MANUALE OPERATIVO - I TUTORI
Edizione n. 1 del 28 Settembre 2013
I TUTORI
Indice Del Manuale
1 - Introduzione al Manuale Operativo
2 - Area Tutore o Area Studente?
3 - Come creare tutti insieme i Tutori per ogni alunno?
3.1 - Come creare il secondo tutore per ogni alunno?
3.2 - Come eliminare il tutore per ogni alunno?
4 - Come creare un Tutore singolo?
5 - Come modificare un Tutore?
6 - Parentele
7 - Elenco Tutori
8 - Stampa credenziali per l’Area Tutore
1 - Introduzione al Manuale Operativo
Lo scopo di questo Manuale Operativo è quello di illustrare chi sono i tutori in Nuvola, come si creano e
come si possano stampare le credenziali per l’Area Tutore.
Ogni alunno può avere uno o più tutori a seconda delle necessità della Scuola.
I tutori vanno creati la prima volta seguendo esclusivamente le procedure sotto descritte.
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2 - Area Tutore o Area Studente?
In Nuvola esistono, fra le altre, due Aree da tenere distinte:
1) L’Area Tutore: è l’area riservata alla famiglia/ai tutori dell’alunno, all’interno della quale sono
presenti le varie informazioni, concernenti quell’alunno, che la Scuola ha scelto di condividere con i suoi
tutori.
2) L’Area Studente: è l’area riservata al singolo alunno, all’interno della quale sono presenti le varie
informazioni che la Scuola ha scelto di condividere con l’alunno stesso.
Attenzione: E’ importante non confondere le credenziali dell’Area Studente e quelle dell’Area Tutore in
quanto sono due aree di accesso completamente differenti. La Scuola può decidere se attivarne una
sola, entrambe, o nessuna delle due.
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3 - Come creare tutti insieme i Tutori per ogni alunno?
All’interno del software Nuvola i tutori si creano automaticamente nel momento stesso in cui vengono
importati gli alunni; pertanto, procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Anagrafiche ➜ Alunni
Si consiglia di procedere alla creazione dei tutori 200 alunni per volta: pertanto, nel paginatore in basso a
sinistra (sotto l’elenco di tutti gli alunni) scegliere “Mostra: 200 elementi per pagina”
Quindi mettere il segno di spunta in alto, in cima alla prima colonna, sul quadratino “Seleziona tutto” (1);
poi utilizzare l’azione di massa: “Crea tutore per ogni alunno” che si trova in alto a destra, sopra alla
tabella, e cliccare sul pulsante “Procedi” (2).
La sequenza va ripetuta per ogni pagina (il numero delle pagine totali è indicato in basso, nel paginatore
mostrato nell’immagine soprastante; se c’è scritto: Pagina 1 of 5, vuol dire che bisogna ripetere
l’operazione per cinque volte, una per ogni pagina).
Attenzione: l’azione di massa “Crea tutore per ogni alunno” serve per creare solo il primo tutore. Per
creare ulteriori tutori, quindi, bisogna utilizzare una differente azione di massa, come indicato nel
paragrafo successivo.
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3.1 - Come creare il Secondo Tutore per ogni alunno?
Nel caso in cui si voglia creare un secondo tutore (non indispensabile) per uno o più alunni, si deve
utilizzare la stessa procedura vista sopra per creare il primo tutore.
A differenza di quanto visto sopra, però, non devono essere necessariamente selezionati tutti gli alunni
della Scuola, ma basta individuare solo quello o quelli per cui si vuole creare il secondo tutore (utilizzare
eventualmente il sistema di filtri che si trovano in cima alla tabella per individuare più rapidamente gli
alunni di interesse).
Dopo averli selezionati, usare l’azione di massa “Crea SECONDO tutore per ogni alunno” e poi cliccare
su “Procedi”.
3.2 - Come eliminare il Tutore per ogni alunno?
In caso di errore è possibile eliminare i tutori creati. Per farlo, ci sono 2 alternative:
1) Procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Anagrafiche ➜ Alunni
Nella pagina contenente l’elenco degli alunni, è possibile scegliere gli alunni i cui tutori si vuole eliminare:
a) per selezionarli tutti, nel paginatore in basso a sinistra (sotto l’elenco di tutti gli alunni) scegliere
“Mostra: 200 elementi per pagina”
Quindi mettere il segno di spunta in alto, in cima alla prima colonna, sul quadratino “Seleziona tutto”.
Ricordarsi, al termine dell’operazione, di ripeterla per ogni pagina indicata nel paginatore.
b) se invece non devono essere eliminati tutti i tutori, basta individuare solo l’alunno o gli alunni il cui
tutore deve essere eliminato (utilizzare eventualmente il sistema di filtri che si trovano nella parte
superiore della tabella per individuare più rapidamente gli alunni di interesse) e selezionarli mettendo il
segno di spunta nel quadratino di fianco al nome dell’alunno.
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Dopo averli selezionati (tutti o solo alcuni), seguendo uno dei due metodi a) o b), usare l’azione di massa
“Elimina tutore per ogni alunno”, che si trova in alto a destra, sopra alla tabella, e cliccare sul pulsante
“Procedi”.
2) Procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Anagrafiche ➜ Tutori
Nella pagina contenente l’elenco dei tutori, è possibile scegliere quali eliminare:
a) per selezionarli tutti, nel paginatore in basso a sinistra (sotto l’elenco di tutti i tutori) scegliere “Mostra:
200 elementi per pagina”
Quindi mettere il segno di spunta in alto, in cima alla prima colonna, sul quadratino “Seleziona tutto”.
Ricordarsi, al termine dell’operazione, di ripeterla per ogni pagina indicata nel paginatore.
b) se invece non devono essere eliminati tutti i tutori, basta individuare solo quello o quelli che si vuole
eliminare (utilizzare eventualmente il sistema di filtri che si trovano nella parte superiore della tabella per
individuare più rapidamente i tutori di interesse) e selezionarli mettendo il segno di spunta nel quadratino
di fianco al nome del tutore.
Dopo averli selezionati (tutti o solo alcuni), seguendo uno dei due metodi a) o b), usare l’azione di massa
“Elimina”, che si trova in alto a destra, sopra alla tabella, e cliccare sul pulsante “Procedi”.
c) E’ comunque sempre possibile cliccare, nell’elenco dei tutori, sul pulsante giallo “Modifica”
in
corrispondenza del tutore da eliminare; nella pagina contenente il dettaglio di quel tutore, è possibile
procedere alla sua modifica (premendo il pulsante “Salva” alla fine: vedi paragrafo 5 relativo alla
modifica del tutore) o alla sua eliminazione (premendo il pulsante rosso “Elimina”, che si trova in
fondo alla pagina).
Il tutore non sarà eliminabile se quest’ultimo ha già provveduto ad effettuare il primo accesso.
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4 - Come creare un Tutore singolo?
Per creare un singolo tutore procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Anagrafiche ➜ Alunni
Nella pagina contenente l’elenco degli alunni, cliccare sul pulsante “Crea Tutore”
in corrispondenza
dell’alunno di interesse (per il quale si vuole creare il tutore), individuato usando i filtri.
Nella pagina di creazione del tutore, ci sono quattro schede dati a disposizione:
1. Anagrafica
2. Alunni
3. Comunicazioni
4. Altri dati
Al momento della creazione manuale del tutore non è obbligatorio compilare tutti i
campi; gli unici campi indispensabili per la creazione del tutore sono:
a) Cognome
b) Nome
c) Sesso
Per quanto riguarda tutti gli altri campi, possono essere compilati in un secondo momento dalla Scuola e
comunque possono sempre essere inseriti/modificati dal tutore stesso attraverso la propria Area Tutore.
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1. Nella scheda “Anagrafica” sono a disposizione tutti i dati anagrafici riguardanti il tutore in oggetto
2. Nella scheda “Alunni” si trova (o si trovano) l’alunno (o gli alunni) a cui il tutore è collegato: quindi,
il tutore può essere collegato a più alunni.
Utilizzando il pulsante “Aggiungi un altro alunno”, è possibile associare al tutore anche più di un alunno.
E’ inoltre possibile collegare a quell’alunno la parentela in relazione al tutore (per creare le parentele
vedere il paragrafo 6 di questo manuale operativo).
3. Nella scheda “Comunicazioni” si trovano i dati relativi alle comunicazioni con il tutore:
●
●
●
●
●
Telefono abitazione 1 e 2: non sono i contatti a cui verranno inviati in automatico eventuali
sms.
Invio Email: se è presente il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di
mandare comunicazioni ai tutori tramite email, l’email verrà inviata anche a quel tutore; se invece
non c’è il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare comunicazioni ai
tutori tramite email, l’email NON verrà inviata anche a quel tutore.
Invio SMS: se è presente il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare
comunicazioni ai tutori tramite SMS, il messaggio verrà inviato tramite SMS anche a quel tutore;
se invece non c’è il segno di spunta, nel momento in cui la Scuola deciderà di mandare
comunicazioni ai tutori tramite SMS, il messaggio tramite SMS NON verrà inviato anche a quel
tutore.
Email: è utile, oltre che per le comunicazioni via email, anche per il recupero delle credenziali da
parte del tutore.
Cellulare: utilizzato per l’invio di comunicazioni tramite SMS.
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I campi Email e Cellulare potranno essere compilati direttamente dal tutore
attraverso
l’Area
Tutore.
4. Nella scheda “Altri dati” si trovano altri dati inerenti al tutore, quali la professione o il titolo di
studio.
I campi “Professione” e “Titolo di studio” sono utilizzabili ai fini dell’Invalsi.
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5 - Come modificare un Tutore?
Le informazioni concernenti il tutore possono essere modificate in 2 modi:
1. In Area Tutore, da parte del tutore stesso.
2. In Area Alunni, da parte della Scuola.
Qui ci occuperemo di come è possibile modificare le informazioni relative ad un tutore partendo dall’Area
Alunni di Nuvola.
1) Innanzitutto, occorre procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione → Anagrafiche → Tutori
2) Quindi, nella pagina contenente l’elenco di tutti i tutori esistenti nella Scuola, occorre individuare il
tutore di interesse (utilizzando eventualmente il sistema di filtri che si trova nella parte superiore della
griglia).
3) In corrispondenza del tutore da modificare, cliccare sul pulsante giallo “Modifica”
4) Nella pagina contenente il dettaglio relativo a quel tutore, apportare le modifiche necessarie e premere
sul tasto “Salva” prima di uscire.
Rispetto alla fase di creazione sopra descritta, fra le varie informazioni presenti ce n’è una in più,
corrispondente alla scheda “Dati Portale”:
All’interno della sezione “Dati Portale” si trovano le indicazioni concernenti: username, password,
abilitazione del portale Area Tutore per quel tutore. E’ da qui che, se necessario, è possibile reimpostare
le credenziali del tutore (qualora questi le abbia dimenticate, per esempio).
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6 - Parentele
In Nuvola esiste un solo tipo di parentela già creato: tutore generico. Tuttavia, anche se non è
assolutamente obbligatorio farlo, la Scuola può creare, se lo ritiene opportuno, nuove parentele,
procedendo in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Archivi ➜ Parentele
Nella pagina contenente l’elenco delle parentele esistenti, cliccare sul pulsante “Aggiungi”
per creare una nuova parentela.
A questo punto occorre definire il nome della parentela (ad esempio: “Padre”) e cliccare sul pulsante
“Salva”
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7 - Elenco Tutori
L’elenco dei tutori esistenti in Nuvola si trova in Area Alunni:
Area Gestione ➜ Anagrafiche ➜ Tutori
La tabella si presenta nel seguente modo:
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8 - Stampa credenziali per l’Area Tutore
Per eseguire la stampa delle credenziali dell’Area Tutore eseguire i seguenti passaggi:
1 - Se non si è già fatto, occorre creare una categoria di documenti denominata “Documenti per Alunni”.
Per farlo, procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Stampe/Export ➜ Categorie
Nella pagina contenente l’elenco delle categorie, è possibile aggiungerne una nuova tramite il pulsante
“Aggiungi”
Definire il nome della categoria: “Documenti per Alunni” e cliccare il pulsante “Salva”
2 - Creare il documento da stampare:
Area Gestione ➜ Stampe/Export ➜ Documenti
Nella pagina contenente l’elenco dei documenti, è possibile aggiungerne uno nuovo tramite il pulsante
“Aggiungi”
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Compilare i seguenti campi:
●
●
●
Nome: ad esempio “Stampa Credenziali Area Tutore”
Categoria: collegarlo alla categoria “Documenti per alunni”
Modello da applicare: tramite la voce “Scegli file” è possibile caricare il modello di
documento scelto.
E’ possibile scaricare il modello già pronto nel Centro di Supporto di Nuvola sotto la sezione Guide ➜
Modelli di Documenti ➜ ” Modello Comunicazione Credenziali Area Tutore”
Una volta scaricato il modello, quest’ultimo può essere modificato dalla Scuola a seconda delle proprie
necessità; i campi di stampa unione utilizzabili nel modello stesso sono a disposizione nel Centro di
Supporto di Nuvola sotto la sezione Guide ➜ Area Alunni - Gestione ➜ “Elenco dei Campi di stampa
unione utilizzabili in Nuvola”
Attenzione: Dopo aver personalizzato il documento (se necessario) deve essere
salvato in formato .docx
●
●
Formato di uscita: E’ possibile creare il documento solo in docx
Si applica a:
Scegliere la voce “tutore_con_alunno”; questo vuol dire che è una
comunicazione per i tutori di ogni alunno.
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Cliccare il pulsante “Salva”
Il documento viene creato per Istituto, pertanto sarà presente in ogni Scuola
dell’Istituto stesso.
3 - Produzione del Documento:
Per produrre il documento e quindi stamparlo procedere in Area Alunni come segue:
Area Gestione ➜ Stampe/Export ➜ Documenti
Individuare il documento di interesse appena creato e utilizzare la funzione “Produci/Stampa” che si trova
in corrispondenza del documento di interesse.
E’ possibile produrre fino a 100 documenti alla volta; pertanto, selezionare sul paginatore al di sotto della
tabella “Mostra 100 elementi per pagina”.
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Spuntare poi tutti gli alunni della pagina con la funzione “Seleziona tutto” (1) ed utilizzare l’azione di
massa “Produci” (2)
L’operazione va ripetuta per ogni pagina ottenuta mostrando solo 100 alunni per pagina; quindi,
nell’esempio indicato nell’immagine sottostante, l’operazione va ripetuta per tutte le pagine da 1 a 8.
Per ogni pagina risulterà la seguente schermata:
Si può pertanto scegliere se stampare il documento concatenato e quindi relativo a tutti gli alunni
precedentemente selezionati o se stampare un documento per singolo alunno.
Attenzione: l’operazione di produzione delle credenziali deve essere ripetuta per ogni
Scuola dell’Istituto.
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