Convegno di studio
e aggiornamento amministrativo
Amministrazione delle Comunità,
problematiche e indicazioni pratiche
casa madre 01-04 luglio 2009
1
I termini…

casa madre 01-04 luglio 2009
2
Amministrare
•
•
riferito a enti, funzioni o attività
singole o di gruppo … = “curare,
regolandone e sorvegliandone
l’andamento sì da poter renderne
conto…” (Devoto, Diz. Lingua Italiana)
Servire, curare, fornire, governare,
maneggiare cose, porgere,
dispensare… dal lat. administrare – minister
(Google, Vocabolario etimologia)
casa madre 01-04 luglio 2009
3
Amministrazione




attività diretta ad amministrare,
il compito, la responsabilità
dell’amministrare
complesso di criteri cui si ispirano gli
amministratori
(Devoto, Diz. Lingua Italiana)
casa madre 01-04 luglio 2009
4
Colui che amministra




assume l’impegno a livello legale, burocratico,
formale …
lo assolve con la cura del buon padre di famiglia
rappresenta la realtà, il gruppo che lo ha
incaricato, e ne cura gli interessi
concretizzandone orientamenti e criteri…
risponde del proprio operato …
casa madre 01-04 luglio 2009
5
La comunità è …
un insieme di persone con rapporti sociali,
culturali, morali e non solo
un insieme di persone con vincoli organizzativi,
interessi comuni, e non solo
un insieme di persone con vincoli affettivi, tipo
famiglia
ente di diritto pubblico o privato tipo comunità
montana, comunità religiosa …
casa madre 01-04 luglio 2009
6
2 segue : La comunità, per noi, è …
un insieme di persone in cui tutto è comune:
vita, attività, beni, valori, perché
rispondono, su chiamata, ad essere e a
testimoniare l’appartenenza a Colui che le
ha chiamate e convocate.
una comunità con dimensione altra: da Dio
nella Chiesa per il mondo.
casa madre 01-04 luglio 2009
7
Amministrare allora significa …
prendersi a “cuore” vita, beni, opere …
prendersi “cura” secondo priorità: persona
(sorelle) – cose (beni) …
occuparsi della gestione della casa con
competenza, attenzione, rispetto,
disponibilità, coerenza …
Condividere scelte, orientamenti alla luce
della “mentalità” evangelica …
……
casa madre 01-04 luglio 2009
8
Problematiche, meglio, Difficoltà
.
casa madre 01-04 luglio 2009
9
premessa


Inizierei col ricordarci di alcuni
atteggiamenti, che ci abitano e che danno
senso, motivano ed incoraggiano il nostro
“amministrare” (ciascuna di noi, “amministra”!) e
sono: lo spirito di servizio, il senso di
appartenenza, la buona volontà …
Atteggiamenti-valori che danno colore ai
criteri con i quali affrontare le difficoltà…
casa madre 01-04 luglio 2009
10
da dove nascono le difficoltà
casa madre 01-04 luglio 2009
11
Le principali origini delle difficoltà







Il sentirsi-sapersi non abbastanza preparate;
quindi insicurezza … ansia … blocco della
creatività e dello spirito di iniziativa ….
Inesperienza, che può indebolire la ricerca di punti
di riferimento preziosi …
Il moltiplicarsi di norme, disposizioni, novità…
Timore di non riuscire ad “accontentare” …
Timore o sensazione di incomprensione …
Mancanza di tempo …… ecc.
casa madre 01-04 luglio 2009
12
Per cominciare…
quello che serve:
AUTOSTIMA …
“un fiore che va annaffiato
ogni giorno" (Willy Pasini)
casa madre 01-04 luglio 2009
13
L’autostima – 1




L'autostima è la valutazione che una
persona dà di se stessa;
è un fattore dinamico, che evolve nel
tempo;
va coltivata, curata, alimentata durante il
corso dell'esistenza
Una sana autostima si manifesta nella
capacità di percepirsi e di rapportarsi a se
stessi in modo realistico, positivo, rilevando
i punti forti e quelli deboli;
casa madre 01-04 luglio 2009
14
L’autostima – 2


Una persona con una sana autostima non è
perfetta, ma sa come valorizzare le proprie
abilità e capacità e come tenere sotto
controllo i difetti e le parti del proprio
carattere meno amate.
La sana autostima è indipendente dal giudizio
degli altri, è caratterizzata da una profonda
conoscenza di se stessi, aiuta a mantenere i
punti di forza ed a migliorare quelli di
debolezza, promuove obiettivi stimolanti ma
non eccessivi… (tratto da R.Iannuzzi, L’autostima come esperienza
concreta – passim)
casa madre 01-04 luglio 2009
15
altri bagagli…
…
una 24 ore da
tenere
sempre
appresso
un baule per le
“cose” che
servono
casa madre 01-04 luglio 2009
16
I contenuti - 1
.
casa madre 01-04 luglio 2009
17
I contenuti - 2
 Formazione
 Informazione
 Esperienza
 ………
casa madre 01-04 luglio 2009
18
Indicazioni pratiche - 1







Essere amanti
dell’ordine
di una buona organizzazione
della fedeltà a ricordare, annotare
della chiarezza
del senso della misura
………
casa madre 01-04 luglio 2009
19
l’ archivio


l’ “archivio” è il luogo dove si
conservano i documenti:
della comunità
in sedi distinte

e amministrativi
casa madre 01-04 luglio 2009
20
Organizzare l’archivio
della comunità
dell’economato
casa madre 01-04 luglio 2009
21
I documenti
o
o
o
o
o
o
raccogliere – analizzare
catalogare
rispondere / evadere
registrare
memorizzare
conservare
casa madre 01-04 luglio 2009
22
Quali documenti
.-A
 Strettamente della comunità
 Convenzioni e correlati
 Pratiche con chiesa locale
 Corrispondenza varia da conservare
 Corrispondenza e circolari Consiglio
generale e Consiglio provinciale
 Copia atti Capitoli generali – prov.li
segue
casa madre 01-04 luglio 2009
23
Cronistoria della Casa
Registro anagrafico delle suore della comunità;
 Fotocopia passaporti – carte identità – patenti
– libretti sanitario e della pensione – Codice
fiscale;
 Documenti rapporti lavoro - volontariato –
pensione – pratiche sanitarie;
 Residenze – tessere elettorali - …
Contenitori ad hoc per singola suora …..
casa madre 01-04 luglio 2009
24
Quali documenti

.-B
Amministrativi o dell’economato
# Relativi agli immobili: progetti edilizi – tecnologici –
planimetrie – certificati catastali – abitabilità dichiarazioni di conformità e certificazioni varie –
C.P.I. …
# Atto di proprietà o contratto di affitto o comodato
# Contratti di manutenzione impianti – attrezzature…
# Inventario
# Altro
casa madre 01-04 luglio 2009
25
Contratti utenze




Energia elettrica
Acqua
Gas
Telefono
casa madre 01-04 luglio 2009
26
Contratti manutenzione

Impianti: elettrico
termoidraulico
tecnologici in genere
centrale termica
ascensori
antincendio (estintori ecc.)
cancelli elettrici\basculanti
opportunità del REGISTRO delle manutenzioni
casa madre 01-04 luglio 2009
27
segue:

Contratti manutenzione
Attrezzature e altro:
fotocopiatrice
strumenti informatici dove serve
cappe aspiranti
……
parco – giardino
……
casa madre 01-04 luglio 2009
28
Registro dei controlli …
… dove si annotano gli interventi e i controlli
relativi al buon funzionamento:
degli impianti elettrici
di illuminazione (luci di emergenza…)
di sicurezza dei presidi antincendio (estintori,
idranti…) e dei vari dispositivi di sicurezza e di
controllo ( antintrusione – pompe sommerse…)
delle riunioni di addestramento e le
esercitazioni (piano e prove di evacuazione…)
casa madre 01-04 luglio 2009
29
Gestione del personale
personale dipendente:



fascicolo del personale
contratto di lavoro
libri paga – matricola - infortuni…
appalto servizi:





Mensa
Pulizie
Lavanderia
altro
casa madre 01-04 luglio 2009
30
Gestione amministrativo-contabile
casa madre 01-04 luglio 2009
31
I libri e i documenti contabili
Prima nota
Giornale
Bilancio
Resoconti
Preventivi
Consuntivi
Fatture
Ricevute
Altri documenti validi
casa madre 01-04 luglio 2009
32
occhio al … calendario
memorandum
Annotare scadenza:
 Bollo auto
 Revisioni
 Assicurazioni
 Impegni particolari
 …….
casa madre 01-04 luglio 2009
33
Le banche e le assicurazioni
Rapporti di c/corrente e quanto connesso
Conti correnti postali
Assicurazioni
* incendio-furto-rischi diversi
* infortuni - responsabilità civile
* R.C. auto
* Assicurazione malattia
casa madre 01-04 luglio 2009
34
Conservazione dei documenti:
quando la “ricevuta” può essere cestinata.
•
•
•
•
ricevute pagamento del canone Rai dieci anni.
ricevute pagamenti canoni di affitto cinque anni.
fatture di acqua, gas, luce e telefono cinque anni a
partire dalla data di scadenza del pagamento. Se
l’operazione è stata effettuata tramite banca, si
devono conservare anche estratti conto banca, che
attestano l’avvenuto pagamento.
ICI – la ricevuta del pagamento va conservata per
cinque anni a partire dall’anno successivo a quello
di pagamento dell’imposta.
casa madre 01-04 luglio 2009
35
2. segue Conservazione documenti…
•
•
•
•
spese condominiali cinque anni.
tasse asporto rifiuti si conservano fino al decimo
anno successivo a quello di pagamento
assicurazioni:Le quietanze vanno conservate per
un anno. Quelle utilizzate anche ai fini fiscali –es.
le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni,
fino a quando cade in prescrizione il periodo di
imposta in cui sono state sostenute.
dichiarazioni redditi: Le ricevute dei pagamenti
delle tasse e dell’IVA si conservano fino a 5 anni a
partire dall’anno successivo a quello della
dichiarazione.
casa madre 01-04 luglio 2009
36
3. segue Conservazione documenti
•
•
•
•
estratti conto bancari: dieci anni. In questo
intervallo temporale è infatti possibile impugnare
l’estratto conto, qualora fossero presenti errori o
omissioni.
Scontrini: Lo scontrino fiscale, che vale anche
come garanzia, si conserva per tutta la durata
della garanzia.
Ricevute spedizionieri – 1 anno
tassa di circolazione (bollo) va conservato fino alla
fine del terzo anno successivo a quello nel corso
del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va
applicato anche in caso di vendita della vettura.
casa madre 01-04 luglio 2009
37
4. segue Conservazione documenti
•
Le ricevute delle contravvenzioni stradali vanno
conservate per 5 anni.
Tratto da Notiziario CNEC N. 4/2009
Schema di Sintesi
In estrema sintesi: nel caso di incertezza o …..
per semplificare, vista la differenziazione delle
scadenze, conservare i documenti di cui sopra
per DIECI ANNI COMPIUTI.
casa madre 01-04 luglio 2009
38
5. ed infine ….
CUD – RED riscontrato – Esenzioni ticket – mod. 730
– altro relativo a pratiche pensionistiche rilevanti –
pratiche fiscali … - buste o fogli paga - … conservare per 10 ANNI.
N.B. per le sorelle che lavorano o hanno
lavorato presso terzi: il CUD costituisce anche
certificazione dei versamenti previdenziali ai fini
pensionistici effettuati dai datori di lavoro,
quindi attenzione alla conservazione!!!
casa madre 01-04 luglio 2009
39
Buon lavoro e …
casa madre 01-04 luglio 2009
40