L’approccio IBM alla dematerializzazione: non solo tecnologia! Forum PA 2009 Master diffuso 11-14 maggio 2009 (versione 2.0) IBM oggi nel mondo Headquarter: Armonk, NY 400 mila dipendenti Financing Presente in 170 paesi Hardware Più del 65% dei ricavi generato al di fuori degli Stati Uniti 8 centri di ricerca e 24 laboratori di sviluppo Risultati finanziari nel 2008: - ricavi: 103,6 Mld US$ - utile netto: 12,3 Mld US$ | Altro Servizi Software Ripartizione dei ricavi 2008 © 2009 IBM Corporation IBM in Italia Presente dal 1927 Direzione Generale a Segrate (Milano) 17 sedi Circa 10.000 dipendenti * Oltre 3.500 business partner Ricavi totali: 2.370 M€ * A destra, una foto della sede di Segrate * I dati sono relativi al gruppo IBM Italia nel 2007 | © 2009 IBM Corporation Obiettivi di questa sessione Condividere quello che IBM ritiene essere il percorso ottimale per dematerializzare - ottimale: maggiori possibilità di successo, minori rischi - l’approccio nasce dalla collaborazione e dal confronto tra i nostri esperti di “consulenza di processo” e di “tecnologie” - l’approccio è anche frutto delle esperienze realizzate in progetti “tecnicamente assimilabili”, in vari settori Stimolare uno scambio costruttivo di esperienze, idee, opinioni con coloro che operano nella Pubblica Amministrazione, al fine di perfezionare ed arricchire tale approccio | © 2009 IBM Corporation Agenda Un inquadramento generale L’approccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo | © 2009 IBM Corporation Di quale fenomeno stiamo parlando? Quanti tipi di documenti? Deliberazioni Determinazioni Decreti Cedolini stipendio Fatture Documenti per richiesta e attivazione servizi Comunicazioni interne Comunicazioni esterne Certificazioni ... Quali numeri? 100 Mld di pagine stampate all’anno: 1,5 M€, 2 M alberi 50% cestinate dopo 30 minuti 16 enti PAC creano 110 M documenti, 160 M registrazioni in protocollo, 147 M documenti archiviati l’anno Diffuzione soluzioni (Comuni): - Workflow documentale 9% - Gestione documentale 9% - Nucleo minimo protocollo 61% Fonte: documenti istituzionali | © 2009 IBM Corporation Quali benefici possono essere realizzati? Efficacia - - Maggiore rapidità di trasferimento delle “pratiche”: tempi “morti” annullati Automazione della gestione delle informazioni: meno errori Disponibilità di informazioni più ampia, più tempestiva, più accurata: l’operatore è “più capace” di soddisfare la richiesta del cittadino Trasparenza dell’azione amministrativa: aumentano gli “stati osservabili” Efficienza: - Minori risorse dedicate alla gestione dei documenti: persone (da dedicare ad attività a maggiore valore per il cittadino), spazi, carta I potenziali risparmi individuati dal CNIPA Dalla fatturazione elettronica: 300÷400 M€ l’anno Dalla dematerializzazione del 10% dei documenti: 3 Mld € l’anno Dall’applicazione della Posta Elettronica Certificata ai documenti protocollati in uscita: 1 Mld € l’anno | © 2009 IBM Corporation Il cammino della Pubblica Amministrazione italiana Il processo parte da lontano... ...con risultati chiari! Qualche decina di provvedimenti dal 1997 ad oggi, con vari contenuti: - Studi - Linee guida - Regolamenti - Regole tecniche Ambito di intervento normativo sempre più ampio Contenuti e indicazioni sempre più precisi Il “sub-strato” normativo è ormai piuttosto sviluppato ed articolato Le indicazioni, anche tecniche, a supporto delle Amministrazioni sono ormai di dettaglio Il cliente ha acquisito dei “diritti” (DL 82/2005 – Codice Amministrazione Digitale) Dematerializzare non è una opzione, è un “must”! | © 2009 IBM Corporation Come sarà il “Government” del futuro Cittadino Impresa Integrare le informazioni Accesso ovunque, per tutto Collaborazione e partnership Focus sul Cliente Un “integratore”: analizza le esigenze, mette insieme i servizi, eroga al cliente per realizzare un reale beneficio Servizi facili da trovare, facili da richiedere ed attivare, con un’interazione semplice Chiedere le informazioni ed i dati una sola volta, per poi riutilizzarli quando serve Servizi migliori Risultati migliori Costi più bassi Mettere i diversi servizi insieme, in modo integrato, per dare reale valore al cliente Ridurre la complessità Migliorare l’accesso Soddisfare le esigenze Aumentare la presenza Migliorare l’offerta Realizzare l’eccellenza Aggiornare dati e info Proteggere dati e info Condividere dati e info Integrare i servizi Unire le forze Investire nelle relazioni One-Stop Citizen-Centred Business Model | © 2009 IBM Corporation Agenda Un inquadramento generale L’approccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo | © 2009 IBM Corporation L’ambito della proposta di approccio Protocollo concept create Fascicolazione review edit Fascicolazione + massimario di scarto + arch. sostitutiva Procedimenti Final version Portali Capture Knowledge Source paper capture disposition retention GroupWare Systems WWW Corporate Portal version publish mail capture Active/Inactive Use CD-Rom, Print on Demand, etc. PDF collection Firma digitale | © 2009 IBM Corporation Un approccio completo alla dematerializzazione Preparazione Disegno Implementazione Avviamento & Supporto Processi Definizione strategia & vincoli d’intervento Identificazione processi in ambito Definizione priorità intervento Persone Organizzazione Identif.ne gestione documentale Avv.to & supporto nuovi processi Ridisegno processi Identificazione KPI di processo Formalizzazine organizzazione attuale Identificazione ambito organizzativo Monitoraggio KPI di processo Ridisegno organizzazione Avv.to & supporto nuova organizzazione Ridisegno ruoli e skill Definizione linee guida di formazione Analisi fabbisogni formativi Definizione piano di formazione Erogazione formazione Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Tecnologia Formalizzazine processi attuali Com#01 Com#02 Identificazione Classi di Servizio Identificazione ambito tecnologico Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale | Ridisegno infrastruttura tecnologica Ridisegno infrastruttura di gestione Com#03 Com#04 Com#n Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation La Fase di Preparazione dell’intervento Preparazione Disegno Implementazione Avviamento & Supporto Processi Definizione strategia & vincoli d’intervento Identificazione processi in ambito Definizione priorità intervento Persone Organizzazione Identif.ne gestione documentale Avv.to & supporto nuovi processi Ridisegno processi Identificazione KPI di processo Formalizzazine organizzazione attuale Identificazione ambito organizzativo Monitoraggio KPI di processo Ridisegno organizzazione Avv.to & supporto nuova organizzazione Ridisegno ruoli e skill Definizione linee guida di formazione Analisi fabbisogni formativi Definizione piano di formazione Erogazione formazione Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Tecnologia Formalizzazine processi attuali Com#01 Com#02 Identificazione Classi di Servizio Identificazione ambito tecnologico Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale | Ridisegno infrastruttura tecnologica Ridisegno infrastruttura di gestione Com#03 Com#04 Com#n Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation La Fase di Preparazione dell’intervento Obiettivi Beneficio Concordare i risultati attesi dell’intervento Comprendere in modo qualificato l’ambito di esecuzione delle attività A B Definire in modo strutturato le priorità d’intervento Costo Valutazione ad alto livello dei processi da dematerializzare per identificare le priorità (quick win, driver strategici, aspetti normativi vincolanti e non-vincolanti) | High Frontline Staff Medium IT Group Customer Service Mgr. Low Riunioni, workshop, analisi documenti interni per la comprensione dettagliata del perimetro d’intervento Impact of Change Definire il piano di comunicazione Approccio B A Personnel Function Opponents Followers Enthusiasts Reaction to Change © 2009 IBM Corporation La Fase di Disegno dei processi Preparazione Disegno Implementazione Avviamento & Supporto Processi Definizione strategia & vincoli d’intervento Identificazione processi in ambito Definizione priorità intervento Persone Organizzazione Identif.ne gestione documentale Avv.to & supporto nuovi processi Ridisegno processi Identificazione KPI di processo Formalizzazine organizzazione attuale Identificazione ambito organizzativo Monitoraggio KPI di processo Ridisegno organizzazione Avv.to & supporto nuova organizzazione Ridisegno ruoli e skill Definizione linee guida di formazione Analisi fabbisogni formativi Definizione piano di formazione Erogazione formazione Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Tecnologia Formalizzazine processi attuali Com#01 Com#02 Identificazione Classi di Servizio Identificazione ambito tecnologico Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale | Ridisegno infrastruttura tecnologica Ridisegno infrastruttura di gestione Com#03 Com#04 Com#n Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation La Fase di Disegno dei processi Obiettivi Definire in dettaglio i nuovi processi, in funzione della configurazione attuale e delle funzionalità tipiche delle tecnologie, per consentire l’avvio delle attività di sviluppo Approccio Riunioni, workshop, analisi documenti interni e normative, per la comprensione dettagliata degli attuali processi Valutazione dei margini di miglioramento delle prestazioni dei processi attraverso l’utilizzo della tecnologia Formalizzazione della documentazione necessaria all’avviamento della fase di sviluppo Definizione delle metriche per la valutazione dei benefici (KPI) | Nucleo minimo protocollo Gestione documentale Workflow documentali © 2009 IBM Corporation Gli aspetti tecnologici Preparazione Disegno Implementazione Avviamento & Supporto Processi Definizione strategia & vincoli d’intervento Identificazione processi in ambito Definizione priorità intervento Persone Organizzazione Identif.ne gestione documentale Avv.to & supporto nuovi processi Ridisegno processi Identificazione KPI di processo Formalizzazine organizzazione attuale Identificazione ambito organizzativo Monitoraggio KPI di processo Ridisegno organizzazione Avv.to & supporto nuova organizzazione Ridisegno ruoli e skill Definizione linee guida di formazione Analisi fabbisogni formativi Definizione piano di formazione Erogazione formazione Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Tecnologia Formalizzazine processi attuali Com#01 Com#02 Identificazione Classi di Servizio Identificazione ambito tecnologico Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale | Ridisegno infrastruttura tecnologica Ridisegno infrastruttura di gestione Com#03 Com#04 Com#n Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation Gli aspetti tecnologici L’infrastruttura tecnologica Processi ridisegnati Tecnologie applicative Infrastruttura tecnologica Le tecnologie applicative Le tecnologie applicative devono rispondere alle esigenze definite nel ridisegno dei processi Due dimensioni: gestione workflow, gestione documentale Le modifiche applicative vengono definite, implementate, testate sia a livello “funzionalità”, sia a livello “sistema complessivo” | Classificazio ne delle informazioni Definizione Mission Critical (IC6) I dati di questa classe hanno elevata importanza per il gruppo o per una società Business Vital (IC5) I dati hanno elevata importanza per una società del gruppo Business Importante (IC4) I dati hanno importanza per il gruppo o una società Importante productive (IC3) Il dato ha importanza per specifiche attività Move (IC2) Il dato può essere archiviato Discard (IC1) Il dato può essere cancellato app5 Classificazione app2 db3 app3 db4 app4 db5 app1 db2 db1 dell’Informazione Missioncritical Business vital Business important Important productive Classi di servizio Platinum Gold Silver Bronze Enterprise ILM Policies Politiche ILM Caratteristiche Tecnologia storage Tier I Tier II Enterprise disk Non- enterprise disk Tier III Tier IV NAS or ISCI Tape © 2009 IBM Corporation Gestire la transizione Preparazione Disegno Implementazione Avviamento & Supporto Processi Definizione strategia & vincoli d’intervento Identificazione processi in ambito Definizione priorità intervento Persone Organizzazione Identif.ne gestione documentale Avv.to & supporto nuovi processi Ridisegno processi Identificazione KPI di processo Formalizzazine organizzazione attuale Identificazione ambito organizzativo Monitoraggio KPI di processo Ridisegno organizzazione Avv.to & supporto nuova organizzazione Ridisegno ruoli e skill Definizione linee guida di formazione Analisi fabbisogni formativi Definizione piano di formazione Erogazione formazione Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Tecnologia Formalizzazine processi attuali Com#01 Com#02 Identificazione Classi di Servizio Identificazione ambito tecnologico Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale | Ridisegno infrastruttura tecnologica Ridisegno infrastruttura di gestione Com#03 Com#04 Com#n Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation Gestire la transizione Obiettivi Individuare e gestire adeguatamente le resistenze interne Minimizzare l’impatto della transizione sulle prestazioni dei processi Approccio Comunicare in modo mirato e specifico per creare un clima di accettazione del cambiamento Definire in modo chiaro il ruolo e le responsabilità di ciascuno nel nuovo modello, sia per dare visibilità sulle nuove attività, sia per “mettere in sicurezza” i procedimenti Favorire lo sviluppo delle capacità e delle competenze in linea con le esigenze dei nuovi processi | Adeguamento “Devo fare ciò in questo modo" Reazione “Reagirò a questo cambiamento – se devo" Prova “Devo assorbire questo cambiamento" Percezione negativa “Mi sento minacciato da questo cambiamento" Commitment “Voglio fare ciò in questo modo" Azione “Agirò per raggiungere questo Prova cambiamento" “Mi metterò in gioco per questo cambiamento" Percezioni positiva “Vedo opportunità in questo cambiamento" Impegno “Mi sono chiare le implicazioni per me / noi " Comprensione “Ho capito perchè bisogna cambiare e cosa cambierà” Coscienza “Mi è stato detto qualcosa" © 2009 IBM Corporation La Fase di Avviamento & Supporto Preparazione Disegno Implementazione Avviamento & Supporto Processi Definizione strategia & vincoli d’intervento Identificazione processi in ambito Definizione priorità intervento Persone Organizzazione Identif.ne gestione documentale Avv.to & supporto nuovi processi Ridisegno processi Identificazione KPI di processo Formalizzazine organizzazione attuale Identificazione ambito organizzativo Monitoraggio KPI di processo Ridisegno organizzazione Avv.to & supporto nuova organizzazione Ridisegno ruoli e skill Definizione linee guida di formazione Analisi fabbisogni formativi Definizione piano di formazione Erogazione formazione Analisi stakeholder Definizione piano di comunicazione Tecnologia Formalizzazine processi attuali Com#01 Com#02 Identificazione Classi di Servizio Identificazione ambito tecnologico Formalizzazione infrastruttura tecnologica attuale | Ridisegno infrastruttura tecnologica Ridisegno infrastruttura di gestione Com#03 Com#04 Com#n Sviluppo tecnologie applicative Integrazione & test tecnologie applicative Installazione & configurazione componenti tecnologiche Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation La Fase di Avviamento & Supporto parazione Obiettivi gia nto ne bito one e Disegno Implementazione Avviare i processi “dematerializzati” AssicurareFormalizzazine alle persone l’adeguato supporto Ridisegno processi processi attuali Definizione priorità per operare nel nuovo modello, al fine di intervento Identificazione KPI di processo garantire le prestazioni attese Ridisegno Formalizzazine Fornire il punto di riferimento per la tempestiva organizzazione organizzazione Ridisegno ruoli e attuale soluzione delle problematiche operative skill Avviamento & Supporto Avv.to & supporto nuovi processi Monitoraggio KPI di processo Avv.to & supporto nuova organizzazione vo er o Approccio Progettazione ed implementazione di una Definizione linee Analisi fabbisogni Definizione piano guida di formazione di formazione “organizzazione temporanea” formativi di supporto, fino al funzionamento stabile dei processi Articolazione della struttura su diversi livelli, in Definizione piano di Com#01 Com#02 Com#03 Com#04 comunicazione relazione alla gravità e tipologia di Identificazione Sviluppo segnalazione Classi di Servizio tecnologie applicative Coinvolgimento tempestivo di specifiche Ridisegno infrastruttura Installazione & tecnologica di particolare capacità Formalizzazione tecniche per problemi configurazione infrastruttura componenti Ridisegno tecnologica attuale tecnologiche gravità infrastruttura di gestione | Erogazione formazione Com#n Integrazione & test tecnologie applicative Integrazione & test infrastrutture tecnologiche Avv.to & supporto tecnologie applicative Monitoraggio KPI di Servizio Avv.to & supporto infrastruttura tecnologica © 2009 IBM Corporation Agenda Un inquadramento generale L’approccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo | © 2009 IBM Corporation IBM Enterprise Content Management: servizi | © 2009 IBM Corporation IBM Enterprise Content Management: prodotti CLIENTS PRIMARY SERVICES Portals & Web Apps LOB & ISV Solutions Desktop Applications IBM OmniFind IBM FileNet P8 BPM IBM FileNet P8 Records Manager IBM CM OnDemand IBM FileNet P8 CM IBM CommonStore IBM FileNet P8 CFS & IICE REPOSITORIES | IBM CM Repositories IBM Domino Repositories FileNet Repositories SharePoint Repositories Other Repositories © 2009 IBM Corporation L’architettura FileNet P8 4.0 Clients Portals & Web Applications LOB & Partner Solutions Content Suites Desktop Applications Process Compliance Content Manager Image Manager AE Web Content Manager Team Collaboration Manager Business Process Manager Forms Manager Records Manager SharePoint Integration Capture Document Publisher Web Site Manager Business Activity Monitor Business Process Framework Records Crawler Email Manager Integration Content, Process & Compliance Services Manage Services Application Services Security Develop FileNet P8 Platform Content Federation Services Repositories FileNet Panagon® Repositories | FileNet P8 Content Repositories IBM Content Repositories Third-Party Content Repositories © 2009 IBM Corporation L’architettura di memorizzazione Applicazioni di gestione del ciclo di vita dell’informazione Classi di Servizio associate al valore dell’informazione Software di automazione delle politiche di memorizzazione Interfacce di accesso alle unità di informazione Dispositivi di memorizzazione per Classi di Servizio Salvataggio a garanzia della disponibilità dell’informazione Virtualizzazione delle aree di memorizzazione (storage) Dispositivi di archiviazione e conservazione a norma Classi di storage per diverse Classi di Servizio | © 2009 IBM Corporation Il “video-sportello” Uno sportello a distanza, dove il cliente vede, parla ed interagisce con l’operatore come fosse ad uno sportello di Sede La postazione è una base di partenza, che può essere sviluppata in vari modi: - - - Sportello Virtuale: interamente controllata in remoto dall’operatore Sportello Informativo: self service per la raccolta e fornitura di informazioni Sportello Transazionale: self service per lo svolgimento di operazioni Il cliente può consegnare e ricevere documenti cartacei, può compilare, firmare e trasmettere moduli con il supporto dell’operatore | © 2009 IBM Corporation Agenda Un inquadramento generale L’approccio che proponiamo Le nostre tecnologie I fattori critici di successo | © 2009 IBM Corporation I fattori critici di successo La collaborazione costante e costruttiva tra: - - - chi conosce i processi e le procedure del contesto organizzativo in ambito e gli specifici vincoli normativi chi conosce le tecnologie utilizzabili e le potenzialità di queste, a supporto della strategia di dematerializzazione e di miglioramento chi ha esperienza nella conduzione e gestione di interventi di ampio respiro e vasto impatto organizzativo Unitarietà del progetto, in due dimensioni: - dalla fase di progettazione dell’intervento, fino all’avviamento dei nuovi processi lungo tutti i “domini progettuali”, per la massima integrazione tra di essi La definizione chiara del “nuovo modello dei processi” da realizzare Una “gestione della transizione” adeguata Un monitoraggio continuo delle prestazioni anche dopo l’avviamento, per ulteriori miglioramenti | © 2009 IBM Corporation Grazie! Domande e commenti sono benvenuti! ?? Fabio Menis IBM Italia [email protected] | © 2009 IBM Corporation