Hub-PA – Versione 2.1.0
Manuale utente
(Marzo 2015)
Hub-PA è la porta d’ingresso al servizio di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) a
disposizione di ogni fornitore. Questo manuale spiega come caricare le proprie fatture affinché siano
trasformate nel formato XML FatturaPA, firmate digitalmente, inoltrate al Sistema d’Interscambio (SDI) e
seguite nella loro evoluzione attraverso i messaggi (notifiche, esiti) restituiti da SDI.
Accesso dell’Utente
Utente è ogni azienda registrata su Hub-PA in quanto interessata a inviare fatture elettroniche alla PA per
conto proprio o per conto di terzi. L’Utente ha associato l’elenco delle P.IVA per cui invia le fatture: se
opera per una sola P.IVA si tratta normalmente di un Fornitore, se opera per più P.IVA può essere un
Mediatore (ad esempio, un commercialista).
A ciascuna azienda Utente sono fornite una o più coppie di credenziali del tipo (Username, Password)
intestate ai suoi Operatori. Una volta avviata l’applicazione Hub-PA compare la seguente pagina che chiede
appunto all’Operatore di digitare le credenziali d’accesso:
Home page
Se l’accesso avviene correttamente compare la home page che presenta il seguente aspetto:
La colonna di sinistra offre la scelta fra due opzioni:
1

Flussi. È la schermata che registra le operazioni di caricamento delle fatture. Per le fatture compilate
manualmente il flusso corrisponde a una fattura, per quelle inviate via PEC o caricate con operazioni
di upload il flusso corrisponde all’intero lotto.

Fatture. È la schermata principale (e di default) che elenca tutte le fatture caricate dall’Utente con i
loro rispettivi stati d’avanzamento. È anche la schermata dalla quale è possibile passare al
caricamento di nuove fatture (vedi Pagina fatture).
Pagina Flussi
Scegliendo l’opzione Flussi si apre la seguente pagina:
I flussi sono riportati in ordine decrescente di Data creazione, in modo da mostrare per primi i flussi più
recenti. Ogni flusso è generato automaticamente dal sistema al momento della compilazione manuale di
una fattura o del caricamento di un lotto di fatture.
In questo esempio si vede un solo flusso, caratterizzato dai seguenti campi:

Codice flusso. È l’identificatore assoluto assegnato dal sistema alla singola operazione di
compilazione o di caricamento delle fatture.

Origine. Specifica la provenienza del flusso: Web = compilato manualmente;

Pdf = nome del file di documenti pdf;

Xml = nome del file di documenti xml-pa.

Data creazione. Indica la data e l’orario in cui il flusso è stato preso in carico dal sistema.

Stato. Indica il livello complessivo di elaborazione raggiunto dalle fatture di quel flusso:


Creato = flusso appena preso in carico;

In elaborazione = con almeno una fattura del lotto in elaborazione;

In verifica = con almeno una fattura del lotto sottoposta a verifica;

Completato = con tutte le fatture del lotto trattate completamente.
Cedente/prestatore. Contiene l’indicazione della P.IVA del Fornitore che ha emesso o per conto del
quale è stata emessa la fattura.
L’elenco dei flussi visualizzati può essere ridotto applicando filtri da impostare cliccando sul bottone
Modifica filtri e compilando la pagina riportata all’inizio della pagina seguente.
2
Dettaglio di un flusso
Cliccando sulla singola riga di flusso è possibile visualizzarne il dettaglio, come mostra la seguente figura:
Nel dettaglio del flusso vengono mostrati i campi principali e viene data la possibilità di scaricare il flusso
stesso, così com’è stato inviato al sistema (PDF, XML-PA, zip di PDF o zip di XML-PA). Nel pannello più a
destra è possibile controllare lo storico degli stati del processo di elaborazione del flusso, compresi gli orari
in cui il flusso ha subito un passaggio di stato.
Pagina Fatture
Scegliendo l’opzione Fatture si apre la seguente pagina:
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Le fatture sono riportate in ordine decrescente di N. fattura, in modo da mostrare per prime le fatture più
recenti. Come già detto, ogni Utente vede tutte e sole le fatture del Fornitore o dei Fornitori per conto dei
quali agisce.
In figura si vede una sola fattura, caratterizzata dai seguenti campi:

N. fattura. È l’identificatore attribuito alla fattura dal fornitore nell’ambito dello specifico sezionale
del Registro IVA.

Data fattura. Giorno di emissione della fattura, e quindi di attribuzione del N. fattura, da parte del
fornitore.

Cedente/prestatore. Identificativo (solitamente, ragione sociale) del Fornitore che ha emesso la
fattura da elaborare.

Cessionario/committente. Identificativo dell’ufficio PA destinatario della fattura, contenente anche il
relativo codice IPA.

Totale fattura. È l’imponibile complessivo della fattura.

Codice flusso. Riporta l’identificatore del flusso da cui proviene quella fattura (vedi la Pagina Flussi).

SDI. Rappresenta lo stato d’avanzamento della fattura nei rapporti con il SDI:


Da firmare = FatturaPA da sottoporre a la firma digitale;

Pronta per la consegna = FatturaPA firmata e inviata a SDI;

Non valida = diagnosi SDI per FatturaPA con errori;

Duplicata = diagnosi SDI per FatturaPA con stesso mittente e stesso numero di una
precedente;

Consegnata = FatturaPA inoltrata alla PA di destino;

Ritardo di consegna = diagnosi SDI per difficoltà d’inoltro alla PA di destino;

Non consegnabile = diagnostica SDI per impossibilità d’inoltro alla PA di destino;

Accettata = FatturaPA accettata dalla PA di destino;

Rifiutata = FatturaPA rigettata dalla PA di destino;

Scaduto periodo di accettazione = diagnosi SDI per PA di destino che non ha né accettato né
rifiutato la FatturaPA.
PEC. Rappresenta lo stato d’avanzamento della fattura inviata tramite il servizio PEC a destinatari non
PA: tale opzione esula dal servizio di fatturazione elettronica verso le PA e per questo motivo non
viene approfondita in questo manuale.
In analogia con l’elenco dei flussi, anche l’elenco delle fatture visualizzate può essere ridotto applicando
filtri da impostare cliccando sul bottone Modifica filtri e compilando la seguente pagina:
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Naturalmente nella Pagina Fatture si vedono solo alcuni campi delle fatture, quelli utili per riconoscerle e
osservarne lo stato.
Dettaglio di una fattura
Cliccando sulla singola riga di fattura è possibile visualizzarne il dettaglio, come rappresentato nella
seguente figura:
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Anche in questo caso, nel dettaglio della fattura vengono mostrati i campi principali e viene data la
possibilità di visualizzare o scaricare il file originale, di scaricare l’XML-PA elaborato a partire dalla fattura
originale e di visualizzare lo stesso XML-PA formattato con un foglio di stile specifico fornito da SdI.
Nei pannelli sottostanti, inoltre, è possibile visualizzare o scaricare gli allegati della fattura e controllare lo
storico degli stati di invio della fattura tramite il canale SDI e il canale di archiviazione sostitutiva. Di seguito
viene mostrata la visualizzazione di parte dell’XML-PA formattato con il foglio di stile fornito da SdI:
Il sistema, cliccando sul bottone Versione stampabile situato in alto nella finestra, permette anche di
visualizzare la versione stampabile del file.
Inserimento di nuove fatture
Nella parte alta della Pagina Fatture si trova il bottone Inserisci fattura, evidenziato in figura:
Cliccando su quel bottone si apre la seguente pagina:
6
La prima opzione riguarda la possibilità di compilare manualmente una fattura, mentre le altre si riferiscono
alle diverse opportunità di upload.
Upload di una o più fatture
Cliccando il bottone Scegli file a fianco di ciascuna opzione di upload è possibile selezionare dal proprio file
system un file nel formato desiderato (PDF, XML-PA, zip di PDF o zip di XML-PA). Una volta selezionato il file
è necessario cliccare sull’opzione ‘Carica flusso XX’ per eseguire il vero e proprio upload delle fatture. Nella
figura seguente è mostrata la schermata che viene visualizzata una volta caricato un file:
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In essa vengono elencati tutti i file caricati tramite upload. Immediatamente sotto alla lista di file è presente
un menu a tendina in cui è necessario selezionare il cedente/prestatore che emette tali fatture. Nel caso di
caricamento di singolo PDF è possibile anche caricare uno zip di allegati, selezionando il file dal proprio file
system e poi cliccando sull’opzione Carica archivio ZIP.
Compilazione manuale della testata
Cliccando sull’opzione Compila nuova fattura si apre una schermata con cui è possibile inserire
manualmente, campo per campo, i dati della nuova fattura.
Il riquadro MITTENTE è auto-compilato nel caso di Utente che opera su una sola P.IVA; se invece l’Utente
agisce come Mediatore per conto di più P.IVA si apre la seguente pagina che invita a scegliere lo specifico
Fornitore (cedente/prestatore) cui la fattura si riferisce:
Fatto questo, il riquadro MITTENTE è auto-compilato dal sistema.
Nella figura seguente si vede la zona alta della schermata, con la prima parte della testata:
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Il primo dato da inserire nella schermata della nuova fattura è il COD. UNIVOCO UFFICIO, vale a dire
l’identificatore unico dell’ufficio PA al quale la fattura è indirizzata e in caso di codice corretto il riquadro
DATI DESTINATARIO viene compilato automaticamente.
Cliccando sul pulsante DETTAGLI, compare la schermata visualizzata di seguito, in cui è possibile aggiungere
ulteriori informazioni relative al FORNITORE.
[schermata dettagli]
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Dati generali fattura
Il successivo gruppo è possibile definire : tipo documento, numero documento e data documento (vedi
figura seguente).
Compilazione manuale del corpo
Una volta che sia stata completata la compilazione della testata della fattura, i cui campi si assume siano
auto-esplicativi, la schermata si può scrollare ulteriormente verso l’alto per far apparire l’area di definizione
delle righe della fattura, come mostrato nella figura seguente:
Nell’esempio di figura si vede la presenza della riga n. 1 già caricata (eventualmente eliminabile con
l’opzione x) preceduta dalla form da compilare per l’introduzione di una nuova riga. Sia la riga già caricata
sia la form non mostrano tutti i possibili campi della riga, ma solo quelli (auto -esplicativi) necessari a
specificarne gli aspetti più rilevanti ai fini di un suo facile riconoscimento.
Per quanto riguarda la form, gli altri campi si possono compilare cliccando sul bottone Dettagli e
concludendo l’operazione con il bottone CONFERMA, mentre per la riga già caricata si deve cliccare sulla
riga stessa per accedere agli altri campi; in entrambi i casi si ottiene la rappresentazione dei campi
aggiuntivi come nella figura seguente:
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Una volta compilata una nuova riga si clicca sul bottone Salva, la riga viene acquisita e riportata nella
tabella sottostante (in ordine crescente di N.RIGA) e la form risulta svuotata e pronta per l’eventuale
caricamento della riga successiva.
Riferimenti
In questo blocco è possibile aggiungere uno o più riferimenti relativi ad esempio a contratti, ordini, ddt,
fattura collegata, ecc…
Eventuali codici CIG e CUP, devono essere inseriti in questa ssezione. Se eventualmente non fosse possibile
associare tali codici ad un contratto o a un ordine, è opportuno inse rire comunque un riferimento di tipo
Contratto con un numero fittizio 000 (con numerazione progressiva in caso di più codici).
Una volta completati i dati è necessario cliccare sul bottone Salva.
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I dati sullo stato di avanzamento dei lavori possono essere inseriti tramite l’apposito campo come mostrato
in figura.
Applicazione della cassa previdenziale
Nel caso il cedente/prestatore applichi un contributo cassa previdenziale alla sua fattura è prevista una
sezione apposita, precompilata con i dati ricavati dall’anagrafica:
L’utente può modificare i dati precompilati oppure mantenere quelli ricavati dall’anagrafica e poi applicare
il contributo cassa previdenziale alla fattura cliccando sul pulsante Salva.
Applicazione del bollo
Nel caso il cedente/prestatore applichi un’imposta di bollo alla sua fattura è prevista una sezione apposita,
all’interno della quale possono essere compilati i campi obbligatori:
L’utente può poi applicare l’imposta di bollo cliccando sul pulsante Salva.
Riepilogo iva
Man mano che si inseriscono le righe nel corpo della fattura viene generato automaticamente il riepilogo
IVA, in un riquadro che segue quello del corpo e che è illustrato nella figura seguente:
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La generazione del riepilogo IVA si basa sull’accorpamento dei dati delle righe che presentano la stessa
aliquota IVA, la stessa natura e lo stesso riferimento normativo. Pertanto, nel riepilogo IVA compaiono
tante righe quante sono le aliquote applicate nel corpo con i relativi criteri d’applicazione.
E’ possibile cliccando sul pulsante AGGIORNA DATI modificare alcuni campi della singola riga. In particolare
in caso di esigibilità differente da quella indicata nella tabella, è possibile cambiarla selezionado l’opportuna
modalità dal menu tendina.
Applicazione della ritenuta d’acconto
Nel caso il cedente/prestatore applichi una ritenuta d’acconto alla sua fattura è prevista una sezione
apposita, precompilata con i dati ricavati dall’anagrafica:
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L’utente può modificare i dati precompilati oppure mantenere quelli ricavati dall’anagrafica e poi applicare
la ritenuta d’acconto alla fattura cliccando sul pulsante Salva.
Totali
Sempre in modo automatico sono generati i totali riassuntivi dell’intera fattura, come nella figura seguente:
E’ possibile applicare SCONTI/MAGGIORAZIONI multipli sul totale fattura cliccando sul pulsante relativo e/o
inserire il valore dell’arrotondamento nel campo specifico.
Qualora fosse necessario, è possibile modificare liberamente gli importi del TOTALE FATTURA e del TOTALE
DA PAGARE, cliccando sul pulsante MODIFICA.
Condizioni di pagamento
Nella schermata sottostante è possibile selezionare una o più condizioni di pagamento, scegliendo tra
pagamento a rate, pagamento completo o anticipo fino all’esaurimento dell’importo dovuto.
Per ogni condizione è necessario inserire i relativi dettagli tramite la form riportata nell’immagine
sottostante. Il residuo a pagare sarà automaticamente aggiornato per ogni importo inserito.
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Completato l’inserimento di tutti gli importi dovuti è necessario cliccare su SALVA I DATI DI PAGAMENTO
affinché vengano registrati. E’ sempre possibile cancellare le eventuali righe non corrette cliccando
sull’opzione x.
Dati veicolo e Dati trasporto
Dettagli aggiuntivi relativi ai dati dei veicoli o ai dati di trasporto possono essere inseriti cliccando i relativi
pulsanti.
Nelle figure seguenti sono mostrati rispettivamente il pulsante e la finestra che appare per poter inserire le
informazioni aggiuntive relative ai dati veicolo.
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Di seguito invece quelle relative ai dati di trasporto. La partita iva dell’ANAGRAFICA VETTORE risulta essere
l’unico campo obbligatorio. Se si seleziona SI nel campo RESA si attivano campi aggiuntivi per specificarne
gli estremi.
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Completamento della fattura
Infine, è consentito corredare la fattura in costruzione con uno o più allegati, utilizzando il riquadro posto in
prossimità della fine della form, oppure inserire una o più causali al documento:
E’ possibile, sospendere momentaneamente la compilazione premendo su SALVA FATTURA. A questo punto
il documento verrà spostato nella sezione FATTURE DA INVIARE in attesa di completamento e il flusso
corrispondente
Quest’ultima immagine contiene, all’estremità inferiore, il bottone INVIA FATTURA (cerchiato in rosso) da
cliccare quando l’inserimento è completato. Cliccando su di esso il sistema ripropone i dati principali e
chiede conferma per l’invio della fattura:
Non appena i dati vengono confermati si verificano i seguenti eventi: (a) chiusura dell’attività di
compilazione manuale della fattura, (b) generazione automatica del formato XML FatturaPA, (c) firma
digitale di questa fattura elettronica, e (d) suo invio al SDI.
Visualizzazione della fattura
Il sistema, una volta elaborata la fattura, permette di visualizzarla in un formato PDF semplice e leggibile,
molto vicino al layout classico delle fatture generate dai sistemi gestionali. Per visualizzare tale formato è
sufficiente entrare nel dettaglio fattura, come descritto precedentemente, e cliccare sul botton e Vedi in
corrispondenza del campo File originale.
Nell’immagine seguente viene mostrato il PDF generato dalla compilazione manuale della fattura, file che
può essere comodamente salvato o stampato direttamente dal portale:
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Fatture da inviare
In questa pagina vengono visualizzate le fatture clonate, le fatture salvate e le fatture da verificare. Queste
ultime sono visibili nel caso in cui l’utente abbia deciso di verificare i documenti da sè attivando l’opzione
corrispondente sul portale HUB Amministratore.
Cliccando su una riga verrà aperta la pagina con la form compilata da cui è possibile modificare
manualmente i campi. Sono possibili tre azioni principali per ogni documento presente in questa sezione
come mostrato dall’immagine sottostante:
Il pulsante SCARTA FATTURA, elimina da questa sezione la fattura e il flusso collegato passa dallo stato In
Verifica allo stato Scartato. Potrebbe essere utile nel caso sia stato caricato un documento pdf errato
oppure eliminare un clone o una fattura salvata.
Il pulsante SALVA FATTURA, salva le eventuali modifiche apportate al documento tenendolo sospeso per
ulteriori modifiche prima dell’invio. Il flusso corrispondente rimane nello stato In Verifica.
Il tasto INVIA FATTURA, termina il processo di inserimento. La fattura a questo punto spostata da questa
sezione alla sezione FATTURE e il flusso corrispondente passa nello stato COMPLETATO.
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Clonazione
Partendo da una fattura inviata con una delle modalità classiche (per esempio compilazione online o invio
di fatture pdf ) è possibile creare un clone delle stesse. In figura è indicato il pulsante situato nel dettaglio di
ogni fattura inviata.
Cliccando sullo stesso, la fattura viene “clonata” e verrà inserita nella pagina fatture da inviare. Aprendo la
fattura, comparirà una form con i dati precompilati in cui sarà possibile eventualmente apportare modifiche
prima dell’invio effettivo. La fattura clonata manterrà il formato della fattura originale inviata con uno dei
canali standard, quindi verrà considerato comunque pdf nel caso in cui venisse clonata da una precedente
fattura inviata tramite quel canale specifico.
Verifica utente
Nel caso in cui fosse abilitata per il cedente prestatore questa opzione, le fatture pdf che verranno caricate,
se non rispettano la soglia di controllo stabilita, si fermeranno nella sezione fatture da inviare. Le verifiche
possono essere fatte sia dall’utente che si occupa solo di quel cedente prestatore o per suo conto da un
amministratore di più partite iva. In quest’ultimo caso all’utente finale risulterà sempre che l’attività di
verifica è svolta dal backoffice. Cliccando sulla riga corrispondente verrà aperta la schermata di verifica
mostrata in figura:
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Prima dell’invio è necessario che i campi evidenziati e/o le righe se gnalate tramite semafori siano corrette
dall’utente. Nel caso mostrato in figura il codice univoco ufficio è da controllare in quanto potrebbe essere
Verde
Il campo risulta affidabile. L’estrazione è molto probabilmente corretta.
Giallo
Il campo risulta sospetto. Il campo è sintatticamente corretto ma potrebbe
non esserlo semanticamente.
Arancione
Il campo risulta non valido. Potrebbe essere sintatticamente non corretto
non attivo.
In particolare il colore differenzia la tipologia di errore riscontrato nell’estrazione dei dati dal PDF come
mostrato nella tabella riportata di seguito.
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oppure non rispettare i vincoli di correttezza preimpostati
Rosso
Il campo risulta vuoto, cioè non è stato trovato sul documento.
Una volta terminata la correzione si potrà completare l’invio della fattura. Se per qualche motivo il
documento non risultasse corretto è sempre possibile scartarlo premendo sul pulsante corrispondente.
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Pagina risorse da firmare
Nel caso in cui per il cedente/prestatore non venga attivato il servizio integrato di firma digitale delle
fatture, è possibile accedere alla pagina del portale dal quale si possono scaricare le fatture in formato
XML-PA che devono essere firmate manualmente dall’Utente stesso, attraverso il suo certificato digitale. Di
seguito viene mostrata la finestra nella quale sono elencate tutte le fatture elaborate in formato XML-PA
che possono essere scaricate per la firma manuale:
Per ogni fattura vengono mostrati i campi identificativi e un campo denominato Ultimo download che
mostra la data e l’orario in cui il file è stato scaricato per l’ultima volta dall’utente.
L’utente ha la possibilità di selezionare una ad una le fatture presenti nella tabella tramite la
corrispondente spunta, oppure di selezionarle tutte cliccando sul bottone Seleziona tutte. Una volta
eseguita tale operazione basta cliccare sul bottone Scarica risorse selezionate e il sistema scaricherà in
automatico un archivio ZIP contenente tutti gli XML-PA corrispondenti alle fatture selezionate.
L’utente deve unicamente occuparsi di firmare digitalmente tutte le proprie fatture XML-PA generando i
corrispondenti file .p7m, aggiungere tali file a un nuovo archivio ZIP e caricare l’archivio contenente tutte le
sue fatture firmate attraverso il bottone Carica zip fatture firmate situato in alto a destra nella pagina. Il
sistema si occuperà in automatico di processare tali fatture e di inoltrarle al Sistema di Interscambio.
Pagina risorse firmate
Nel caso in cui per il cedente/prestatore non venga attivato il servizio integrato di conservazione sostitutiva
delle fatture, è possibile accedere alla pagina del portale dal quale si possono scaricare le fatture, firmate
digitalmente e già inoltrate a SdI, che il cedente/prestatore potrà archiviare nel proprio sistema d i
conservazione sostitutiva.
Di seguito viene mostrata la finestra nella quale sono elencate tutte le fatture firmate che possono essere
scaricate per la conservazione manuale:
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Anche in questo caso per ogni fattura vengono mostrati i campi identificativi e un campo denominato
Ultimo download che mostra la data e l’orario in cui il file è stato scaricato per l’ultima volta dall’utente.
L’utente ha la possibilità di selezionare una ad una le fatture presenti nella tabella tramite la
corrispondente spunta, oppure di selezionarle tutte cliccando sul bottone Seleziona tutte. Una volta
eseguita tale operazione basta cliccare sul bottone Scarica risorse selezionate e il sistema scaricherà in
automatico un archivio ZIP contenente tutti i file .p7m corrispondenti alle fatture selezionate. A questo
punto l’utente può portare le fatture scaricate nel proprio sistema di conservazione sostitutiva.
Pagina archiviazione
L’ultima pagina presente nel portale permette di visualizzare lo stato di archiviazione sostitutiva di tutte le
fatture inviate al SDI.
Nel caso in cui per il cedente/prestatore non venga attivato il servizio integrato di conservazione sostitutiva
delle fatture, è possibile accedere alla pagina del portale dal quale si possono scaricare le fatture, firm ate
digitalmente e già inoltrate a SDI, che il cedente/prestatore potrà archiviare nel proprio sistema di
conservazione sostitutiva.
Lo stato in cui si trova la fattura per quanto riguarda l’invio in conservazione sostitutiva viene mostrato
nella colonna Stato tramite una piccola icona esplicativa.
La fattura può trovarsi nei seguenti stati di archiviazione sostitutiva:

Pronta all’invio: quando è pronta per essere inviata al sistema di conservazione sostitutiva

Inviata: quando è stata inviata al sistema di conservazione sostitutiva

Accettata: quando è stata accettata dal sistema di conservazione sostitutiva

Rigettata: quando il tentativo di archiviazione più recente è stato rigettato dal sistema di
conservazione sostitutiva.
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
Annullata: quando sono esauriti i tentativi automatici di archiviazione. Lo stato può essere sbloccato
manualmente a seguito della risoluzione del problema.
Di seguito viene mostrata la finestra nella quale sono elencate tutte le fatture firmate che possono
essere scaricate per la conservazione manuale:
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APPENDICE
Attivazione verifica utente (HUB Amministratore)
Nella figura mostrata di seguito, è riportata la sezione dell’anagrafica del cedente prestatore collegata alla
verifica utente. Per poter abilitare questa opzione è necessario selezionare il valore SI dalla tendina. Di
default Il MINIMO,VOTO ESTRAZIONE PER VERIFICA UTENTE sarà 0,750. E’ possibile modificare la soglia
inserendo valori compresi tra 0 (template non ancora creato) e 1,000 (tutti i campi sono verdi). Se la soglia
è settata a 1 la verifica utente sarà automaticamente disattivata.
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