La normativa sugli archivi degli enti
pubblici e delle Aziende ULSS
Franco Cardin – Padova 2007
Il ruolo del sistema documentario nel
mondo contemporaneo
Il sistema documentario ( non i singoli documenti) è sempre stato una
componente fondamentale del sistema informativo e ciò per la sua
insostituibile funzione di:
- supporto al processo decisionale (favorisce cioè decisioni
informate e consapevoli);
- certezza del diritto;
- conservazione della memoria ( valorizzazione del patrimonio di
informazioni di
cui è depositario;

Il sistema documentario è in grado di assumere una funzione
strategica e di rispondere al sempre crescente bisogno di un efficace
utilizzo delle informazioni, solo se si adottano procedure innovative e
strumenti tecnologicamente avanzati e se è progettato coerentemente
con le esigenze funzionali delle singole organizzazioni;

L’involuzione della funzione archivistica
nelle pubbliche amministrazioni
Le cause del progressivo degrado nella gestione dei documenti e
conseguentemente nella tenuta degli archivi in ambito pubblico,
possono essere così riassunte:
 gli archivisti per troppo tempo hanno limitato il loro ruolo a una
funzione di controllo esterno sugli archivi di deposito e storici invece
che occuparsi dell’organizzazione degli archivi correnti;
 la responsabilità per la gestione dei documenti e degli archivi non è
stata esercitata se non come attività residuale da affidare a personale
di basso profilo;
 l’innovazione tecnologica ha creato l’illusione di facili soluzioni da
importare dall’esterno o da affidare in outsourcing;
 insufficienza di una normativa, corretta nei principi, ma datata
negli strumenti operativi (R.D. 35/1900);
 assenza di un mercato e, quindi, di sperimentazione e realizzazione
di strumenti aggiornati per la gestione documentale.
Le norme di fine XIX secolo: il Regio
Decreto 25 gennaio 1900, n. 35
La rivoluzione della legge 241/90


1/2
L’inizio del processo di trasformazione della gestione dei
sistemi documentali delle pubbliche amministrazioni, viene
fatto comunemente coincidere con l’entrata in vigore della
legge 241/90 (recentemente modificata dalle leggi 15/2005
e 80/2005) che ha introdotto:
nuove norme in materia di procedimento amministrativo,
consentendo agli interessati di esercitare forme di controllo
in termini di responsabilità e durata;
il diritto di accesso ai documenti da parte di chi vi abbia
interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti;
La rivoluzione della legge 241/90



2/2
La legge 241/90, meglio conosciuta come “legge sulla
trasparenza e sul diritto di accesso ai documenti” può
considerarsi in realtà la vera legge sull’informatica nella
pubblica amministrazione, poiché è impensabile tentare di
applicarla senza l’introduzione dei mezzi informatici;
Essa rappresenta, inoltre, il presupposto per
l’organizzazione dell’archivio corrente. E’ altrettanto
impensabile, infatti, ritenere di poter esercitare il diritto di
accesso in presenza di un archivio corrente disordinato;
Introduce una rivoluzionaria definizione di documento
amministrativo “…ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra
specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle PA,
o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa”
La rivoluzione della Bassanini 1: La
legge 15.3.1997, n. 59 art. 15, comma 2
Gli atti, dati e documenti formati da pubbliche
amministrazioni e dai privati con strumenti
informatici o telematici, i contratti stipulati nelle
medesime forme, nonché la loro archiviazione
e trasmissione con documenti informatici, sono
validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge.
Le norme sul protocollo informatico

DPR 20 ottobre 1998, n. 428

Direttiva PCM 28 ottobre 1999

Decreto PCM 31 ottobre 2000
Regolamento recante norme per la gestione del
protocollo informatico da parte delle amministrazioni
pubbliche
Gestione informatica dei flussi documentali nelle
pubbliche amministrazioni
Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al
DPR 20 ottobre 1998, n. 428
Direttiva PCM del 28 ottobre 1999
“Gestione informatica dei flussi documentali
nelle PA”
1/2
In materia di gestione informatica dei documenti e degli archivi
questa direttiva rappresenta, ancora oggi, un fondamentale
punto di riferimento in quanto:


sottolinea con convinzione che il raggiungimento degli obiettivi
indicati dalla normativa sul protocollo informatico dipende,
innanzi tutto, dalla capacità di ciascuna amministrazione di
progettare un vero e proprio programma di interventi di natura
organizzativa e tecnologica;
evidenzia che per garantire l’attuazione di soluzioni in grado di
incidere profondamente nel tessuto organizzativo
dell’amministrazione è indispensabile la piena responsabilità e
sensibilità degli organi di vertice;
Direttiva PCM del 28 ottobre 1999
“Gestione informatica dei flussi documentali
nelle PA”
2/2
Suggerisce che all’interno di ogni amministrazione venga
costituito un gruppo di lavoro interdisciplinare a cui
affidare i seguenti compiti:


definizione dei principali interventi di trasformazione
organizzativa (individuazione delle AOO, costituzione del
servizio per la tenuta del protocollo informatico e la
gestione dei flussi documentali e degli archivi, piano di
qualificazione e formazione del personale);
elaborazione di un piano integrato e coordinato di
classificazione e conservazione dei documenti, che
garantisca un criterio uniforme di organizzazione dei
documenti e, quindi, dell’archivio dell’amministrazione;
Decreto PCM del 31 ottobre 2000 “Regole
tecniche per il protocollo informatico di cui
al DPR 428/98
Tra le norme contenute in questo decreto, molte delle quali
sono poi confluite nel DPR 445/2000, meritano particolare
attenzione:


l’art. 3 comma 1 lett. d) che prevede l’eliminazione dei
protocolli di settore e di reparto, dei protocolli di telefax e,
più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo
informatico;
l’art. 5 che prevede l’adozione del “Manuale di gestione”
nel quale deve essere descritto il sistema di gestione e di
conservazione dei documenti, nonché tutte le necessarie
istruzioni per il corretto funzionamento del servizio (in altre
parole il manuale della qualità del sistema documentale);
Le norme sul protocollo
informatico ora si trovano nel
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
“Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di
documentazione amministrativa”
Una evoluzione non solo lessicale...
DPR 20 ottobre 1998, n. 428
“Sistema di protocollo
informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 – Capo IV
“Sistema di gestione informatica
dei documenti”
Gli aspetti innovativi del DPR 445/2000


Ha integrato, in un testo di natura generale sulla
documentazione amministrativa, le disposizioni
relative alla gestione dei documenti con quelle
relative ai processi di semplificazione amministrativa
stabilendo in maniera chiara e non ambigua il nesso
esistente tra trasparenza amministrativa e sistema
documentario.
Ha individuato nel sistema documentario e nella sua
corretta gestione e conservazione (obbligatorietà
della classificazione dei documenti) una funzione che
oltre a partecipare al sistema che garantisce
l’affidabilità dei documenti svolge anche un
insostituibile ruolo nell’ambito dei processi di
modernizzazione dell’amministrazione pubblica.
Il Capo IV del DPR 445/2000






1/2
Sezione I (artt. 50-57) – Disposizioni sulla gestione
informatica dei documenti;
Sezione II (artt. 58-60) – Accesso ai documenti e alle
informazioni del sistema;
Sezione III (artt. 61-63) – Tenuta e conservazione del
sistema di gestione dei documenti;
Sezione IV (artt. 64-66) – Sistema di gestione dei
flussi documentali;
Sezione V (artt. 67-69) – Disposizioni sugli archivi;
Sezione VI (art. 70) – Attuazione ed aggiornamento
dei sistemi;
Il Capo IV del DPR 445/2000




2/2
Il Capo IV del D.P.R. 445/2000 “Sistema di gestione informatica dei
documenti” rappresenta il punto di riferimento per l’attuazione di
qualsiasi intervento coerente in materia di informatizzazione dei sistemi
documentari, in quanto:
definisce le modalità per l’automazione della registrazione e
dell’organizzazione di tutti i documenti (protocollo informatico,
classificazione e fascicolazione sia cartacea che digitale);
prevede l’istituzione di un apposito servizio per la gestione informatica
dei documenti da affidare a un dirigente o a un funzionario in possesso
di specifica competenza archivistica;
prevede l’integrazione tra la gestione dei documenti e la gestione dei
flussi di lavoro;
definisce le modalità per una corretta tenuta degli archivi correnti, di
deposito e storici.
... bisognava “sbrigarsi”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445
art. 50, comma 3
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1°
gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi
informativi automatizzati finalizzati alla gestione del
protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi in conformità alle disposizioni del
presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla
tutela della riservatezza dei dati personali, nonché
dell’articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n.
59 e dei relativi regolamenti di attuazione
Direttiva MlT del 9 dicembre 2002
“Trasparenza dell’azione amministrativa e
gestione elettronica dei flussi documentali”


ha promosso tutte le azioni necessarie per il rispetto
del termine dell’1.1.2004, previsto dal DPR 445/2000,
per la realizzazione dei sistemi di gestione informatica
dei documenti;
ha sottolineato che la realizzazione del “protocollo
informatico” rappresenta una delle condizioni
necessarie e prioritarie per lo sviluppo di sistemi
informativi pubblici orientati ad un ampio, rapido e
trasparente soddisfacimento dei bisogni della
collettività;
Decreto MIT 14 ottobre 2003 “Linee guida per
l’adozione del protocollo informatico e per il
trattamento informatico dei procedimenti
amministrativi”
1/2
 si tratta di uno strumento di supporto alle amministrazioni per la
realizzazione del sistema di gestione elettronica dei documenti, nato in
un contesto europeo di forte accelerazione del processo di
informatizzazione nelle pubbliche amministrazioni, caratterizzato dallo
sviluppo di servizi on line agli utenti.
 sollecita le amministrazioni ad accelerare ed ampliare gli obiettivi
realizzativi del sistema di gestione informatica dei documenti, passando
al terzo livello realizzativo, previsto nel documento GEDOC 2, e cioè
quello della gestione informatica dei procedimenti amministrativi
(workflow documentale)
Decreto MIT 14 ottobre 2003 “Linee guida per
l’adozione del protocollo informatico e per il
trattamento informatico dei procedimenti
amministrativi”
2/2


Se da un lato il Decreto ha spinto le amministrazioni verso la
realizzazione di “uffici digitali” , incrementando gli interventi
rivolti all’automazione dei processi di lavoro, dall’altro è
opportuno sottolineare i seguenti punti critici:
tra le finalità della classificazione viene indicata la “reperibilità
del documento rispetto all’argomento ed ai contenuti”. E’ noto,
invece, che soprattutto nei sistemi documentali digitali, il ruolo
della classificazione è proprio quello di mirare al loro
reperimento non generico , bensì funzionale rispetto alle
decisioni assunte a da assumere (fascicolo).
eccessiva spinta ad accelerare i processi di smaterializzazione
dei documenti e di informatizzazione ed automazione dei
procedimenti amministrativi, sottovalutando i contesti
amministrativi e le problematiche di tipo organizzativo.
D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia
di protezioni dei dati personali”
 Titolo IV – Capo I “Accesso ai documenti
amministrativi”;
 Titolo VII – Capo II “Trattamento di dati personali
per scopi storici”
 Allegato A.2. “Codice di deontologia e di buona
condotta per i trattamenti di dati personali per scopi
storici”;
Direttiva MIT 27 novembre 2003
“Impiego della posta elettronica nelle PA”
 le PA devono dotare tutti i dipendenti di una casella
di posta elettronica ed attivare, inoltre, apposite
caselle istituzionali;
 fornisce indicazioni sui possibili usi della posta
elettronica;
 le PA devono adottare ogni iniziativa di sostegno e
di formazione per promuoverne l’uso;
Direttiva MIT 18 dicembre 2003
“Linee guida in materia di digitalizzazione
dell'amministrazione per l'anno 2004”
Le priorità individuate per il 2004 sono:
 servizi on-line per cittadini e imprese;
 accessibilità dei siti internet delle PA;
 trasparenza dell’azione amministrativa (realizzazione di tutte le
componenti del protocollo informatico );
 efficienza delle PA (posta elettronica, documento informatico);
 distribuzione ai dipendenti pubblici di carte elettroniche multiservizi
(per i dirigenti e i funzionari la carta deve comprendere la disponibilità
della firma digitale);
 sicurezza delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione;
 sviluppo delle competenze del personale;
D.Lgs. 22.1.2004, n. 42 (modificato
con D.Lgs. 24.3.2006, n. 156)
Codice dei beni culturali e del paesaggio,ai sensi
dell'articolo 10 della legge 6 luglio 2002, n. 137
Decreto legislativo 22 gennaio 2004,
n. 42 - art. 10, comma 2, lettera b)
2. Sono beni culturali:
(...) b) gli archivi e i singoli documenti dello Stato,
delle regioni, degli enti pubblici territoriali, nonché di
ogni altro ente ed istituto pubblico.
Decreto legislativo 22 gennaio
2004, n. 42 - art. 20
1.
2.
I beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati
o adibiti ad usi non compatibili con il loro carattere storico
o artistico oppure tali da recare pregiudizio alla loro
conservazione.
Gli archivi non possono essere smembrati.
Decreto legislativo 22 gennaio
2004, n. 42 - art. 21
Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero:
d) lo scarto dei documenti degli archivi pubblici;
e) il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi
organici di documentazione di archivi pubblici;
DPCM 13 gennaio 2004
“Regole tecniche per la formazione, la trasmissione,
la conservazione, la duplicazione, la riproduzione
e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici”
 regole tecniche per la generazione, apposizione e
verifica delle firme digitali;
 disposizioni riguardanti i certificatori;
 requisiti di sicurezza dei sistemi operativi;
 riferimenti temporali opponibili ai terzi;
Delibera CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11
“Regole tecniche per la riproduzione e conservazione
dei documenti su supporto ottico idoneo a garantire la
conformità dei documenti agli originali”
 Conservazione sostitutiva di documenti informatici;
 Conservazione sostitutiva di documenti analogici;
Direttiva MIT 4 gennaio 2005
“Linee guida in materia di digitalizzazione
della PA per l’anno 2005”
Definisce gli obiettivi della seconda fase della
digitalizzazione della PA. Tra i settori di intervento, si
sottolineano i seguenti:
 Comunicazione elettronica sia all’interno di
ciascuna amministrazione, sia tra amministrazioni
diverse, sia tra ammistrazioni, cittadini e imprese;
 Servizi on-line agli utenti;
 Gestione documentale (protocollo informatico e
gestione dei procedimenti amministrativi).
DPR 11 febbraio 2005, n. 68
Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della
posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27
della legge 16 gennaio 2003, n. 3
 ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita
al mittente documentazione elettronica attestante
l’invio e la consegna di documenti informatici;
 la posta elettronica certificata consente l’invio di
messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di
legge;
D.Lgs. 28.2.2005, n. 42 “ Istituzione
del sistema pubblico di connettività e
della rete internazionale della PA”


Il SPC è l’insieme di infrastrutture tecnologiche e
di regole tecniche, per lo sviluppo, la
condivisione, l’integrazione e la diffusione del
patrimonio informativo e dei dati della PA;
Promuove l’omogeneità nella elaborazione e
trasmissione dei dati tra le PA, finalizzata allo
scambio e diffusione delle informazioni tra le
stesse e alla realizzazione di servizi integrati;
D.Lgs. 7.3.2005, n. 82 (modificato dal
D.Lgs. 4.4.2006, n. 159)
 Capo I – Principi generali ,
 Capo II – Documento informatico e firme elettroniche;
 Capo III – Formazione, gestione e conservazione dei
documenti informatici;
 Capo IV – Trasmissione informatica dei documenti;
 Capo V – Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi
in rete;
 Capo VI – Sviluppo, acquisizione e riuso di sistemi
informatici nelle pubbliche amministrazioni;
 Capo VII – Regole tecniche;
Direttiva MIT 18 novembre 2005
“ Linee guida per la PA digitale”
 rendere reperibili sui siti istituzionali gli indirizzi di
posta elettronica degli uffici competenti per gli atti ed i
procedimenti di maggiore interesse;
 pubblicizzare sui siti istituzionali, per i principali
procedimenti, nome del responsabile, UOR, eventuali
termini;
 organizzare servizi di informazione preventiva in
modalità telematica e fornire tutta la necessaria
modulistica;
 privilegiare l’uso della posta elettronica rispetto alle
tradizionali forme di comunicazione;
D.Lgs. 24.1.2006, n. 36
“Attuazione della direttiva 2003/98/CE relativa al riutilizzo di
documenti nel settore pubblico”



uso del dato di cui è titolare una PA o un organismo di diritto
pubblico, da parte di persone fisiche o giuridiche, a fini
commerciali o non, diversi dallo scopo iniziale per il quale il
documento che lo rappresenta è stato prodotto nell’ambito dei
fini istituzionali;
documenti esclusi dall’applicazione del decreto e norma di
salvaguardia per il rispetto della disciplina sulla protezione dei
dati personali;
licenze standard per il riutilizzo e tariffe;
DPR 12 aprile 2006, n. 184
Regolamento recante disciplina in materia
di accesso ai documenti amministrativi
Direttiva Ministro per le riforme nella PA
del 20.2.2007, n. 2, sull’informatizzazione
degli uffici pubblici
1/2



le PA devono predisporre procedure idonee a consentire il
rilascio di provvedimenti, anche in assenza di qualsiasi
produzione documentale da parte del soggetto istante
(interoperabilità di dati tra amministrazioni, finalizzata a dare
piena attuazione all’art. 18 della legge 241/90);
Le PA devono adottare tutte le necessarie misure regolamentari
ed organizzative che consentano il rilascio di documenti in
formato elettronico in occasione dell’esercizio del diritto di
accesso di cui alla legge 241/90;
Le PA devono pubblicare on line, al fine di migliorare la
trasparenza e l’efficienza della spesa pubblica, i provvedimenti e
gli atti amministrativi conoscibili da chiunque, tra cui i bandi di
gara e i relativi risultati, riguardanti l’acquisto di beni e servizi e
la realizzazione di opere di importo superiore ai 20.000 euro;
Direttiva Ministro per le riforme nella PA
del 20.2.2007, n. 2, sull’informatizzazione
degli uffici pubblici
2/2


le PA devono avviare le necessarie procedure per
permettere l’effettiva attuazione di quanto disposto
dall’art. 64 del CAD e cioè l’accesso ai servizi in rete,
nelle more dell’attivazione della Carta Nazionale dei
Servizi (CNS), attraverso l’assegnazione di codici di
identificazione, pin o password;
rendere più veloce ed economico lo scambio di
documenti tra le pubbliche amministrazioni rendendo
interoperabili i sistemi di gestione elettronica dei
documenti (art. 55 comma 4 del DPR 445/2000 e art.
15 DPCM 31.10.2000);
... una norma
internazionale
Norma ISO 15489
Information and documentation - Records management
(1. General e 2. Guidelines)
Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei
documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici.
Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi
Nazionali d’Australia; cfr. National Archives of Australia, Australian
Standard for Records Management - AS ISO 15489.
http://www.naa.gov.au/recordkeeping/rkpubs/advices/advice58.html
... ora anche norma UNI ISO
15489-1
Informazione e documentazione.
Gestione dei documenti di archivio (record)
Principi generali
La norma fornisce una guida per la gestione dei documenti archivistici delle
organizzazioni, pubbliche o private, per clienti interni o esterni. Tutti gli
elementi descritti nella norma, sono raccomandati al fine di assicurare la
produzione, l’acquisizione e la gestione di documenti adeguati (non
comprende la gestione degli archivi storici)
È disponibile in formato cartaceo o digitale e può essere ordinata on line sul
sito dell’UNI (www.uni.com).
È completata da un Rapporto tecnico (ISO/TR 15489-2)
MoReq (Model Requirements for the
Management of Electronic Records
L’Unione europea ha promosso una ricerca scientifica
finalizzata alla individuazione dei principali requisiti per la
progettazione, realizzazione e mantenimento dei sistemi
documentari informatici
Principali requisiti e strategie





Requisiti per la registrazione, classificazione e
fascicolazione dei documenti;
Requisiti per il governo dei flussi documentali;
Requisiti per il versamento e la selezione dei
documenti (scarto e conservazione);
Requisiti per la ricerca dei documenti (information
retrieval);
Controlli e sicurezza: accesso, audit trail, backup,
autenticità ...
Finalità del nuovo quadro normativo


Si tratta di un quadro normativo dichiaratamente
finalizzato a supportare, attraverso il potenziamento del
sistema informativo documentale, i sempre maggiori
bisogni di comunicazione all’interno delle pubbliche
amministrazioni, nonché a favorire il miglioramento dei
servizi, la trasparenza dell’azione amministrativa e il
contenimento dei costi;
Per garantire il raggiungimento di questi obiettivi è però
indispensabile che le amministrazioni superino i ritardi
accumulati sia nel campo dell’innovazione tecnologica che
in quello specifico dell’organizzazione degli archivi;
La gestione dei documenti nel
nuovo quadro normativo 1/3
Con riferimento alla gestione dei documenti – intesa
come l’insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo, alla classificazione,
all’assegnazione e al reperimento dei documenti
amministrativi formati o acquisiti da una P.A.
nell’ambito dell’esercizio delle sue attività istituzionali
- il nuovo quadro normativo, pur con le sue ambiguità
e contradditorietà, rappresenta un indubbio passo in
avanti sulla gestione dell’archivio corrente.
La gestione dei documenti nel
nuovo quadro normativo 2/3
E’ stata ribadita, infatti, non solo l’obbligatorietà della registrazione e
della segnatura dei documenti (funzione giuridico probatoria del
protocollo) ma anche e soprattutto:
 la necessità di classificare i documenti, cioè di assegnare loro la
posizione definitiva all’interno del sistema documentario fin dal
momento in cui vengono ricevuti o spediti o scambiati tra diverse
strutture della stessa AOO;
 l’importanza strategica di aggregare i documenti in fascicoli per
garantire una corretta ed efficiente gestione archivistica che renda
conto dei legami esistenti tra documento e documento;
 la necessità che ogni amministrazione proceda ad una riflessione
sulle sue funzioni e stabilisca un adeguato piano di classificazione
(titolario) che assicuri una stratificazione ordinata dell’archivio,
indipendentemente dal supporto dei documenti che vi fanno parte.
La gestione dei documenti nel
nuovo quadro normativo 3/3



L’evoluzione del quadro normativo, iniziato con la legge
241/90, ha decisamente affermato:
che un archivio ordinato e organizzato è sinonimo di
trasparenza, efficacia ed efficienza;
la sempre più necessaria interconnessione
dell’archivistica con la scienza dell’amministrazione e la
sociologia dell’organizzazione;
il concetto di archiviazione come sinonimo non soltanto
di organizzazione dei documenti, ma anche di gestione
dei flussi di lavoro e di workflow management.
Alcune conclusioni
Il nesso tra gestione documentale e
trasparenza non si garantisce semplicemente
offrendo agli utenti di “vedere” i documenti in
formato digitale o di attingere informazioni
attraverso portali, ma anche garantendo che
il sistema documentale nel suo complesso sia
affidabile, che il documento digitale sia
autentico, cioè integro e di provenienza certa
nonché che possa essere conservato tale per
molti anni (archivio di deposito) e, se
necessario, per sempre (archivio storico)
Alcune conclusioni
Introdurre innovazione nel sistema documentario,
attraverso l’utilizzazione delle tecnologie
informatiche e della comunicazione, significa
intervenire nell’organizzazione di un settore
tutt’altro che residuale o marginale – che, come
riscontriamo quotidianamente è trasversale a
tutta l’azione ed alle strutture della pubblica
amministrazione – per definire compiti,
responsabilità, strutture, strumenti, regole e,
naturalmente, formazione specifica del personale
Alcune conclusioni



i rischi dell’accelerazione del processo di innovazione del
sistema documentario, sono rappresentati dalla
tentazione di raggiungere gli obiettivi indicati dal quadro
normativo, attraverso la semplice scannerizzazione dei
documenti, senza effettuare gli indispensabili passaggi di
analisi e di ridefinizione organizzativa necessaria;
è necessario chiarire il ruolo del sistema documentario in
una pubblica amministrazione e il rapporto che ci deve
essere tra questo e il sistema informativo nel suo
complesso;
è necessario evitare il rischio che ne può derivare agli
archivi, qualora l’impiego delle nuove tecnologie costringa
il sistema informativo dell’ente produttore ad adattarsi al
nuovo sistema informatico
Alcune conclusioni


è necessario che l’archivista spieghi all’informatico come,
per quanto in perfetto ordine progressivo di data e di
protocollo, non serva a nessuno la conservazione su un
supporto ottico di una sequenza occasionale di
documenti, diversi per tipologia ed oggetto (questo,
infatti, è quello che accadrebbe se i documenti venissero
conservati in ordine di registrazione a protocollo).
un archivio non si basa sui singoli documenti ma sul
collegamento tra essi e sulle loro interrelazioni; nella
maggior parte dei casi non interessa l’informazione di un
singolo atto o l’informazione in quanto tale come insieme
di dati, ma è necessario recuperare l’iter di un
procedimento, di un affare, di una pratica e, di
conseguenza, contestualizzare l’informazione al periodo in
cui venne prodotta. In altre parole serve il fascicolo e non
il singolo documento
Siti web di riferimento
Model Requirements for the Management of
Electronic Records
www.ispo.cec.be/ida
www.dlmforum.eu.org
http://www.normeinrete.it
http://www.cnipa.it
http://protocollo.gov.it
http://www.interlex.it/pa/prot_norme.htm
http://www.unipd.it/archivio
Definizione e contenuto della cartella
clinica

La cartella clinica ospedaliera costituisce lo strumento
informativo individuale finalizzato a rilevare tutte le
informazioni anagrafiche e cliniche rilevanti che riguardano
un singolo ricovero ospedaliero di un paziente (D.M.Sanità
280 27/10/2000 - sdo);
 La cartella clinica deve essere redatta chiaramente, con
puntualità e diligenza, nel rispetto delle regole della buona
pratica clinica e contenere, oltre a ogni dato obiettivo relativo
alla condizione patologica e al suo decorso, le attività
diagnostico terapeutiche praticate (Cod. Deont. Med., Art.
23, 1998);
Responsabilità della conservazione
della cartella clinica
Il primario è responsabile della regolare compilazione
delle cartelle cliniche, dei registri nosologici e della loro
conservazione, fino alla consegna all’archivio centrale
(art. 7 DPR 128/69);
Il direttore sanitario è responsabile della custodia della
documentazione clinica dal momento in cui questa
perviene all’archivio centrale ed è tenuto a svolgere
un’attività di vigilanza sull’attività di tale struttura (art. 5
del DPR 128/69);
Tempo di conservazione della
cartella clinica
 Le cartelle cliniche, unitamente ai loro referti, vanno
conservate illimitatamente;
 La documentazione iconografica radiologica e
nucleare va conservata almeno 10 anni; i referti stilati
dal medico seguono la stessa sorte della cartella clinica
(conservazione illimitata nel tempo);
La cartella clinica, ai sensi dell’art.830 c.c. è un bene
patrimoniale indisponibile
Finalità della cartella clinica
 Strumento di lavoro clinico ad uso esclusivo del medico;
 Documento utilizzabile a fini di:
- Gestione clinica;
- Monitoraggio - valutazione dell’assistenza ospedaliera
(output, outcome, appropriatezza);
- Epidemiologia assistenziale;
- Costing ( DRG…);
- Gestione amministrativa (contenziosi medico legali,
pratiche pensionistiche, indennizzi, invalidità, pratiche
assicurative);
per qualsiasi ulteriore domanda,
in merito agli argomenti trattati,
potete scrivermi all’indirizzo
[email protected]