WorkFlow
Management Systems
Cosa è un Workflow?
• Automazione di un processo aziendale
(business process) con:
• documenti, informazioni e compiti
• partecipanti
• insieme predefinito di regole
• obiettivo comune
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1
Esempi di workflow
ƒ gestione prestiti
ƒ ordini acquisto
ƒ valutazione personale
ƒ fogli orari settimanali
ƒ approvazione richieste
rimborso assicurativo
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Workflow automation
Tecnologie per la gestione di processi
ƒ Groupware
ƒ supporto alla gestione del lavoro di
gruppo (es.: editing di documenti )
ƒ Workflow Management System
(WFMS)
ƒ
ƒ
supporto alla gestione di documenti all’interno di
un processo
Workflow Coalition
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2
Workflow Management System
ƒ Sistema software per:
Š definire processi
Š crea, gestisce l’esecuzione di workflow
Š interagire con i partecipanti
Š chiamare applicazioni e strumenti software esterni
Š Gestire molte istanze di processo (o casi)
– possono essere attive durante l’esecuzione di un
processo,
– Ognuna con i propri dati e i propri partecipanti
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WFMS
ƒ Cinque sono le funzioni essenziali di
un prodotto di gestione di WF:
Š instradamenti documenti / attività
Š monitoraggio e controllo
Š notifica o code di lavoro
Š assegnamento lavoro e automazione
Š gestione procedure
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3
WorkFlow Management Coalition WFMC
ƒ The WorkFlow Management Coalition
(www.wfmc.org)
Š consorzio di produttori di WFMS
Š utenti e analisti
ƒ Obiettivo: definire standard per WFMS
Š notazioni standard (XPDL)
Š terminologia standard
Š standard di interconnessione tra WFMS e
con applicazioni esterne.
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Aree funzionali dei WFMS
ƒ Build-time functions (funzioni di creazione)
Š riguardano la definizione e la modellazione del processo e
delle attività che lo compongono
ƒ Funzioni di controllo run-time:
Š riguardano la gestione dei processi di workflow in un
ambiente operativo, l’attivazione delle diverse attività che
devono essere gestite come parte del processo
ƒ Interazioni run-time
Š con gli utenti e altre applicazioni
Š nell’esecuzione delle attività del WF
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4
WFMS: aree funzionali
Process Design
& Definition
Build Time
Run Time
Business Process Analysis,
Modelling & Definition Tools
Process
Definition
Process changes
Process Instanciation
& Control
Interaction with
Users & Application Tools
Workflow Enactment Service
Applications
& IT Tools
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Definizione dei processi
ƒ Modellazione dei processi aziendali
Š Per simulazione e analisi
Š Per essere eseguiti in un WFMS
ƒ La definizione di un processo consiste in:
Š un diagramma di attività (Activity, BPMN,..)
Š criteri per iniziare e terminare il processo
Š informazioni sulle singole attività,
Š partecipanti (attori)
Š documenti e dati collegati
Š applicazioni sw da utilizzare
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5
Partecipante di un Workflow
ƒ E’ una risorsa che esegue il task associato a
una particolare istanza di attività.
ƒ Un Task è assegnato a un attore (partecipante)
Š Viene inserito nella WORKLIST di un attore
ƒ WORKLIST è lista ordinata dei task da svolgere
Š Ogni attore ha una worklist
ƒ Il partecipante può essere:
Š una risorsa umana
Š una applicazione software
Š hardware specifico
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Process Instances e WorkLists
ƒ Un processo aziendale viene definito con
una particolare notazione
ƒ Una pratica relativa a quel processo viene
aperta => creazione Process Instance
ƒ Process Istance è composta da diversi task
Š A ogni task viene assegnato uno o più attori
ƒ Una Work-List è elenco di Work-Item (task)
che attore deve svolgere
Š Una work-list per ogni attore
Š Un attore può rappresentare un gruppo di
partecipanti che condividono un task da svolgere
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Esempio di esecuzione
P r o c e s s D e f in itio n
P r o c e ss In sta n ce
1 st P r o ce ss In sta n c e
W o r k I te m 2
A c tiv ity B
A c t i v i ty D
W oorr k L i sstt 1
W o r k I te m 1
P ro c e s s D e fin itio n A
A c tiv ity A
W o r k lis t
2 n d P r o c ess In sta n c e
A c tiv ity C
W o r k I te m 3
W o r k I te m 4
3 r d P ro c ess In sta n ce
W o rk Ite m N
P r o c e s s D e f i n i ti o n B
1 st P r o ce ss In sta n c e
W o r k I te m 2 1
A c t iv i t y B
A c tiv ity A
A c t iv i t y C
A c tiv ity D
W o r k L ist 2
W o r k I te m 2 0
W o r k I te m 2 2
A c t iv i t y E
2 n d P r o c ess In sta n c e
W o r k I te m N
W or k L i st 2
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Architettura di WFMS
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7
Modello di
Process
Definition Tools
Riferimento
Interface 1
Interface 5
Administr.
Administr. &
Monitoring
Tools
Workflow API and Interchange Interface 4
formats
Other Workflow
Workflow Enactment Service
Enactment Service(s)
Service(s)
Workflow
Engine (s)
Workflow
Engine (s)
Interface 2
Workflow Client
Applications
Interface 3
Invoked
Application
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WorkFlow Engine
ƒ Possono esistere uno o più motori di
workflow per creare, gestire e eseguire
istanze di processi.
ƒ Le applicazioni possono interagire con WFMS
mediante
la
Workflow
Application
Programming Interface (WAPI).
ƒ Un’istanza di processo può essere eseguita
Š in un dominio di WorkFlow omogeneo,
Š Su motori di WorkFlow diversi (utilizzando
interfaccia WFMC interoperability)
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Interazione con risorse esterne
ƒ client application interface (2)
Š Definisce interazioni con il WorkFLow
Client (es. visualizzare worklist)
Š Serve a interagire con applicazioni
esterne
ƒ invoked application interface (3)
Š WF engine può attivare automaticamente
un software esterno per una particolare
attività
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Build time
Business Process Analysis
Modelling & Definition Tools
Definizione
processi
Modifiche
ai processi
Run Time
Workflow
Workflow control
control data
data
Workflow Enactment Service
Workflow
Workflow relevant
relevant
data
data
Run Time
Applications &
IT Tools
Application
Application data
data
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9
Process Definition Interface (itf 1)
Interchange
Format & APIs
Process Analysis
Modelling & Definition
Tools
Process Definition
Workflow Enactment Service
Workflow
Engine (s)
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Client Application Interface (itf 1)
Workflow Enactment Service
Workflow
Engine (s)
Command Set
Connection/Disconnection
Connection/Disconnection
Standard APIs & Interchange
Client
Application
Invoked
Application
User Interface
Process and Activity Control
Functions
Process Status Functions
Worklist Manipulation
Commands
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10
Invoked Application Interface
Workflow Enactment Service
Workflow
Engine (s)
Standardised APIs &
Interchange
Application Specific
Interfaces
(Local or Remote)
Application
Agent
Invoked
Application
WorkflowWorkflowenabled
Applications
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Workflow Interoperability (itf 4)
ƒ Definita da Workflow Coalition per scambiare
elementi di lavoro tra WFMS diversi
ƒ 4 diversi possibili modelli di interoperabilità
ƒ Modello a servizi concatenati
ƒ Modello a sottoprocessi annidati
ƒ Modello peer-peer
ƒ Modello parallelo sincronizzato
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Workflow Interoperability Interface
Workflow API and Interchange format
Workflow API and Interchange format
Workflow Enactment Service
Workflow Enactment Service
Workflow
Engine (s)
Workflow
Engine (s)
ƒ Activity or subsub-process invocation
ƒ Process / Activity status / control
ƒ Application / Workflow relevant data transfer
ƒSynchSynch-point coordination
ƒProcess definition read / write
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Modello a servizi concatenati
Process A
A4
A1
A5
A2
A3
Process B
B3
B1
B4 B5
B2
Consente il trasferimento di un singolo elemento di
lavoro (istanza di processo o attività) tra due ambienti
WFMS diversi
• operano indipendentemente dopo lo scambio
• senza ulteriori sincronizzazioni
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Modello a sottoprocessi annidati
Process A
A4
A1
A5
A2
Processo B
B3
B4 B5
B1
A3
B2
Domain of Workflow
Service A
Domain of Workflow
Service A
• attività (A3) di A eseguita come processo
completo (B) sul sistema WF B
• ritorno del controllo ad A
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Modello Peer-Peer
C4
C1
C5 C6
C2 C3
Workflow
Engine (s)
A
Workflow
Engine (s)
B
• Esecuzione Processo condiviso,
eseguita da 2 engine che si dividono
le attività
• Es: C1, C2 e C5 sono eseguiti da A
C3, C4 e C6 sono eseguiti da B
Requisiti entrambi i servizi di WF :
• seguano evoluzione del BP
• supportino una interfaccia comune
per la comunicazione
• siano in grado di interpretare una
definizione di processo comune
• importare la definizione di un
processo esterno
- trasferire dati run-time durante
l’esecuzione
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Modello parallelo sincronizzato
Processo A
A4
A1
Processo B
B3
B1
A5
B4 B5
B2
A2 A3
Punto di
sincronizzazione
Dominio del WFMS A
Dominio del WFMS B
I
due processi operano indipendentemente
punti di sincronizzazione
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Systems Admin. & Monitoring Interface
WAPI
Interface 5
Managent
Application
Workflow Enactment Service
Workflow
Engine (s)
A
Workflow Enactment Service
Typical Functional Areas
User management
Role management
Audit management
Resource control
Process supervisory functions,
functions, etc
Workflow
Engine (s)
B
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