NetConsulting-InfoCamere
Osservatorio sul Documento Digitale
Primo Rapporto
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 0
Roma, 4 aprile 2006
Gestione documentale e documento digitale:
il perimetro di riferimento
Le attività della gestione
documentale
Acquisizione
documenti
e trasformazione
in formato
elettronico
Condivisione
documenti e
gestione
workflow
Archiviazione
sostitutiva
documenti
elettronici
Distribuzione
documenti a
pubblici esterni
Integrazione
con Sistemi Informativi
aziendali
Documento digitale
=
Elemento cardine nella gestione documentale
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 1
Eventuale
gestione
archivio
documenti
cartacei
Principali ambiti di gestione di documenti
digitali
 Archiviazione e conservazione
sostitutiva
 Posta Elettronica Certificata (PEC)
 Fatturazione elettronica
Codice dell’Amministrazione Digitale
 Cedolino stipendi elettronico
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 2
La normativa di riferimento per il documento
digitale
Normativa
Cosa definisce
Deliberazione CNIPA n. 11
Regola la conservazione
del 19/02/2004
sostitutiva dei documenti
informatici. Definisce le regole
tecniche da osservare per la
riproduzione e conservazione dei
documenti necessarie a garantirne la
conformità agli originali.
Impatto su gestione
documentale
Rappresenta l’ultimo passo verso la
definitiva de-materializzazione dei
documenti
D.L. 20 febbraio 2004 n. 52
Istituisce la fatturazione
elettronica.
Impatto elevato soprattutto
nell’Industria e nel Commercio
DPR n. 68 del 11/02/2005
Ufficializza la Posta Elettronica
Certificata, sancisce la validità legale
dei messaggi trasmessi tramite PEC
Regole tecniche relative sia alle
modalità di realizzazione e
funzionamento della PEC per privati e
imprese
Decreto Legislativo
Istituisce il Codice
7 Marzo 2005 n. 82
dell’Amministrazione Digitale,
aggiunge alla possibilità di scambiare
documenti in formato elettronico con la
PA, quella di poter effettuare
pagamenti con modalità informatiche
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 3
Dal 1° gennaio 2006, rappresenta,
per l’intera PA, il punto di
riferimento normativo in tema di
documento digitale.
PA e aziende: tra documento
cartaceo e digitale
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 4
Aree aziendali più critiche ed opportunità
utilizzo documento digitale
Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta
70%
62,1%
60%
50%
Complessità
3,8
3,5
4
Propensione investimento
3,4
3,5
55,2%
3
3,2
2,7
2,5
40%
2,5
34,5%
2,3
2
31,0%
30%
24,1%
1,5
17,2%
20%
1,0
6,9%
10%
3,4%
0%
1
0,5
0
Processi
core
Acquisti
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 5
Amm.ne
Personale
Customer
Care
Marketing/
vendite
Legale
Logistica
PA: aree aziendali più critiche ed opportunità
utilizzo documento digitale
Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta
100%
100,0%
Complessità
3,5
90%
3,6
Propensione investimento
3,5
80%
3,4
70%
3,3
60%
3,3
3,2
50%
3,1
40%
28,6%
30%
20%
3,0
14,3%
3,0
14,3%
3
2,9
10%
2,8
0%
2,7
Gestione pratiche
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 6
Personale
Acquisti/ gestione fornitori/ Amministrazione/ finanza
ciclo passivo
Esigenze di gestione documentale
Valori da 1: poco importante a 5: molto importante
Totale campione
PA
4,9
4,3 4,6
4
3,6
3,5
2,9
3,1
2,4
Riduzione
documenti
cartacei
Gestione documenti digitali
Acquisizione di
documenti da
formato cartaceo
a formato digitale
a norma e non
3,1
2,9
Gestione del
workflow
documentale in
azienda
Protocollo
Sicurezza/
elettronico con
protezione del
conservazione a documento (firma
norma (ottica
digitale)
sostitutiva)
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 7
Gestione
documenti
cartacei
e digitali
Gestione flussi
documentali in
uscita
2,6
Gestione
documenti
cartacei
Archiviazione dei
documenti
cartacei residui
2,3 2,1
Gestione
documenti
digitali
Pubblicazione
documenti e
contenuti su
Internet
Fonte: NetConsulting, 2006
Analisi per potenziali aree di riduzione dei
flussi cartacei
Potenziali aree di riduzione flussi cartacei
69,2%
Ciclo passivo
Non
prevista
51,8%
Già fatta
31,0%
Non
sa/non
risponde
3,4%
In corso
13,8%
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 8
Ciclo attivo
30,8%
Gestione HR
30,8%
Gestione delle attività degli
informatori scientifici
7,7%
Acquisizione doc. da clienti
7,7%
Erogazione di circolari
7,7%
Gestione sinistri
7,7%
Comunicazioni ai clienti
7,7%
Gestione negozi associati
7,7%
Gestione documenti tecnici
7,7%
Controllo Qualità
7,7%
I progetti di adozione del
documento digitale
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 9
Progetti di adozione del documento digitale
Aree interessate (progetti conclusi)
64,3%
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
28,6%
Processi core
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo passivo
Concluso
48,3%
14,3%
Personale
7,1%
Marketing/ vendite
7,1%
Logistica
7,1%
Customer Care/gestione reclami
7,1%
Legale
7,1%
Aree interessate (progetti in corso)
Previsto
(entro 1
anno)
3,4%
50,0%
Processi core
In corso
48,3%
Acquisti/ gestione fornitori/ ciclo
passivo
14,3%
Personale
Marketing/ vendite
7,1%
Amministrazione/ finanza/ ciclo attivo
7,1%
Customer Care/gestione reclami
7,1%
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 10
42,9%
PA: Progetti di adozione del documento
digitale
Aree interessate (progetti conclusi)
75,0%
Gestione pratiche
Concluso
57,1%
Personale
25,0%
Amministrazione/Finanza
25,0%
Aree interessate (progetti in corso)
Gestione pratiche
In corso
42,9%
•
•
•
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 11
Automazione servizi demografici (Ministero Interni)
Processo civile telematico (Ministero Giustizia)
Conservazione cartelle cliniche (Ministero Salute)
Obiettivi progetti
69,0%71,4%
Totale campione
PA
51,7%
42,9%
37,9%
28,6%
42,9%
31,0%
27,6%
27,6%28,6%
28,6%
28,6%
17,2%
14,3%
10,3%
14,3%
3,4%
Riduzione
tempi
svolgimento
processo
Riduzione costi
processo
Migliore
condivisione
informazioni in
azienda
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 12
Riduzione
personale
addetto a
gestione
processo
Riduzione
complessità
processo
Sicurezza/
protezione del
documento
Migliore
servizio al
cliente
Riduzione
difettosità
processo
Riduzione
spazio fisico di
archiviazione
Gli impatti del documento digitale
sulle aziende e sul Sistema Paese
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 13
I costi e le inefficienze della gestione
documentale tradizionale in Italia nel 2005
Acquisizione
documenti
Stampa/
Produzione
documenti
 115 miliardi di pagine
stampate, di cui 19,5
miliardi inutilizzate
Distribuzione
documenti
 Ogni documento viene
duplicato da 9 a 11 volte =>
costo:
18
euro
per
documento
Costo: 287 milioni di euro
all’anno
Archiviazione
documenti
 1 documento perduto su
20
 3%
dei
documenti
archiviati erroneamente
 Costo per recuperare un
documento non archiviato
correttamente: 120 euro
40%:
Percentuale media del tempo di ogni impiegato
speso in attività di gestione documentale
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 14
I costi della gestione documentale
tradizionale nella Pubblica Aministrazione
PAC
•
110 Mln di documenti
•
160 Mln di registrazioni di protocollo
•
147 Mln di documenti archiviati
•
50.000 dipendenti coinvolti in 19.000
uffici
Costi
3 MLD di Euro
PAL
•
75 Mln di documenti protocollati
•
Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di
dipendenti
1.5 MLD di Euro
Fonte: Ministero per l’Innovazione e le tecnologie – Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la
dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale (Marzo 2006)
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 15
I costi e le inefficienze della gestione
documentale tradizionale in Italia nel 2005
Tutte le tipologie di documenti:
peso gestione documentale
tradizionale su PIL: 5%
Costi gestione documentale tradizionale
32%
Personale
Archiviazione
Ricerca documenti
100%
68%
70
Mld di Euro
Documenti contabili-amministrativi:
peso gestione documentale
tradizionale su PIL: 3%
Carta
Stampa
Copia
Costi totali
Costi diretti Costi indiretti
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 16
42
Mld di Euro
I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e
conservazione sostitutiva
Costo fattura tradizionale
Costo fattura elettronica
Fattura attiva
@ 9 euro
• Costi:
• redazione della fattura
• invio della fattura
• archivio
• gestione degli incassi
• copie “allegate”
• dispute e controversie
Fattura attiva
@ 4 euro
Risparmio
50-60%
Fattura passiva
@ 13 euro
• Costi:
• ricevimento della fattura
• controllo e smistamento
• archivio
• gestione dei pagamenti
• copie “allegate”
• dispute e controversie
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 17
Fattura passiva
@ 9 euro





costi per l’acquisto di carta, buste e
francobolli
Costi di archiviazione
tempo destinato all’archiviazione ed alle
successive ricerche
ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle
fatture
costi di distruzione delle fatture
Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)
I risparmi ottenibili: cedolino elettronico
•
•
Stampa su doppio foglio
di carta a ricalco chimico
•
Imbustamento
•
Spedizione
Invio via eMail
Risparmio:
90%
Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 18
I risparmi ottenibili: Posta Elettronica
Certificata (PEC)
Raccomandata A/R
Affrancatura
+
Carta
+
Busta
+
Archiviazione
PEC
0,35 €
3,29 €
Risparmio:
90%
Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 19
I risparmi potenziali dall’utilizzo del
documento digitale nella PA
Codice
Amministrazione
Digitale
Trasmissione telematica
certificati
Risparmio:
472,5 Mln di €
Posta Elettronica
Certificata
Risparmio:
360 Mln di €
Cedolino elettronico
Risparmio:
882 Mln di €
Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro
Osservatorio sul Documento Digitale
4Fonte:
aprile Elaborazioni
2006– Slide 20
NetConsulting su fonti MIT e CNIPA - 2006
Esempi di risparmi dall’utilizzo della PEC
nella PA: il progetto @P@
Avvisi di reato
Registrazione
Atti giudiziari
Gestione
Amministrativa
interna
Processo
telematico
800.000
comunicazioni
1,6 milioni
comunicazioni
600.000
comunicazioni
240.000
comunicazioni
Risparmio:
4,5 Mln di €
Risparmio:
4,7 Mln di €
Risparmio:
22,8 Mln di €
Risparmio:
53 Mln di €
Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro
(150 includendo le altre iniziative)
Osservatorio sul Documento Digitale
4 Fonte:
aprile 2006–
Slide 21NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006
Elaborazioni
PA: indicatori di efficienza dei progetti di
adozione di documenti digitali
Valori in % su totali rispondenti
66,7%
50,0%
33,3%
33,3%
16,7%
16,7%
-72,5%
-90,0%
Tempo ricerca
documento
-90,0%
Tempo medio di
svolgimento del
processo
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 22
Numero di persone
dedicate al
processo (FTE)
Aree impattate
% documenti
perduti
Numero documenti
cartacei stampati e
gestiti all'anno
Impatto stimato
Difettosità del
processo (%
documenti non
corretti)
Risparmi complessivi dall’uso di documenti
digitali
PA
PA + aziende
Aziende
PA
Cedolino
elettronico
Trasmissione
telematica
certificati
PEC
Fatturazione
Elettronica e
Conservaz. Sost.
35 milioni
di
certificati cartacei
245 milioni
di raccomandate
A/R
1,4 miliardi
di fatture cartacee
e doc. contabili
3,5 milioni
di cedolini
cartacei al mese
Risparmio:
720 Mln di €
Risparmio:
14 Mld di €
Risparmio:
882 Mln di €
Risparmio:
472,5 Mln di €
Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro
Osservatorio sul Documento Digitale
NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006
4Fonte:
aprile Elaborazioni
2006– Slide 23
Conclusioni
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 24
Considerazioni conclusive
 Crescente importanza documento digitale:
 Evoluzione normativa
 Riconoscimento benefici
(risparmi e ottimizzazione processi)
 Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistemaPaese: 42-70 miliardi di Euro
 Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più
diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 25
La penetrazione attuale delle soluzioni di
gestione documentale
0,8%
55,00%
oltre 500
Circa 4.000
aziende
16,00%
da 101 a 500
da 10 a 100
521.745
da 6 a 9
Universo di
riferimento:
aziende ed enti
con più di 5
dipendenti
0,40%
0,10%
13,0%
Finanza
12,0%
PA
Penetrazione per settore
99,2%
Servizi
0,5%
Aziende/enti con soluzioni gestione documentale
Totale altre aziende/enti
Industria
0,3%
Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 26
Penetrazione per classe
dimensionale (numero addetti)
Il mercato della gestione documentale (20042006)
Valori in mln di Euro
789,6
3.6%
6.8%
91,5
818,3
3.9%
7.6%
97,7
91,8
2004
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 27
Software
2.9%
3.0%
1.2%
BPO
documentale
Servizi
437,4
419,2
202,4
105,1
4.3%
3.8%
403,9
850,6
Hardware
208,5
92,9
2005
0.8%
214,5
93,6
2006
Il Codice dell’Amministazione Digitale
….riconosce in maniera definitiva la validità giuridica del documento digitale
Dà la possibilità per
le PA di effettuare
pagamenti con
modalità
informatiche
Codice
dell’Amministrazione
Digitale
Dà diritto ai cittadini
di utilizzare le
tecnologie
informatiche nei
rapporti con la PA
Impone a tutte le
Amministrazioni di gestire
i documenti con sistemi
informatici mediante
protocollo elettronico e
archiviazione elettronica
Definisce i requisiti dei
certificatori e dei
certificatori qualificati
Riconosce la piena validità
giuridica a: PEC, firma digitale,
documenti informatici, carta
d’identità elettronica, carta
nazionale dei servizi.
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 28
Fonte: NetConsulting, 2006
Le evoluzioni: da gestione documentale a
Enterprise Content Management
Oggi
Domani
Documenti in diversi formati
Archiviazione
Processi ?
Fonte: NetConsulting, 2006
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 29
Doc.
cartacei
Sicurezza
Documenti elettronici
Ottimizzazione processi
Documenti cartacei
E-mail
Pagine
Web
Record
di DB
Fax
Documenti elettronici
Gestione workflow
Archiviazione
Integrazione con sistemi aziendali
Importanza del documento digitale nelle
aziende e nella PA
Stimoli
Imprese
4,3
Ottimizzazione processi
4,0
Riduzione costi/efficienza
Sicurezza e protezione
patrimonio informativo
3,2
PA
4,0
Ottimizzazione processi
Sicurezza e protezione
patrimonio informativo
3,9
Adempimenti a vincoli normativi
3,3
3,3
Adempimenti a vincoli normativi
2,9
Miglioramento servizio al cliente
2,8
Riduzione costi/efficienza
Miglioramento servizio al cliente
3,1
Vincoli
3,0
Cultura aziendale
Incertezza normativa
1,9
Gestione pregresso
Gestione pregresso
1,8
Scarsa conoscenza offerta
Scarsa conoscenza offerta
1,5
Osservatorio sul Documento Digitale
4 aprile 2006– Slide 30
2,6
Costi
2,6
Vincoli organizzativi
3,9
Cultura
2,8
Costi
4,0
Vincoli organizzativi
Incertezza normativa
Fonte: NetConsulting, 2006
1,7
1,4
1,3
Valori da 1: poco
importante a 5: molto
importante