Associazione
Nazionale
Archivistica
Italiana
Giorgetta Bonfiglio-Dosio
Archivisticamente parlando
(Padova, 13 aprile 2007)
Che cosa si propone la lezione di oggi
•
L’acquisizione di un lessico specialistico non in forma
di elenco di termini presentati in ordine alfabetico, ma
in forma di percorso logico che diventi un’introduzione
alle metodologie archivistiche:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
documento
Archivio
Funzione civile dell’archivista
Fasi di vita dell’archivio
Archivio corrente
Archivio di deposito
Conservazione fisica e intellettuale
Amministrazione archivistica
1. Che cos’è il documento?
«Testimonianza scritta di un fatto di
natura giuridica, compilata coll’osservanza di certe determinate forme,
le quali sono destinate a procurarle
fede e a darle forza di prova»
C. Paoli, Diplomatica (1883)
Testimonianza scritta
La tradizione giuridica italiana, di
derivazione romana e mediterranea,
richiede che il documento sia
scritto (non importa su quale
supporto, purché adottato ufficialmente dall’ente che lo produce).
La rilevanza giuridica del documento
• Il documento è la testimonianza di
un fatto di natura giuridica.
• Il documento deve essere compilato
con forme determinate, che sono
requisiti essenziali per conferirgli fides
publica e quindi capacità probatoria.
la capacità probatoria del documento
• Deriva da alcuni fatti:
• il documento deve essere autentico, cioè
– emanato dall’autorità che se ne dichiara
autore
– rappresentare in modo efficace il fatto o atto
giuridico (formalismo giuridico)
– non aver subito manomissioni (fisicità del
documento su supporti tradizionali/ diversa
fisicità del documento digitale)
Supporto (= medium)
• “La materia, il contenitore e/o l’oggetto
materiale nel o sul quale sono
memorizzate le informazioni (per
esempio: tavolette d’argilla, papiro,
carta, pergamena, film, nastro
magnetico)”
Diplomatica (Paola Carucci: 1987)
• Lo studio del documento conduce inevitabilmente a porre in rilievo il rapporto tra
natura dell’atto giuridico e forma dell’atto
• La diplomatica è la disciplina che studia il
singolo documento, l’unità archivistica
elementare (documento, fascicolo, registro)
• Come si forma la volontà espressa nell’atto
giuridico
• In che forma si manifesta la volontà
Sempre Paola Carucci:
• attira l’attenzione sulla procedura amministrativa che genera il documento (L. 241/90)
• ha allargato l’ambito della diplomatica fino ad
integrarla con l’archivistica
• prende in considerazione le relazioni tra i
documenti che sono prodotti dalla stessa
procedura (concetto di flusso e di procedimento)
ARCHIVISTICA
= disciplina che studia:
• la formazione degli archivi
• la sedimentazione degli archivi
• la conservazione degli archivi
• le modalità di utilizzo degli archivi
• Quindi la gestione dei documenti in
tutte le fasi di vita dell’archivio
Documento archivistico
ogni «rappresentazione in forma libera
o secondo determinati requisiti di un
fatto o di un atto relativo allo svolgimento dell’attività istituzionale, statutaria o professionale di un ente o di una
persona»
P. Carucci – M. Messina, Manuale di archivistica per l’impresa
Mariella Guercio: documento d’archivio
«rappresentazione memorizzata su un
supporto e conservata da una persona
fisica o giuridica nell’esercizio delle sue
funzioni (prodotta o diversamente acquisita
nel corso di un’attività pratica da un
soggetto produttore) di un atto/fatto
rilevante per lo svolgimento di tale attività»
legge 7 agosto 1990, n. 241 «Nuove norme in
materia di procedimento amministrativo e di diritto
di acces-so ai documenti amministrativi», art. 22
comma 2
«È considerato documento amministrativo
ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque
altra specie del contenuto di atti, anche
interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa»
DPR 28 dicembre 2000, n. 445, art. 1
«Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia
di
documentazione
amministrativa»
documento amministrativo =
«ogni rappresentazione, comunque formata,
del contenuto di atti, anche interni, delle
pubbliche amministrazioni o, comunque,
utilizzati ai fini dell’attività amministrativa»
legge 11 febbraio 2005, n. 15 «Modifiche ed
integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241
«ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque
altra specie del contenuto di atti, anche
interni o non relativi ad uno specifico
procedimento, detenuti da una pubblica
amministrazione e concernenti attività di
pubblico interesse, indipendentemente
dalla natura pubblicistica o privatistica
della loro disciplina sostanziale»
DPR 445/2000, art. 8 (Documento informatico)
ripreso fedelmente dall’art. 20 del D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82
Codice dell’amministrazione digitale
«Il documento informatico da chiunque
formato, la registrazione su supporto
informatico e la trasmissione con strumenti
telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli
effetti di legge, se conformi alle disposizioni
del presente testo unico»
Allegato
• Documento unito ad altro documento per
prova, per chiarimento o integrazione di
notizie, per memoria.
• Il legame tra documento principale (ad es.
lettera di trasmissione) e allegato non va
mai spezzato e l’allegato deve rimanere
sempre unito al documento cui si riferisce
e riportare la medesima segnatura di
protocollo.
ORIGINALE
= Stesura definitiva del
documento, perfetta
nei suoi elementi
sostanziali e formali.
Esemplare del
documento spedito al
destinatario
MINUTA
= Esemplare del
documento spedito
che viene trattenuto
nell’archivio del
soggetto giuridico
autore del documento.
Copia
• Riproduzione fedele di un documento
originale, eseguita a mano, a macchina,
con procedimenti di riproduzione
meccanica o fotografica. Può essere
semplice (senza valore sostitutivo, quanto
a capacità probatoria) oppure dichiarata
conforme all’originale sa autorità apposita
e quindi sostitutiva in tutto e per tutto
dell’originale stesso.
il termine documento per gli
archivisti ha un’accezione
- più ampia rispetto a quanto
tradizionalmente concepito dai
diplomatisti
- più ristretta rispetto a quanto
concepito dagli storici
2.
ARCHIVIO
strumento e residuo
dell’attività istituzionale
di un soggetto giuridico
ARCHIVIO
«è un complesso di scritture che, legate da
vincolo naturale, sono prodotte da entità
pubbliche o private nell’espletamento
della loro attività per il raggiungimento di
finalità contingenti e per la conservazione
della propria memoria»
(A. ROMITI, I mezzi di corredo archivistici, «Archivi per la
storia», III, 1990, p. 218-246, ora in IDEM, Temi di
archivistica, Lucca 1996, p. 67-102)
L’archivio non è
una somma di documenti
+
+
+
L’archivio è un
complesso di documenti
-------------------------------------------------------------
CARATTERISTICHE
DEL VINCOLO ARCHIVISTICO
•
originarietà
–
–
•
necessarietà
–
•
in senso soggettivo: le scritture hanno una medesima
origine
in senso oggettivo: il legame sussiste fin dall’origine
l’archivio è frutto necessario e spontaneo dell’attività
del produttore
determinatezza
–
il vincolo è determinato dalla natura e dalle
competenze del produttore (> invariabile, definitivo)
Non solo scritti in senso stretto …
Ma anche:
- cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi,
rilievi dell’esistente
- fotografie di vario tipo (compresa quella scattata dal
rilevatore di velocità delle automobili, che produce le
ben note conseguenze giuridiche)
- riprese cinematografiche di un qualsiasi evento
(compresa una rapina in banca)
- registrazioni audio (comprese le intercettazioni
telefoniche)
- varietà di oggetti (corpi di reato)
- “segnali” dei bambini “esposti”
Entità pubbliche e private
1.
PUBBLICI
a) organi e uffici dello Stato:
 centrali (Presidenza della Repubblica, Camera dei deputati,
Senato della Repubblica, Presidenza del Consiglio dei
ministri, Ministeri, Consiglio di Stato, Corte dei conti,
Commissioni varie, Corte suprema di cassazione, Corte
costituzionale)
 periferici (prefetture/uffici del governo, uffici finanziari,
questure, tribunali, procure della Repubblica, etc.);
b) enti pubblici (regioni, province, comuni, USSL: unità sociosanitarie locali, ASL: aziende sanitarie locali, camere di
commercio, INPS: istituto nazionale della previdenza sociale,
etc.) *** Stato decentrato***
2. PRIVATI (persone, famiglie, associazioni, fondazioni, imprese)
*** privatizzazioni ***
Attività nella sfera del giuridico
• Si esplica attraverso documenti
• Rilevanza della forma scritta e, talora, della
forma solenne
• Ogni tipo di attività o negozio richiede una
forma particolare di documento
• Anche il documento informatico ha una forma
Archivio e biblioteca
Nasce spontaneamente
Deve esserci
Componenti e struttura
determinati dalle
necessità del produttore
Vincolo interno
Extra commercium: bene
infungibile
Ogni pezzo è legato agli altri
Valenza giuridica e
culturale
Nasce volontariamente
Può esserci
Componenti e struttura
determinati dalla volontà
del raccoglitore
Vincolo esterno
Oggetto commerciale: bene
fungibile
Ogni pezzo è autonomo
Valenza culturale e
commerciale
Filippo Valenti
FUNZIONI DELL’ARCHIVIO
- Documentazione strumentale per
l’attività del produttore
- Testimonianza di situazioni giuridiche
nel tempo in costanza di ordinamento
- Fonte storica
> rilevanza del soggetto conservatore
Archivio
• Strumento amministrativo: esempi e
conseguenze
• Fonte storica: esempi e conseguenze
• Bene culturale: che significa?
dalla concezione estetica
al concetto di civilisation
Altri significati del termine archivio
• il locale in cui si conservano le scritture
• l’insieme delle persone che curano:
– la formazione
– la sedimentazione
– la conservazione delle scritture
– l’utilizzo delle scritture
Funzioni dell’archivio
•
giuridico-probatoria
–
•
Nel senso che serve al produttore per documentare
i propri diritti e conservare la propria memoria per
finalità strumentali alla sua attività
storica
–
Nel senso che come fonte storica consente agli
studiosi delle diverse discipline di ricostruire il
passato, che può essere anche recente
LOCUS come
ISTITUZIONE che conserva
Servio Mauro
locus in quo acta publica asservantur
Ulpiano
locus publicus in quo instrumenta
deponuntur ut fidem faciant
 importanza del conservatore
– realtà romana
– realtà anglosassone
– realtà contemporanea
3. Funzione civile dell’archivista
• Art. 1 Codice internazionale di deontologia
degli archivisti approvato dall’assemblea
generale del Consiglio Internazionale degli
Archivi a Pechino il 6 settembre 1996
«Gli archivisti tutelano l’integrità degli
archivi e in tal modo garantiscono che
que-sti continuino ad essere affidabile
testimonianza del passato»
4. Fasi di vita dell’archivio
• Cencetti: «tutto è semplicemente archivio»
• legislazione positiva: partizioni convenzionali con funzioni pratiche per gli archivi
prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti
pubblici
– Archivio corrente
– Archivio di deposito
– Archivio storico
Ciascuna delle tre fasi
• è caratterizzata da un’attività archivistica
prevalente:
durante la prima si verifica la formazione
dei documenti e dell’archivio
durante la seconda si attua la
sedimentazione e si compie la selezione
dei documenti
la terza è dedicata alla conservazione permanente dei documenti giudicati degni di
tale trattamento.
Ogni fase dell’archivio …
• Ha specifici strumenti di gestione, spesso
determinati dalla normativa
• La gestione documentale è una risorsa
strategica per la pubblica amministrazione
• Lunga e gloriosa tradizione di normativa
dedicata agli archivi
• Novità: le tecnologie
5. Archivio corrente
•
•
•
È costituito dai documenti relativi ad affari e
procedimenti ancora in corso
È strumento essenziale dell’attività pratica del
soggetto produttore
Importante perché si costituisce la struttura
dell’archivio (imprinting) Leopoldo Sandri: «le
fonti documentarie per la storia nascono e si
difendono nell’archivio in formazione»
Archivio corrente
Operazioni e strumenti archivistici previsti anche
dalla normativa:
1.
2.
3.
4.
Registrazione a protocollo > registro di protocollo
Segnatura > timbro di protocollo/etichetta
Classificazione > titolario di classificazione
Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni
documentarie > repertorio dei fascicoli
•
NB Si parla di servizio archivistico = sistema di
gestione documentale > concetto di flusso
L’archivio
non è un magazzino
è un servizio
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli archivi
«Ciascuna amministrazione istituisce un
servizio per la tenuta
 del protocollo informatico,
 della gestione dei flussi documentali
 e degli archivi»
Protocollo informatico
Sistema di registrazione, in cui la gestione
dei documenti avviene esclusivamente
attraverso una rappresentazione digitale:
deve essere in grado di espletare le
funzioni giuridico-probatorie tradizionalmente svolte dall’operazione che si avvale
del registro cartaceo e inoltre anche le
funzioni connesse alla gestione documentaria.
Flusso documentale
Movimento che i documenti compiono
dall’esterno verso l’ente produttore,
dall’ente produttore verso l’esterno o
all’interno dell’ente produttore: è collegato
alla regolamentazione dell’attività
istituzionale del produttore.
PROTOCOLLO
Funzione giuridico-probatoria
La registrazione a protocollo:
1. Attesta l’esistenza all’interno dell’archivio di un
determinato documento
2. Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto
pubblico di fede privilegiata, la data archivistica,
dalla quale partono gli effetti giuridici del documento
ai sensi della L. 241/1990
PROTOCOLLO
Funzione gestionale
La registrazione a protocollo
 Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai
flussi di lavoro:
-smistamento del singolo documento alla UOR di
competenza
-assegnazione del medesimo al RPA
 Serve a monitorare in qualsiasi momento la
collocazione del documento
Eugenio Casanova (1928)
“Al protocollo nulla sfugge”
Che cosa vuol dire
in un sistema di gestione archivistica
in linea con la normativa vigente?
Significa che il sistema deve
essere pervasivo (= trasversale); deve essere
il cuore pulsante dell’ente nel suo complesso
Numero di protocollo
(art. 57 TUDA)
«Il numero di protocollo è progressivo e
costituito da almeno sette cifre numeriche.
La numerazione è rinnovata ogni anno»
Come si cita un documento di una pubblica
amministrazione?
Prot. 7452/2005
Art. 55 (445/00) Segnatura di protocollo
= apposizione o associazione all’originale del
documento, in forma permanente e non
modificabile, delle informazioni riguardanti il
documento stesso.
Consente di individuare ciascun documento in
modo inequivocabile.
Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2)
data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa
Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
Elementi della segnatura
__________________________________________
Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura
Anno . . . . Titolo . . .
Classe . . .
Fascicolo . . .
__________________________________________
N. . . . . . .
giorno mese anno
__________________________________________
UOR
CC
RPA
______________________________________
Titolario di classificazione
Sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi
delle funzioni dell’ente, al quale deve
ricondursi la molteplicità dei documenti
prodotti, per organizzarne la sedimentazione ordinata.
Forme di aggregazione
dei documenti
Fascicolo
 per affare
 per persona
fisica
 giuridica
 per attività
Serie
Repertorio
FASCICOLO
 L’aggregazione organizzata dei documenti
in fascicoli è operazione strategica per la
gestione archivistica
Il fascicolo costituisce lo specifico storico,
rappresenta il fatto specifico, quello che
effettivamente si è svolto
Fascicolo per affare
Si apre nell’ambito del livello più basso del titolario di
classificazione, quindi, nel caso dei Comuni,
nell’ambito di una delle classi e comprende i
documenti, recanti tutti la medesima classifica,
prodotti da un ufficio per la trattazione di un affare.
Perciò ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico
e concreto. Qualche esempio di fascicoli per affare: la
costruzione di un nuovo edificio comunale (titolo VI,
classe 5); la realizzazione di un evento culturale (titolo
VII, classe 6); l’effettuazione di un concorso o di un
bando di selezione del personale (titolo III, classe 1).
Il fascicolo per affare si individua con:
 anno di apertura
 numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado
divisionale più basso del titolario di classificazione (nel caso
del Comune, la classe)
 oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente
l’affare cui si riferisce
Un esempio:
2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle»
• 2003 è l’anno di apertura
• VII è il titolo (Servizi alla persona)
• 6 è la classe (Eventi e attività culturali)
• 13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base
cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e
della classe 6
Durata del fascicolo per affare
Il fascicolo per affare ha una data di apertura,
una durata circoscritta, che può non coincidere
perfettamente con l’anno solare, e una data di
chiusura: può comunque essere gestito su base
annuale, secondo una procedura di solito
prevista dai sistemi informatici in commercio, in
quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non
viene chiuso nell’anno di apertura.
repertorio dei fascicoli
• Registro sul quale vengono annotati con un
numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine
cronologico in cui si costituiscono all’interno
delle suddivisioni più basse del titolario (nel caso
dei Comuni: la classe).
• Il repertorio dei fascicoli svolge una funzione
analoga al registro di protocollo: quest’ultimo
registra, all’interno dell’archivio, la presenza di
un determinato documento, il primo registra,
sempre all’interno dell’archivio, la presenza di un
determinato fascicolo.
Fascicolo per persona fisica o giuridica
Comprende tutti i documenti, anche con classifiche
diverse, che si riferiscono a una persona. Per spiegare
meglio, nel fascicolo personale di un dipendente ciascun
documento viene classificato a seconda della classe di
riferimento prevista nel titolo III. Il fascicolo si configura
così come aggregazione di documenti e si apre
indipendentemente dalle classi. Si può aprire a livello di
titolo (ad esempio, per i dipendenti nel titolo III oppure
per le ditte nel titolo VIII) o a livello di classe (ad esempio,
gli assistiti del servizio sociale nelle classi 9-14 del titolo
VII o le associazioni alla classe 17 del titolo I).
Il fascicolo per persona si individua con:
Si considera, in genere, per i dipendenti il numero
attribuito alla persona all’interno dell’organizzazione di
matricola (numero di matricola) oppure il cognome e
nome dell’intestatario, che costituiscono l’elemento
unificante dei documenti recanti classifiche differenti. I
documenti all’interno del fascicolo comunque possono
essere organizzati in sottofascicoli, ognuno dei quali
corrispondenti a una classe.
Un esempio: 2005-III/0.6749 «Ugo Fantozzi»:
• 2005 è anno di apertura
• III è il titolo (Risorse umane)
• 0 è la classe
• 6749 è il numero di matricola
Durata del fascicolo per persona
Quasi sempre i fascicoli intestati alle
persone restano correnti per molti anni,
costituendo serie aperte, e di tale
caratteristica deve tener conto il sistema
informatico di gestione.
Fascicolo per attività
è costituito e comprende i documenti prodotti
nello svolgimento di un’attività amministrativa
semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si
esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti.
Qualche esempio:
- richieste di informazioni bibliografiche e relative
risposte (titolo VII, classe 6)
- richieste e permessi di accesso alla zona a traffico
limitato (titolo VI, classe 7)
Caratteristiche del fascicolo per attività
Il fascicolo per attività comprende documenti con
destinatari diversi, ma con identica classifica e
talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se
la massa documentale è eccessiva, può articolarsi
in sottofascicoli con diverse cadenze temporali
(ad esempio, mensili).
SERIE
Aggregazione di unità archivistiche
(= registri o fascicoli) con caratteristiche
omogenee in relazione a:
 natura o forma delle unità archivistiche
 oggetto/ materia/ funzioni del produttore
La serie può essere costituita
• a livello di titolo (ad esempio, la serie
dei fascicoli personali dei dipendenti
che si incardina nel titolo III Risorse
umane)
• a livello di classe (ad esempio, la serie
dei fascicoli dei soggetti a TSO nel
titolo X classe 2).
REPERTORIO
1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
Aggregazione (serie) di documenti identici
- per forma (tipologia di atto)
- per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio)
- (ma differenti per contenuto)
che vengono disposti in sequenza cronologica
che dalla sequenza cronologica derivano un
numero (di repertorio) identificativo
progressivo con valenza probatoria
1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/16
registro
• Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o
si registrano, per esteso o per sunto, documenti
o minute di documenti. Se si trascende
dall’aspetto fisico del supporto e si considera
l’essenza archivistica si può definire registro un
supporto prestrutturato e munito di particolari
garanzie di inalterabilità e conservazione (ad
esempio banche dati non modificabili, sul quale
vengono trascritti e memorizzati per esteso o per
sunto documenti o dati che da tale memorizzazione acquistano valenza probatoria.
Il termine “gestione documentale”
Presuppone un atteggiamento attivo e
riguarda l’archivio come complesso unitario
= Insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo, alla
classificazione, alla fascicolazione,
all’assegnazione, al reperimento, alla
conservazione e all’accesso dei documenti
amministrativi formati o acquisiti dal
produttore di archivio.
Sistema
di gestione informatica dei documenti
• Insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e
delle procedure informatiche utilizzati da
un ente produttore per la gestione dei
documenti (Riferimento normativo: DPR
445/2000).
DPCM 31 ottobre 2000: art. 3
Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi
di adeguamento organizzativo:
 L’individuazione delle aree organizzative omogenee (=
insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e
presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario
e coordinato)
 La nomina del responsabile del servizio
 L’adozione, su proposta del responsabile del servizio, del
manuale di gestione
 La definizione, su indicazione del responsabile del servizio,
dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e
tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari
Area Organizzativa Omogenea
(DPR 445/2000, art. 50, comma 4)
Insieme di uffici da considerare ai fini della
gestione unica o coordinata dei documenti,
assicurando criteri uniformi di classificazione e
archiviazione, nonché di comunicazione
interna fra le aree stesse.
Ad esempio,
un Comune è un’unica AOO,
anche se articolata in uffici diversi,
ubicati in sedi diverse
Art. 61 Servizio per la gestione informatica dei
documenti, dei flussi documentali e degli archivi
Al servizio è preposto un dirigente ovvero un
funzionario, comunque in possesso di idonei
requisiti professionali o di professionalità
tecnico-archivistica acquisita a seguito di
processi di formazione definiti
secondo le procedure
prescritte dalla disciplina vigente.
Manuale di gestione
«Descrive il sistema di gestione e di
conservazione dei documenti e fornisce
le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio» (DPCM 31 ott.
2000, art. 5, comma 1)
L’archivio
è di tutti
e serve a tutti
Che cosa serve
per ottenere effettivi risultati?
(Direttiva D’Alema)
• Infrastrutture evolute
• Azione di coordinamento
– Sul piano amministrativo-organizzativo
– Sul piano tecnico-informatico
• Direttive e indirizzi
• Regole tecniche comuni e aggiornate
Informatizzazione
“Allorché la gestione dell’insieme dei flussi
informativi e, in particolare, documentali viene
affidata alla tecnologia informatica e telematica,
questa non si presenta più quale strumento
tecnico di automazione delle attività di ufficio,
ma come vera e propria risorsa strategica,
necessaria per la migliore efficacia delle politiche
della singola amministrazione”
Smistamento
• individuazione della UOR cui
trasmettere il documento, che servirà
per trattare un affare o un procedimento
amministrativo e che dovrà essere
gestito, sia pur temporaneamente, dal
RPA.
Assegnazione
• Individuazione, da parte del dirigente
della UOR di competenza, della persona
fisica responsabile della trattazione
dell’affare o procedimento amministrativo
e della gestione dei documenti nella fase
corrente.
Casella istituzionale
di posta elettronica
• Casella di posta elettronica, istituita da
un’AOO, per la ricezione dall’esterno e
per la spedizione all’esterno dei
messaggi da registrare a protocollo.
Condizionamento
• Operazione che consiste nell’inserire unità archivistiche in
unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche
di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il
termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia
di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto
o solo fascicolato sia la creazione di “camicie” a fascicoli
che ne sono sprovvisti sia la cartellinatura, cioè
l’apposizione di apposite etichette che indicano la
segnatura archivistica del pezzo. Particolare cautela si
deve usare nella sostituzione di vecchi contenitori o
legature in pessimo stato di conservazione, in quanto esse
possono recare preziose segnature originarie o possono
indicare con il loro specifico materiale, magari di colore
significativo e come tale citato in fonti coeve, provenienze
e serialità.
ISO 15489
International Standard Organization
Information and documentation Records management
• parte I: generale
• parte II: linee guida
Che cosa sono le ISO?
• Norme definite dalla Organizzazione internazionale per
gli standard, che è un organismo federale di più Stati
membri > si tratta di una norma non imposta dall’alto,
ma definita attraverso accordi e politiche condivise su
base tecnica. Si basa sul consenso dei rappresentanti
degli Stati membri.
• Tratta di:
- politiche
- procedure
• Si compone di due parti e include una bibliografia.
A che cosa serve l’archivio?
Conoscere in modo autentico le situazioni e
i precedenti amministrativi
Programmare per obiettivi, tenendo conto
delle risorse
Verificare i risultati raggiunti
Provare diritti nel contesto della certezza del
diritto
Lasciare traccia di sé e della società in cui
si vive e si agisce
6. Archivio di deposito: proposta di definizione
• «fase dell’archivio nella quale le sedimentazioni
documentarie sono arrivate ad un assetto stabile,
in quanto le attività che le hanno prodotte sono
giunte a conclusione, e nella quale il soggetto
produttore procede a una razionalizzazione
selettiva dei documenti, mantenendo ed evidenziando le aggregazioni originarie costituite nella
fase formativa ed eliminando la documentazione di
carattere strumentale e transeunte (quelli che
Raffaele De Felice definisce “elementi caduchi”), in
modo da consolidare senza alterazioni la propria
memoria».
Ancora presso il produttore
• Prima concentrazione
• Esigenze logistiche: spazi e strutture
• Esigenze gestionali: passaggio di
responsabilità
Elenco di versamento
• Lista delle unità archivistiche oppure di
condizionamento che il soggetto
produttore versa e trasferisce, dopo un
congruo periodo di anni dalla conclusione
degli affari, all’ente conservatore: la
sezione separata d’archivio nel caso di enti
pubblici e privati; Archivio di Stato
competente per territorio nel caso di uffici
periferici dello Stato.
Selezione
= operazione intellettuale attraverso la quale
l’archivista “valuta” il materiale di un
soggetto produttore d’archivio per stabilire
• quali documenti devono essere conservati
illimitatamente
• quali possono essere scartati
Scarto
• Operazione che prevede la distruzione
fisica del documento
• NB: è operazione irreversibile senza
alcuna possibilità di recupero.
Autorizzazione allo scarto
• D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, art. 21:
• «Sono subordinati ad autorizzazione del
Ministero [Soprintendenza archivistica]:
d) lo scarto dei documenti degli archivi di
enti pubblici e degli archivi privati per i
quali sia intervenuta la dichiarazione ai
sensi dell’art. 13».
elenco di scarto =
memoria scritta della memoria distrutta
• la quantità del materiale (espressa in buste/ registri/
pacchi/ scatoloni/ etc.)
• la descrizione del materiale, in particolare le tipologie
documentarie (ad esempio, mandati di pagamento)
• gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976):
essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di
documenti di natura riservata
• il peso, per consentire i riscontri con la presa in carico da
parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti
• il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente
archivistico, quindi indicare dove nell’archivio si possono
trovare documenti che riassumono quelli che si propone di
scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire
notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto;
indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.
Criteri di massima per lo scarto
•
•
•
•
•
I piani di conservazione sono connessi ai piani di
classificazione
In linea di massima si possono scartare:
le copie, purché non contengano annotazioni
amministrative o visti essenziali per ricostruire il
procedimento nella sua correttezza e nella sua
completezza
i documenti analitici di cui si conservino però documenti
riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che
poi confluiscono in documenti contabili sintetici
i documenti strumentali e transitori: ad esempio, le
ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande
di congedo, che non comportino conseguenze sulla
carriera del dipendente
le serie che l’ente possiede per conoscenza (ad
esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai
comuni)
devono essere conservati
permanentemente
• tutti i repertori (ad esempio, i registri di
protocollo)
• i documenti considerati vitali (quelli che,
secondo la definizione di Luciana Duranti, in
caso di disastro, sono necessari a ricreare lo
stato giuridico dell’ente produttore e la sua
situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti
dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi
obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni)
Sfoltimento
= estrazione ed eliminazione fisica di alcuni
documenti da un fascicolo e da una serie.
Ad esempio, dalla serie “Concorsi” si estraggono
e si eliminano le domande dei candidati, una
volta trascorsi i termini prescrizionali per i
ricorsi e solo se nel verbale della commissione
esaminatrice compare menzione della regolarità
delle operazioni connesse all’accettazione delle
domande regolarmente pervenute.
Campionatura
= eliminazione fisica della maggior parte di
una serie, della quale si conserva solo un
campione ridotto
Ad esempio, della serie delle denunce dei
redditi si conserva per ogni anno solo un
campione non inferiore all’1%.
Documento vitale
• Documento che, in caso di disastro, è
necessario a ricreare lo stato giuridico
del soggetto giuridico che ha prodotto
l’archivio e per tutelare i suoi interessi e
gli interessi dei dipendenti, dei clienti e
delle persone che intrattengono rapporti
giuridici con il produttore stesso
7. Conservazione fisica e intellettuale
allestimento della sede
 arredi e attrezzature
 collocazione del materiale archivistico
 conservazione e restauro dei supporti
 realizzazione degli strumenti archivistici
per l’accesso interno ed esterno
 garanzie di imparzialità per l’accesso

TRASFERIMENTO
• Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad
un altro connesso a cambio di residenza del produttore e a passaggio di responsabilità quanto alla
conservazione. In certi casi potrebbe non comportare
spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio,
quando il materiale sta fermo e c’è solo un subentro di
responsabilità da un soggetto conservatore ad un
altro).
TRASLOCO
• Spostamento fisico di materiale archivistico da una
sede di conservazione ad un’altra. Può essere
anche abbinato a un passaggio di responsabilità
quanto alla conservazione da un soggetto giuridico
ad un altro.
Disinfestazione
• Operazione tecnica, con la quale i
documenti vengono puliti da muffe,
animali e microrganismi nocivi per la
loro conservazione e per l’uomo.
Studio di fattibilità
• Valutazione critica che l’archivista è
chiamato ad esprimere in merito alla
possibilità di realizzare un certo lavoro
archivistico, considerando gli obiettivi da
raggiungere, i mezzi disponibili, le
metodologie necessarie, in rapporto ad
una situazione di partenza esaminata
nella sua complessità.
Mezzi di corredo/strumenti per la ricerca
CARUCCI:
Si intendono tutti gli strumenti che
contengono la descrizione, analitica o
sommaria, delle unità archivistiche o
dei singoli documenti che compongono
un archivio o fondo archivistico
Possono essere:
Coevi alla formazione dei documenti,
redatti a cura del produttore
Redatti in occasione di versamenti, a
cura del soggetto versante
Redatti in epoca successiva alla formazione dal soggetto che conserva i
documenti
In base ai criteri del CIA sono:
1. Riferiti a più archivi:
1.1 Censimento
1.2 Guide
2. Riferiti a un archivio:
2.1 Elenco
2.2 Inventario
3. Riferiti ai singoli documenti:
3. 1. Trascrizione ed edizione critica
3. 2. Regesto
3. 3. Schedatura
Censimento
Elenca gli archivi di un certo tipo esistenti
in un istituto di conservazione
in un’area geografica determinata
in un settore tipologico
in un ente produttore con più sedi
- è il primo accertamento dell’esistente:
- è strumento sostanzialmente operativo
Caratteristiche del censimento
 istantaneità
 generalità
 sommarietà
 provvisorietà
 periodicità
Operazioni per il censimento
Definizione del campo di indagine
Ricerche bibliografiche preliminari
Piano di rilevazione
Definizione di una scheda di rilevazione
Raccolta dei dati
Rielaborazione dei dati
Presentazione dei dati
Guide
• settoriale
• tematica
• topografica
• di Istituto di conservazione
Guida settoriale
Descrive tutti gli archivi di un certo settore
presenti in un territorio determinato
Si compone di tre parti:
introduzione
schede archivistiche
indice dei nomi
Schede descrittive della guida
La scheda deve fornire di ogni archivio
• la denominazione identificativa
• l’ubicazione
• lo stato di conservazione e ordinamento
• gli estremi della notifica
• la storia istituzionale del produttore
• l’elenco delle serie con consistenza ed estremi
cronologici
• la bibliografia
• i mezzi di corredo
Guida tematica
Elenca e descrive il materiale archivistico
relativo a un determinato tema di ricerca,
sia esso:
un intero archivio
una serie
una singola unità archivistica
un singolo documento
Guida topografica
Consente di localizzare la collocazione fisica di
un archivio, di una serie, di un pezzo all’interno
di un istituto di conservazione
Si compone di:
piante dettagliate dei locali di deposito
indici che dal nome dell’archivio e delle sue parti
rinviano alla stanza e allo scaffale
Viene utilizzata quando si fanno i traslochi
Guida d’istituto
Descrive in modo logico e
sistematico i fondi conservati in
un istituto di conservazione
Elenco
Descrive un archivio, del quale però
non ricostruisce, a differenza dell’inventario, l’ordine e la struttura
Può essere:
di consistenza
analitico
L’inventario . . .
Non è un elenco
archivio
Descrive non solo i documenti
e il loro contenuto, ma anche
la loro organizzazione e la
struttura dell’archivio
serie
serie
serie
Inventario
Descrive un archivio sottoposto a
un processo critico di riordino
NB Riordino = non imposizione di un
ordine arbitrario deciso dall’archivista, ma
ripristino dell’ordine originario
Parti di un inventario
introduzione
storia istituzionale del produttore
vicende dell’archivio
criteri di riordino e inventariazione
sezione descrittiva delle unità archivistiche
indice dei nomi di persona, famiglie, località,
istituzioni, autori citati
Che cosa significa storia istituzionale
del soggetto produttore
Individuare le cesure istituzionalmente rilevanti e
documentarle in modo puntuale
-
Istituzione
Variazioni di denominazione
Variazioni di area di competenza
Variazioni di competenze
Accorpamenti, divisioni
Organizzazioni interne
Evitare divagazioni superflue
Vicende dell’archivio
Non solo disgrazie: alluvioni, incendi,
traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc.
Ma anche e soprattutto: interventi conservativi
(condizionamenti e restauri, legature), interventi
di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di
corredo, etc.
Descrizione degli interventi
Perché? Per
 Correttezza e onestà professionale
(= assunzione di responsabilità)
 Realizzare un’autentica comunicazione
con l’utenza
Come si realizza un inventario?
 Schedatura preliminare delle unità
archivistiche
 Riordino sulla carta
 Riordino sulle carte
 Redazione dell’inventario
bisogna distinguere
- Unità archivistica (= aggregazione logica di
documenti):
fascicolo
registro
- Unità di condizionamento (= contenitore,
aggregazione fisica di documenti):
busta, faldone, scatola, etc.
filza, mazzo, etc.
volume
Unità documentale (= item)
• L’unità minima concettualmente
non divisibile di cui è composto
un archivio, per esempio, una
lettera, un memorandum, un
rapporto, una fotografia, una
registrazione sonora
Trascrizione ed edizione critica
Preparazione e presentazione di un testo
criticamente vagliato sulla base di uno o più
testimoni, corredato da:
 note testuali
 note storiche
 indici
 introduzione con apparato bibliografico
Regesto
Descrizione critica:
dell’azione giuridica
degli attori
della datazione cronica e topica
dell’oggetto del negozio giuridico
di un documento
Schedatura
Rilevazione sistematica
di informazioni tratte
da documenti
Può essere: - cartacea
- informatica
Per una descrizione corretta
Bisogna utilizzare le norme internazionali
elaborate dalla apposita Commissione per gli
standard descrittivi costituita all’interno del
Consiglio internazionale degli archivi
ISAD (G)
ISAAR (CPF)
ISAD (G)
General
International
Standard
Archival
Description
CONSIGLIO INTERNAZIONALE DEGLI ARCHIVI,
ISAD(G) general international standard archival description.
Second edition, «Rassegna degli Archivi di Stato», LXIII/1
(gen.-apr. 2003), p. 59-190.
Filosofia di ISAD (G)
Descrizione multilivellare che dia conto
dei legami complessi tra un’unità
archivistica e l’altra e della struttura del
fondo (concetto di contesto)
Descrizione in grado di descrivere le
unità archivistiche in modo univoco e
condiviso > comparabile
Descrittori ISAD (G)
26 elementi di descrizione, dei quali
6 indispensabili:
Segnatura archivistica/ codice identificativo
Produttore
Denominazione o titolo (testuale = originario o
critico = attribuito)
Estremi cronologici
Consistenza dell’unità di descrizione
Livello di descrizione
Regole generali di descrizione
Dal generale al particolare
Informazioni pertinenti al livello
Collegamento fra le descrizioni
Non ripetizione delle informazioni
ISAAR (CPF)
International
Standard
Archival
Authority
Record
for Corporate Bodies, Persons and Families
= norme internazionali per identificare e descrivere in modo
omogeneo i soggetti produttori e conservatori di archivi
CIA, ISAAR(CPF) …. Second edition, «RAS»,
LXIII (gen.-apr. 2003), p. 191-333.
Finalità delle ISAAR (CPF)
Distinguere la descrizione del materiale
archivistico da quella del produttore e
del conservatore
Creare liste di autorità > condividere tra
archivi diversi le informazioni di contesto
Collegare fondi materialmente divisi, ma
riconducibili allo stesso produttore/
conservatore
Regole di ISAAR (CPF)
Formulare
una
chiave
d’accesso
normalizzata, alla quale ricondurre
- forme parallele
- varianti
Distinguere le omonimie
8. Amministrazione archivistica
Archivio Centrale dello Stato
• Istituto del Ministero per i beni e le
attività culturali, con sede in Roma-EUR,
preposto alla conservazione e alla
sorveglianza sugli archivi e documenti
prodotti dagli organi centrali dello Stato
Archivio di Stato
• Istituto del Ministero per i beni e le attività
culturali, con competenza provinciale, che
ha compiti di conservazione degli archivi
storici degli uffici periferici dello Stato e di
altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo
Stato e di sorveglianza sugli archivi
correnti e di deposito prodotti dagli uffici
periferici dello Stato conservati nelle prime
due fasi di vita presso i produttori.
Soprintendenza archivistica
• Ufficio periferico del Ministero per i beni e
le attività culturali, con competenza
regionale, che esercita la vigilanza sugli
archivi non statali, ossia sugli archivi degli
enti pubblici e su quelli privati dichiarati di
interesse storico particolarmente
importante. Esercita anche la tutela.
Archivio dichiarato (= notificato)
• Archivio privato che il Soprintendente
archivistico competente per territorio,
quale rappresentante del Ministero per i
beni e le attività culturali, ha dichiarato,
con apposito procedimento amministrativo
motivato, di interesse storico
particolarmente importante, ai sensi degli
art. 10, 13-16 del D. lgs. 22 gennaio 2004,
n. 42 Codice dei beni culturali.
Testi di riferimento
• G. BONFIGLIO-DOSIO, Primi passi nel mondo
degli archivi. Temi e testi per la formazione archivistica
di primo livello, Padova 2007 (terza edizione)
• D. lgs. 42/2004, artt. 1-21, 24, 27, 29-32, 41-44, 48,
53-64, 70, 95, 101-108, 111-127.
• D. lgs. 196/2003, artt. 1-5, 712-26, all. 2.
• D. lgs. 445/2000, artt. 50, 52-69