Procedure, strumenti e
suggerimenti per una buona
gestione economica dei progetti
finanziati
GROW YOUNG
Matteo Busnelli
Prato 5 luglio 2012
e dopo la presentazione del progetto?
Non
approvazione
Approvazione
senza condizioni
Approvazione con
erogazione parziale o
condizionata
Si conclude l’iter
Contratto,
convenzione,
adesione
Rimodulazione
Contratto, convenzione,
adesione
Approvazione parziale o condizionata
Contributo erogato inferiore a quanto richiesto
L’ente erogatore richiede di
rimodulare il progetto (ridefinizione
di obiettivi, azioni ,risorse e budget)
per poi approvare definitivamente
Anche se l’ente non fa questa
richiesta, in seguito ad una
approvazione parziale è necessario
che internamente si provveda alla
rimodulazione
…dopo la firma del contratto
I passi per una buona gestione amministrativa del
progetto
1.
2.
3.
4.
5.
Individuare il responsabile amministrativo
Effettuare la programmazione finanziaria
Assegnare le risorse
Organizzare la tenuta della documentazione
Monitorare in itinere l’andamento delle spese del
progetto
6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale
1. Individuare il responsabile amministrativo di
progetto
Dal momento della sottoscrizione del contratto occorre
individuare chi sarà il responsabile della gestione
economica del progetto.
Nel caso in cui non sia la stessa persona che ha
predisposto il budget o la rimodulazione occorre un
immediato passaggio di consegna in cui si illustrano
nel dettaglio le voci di costo previste.
2. Effettuare la programmazione finanziaria
Gli enti finanziatori in genere erogano un acconto
iniziale ed un saldo finale a seguito di verifica della
corretta rendicontazione.
Ciò significa che prima di ricevere il saldo dobbiamo
dimostrare di aver speso l’intero contributo.
Programmare significa trovare modalità per evitare di
essere troppo esposti finanziariamente
Un esempio di scansione temporale entrate- uscite
70 €
30 €
€
- 10 €
t
In questo caso l’Ente eroga un acconto del
70% e il saldo al termine del progetto
Perché la programmazione finanziaria
Conoscere la previsione di entrate e uscite può
consentire di evitare tensioni di liquidità ad
esempio prendendo accordi con fornitori e
prestatori sui tempi di pagamento
Uno strumento per la programmazione finanziaria
Un
semplice file excel , da compilare
assolutamente prima dell’avvio del progetto,
può essere estremamente utile per una
buona programmazione finanziaria
Cosa si prevede per GROW YOUNG
L’erogazione dei finanziamenti è prevista con le seguenti modalità:

20% dietro comunicazione dell’avvio del progetto;

40% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che
certifichino un importo pari al 20% del contributo assegnato al
progetto;

20% dietro presentazione delle spese effettivamente sostenute che
certifichino un importo pari al 60% del contributo assegnato al
progetto;

20% a saldo, a conclusione dell’attività, su presentazione della seguente
documentazione:



rendicontazione complessiva delle spese sostenute;
relazione di valutazione progettuale illustrativa dei risultati conseguiti
dall’iniziativa, in particolare, rispetto alle finalità di informazione e/o
comunicazione, al grado di partecipazione, disseminazione pubblica dei
risultati ottenuti e del raggiungimento dell’obiettivo, evidenziando le
eventuali criticità
materiale pubblicitario prodotto.
3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow
Young?


Le voci di spesa eleggibili sono quelle previste nel piano
finanziario del progetto approvato.
Spese relative a costi indiretti dell’Ente
costi di funzionamento della struttura imputati pro
quota al progetto sulla base di criteri omogenei e
trasparenti definiti dallo stesso Beneficiario. Esempio:
spese di condominio, pulizie; energia elettrica, telefono,
posta, riscaldamento e condizionamento; assicurazioni,
servizi finanziari, legali, ecc.; acquisti di cancelleria e
stampati; personale interno. Tali costi possono incidere
per una quota parte non superiore al 5% del contributo
assegnato al progetto;
3. Assegnare le risorse: quali risorse per Grow
Young?
 L’IVA può costituire un costo ammissibile solo se
è realmente e definitivamente sostenuta dal
Beneficiario
 L’IVA che può essere in qualche modo
recuperata non può essere considerata
ammissibile anche se non è effettivamente
recuperata dal Beneficiario
NON sono eleggibili le spese per:
 acquisti o ristrutturazioni immobiliari;
 attività lucrative.
3. Assegnare le risorse
A questo punto occorre individuare coloro i quali
forniranno servizi o prodotti.
Occorre provvedere in sostanza a:
 Predisporre ordini di servizio (per dipendenti o
assimilati)
 Predisporre lettere di incarico (per prestatori
professionali o occasionali)
 Richiedere preventivi ed effettuare gli ordini per
eventuali materiali e/o attrezzature
3. Assegnare le risorse
Prestare particolare attenzione a:
 Indicazione, per prestatori e fornitori, dei
tempi di pagamento;
 Iva, per quanto riguarda gli acquisti;
 Indicazione corretta della retribuzione
lorda per prestatori, sulla base di quanto
indicato nel budget
4. Organizzare la tenuta della documentazione
Consigliamo di creare un dossier/faldone in cui
inserire copia della documentazione
contabile, organizzata così come da piano
economico o da schemi di rendicontazione
(per macrovoci, per azioni, ecc)
4. Organizzare la tenuta della documentazione
Potrebbe essere utile, prima dell’avvio del
progetto, elaborare una sorta di check-list
per monitorare la presenza di tutta la
documentazione richiesta
4. Organizzare la tenuta della documentazione
Ma quale documentazione deve essere tenuta?
e come?
Spesso gli enti erogatori predispongono delle
linee guida di rendicontazione in cui
vengono illustrati i criteri.
Qui di seguito diamo regole generali che, in caso
di mancanza di precise istruzioni, possono
ritenersi complete
4. Organizzare la tenuta della documentazione
La documentazione deve essere intestata
all’Associazione e fiscalmente valida: fatture,
scontrini parlanti, cedolini paghe, notule
prestatori, rimborsi spese.
Nel caso in cui gli scontrini non siano parlanti
(cioè non riportino il C.F. dell’Associazione)
inserirli come rimborsi spese
4. Organizzare la tenuta della documentazione
La documentazione deve:
 essere in copia conforme all’originale (con
autocertificazione);
 riportare la denominazione del progetto;
 essere riferita al periodo progettuale (in
alcuni casi anche emessa e quietanzata nel
periodo del finanziamento)
4. Organizzare la tenuta della documentazione
Infine la documentazione deve essere quietanzata.
Ciò significa che
 fatture, scontrini, cedolini paghe, ecc. devono
essere stati regolarmente pagati
 ci deve essere copia di valida documentazione
attestante il pagamento: bonifici bancari, assegni
con estratti conto, dichiarazione dei fornitori,ecc.
4. Organizzare la tenuta della documentazione
Attenzione!!!
I diversi enti erogatori possono considerare in
modo differente la validità delle diverse
forme di pagamento
(non tutti ad esempio accettano dichiarazione di
fornitori o pagamenti per cassa)
4. …per Grow Young
Le fatture e le ricevute fiscali emesse da fornitori terzi
devono:
 essere debitamente quietanziate dal fornitore
stesso, con indicazione della data e della modalità
dell’avvenuto pagamento (contanti, assegno,
bonifico)
 riportare analiticamente la descrizione della spesa
sostenuta.
È ammesso lo scontrino cosiddetto “parlante”
Salvo eccezioni motivate e di norma per importi di
modesta entità non sono ammessi a rimborso gli
scontrini fiscali.
4. Organizzare la tenuta della documentazione
Oltre alla documentazione fiscale è opportuno
produrre e archiviare documentazione che attesti
l’effettiva realizzazione delle attività:
 registri presenze;
 copia di volantini;
 foto e video di eventi;
 eventuale materiale prodotto in laboratori;
 …..
Voce di spesa
Documentazione di spesa
Personale Ordine di servizio o lettera di incarico
dipendente o Cedolino paga (con indicazione costo a carico
assimilato progetto o dichiarazione separata)
Prospetto di calcolo costo aziendale dipendenti
Prospetto di calcolo costo aziendale coll prog
Time report
Quietanza;
Modello F24
Consulenti Lettera di incarico
professionisti Fattura con indicazione del progetto
Quietanza
Modello F24
Voce di spesa
Documentazione di spesa
Prestatori d’opera Lettera d’incarico
occasionali Richiesta erogazione compensi con indicazione
progetto
Quietanza
Modello F24
Acquisti vari da Eventuali preventivi
fornitori di materiali Fattura con indicazione del progetto
e/o attrezzature Eventuale dichiarazione quota parte
Quietanza
Spese di Fatture, bollette, ecc
funzionamento e/o Eventuale dichiarazione quota parte con
gestione indicazione del criterio utilizzato
Quietanza
5. Monitorare in itinere l’andamento economico
del progetto
Occorre dotarsi di strumenti che consentono in
qualsiasi momento di conoscere l’andamento delle
spese rispetto al piano economico presentato.
Ciò consente di:
 gestire l’impegno delle spese ancora residue
 fare richiesta all’ente erogatore di eventuali
modifiche da apportare al piano economico
5. Monitorare in itinere l’andamento economico
del progetto
Anche in questo caso un semplice file excel può essere
di grande utilità.
Questo strumento, debitamente compilato, dovrebbe
essere oggetto dell’ordine del giorno di periodiche
riunioni tra responsabile amministrativo di
progetto e coordinatore o referente dello stesso
6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale
In genere gli enti erogatori predispongono schede
riassuntive in cui, suddivise per macrovoci o azioni,
si riportano:
 le spese previste nel piano economico di progetto;
 le spese effettuate a consuntivo;
 l’eventuale motivazione degli scostamenti con
indicazione dell’autorizzazione ricevuta;
 l’elenco della documentazione che si allega.
6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale
Nel caso in cui non sia invece previsto alcun
modello preciso si consiglia di predisporlo
secondo lo schema visto
Occorre organizzare la documentazione in modo
tale che, per chi la riceve e la valuta, sia
immediato il collegamento con quanto
indicato nella scheda riassuntiva ( ad
esempio numerando i diversi allegati ed
indicando i numeri assegnati nella scheda
riassuntiva)
6. Predisporre ed inviare la rendicontazione finale
Ricordarsi infine di archiviare copia di tutto quanto
inviato ed organizzato secondo le stesse modalità
unitamente alla ricevuta di invio e ricezione della
documentazione (R.R., ricevuta di un protocollo,
ecc.)