Il foglio elettronico, conosciuto anche come foglio di calcolo,
è una griglia di caselle all’interno delle quali possono essere
inseriti non solo dati numerici e stringhe di caratteri,ma
soprattutto comandi e formule per realizzare così in modo
rapido, semplice e personalizzato rapporti, prospetti, grafici,
tabelle, elenchi.
In questa unità impareremo ad utilizzare il foglio elettronico in
generale, utilizzando Excel come applicazione di riferimento.
LA CELLA
Il foglio corrisponde alla plancia di gioco, ovvero ad
un rettangolo che costituisce il terreno all’interno del
quale abbiamo ampia libertà di movimento e di
azione. Questo territorio è suddiviso in righe e
colonne, che a loro volta danno luogo ad una griglia
di singole caselle, dette celle.
Ciascuna cella è singolarmente indirizzabile tramite un nome
univoco che deriva dall’unione della lettera che definisce la
colonna e del numero che indica la riga, elementi che si
incontrano generando la cella in questione.
Per lavorare con il foglio elettronico dobbiamo tenere presenti le
tre unità fondamentali alle quali l’applicazione si riferisce:
la cella, ovvero la minima unità indirizzabile, destinata a
contenere numeri, stringhe, formule, comandi;
• il foglio, cioè il piano di lavoro formato da celle, righe e colonne
• la cartella, che costituisce un’unità informativa memorizzata su
disco e che può a sua volta contenere più fogli di lavoro.
Il foglio di lavoro
Il foglio elettronico ci consente di operare su tre dimensioni:
orizzontale (le righe del foglio), verticale (le colonne del foglio) e
profondità (la sequenza degli n fogli che compongono un unico
file).
Ciascuna cartella è composta da più fogli di lavoro
Una cartella di lavoro è un file memorizzato su disco che può
contenere più fogli di lavoro. Un foglio di lavoro può essere visto,
a sua volta, come una pagina di una cartella ed è indissolubile
dalla cartella cui appartiene, per cui l’apertura o la
memorizzazione di una cartella comportano anche l’apertura di
tutti i fogli che ne fanno parte.
L’icona di Excel
In questa lezione impareremo a:
•
Aprire un programma di foglio elettronico
•
Aprire una cartella esistente, fare delle modifiche e
salvare
•
Aprire diverse cartelle
•
Creare una nuova cartella e salvarla
•
Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto
•
Usare le funzioni di Help
•
Chiudere una cartella
•
Chiudere il programma di foglio elettronico
Una sessione di lavoro inizia con l’avvio del programma,
che avviene da Windows cliccando sull’apposita icona, e
termina con la chiusura del programma stesso;
quest’ultima operazione può avvenire:
 tramite i tasti ALT+F4;
 con il comando CHIUDI del menu di controllo ;
 cliccando sull’icona di chiusura in alto a destra.
Il comando Chiudi
L’icona Apri
Al momento dell’apertura, un’applicazione di foglio elettronico
mette a disposizione un foglio di lavoro nuovo, vuoto, il cui
formato è standard.
Se anziché immettere dati in un nuovo foglio desideriamo
modificarne o richiamarne uno già creato, possiamo aprire una
cartella esistente:
• tramite il comando APRI…,
• selezionando una delle cartelle utilizzate più di recente dal
menu FILE;
I comandi Salva e Salva con nome
Il salvataggio può avvenire utilizzando il nome assegnato alla
cartella, se questa esisteva già prima della sessione corrente,
oppure indicando un nome nuovo, se la cartella è di recente
creazione o si desidera crearne una nuova versione:
 nel primo caso si impartisce il comando SALVA (anche tramite
l’apposita icona),
 nell’altro si usa SALVA CON NOME…, digitando poi
nell’apposita finestra nome e percorso del file, nonché eventuali
informazioni di riepilogo che vi si vogliono abbinare;
se vogliamo salvare su floppy disk, useremo sempre il
comando SALVA CON NOME, indicando il percorso
Durante la fase di lavoro, è sempre possibile impostare un
salvataggio automatico, tramite l’opzione
SALVATAGGIO AUTOMATICO dal menu STRUMENTI;
il comando è opzionale e può non essere presente nelle
installazioni standard.
Aggiornamento dell’orario settimanale
Supponiamo di operare in un salone da estetista e di utilizzare il
foglio elettronico per gestire gli appuntamenti. All’inizio di una
settimana, dobbiamo operare come segue:
avviamo l’applicazione;
apriamo la tabella tipo, es. SETTIMANA.XLS;
modifichiamo le date, inserendo quelle che ci interessano;
salviamo la tabella creata con il nome SETTIMANAXX.XLS,
dove xx è il numero progressivo della settimana nell’anno;
chiudiamo la cartella;
apriamo la cartella SETTIMANAYY.XLS (quella precedente);
salviamola su floppy disc (archiviazione);
chiudiamo l’applicazione.
Il menu Visualizza
Modificare le impostazioni di base
In questa lezione impareremo a:
•> Modificare il modo di visualizzazione sullo
schermo
•> Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom
della pagina
•> Modificare la barra degli strumenti
Esempi di visualizzazione
Aprire il file MUSEI.XLS ed eseguire le seguenti
operazioni:
•> visualizzare ANTEPRIMA INTERRUZIONI DI PAGINA;
•> visualizzare ANTEPRIMA DI STAMPA;
•> zoomare sulla pagina per vederne i dettagli;
•> chiudere l’anteprima.
Creazione di una barra di menu personalizzata
Vogliamo creare una barra dei menu per gestire
l’impaginazione del foglio elettronico.
 eseguiamo visualizza barre degli strumenti personalizza;
 dalla cartella BARRE DEGLI STRUMENTI selezioniamo l’opzione
NUOVA;
 attribuiamo alla barra il nome NUOVA e premiamo Invio: il sistema
dispone la barra sul foglio
 dalla scheda COMANDI selezioniamo dal gruppo FORMATO le icone
che desideriamo includere e le trasciniamo all’interno della barra:

CORSIVO; GRASSETTO; SOTTOLINEATO; ALLINEA A SINISTRA;

ALLINEA A DESTRA;

AUMENTA RIENTRO;
CENTRA;
GIUSTIFICA;
 salviamo con il nome IMPAGINA.XLS;
RIDUCI RIENTRO;
Scambiare documenti
In questa lezione impareremo a:
> Salvare una cartella con un altro formato
> Salvare un documento in un formato appropriato per la
pubblicazione su un web site
Una volta che il foglio è stato completato, ovviamente dobbiamo
memorizzarlo per poterlo conservare. Un altro scopo del
salvataggio è quello della comunicazione: possiamo trasmettere
il nostro lavoro ad altri, copiandolo su un dischetto o
spedendolo mediante la posta elettronica.
Con il termine portabilità intendiamo la possibilità di “portare”
un file da un ambiente di lavoro ad un altro, consentendo
successive elaborazioni e in generale un ampio scambio di dati.
Excel prevede le seguenti possibilità:
• FORMATO PAGINA WEB: ne riparleremo più ampiamente;
• MODELLO, se vogliamo creare un modello da riutilizzare per
successive elaborazioni frequenti;
• TESTO, se vogliamo inserire i dati in un programma editor;
• Altre versioni precedenti a quella in uso, per assicurare la
cosiddetta portabilità verso il basso.
Attivare il comando SALVA CON NOME e scegliere il
formato
Memorizzazione in formato pagina web:
salvare i documenti con un formato html,
formato riconosciuto dai browser web.
Per la pubblicazione, cliccare sul pulsante PUBBLICA della
finestra SALVA CON NOME; compare una finestra, per le opzioni:
 ELEMENTO DA PUBBLICARE, documento da visualizzare sul
web;
OPZIONI DI VISUALIZZAZIONE: si può scegliere di pubblicare
il documento come pagina statica, che l’utente può solo visionare,
o come pagina interattiva;
in questo secondo caso abbiamo due successive opzioni:
 FUNZIONALITÀ FOGLIO DI CALCOLO: è possibile effettuare
elaborazioni sui dati secondo le routine di Excel;
 FUNZIONALITÀ TABELLA PIVOT : è possibile eseguire
operazioni di filtro e ordinamento sui dati, senza modificarli;
 TITOLO: per inserire un titolo che comparirà in alto e centrato
rispetto al foglio pubblicato sul web.
Pubblicare sul web una tabella.
• apriamo il file relativo alla settimana corrente;
• selezioniamo solo la tabella;
• scegliamo dal menu FILE il comando SALVA COME PAGINA WEB;
• attiviamo l’opzione SELEZIONA, che indica la zona evidenziata
• attribuiamo un nome al file (che avrà estensione .htm);
clicchiamo su CAMBIA TITOLO e inseriamo una dicitura
 clicchiamo su PUBBLICA e, nella nuova finestra di dialogo,
ancora su PUBBLICA (non ci sono opzioni da modificare);
• chiudiamo Excel;
• se andiamo sul file SETTIMANA.HTM e lo clicchiamo, il sistema
automaticamente avvia il browser web (Explorer, Netscape
Navigator, etc.) e infine visualizza il nostro lavoro.
OPERAZIONI DI BASE
L’utilità del foglio elettronico consiste soprattutto nel poter
manipolare in modo automatico i dati in esso inseriti ed
ottenere informazioni anche complesse grazie ad
operazioni sia di tipo matematico che di gestione dei dati
stessi (ordinamento, selezione, creazione di relazioni,
tabelle, rapporti, etc.). L’inserimento dei dati nel foglio è il
punto di partenza per poter poi in un secondo momento
operare su di essi; è tuttavia importante inserire i dati in
modo tale da rendere possibile tutte quelle operazioni
che ci consentiranno in seguito di ottenere i risultati
desiderati.
CELLA
Inserire i dati
In questa lezione impareremo a:
> Inserire numeri, testo e caratteri speciali in una cella
> Inserire semplici formule in una cella
> Usare il comando Annulla
La cella rappresenta un contenitore all’interno del quale
l’utente può operare per inserire i dati e per svolgere le
operazioni desiderate. Ciascuna cella è univocamente
indirizzabile tramite il nome della colonna e il numero della
riga che la formano incrociandosi.
L’immissione dei dati nelle celle può avvenire posizionandosi
all’interno della cella e digitando i caratteri da tastiera, quindi
premere Invio.
Si può far riferimento alla cella desiderata anche inserendo il suo
indirizzo nella CASELLA NOME in alto a sinistra;
una volta posizionati su una cella, si può inserire il valore anche
nella BARRA DELLA FORMULA: la barra e la cella sono collegate e
visualizzano gli stessi dati. L’applicazione è in grado di
riconoscere i tipi di dati inseriti:
• dati costanti, ovvero valori numerici, stringa, data, ora, valori
logici;
formule, che comprendono valori costanti, riferimenti a celle o
selezioni di celle, operatori aritmetico-logici ed operatori di
funzione ed iniziano sempre con il simbolo di uguaglianza (=).
Se desideriamo inserire in una cella un valore
numerico,è sufficiente
digitare tale valore; se è corretto,
contiene cioè solo cifre numeriche
o simboli matematici riconosciuti
dall’applicazione,
sul contenuto di tale cella potranno essere
svolti calcoli di vario tipo.
Se invece desideriamo inserire un dato composto da
simboli numerici, ma che non ha il significato di valore,
dobbiamo anteporre ai caratteri che lo compongono
l’apice: in questo modo comunichiamo al sistema che
quel dato, anche se composto da simboli numerici, non
sarà mai sottoposto ad operazioni di calcolo, ma sarà
trattato come una normale stringa di testo.
Pensiamo ad un numero telefonico: è composto da
simboli numerici, ma non ha un contenuto aritmetico e
non verrà mai sottoposto a calcoli, semmai ad
operazioni di elaborazione quali ordinamento, ricerca.
Possiamo verificare subito se il sistema considera
un valore inserito un testo o un valore numerico
operando come segue:
inseriamo in una cella il valore 43
e in una cella adiacente il testo ’43.
Notiamo subito che il foglio elettronico allinea i
valori numerici a destra, le stringhe di testo a
sinistra (cosa che facciamo anche noi quando
scriviamo). Ciò consente di riconoscere valori e
stringhe di testo anche senza vedere il simbolo ‘ ,
che infatti rimane nascosto.
Se vogliamo inserire una stringa di testo, possiamo
semplicemente digitarne i caratteri, facendo attenzione
alla dimensione della cella che deve contenerli.
Infatti, se la stringa supera la dimensione della cella, il
testo “deborda”, ovvero invade la cella adiacente.
Questa invasione è solo apparente: in realtà il
contenuto della cella rimane nella cella stessa.
Possiamo verificare che la stringa è in una cella sola
posizionandoci su tale cella e leggendone il contenuto
che appare sulla Barra della formula: vedremo allora la
stringa intera. Al contrario, se ci posizioniamo sulla
cella adiacente (quella apparentemente invasa) la
Barra della formula appare vuota e disponibile per
l’inserimento di altri dati.
Al contrario, se un numero supera le dimensioni della
cella, il foglio visualizza una stringa di avvertimento,
formata dai caratteri ####. In entrambi i casi
dovremo modificare le dimensioni delle celle:
Se vogliamo modificare il contenuto di una cella, utilizzeremo
il tasto F2, che mette a disposizione i dati nella barra
delle formule. Se invece vogliamo cancellarli, possiamo
posizionarci sulla cella e premere CANC.
Per inserire in una cella un carattere non presente sulla
tastiera, ad esempio un simbolo,è necessario
procedere come segue:
 scegliere PROGRAMMI dal menu AVVIO;
 selezionare MAPPA CARATTERI dalla cartella
ACCESSORI;
 evidenziare il carattere desiderato e cliccare sul
pulsante INSERISCI;
 chiudere la MAPPA CARATTERI.
Possiamo inserire all’interno di una cella anche una formula.
Il modo più semplice per creare una formula è utilizzare un
insieme di riferimenti a celle e simboli aritmetici; le regole
sintattiche da seguire sono le stesse della matematica l’addizione è un operatore binario, ovvero necessita di
almeno due operandi, l’ordine delle operazioni fa precedere
l’elevamento a potenza al prodotto e alla divisione, che a loro
volta precedono somma e differenza;
la divisione per 0 genera un errore, e così via.
Accanto agli operatori aritmetici fondamentali, abbiamo poi gli
operatori di confronto, che comparano due o più operandi e
generano come risultato un valore logico VERO o FALSO.
Per combinare tra loro operatori ed operandi sono disponibili
le parentesi tonde, che possono essere variamente annidate.
Normalmente, una volta terminato l’inserimento di una formula,
Il foglio elettronico procede immediatamente
all’esecuzione della stessa e nella cella contenitore non
apparirà la formula immessa, bensì il suo risultato. Queste
due impostazioni standard possono essere modificate:
•
si passa dalla visualizzazione dei valori a quella delle
formule mediante il comando OPZIONI… del menu
STRUMENTI, attivando la casella corrispondente e
disattivandola quando si vuole ritornare alla modalità
corrente;
•
per interrompere il calcolo automatico, si seleziona
sempre OPZIONI… e, nella cartella CALCOLO, si sceglie
la modalità MANUALE.
GRAZIE
PER L’ATTENZIONE
FINE