisto;
 data e numero del contratto;
 data e numero dell’entrata merce;
 etc.
 eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze informative concordate
tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con riferimento a particolari tipologie di beni
ceduti/prestati, ovvero di utilità per il colloquio tra le parti (ad.es. codice articolo dei beni/servizi, dati di
riferimento del SAL, etc.)
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3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione – le regole e le specifiche tecniche (4/5)
I POSSIBILI CANALI DI TRASMISSIONE
PEC
Trasmissione
attraverso sito
web di SDI
 Non necessita di alcun accreditamento o accordo con
SDI
 Invio di più file per singolo messaggio (dimensione
massima pari a 30 Mb)
 Sistema di trasmissione telematica esposto su rete
Internet fruibile attraverso protocollo HTTPS
 Accreditamento a Entratel o Fisconline.
 Upload di file su sito Web
Servizio
SdICoop
 Sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio con
SDI
 Sistema di cooperazione applicativa esposto su rete
Internet fruibile attraverso protocollo HTTPS
 Invio di un solo file per volta (dimensione massima di 5
Mb)
Sistema basato
su protocollo
FTP
 Sottoscrizione di uno specifico accordo di servizio con
SDI
 Sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato
su protocollo FTP
 Invio di più file per singolo messaggio (dimensione
massima pari a 150 Mb)
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Pensati per invio
“manuale” dei file
fattura FatturaPA
Concepiti per la
gestione di flussi
massivi, attraverso
un dialogo fra sistemi
informativi
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione – le regole e le specifiche tecniche (5/5)
I CONTROLLI DEL SISTEMA DI INTERSCAMBIO
Il Sistema di Interscambio effettua su ogni file FatturaPA dei controlli formali necessari per garantire il
corretto inoltro al destinatario PA.
I CONTROLLI EFFETTUATI
 nomenclatura ed unicità del file
trasmesso
NOTIFICA DI SCARTO
 dimensione del file
 integrità del documento
 autenticità del certificato di firma
 conformità del formato fattura
 Validità del contenuto della fattura
 etc.
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in caso di
errori
Inviata al soggetto trasmittente con
codice e descrizione dell’errore.
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione
LE MILESTONE
 Elaborazione della fattura nel formato xml PA
.
 aggiornamento anagrafiche dei clienti PA con i nuovi dati obbligatori
(es. Codice Ufficio PA)
EMISSIONE
 transcodifica delle codifiche degli attuali sistemi rispetto alle codifiche
previste da xml PA
 Apposizione di una firma elettronica certificata sulla fattura PA,
rilasciata dal certificatore accreditato
 Scelta di uno dei possibili canali di trasmissione
TRASMISSIONE
 Accreditamento al Sistema di Interscambio, se necessario
 Inoltro della fattura a SDI, mediante uno dei canali di trasmissione scelti
 Catalogazione delle notifiche di ritorno da SDI in base alla tipologia
GESTIONE
NOTIFICHE
 Individuazione delle U.O. deputate alla gestione delle notifiche
 Elaborazione di report per il monitoraggio dello stato delle fatture
(consegnate, ricevute, accettate)
CONSERVAZIONE
ELETTRONICA
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 Conservazione elettronica delle fatture PA e delle notifiche di ritorno
da SDI, secondo quanto previsto dalla normativa di riferimento
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione
FOCUS: NOTIFICHE DA SDI
Notifica di scarto
Notifica di
consegna/mancata
consegna
Inviata da SdI al soggetto trasmittente, nel caso di fattura non corretta rilevata da SDI
in seguito a controlli formali
Inviata da SdI al soggetto trasmittente,
positivo/negativo alla PA destinataria
nel
caso
di
esito
di
consegna
Attestazione di
impossibilità di
recapito
Inviata da SdI al soggetto trasmittente, nel caso in cui non si riesca a recapitare la
fattura alla PA destinataria nel periodo stabilito pari a 10 giorni
Notifica di
accettazione/rifiuto
della PA
Inoltrata da SdI al soggetto trasmittente, a seguito di comunicazione da parte della PA
destinataria (entro 15 giorni dalla ricezione) sull’accettazione/rifiuto contabile della
fattura
Notifica di
decorrenza termini
Inoltrata da SdI al soggetto trasmittente e alla PA destinataria, per comunicare la fine
del processo relativo a quella specifica fattura - nel caso in cui la PA non abbiamo
comunicato l’accettazione/rifiuto entro i 15 giorni previsti
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3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione
GLI INTERMEDIARI
La trasmissione delle fatture elettroniche può avvenire, oltre che direttamente tra gli Operatori Economici e
il Sistema di Interscambio, anche attraverso l’intermediazione di soggetti appositamente abilitati,
mantenendo inalterate le responsabilità fiscali del soggetto emittente la fattura nei confronti delle PA.
L’intermediazione è prevista sia nei confronti degli Operatori Economici sia nei confronti delle
Amministrazioni Pubbliche.
 Elaborazione delle fatture elettroniche per conto degli Operatori Economici
Il ruolo degli
intermediari
 Trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio
 Adempimento degli obblighi di conservazione
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Fatture
Sistema di
interscambio
Ricezione
Notifiche
Notifiche
Pubblica
Amministrazione
Fatture
validate
Intermediari
Intermediari
Fornitori
Agli intermediari può, inoltre, essere delegata l’attività di apposizione della firma
elettronica sulla fattura PA
3. Il processo di fatturazione elettronica verso la Pubblica
Amministrazione – lo stato di attuazione
31.000 Uffici Pubblici iscritti all’Indice delle Pubbliche amministrazioni (IPA),
di cui
Al 30 agosto
12.170 relativi ad Amministrazioni Locali in largo anticipo rispetto alla data di
avvio del 31 marzo 2015
Nel mese di
luglio
Oltre 140.000 fatture elettroniche inoltrate dal Sistema di Interscambio alle
Pubbliche Amministrazioni
un numero cinque volte superiore a quello dei primi 25 giorni (6-30 giugno).
Tenuto conto che nel mese di luglio, SDI ha rifiutato circa il 25 % delle fatture,
l’Agenzia delle Entrate ha pubblicato:
Nel mese di
agosto
 la guida “Suggerimenti di compilazione della fattura elettronica” per
aiutare le aziende ad una corretta compilazione
 una versione aggiornata del formato fattura PA, per una migliore
rappresentazione del documento
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4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n.
1/DF del 31 marzo 2014
La circolare fornisce le indicazioni necessarie per il corretto adempimento dell’obbligo di fatturazione
elettronica e risponde ai numerosi quesiti posti sia dalle PA che dei loro fornitori.
Divieto di pagamento in assenza di fattura elettronica (art.
6, c. 6, del DM 55/2013)
«A decorrere dalle date [di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica], le amministrazioni …
non possono accettare fatture che non siano trasmesse in forma elettronica per il tramite del Sistema
di interscambio e, trascorsi tre mesi da tali date, le stesse non possono procedere ad alcun
pagamento, nemmeno parziale, sino all’invio delle fatture in formato elettronico»
 • La circolare chiarisce che il divieto di procedere al pagamento è relativo alle sole fatture emesse
in forma cartacea dopo il termine di decorrenza dell’obbligo di fatturazione elettronica. Tali fatture
non potranno, infatti, essere accettate dalle PA.
 • Le amministrazioni devono comunque procedere, ove ricorrano tutte le altre condizioni, al
pagamento delle fatture cartacee emesse prima del termine di decorrenza dell’obbligo di
fatturazione elettronica.
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4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n.
1/DF del 31 marzo 2014
Emissione della fattura elettronica (art. 2, c. 4, del DM 55/2013)
«La fattura elettronica si considera trasmessa per via elettronica … e ricevuta dalle amministrazioni …
solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna … da parte del Sistema di interscambio»
La circolare chiarisce che la previsione ha il senso di indicare cosa è possibile dimostrare con le
ricevute del Sdi:
• La ricevuta di consegna è sufficiente a provare sia l’emissione della fattura elettronica, sia la sua
ricezione da parte della PA committente.
• La notifica di mancata consegna è sufficiente a provare la ricezione della fattura da parte del SdI, e
quindi l’avvenuta trasmissione della fattura da parte del soggetto emittente verso il SdI, nonché
l’emissione della fattura.
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4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n.
1/DF del 31 marzo 2014
Impossibilità di recapito della fattura elettronica
Le cause del mancato inoltro possono essere:
•
•
•
Codice Ufficio inserito in IPA ma non deducibile in modo univoco
Amministrazione non censita in IPA
Problemi tecnici
In queste ipotesi Sdi rilascia un’ «Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità
di recapito», che è firmata elettronicamente e contiene la fattura stessa.
La circolare chiarisce che l’Attestazione è sicuramente idonea a provare l’avvenuta emissione della
fattura e legittima il fornitore a inviare la fattura con altri mezzi quali la PEC o altri portali telematici.
Notifica di scarto a seguito di controlli propedeutici all’inoltro
Nel caso di ricezione di una notifica di scarto per una fattura già annotata nel registro IVA delle fatture
emesse (in quanto i sistemi gestionali prevedono una numerazione/contabilizzazione contestuale) si
ritiene necesario emettere una nota di variazione IVA al fine di stornare l’annotazione della fattura
«scartata» da Sdi.
Il documento di rettifica non dovrà essere inoltrato a Sdi in quanto la fattura a cui si riferisce non è mai
stata emessa ai fini del DM n. 55 del 3 aprile 2013.
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4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n.
1/DF del 31 marzo 2014
Ricezione e conservazione della fattura
Dopo l’inoltro, la fattura viene ricevuta dalla competente PA che ne esamina la procedibilità nei
successivi 15 giorni, decorrenti dalla data indicata nella ricevuta di consegna
Verifica
superata
si
no
•
La PA invia al Sdi una notifica di esito accettazione
•
Sdi inoltra la notifica all’emittente
►
La PA invia al SDI notifica di rifiuto
►
Sdi inoltra la notifica all’emittente
Se nei successivi 15 giorni la PA non
emette notifica di esito al Sdi, lo stesso
invierà a entrambi i soggetti una notifica di
decorrenza dei termini, che determina la
chiusura del processo relativo a quella
fattura
Al termine del processo, emittente e ricevente devono procedere alla conservazione sostitutiva della
fatture elettroniche, ai sensi del DM 23 gennaio 2004
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4. Gli aspetti fiscali alla luce della circolare interpretativa del MEF n.
1/DF del 31 marzo 2014
Obbligo di conservazione elettronica delle notifiche ricevute da Sdi
Le notifiche inviate al mittente da Sdi sono soggette all’art. 2220 Cod. Civ. in materia di conservazione
delle scritture contabili. E’ consigliabile, quindi, portarle in conservazione sebbene non esista un
esplicito obbligo in questo senso.
Determinazione dei termini di pagamento per la PA
I termini di pagamento decorrono dalla data di ricezione della fattura da parte della PA che
tipicamente è diversa da quella indicata in fattura e che corrisponde alla data riportata nella ricevuta di
consegna inviata da Sdi al fornitore.
Supporto di intermediari per gestire comunicazioni con Sdi
Gli operatori economici possono avvalersi di intermediari per l’emissione, trasmissione, la
conservazione e l'archiviazione della fattura elettronica, mantenendo inalterate le responsabilità fiscali
del soggetto emittente la fattura nei confronti delle PA.
Obbligo di fatturazione elettronica verso la PA per fornitori esteri
I soggetti non residenti in Italia che agiscono da fornitori della PA sono esclusi dall’obbligo. Si rimanda
ad un successivo Decreto la definizione delle modalità di applicazione dell’obbligo per questi soggetti.
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5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
•
Articolo 39 d.p.r. n. 633/72 (modificato dalla Legge n. 228/12, all’art. 1 co.
325, che ha recepito le disposizioni della Direttiva 45/2010/UE)
•
DM 17.06.2014 che ha abrogato e sostituito il DM 23.01.2004 (ex art. 21,
comma 5, del CAD)
•
d.Lgs. n. 82/05 - CAD (modificato dal DL n. 69/13) e suoi decreti attuativi:

DPCM 22.02.13 (GU 21.05.13) - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica
delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali

DPCM 03.12.13 (GU 12.03.14) – regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei
documenti informatici

DPCM …. - regole tecniche in materia di documento informatico e gestione documentale
http://www.digitpa.gov.it/codice-amministr-digitale/attuazione-del-cad
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5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
ARTICOLO 39 DEL D.P.R. N. 633/72
Come conservare la fatture elettroniche
Art. 39, co. 3
“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del
DMEF adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture
create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente.”
Si supera la “simmetria” di comportamento tra emittente e destinatario.
Page 27
5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
ARTICOLO 39 DEL D.P.R. N. 633/72
Dove conservare la fatture elettroniche
Art. 39, co. 3
“Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei registri e degli altri documenti previsti
dal presente decreto e da altre disposizioni, può essere situato in un altro Stato, a condizione che con
lo stesso esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.”
Viene consentita la conservazione elettronica di tutti i documenti fiscalmente rilevanti anche in altro Stato
a condizione che con lo stesso esista una reciproca assistenza basata su specifici atti (es. direttiva,
convenzioni bilaterali o multilaterali, etc.).
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5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
ARTICOLO 39 DEL D.P.R. N. 633/72
Obblighi di conservazione dei documenti fiscali
Art. 39, co. 3
“Il soggetto passivo stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l'accesso
automatizzato all'archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti, compresi quelli che
garantiscono l'autenticità e l'integrità delle fatture di cui all'articolo 21, comma 3, siano stampabili e
trasferibili su altro supporto informatico.”
In caso di verifica l’Amministrazione Finanziaria deve sempre essere messa in condizione dal soggetto
titolare dei documenti di analizzare ed acquisire gli stessi, anche se sono conservati in altro Stato.
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5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
DM 17 giugno 2014
Obblighi fiscali per i documenti informatici
In data 17 giugno 2014 è stata emanato un nuovo decreto in sostituzione del DM 23.01.2004.
Alla redazione del documento hanno contribuito numerosi stakeholders pubblici (AE, DF, Ag. Italia
Digitale ecc.) e privati (ANORC, Confindustria, RTI, Assosoftware, partecipanti all’Osservatorio FE
PoliMi ecc.), pervenendo ad un’ampia convergenza sul testo finale.
L’obiettivo è stato quello di semplificare gli adempimenti ad oggi esistenti al fine di incentivare la
dematerializzazione dei processi contabili e amministrativi.
Richiamo integrale al CAD e ai suoi decreti attuativi in merito alle definizioni e regole tecniche per
la gestione del documento informatico (copie informatiche di documenti analogici, copie per
immagine su supporto informatico di documenti analogici, documenti informatici puri)
Introduzione di importanti semplificazioni riguardanti:
 conservazione delle fatture (tempistica annuale);
 comunicazione dell’impronta (eliminata);
 modalità di assolvimento dell’imposta di bollo (calcolo solo a consuntivo e pagamento
esclusivamente per F24).
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5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
DPCM 03.12.2013
Regole tecniche per la conservazione
Il DPCM del 3 dicembre 2013, relativo alle regole tecniche in materia di sistemi di conservazione
ai sensi del CAD, prevede che i precedenti sistemi di conservazione siano adeguati entro 36 mesi
dal 12.03.14 (entrata in vigore DPCM).
Fino al completamento di tale processo di adeguamento, ai sistemi di conservazione possono
essere applicate le previgenti regole tecniche.
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5. Il contesto normativo di riferimento per la conservazione delle
fatture elettroniche
DPCM 03.12.2013
Regole tecniche per la conservazione
•
Superamento della distinzione tra conservazione di documenti informatici e conservazione
sostitutiva di documenti analogici.
•
Nuovo concetto di sistema di conservazione: un sistema che - dalla presa in carico fino
all'eventuale scarto - assicura la conservazione dei documenti e dei fascicoli informatici con i
metadati a essi associati, tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie idonee a garantirne
le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
•
Introduzione del concetto di pacchetti di versamento, conservazione e distribuzione,
conservazione svolta all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti
ovvero, anche parzialmente, da terzi.
•
Importanza centrale del Responsabile della conservazione.
•
Obbligatorietà dell’adozione del Manuale della Conservazione.
•
Garanzia di accesso all’oggetto conservato, per il periodo prescritto, indipendentemente
dall’evolversi del contesto tecnologico
•
Predisposizione del piano della sicurezza del sistema di conservazione
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6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione
elettronica verso la PA
1
Analisi dello stato attuale (AS-IS)
2
3
4
5
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Valutazione degli impatti organizzativi, di processo ed
economici
Definizione del nuovo processo di ciclo attivo e dei
requisiti tecnici per l’evoluzione dei sistemi informativi
a supporto
Implementazione del nuovo processo e governo degli
sviluppi IT
Supporto al go-live del nuovo processo di fatturazione e
conservazione elettronica
6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione
elettronica verso la PA
 Assessment delle stato attuale del processo di emissione,
trasmissione, conservazione delle fatture
1
Analisi dello stato
attuale (AS-IS)
 Assessment dello stato attuale della struttura organizzativa e dei
sistemi informativi a supporto del ciclo attivo
 Assessment dell’attuale base dati clienti PA
2 Valutazione degli
impatti
organizzativi,
di processo
ed economici
 Valutazione
degli
impatti
organizzativi/di
processo/economici
dell’emissione, trasmissione e conservazione elettronica delle fatture
attive in base al nuovo contesto normativo
 Valutazione sull’opportunità (analisi costi/benefici) di:

gestire il servizio internamente (soluzione in house);

affidare il servizio
outsourcing)
agli
intermediari
abilitati
(soluzione
in
 Disegno di dettaglio del processo a tendere
3

Definizione del
nuovo processo di
ciclo attivo e dei
requisiti tecnici per
l’evoluzione dei
sistemi informativi
a supporto
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Disegno dei requisiti tecnici del sistema informativo aziendale , anche
mediante:

definizione delle modalità di perimetrazione del Clienti PA e di
aggiornamento dell’anagrafica Clienti PA mediante l’integrazione
del codice IPA;

definizione delle tabelle di transcodifica delle codifiche degli attuali
sistemi rispetto alle codifiche previste da SdI;

definizione delle modalità di conservazione delle fatture e tenuta
dei sezionali IVA per le fatture PA.
6. Le fasi del progetto di implementazione della fatturazione
elettronica verso la PA
4
Implementazione
del nuovo processo
e governo degli
sviluppi IT
5
Supporto al go-live
del nuovo processo
di fatturazione e
conservazione
elettronica
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 Definizione del piano di implementazione della soluzione scelta e
project management delle attività implementative
 Identificazione del responsabile della Conservazione Elettronica
 Predisposizione del Manuale della Conservazione
 Supporto in fase di prima applicazione del nuovo processo di ciclo
attivo e di conservazione sostitutiva
 Analisi delle criticità ed interventi di fine tuning della soluzione
adottata
7. Le principali scelte/azioni da attivare per le aziende
Scelta del modello applicativo (in house/outsourcing)
in caso di gestione in house della trasmissione/conservazione delle fatture:
 individuazione del certificatore accreditato per il rilascio di firma elettronica qualificata
 scelta del canale di trasmissione per la trasmissione del file (contenente la fattura ed eventuali
allegati) ed eventuale accreditamento a SDI
 aggiornamento dei sistemi informativi aziendali / implementazione di un nuovo sistema per la
trasmissione delle fatture, la gestione delle notifiche di ritorno da SDI, il monitoraggio dello stato delle
fatture e la conservazione elettronica
in caso di gestione in outsourcing della trasmissione/conservazione delle fatture:
 definizione del contratto e dei livelli di servizio con l’outsourcer;
 gestione dei rapporti con l’outsourcer in relazione ai diversi possibili esiti dell’invio delle fatture ( es.
gestione delle notifiche di scarto, gestione delle notifiche di mancata consegna, etc.)
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7. Le principali scelte/azioni da attivare per le aziende
Rivisitazione dei processi di ciclo attivo, con particolare riferimento alle modalità di interazione tra le
funzioni interessate e agli accordi con la PA
Definizione del processo e delle modalità operative per la conservazione elettronica delle fatture
e per la redazione del Manuale di Conservazione
Adeguamento della struttura organizzativa ai fini dell’individuazione del Responsabile della
Conservazione e dei responsabili della gestione delle notifiche ricevute da SdI
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8. I rischi da gestire e le leve da attivare per il raggiungimento dei
benefici
LEVE DA ATTIVARE
RISCHI
La costruzione di solidi e strutturati business
case basati sulle specificità delle singole aziende
•
Benefici generici
consente di avere puntuale contezza dei benefici
•
Risparmi potenziali non
economici
contestualizzati
e
finanziari
delle
iniziative
di
dematerializzazione, oltre che degli investimenti da
effettuare, con evidenza della redditività e del
payback period dei medesimi.
•
•
Duplicazione di flussi
Il
cambiamento
introdotto
di
dematerializzazione
flussi digitali)
supportato da iniziative di comunicazione lungo
Incremento di costi di
l’intero arco del progetto e da azioni mirate di
adeguatamente
change management e training operativo ai diversi
livelli aziendali.
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essere
iniziative
documentali (flussi cartacei +
gestione dei processi
deve
con