L’analisi dei
fabbisogni formativi
0
Premessa
In un contesto come quello attuale di difficile congiuntura economica, la
Formazione assume un ruolo strategico per le organizzazioni che vogliono essere
competitive sul mercato.
Potenziare le competenze, coerentemente con le specificità di ciascuna
organizzazione: così contribuiamo agli obiettivi dei nostri clienti.
Il nostro approccio è: “Lavoriamo
Lavoriamo per sviluppare il valore delle persone”.
persone
1
Formazione
Per garantire il successo dell’attività formativa, il nostro approccio si focalizza sui
seguenti aspetti:
• attivo coinvolgimento di risorse interne nella concezione e nel processo di
erogazione del programma di formazione in modo tale da promuoverne
l’assimilazione;
• progettazione di un percorso formativo che si articoli in un opportuno mix di
strumenti (aula, FAD, formazione sul campo) per garantire l’efficacia;
• Individuazione dei contenuti formativi sulla base di un’attenta analisi dei
fabbisogni, correlata ai gap formativi di ciascuno:
• disegno, gestione e costante aggiornamento di un puntuale piano di lavoro, al
fine di assicurare un’esecuzione tempestiva della formazione entro i tempi
definiti;
• predisposizione di un programma di valutazione continua focalizzato
sull’assimilazione dei singoli argomenti.
2
Formazione
Il processo di formazione si sviluppa in varie macro-fasi che tengono conto delle
esigenze di analisi e strategia, disegno, progettazione, realizzazione e valutazione
delle attività. Dall’analisi del monitoraggio possono scaturire ulteriori interventi
formativi di “refresh” per il consolidamento delle conoscenze.
Strategia di
Formazione
Piano di
Formazione
Progettazione
Monitoraggio
della formazione
Implementazione
Azioni
correttive
Ulteriori interventi
formativi a supporto
3
Formazione
La fase di “assessment” permette di valutare tutte le condizioni in essere ed il
relativo impatto su un’efficace e tempestiva attività di formazione.
In questo momento, pertanto, vengono realizzati i passi metodologici fondamentali
e create le premesse da seguire per l’individuazione di una puntuale strategia di
formazione.
Vengono pertanto analizzati:
•
tutti gli strumenti formativi già utilizzati e presenti in Azienda,
•
tutti gli elementi infrastrutturali presenti,
•
il clima organizzativo e la vision aziendale.
4
Formazione
La strategia di formazione
La strategia di formazione ha il fine di coniugare
una serie di variabili quali:
1. gli indirizzi strategici dell’azienda,
2. il tipo di organizzazione,
3. l’orizzonte e le scadenze previste dal piano di progetto,
4. le ricadute in termini d’impegno delle persone coinvolte nella formazione e di
infrastrutture necessarie (aule, PC, ecc.),
con lo scopo di definire:
•
gli obiettivi e i fattori critici di successo dell’intervento formativo che ci si propone
di attuare,
•
i parametri fondamentali della formazione: destinatari, contenuti, strumenti,
strumenti e di
integrarli in una mappa che fornisca la definizione logica di alto livello dei percorsi
formativi,
•
le fondamenta per un processo di verifica e monitoraggio del livello di autonomia
raggiunto e di continuo sviluppo e arricchimento delle competenze.
5
Formazione
L A G E S T I O N E S T R AT E G I C A D E L L A FO R M A Z I O N E R I C H I E D E A N C H E
L’ I N T E G R A Z I O N E C O N I P R O C E S S I D I G E S T I O N E E S V I L U P P O D E L L E
RISORSE UMANE.
Organizzazione
Basata sui ruoli
Direzione strategica
allineata
Gestione della Formazione
Integrata con le politiche HR
Azienda
Corso 1
Dove vogliamo essere
Bus Unit 1 Bus Unit 2
tra 5 anni
Corso 2
Dip. A
Ragionare all’indietro
Dove siamo?
Dip. B
Dip. C
Mans 1 Mans 2 Mans 3
Programma di
Comunicazione 1
Ruolo 1
Marco
Aldo
Ruolo 2
Paolo
Corso 3
Ruolo 3
6
Programma di
Comunicazione 2
Erogazione contenuti
Con lo strumento migliore
Formazione
Il presente grafico rappresenta il flusso per la definizione
Obiettivi della formazione
della strategia di formazione:
Individuazione dei
destinatari
Associazione destinatari-contenuti
Mappatura
destinatari-contenuti-strumenti
Definizione dei contenuti
della formazione
Associazione strumenti-contenuti
Linee guida per il
monitoraggio
Individuazione degli strumenti
7
Formazione
S T E P 1 : O B I E T T I V I E FAT T O R I C R I T I C I D I
SUCCESSO DELLA FORMAZIONE
Il successo del programma di formazione oltre a richiedere il committment del
Management,
Management dipende più in particolare dalla definizione di obiettivi puntuali e
coerenti. Queste premesse vengono tipicamente definite con la Committenza dopo
un’accurata analisi della vision aziendale. Tuttavia alcuni tra i fattori critici di
successo tipici delle attività di formazione possono essere:
• la valorizzazione delle risorse interne e il loro coinvolgimento nell’erogazione della formazione;
• il supporto del Management a garantire un percorso formativo accurato, integrato e
rispondente alle reali esigenze;
• l’attivazione di iniziative che assicurino che il processo di apprendimento prosegua anche oltre
il progetto specifico su cui si innesca la formazione.
La strategia di formazione deve allinearsi a quella di comunicazione per garantire il
più possibile il superamento di resistenze ed un adeguato supporto per lo sviluppo
della motivazione e sensibilizzazione dei destinatari nei confronti del cambiamento.
8
Formazione
STEP 2: INDIVIDUAZIONE DELLE
FA M I G L I E D I D E S T I N ATA R I
Come prima attività è necessario individuare l’audience, ovvero i
destinatari della formazione, cioè tutte le figure professionali interessate
dal processo di cambiamento e sulle quali, si può riscontrare, a seguito
del progetto in atto, un qualsiasi Gap culturale e/o operativo.
operativo
Destinatari
1
((..
2
((..
3
((..
4
((..
5
((..
6
((..
7
((..
8
((..
Strumenti
STEP 3: INDIVIDUAZIONE DEGLI STRUMENTI
Successivamente si procede all’individuazione degli strumenti.
strumenti
Si verifica a questo punto l’opportunità di ricorrere all’utilizzo di una
variegata tipologia di strumenti, sia per la formazione “a distanza” che
“in aula”, con cui trasferire ai destinatari tutti i contenuti specifici della
formazione.
9
A
((..
B
((..
C
((..
D
((..
E
((..
F
((..
G
((..
H
((..
Formazione
STEP 4: DEFINIZIONE DEI CONTENUTI
A seconda dei gap operativi e culturali
presenti all’interno della popolazione
interessata vengono identificati i
fabbisogni formativi presenti nel
progetto in corso: con queste
informazioni si può procedere alla
formulazione delle diverse ipotesi di
contenuti della formazione.
All’interno di ciascuna delle 4
macroaree definite è comunque
possibile individuare ulteriori
microaree di dettaglio e i relativi
contenuti associati.
ALTO
BASSO
Gap operativo
Contenuti
Contenuto
1
Contenuto
2
Contenuto
3
Contenuto
4
BASSO
ALTO
Gap culturale
10
Formazione
S T E P 5 : A S S O C I A Z I O N E D E S T I N ATA R I - C O N T E N U T I
A questo punto si può proseguire
4
1
formativo (determinate, lo ricordiamo ,dai
gap culturali e operativi presenti) e di
conseguenza al contenuto della
Formazione più adatto.
1
2
3
4
5
6
7
8
3
ALTO
Contenuto
1
Contenuto
2
2
BASSO
individuati alle varie aree di fabbisogno
Gap operativo
associando i destinatari precedentemente
7
6
Contenuto
3
Contenuto
4
8
5
•Destinatari 1
•Destinatari 2
•Destinatari 3
•Destinatari 4
•Destinatari 5
•Destinatari 6
•Destinatari 7
•Destinatari 8
BASSO
ALTO
Gap culturale
11
Formazione
STEP 6: ASSOCIAZIONE STRUMENTI-CONTENUTI
Parimenti ciascuno degli strumenti di
Formazione identificati nel precedente
ciascuno strumento di soddisfare il
fabbisogno formativo derivante da uno
specifico livello di gap culturale e/o
A
B
C
D
E
F
G
H
ALTO
BASSO
area del piano, a seconda della capacità di
Gap operativo
processo sarà associato alla corrispondente
operativo.
E
A
Contenuto
1
Contenuto
2
C
G
G
F
G
Contenuto
4
Contenuto
3
H
B
D
•Strumento 1
•Strumento 2
•Strumento 3
•Strumento 4
•Strumento 5
•Strumento 6
•Strumento 7
•Strumento 8
BASSO
ALTO
Gap culturale
12
Formazione
Addestramento
tecnico operativo
S T E P 7: M A P PAT U R A
COMPLESSIVA
Formazione tecnica
e al ruolo
Combinando le mappature prodotte
E
nei due step precedenti si darà
complessiva che sarà in grado di
indicare, ad alto livello, il percorso
di formazione (ovvero la
3
Contenuto 2
2
G
6 Contenuto
3
combinazione destinatari-contenutistrumenti) più adatto a
Contenuto
1
C
BASSO
Gap operativo
origine ad una mappatura
ALTO
1
H
F
7
Contenuto 4
B
8
5
Infomazione ed
aggiornamento
4
A
D
BASSO
ALTO
Gap culturale
ciascuna delle diverse situazioni
presenti.
Formazione al
ruolo
13
Formazione
I L R I S U LTAT O D E L L A S T R AT E G I A
La strategia indica, in generale, chi deve essere formato, su cosa e come.
Una mappatura così effettuata consente:
• la definizione logica di alto livello dei percorsi formativi che permetteranno in fase
di progettazione di definire nel dettaglio gli interventi formativi necessari per le
diverse figure professionali
• l’opportuno mix di strumenti formativi adatto alla soddisfazione dei fabbisogni
formativi rilevati.
La nostra esperienza in diverse realtà aziendali ci suggerisce un approccio di tipo
“modulare” costituito da singole sezioni che, combinate tra loro, forniscano un
percorso formativo completo con varie finalità e adatto a diversi tipi di audience.
14
Formazione
LA FORMAZIONE DI UN’AZIENDA DEVE COMPRENDERE QUINDI,
PROGRAMMI DIVERSI PER LE DIVERSE AUDIENCE E PREVEDERE
DIVERSE MODALITÀ DI EROGAZIONE.
Partners
Programma
per Partner
Board
Pacchetto:
Comunicazione
Contracting
Sales / Call centre
(
IT
Project Managers
Pacchetto:
End User 2° liv
Introduzione E-business
business
Finance
Strategia
Pacchetto:
End User 1° liv
Sviluppo
IT
Progettazione
IT
Architettura
IT
Management
Programma “Alto Potenziale”
Livello di dettaglio
15
Ogni programma è un
set coerente di corsi e
sistemi di valutazione,
indirizzati ai bisogni di
un’audience specifica
Formazione
L A S T R AT E G I A I N O LT R E , I N D I V I D U E R À L E O P P O R T U N E
MODALITÀ DI EROGAZIONE DELLA FORMAZIONE, SIA DI
TIPO TRADIZIONALE…
Lezioni tenute da Docenti:
Docenti modalità tradizionale di erogazione con un Docente fisicamente presente
per un gruppo di Discenti.
Counseling / coaching:
coaching programmi in cui un coach trasferisce la sua esperienza e conoscenza con
sessioni poco strutturate; utilizzata principalmente per il trasferimento di competenze al top
management.
Centri di competenza:
competenza strutture per permettere ad un gruppo di esperti in una determinata area di
condividere le loro conoscenze, occupandosi di problematiche particolarmente complesse.
Formazione “Project
“ProjectProject-based”
based”: situazione in cui componenti del Team più esperti affiancano colleghi
meno esperti; ogni coppia si accorda su obiettivi che si raggiungono con incontri 1 a 1 di training onthe-job.
16
Formazione
….MA INDIVIDUERÀ ANCHE MODALITÀ DI EROGAZIONE A
D I S TA N Z A ( E - L E A R N I N G ) Q UA L I A D E S E M P I O :
•
•
•
•
•
Corsi WebWeb-based o WBT:
WBT la forma più semplice di e-learning che consente ai destinatari
l’accesso ai contenuti. I corsi web-based o WBT possono essere fruiti da una pagina
web.
Classi virtuali:
virtuali la possibilità per un Team di frequentare insieme delle lezioni, da siti
diversi. Le classi virtuali sfruttano la “classroom management” possibile con la
tecnologia web.
Training Management Systems (TMS):
(TMS) un sistema on-line che gestisce il percorso
individuale (ampliamenti, selezione e valutazione dei corsi) raramente utilizzato per
popolazioni estese.
Learning Management Systems (LMS): applicativo in cui si archiviano tutte le
informazioni organizzative, sui ruoli, sui percorsi formativi in un database. Permette
l’integrazione di modalità diverse di erogazione.
Portali di formazione:
formazione soluzioni “outside the firewall” che permettono a più Aziende
l’accesso a un unico sistema di training, dividendone i costi.
Le diverse tecnologie e-learning indirizzano dunque a diverse esigenze che un’accurata
strategia di formazione dovrà valutare.
17
Formazione
L A S C E L T A D E L L’ E - L E A R N I N G
La formazione a distanza è un trasferimento di conoscenze interattivo in cui il
momento di erogazione e di apprendimento prescindono da vincoli di spazio e/o
tempo. Può essere realizzata in modo sincrono (l’erogazione del corso e
l’apprendimento da parte dei discenti avvengono contemporaneamente) o
asincrono (l’erogazione del corso e l’apprendimento da parte dei discenti
avvengono in momenti distinti).
Le tecnologie per la formazione a distanza includono mail, teleconferenza,
videoconferenza, CBT (asincrono) e classe virtuale (sincrono).
L’e-learning permette il conseguimento dei seguenti benefici:
benefici
• convenienza / costi
• personalizzazione
• velocità
• possibilità di tracciare le attività (tracking)
• il training su PC può essere un’esperienza stimolante
18
Formazione
Nella scelta di adottare diverse modalità di erogazione della formazione, sia “a
distanza” che “in aula”, la strategia infine dovrà tener conto delle seguenti
considerazioni.
Formazione a Distanza
CD ROM
Web Based
Training
Formazione in aula
Aula
virtuale
Aula
Workshop
• Adattabilità dei contenuti rispetto alle
modifiche di sistema, adeguamento e ritaratura
dei contenuti e delle modalità di erogazione
sulla base della risposta dell’aula
• Maggiore impegno richiesto ai discenti
• Rigidità di tempi e luoghi di fruizione
• Alta complessità logistica
• Migliore gestione di argomenti complessi:
l’interazione con il docente e con gli altri
partecipanti rende l’aula particolarmente
efficace nell’apprendimento di concetti e
tematiche complesse.
• Possibilità di tarare la fruizione sulla base
delle esigenze e dei tempi di
apprendimento del singolo utente
• Riduzione degli spostamenti (tempi e costi)
• Bassi costi di erogazione (riproducibilità a
costo pressoché nullo)
• Bassa complessità logistica
• Efficace per la trasmissione di concetti e
tematiche di carattere generale, per i quali
non è indispensabile la presenza di un
docente.
19
Formazione
Il piano di formazione
Il piano di formazione comprende tutte le iniziative di formazione che si intendono realizzare
e ne descrive modalità di attuazione e calendario.
Il processo di pianificazione della formazione è il risultato dei seguenti fattori fondamentali:
• Percorsi formativi di dettaglio (intesi come combinazione puntuale di destinatari,
strumenti e contenuti)
• Vincoli logistici, infrastrutturali e cronologici
• Vincoli di progetto.
Attraverso la valutazione degli elementi indicati è possibile produrre il Piano di formazione
che è dunque il risultato della distribuzione di tutte le attività della formazione su un asse
temporale.
20
Formazione
Il piano di formazione
Più concretamente la definizione del Piano di formazione passa attraverso i
seguenti fattori chiave:
• numerosità e tipologia dei destinatari della Formazione
• dispersione geografica dei destinatari
• gestione degli impegni lavorativi dei destinatari
• periodo ottimale di erogazione della Formazione
• determinazione della “capacità
capacità erogativa”
erogativa attraverso:
- la numerosità e la disponibilità del corpo docente
- il dimensionamento delle infrastrutture logistiche
- l’analisi della contemporaneità delle sessioni formative.
21
Formazione
La progettazione della formazione
Una volta definito in fase di strategia il “percorso formativo tipo”,
caratterizzato dal ricorso ai diversi strumenti formativi e dalla sequenza
logica degli stessi, si passa alla fase di progettazione che riguarda:
• la definizione dei percorsi formativi (aula e FAD) per tipo utente;
• il disegno di dettaglio dei contenuti;
• la schedulazione degli eventi di formazione.
La progettazione darà origine ai seguenti deliverables:
deliverables
Curriculum corsi;
Mappa dei corsi;
Struttura della FAD;
Schede tecniche dei corsi: FAD e aula.
22
Formazione
Il curriculum corsi
Il Curriculum è lo strumento di pianificazione dei percorsi formativi per ruolo. Viene costruito
come una matrice di corsi e ruoli e comprende tutti gli eventi di formazione previsti. Le attività
di sviluppo del materiale didattico e di schedulazione della formazione saranno basate sul
curriculum.
Nel curriculum sono indicati:
• gli argomenti su cui è necessario formare gli utenti;
• l’ordine, gli strumenti e le modalità con cui gli argomenti devono essere proposti;
• i ruoli coinvolti.
23
Formazione
La mappa dei corsi
La mappa dei corsi è una rappresentazione di tutti i corsi necessari per la
formazione. Attraverso l’analisi dei contenuti specifici della formazione si
individuano le singole unità didattiche quali aggregazioni di argomenti omogenei.
Ciascuna unità didattica rappresenta un momento auto-consistente del percorso
formativo delineato per figura professionale.
La definizione della mappa dei corsi è di input per le successive attività di
progettazione della formazione, ovvero per:
•
La definizione dell’indice della FAD: nella mappa corsi vengono individuate le unità
didattiche da erogare tramite CBT o WBT;
•
L’elaborazione della scheda corsi: nella mappa corsi vengono individuate le unità
didattiche da erogare in aula;
•
La definizione dei percorsi formativi: per ciascuna figura professionale impattata dalla
formazione vengono individuate le unità didattiche da assegnare.
24
Formazione
Processo di progettazione del materiale didattico
Le attività di progettazione comprendono, oltre alla progettazione della formazione, anche
quella del materiale di training e della manualistica.
manualistica Come per la progettazione della
formazione anche per il materiale di training ci si basa su quanto definito in fase di Strategia e
sui risultati acquisiti nella fase di analisi dei destinatari.
La progettazione del materiale è un processo di definizione, verifica e approvazione della
struttura che avrà il materiale in termini di template e standard di redazione dei contenuti.
Per la formazione tradizionale in aula occorre prevedere i seguenti materiali:
• Guida all’istruttore
• Manuali d’aula
• Presentazioni
• Esercitazioni
Per la formazione a distanza:
• Storyboard e Manuali utente
• Help,
• Overview,
• Glossari
25
Formazione
La realizzazione del materiale didattico
L’attività di realizzazione del materiale è un processo iterativo.
iterativo Non appena prodotta la prima
parte di materiale didattico e di manualistica, questa sarà sottoposta al processo di revisione
e validazione.
Il materiale didattico viene solitamente preparato da parte degli stessi docenti, che ne curano
l’aggiornamento.
26
Formazione
La realizzazione della formazione
La realizzazione della formazione implementa il percorso formativo definito nei tempi, nei
modi e nei luoghi definiti.
Le attività di supporto devono essere previste per tutte le tipologie di figure professionali
coinvolte con livelli di differenziazione in termini di attività e di tempi di utilizzo.
Il team di formazione, oltre ad essere impegnato nell’erogazione della formazione, sarà
impegnato anche nelle seguenti attività:
attività
• controllo della distribuzione degli strumenti della formazione a distanza nei tempi
stabiliti;
• monitoraggio, raccolta e analisi dei feedback;
• definizione interventi correttivi;
• supporto alla segreteria amministrativa, fornendo le specifiche necessarie alla
organizzazione delle sessioni d’aula.
27
Formazione
L A VA L U TA Z I O N E D E L L A
FORMAZIONE
Il principale obiettivo per una reale ed efficace attività di formazione consiste nel produrre
un cambiamento significativo a livello di sistema o di sottosistemi organizzativi (ad
esempio, un ruolo specifico).
La valutazione della formazione serve a raggiungere l’obiettivo generale di misurare il “buon
fine” delle iniziative di formazione ,verificando il soddisfacimento dei bisogni formativi
precedentemente definiti.
Per poter attivare un processo di valutazione completo si individuano due diverse tipologie
di attività di valutazione strettamente collegate ma con finalità differenti:
• Valutazione “puntuale
puntuale”
puntuale di tutti gli interventi formativi previsti dal progetto con
l’obiettivo di individuare azioni correttive da attivare in itinere.
• Valutazione “complessiva” con l’obiettivo di individuare azioni correttive che verranno
utilizzate per una pianificazione più completa della formazione.
28
Formazione
La valutazione della Formazione verte sui seguenti ambiti:
ambiti
• gradimento:
gradimento ossia obiettivi, contenuti, metodi, clima, tempi, logistica, docenza,
materiale, clima;
• apprendimento:
apprendimento ossia l’acquisizione di conoscenze, capacità e atteggiamenti;
• risultati/efficacia:
risultati/efficacia ossia il conseguimento di una determinata “performance” come
conseguenza del comportamento e come effetto di cambiamenti
nell’organizzazione.
Ogni risultato prodotto dalle valutazioni sarà poi oggetto di un ulteriore processo di
valutazione del feedback;
feedback
Di seguito descriveremo più nel dettaglio ciascuno degli ambiti appena citati.
29
Formazione
L A VA L U TA Z I O N E D E L G R A D I M E N T O
La valutazione della soddisfazione è immediata e avviene alla fine d’ogni
intervento formativo (a distanza e in aula tradizionale) attraverso questionari
strutturati in modo da facilitare la rielaborazione dei dati e che possano fornire
indicatori di valutazione significativi. Questo tipo di valutazione permette di
valutare il gradimento da parte dei partecipanti all’attività formativa e di
individuare possibili azioni correttive.
correttive
La valutazione del gradimento degli interventi pone la propria attenzione su:
• attività di docenza:
docenza in relazione alla sua chiarezza, metodi didattici e di
comunicazione, efficacia, e livello di aderenza alle specificità del progetto;
• qualità del materiale di formazione livello di comprensibilità, pertinenza e
“usabilità” come supporto all’operatività;
• qualità del contenuto e del disegno del modulo di formazione: in relazione alla
pertinenza, livello di dettaglio, difficoltà, tempo dedicato ai singoli argomenti,
ecc.;
• clima:
clima livello di integrazione dei partecipanti, modalità di condivisione delle
criticità, livello di partecipazione e collaborazione.
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Formazione
L A V A L U T A Z I O N E D E L L’ A P P R E N D I M E N T O
La valutazione dell’avvenuto trasferimento di conoscenza permette di anticipare e di
valutare gli effetti della formazione sulle persone, con l’avanzamento del progetto di
formazione.
Tale valutazione è condotta costantemente in aula durante lo svolgimento degli esercizi, dai
partecipanti stessi, in modo tale da presentarsi come un’auto-valutazione delle conoscenze
e delle proprie capacità. Anche il docente è in grado di valutare il grado di apprendimento
degli utenti attraverso l’utilizzo di esercitazioni durante le sessioni formative.
Le domande e gli spunti espressi dai partecipanti vengono raccolti dai docenti e utilizzati
per rimonitorare gli interventi.
interventi
Questionari e test di fine modulo potranno servire a questo tipo di valutazione.
31
Formazione
L A V A L U T A Z I O N E D E L L’ E F F I C A C I A
La valutazione del grado di efficacia dei percorsi formativi che ogni individuo ha svolto ha
l’obiettivo di verificare i cambiamenti derivanti dalla formazione e permette di stabilire
quanto gli interventi formativi abbiano effettivamente colmato i fabbisogni formativi
operativi e culturali.
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Formazione
L’ A N A L I S I D E I F E E D B A C K
L’analisi dei feedback raccolti è necessaria per capire cosa è andato bene e cosa
è possibile migliorare.
Il Team di FC in questa fase si può avvalere di un database che abbia la capacità
di monitorare i diversi ambiti di valutazione individuati per le singole modalità di
erogazione (in aula, a distanza sul campo) attraverso specifici indicatori.
La raccolta e l’analisi dei questionari online avviene in modo automatico, grazie
alle potenzialità delle nostre piattaforme FAD.
33