Rendere fruibile e valorizzare
un archivio storico
Lucilla Garofalo – Archivio centrale dello Stato
[email protected] .it
17 dicembre 2008
Argomenti
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Descrizione/comunicazione
Standard e modelli di dati
banche dati e software di descrizione
Tipologie specifiche di fonti documentarie
Ruolo dello sviluppo delle
tecnologie
 Ruolo del mercato delle ICT (attraverso gli
standard si controlla e influenza la qualità del
prodotto)
 Si richiede una maggiore razionalizzazione e
formalizzazione delle procedure per applicare
correttamente e per sviluppare le potenzialità
 Determinare le regole per la conservazione a
lungo termine
 Comunicare, integrare, interoperare,
condividere, accedere, partecipare
Normalizzazione: standard e
modelli
 Anche per gli archivi e i sistemi documentari
maggiore e crescente bisogno di regole
condivise
 È un fenomeno che ha manifestazioni
nazionali ed internazionali
 È un fenomeno che ha investito sia le
problematiche della gestione corrente dei
documenti sia quelle degli archivi storici, in
particolare la descrizione archivistica
Standard e modelli
 Modello
 Rappresentazione astratta degli elementi identificativi
fondamentali di un oggetto/fenomeno per studio,
applicazioni, diffusione, condivisione
 Standard
 Set di regole stabilite da organismi nazionali o
internazionali, preposti alla normalizzazione, che
costituiscono riferimenti certi e univoci. Sono elaborati
da esperti del settore e non sono obbligatori
 Servono, tra l’altro, per
- migliorare le comunicazioni,
- riconoscere la qualità e conferire autorevolezza ai risultati,
- semplificare ed uniformare le attività.
banche dati/sistemi
 La descrizione archivistica è necessariamente
gerarchica e quindi multi-livellare
 inoltre ogni strumento (dalla descrizione di un
fondo, liste di autorità, indici, thesauri) dovrebbe
essere “…progettato in raccordo con gli altri così
da completarsi, accrescersi e supportarsi
reciprocamente al fine di rendere accessibili in
tutti i loro dettagli e in tutti i loro aspetti i fondi
conservati”
ICA/Comitato Standard descrittivi, Linee guida per l’elaborazione e la presentazione
di strumenti di ricerca http://www.icar.beniculturali.it/biblio/pdf/standard/guidelines.pdf
Standard per gli archivi
 ISAD (G) per la descrizione di fondi e delle parti
che li compongono
 ISAAR (CPF) per la creazione di informazioni
controllate su soggetti produttori di archivi
 ISDF per la descrizione delle funzioni e delle
attività svolte dai soggetti produttori
 ISDIAH per la descrizione di istituzioni che
conservano archivi
http://www.icar.beniculturali.it/index.php?it/102/standard-e-linee-guida
Software di descrizione
 Arianna, Sesamo, Gea, DAM.Solutions
 Comune riferimento agli standard di
descrizione ICA
 output principale la stampa di un
inventario cartaceo
 pubblicazione degli strumenti di ricerca su
web
 Aspetti critici e aspetti positivi
Modelli di struttura dei dati
 Standard di contenuto
 insiemi di regole che stabiliscono come fornire
le informazioni (ISAD e ISAAR)
 Standard di struttura
 Identificano gli elementi che compongono una
descrizione archivistica
 Encoded Archival Description (EAD) / ISAD
 Encoded Archival Context (EAC) / ISAAR
Linguaggi di marcatura
 I due standard sono basati sui meccanismi formali forniti dai
linguaggi di marcatura (in particolare XML-eXtensible Markup
Language)
 I linguaggi di marcatura consentono codificare un testo sulla base
della sua struttura logica. Per procedere alla marcatura di un
documento è necessario perciò averne individuato gli elementi
strutturali (le porzioni)
 L’insieme di tali elementi costituisce un modello strutturale - e quindi
un modello di codifica - che viene denominato Document Type
Definition (DTD)
 Marcare un documento significa circoscrivere porzioni del testo
tramite marcatori(tag) i quali
 segnano i confini di una porzione di testo
 indicano la natura e la funzione da essa svolta all’interno del
testo
EAD in particolare
 è una DTD che individua, denomina e definisce
tutti gli elementi (marcatori) che costituiscono la
struttura logica di un testo-inventario archivistico
 ha la forza di uno standard internazionale
 è indipendente da specifiche piattaforme
tecnologiche e pertanto è alla base di qualsiasi
strategia connessa alla conservazione a lungo
termine delle informazioni in ambiente
elettronico
EAD. Descrizione archivistica codificata. Dizionario dei marcatori. Versione 2002, a cura di
Giovanni Michetti, [Roma] ICCU, 2005
Documentazione fotografica
 Istituto Luce e archivi partner (Aamod, Cineteca
Friuli…)
 Per il trattamento archivistico della
documentazione fotografica utilizzato il modello
dati elaborato dall' Istituto Centrale per il
Catalogo e la Documentazione, la Scheda F
(aggiornata per la struttura dati nella versione
3.00).
http://www.iccd.beniculturali.it/Catalogazione/standardcatalografici/normative/scheda-f
Documentazione audiovisiva
 "Cataloguing Rules For Film Archives" pubblicate nel 1991 dalla
FIAF, la Federazione internazionale degli archivi di film
 Le norme Fiaf trattano marginalmente la descrizione del contenuto
dei documenti audiovisivi, che assume invece importanza decisiva
per l'accesso al materiale filmico
 ruolo dei thesauri
 La scheda catalografica articolata in aree per la descrizione del
contenuto, prevede l'inserimento di parole chiave (organizzate in
authority file) per le informazioni sui soggetti, i luoghi, le persone
documentati dai filmati, e un campo a testo libero per la descrizione
delle sequenze.
http://www.regesta.com/xdamscms/jsp/sezione.jsp?t=catalogazione&radice=5&doc=34&hierStatus=6,1,5,5,1b,1b,0
Il sistema informatico per la
descrizione delle interviste
 per il trattamento di fonti orali l’amministrazione archivistica ha
acquistato il software della Shoah Foundation Institute
 circa 52000, durano in media 2.30, alcune anche 6-7.
 Due sistemi connessi: database persone e indicizzazione
 Thesaurus di 23.000 voci
 le interviste registrate riguardano la storia familiare, le attività
culturali, la vita religiosa, politica, scolastica o professionale sia nel
periodo precedente alla Shoah che in quello successivo. Il dizionario
pertanto contiene voci adatte a descrivere una grande varietà di
circostanze.
 l'intervista viene man mano suddivisa automaticamente in segmenti
della durata di un minuto ciascuno. A tali segmenti il catalogatore
può associare una o più voci di indice che definiscano in modo
appropriato l'episodio raccontato.
Per saperne di più:
Paola Carucci – Maria Guercio, Manuale
di archivistica, Carocci editore, Roma
2008