InTempo
Schema di realizzazione
InTempo, in breve
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Registrazione giorno per giorno delle prestazioni che i
collaboratori dedicano ai singoli clienti.
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Operazioni di registrazione del tempo facili nell’uso e nella
lettura.
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Rendiconto per collaboratore, cliente, progetto e attività.
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Monitoraggio della situazione dei vari progetti
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Assegnazione ai singoli utenti di ruoli per modulare l’accesso
alle funzionalità.
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Gestione di dati di costo e fatturazione.
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Fatturazione per cliente in forma di bozza.
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Emissione di bozze di cedolino o riepilogo per l’ufficio paghe
Definizioni principali
Organizzazione La cooperativa, l’azienda o lo studio
professionale che utilizza InTempo
Cliente Soggetto per il quale l’organizzazione svolge
servizi o attività che dovranno essere registrate
dal software.
Collaboratore Operatore che esegue materialmente un
servizio o un’attività per un cliente.
Attività Tipo di operazione che un collaboratore può
svolgere per un cliente, generica o particolare
in funzione delle esigenze.
Progetto Struttura di attività erogabili per un cliente in un
periodo di tempo determinato, disposte in
elenco o albero (max 3 livelli).
Prestazione Associazione tra l’attività di un progetto, un
collaboratore e un periodo di tempo.
Permesso Associazione tra un utente, un ruolo e un
progetto.
Censimento iniziale
Le attività di censimento propedeutiche all’utilizzo del sistema
sono proporzionate al grado di complessità che l’organizzazione
possiede o vuole gestire con InTempo.
Le informazioni sono divise in 3 aree:
• anagrafiche
• progetti
• permessi
Censimento iniziale
[anagrafiche]
Le anagrafiche sono obbligatorie per fornire al sistema i parametri
e le informazioni minime per il suo funzionamento.
I dati necessari per censire un’anagrafica sono pochi e di semplice
gestione. Se l’organizzazione lo reputa necessario possono essere
gestite anche informazioni facoltative. Ad es. l’anagrafica cliente è
composta al minimo da un nome che esprime la ragione sociale.
Tutte le altre informazioni (anagrafiche, di contatto, di gestione
del costo, …) sono facoltative.
In alcuni casi è possibile rendere ancora più semplice il
popolamento iniziale importando i dati da altri sistemi.
Censimento iniziale
[progetti]
Un progetto è al minimo rappresentato da un’attività erogabile per
un cliente, oppure da un elenco di attività, o infine da una struttura
di attività ad albero.
Progetto A
Attività 1
Progetto B
Attività 1
Attività
Attività 2
Attività 3
Progetto C
Attività 1
Attività 2
Attività 4
Attività 5
Attività 3
Costruibile in
punta di mouse!
Censimento iniziale
[permessi]
Con i permessi si regolamenta l’accesso ai dati: lettura, scrittura e
controllo completo.
E’ possibile, ad esempio, attribuire ad un utente l’amministrazione
dell’intero insieme dei dati, quindi lavorare su tutti i clienti
presenti e futuri e su tutti i loro progetti senza alcuna restrizione.
Oppure essere più selettivi fino a costruire una griglia di
autorizzazioni tale da definire i permessi differentemente tra
collaboratori, clienti e progetti.
Legami logici possibili
Clienti
Collaboratori
Attività
1. I collaboratori sono distribuiti in maniera non uniforme sui
clienti che a loro volta sono associati ad attività di progetto
in maniera differente.
2. Tutti i collaboratori lavorano su tutti i clienti che a loro volta
sono associati ad attività di progetto in maniera differente.
3. Tutti i collaboratori lavorano su tutti i clienti che a loro volta
sono associati a tutte le attività di progetto censite.
Registrazione del lavoro
[manuale]
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Registrazione veloce con lo strumento calendario
La registrazione è permessa al singolo utente e ad utenti con
ruoli amministrativi
I legami permettono di selezionare solo i clienti e le attività
collegate
Utilità per la duplicazione dell’attività registrata
Prestazioni ricorsive inserite con una sola imputazione
Assegnazione di costi e ricavi
Registrazione del lavoro
[con il timer]
Funzione sempre accessibile dalla barra delle applicazioni.
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Permette la registrazione del tempo in automatico
pulsanti per l’avvio, la pausa ed il blocco della registrazione
scelta rapida dell’attività
gestione delle attività “preferite”
richiamo dei log creati per verifica ed eventuale completamento
Estrazione
[albero]
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Per cliente
Per collaboratore
Per progetto
L’albero permette di visualizzare i dati fornendo i totali o subtotali
per i tre parametri sopra indicati.
I dati saranno visibili per intervalli di tempo o in valori assoluti.
Estrazione
[tabella]
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Elenco dei log
– E’ possibile richiamare e ricercare un log registrato.
– La ricerca è parametrica per giorno, collaboratore, cliente,
attività.
– Gli utenti amministratori possono estrarre i dati su un file in
formato Excel per ulteriori elaborazioni.
•
Stampe
– Stampe di sintesi che facilitino e ricapitolano i log.
– I formati e i dati sono concordabili con il committente.
Estrazione
[reports]
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Cruscotto monitoraggio progetti
sintesi degli elementi essenziali per avere una fotografia immediata dello stato
di un progetto
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Cruscotto ore personale
documento di sintesi con le informazioni necessarie per elaborazione degli
stipendi, pronto per essere inviato al consulente del lavoro
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Query personalizzate
modelli definiti con il cliente che riportano le informazioni utili per un
monitoraggio di dettaglio, relative a:
• Progetti
• Attività
• Personale
•
Archivio documentale
predisposizione per l’archivio di documenti importanti relativi ai progetti
(progetto, rendicontazioni, fatture … ecc)
Conclusioni
InTempo:
•
è un software agile e facile;
•
permette diversi gradi di utilizzo e personalizzazione;
•
risponde alle esigenze operative, di monitoraggio e
amministrative dell’organizzazione.