PROGETTI DI SISTEMI
INFORMATIVI
Le principali fasi e i relativi approcci
della pianificazione
LE FASI DI PIANIFICAZIONE DI UN SISTEMA INFORMATIVO
schema di riferimento
1.
IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O DELL’OPPORTUNITA’ (fase
preliminare); ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI
DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E DELLE SPECIFICHE FUNZIONALI DI
MASSIMA
2.
•
3.
4.
schematizzazione e rappresentazione della struttura; rappresentazione delle
procedure; selezione di indicatori (per SID); impostazione e rappresentazione
delle basi di dati; scelta e dimensionamento delle attrezzature
ANALISI DEGLI IMPATTI ORGANIZZATIVI E VALUTAZIONI
ECONOMICHE
STESURA DI UN RAPPORTO CONTENTENTE ELEMENTI E SCHEMI
INDICATIVI DI MASSIMA PER LA SOLUZIONE TECNICA
Sviluppo del progetto (progettazione tecnica)
implementazione e test del sistema
FASE 1
IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O
DELL’OPPORTUNITA’;
ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI
IDENTIFICAZIONE DEL PROBLEMA O
DELL’OPPORTUNITA’
Ha lo scopo di chiarire se il problema o la proposta
presentate chiamino effettivamente in causa i sistemi
informativi, e se sì in che modo
• Indagine conoscitiva per definire il problema e/o la
proposta e/o identificare la nuova opportunità di
implementazione
• Identificazione dell’origine del problema o della
motivazione della proposta
• Formulazione preliminare delle prime idee e
suggerimenti per pervenire alla soluzione,
identificazione di alcune grandi alternative di massima,
ecc.
ANALISI DI FABBISOGNI, REQUISITI, OBIETTIVI
•
•
•
•
•
•
•
Analisi avente lo scopo di affrontare interrogativi
quali:
A cosa deve servire il sistema?
Quali funzionalità devono essere sviluppate?
Quali informazioni servono?
A quali utenti?
Per fare cosa?
Quali procedure si vorrebbe automatizzare?
Ecc.
Identificazione di fabbisogni/obiettivi:
LE DIFFICOLTA’:
• “Quali informazioni servono? Cosa dobbiamo
informatizzare/automatizzare?”
• Gli “utenti” dovrebbero essere la prima fonte
per trovare la risposta
MA
ci sono alcuni tipici fattori che limitano la
possibilità di individuare bisogni e obiettivi a
cui dovrebbe rispondere il S.I. da progettare
FATTORI CHE OSTACOLANO L’IDENTIFICAZIONE DI
FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I.
DA PARTE DEGLI UTENTI
•
•
•
•
Ancoraggio “alla realtà attuale”
Sensibilità alla vicinanza temporale
Tendenza al comportamento intuitivo
Abilità differenziate nell’uso delle ICT
In alcuni casi:
• Prevenzione verso le ICT
• Scarsa conoscenza del contesto aziendale specifico
FATTORI CHE OSTACOLANO L’IDENTIFICAZIONE DI
FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I.
DA PARTE
DELL’ANALISTA/PROGETTISTA
• Una scarsa conoscenza del contesto aziendale
(ossia “del business”)
• Un’eccessiva focalizzazione su aspetti di
carattere tecnico/informatico
• Una scarsa capacità di interazione con utenti e
manager (per far “emergere” le idee chiave)
FATTORI CHE OSTACOLANO L’IDENTIFICAZIONE DI
FABBISOGNI E OBIETTIVI DEL PROGETTO DI UN S.I.
DIFFICOLTA’ “DI CONTESTO”
• Indeterminatezza dei compiti degli utenti
• Variabilità delle attività che vengono svolte o
che sono da informatizzare
• Complessità degli obiettivi delle attività
• …
GRADO DI INDETERMINAZIONE DEL CONTESTO
RIASSUMENDO:
analisi dei fabbisogni:
APPROCCI POSSIBILI alla raccolta delle
informazioni necessarie
1. DEDUZIONE DI SPECIFICHE E
OBIETTIVI DA APPLICAZIONI
ESISTENTI
2. RILEVAZIONI TRAMITE INDAGINE
DIRETTA PRESSO GLI UTENTI
3. RILEVAZIONI INDIRETTE
4. APPROCCIO
PROTOTIPALE/SPERIMENTALE
1. DEDUZIONE DI FABBISOGNI, OBIETTIVI E
SPECIFICHE ISPIRANDOSI AD APPLICAZIONI
ESISTENTI
• Studio di applicazioni o soluzioni già ben
descritte su testi, manuali, casi-studio,
disposizioni o regolamenti, ecc.
• Studio di un’applicazione del S.I. già esistente e
che va sostituita o migliorata
• Studio di un’applicazione da riprodurre o
imitare (ad es. presso altre aziende, o disponibili
sul mercato, ecc.)
2. RILEVAZIONI TRAMITE INDAGINE
DIRETTA PRESSO GLI UTENTI
• Indagine con questionari (sui dati di cui gli utenti hanno bisogno, su quali
funzionalità sono da automatizzare, ecc.)
• Progetti di una certa dimensione in cui sono coinvolti molti utenti
• Necessità di coerenza nella preparazione di questionari e nella somministrazione
• Interviste (semi-strutturate o non strutturate)
• Per progetti più piccoli, o nel caso di difficoltà di formalizzazione di questionari
• Tecniche di consultazione di gruppo
•
•
•
•
Riunioni guidate
Brainstorming
Metodo Delphi, ecc.
Ad es. se è difficile la convergenza di idee, o se il progetto è molto innovativo o
complesso
3. RILEVAZIONI INDIRETTE
• Analisi delle modalità di lavoro dell’utente
• Analisi degli indirizzi strategici generali
dell’azienda
• Analisi dei processi aziendali
• Analisi di normative di riferimento (es.:
normative sulla qualità)
4. PROTOTIPAZIONE
• Realizzazione di una versione “sperimentale”
del sistema le cui funzionalità vengono testate
con gli utenti
– Costo elevato (anche in termini di tempo)
– Necessaria la disponibilità di un campione di utenti
– Va gestita l’eventuale coesistenza di “vecchi”
sistemi o modalità di lavoro
– Richiede comunque un’analisi preliminare per poter
progettare il prototipo stesso
DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI E DELLE
SPECIFICHE FUNZIONALI DI MASSIMA
A. Approcci e schemi per la
rappresentazione della struttura del S.I.
UN APPROCCIO FORMALE PER
L’ANALISI E LA SCHEMATIZZAZIONE DEI SISTEMI INFORMATIVI:
IL METODO “BSP”
Business System Planning
• Approccio di “analisi dei sistemi”
• IBM anni ’70 (proposto nel 1971)
• Scopo: identificazione dei fabbisogni di informazione e
di elaborazione delle informazioni, identificazione
delle funzionalità dei sistemi attuali, identificazione
delle aree di intervento
• Per s.i. operativi (ma anche direzionali)
• Si sviluppa in tre fasi (v. più avanti)
LE MATRICI
• Mettono in relazione elementi diversi
dell’organizzazione e/o del sistema informativo
• consentono di evidenziare i fabbisogni informativi a
seconda della categoria di utilizzatore
• consentono di identificare ciò che il sistema (o i
sistemi) fanno o dovrebbero fare
• possono essere utilizzate per rappresentare sia
“l’esistente” sia “l’obiettivo”
LE PRIME DUE FASI:
• Consentono di evidenziare con coerenza i
fabbisogni di informazione e di elaborazione
dell’organizzazione
• Consentono di mettere in luce la coerenza tra i
fabbisogni informativi e gli obiettivi del
progetto del nuovo S.I. (e/o del sistema attuale,
individuandone carenze e aree di sviluppo)
FASE 1
• Analisi dell’organizzazione:
– Quale unità organizzativa (funzione, ufficio, ruolo
individuale, ecc.) svolge quale attività (o processo)
– Matrice unità organizzative/processi o attività
Matrice unità organizzative/processi
• Si tratta di identificare le attività (o le sequenze di
attività intese come processi) svolte da un’unità
aziendale (ufficio, reparto, singolo individuo, ecc.)
• Un possibile procedimento:
– partire dall’organigramma aziendale o da una porzione di
interesse
– sulla base delle informazioni raccolte (con interviste,
questionari, analisi ecc.) identificare le diverse
attività/processi svolte da ciascun addetto, reparto, unità
aziendale, funzione aziendale, ecc.
– scomporre (se possibile) i processi in sottoprocessi e poi
attività “elementari”
– mettere in relazione le attività o processi con gli altri
elementi (cioè costruire appunto matrici)
– importante identificare unità e processi distinti, ma evitando
un grado di dettaglio eccessivo
matrice unità
organizzative/processi-attività
proc/att. a
proc/att. b
….
….
proc/att. k
U1
FC
E
U2
IR
U3
….
Un
E
FC
E
IR
RR
E
E
E=esegue; IR= è informato dei risultati; RR=è responsabile dei risultati;
FC=fornisce un contributo; ….
FASE 2
• Analisi dei requisiti informativi delle varie attività
– Ossia: quali informazioni usano e/o elaborano determinati
processi o attività
– Si produce la Matrice classi di informazioni/processi o
attività
• L’incrocio con la matrice unità/processi permette di
costruire la
– matrice unità/classi di informazioni:
• Evidenzia quali informazioni (o fabbisogni informativi) per quali
unità organizzative (e quindi indirettamente per quali processi)
Attività o
processi
Matrice informazioni/processi-attività
indica quale attività/processo “usa” quale
informazione (ed eventualmente come)
Matrice unità organizzative/informazione:
permette di evidenziare i requisiti informativi dei singoli
utilizzatori (individui, unità organizzative), nonché chiarisce quali
informazioni ciascun soggetto/unità organizzativa usa o produce in
quanto svolge o partecipa a determinate attivittà/processi
FASE 3
• Analisi delle applicazioni del S.I. attuale o proposto
– Matrice sistemi/processi
– Matrice sistemi/informazioni
– Matrice unità organizzative/sistemi
• Rappresenta la “sintesi” del lavoro; evidenzia le
funzionalità attuali del S.I. e i loro limiti, la coerenza
con i fabbisogni evidenziati, le aree possibili di
intervento (iniziando a definirne gli obiettivi in termini
di specifiche)
matrice sistemi/processi:
quali sistemi o (sotto)sistemi trattano quali
processi o attività (e viceversa)
Matrice sistemi/informazioni:
indica in quali sistemi sono disponibili quali informazioni
(o dovrebbero/potrebbero esserlo se si tratta di un nuovo progetto),
di quali sistemi una data informazione costituisce input o output, o
altro
matrice unità organizzative/sistemi:
specifica quale unità aziendale usa quale
sistema
SUL METODO BSP
• Metodo “completo” e articolato (analisi dei sistemi)
• Coerenza con l’impostazione “dall’organizzazione al sistema
informativo”
• Input chiaro e ben definito; output utile per la traduzione
immediata in termini progettuali
• Possibile diverso grado di dettaglio (ad es. sistema completo di
un’azienda, oppure singole porzioni o applicazioni)
• Analisi “del sistema attuale” e “degli obiettivi”
• Approccio “costoso” (lungo e articolato)
• Richiede un team dedicato
• Difficoltà di analisi per problemi o in contesti indeterminati
• Obiettivi di medio/lungo termine (analisi statica)