IL BENESSERE ORGANIZZATIVO Guida alla realizzazione dell’indagine Guida alla realizzazione dell’indagine (Versione aggiornata) a cura di Bruna Pelizzoni –Francesco Minchillo Sommario Introduzione ............................................................................................3 1. IL MODELLO DI RICERCA INTERVENTO ...........................................5 1.1 Descrizione del modello di ricerca intervento ...................................5 1.2 Evoluzione del modello di ricerca intervento ....................................7 2. IL KIT DEL BENESSERE ORGANIZZATIVO ...................................... 10 2.1 Il questionario di rilevazione ........................................................ 10 2.2 Il software ................................................................................. 14 2.3 La Bacheca ................................................................................ 14 4. IL PERCORSO DI RICERCA INTERVENTO ....................................... 15 4.1 La preparazione dell’indagine ....................................................... 15 4.2 La realizzazione dell’indagine ....................................................... 17 4.3 La pianificazione degli interventi .................................................. 22 2 Introduzione In linea con le finalità e le indicazioni della Direttiva sul benessere organizzativo, il Dipartimento della Funzione Pubblica ha sostenuto da tempo le amministrazioni pubbliche intenzionate a monitorare il clima organizzativo, supportandole con gli strumenti necessari. Questi strumenti costituiscono “Il kit del benessere organizzativo” un sistema che permetterà alle amministrazioni di svolgere in maniera autonoma un’indagine sul clima e il benessere organizzativo. Il kit del benessere organizzativo è stato lanciato nel gennaio del 2005. Questa nuova versione è stata realizzata con il proposito di sollecitare ulteriormente le amministrazioni pubbliche a utilizzare con continuità le indagini sul clima e il benessere organizzativo, per trasformarle in uno strumento di monitoraggio sulla propria salute organizzativa. Per questa ragione gli strumenti del Kit saranno a disposizione degli enti, che potranno così ripetere le rilevazioni nel corso del tempo. Sono due le principali novità riguardanti il nuovo kit del benessere organizzativo: le modalità di fruizione e di accesso al Kit e la nuova modalità di lettura dei risultati, resa necessaria dall’evoluzione del modello di ricerca-intervento inizialmente proposto. Tutto ciò ha determinato una rivisitazione complessiva del software per l’immissione e la lettura dei dati. La struttura e le modalità di utilizzo del software sono state semplificate. Nella nuova versione si accede agli strumenti del Kit on line. In questo modo le amministrazioni non devono effettuare alcuna procedura di installazione 1. È stata sviluppata, inoltre, una nuova metodologia di lettura dei risultati, basata sul passaggio dalle dimensioni ai fattori2. I risultati sono restituiti sotto forma di grafici e consentono un’analisi molto più dettagliata rispetto al passato; in particolare: o è disponibile un grafico in cui vengono visualizzati tutti i fattori del benessere: denominato profilo generale; o per ogni fattore è disponibile un grafico specifico; o è possibile approfondire i risultati principali in base a molteplici parametri, come ad esempio l’anno di rilevazione e alcune caratteristiche anagrafiche del personale intervistato. (genere, età,ecc); o i parametri possono essere usati anche in maniera combinata; 1 Nella precedente versione, infatti, gli strumenti del Kit erano contenuti in un cd-rom, inviato alle amministrazioni che ne facevano richiesta. Ogni ente provvedeva, poi, autonomamente all’installazione del software 2 L’evoluzione del modello di ricerca intervento sarà spiegata in maniera più dettagliata nel capitolo successivo. 3 o si possono confrontare i propri risultati con quelli di altri enti. o si possono confrontare i dati di più rilevazioni, qualora l’amministrazione abbia effettuato più indagini. Tutto ciò consentirà un’analisi capillare della propria realtà organizzativa, favorendo in tal modo, la messa a punto di strategie e di azioni per il miglioramento della qualità della vita lavorativa. La presente Guida darà la possibilità a chi utilizzerà il Kit di gestire le varie fasi dell’indagine e di usare correttamente gli strumenti di rilevazione ed elaborazione dei dati. La Guida è divisa in tre parti: 1. la prima è dedicata alla descrizione del modello di ricerca intervento e alla sua evoluzione; 2. la seconda alla presentazione degli strumenti riguardanti l’indagine, 3. la terza dedicata all’approccio metodologico da usare per la realizzazione della ricerca intervento. Gli utenti hanno a disposizione anche un breve manuale d’uso tecnico, contenente le Linee guida per l’utilizzo del kit, che illustra l’utilizzo delle varie funzioni presenti nell’area riservata. 4 1. IL MODELLO DI RICERCA INTERVENTO Il tema del benessere organizzativo è di recente affermazione. In Italia il termine è stato utilizzato per la prima volta nel 2002, in occasione di una sperimentazione, nata dalla collaborazione tra il Dipartimento della Funzione Pubblica e la cattedra di Psicologia del lavoro della Facoltà di Psicologia 2, dell’Università di Roma La Sapienza. La prima sperimentazione, condotta in 11 amministrazioni pubbliche, era finalizzata a sviluppare un modello di ricerca sul tema, che consentisse l’individuazione degli aspetti positivi e delle aree critiche dell’organizzazione. A seguito di questa prima iniziativa, il Dipartimento della Funzione pubblica ha continuato nella diffusione del modello nell’ambito delle amministrazioni pubbliche 3, per consolidare la metodologia sviluppata4. Dal 2002 ad oggi, sono circa 300 le Amministrazioni pubbliche che hanno realizzato l’indagine e più di 52.000 i dipendenti pubblici intervistati. 1.1 Descrizione del modello di ricerca intervento Il modello di ricerca intervento sul benessere organizzativo è stato elaborato attraverso diversi passaggi: i ricercatori dell’Università hanno focalizzato l’attenzione sul concetto di benessere organizzativo, per fornirne una prima possibile definizione. Questo primo passaggio ha consentito di individuare nel termine benessere organizzativo: “la capacità di un’organizzazione, di essere non soltanto efficace e produttiva, ma anche di crescere e svilupparsi, assicurando un adeguato grado di benessere fisico e psicologico dei propri lavoratori” 5. Successivamente, sulla base di questa definizione, i ricercatori hanno individuato quattordici dimensioni ritenute fondamentali nel determinare la qualità della vita lavorativa. Le dimensioni da monitorare per conoscere il livello di benessere presente nelle organizzazioni, sono le seguenti: Innovazione: definisce l’apertura all’ambiente esterno e all’innovazione tecnologia e culturale; in pratica se l’organizzazione si dimostra flessibile, aperta al cambiamento, in grado di adattarsi ad esso; Comfort: definisce le caratteristiche strutturali dell’ambiente di lavoro, il grado di accoglienza, gli aspetti di funzionalità in rapporto sia alle esigenze lavorative 3 che a quelle dei lavoratori, Sul tema cfr. B. Pelizzoni, Amministrazioni alla ricerca del benessere organizzativo, Edizioni scientifiche italiane, Roma, 2005. 4 Sul tema cfr. M. Bonareti, P. testa, Persone al lavoro, Rubettino editore, Soveria Mannelli, 2003. 5 Per una definizione più esaustiva del modello di ricerca cfr. F. Avallone, M. Bonaretti, Benessere Organizzativo, Rubbettino Editore, Soveria Mannelli, 2003. 5 la gradevolezza estetica e cura dell’aspetto dell’ambiente; Tollerabilità dei compiti: il riferimento riguarda il contenuto del lavoro e il carico di lavoro; Sicurezza: si riferisce a tutte le azioni per prevenire gli infortuni e i rischi professionali; Gestione della conflittualità: riguarda l’eventuale presenza di situazioni conflittuali sia manifeste che implicite; Stress: si fa riferimento al livello percepito di fatica fisica e mentale e di stress; Utilità sociale: ci si riferisce al senso di motivazione e identificazione dell’attività dei singoli individui come contributo al raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione; Equità: definisce il senso di giustizia organizzativa in termini di percorsi di promozione e sviluppo, carriera, equità di trattamento economico; Operatività: si fa riferimento al grado di scorrevolezza operativa, rapidità di decisione, orientamento al raggiungimento degli obiettivi; Informazioni: riguarda la facilità di accesso delle informazioni relative alla sfera lavorativa di competenza; Relazioni: si riferisce alla qualità della comunicazione e allo stile di lavoro sia a livello orizzontale che verticale; Ascolto: rileva il grado di coinvolgimento e partecipazione delle istanze dei dipendenti; Valorizzazione: dimensione che riconosce e valorizza le competenze e gli apporti dei dipendenti e stimola nuove potenzialità; Obiettivi: riguarda la direzione strategica mediante la formulazione di obiettivi espliciti e coerenti con le prassi operative. Accanto a queste dimensioni sono stati individuati una serie di indicatori di benessere e di malessere e una scala per la misurazione dei disturbi psicofisici. Le dimensioni e gli indicatori sono stati tradotti in una serie di domande che hanno portato alla realizzazione del Questionario Multidimensionale della Salute Organizzativa (MOHQ - Multidimensional Organizational Health Questionnaire), lo strumento di rilevazione utilizzato per monitorare il clima e il benessere organizzativo. A seguito della prima sperimentazione, allo scopo di facilitare le amministrazioni nell’analisi dei dati, il Dipartimento della Funzione pubblica, partendo dal costrutto teorico, ha realizzato un software per l’immissione e la lettura dei dati. Grazie a tale sistema, ogni amministrazione ha potuto analizzare la propria realtà 6 organizzativa, attraverso una serie di grafici, riferiti alle diverse dimensioni e agli indicatori che caratterizzano il modello di ricerca. 1.2 Evoluzione del modello di ricerca intervento Come ricordato in precedenza, in questi anni, numerose amministrazioni hanno effettuato l’indagine sul benessere organizzativo promossa dal Dipartimento della Funzione pubblica. Tale evento ha reso possibile ai ricercatori dell’Università di testare la validità del modello di ricerca-intervento inizialmente proposto, in particolare per quanto riguarda le dimensioni e gli indicatori. I ricercatori, sulla base dell’analisi delle molteplici indagini realizzate nelle pubbliche amministrazioni, sono pervenuti a una validazione statistica del questionario, modificando il numero e le caratteristiche delle dimensioni e stabilendo, in via definitiva, quali elementi considerare validi per il monitoraggio del benessere organizzativo. Il perfezionamento del modello, ha portato a considerare soltanto le componenti principali del benessere organizzativo (tali componenti sono adesso denominate fattori e non più dimensioni), giungendo a una formulazione più sintetica di tali componenti. A definire la presenza/assenza di benessere organizzativo nei contesti di lavoro sono, dunque, 10 fattori, tre dei quali inglobano alcune delle quattordici dimensioni originarie. Nella nuova formulazione i fattori sono: Supporto dei dirigenti. È un nuovo fattore che fa riferimento ai comportamenti della dirigenza in termini di capacità di ascolto, di valorizzazione delle persone, di capacità di coinvolgimento. Questo fattore ingloba alcune aspetti delle dimensioni: Ascolto, Valorizzazione e Relazioni a livello verticale. Collaborazione tra colleghi. Anche in questo caso si tratta di un nuovo fattore, che considera il grado di collaborazione, supporto, fluidità delle relazioni. Questo fattore ingloba alcune aspetti delle dimensioni: Ascolto, Valorizzazione e Relazioni a livello orizzontale. Efficienza organizzativa. Anche in questo caso si è in presenza di un nuovo fattore. Il processo di validazione statistica del questionario ha portato a evidenziare, infatti, che le dimensioni Obiettivi, Operatività, Utilità sociale e Informazioni fanno tutte riferimento al grado di efficienza dell’organizzazione, per tale ragione queste dimensioni sono state inglobate 7 nel fattore Efficienza organizzativa. Equità organizzativa, fa riferimento alla presenza di condizioni di equità di trattamento nell’organizzazione. Gestione della conflittualità, fa riferimento alla capacità dell’organizzazione di gestire o meno la conflittualità. Percezione dello stress, fa riferimento al livello di carico e stress percepito nello svolgimento del proprio lavoro. Richiesta lavorativa, fa riferimento ad alcuni aspetti monitorati nella dimensione relativa alle Caratteristiche dei compiti, relativamente alle richieste di tipo fisico, cognitivo ed emozionale che i compiti lavorativi richiedono. Comfort ambientale, fa riferimento al livello di presenza di specifiche condizioni di comfort e funzionalità dell’ambiente fisico del lavoro. Sicurezza lavorativa, fa riferimento al livello percepito di sicurezza di specifiche condizioni dell’ambiente fisico del lavoro. Apertura all’innovazione, fa riferimento alla capacità dell’organizzazione di innovare e cambiare. APPROFONDIMENTI Dalle dimensioni ai fattori del benessere organizzativo – Rappresentazione grafica I FATTORI DEL BENESSERE ORGANIZZATIVO 8 1.Supporto dei dirigenti 2. Collaborazione colleghi 3. Equità organizzativa 4. Efficienza organizzativa 10. Apertura all’innovazione BENESSERE ORGANIZZATIVO 9. Gestione conflittualità 8. Sicurezza lavorativa 7. Comfort ambientale 6. Richiesta lavorativa 5. Percezione stress Nel nuovo modello anche gli indicatori positivi e negativi di benessere organizzativo sono stati inglobati un unico indicatore: la Soddisfazione per la propria organizzazione e il proprio lavoro. Resta confermata, infine, la scala per la misurazione dei Disturbi psicofisici6. 6 L’evoluzione del modello di ricerca intervento è descritta in: Avallone F., Paplomatas A., Salute Organizzativa. Psicologia del benessere nei contesti lavorativi. Raffaello Cortina Editore, 2005 9 2. IL KIT DEL BENESSERE ORGANIZZATIVO L’evoluzione del modello di ricerca intervento ha comportato a una rielaborazione del Kit del benessere organizzativo. In questo paragrafo vengono descritti sinteticamente gli strumenti principali messi a disposizione delle amministrazioni interessate ad intraprendere un’analisi del clima e del benessere organizzativo. Il Kit del benessere organizzativo, oltre alla presente Guida, si caratterizza per la presenza di altri strumenti importanti : 1. Il questionario di rilevazione, ovvero lo strumento da utilizzare per effettuare l’indagine. 2. Il software on line per l’immissione e l’elaborazione dei dati, che consente una rapida procedura di data-entry e una facile lettura dei dati. 3. La Bacheca, articoalta in Materiali ed Esperienze, due sezioni che riportano rispettivamente le pubblicazioni e le normative sul tema del benessere organizzativo e casi di buone pratiche realizzate da amministrazioni che hanno già effettuato l’indagine.. 2.1 Il questionario di rilevazione Il questionario di rilevazione del benessere organizzativo(messo a punto dalla Cattedra di Psicologia del Lavoro, della Facoltà di Psicologia2, dell’Università di Roma “La Sapienza”) nel corso del tempo è stato adattato alle specifiche esigenze 7 espresse dalle amministrazioni pubbliche. La struttura Il questionario, nella sua versione aggiornata, si compone di 67 domande relative a comportamenti e condizioni osservabili nell’ambiente di lavoro e riconducibili all’insieme dei fattori e degli indicatori che compongono il costrutto di benessere organizzativo. a. Parte prima: Dati anagrafici La prima parte del questionario raccoglie una serie di dati sulla persona che compila il questionario. Le informazioni che si intendono acquisire in questa parte riguardano sia l’aspetto anagrafico (sesso, età, titolo di studio) che quello relativo alla professione del soggetto intervistato. Questa parte è molto importante e va intesa nell’ottica di lettura finale dei risultati e non di acquisizione del singolo dato. 7 Nell’ambito della prima sperimentazione, si è provveduto ad adattare il questionario – soprattutto nel linguaggio ma anche nel contenuto di alcuni item – alla realtà lavorativa delle pubbliche amministrazioni. Inoltre è stata aggiunta un’intera sezione dedicata alla raccolta di suggerimenti sulle possibili aree di intervento di miglioramento del benessere. 10 La capillarità delle informazioni richieste consentirà, infatti, al momento della lettura dei risultati, la possibilità di dettagliare in modo particolareggiato l’indagine, non soffermandosi solo sul livello generale. Ad esempio si potranno valutare i risultati anche rispetto al genere, all’appartenenza a categorie professionali o a unità organizzative differenti (domande da 1 a 15). Alcune risposte di questa prima parte possono essere personalizzate in modo da adattarle alle caratteristiche specifiche di ogni amministrazione. Le possibili personalizzazioni riguardano: L’area professionale La categoria contrattuale Le precedenti esperienze di lavoro Il regime orario Lo stato civile Il tipo di contratto Il titolo di studio b. Parte seconda: Caratteristiche dell’ambiente di lavoro La seconda parte del questionario focalizza l’attenzione sulle caratteristiche del lavoro. E’ la parte più corposa del questionario (da domanda n° 16 a domanda n° 57) ed intende misurare alcuni fattori del benessere. Il comfort Ai lavoratori viene chiesto di esprimere un giudizio sul comfort dell’ambiente di lavoro (domanda n° 16), relativamente ad alcuni ambiti specifici (Pulizia, Illuminazione, Temperatura, Silenziosità, Condizioni dell’edificio, Gradevolezza ambiente e arredi, Spazio disponibile per persona, Servizi igienici). Gli altri fattori del benessere Questi fattori sono monitorati attraverso una batteria di domande (da domanda n° 17 a domanda n° 56). Ai lavoratori viene chiesto in che misura percepiscono la presenza di alcuni fenomeni all’interno della propria amministrazione. E’ bene precisare che i quesiti posti in queste parte si riferiscono all’organizzazione nel suo complesso e non all’ufficio/settore/servizio di appartenenza dell’intervistato. c. Parte terza: La sicurezza La terza parte del questionario (domanda n° 57 e domanda n° 58) si sofferma sui temi della sicurezza del lavoro: impianti elettrici, illuminazione, rumorosità, temperatura, polveri, pc e videoterminali. d. Parte quarta: Caratteristiche del proprio lavoro 11 Dopo aver focalizzato l’attenzione sulle caratteristiche del lavoro all’interno dell’organizzazione nella quarta parte, attraverso le domande 59 e 60, l’interesse verte sui compiti svolti dal lavoratore e sulle eventuali difficoltà che questi generano nello svolgimento delle proprie mansioni. e. Parte quinta: Indicatori positivi e negativi del benessere organizzativo La quinta parte individua alcune condizioni di benessere e malessere (domanda 61, 62 e 63) nel contesto organizzativo e chiede al soggetto intervistato quanto questi fenomeni siano presenti all’interno della propria organizzazione. Anche in questa parte i quesiti non si riferiscono al settore specifico di appartenenza del lavoratore ma l’amministrazione nel complesso. f. Parte sesta: Il benessere psicofisico Nella sesta parte si indaga la percezione che i lavoratori hanno del proprio benessere psicofisico e del rapporto esistente tra l’attività lavorativa e gli eventuali disturbi psicosomatici. (domanda 64 e 65). g. Parte settima: L’apertura all’innovazione Nella penultima parte si indaga l’apertura all’innovazione dell’amministrazione ed in particolare l’efficacia delle strategie che sono alla base dei percorsi di cambiamento organizzativo (domanda 66). h. Parte ottava: Suggerimenti L’ultima parte è dedicata ai suggerimenti. Si tratta di una domanda semi-aperta. Nell’ambito di una classificazione che considera diversi aspetti viene chiesto alle persone di indicare le tre aree dell’organizzazione considerate maggiormente critiche. Correlazione tra i fattori e le domande del questionario E’ di fondamentale importanza, al fine di una corretta lettura e interpretazione dei dati del questionario, sapere che esiste una precisa corrispondenza tra i fattori del benessere organizzativo e le diverse domande del questionario. Nella tabella successiva viene indicata tale corrispondenza. In particolare, per ogni fattore viene riportato il numero delle domande che concorrono a formarlo. (Es.: se si vuole analizzare in modo più approfondito il fattore Equità organizzativa, è necessario esaminare i punteggi relativi alle domande 34 – 38 – 48 – 54 del questionario). 12 APPROFONDIMENTI Corrispondenza Fattori del benessere organizzativo con le domande del Questionario N° Fattore Domande del questionario 1 Supporto dei dirigenti 2 Collaborazione tra colleghi 3 Equità organizzativa 4 Efficienza organizzativa 5 Gestione della conflittualità 6 Percezione dello stress 7 Richiesta lavorativa 8 Comfort ambientale 9 Sicurezza lavorativa 10 Apertura all’innovazione 11 Soddisfazione 12 Disturbi psicofisici 24 – 27 - 29 – 32 – 33 - 37 - 39– 44 – 50 19 34 17 21 25 59 16 57 66 61 64 – 22 - 40 – 42 - 49 -52 – 53 – 38 – 48 – 54 – 18- 20 – 23 – 26 – 28 – 30 - 46 - 47 – 56 – 31 – 41 – 51 – 45 – 55 e 58 e 62 La scala di misurazione In tutte le sezioni del questionario, ad eccezione della prima e dell’ultima, le informazioni vengono raccolte tramite l’utilizzo di una scala. Nella quasi totalità dei casi, le informazioni sono raccolte tramite affermazioni sulle quali esprimere il proprio parere circa la frequenza con cui la situazione descritta nella frase si verifica nella propria amministrazione. La risposta, su una scala a quattro punti, va da un minimo8 di “mai” (punteggio 1) a un massimo di ”spesso” 9 (punteggio 4). APPROFONDIMENTI La scala di misurazione Il range utilizzato consente di non cadere nella prospettiva dicotomica del “tutto bene”/”tutto male” ma permette, invece, di poter ragionare ad ampio raggio sui dati raccolti, misurando le informazioni in termini di presenza/assenza e lasciando al lavoratore la possibilità di esprimere anche posizioni intermedie rispetto al quesito posto. Esempio di domanda con scala di misurazione Vengono offerte opportunità di aggiornamento e sviluppo Mai Raramente A volte Spesso professionale La percezione dei fenomeni indagati 8 In questo caso si utilizza una scala Lickert. La scala Likert è una tecnica per la misura dell'atteggiamento. Tale tecnica consiste principalmente nel mettere a punto un certo numero di affermazioni (tecnicamente definiti item) che esprimono un atteggiamento positivo e negativo rispetto ad uno specifico oggetto. Per ogni item si presenta una scala di accordo/disaccordo, generalmente composta da 3 a 7 valori. 9 In alcune domande invece la scala va da un minimo di “per nulla” a un massimo di “molto” o da “insufficiente” a “buono”. 13 Altro elemento fondamentale del questionario è che esso mira a cogliere la percezione che le persone hanno dei fenomeni dell’organizzazione indagati dal questionario e non la loro conoscenza specifica ed oggettiva. APPROFONDIMENTI La percezione Chi compila il questionario deve esprimere la propria percezione su alcuni aspetti riguardanti la propria amministrazione, indagati dal questionario. Ciò consente alle persone di poter dare il proprio parere anche su fenomeni spesso poco conosciuti, poiché la percezione è un processo che porta a mediare le proprie sensazioni con la conoscenza diretta di un fenomeno. La somma delle percezioni dei singoli individui consente di avere una “visione oggettiva” dell’organizzazione. 2.2 Il software Le informazioni raccolte attraverso il questionario vengono elaborate da un software, concesso in dotazione alle amministrazioni che si apprestano a monitorare il clima e il benessere organizzativo. L’applicativo on line consente una rapida immissione dei dati raccolti attraverso il questionario e una lettura dei risultati, in linea con i principi metodologici della ricerca. I dati inseriti nel software vengono sintetizzati sotto forma di tabelle e grafici. Tale elaborazione offre la possibilità di avere la fotografia dell'organizzazione (così come viene percepita dai dipendenti) in termini di aree di benessere e di aree di malessere. Il funzionamento del software è descritto dettagliatamente nel Manuale operativo. 2.3 La Bacheca La Bacheca è articolata in due distinte sezioni: Materiali e Esperienze. Tali sezioni nascono con l’intento di fornire alle amministrazioni impegnate nella realizzazione della ricerca sul benessere organizzativo della documentazione utile per la gestione dell’attività di analisi. Nel menù Bacheca, cliccando nell’area Materiali, si accede a pubblicazioni sul benessere organizzativo e documentazione normativa sul tema.Nella sezione Esperienze è possibile invece consultare le esperienze realizzate da amministrazioni che hanno utilizzato il kit per la rilevazione del benessere organizzativo e che hanno deciso di mettere a disposizione, in una logica di condivisione, le informazioni relative alla propria rilevazione. Questa sezione è destinata nel tempo ad arricchirsi, in quanto ogni amministrazione che utilizza il kit può decidere di mettere in comune i contenuti della propria esperienza 14 4. IL PERCORSO DI RICERCA INTERVENTO La presente sezione è dedicata ad una serie di suggerimenti volti ad agevolare le amministrazioni nello svolgimento dell’indagine. Come ricordato in precedenza, il modello di ricerca è stato messo a punto dalla Cattedra di Psicologia del Lavoro, della Facoltà di Psicologia2, dell’Università di Roma La Sapienza. La ricerca-intervento sul benessere organizzativo comporta l’attivazione di una procedura di rilevazione finalizzata a conoscere il modo in cui le variabili considerate contribuiscono a costruire lo stato di “benessere” o le condizioni di “malessere” all’interno dell’organizzazione e a individuare quali possono essere le aree di miglioramento. Il percorso di valutazione della salute organizzativa, è articolato in quattro fasi: 4.1 1. la preparazione dell'indagine; 2. la realizzazione dell'indagine; 3. la comunicazione dei risultati; 4. la pianificazione degli interventi. La preparazione dell’indagine Per svolgere nel modo più corretto l’indagine sul benessere organizzativo è indispensabile innanzi tutto definire chi è, all’interno dell’organizzazione, il referente dell’indagine e chi sono i componenti del team di lavoro che collaboreranno con il referente nelle diverse fasi dell’indagine. In una organizzazione medio grande (600/800 dipendenti) il team di lavoro dovrebbe essere così costituito: 1. un referente, che ha il compito di gestire tutta la ricerca, di mantenere i rapporti con i vertici dell’amministrazione e di supervisionare ogni fase dell’indagine sul benessere organizzativo; 2. uno o due collaboratori del referente che si occupano della comunicazione con i dipendenti e della gestione delle attività più operative; 3. due o tre operatori del data entry che si occupano dell’inserimento manuale dei questionari cartacei nel software. 15 La scelta dei dipendenti che fanno parte del team di lavoro è strategica per il buon esito dell’indagine, è quindi consigliabile selezionare persone che, all’interno dell’amministrazione, godano di stima e rispetto da parte degli altri dipendenti; in tal modo, sarà più facile creare un clima di maggiore fiducia e minor sospetto. Definito il team di lavoro, il referente può dedicarsi alla stesura di un progetto sul benessere organizzativo che preveda: 1) la definizione degli obiettivi che l’amministrazione si pone con la realizzazione dell’indagine; 2) il livello dell’indagine, vale a dire se sarà condotta su l’intera amministrazione 10 o su un campione rappresentativo11 di essa, oppure su alcuni uffici o settori; 3) le modalità di comunicazione e di coinvolgimento dei componenti dell’organizzazione: dirigenza, sindacati e dipendenti; 4) l’individuazione e la definizione di tutte le fasi operative: il calendario degli incontri per la somministrazione del questionario, la convocazione dei dipendenti, l’attività di data entry, l’elaborazione e l’interpretazione dei dati, la progettazione delle azioni di miglioramento. Il referente, inoltre, deve gestire e mantenere i rapporti con la committenza, comunicando alla fine dell’indagine i risultati della ricerca e definendo le eventuali azioni di miglioramento. Particolare attenzione va poi dedicata alla comunicazione12. Per una buona riuscita dell’iniziativa occorre informare in modo minuzioso e corretto l’intera organizzazione del percorso che si sta per intraprendere, anche se nell’indagine si coinvolge solo una parte del personale. Una comunicazione corretta e precisa deve necessariamente rivolgersi anche ai sindacati che possono avere un ruolo fondamentale nel rassicurare i dipendenti sugli obiettivi che la ricerca si pone. Anche in questa fase la creatività può rappresentare una buona risorsa per 10 La decisione di effettuare l’indagine su tutti i dipendenti o su parte di essi spetta all’amministrazione. E’ pur vero tuttavia che, in amministrazioni con un numero molto elevato di dipendenti, la decisione di fare un campionamento o di somministrare il questionario soltanto in alcuni uffici o settori appare una scelta obbligata. Il numero di dipendenti su cui è consigliabile effettuare l’indagine si aggira intorno ai 600/800. Nelle esperienze passate alcune amministrazioni piuttosto piccole hanno provato nel primo anno a somministrare il questionario soltanto in alcuni uffici, per poi estendere l’indagine all’intera amministrazione, nell’anno successivo. 11 Per approfondire le modalità e le tecniche di campionamento all’interno del sistema Magellano è disponibile il documento: A quante persone somministrare il questionario? - Le tecniche di campionamento, percorso di navigazione: Area Pubblica – Benessere e ascolto organizzativo – Benessere organizzativo – La ricerca intervento – Il percorso di ricerca – Metodologie. 12 Per approfondire questa parte si rimanda alla documentazione presente all’interno del sistema Magellano , percorso di navigazione: Area Pubblica – Benessere e ascolto organizzativo – Benessere organizzativo – La ricerca intervento – Il percorso di ricerca – Esperienze e speri tentazioni. 16 ottenere interesse e curiosità da parte dei dipendenti che saranno coinvolti nell’indagine.13 APPROFONDIMENTI Alcuni suggerimenti per facilitare le prime fasi dell’indagine a) Definizione degli obiettivi dell'indagine: formalizzare gli obiettivi in un documento e condurre un’ attenta valutazione dei punti di forza e delle criticità dell’iniziativa. b) Individuazione dei ruoli coinvolti nel processo: costituire un gruppo di lavoro con competenze variegate, utilizzando, se possibile, anche figure presenti nell’organizzazione (sociologi, psicologi, ecc), anche se impiegate in funzioni diverse. c) Definizione dettagliata dei passaggi metodologici e operativi del percorso: in questa fase è importante scegliere il livello di indagine in rapporto agli obiettivi, effettuare riunioni con i sindacati, i dirigenti, ecc., non stabilire tempi lunghi per la rilevazione. d) Presentazione dell’iniziativa: in questo caso il suggerimento è di garantire un’ampia informazione attraverso l’utilizzo di diversi canali e strumenti di comunicazione (area del sito, seminari di presentazione, mail, lettere, ecc), illustrando l’intero percorso di ricerca- intervento. 4.2 La realizzazione dell’indagine La realizzazione vera e propria dell’indagine inizia nella fase in cui si rilevano i dati e se ne elaborano i risultati. Le azioni previste sono: o la raccolta dei dati, attraverso il questionario, secondo le modalità previste e concordate in fase di pianificazione; o l’elaborazione dei dati, sia in riferimento all'intera organizzazione, sia riguardo a specifiche aree o attraverso particolari popolazioni professionali; o l’interpretazione dei risultati, attraverso cui è possibile individuare i punti di forza e le criticità dell’amministrazione; o la formulazione delle prime indicazioni, per mettere a punto eventuali interventi di miglioramento. La raccolta dei dati 13 Ad esempio: L’azienda servizi sociali di Bolzano ha inserito la comunicazione dell’iniziativa nel cedolino paga; il Comune di Serradifalco ha organizzato una presentazione per i dipendenti con la proiezione di slides sul senso dell’indagine; oppure l’Autorità sulla Comunicazione ha inserito nella rete Intranet materiali sulla ricerca del benessere e sull’impegno chiesto ai propri dipendenti. 17 La raccolta dei dati avviene tramite la somministrazione del questionario e rappresenta uno dei momenti centrali dell’intero percorso di ricerca intervento. In questi anni, le organizzazioni che hanno realizzato il percorso di ricerca intervento hanno usato diverse modalità di rilevazione, riconducibili a quattro tipologie: o La rilevazione diretta in gruppo: si tratta della modalità di rilevazione indicata dalla procedura metodologica. I dipendenti vengono convocati in gruppi e viene effettuata la somministrazione cartacea del questionario. o La rilevazione on line: viene realizzata tramite il sito istituzionale o la intranet dell’ente. o La rilevazione tramite e-mail: consiste nell’invio del questionario tramite e-mail. o La raccolta decentrata: in questo caso il questionario è inviato ai partecipanti e raccolto tramite delle urne, spesso dislocate in diversi uffici/settori dell’organizzazione. Delle quattro modalità, la rilevazione diretta in gruppo consente una raccolta migliore delle informazioni e garantisce una maggiore privacy; per tali ragioni appare la più appropriata da utilizzare. APPROFONDIMENTI Nel grafico successivo è riportata la percentuale di mancate risposte in riferimento a tre tipologie di rilevazione, scelte da amministrazioni che hanno effettuato la rilevazione nel medesimo periodo. Dal grafico si evince come la rilevazione diretta in gruppo consente una raccolta migliore delle informazioni. Questo accade perché il presidio del gruppo di lavoro durante la somministrazione aiuta le persone nella compilazione del questionario, chiarendo dubbi, perplessità, ecc. APPROFONDIMENTI La rilevazione diretta in gruppo 18 Per procedere alla rilevazione diretta in gruppo, occorre in primo luogo individuare i locali in cui effettuare la somministrazione del questionario, tenendo presente che, generalmente, la capienza di un’aula può variare preferenzialmente da un minimo di 25 a un massimo di 50 componenti per somministrazione. In secondo luogo va creato il calendario per la somministrazione, vanno convocati i dipendenti e organizzati i diversi aspetti logistici. Scelti i locali più appropriati e organizzate le procedure, si deve far in modo che gli incontri non siano troppo dilatati nel tempo ma, al contrario, si svolgano nel più breve tempo possibile. Due i vantaggi di una procedura di rilevazione dai tempi brevi: non far scemare l’interesse per il tema ed evitare la diffusione delle domande contenute nel questionario. Il questionario mira, infatti, a indagare le percezioni degli individui, ma se il soggetto intervistato conosce in anticipo il contenuto delle domande, la sua valutazione potrebbe esserne influenzata. Per questo motivo è bene accelerare le modalità di acquisizione dei questionari. La fase di somministrazione è particolarmente delicata, quindi è importante osservare alcuni principi semplici, ma al tempo stesso fondamentali: durante gli incontri per la somministrazione all’illustrazione del questionario, sintetica degli è bene obiettivi che il dell’indagine, gruppo di espliciti lavoro proceda quali garanzie l’amministrazione ha posto in essere per salvaguardare l’anonimato di chi compila il questionario, dia enfasi all’importanza che contributo di ogni singola persona riveste per l’amministrazione. Si può procedere poi ad una breve spiegazione su come è strutturato il questionario, rassicurando i partecipanti sul supporto che il referente e i suoi collaboratori forniranno durante la compilazione e rispondendo a tutti i dubbi sulle delle domande del questionario. In questa fase, tuttavia, il livello di dettaglio della parte anagrafica del questionario, potrebbe far sorgere timori tra i partecipanti riguardo le garanzie dell’anonimato. Sarà compito del referente tranquillizzare tutti, sottolineando come le informazioni contenute nella parte anagrafica sono utili al fine di approfondire i risultati dell’indagine e lasciare a ogni dipendente la facoltà di rispondere alle sole domande che ritiene opportune. (Es. L’unico dipendente uomo, di 35 anni con 2 figli dell’ufficio amministrativo può evitare di barrare la casella del sesso e dei figli, può decidere se barrare o meno la casella dell’età) L’esperienza ci insegna che una buona comunicazione, la fiducia nelle persone a cui è affidata l’indagine e tutte le accortezze che vengono utilizzate per salvaguardare l’anonimato (dalla busta bianca in cui inserire il questionario appena compilato, all’allestimento dell’urna di raccolta), fanno generalmente superare qualsiasi timore che inizialmente può sorgere tra le persone14 14 Alcune amministrazioni sere hanno preferito inserire la parte anagrafica alla fine del questionario. 19 L’elaborazione dei dati Terminata la somministrazione e la raccolta dei questionari, si consegna il tutto agli operatori che si occupano dell’inserimento dei questionari nel software (data entry). E’ importante in questa fase ricordarsi di numerare preventivamente i questionari cartacei e poi procedere all’immissione dei dati. Anche in questo caso la riservatezza degli operatori che si occupano del data entry è d’obbligo, qualsiasi informazione sui questionari che dovesse trapelare tra le persone, discrediterebbe l’intera iniziativa, gettando probabilmente un’ombra di sfiducia sui referenti dell’indagine. L’interpretazione dei risultati L’interpretazione dei risultati rappresenta una fase molto importante del percorso di indagine. Da essa, infatti, dipenderà la definizione delle azioni di miglioramento. In questa sezione, al fine di facilitare il lavoro di valutazione dei risultati, vengono fornite indicazioni su una metodologia di lavoro funzionale alla lettura degli stessi. Analisi del Grafico profilo generale Il nostro consiglio è di partire dalla lettura del grafico Profilo generale (senza introduzione di parametri), tracciando le prime valutazioni su: - il valore della media generale del grafico, considerando il valore di riferimento presente nella tabella e la soglia di soddisfazione, convenzionalmente fissata a 2,6. Un valore molto al di sotto di tale soglia indica già una percezione generalizzata di scarso benessere. - i valori dei singoli fattori, analizzando prima il colore degli istogrammi e successivamente valutando il punteggio medio in rapporto alla soglia di soddisfazione. La formulazione delle prime indicazioni Il successivo passaggio consigliato è quello di provvedere ad una ricerca di coerenze tra i fattori. Per far questo potrebbe essere utile procedere alla razionalizzazione delle informazioni, aggregando i diversi fattori del benessere in specifiche Aree dell’organizzazione. 20 APPROFONDIMENTI Aggregazione dei fattori del benessere organizzativo all’interno di specifiche Aree dell’organizzazione AGGREGAZIONE DEI FATTORI ALL’INTERNO DI ALCUNE AREE DELL’ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Efficienza organizzativa Richiesta lavorativa Innovazione Comfort Sicurezza Percezione dello Stress Gestione della conflittualità Supporto dirigenti Relazione tra colleghi Equità organizzativa Area Relazionale Area Strutturale La procedura seguita è semplice: si tratta di aggregare i fattori del benessere organizzativo per affinità, all’interno di macro aree, allo scopo di rilevare tutte le criticità relative a ciascuna Area L’aggregazione in macro aree di fattori affini, rappresenta una chiave di lettura dei dati dell’indagine funzionale a una più agevole comprensione degli aspetti critici dell’organizzazione. Tale operazione potrà facilitare l’individuazione di interventi mirati e condivisi (tra più settori dell’organizzazione) per la risoluzione delle principali criticità emerse. L’equità, e i fattori di stress non sono stati inseriti all’interno delle macro aree, in quanto rappresentano fattori trasversali a tutte e tre, che converrà analizzare in rapporto a specifiche situazioni critiche (ad esempio, situazioni di stress generalizzato, evidenziate dall’indagine, potrebbero essere causate da criticità che attengono all’ Area organizzativa o all’ Area relazionale o all’ Area strutturale). 21 4.3 La pianificazione degli interventi L’Aggregazione dei fattori del benessere organizzativo all’interno di specifiche Aree dell’organizzazione dovrebbe consentire di individuare con sufficiente chiarezza le situazioni critiche e conseguentemente, le possibili azioni di intervento 15. APPROFONDIMENTI Le azioni di miglioramento Area Organizzativa Efficienza organizzativa Richiesta lavorativa Innovazione Come si è visto, L’Area organizzativa comprende i fattori che riguardano: l’efficienza organizzativa, la richiesta lavorativa e l’apertura verso l’innovazione. Se l’indagine dovesse rilevare criticità rispetto a tali fattori, le possibili azioni di miglioramento dovrebbero presumibilmente riguardare: Le modalità di pianificazione, gestione, controllo e valutazione. La struttura dei ruoli (polivalenza, polifunzionalità, ruoli di elevata responsabilità). Il sistema premiante. L’organizzazione per processi. Gestione della conflittualità Supporto dei dirigenti Relazione tra colleghi Area Relazionale Per quanto riguarda la macro area che si riferisce ai Fattori relazionali, in presenza di criticità in tali dimensioni, gli interventi potrebbero prendere in considerazione: Il miglioramento della comunicazione organizzativa (il flusso delle informazioni interno e la comunicazione esterna). L’incentivazione del lavoro in team. L’attenzione verso la comunicazione interpersonale (capo-collaboratore, collega-collega, collega-utenti). La gestione dei conflitti attraverso interventi di formazione alla negoziazione. Lo sviluppo delle sensibilità comportamentali. Per approfondire questa parte si rimanda alla documentazione presente all’interno del sistema Magellano , percorso di navigazione: Area Pubblica – Benessere e ascolto organizzativo – Benessere organizzativo – La ricerca intervento – Il percorso di ricerca – Esperienze e speri tentazioni. 15 22 Area Strutturale Comfort Sicurezza Le criticità relative a tale area potrebbero essere affrontate attraverso azioni di intervento che riguardano: Il rispetto delle norme relative alla sicurezza. La cura delle attrezzature, della tecnologia e degli arredi. L’attenzione verso la qualità e la godibilità dell’ambiente fisico di lavoro. L’analisi sin qui condotta, consente anche la possibilità di definire: il livello e la tipologia degli interventi da realizzare. la priorità da assegnare in termini di tempi di attuazione. gli attori dell’organizzazione da coinvolgere nella gestione degli interventi. In particolare, per quanto riguarda le azioni di intervento, esse sono state articolate su tre livelli: il primo livello di azione è definito strategico. Si tratta di azioni con un alto grado di complessità e di coinvolgimento di diversi ruoli e strutture dell’organizzazione. Per tali caratteristiche, il livello strategico si colloca generalmente in un arco di tempo a lungo termine. Nel livello strategico si posizionano quelle criticità la cui risoluzione dipende prevalentemente dai vertici dell’amministrazione (i rappresentanti politici e/o la Direzione Generale). Il secondo livello è definito organizzativo e riguarda interventi di tipo trasversale a più settori dell’amministrazione, per i quali è possibile ipotizzare tempi di realizzazione a medio termine. Il livello organizzativo implica il coinvolgimento di alcuni settori dell’amministrazione, incidendo soltanto su alcune variabili. Si collocano a tale livello quelle criticità la cui risoluzione potrebbe essere demandata ai dirigenti, in collaborazione con i colleghi degli altri settori e/o con i loro collaboratori. 23 Il terzo livello, definito operativo, attiene a livelli di intervento a breve termine in quanto può essere gestito dai gruppi di miglioramento16, afferenti a singoli o a più settori dell’amministrazione. Per la natura circoscritta dell’area di intervento, il livello operativo dovrebbe comportare azioni di miglioramento tempestive. Si tratta di azioni che non implicano l’impiego di eccessive risorse economiche, ma che richiedono grande sostegno e impegno da parte di chi si è fatto promotore di tali azioni. Approfondimenti Definizione del livello degli interventi STRATEGICO (lungo periodo) Politiche di intervento ORGANIZZATIVO (medio periodo) Piano operativo di gestione del cambiamento OPERATIVO (breve periodo) Gruppi di miglioramento 16 I gruppi di miglioramento sono gruppi di lavoro appartenenti a vari livelli funzionali dell’organizzazione. Negli incontri di lavoro hanno l’obiettivo di: 1) analizzare i problemi, 2) proporre nuove soluzioni e scegliere le migliori, 3) verificare i risultati ottenuti, 4) standardizzare il metodo di lavoro. 24 Approfondimenti Livelli e tipologia di intervento STRATEGICO ORGANIZZATIVO OPERATIVO Tipologia di interventi che: richiedono il coinvolgimento e il sostegno del management Determinano un cambiamento forte Toccano il modo di essere e la cultura dell’organizzazione Tipologia di interventi che: Incidono soltanto su alcune variabili coinvolgono alcuni settori (es. struttura pilota) Toccano il modo di operare della struttura coinvolta Tipologia di interventi che: coinvolgono gruppi di lavoro ristretti Incidono su situazioni specifiche e circoscritte Sono più immediati e a basso costo L’Analisi qualitativa Dopo aver proceduto a un’analisi dei dati che dia la possibilità di creare una mappa delle criticità relative alle diverse aree dell’organizzazione e di individuare le azioni di miglioramento necessarie, sarebbe opportuno completare tale lavoro con un’analisi di tipo qualitativo che integri quella di tipo quantitativo. L’analisi qualitativa è, infatti, fondamentale per la comprensione a 360 gradi delle criticità emerse dall’indagine sul benessere organizzativo, soprattutto se si tiene conto del fatto che tale indagine, proprio perché basata sulla percezione delle persone rispetto ai fattori dell’organizzazione, rileva il benessere o il malessere percepito, ma non può portare alla conoscenza delle cause delle criticità rilevate e dei problemi specifici dei vari settori dell’amministrazione. 25 APPROFONDIMENTI L’analisi qualitativa L’analisi qualitativa può avvenire attraverso due modalità: i colloqui di restituzione e approfondimento con i responsabili dei settori coinvolti nell’indagine e i focus group con i dipendenti. Entrambe le modalità hanno lo scopo di condividere e approfondire l’analisi delle problematiche emerse dall’indagine e di accogliere i contributi dei diversi attori dell’organizzazione. I COLLOQUI DI RESTITUZIONE E APPROFONDIMENTO Costituiscono il primo passo per la predisposizione del piano di miglioramento. Dovrebbero essere condotti dai referenti dell’indagine che, una volta messo a punto il report relativo al percorso e ai risultati dell’indagine, possono procedere agli incontri con i responsabili o i dirigenti degli altri settori dell’amministrazione. In questi primi colloqui sarà bene confrontarsi in modo sincero e trasparente sulle criticità rilevate dall’indagine e sulle possibili azioni di intervento, in maniera tale da attivare l’interesse e la motivazione dei colleghi. Dopo aver informato i colleghi degli altri settori ed essersi assicurati la loro collaborazione nella attuazione del piano di interventi, si può procedere all’incontro con il management dell’amministrazione. Si tratta di un colloquio di una certa complessità che mira a ottenere il sostegno necessario all’avvio del piano di interventi predisposto. Nei casi in cui il management abbia partecipato e sostenuto per intero il percorso di indagine, il colloquio sarà più agevole e produttivo. Si tratterà infatti di iniziare a operare con il sostegno della committenza. I FOCUS GROUP L’organizzazione di focus group costituisce una modalità di ascolto dei dipendenti molto efficace e molto utile a integrare i contributi forniti dai colloqui di restituzione/approfondimento. È molto importante, infatti, per la messa a punto del piano di miglioramento, tener conto delle soluzioni proposte e delle aspettative espresse dal personale coinvolto nell’indagine. I focus group possono essere formati dai dipendenti di uno stesso settore o dai dipendenti di settori diversi, interessati da problemi comuni. Gli obiettivi che i focus group si propongono sono: attivare l’ascolto attivo e la partecipazione dei dipendenti all’approfondimento delle criticità emerse dall’indagine. identificare e definire le cause dei problemi. definire gli obiettivi operativi che si intende raggiungere. integrare nel piano di intervento predisposto le informazioni raccolte. 26 Con le linee guida per la definizione delle azioni di miglioramento si chiude il percorso di indagine sul benessere organizzativo. Al fine di agevolare ulteriormente le amministrazioni nella scelta delle azioni positive da intraprendere per rispondere alle criticità evidenziate dall’indagine si consiglia la lettura del testo: I Circoli di ascolto organizzativo17. Il testo descrive una interessante esperienza di ascolto e valorizzazione delle persone, promossa dal Dipartimento della Funzione pubblica, e condotta in oltre 50 pubbliche amministrazioni a seguito del percorso di ricerca sul benessere organizzativo. BUON LAVORO! 17 Cfr. B. Pelizzoni, F. Minchillo, I Circoli di ascolto organizzativo, Rubettino editore, Soveria Mannelli, 2008. Il manuale è disponibile in formato elettronico all’interno della collana editoriale del sistema Magellano. 27 IL Benessere Organizzativo Guida alla realizzazione dell’indagine Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Indice Introduzione 1. Registrazione al sistema…………………………………………………………………………………………………31 2. Password dimenticata………..……………………………………….……………………………………………………33 3. Area materiali/ Area Esperienze………………………………………………….……………………………….…34 4. Area riservata………………………………………………………………………………..…………………………………35 4.1 Area modifica dati…………………………………………………………………………………….……………….36 4.2 Area rilevazioni in corso…………………………………………………………………………………..………. 37 4.3 Schede Questionario……………………………………………………………………………………………..…..39 4.4 Elenco Rilevazioni……………………………………………………………………………………………………… 40 4.5 Acquisizione questionari…………………………………………………………………………………………….42 4.6 I Risultati ……………………………………………………………………………………………………………………44 4.7 Area Confronta dati…………………………………………………………………………………………………… 47 4.8 Area Analizza dati su anno…………………………………………………………………………………………49 4.9 Area preleva matrice dei dati…………………………………………………………………………………….51 4.10 Area di gestione utenti…………………………………………………………………………………………….52 4.11 Gestione settori lavorativi……………………………………………………………………………………….54 4.12 Gestione classificazioni…………………………………………………………………………………………….55 4.13 Gestione Materiali ed Esperienze…………………………………………………………………………….56 5. I Grafici …………………………………………………………………………………………………………………………….60 6. Allegato A: Il CMS – Struttura……………………………………………………………………………………………66 29 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Introduzione Questo manuale d’uso tecnico contiene delle linee guida essenziali per l’utilizzo del kit, con la presentazione più analitica delle varie funzioni innovative apportate. Tra le novità più rilevanti, va segnalata l’attivazione di una nuova funzionalità che agevola lo svolgimento delle rilevazioni sul benessere organizzativo a molte amministrazioni, in particolare alle organizzazioni che hanno sedi periferiche (ad esempio le sedi all’estero) o che hanno moltissimi dipendenti (si pensi soprattutto agli enti territoriali di vaste dimensioni), senza necessariamente seguire le dinamiche tradizionali (quali la compilazione a mano del questionario cartaceo, lo svolgimento dell’indagine concentrata in un’unica sessione, lo spostamento di più dipendenti da una sede all’altra per svolgere l’indagine ...). A questo proposito, sarà cura dell’amministrazione che dispone già di una banca dati dei questionari e che sia interessata alla realizzazione di una procedura per l’importazione dei dati sul kit benessere, scaricare dall’area Rilevazioni del kit lo schema XSD predisposto appositamente come descrizione della struttura XML utile per la realizzazione di un file con tracciato dati predefinito in modo da poter acquisire/aggiornare i questionari a sistema attraverso una procedura automatica. 30 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 1. Registrazione al sistema Ogni amministrazione può utilizzare il kit del benessere organizzativo, seguendo la procedura di registrazione a cui si ha accesso dalla home page http://www.magellanopa.it/BenessereOrganizzativo/ Nota: se si è effettuata la registrazione al sistema con la precedente versione, non occorre ripetere la procedura, per accedere all’area di rilevazione si possono utilizzare le precedenti credenziali. Per effettuare la registrazione occorre cliccare sul link Registrati presente nel lato sinistro della Homepage (Figura 1). Figura 1 - Homepage Si avrà così accesso al format di registrazione (Figura 2) nel quale occorre inserire le informazioni richieste. Il format di registrazione compilato dovrà essere stampato e inviato via fax al Dipartimento della Funzione pubblica. Successivamente, il responsabile della ricerca o del procedimento (d’ora in poi denominato: l’amministratore del software) riceverà nella sua casella di posta elettronica la password per accedere alla propria area riservata del kit (Figura 3). Il software, dunque, non va scaricato ma è disponibile on line. 31 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 2 - Form di registrazione Figura 3 – Area riservata 32 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 2. Password dimenticata L’utente registrato al sistema di monitoraggio del Benessere Organizzativo che ha smarrito le credenziali per effettuare l’accesso può, attraverso il link Password dimenticata, recuperare i propri dati. Nell’area di figura 4 viene richiesto di inserire l’indirizzo e-mail, usato per la registrazione, Figura 4 – Password dimenticata al quale inviare i dati utili per effettuare l’accesso al sistema. 33 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 3. Area materiali/ Area Esperienze Dalla homepage del sistema (Figura 1) è possibile accedere alla consultazione dei materiali o all’area esperienze. Il funzionamento e la struttura delle due sezioni è pressoché identico, varia solamente la tipologia di informazioni ivi presenti. L’utente che non ha effettuato l’accesso al sistema potrà consultare le due aree ma ne Figura 5 – Lista materiali potrà visionare solo gli elementi che le Amministrazioni hanno inserito e reso accessibili a tutti. 34 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4. Area riservata Inserendo le credenziali in proprio possesso e cliccando sul tasto Entra è possibile accedere all’area riservata (Figura 3) nella quale saranno presenti tutte le funzionalità a cui si è abilitati. Le operazioni preliminari La prima operazione che l’amministratore deve effettuare consiste nel prelevare la presente Guida, scegliendo l’opzione Consulta guida dal menù di sinistra dell’area Guida e documenti o dalla schermata iniziale. Successivamente, si procederà alla rilevazione e si potrà scegliere di condurre la rilevazione in due modalità alternative. 1) Prelevare il questionario di rilevazione in formato word (cliccando su Preleva questionario). Il questionario può essere condiviso con il gruppo di lavoro e utilizzato nelle riunioni con le altre componenti dell’amministrazione (organizzazioni sindacali, dirigenti, committenza, ecc), coinvolte nella ricerca intervento. Nel caso si segua questa modalità tradizionale, il questionario va stampato per l’attività di somministrazione e distribuito agli utenti che partecipano alla ricerca. Al termine della somministrazione, i dati dei questionari dovranno essere riportati manualmente – questionario per questionario - all’interno della pagina on line del kit benessere dell’amministrazione, secondo le modalità tradizionali già seguite dalle organizzazioni. 2) Nel caso in cui, invece, l’amministrazione disponga di una propria procedura di archiviazione dei dati dei questionari somministrati al personale potrà realizzare la procedura di creazione del file XML, seguendo quanto riportato nello schema XSD, che permetterà poi l’acquisizione automatica dei dati dal kit benessere organizzativo, effettuando l’inserimento del XML nell’apposito spazio presente nell’area di rilevazione. E’ bene sottolineare che, se l’amministrazione NON DISPONE di una procedura di somministrazione dei questionari già automatizzata, non ha necessità di consultare il file XSD e quindi NON POTRA’ scegliere di effettuare la rilevazione secondo questa seconda modalità e dovrà, necessariamente, seguire la prima modalità. 35 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.1 Area modifica dati Cliccando sul link Modifica Dati, l’utente potrà modificare i dati inseriti in fase di registrazione e le credenziali associategli per effettuare l’accesso al sistema (Figura 6). In caso di errori nella compilazione dei campi o di mancanza di informazioni obbligatorie, il sistema li notificherà con opportuni messaggi, al momento del salvataggio dei dati. Per annullare l’operazione senza apportare modifiche basta cliccare sul tasto Annulla. Figura 6 – Modifica Dati 36 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.2 Area rilevazioni in corso Dopo aver effettuato le operazioni preliminari, l’amministratore deve inserire all’interno del sistema le informazioni sulla ricerca che si sta per realizzare. Per fare ciò accede alla funzione Rilevazione in corso (dal menù di sinistra dell’area Rilevazioni o dalla schermata iniziale) e successivamente sceglie l’opzione Aggiungi questionario. Al termine di tali passaggi preliminari, l’amministratore riutilizzerà il software dopo la somministrazione del questionario, quando dovrà procedere all’immissione dei dati. Nell’area rilevazioni in corso, saranno presenti eventuali questionari associati ad una rilevazione che è ancora in corso (figura 7). Sulla lista dei questionari è possibile: Ordinare gli elementi presenti cliccando sul’intestazione di colonna Aggiungere un nuovo questionario, attraverso il link Aggiungi questionario Eliminare un questionario tramite il link Elimina presente accanto all’elemento da eliminare Accedere alle schede del questionario (Figura 8) cliccando sul link Dettagli presente accanto al questionario desiderato Sulla lista dei questionari sono inoltre visibili altre due informazioni: la data di creazione del questionario lo stato della rilevazione (aperta e/o chiusa). Figura 7 – Rilevazioni in corso 37 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine In questa sezione è presente il link per l’importazione dei questionari, per maggior dettagli vedi paragrafo 3.5. Al termine della rilevazione in aula, i questionari devono essere contati per desumerne il numero effettivo da inserire all’interno del software. Successivamente, i questionari vengono suddivisi e assegnati ai singoli operatori che si occuperanno del data entry. Sarà compito del data entry assegnare un numero identificativo ad ogni questionario. Tale operazione è indispensabile per permettere, in caso di errore o di inserimento non completo del questionario, il suo ritrovamento all’interno del software. Solo dopo aver contato il numero dei questionari raccolti, l’amministratore accede al kit e avvia le procedure per realizzare l’inserimento dei questionari e analizzare, così, i risultati emersi. Avviata la procedura di inserimento dall’Amministratore che inserirà la rilevazione in corso, al data entry comparirà una schermata in cui viene indicato il numero del questionario assegnato18. 18 Per inserire un questionario, l’operatore data entry sceglie l’opzione ‘’ aggiungi questionario’’. A questo punto compare una schermata in cui sono riportati due valori numerici: il primo valore indica la rilevazione (compare il valore 1 per la prima ricerca fatta in assoluto dall’Ente); il secondo valore riporta il numero identificativo del questionario (per esempio, il valore 1/6 indica: rilevazione numero 1 identificativo questionario 6). 38 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.3 Schede Questionario Figura 8 – Schede questionario Il questionario è composto da 67 domande relative a comportamenti e condizioni osservabili nell’ambiente di lavoro, così suddivise: La prima parte raccoglie una serie di dati sulla persona che compila La seconda parte focalizza l’attenzione sulle caratteristiche dell’ambiente di lavoro La terza parte si sofferma sui temi della sicurezza del posto di lavoro La quante parte individua alcune condizioni di benessere e malessere nel contesto organizzativo La quinta parte vuole rilevare il benessere psicologico dei lavoratori e l’apertura all’innovazione dell’Amministrazione 39 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine NOTA: Durante la compilazione delle schede la mancanza di informazioni o l’errato inserimento viene notificato con opportuni messaggi. Per salvare le informazioni inserite occorre cliccare sul tasto Salva e non sulle linguette delle schede, le quali consentono esclusivamente di prendere visione del questionario. La compilazione del questionario può essere interrotta in qualsiasi momento, riaccendendo successivamente per completarla senza perdere le informazioni precedentemente salvate. Per annullare i dati inseriti senza salvare alcuna informazione basta cliccare sul tasto Annulla. Successivamente, con l’ausilio del mouse, dopo aver fatto click sull’opzione Dettagli si dovranno compilare le diverse domande rifacendosi sempre al questionario cartaceo di riferimento. Va ricordato che le risposte sono esclusive, cioè ad ogni domanda può corrispondere una sola risposta. Nel caso il compilante non abbia risposto bisogna sceglier l’opzione “Non risponde”, presente ad ogni domanda. Nella schermata per l’inserimento del questionario, in alto sono riportate le diverse parti da completare. Inseriti i dati relativi a tutte le pagine, il questionario può essere archiviato, scegliendo l’opzione Termina. Ripetendo la procedura sarà possibile procedere all’immissione di tutti gli altri questionari. Vale la pena sottolineare che più persone, da postazioni di lavoro diverse, possono accedere al software. 4.4 Elenco Rilevazioni Dal link Elenco rilevazioni l’utente amministratore può accedere alla lista delle rilevazioni effettuate per la sua Amministrazione (Figura 9). Sulla lista delle rilevazioni è possibile: ordinare gli elementi presenti cliccando sul’intestazione di colonna; Aggiungere una nuova rilevazione, attraverso il link Aggiungi rilevazione, visibile se tutte le rilevazioni presenti sono state ultimate e chiuse; Eliminare una rilevazione e i questionari ad essa associati tramite il link Elimina presente accanto all’elemento da eliminare; Accedere alle lista dei questionari (Figura 7) cliccando sul link Dettagli presente accanto alla rilevazione Chiudere una rilevazione aperta agendo sul link Chiudi, visibile accanto alla rilevazione che si trova in stato aperta. A questo proposito, bisognerà fare molta attenzione e controllare tutti i dati inseriti perché, una volta chiusa la ricerca, non la si potrà più riaprire. Con la chiusura della rilevazione, inoltre, verranno chiusi tutti i questionari ad esso associati, compresi quelli non completati. 40 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 9 – Lista rilevazioni 41 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.5 Acquisizione questionari Per utenti esperti Tra le nuove funzionalità messe a disposizione delle Amministrazioni, vi è quella per l’acquisizione automatica dei questionari somministrati ai propri dipendenti. Al fine di agevolare il lavoro di inserimento dei dati dei questionari è stata realizzata un’area che consente di caricare un file con formato dati predefinito. Per accedere a questa funzionalità occorre scaricare il file in formato xsd che si trova cliccando sulla voce Scarica file per importazione (Figura 10), il file scaricato dà indicazioni di come deve essere la struttura per consentire l’upload automatico dei questionari. Figura 10- Scarica file XSD NOTA: nel processo di upload dei questionari assicurarsi che il numero di questionario sia univoco per ogni questionario da inserire e che non vi siano a sistema questionari con lo stesso numero altrimenti i dati verranno sovrascritti. Nella sezione Rilevazioni in corso se l’Amministrazione ha rilevazioni aperte trova il link Importa questionari che consente di accedere all’area di acquisizione dei file. Inserito il file con i dati e cliccato il tasto Importa il sistema effettua dei controlli di validità sul file da acquisire e, se questo risulta valido, i dati al suo interno saranno automaticamente salvati nella base di dati del sistema ed è possibile visualizzare l’esito dell’importazione, come riportato in figura 11. Nella lista dei questionari saranno inserite tante righe quanti sono i questionari importati. 42 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 11- Scarica file XSD 43 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.6 I Risultati Il software mette a disposizione dell’Amministrazione un sistema automatico di elaborazione dei dati inseriti, visualizzando diversi grafici, i relativi fattori e gli indicatori del benessere organizzativo monitorati attraverso i questionari. I dati visualizzati permettono di individuare quali sono i punti di criticità e quelli di eccellenza , restituendo un’immagine dell’organizzazione, che effettua l’elaborazione, attraverso una lettura in termini di benessere-malessere organizzativo. Per procedere all’analisi dei dati, occorre selezionare la voce I Risultati (nella sezione Elaborazioni) ed accedere alla schermata di figura 12, nella quale è necessario selezionare dai menù a tendina presenti, il tipo di grafico che si vuole elaborare. Più parametri di valutazione vengono selezionati, più i dati saranno specifici. NOTA: se dal menù a tendina della tipologia di grafico, viene scelta la voce Suggerimenti gli altri filtri vengono automaticamente disabilitati. Analogo discorso vale per la selezione dell’opzione di elaborazione delle risposte non date per i questionari che disabilita tutti i filtri fatta eccezione per la tipologia di grafico e l’eventuale rilevazione di riferimento. Tale scelta si è resa necessaria in quanto difficilmente su ricerche troppo dettagliate vengono restituiti dei risultati, in quanto il sistema per garantire il rispetto della privacy non visualizza dati derivanti da un numero di questionari minore o uguale a 2. Impostati i filtri desiderati, come ad esempio riportato nella schermata di figura 13, si potrà procedere con l’elaborazione cliccando sul link Elabora Dati e visualizzarne il risultato (Figura 13). 44 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 12 – I Risultati Dal tasto Esporta dati è possibile estrapolare dal sistema la tabella dei dati in un foglio excel, analogamente dal tasto Salva Immagine è possibile salvare il grafico visualizzato come file immagine. 45 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 13 – I Risultati 46 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.7 Area Confronta dati Nell’ottica di fornire uno strumento che favorisca un processo di miglioramento continuo delle organizzazioni, la funzionalità di benchmarking, consente alle Amministrazioni, registrate al sistema, di elaborare report di confronto dei propri dati con quelli delle altre PA. Effettuato l’accesso al sistema dal link Confronta Dati, è possibile elaborare report di confronto. A tal fine, è necessario selezionare dai menù a tendina presenti, il tipo di grafico che si vuole elaborare e l’anno di rilevazione (Figura 14). Gli altri filtri presenti sono facoltativi, servono esclusivamente per consentire un confronto su dati più specifici. NOTA: Il sistema per garantire il rispetto della privacy non visualizza dati derivanti da un numero di questionari o da un numero di Amministrazioni minore o uguale a 2. Effettuata l’elaborazione, è possibile salvare la tabella dei dati su un file excel cliccando sul link Esporta dati ed è inoltre possibile salvare l’immagine dal tasto Salva Immagine. I diagrammi sono scaricabili anche come fogli di lavoro Excel. Questo consentirà, alle amministrazioni che lo desiderano, di fare eventuali, ulteriori incroci di dati non previsti dalla procedura on-line. 47 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 14 – Confronta dati 48 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.8 Area Analizza dati su anno Nell’area di analisi dei dati su anno le Amministrazioni possono valutare gli effetti che eventuali interventi di miglioramento intrapresi nella propria organizzazione, hanno prodotto nella sensazione di benessere percepita dai dipendenti. Il software, infatti, permette di confrontare i risultati di ricerche condotte in anni differenti e di ottenere una risposta istantanea in termini numerici e fattore per fattore. Per effettuare l’analisi occorre selezionare la tipologia di grafico da elaborare e gli anni da confrontare. Gli altri filtri presenti sono facoltativi e servono esclusivamente per consentire un confronto su dati più specifici. 49 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 15 – Analisi dati su anno NOTA: Il sistema per garantire il rispetto della privacy non visualizza dati derivanti da un numero di questionari minore o uguale a 2. 50 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.9 Area preleva matrice dei dati Dall’area preleva matrice dei dati è possibile, selezionata la rilevazione di interesse, Figura 16 – Preleva matrice dei dati elaborare un file excel con le risposte ottenute per ciascun questionario associato alla rilevazione selezionata. 51 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.10 Area di gestione utenti Ogni Amministrazione può abilitare uno o più dipendenti all’inserimento nel sistema dei dati dei questionari somministrati. L’abilitazione dell’utente è a carico dell’amministratore del software che può, dalla sezione Gestione Utenti, inserire i Data Entry. Tali figure avranno accesso esclusivamente all’area di inserimento dei questionari per inserirne di nuovi o modificare questionari precedentemente inseriti. Esistono, pertanto, due livelli di accesso al software: un livello amministratore (I livello) e un livello utente (II livello), a cui corrispondono caratteristiche diverse. Per l’attivazione di un nuovo utente, una volta entrati nell’area di gestione utenti (Figura17), Figura 17– Gestione Utenti occorre cliccare sul tasto Aggiungi Utente e compilare il format che si visualizza (Figura 18). I Data-Entry possono essere: Bloccati all’accesso accedendo alla scheda e cliccando sul tasto Blocca; Eliminati dal sistema, cliccando sul tasto Elimina presente nella lista; Recuperate le credenziali generando un’e-mail automatica cliccando sul link Reinvia Psw. Figura 18– Area inserimento Data Entry 52 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine NOTA: La schermata iniziale della pagina web del data entry è diversa da quella dell’amministratore. Per inserire un questionario il data-entry - dopo aver ricevuto username e password dall’amministratore ed essersi accreditato nella home page del kit, accede alla funzione Elenco questionari e successivamente dovrà cliccare sull’opzione Aggiungi questionario: in questo modo viene visualizzata la prima pagina del questionario, in formato elettronico, nella quale il data entry inserisce i dati del questionario con il numero associato Successivamente, dal per sistema corrispondente l’immissione dei dati, al cartaceo segue le in suo medesime possesso. operazioni dell’amministratore illustrate a pagina 10 della presente Guida (Area rilevazioni in corso). 53 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.11 Gestione settori lavorativi All’interno della scheda anagrafica del questionario (Figura 8), tra le informazioni richieste vi è quella di specificare il Settore Lavorativo di appartenenza dell’utente che ha compilato il questionario, il valore da inserire può essere selezionato dal menù a tendina oppure digitato nella casella di testo presente e varrà automaticamente salvato nella base di dati. L’amministratore può in qualsiasi momento inserire nuovi settori lavorativi, modificare quelli esistenti o eliminarli a patto che essi non siano associati a questionari, per far ciò basta Figura 19– Area gestione settori lavorativi accedere all’area Gestione settori lavorativi (Figura 19). Questa però è un’operazione che l’amministratore di sistema deve necessariamente fare prima di iniziare la somministrazione del questionario. Riepilogando, dunque, è possibile: Effettuare l’inserimento di un nuovo settore basta cliccare sul link Aggiungi Elemento. Verrà visualizzata una casella di testo nella quale inserire la denominazione del settore da inserire. Il sistema verifica che la dicitura da inserire non sia già presente, se vi sono errori li notificherà con opportuni messaggi; Modificare un settore già presente cliccando sul tasto Modifica che visualizza una casella di testo contenente la dicitura da modificare; Eliminare un settore lavorativo presente cliccando sul tasto Elimina. L’eliminazione è possibile solo se l’elemento da eliminare non risulta associato a nessun questionario. 54 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.12 Gestione classificazioni Da questa sezione è possibile inserire nuove voci che saranno visualizzate nei diversi menù a tendina presenti nella scheda anagrafica del questionario. Se si ha la necessità di inserire, modificare o cancellare una nuova dicitura, ad esempio nel menù a tendina delle aree professionali, basterà selezionare la dicitura area professionale dal menù a tendina presente in figura 20 e cliccare sul tasto Visualizza. Il sistema visualizza la lista contenente gli eventuali altri elementi inseriti dall’Amministrazione sui quali sarà possibile effettuare operazioni di: Modifica di un elemento già presente cliccando sul tasto Modifica si visualizza una casella di testo contenente la dicitura da modificare; Eliminazione di un elemento presente. Cliccando sul tasto Elimina il sistema verificherà che l’elemento non sia associato ad alcun questionario prima di procedere all’eliminazione; Inserimento di un nuovo elemento. Cliccando sul link Aggiungi Elemento viene visualizzata una casella di testo nella quale inserire la denominazione da utilizzare. Il sistema verifica che la dicitura da inserire non sia già presente, se vi sono errori li notificherà con opportuni messaggi. Se in lista non vi sono elementi, il sistema visualizza automaticamente l’area in cui poter effettuare l’inserimento. Figura 20– Area gestione classificazioni 55 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine 4.13 Gestione Materiali ed Esperienze Le due sezioni, presenti nel sistema, hanno funzionalità identiche, cambia esclusivamente il contenuto informativo. A) ESPERIENZE L’Amministrazione che ha effettuato l’accesso all’area riservata, può: Consultare la lista delle esperienze (Figura 21) inserite dalle altre PA che siano state condivise con tutti gli utenti della rete o tulle le amministrazioni registrate al kit; Visualizzare il dettaglio di una esperienza cliccando sul link Seleziona; Ricercare una specifica esperienza; Inserire una propria esperienza cliccando sul tasto Nuova Esperienza (figura 22); Modificare una propria esperienza; Eliminare una propria esperienza. E’ un elenco che si arricchisce continuamente con l’inserimento - a richiesta - di una propria esperienza una volta terminata l’indagine. Si tratta di documentazione importante non solo per il confronto tra le varie indagini realizzate, ma utile soprattutto per quelle Amministrazioni che non hanno mai condotto un’indagine interna sul clima interno. Attraverso la lettura di questi documenti - condivisi con tutte le amministrazioni della rete iscritte al kit - si può infatti usufruire delle esperienze delle varie organizzazioni pubbliche, rifarsi a casi concreti e replicarli al proprio interno in un’ottica di trasparenza e collegamento. 56 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 21– Lista esperienze NOTA: per maggior tutela e sicurezza nei confronti di tutte le amministrazioni iscritte al kit, le nuove Esperienze e le modifiche fatte su di esse verranno preventivamente autorizzate dal Dipartimento prima di essere rese visibili: per tale motivo una nuova Esperienza non sarà immediatamente visibile nella lista e una modifica farà sparire l’elemento modificato dalla lista, fino ad approvazione di Esperienza da parte del DFP. 57 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Figura 22- Inserimento esperienza NOTA: per avere maggiori informazioni sull’utilizzo delle funzionalità presenti nell’area di inserimento del testo di una pubblicazione o esperienza si rimanda alla lettura dell’allegato A del manuale. B) MATERIALI Cliccando su Materiali, l’Amministrazione può inoltre consultare la lista delle pubblicazioni sul tema del benessere prodotte Dipartimento della Funzione pubblica nella collana Analisi e strumenti per l’innovazione. Si tratta dei manuali Benessere organizzativo e I circoli di ascolto organizzativo, della galleria di esperienze Amministrazioni alla ricerca del benessere organizzativo e Persone al lavoro, alcuni casi concreti italiani ed europei di amministrazioni che hanno intrapreso percorsi in direzione del miglioramento organizzativo. Dopo aver selezionato nel menù a tendina la tipologia di pubblicazione, si potrà scegliere la tipologia corrispondente a ‘’ I manuali ‘’, ‘’ I Rapporti ‘’ e ‘’ Le Esperienze ‘’. Sempre all’interno di questa stessa area, è possibile accedere alla documentazione normativa sul tema del benessere. In particolare: direttiva del 2004 del Ministro per la Funzione pubblica sulle misure finalizzate al miglioramento del benessere organizzativo; 58 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine decreto legislativo n. 81 del 2008, relativo alla definizione di ‘’ salute ‘’ (art.2), agli obblighi del medico competente (art. 25) e all’oggetto della valutazione dei rischi (art. 28); decreto legislativo n. 150 del 2009, relativo alle disposizioni per il contrasto del lavoro irregolare e per la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori (art. 14 comma 5); direttiva sulle modalità di funzionamento dei Comitati unici di garanzia per le pari opportunità, la valorizzazione del benessere di chi lavora e contro le discriminazioni (CUG), firmata il 4 marzo 2011 dal Ministro per le pari opportunità e dal Ministro per la pubblica amministrazione e l’Innovazione. 59 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine I Grafici Un ultimo approfondimento su alcune caratteristiche dei grafici. Il grafico Profilo generale Nel grafico Profilo generale sono visualizzati tutti i fattori e gli indicatori presi in esame dal questionario. APPROFONDIMENTI Il grafico Profilo generale Il grafico presenta degli istogrammi per ogni fattore e indicatore considerato19. Tutte le barre che formano gli istogrammi sono state colorate per facilitarne la lettura e l’interpretazione. Nel grafico le barre colorate di rosso presentano valori inferiori alla media generale e rappresentano punti di debolezza20; viceversa le barre colorate di verde raggiungono valori sopramedia e rappresentano punti di forza. 19 Si ricorda che l’indicatore Soddisfazione è costituito dagli indicatori positivi e negativi monitorati attraverso il questionario. 20 E’ bene comunque precisare che i diversi indicatori vanno anche raffrontati in rapporto alla media generale. Infatti, una media generale elevata descrive, di per sé, una situazione già positiva all’interno dell’ente. In questo caso i fattori colorati di rosso vanno considerati tenendo ben presente questa situazione. 60 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine APPROFONDIMENTI Come viene definito il punteggio dei fattori e degli indicatori Di ogni fattore e indicatore presente nel grafico, il software definisce un valore medio. La procedura per giungere alla definizione del valore medio si articola nei seguenti passaggi: per ogni partecipante viene sommato il punteggio delle singole domande del questionario che compongono il fattore o l’indicatore considerato (i valori considerati in base alla scala delle risposte, vanno da un minimo di 1° un massimo di 4)21; il risultato di tale somma è diviso per il numero delle domande stesse. Viene ottenuto così un punteggio medio per ogni partecipante; la somma dei punteggi medi di tutti i partecipanti è divisa per il numero degli stessi. In questo modo si definisce per ogni fattore e indicatore il valore medio di riferimento. Sommando il punteggio medio di ogni fattore/indicatore e, successivamente, dividendolo per il numero dei fattori stessi si ottiene il valore medio del grafico Profilo generale. Chi esamina i risultati dovrà osservare e valutare prima di tutto il valore sul quale si colloca la media, individuando i fattori che la superano e quelli che ne sono al di sotto. Quanto più il punteggio di un fattore si avvicina al valore 4, tanto più è percepito come presente nell’amministrazione (e viceversa). È importante ricordare che, poiché il punteggio di ogni singolo fattore, sulla base della scala di risposta del questionario, può variare in un range compreso tra 1 e 4, convenzionalmente la soglia di soddisfazione viene fissata a 2,6. APPROFONDIMENTI I fattori con valore semantico negativo Per alcuni fattori presenti in questo grafico: Gestione della Conflittualità – Percezione dello Stress – Richiesta lavorativa – Sintomi psicofisici, il software realizza una specifica procedura di inversione del punteggio, al fine di uniformare le modalità di lettura. Questi fattori, infatti, assumono una connotazione negativa (valore semantico negativo) quando sono percepiti come molto presenti nel contesto organizzativo (esempio: lo stress percepito come molto presente nell’organizzazione). Da un punto di vista di rappresentazione grafica, tali fattori nel caso in cui superassero il valore medio generale di riferimento, dovrebbero essere colorati di rosso, trattandosi di elementi di negatività. Tale elemento avrebbe potuto generare delle difficoltà nella 21 Per verificare la corrispondenza tra le domanda e i fattori del questionario, si rimanda agli “Approfondimenti” nel Capitolo precedente, paragrafo 2.1, Struttura del questionario. 61 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine lettura del grafico, in quanto ci sarebbero stati fattori sopra media colorati sia di rosso che di verde. E’ stato, allora, deciso di salvaguardare il principio per cui ciò che è a destra della media equivale a punti di forza e ciò che è a sinistra della media equivale ad una criticità. Per far questo, il punteggio del valore medio di questi fattori è stato invertito con una specifica funzione del software. Per questi quattro fattori, quindi, quando il punteggio si colloca sopra la media generale, il colore verde della barra sta ad indicare un punto di forza, perché tale fattore è percepito come poco presente nell’organizzazione (e viceversa). Questa procedura garantisce una lettura omogenea del grafico del Profilo generale, APPROFONDIMENTI Come leggere il grafico del profilo generale Per agevolare gli utenti nell’analisi del grafico, si riporta un esempio di grafico di Profilo generale, evidenziandone le modalità di lettura. In primo luogo la media generale (desumibile dalla tabella) è di 2,49. Questo valore si colloca di pochissimo al di sotto della soglia di soddisfazione. Tutti i fattori che superano la media sono considerati positivi e colorati di verde. Tra questi raggiunge il livello più elevato il fattore “Collaborazione tra colleghi”. Al di sotto della media si collocano i fattori critici colorati di rosso. In questo caso l’aspetto più critico è rappresentato dall’”Equità organizzativa”. 62 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Nell’esempio grafico sono evidenziati in giallo i fattori con valore semantico negativo. Di questi, risultano positivi (colorati di verde) la “Percezione dello stress” e la “Richiesta lavorativa”. Ciò vuol dire che tali fattori vengono percepiti come poco presenti nell’organizzazione. Infatti i punteggi reali di questi fattori hanno un valore medio basso (rispettivamente 2,07 e 2,15). Per uniformare le modalità di lettura è stata applicata la procedura di inversione del punteggio che ha portato a definire il valore presentato nel grafico (2,93 e 2,85)22. Le modalità di lettura degli altri grafici Le modalità di lettura del grafico Profilo generale si applicano anche alle seguenti tipologie di grafici: Indicatori positivi23 Supporto dei dirigenti Collaborazione tra colleghi Equità organizzativa Efficienza organizzativa Comfort ambientale Sicurezza lavorativa Apertura all’innovazione Grafico Indicatori Negativi Le modalità di elaborazione della media generale del grafico è la stessa del grafico Profilo generale. In questo caso, tuttavia, vengono colorate di verde le barre che presentano valori sottomedia, di rosso quelli sopra la media. Le barre verdi descrivono, infatti, item percepiti come poco presenti e che quindi non rappresentano criticità all’interno dell’organizzazione (trattandosi di indicatori negativi la loro scarsa presenza può infatti essere interpretata come elemento di positività). Per le barre rosse vale chiaramente il ragionamento opposto. APPROFONDIMENTI Gli altri grafici con modalità di lettura differente Le modalità di lettura di questo grafico si applicano anche alle seguenti tipologie di 22 A titolo esemplificativo la formula applicata in questo caso è 5-X, in cui X rappresenta il punteggio medio del fattore. Nel grafico preso in considerazione ad esempio con tale formula si può definire il valore della Richiesta lavorativa. Il punteggio medio è 2,15, applicata la formula 5-2,15, si ottiene il valore presente nel grafico: 2,85. Partendo dal punteggio presente nel grafico e applicando la stessa formula si può definire ogni volta il valore medio reale del fattore. 23 Gli indicatori positivi e negativi, che nel grafico Profilo generale sono inglobati nell’indicatore Soddisfazione, rimangono distinti in due grafici specifici, messi a disposizione tra tutti gli altri. 63 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine grafici o o o o Gestione della Conflittualità Percezione stress Richiesta lavorativa Sintomi psicofisici Grafico Richiesta lavorativa Le modalità di elaborazione della media generale del grafico è la stessa del grafico Profilo generale. Nel caso degli item esplorati da questo grafico non è possibile usare l’automatismo tra i colori e il significato positivo o negativo dell’item. Date le diverse interpretazioni (di valenza positiva o negativa a seconda dell’organizzazione o della persona che ha compilato il questionario24) che si possono dare alle domande che compongono questo fattore, in quest’area le barre non sono state colorate25; quindi i valori sopra media sono da considerarsi come molto presenti all’interno dell’amministrazione, i valori sotto media come poco presenti: la positività o negatività dell’item dovrà essere desunta dalla valutazione congiunta con altri item dello stesso grafico o con grafici diversi. APPROFONDIMENTI Il grafico Richiesta lavorativa 24 Ad esempio nel caso dell’item “Contatti frequenti con le persone” un valore molto basso e un valore molto alto possono essere considerati entrambi come criticità… nella percezione di chi valuta il proprio lavoro. 25 Anche se occorre precisare che valori elevati di questi fattori, in linea generale, presuppongono delle criticità all’interno dell’organizzazione. Per questo motivo nel grafico Profilo generale, l’istogramma riferito alla Richiesta lavorativa è colorato di rosso o di verde a seconda del punteggio. 64 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine I parametri I diversi grafici possono essere elaborati avvalendosi anche dei vari parametri messi a disposizione dal software, in questo modo è possibile ottenere un’analisi particolarmente dettagliata. In particolare il software offre la possibilità di visualizzare i risultati in maniera mirata rispetto ai seguenti parametri26: o o o o o o o L’anno di rilevazione. Il genere. L’età. Il settore lavorativo. La categoria contrattuale. La tipologia di contratto. L’anzianità nell’ente. I diversi parametri possono essere utilizzati singolarmente o in modo integrato (abbinandone più di uno) e consentono di passare dal dato aggregato (il totale della popolazione organizzativa rispondente) all’analisi mirata in sottogruppi. 26 Nel caso solo due persone rispondono ai criteri selezionati i dati non vengono visualizzati per salvaguardare la privacy. 65 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Allegato A: Il CMS – Struttura La struttura del CMS, che consente di formattare il testo inserito e includerci immagini e file effettuando le Figura 23- CMS stese operazioni che si eseguono su un foglio word,è visibile in Figura 23. I pulsanti per la formattazione del testo, posti sulla prima riga, consentono di impostare : il grassetto; il corsivo; il sottolineato; lo stile sbarrato; allineamento a sinistra il testo; allineamento al centro il testo; allineamento a destra il testo;; giustificare il testo; lo stile testo; la grandezza testo. Sulla fila sottostante si trovano le funzionalità per : tagliare del testo; copiare; incollare come testo semplice; incollare testo da word; ricercare una elemento all’interno del testo inserito; ricercare e sostituire del testo; inserire un elenco puntato; inserire un elenco numerato; 66 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine sposta testo verso l’esterno; sposta testo verso l’interno; cambiare colore al testo e sottolineare il testo. Seguono: tasti di inserimento e formattazione tabella; tasti per inserimento pedici e apici; tasto per accesso alla tabella dei simboli; Sull’ultima riga si trovano i tasti per: annullare ultima operazione; ripristinare l’ultima operazione; inserire collegamenti su un testo, o modificare/rimuovere collegamenti presenti; il tasto , che permette di determinare punti del testo o immagini su cui inserire la partenza o la destinazione (o entrambe) di un link; il tasto che permette all’utente di apportare modifiche su immagini inserite. Cliccando su questo tasto verrà aperta la schermata riportata in Errore. L'origine riferimento non è stata trovata.24, in cui l’utente troverà le informazioni relative all’immagine, con la possibilità di modificarle, e inoltre troverà i tab per definire l’aspetto e altre impostazioni dell’oggetto da modificare. Figura 24- impostazione immagine 67 Il Benessere Organizzativo – Guida alla realizzazione dell’indagine Il tasto consente all’utente di caricare nel sistema immagini. L’upload delle immagini avviene dalla schermata di Errore. L'origine riferimento non è stata trovata. 25, che consente all’utente di definire la cartella in cui salvare l’immagine e fare l’upload dal proprio pc. Figura 25- upload immagine Il tasto consente di effettuare l’upload di file che possono essere inseriti all’interno del testo in modo che l’utente finale ne possa fare il download. La schermata che darà accesso a tale funzionalità è riportata in Figura 26. Figura 26- upload immagine 68
Scarica
