Il concetto di archivio
Archivio/archivi
• Nelle diverse accezioni il termine archivio e
i suoi dervati possono assumere significati
diversi
• Un termine polisemico
– L’accezione comune
– L’archivio in informatica
– L’archivio in archivistica
Il termine archivio in archivistica
• l’archivio come locale di conservazione dei
documenti: deposito fisico delle carte
• l’archivio come istituto di conservazione:
istituto culturale (es. archivio di Stato)
• l’archivio come complesso organico di
documenti: archivio in senso proprio o
fondo archivistico
Archivio = luogo di
conservazione fisica
Archivio = istituto culturale
L’archivio in senso proprio
• complesso di documenti prodotti o
comunque acquisiti durante lo svolgimento
della propria attività da magistrature,
organi e uffici dello stato, enti pubblici e
istituzioni private da famiglie e persone
Il fondo archivistico
• l’insieme dei documenti creati e/o
accumulati e usati in maniera organica da
privati, gruppi o istituzioni nel corso
dell’attività e delle funzioni del soggetto
produttore a prescindere dalla loro forma o
supporto.
Il vincolo archivistico
• Nesso che collega in maniera logica e
necessaria la documentazione posta in
essere dal soggetto produttore. Tale vincolo
esiste anche in assenza di manifestazioni
estrinseche (numerazioni, classificazioni...)
e si manifesta in maniera necessaria ed
involontaria all’interno dell’archivio.
Il documento componente
essenziale dell’archivio
Il documento
• Elemento base del processo di gestione
documentale da sempre al centro
dell’attenzione dell’archivistica e della
diplomatica
• Nell’ambito del sistema archivio
l’accezione di documento deve essere ampia
e non limitarsi a determinate tipologie (es.
documenti protocollati)
Definizione base
• Dal documento/monumento inteso come
testimonianza di qualsiasi natura di un
determinato contesto culturale alla concezione
del documento della diplomatica generale
• “Testimonianza scritta di un fatto di natura
giuridica, compilata con l’osservanza di certe
determinate forme, le quali sono destinate a
procurarle fede e a darle forza di prova” (Paoli,
1942)
Definizione di documento
amministrativo
• Ogni rappresentazione, comunque formata, del
contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche
amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini
dell'attività amministrativa.
•
(Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, Decreto del Presidente
della Repubblica 7 aprile 2003, n.137)
Il documento archivistico
• Informazioni memorizzate su qualsiasi supporto o
tipologia documentaria, prodotte o ricevute e conservate
da un ente o da una persona nello svolgimento delle
proprie attività o nella condotta dei propri affari
• Non tutte le forme di scrittura o comunque di
registrazione prodotte e trasmesse all'interno delle
organizzazioni costituiscono documenti archivistici. Lo
sono solo quelle legate fra loro da un nesso logico
inscindibile, appositamente organizzate e conservate nel
proprio archivio da un soggetto produttore
Tipologie di documenti
archivistici
• Le possibili tipologie di documento archivistico
sono molto ampie. Sono documenti archivistici
– gli atti di natura giuridica o amministrativa, anche a
mera rilevanza interna, prodotti da organizzazioni
pubbliche; sono documenti archivistici
– le scritture contabili di una azienda
– la documentazione tecnica prodotta all'interno di un
ciclo produttivo
– la corrispondenza con clienti e fornitori ecc.;
– gli epistolari personali professionali, gli studi, le bozze
di opere, i disegni e gli schizzi di artisti ed architetti;
ecc..
Una percezione “ampia” del concetto
di documento
• Il concetto di documento archivistico è più ampio di
quello di documento in senso giuridico o
diplomatistico.
• Il concetto di documento è svincolato dal legame
con un particolare supporto: possono essere
documenti archivistici anche le registrazioni audio e
video, le registrazioni ottiche o magnetiche e ogni
altra forma di memorizzazione di informazioni su
un qualsiasi tipo di supporto purché conservate e
organizzate da un soggetto produttore e inserite nel
proprio archivio.
Validità giuridica del contenuto del
documento indipendentemente dal
supporto
• “E’ considerato documento amministrativo
ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di
qualunque altra specie del contenuto di atti
anche interni formati dalla pubblica
amministrazione o comunque utilizzati ai fini
dell’attività amministrativa”(Legge 241/90,
art.22)
La distinzione sulla base del
supporto
• Documento analogico
• Documento digitale
• Fatta salva l’equivalenza giuridica e
archivistica sulla base del formato cambiano
le modalità di gestione complessiva dei
documenti
Documento analogico
• Documento formato utilizzando una
grandezza fisica che assume valori continui,
come le tracce su carta (esempio: documenti
cartacei), come le immagini su film
(esempio: pellicole mediche, microfiche,
microfilm), come le magnetizzazioni su
nastro (esempio: cassette e nastri magnetici
audio e video). Si distingue in documento
originale e copia (Indice delle amministrazioni
pubbliche, glossario)
Documento analogico originale
• Documento analogico che può essere unico oppure non unico
se, in questo secondo caso, sia possibile risalire al suo contenuto
attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la
conservazione, anche se in possesso di terzi
• Sono documenti originali “unici” quei documenti il cui
contenuto non può essere desunto da altre scritture o documenti
di cui sia obbligatoria la tenuta (come titoli all’ordine, assegni,
cambiali, verbali di assemblea, ecc.)
• Sono documenti originali “non unici” le fatture, le ricevute
fiscali, i documenti di trasporto, le dichiarazioni fiscali, ecc.
Dall’analogico al digitale
• “Dematerializzazione: un concetto
complesso
– Trasferimento di supporto
– Digitalizzazione di documenti, strumenti e
procedure
• La normativa vigente, sia pure con qualche
incertezza per quanto concerne la
conservazione consente di “trasferire” di
supporto i documenti analogici
La conservazione sostitutiva dei
documenti analogici
•
Proposta di regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti
informatici (Commissione per la gestione del flusso documentale e
dematerializzazione)
• La riproduzione sostitutiva di documenti analogici ai fini della
conservazione si realizza mediante memorizzazione delle
relative immagini su adeguato supporto fisico; il processo
termina con l'apposizione, sull'insieme dei documenti o su una
evidenza informatica contenente una o più impronte dei
documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della
firma digitale da parte del responsabile della conservazione che
attesta così il corretto svolgimento del processo.
• Limiti alla dematerializzazione e alla distruzione degli originali
(CAD, Codice dei Beni Culturali)
Documento digitale
• Testi, immagini, dati strutturati, disegni, programmi,
filmati formati tramite una grandezza fisica che
assume valori binari, ottenuti attraverso un processo
di elaborazione elettronica, di cui sia identificabile
l'origine (indice delle amministrazioni pubbliche)
• Documento rappresentato da una grandezza fisica
che assume valori binari ottenuti tramite un
processo di elaborazione elettronica; contiene
informazione codificata con linguaggio
convenzionale in bit (Carucci – Guercio, 2009)
Documento informatico
• Rappresentazione informatica di atti, fatti o
dati giuridicamente rilevanti
• Documento digitale sottoscritto con firma
digitale ai sensi dell'articolo 8 del Testo unico
approvato con decreto del Presidente della
Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e del
decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri 8 febbraio 1999 e successive
modificazioni.
La natura del documento digitale
• Un documento digitale è un documento
idoneo ad essere manipolato, trasmesso ed
elaborato attraverso un computer.
Registrazione e simboli
• Il contenuto di un documento tradizionale è
registrato su un supporto (carta…) attraverso il
significato di simboli (alfabeti, figure) che
possono essere direttamente compresi (letti) da un
essere umano.
• Il contenuto di un documento digitale invece è
registrato in una maniera e su un supporto che non
possono essere direttamente compresi (letti) da un
essere umano ed è rappresentato da simboli
(numeri binari) che devono essere decodificati.
Esigenza di conservare le modalità
per l’accesso
• Dal momento che l'uomo non può leggere il
documento elettronico nella sua forma originale, è
fondamentale che la trasformazione in un formato
leggibile dall'uomo segua le stesse specifiche che
furono adottate nel primo passaggio. Per ottenere
ciò occorre non solo preservare i documenti, ma
anche accedere agli strumenti (hardware e
software) necessari a leggere i documenti ed
operare le corrette trasformazioni e i controlli
necessari ad assicurare che si possa vedere ciò che
è stato registrato.
Connessione tra contenuto e
supporto
• Il contenuto di un documento tradizionale è
registrato su un supporto (uno strumento di
registrazione come può essere un foglio di carta) e
non può essere separato dal proprio supporto.
• Il contenuto di un documento elettronico è
registrato su un supporto ma, con il passare del
tempo, viene separato dal dispositivo originario e
trasferito ad altri e spesso differenti tipi di
strumenti archiviazione.
Casi di separazione tra contenuto e
supporto
• Ciò accade ogni volta che esso viene recuperato o
quando l'obsolescenza tecnologica lo rende
necessario.
• Diversamente dai documenti tradizionali, un
documento elettronico non è perciò collegato in
maniera permanente ad uno specifico supporto o
strumento di archiviazione e, per questo motivo,
aumentano le possibilità di alterazione del
documento stesso. Ciò determina ulteriori
problemi in direzione della garanzia del
mantenimento dell'autenticità e dell'attendibilità
del documento.
Caratteristiche fisiche e struttura
logica
• La struttura di un documento tradizionale è
evidente per l'utente. La struttura è parte integrante
di ogni documento cartaceo e rappresenta uno dei
principali parametri per valutarne l'autenticità.
• La struttura fisica di un documento elettronico non
appare invece a prima vista e rimane di solito
sconosciuta all'utente comune.
Caratteristiche della struttura
fisica
• Essa è naturalmente il risultato della
struttura che il produttore genera sul proprio
schermo ma dipende anche del sistema
informatico (hardware e software) e dallo
spazio disponibile sullo strumento di
archiviazione (hard disk, floppy disk). Ogni
volta che il documento viene trasferito ad
un altro strumento la struttura fisica può
cambiare.
Ininfluenza della struttura fisica
• L'utente avrà sempre bisogno di un sistema
informatico che gli consenta di recuperare il
documento e che perciò sia in grado di
leggerne la struttura fisica. Ma, tranne che
per questo motivo, la struttura fisica non
sarà per lui di nessun interesse. Ciò
significa che il documento è indipendente
da qualsiasi forma fisica di registrazione.
La struttura logica
• Dal momento che la struttura fisica di un
documento elettronico è variabile e non
immediatamente percepibile, questa non può avere
la stessa importanza che assume nel caso di
documenti tradizionali.
• Perciò c'è bisogno di una struttura logica che renda
possibile identificare (delimitare) ogni singolo
documento e rappresentare i suoi elementi
strutturali intrinseci (come i campi in uno schema
o in una tabella, i margini, i paragrafi…)..
Struttura logica = struttura
visualizzata
• In genere la struttura logica del documento
elettronico coinciderà con quella che il
produttore ha creato sul suo schermo. Per
poter essere considerato completo e
autentico il documento dovrà conservare in
qualche modo questa struttura e il sistema
dovrà ricostruirla quando trasformerà di
nuovo il documento in un formato leggibile
dall'uomo.
I metadati
• I metadati possono essere definiti come "dati
relativi ai dati". Si tratta di un concetto importante
riguardo al documento elettronico, poiché i
metadati relativi al contesto e alla struttura sono
necessari per rendere comprensibile ed utilizzabile
il documento. Come stabilito nella formulazione
del concetto di documento, l'informazione di
contesto è uno degli elementi necessari a garantire
l'autenticità dell'attività che il documento
rappresenta.
Necessità di descrivere le modalità
di registrazione delle informazioni
• I documenti elettronici mancano di alcuni elementi
propri
dei
documenti
tradizionali
che
contribuiscono ad instaurare una relazione tra il
documento ed il contesto all'interno del quale esso
è stato prodotto. Per questo motivo i documenti
elettronici sono strettamente legati non solo ad un
contesto amministrativo ben documentato, ma
anche ai metadati che descrivono in che modo
l'informazione è stata registrata.
Ruolo dei Metadati per la
descrizione
• Funzioni descrittive, di identificazione del
contenuto
• Funzioni amministrative, di supporto alla gestione
(caratteristiche tecniche)
• Funzioni strutturali:
– legami che collegano le diverse componenti di singoli
oggetti digitali
– legami che collegano i singoli documenti all’interno di
aggregazioni documentarie organiche
Requisiti del documento: gli
elementi identificativi
Affidabilità/Reliability = Capacità del documento di
rappresentare i fatti cui si riferisce al momento della
creazione. Un documento è affidabile se la persona
che lo produce è affidabile e identificabile nel suo
ruolo
Autenticità/Authenticity = Credibilità del documento in
riferimento al responsabile della sua produzione e alla
integrità del documento stesso
Accessibilità/Usability = Usabilità costante: il documento
deve essere reperibile, leggibile, intelligibile a breve e
lungo periodo
Integrità/Integrity = Certezza di conservazione non
manipolata o contraffatta
Il ciclo vitale
Il ciclo vitale dell’archivio
• L’archivio in senso proprio costituisce un
complesso unitario ma al suo interno a fini
essenzialmente operativi si individuano
diverse fasi di vita cui corrispondono
finalità prevalenti nell’uso dei documenti e
attività di gestione specifiche
Il ciclo vitale del documento
attivo
semiattivo
Archivio
corrente
Archivio di
deposito
inattivo
Archivio
storico
• Unicità dell’archivio e molteplicità
di attività nell’ambito del ciclo
vitale
Archivio corrente
• gestisce la formazione dei documenti, operazione che le nuove
tecnologie hanno rivoluzionato più di altre, rendendo necessario un
massiccio intervento normativo circa il riconoscimento della validità
giuridica dei nuovi supporti, i sistemi di attestazione della provenienza
e della inalterabilità del documento, la conservazione delle
interrelazioni reciproche tra documenti e la semplificazione delle
forme di documentazione di atti, fatti e situazioni giuridicamente
rilevanti
• . La materia trova ampia e sistematica trattazione nel testo unico sulla
documentazione amministrativa (il già citato DPR 445/2000),
attualmente “affiancato” dal D. lgs. 7 marzo 2005, n. 82 Codice
dell’amministrazione digitale, in vigore dal 1° gennaio 2006.
• Il Codice dei beni culturali (riprendendo il precedente Testo unico per i
beni culturali) impone agli enti pubblici e ai privati vigilati
l’ordinamento dei loro archivi
Archivio di deposito
• gestisce i processi di selezione dei documenti, operazione valutativa
che può condurre a due esiti tra di loro contrastanti: la conservazione
permanente dei documenti che rivestono significativo valore di
testimonianza storica, oltre che rilevanza giuridico probatoria, oppure
lo scarto, cioè l’eliminazione fisica irreversibile dei documenti ritenuti
di valore transitorio e strumentale, da effettuare con l’autorizzazione
del soprintendente archivistico competente per territorio
• Il testo unico sulla documentazione amministrativa (DPR 445/2000,
art. 68, comma 1) prevede, infatti, che il responsabile del servizio per
la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabori ed aggiorni il
piano di conservazione degli archivi per la selezione periodica e la
conservazione permanente dei documenti.
Archivio storico
• gestisce la conservazione permanente dei
documenti selezionati, mantenendo e
rendendo comprensibili i legami originari
tra i documenti, approntando gli opportuni
strumenti descrittivi che consentano la
ricerca di uno specifico documento e
l’analisi dell’intero complesso documentale.
L’archivio corrente
• Gli archivi correnti perseguono due finalità:
quella della conservazione degli atti e quella
della utilizzazione della documentazione
per fini amministrativi.
La nascita dell’informazione e
della memoria
• L’archivio in formazione:
– Garanzia del diritto
– Trasparenza amministrativa
– Tutela della memoria
• Le responsabilità dell’archivista di fronte al
presente e al futuro
Conseguenze del disinteresse
verso gli archivi in formazione
•
•
•
•
Impatto negativo sulla operatività
Inefficienza della certificazione del diritto
Carenza di trasparenza
Perdita della memoria
La 241/90 e l’inversione di
tendenza degli anni ‘90
• Il documento e il procedimento tornano al
centro del processo amministrativo come
garanzia di trasparenza e sana
amministrazione
Il rinnovamento dei processi di gestione
dei documenti
• La razionalizzazione dei sistemi di
produzione documentaria come prima
garanzia dell’efficienza e della trasparenza
amministrativa
Le attività nell’archivio corrente
•
•
•
•
Ricezione/spedizione
Protocollazione
Classificazione
Archiviazione
La protocollazione: definizione
sintetica
• Operazione giuridicamente rilevante
attraverso la quale il documento
diviene parte integrante dell'archivio.
• Atto propedeutico alla classificazione,
non è sufficiente a garantire
l’ordinamento dell’archivio.
Registrazione
•
La registrazione a protocollo dei documenti consente di individuare
in modo univoco il singolo documento all’interno dell’archivio e a
certificare in modo inoppugnabile la data nella quale esso è entrato a
far parte dell’archivio del soggetto produttore,
• La registrazione a protocollo, se eseguita secondo i dettami dell’art. 53
del DPR 445/2000, soddisfa le esigenze di attestazione giuridicoprobatoria.
• Con l’aggiunta di altre informazioni (quali, ad esempio, lo
smistamento all’Unità Organizzativa Responsabile, la classificazione e
l’indicazione del fascicolo di appartenenza) la registrazione a
protocollo può esplicare una importante funzione gestionale tesa a
organizzare la corretta stratificazione dei documenti e a controllare i
flussi documentali.
Segnatura
• La segnatura è – come recita l’art. 55 del
DPR 445/2000 – l’apposizione o
associazione all’originale del documento, in
forma permanente e non modificabile, delle
informazioni riguardanti il documento
stesso, cioè di quelle che vengono registrate
a protocollo.
Il registro di protocollo
• Lo strumento, che in Italia si usa da circa due secoli per
realizzare l’operazione della registrazione, è il registro di
protocollo, che si configura come atto pubblico di fede
privilegiata e va di conseguenza compilato con le
avvertenze e le procedure prescritte dalla legge.
• si annotano alcuni elementi di quanto ricevuto o spedito
(data di arrivo, data della lettera, indicazione del mittente,
oggetto, ecc.) con indicazione progressiva del documento
ricevuto o spedito; il registro ha durata annuale e
abitualmente é oggi di tipo analitico, attribuisce cioè ad
ogni documento un numero e non un numero di pratica a
tutti i documenti di un certo affare
Il protocollo informatico
• Il legislatore definisce il protocollo informatico come
“l'insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti
di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati
dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”,
ovvero, tutte le risorse tecnologiche necessarie alla
realizzazione di un sistema automatico per la gestione
elettronica dei flussi documentali.
Ogni sistema di protocollo informatico, che si intende
adottare o realizzare, deve ottemperare a specifiche
indicazioni, riportate nel Testo Unico (DPR 445/2000)
<http://protocollo.gov.it/>
Gli obiettivi
• accrescere l’efficienza delle amministrazioni
attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la
diminuzione degli uffici di protocollo e la
razionalizzazione dei flussi documentali;
• migliorare la trasparenza dell’azione
amministrativa tramite strumenti che rendano
possibile un effettivo esercizio del diritto di
accesso alla documentazione amministrativa da
parte dei soggetti interessati.
Le attività previste per ogni
amministrazione
• definire un adeguato piano di sviluppo dei sistemi
informativi automatizzati
• individuare le aree organizzative omogenee e i relativi
uffici
• istituire i servizi per la gestione informatica dei documenti,
dei flussi documentali e degli archivi
• nominare i responsabili di tali servizi
• redigere e adottare il manuale di gestione del sistema
documentario
• introdurre un sistema informatico per la gestione
documentale che preveda almeno il nucleo minimo del
protocollo informatico
La classificazione
• fase più delicata delle operazioni di
archiviazione
• condiziona l'ubicazione del documento e ne
determina il vincolo archivistico con gli
altri documenti.
• attribuisce ad ogni documento una precisa
posizione all’interno dell’archivio.
.
Caratteristiche e finalità
• La classificazione consiste nell'attività di organizzazione logica di tutti
i documenti prodotti e conservati su qualsiasi tipo di supporto,
protocollati e non (spediti, ricevuti o interni). In questo senso possiamo
dire che la classificazione, in ottemperanza anche al dettato normativo
(art. 56, DPR 445/2000), è una funzione molto importante attraverso la
quale un soggetto produttore guida la sedimentazione dell’archivio in
formazione.
• Essa serve a collegare i documenti ai fascicoli e ai relativi
procedimenti o attività, testimoniando quali documenti siano stati
acquisiti e prodotti nel corso di ciascuna attività amministrativa,
evidenzia il vincolo tra tutte le unità archivistiche e l'archivio, guida la
stratificazione dei documenti e dei fascicoli secondo uno schema
gerarchico di più livelli connesso alle funzioni esercitate nelle materie
di competenza, facilita inoltre la gestione dei tempi di conservazione e
delle modalità di accesso ai fascicoli (art. 6, Dir. PCM 28 ottobre
1999).
• Lo strumento utilizzato per l’attività di classificazione è il titolario.
Titolario: una definizione
• Il piano di classificazione o titolario è il
sistema precostituito di partizioni astratte,
gerarchicamente ordinate (dal generale al
particolare), fissate sulla base dell’analisi
delle funzioni dell’ente, al quale deve
ricondursi la molteplicità dei documenti
prodotti, per organizzarne la sedimentazione
ordinata.
Titolario
• Il titolario di classificazione è lo schema logico utilizzato
per organizzare i documenti d’archivio in base alle
funzioni e alle materie di competenza dell’Ente.
• L’adozione del titolario per la gestione dei documenti della
Pubblica Amministrazione rientra nel programma di
interventi di natura organizzativa e tecnologica, delineato
dalla recente normativa, ispirata ai concetti di efficacia,
efficienza e trasparenza, che rappresentano i principali
obiettivi da perseguire nella strategia del cambiamento; per
una corretta gestione documentale, infatti, la normativa
prevede che la documentazione sia classificata secondo un
piano predeterminato in base a principi funzionali.
•
Titolario per funzioni
• La dottrina archivistica prevalente, in linea con la
normativa vigente, privilegia l’adozione di un
sistema di classificazione basato sulle funzioni
esercitate dall’Ente, negli ambiti di competenza
definiti dalla legge.
• In sintonia con questi principi, per garantire la
stabilità della classificazione e la continuità delle
serie archivistiche, pur nel mutare degli uffici
produttori, il titolario deve essere progettato non
sulla base degli organigrammi, ma sulla base delle
funzioni e delle materie di competenza.
Competenza
– Potestà o capacità giuridica di svolgere determinate attività
nell'ambito di una funzione.
– Attribuzioni inerenti a un ufficio o a una persona: legittimazione ad
esplicare una funzione.
Funzione
– Insieme dei compiti e delle attività attribuite stabilmente o
temporaneamente ad una struttura o ad un soggetto per il
raggiungimento di un determinato fine
Materia
– Oggetto della competenza: settore su cui si esercita la
potestà/potere.
Le finalità del titolario
•
•
•
•
•
Il titolario di classificazione, adottando principi di coerenza funzionale e
presentando modalità di articolazione uniformi nell’ambito
dell’amministrazione, definisce, alle voci finali, criteri di formazione e di
organizzazione dei fascicoli e delle serie per la conservazione ordinata della
documentazione; consente rapidità ed efficienza nel reperimento di
quest'ultima, facilita la definizione dei tempi di conservazione ai fini delle
operazioni di selezione e scarto
Quale strumento che prescinde dalla tipologia di supporto documentale, il
titolario rende possibile la formazione organica di un archivio che si
componga anche di soli documenti digitali, ivi comprese le banche dati,
nonché la gestione integrata di sistemi documentari ibridi, in parte analogici e
in parte digitali.
Il titolario ha inoltre la finalità di:
identificare le responsabilità specifiche per la gestione dei documenti: a
tal fine è opportuno indicare per ogni singola voce finale di classificazione la/e
struttura/e organizzativa/e che ne detiene/detengono la responsabilità
supportare le attività amministrative con tecniche di gestione dei flussi
documentali.
L’articolazione del titolario
• l titolario si sviluppa su più livelli,
denominati dalla dottrina: titolo, classe,
sottoclasse, categoria, sottocategoria.
Titolario: redazione e aggiornamento
• Il titolario deve essere oggetto di monitoraggio
costante affinché continui a rispecchiare nel tempo
le funzioni esercitate dall’ente. Occorrerà pertanto
apportare periodicamente gli aggiornamenti e le
variazioni resi necessari dal mutare delle funzioni,
delle competenze e della normativa.
• Queste attività variano in ragione della
complessità organizzativa del soggetto produttore
•
Modalità di redazione e
aggiornamento
• analisi della normativa di riferimento per identificare le funzioni
esercitate e le materie di competenza dell’ente;
• esame dei documenti che analizzano i processi di lavoro dell’Ente al
fine di estrarne dati relativi alle reali attività svolte.
• interviste al personale per rilevare ulteriori elementi conoscitivi in
relazione alla produzione di tipologie documentarie e alle modalità
organizzative della documentazione (affari trattati, formazione e
modalità di conservazione dei fascicoli, organizzazione degli archivi);
• esame dei titolari e/o sistemi di classificazione in uso;
• ricognizione e raffronto delle serie archivistiche presenti nell’archivio
corrente e di deposito per identificare le tipologie documentarie
ricorrenti e metterle in relazione con funzioni, competenze e attività
“dell’organizzazione nel suo insieme e delle sue unità amministrative”
Fascicolazione
Fascicolazione
• Dopo la classificazione il documento viene
inserito nel fascicolo corrispondente alla
classificazione data
Fascicolo
• unità archivistica base di un archivio
corrente
• raccolta ordinata della documentazione che
si è prodotta durante la trattazione di un
affare, non avulsa dal complesso
documentario costituente l’archivio
• atti ricevuti (per lo più atti originali), atti
spediti (in minute), atti di corredo (in
minuta o in originale).
Natura del fascicolo
• il fascicolo, unità archivistica prevalente
nell’archivio moderno, è l’aggregazione
organizzata di documenti.
• Non è un ulteriore livello del titolario.
• Il titolario di classificazione prevede quello
che può esserci
• Il fascicolo contiene i documenti relativi ad
un fatto concreto
Supporto del fascicolo
• Fascicoli fisici
– Coincidenza con i criteri di classificazione e
archiviazione finalizzati all’archiviazione
– Criteri di aggregazione rigidi e non sempre rispondenti
alla molteplicità di attività connesse al disbrigo della
pratica
– Rispondenza ad esigenza di tutela e conservazione: il
concetto di fascicolo fisico deve essere conservato in
vista della conservazione
Supporto del fascicolo
• Fascicoli virtuali
– Utilizzazione di tecnologia per la creazione di
aggregazioni virtuali indipendenti dalla
collocazione fisica
– Gestione di diversi livelli di aggregazione
funzionali all’operatività
– Rispetto delle diverse esigenze
– Possibilità di ricomposizione in fase di
archiviazione
Tipologie di fascicolo
• 1.
fascicolo per affare
• 2.
fascicolo per persona fisica o
giuridica
• 3.
fascicolo per attività
Tipologie di fascicolo
• 1.
fascicolo per affare
• 2.
fascicolo per persona fisica o
giuridica
• 3.
fascicolo per attività
Fascicolo per affare
• Il fascicolo per affare comprende i documenti, recanti tutti la
medesima classifica, prodotti da un ufficio per la trattazione di un
affare.
• Ogni fascicolo si riferisce ad un affare specifico e concreto. Qualche
esempio di fascicoli per affare:
• Il fascicolo per affare ha una data di apertura, una durata circoscritta,
che può non coincidere perfettamente con l’anno solare, e una data di
chiusura: può comunque essere gestito su base annuale, secondo una
procedura di solito prevista dai sistemi informatici in commercio, in
quanto viene “trasportato a nuovo anno” se non viene chiuso nell’anno
di apertura.
Elementi del fascicolo per affare
•
•
•
•
Il fascicolo per affare si individua con:
anno di apertura
titolo e classe
numero del fascicolo che è progressivo all’interno del grado
divisionale più basso del titolario di classificazione
• oggetto, che è un testo sintetico che descrive puntualmente
l’affare cui si riferisce
•
•
•
•
•
2003-VII/6.13 «Concerto di Ferragosto a Pra’ della Valle», dove:
2003 è l’anno di apertura
VII è il titolo (Servizi alla persona)
6 è la classe (Eventi e attività culturali)
13 è il numero progressivo attribuito a fascicolo su base
cronologica durante l’anno 2003 all’interno del titolo VII e della
classe 6
Il fascicolo per persona fisica o
giuridica
•
•
•
Comprende tutti i documenti, anche con classifiche diverse, che si riferiscono a una persona.
Nel fascicolo personale di un dipendente ciascun documento viene classificato a seconda della classe
di riferimento prevista nel titolario.
Il fascicolo si configura così come aggregazione di documenti diversamente classificati e si apre
indipendentemente dalle classi.
•
Ai fini dell’individuazione e della denominazione del fascicolo si considera, in genere, per i
dipendenti il numero di matricola, ma talvolta anche il cognome e nome. Il numero attribuito alla
persona all’interno dell’organizzazione (numero di matricola) oppure il cognome e nome
dell’intestatario costituiscono l’elemento unificante dei documenti recanti classifiche differenti, che
comunque si possono organizzare all’interno del fascicolo in sottofascicoli.
•
Quasi sempre i fascicoli intestati alle persone restano correnti per molti anni, costituendo serie aperte,
e di tale caratteristica deve tener conto il sistema informatico di gestione.
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2005-III/0.6749 «Mario Rossi». Il fascicolo per persona si individua quindi con:
2005 è anno di apertura
III è il titolo (Risorse umane)
0 è la classe
6749 è il numero di matricola
Fascicolo per attività
• Il fascicolo per attività è costituito e comprende i
documenti prodotti nello svolgimento di un’attività
amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che
si esaurisce in riposte obbligate o meri adempimenti.
• Qualche esempio: richieste di informazioni bibliografiche
e relative risposte; richieste e permessi di accesso alla zona
a traffico limitato.
• Il fascicolo per attività comprende documenti con
destinatari e oggetti diversi, ma con identica classifica; ha
durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può
articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali
(ad esempio, mensili).
Repertorio dei fascicoli
• Il repertorio dei fascicoli è lo strumento sul quale vengono annotati
con un numero progressivo i fascicoli secondo l’ordine cronologico in
cui si costituiscono all’interno delle suddivisioni più basse del titolario.
• Il repertorio dei fascicoli è essenziale per finalità gestionali.
• La definizione tradizionale, che si riferiva a un registro, deve essere
aggiornata con la precisazione che il registro cartaceo è sostituito in
ambiente digitale da una base di dati.
• Lo stesso registro di protocollo informatico si configura come una base
di dati, per la quale la normativa ha previsto particolari cautele quanto
all’inalterabilità e quindi alla perdurante capacità probatoria. Identiche
cautele vanno predisposte, all’interno del sistema informatico, per il
repertorio dei fascicoli.
L’archivio di deposito
Il deposito
• Nell’archivio di deposito viene a confluire la
documentazione che, pur avendo terminato la sua
fase attiva e non essendo più occorrente
all’espletamento dell’attività quotidiana, conserva
una sua utilità dal punto di vista operativo e non è
comunque ancora pronta ad essere destinata al
prevalente uso culturale. In questa fase si
predispongono le operazioni propedeutiche al
passaggio della documentazione nell’archivio
storico e si programmano gli scarti, cioè
l’eliminazione del materiale ritenuto superfluo alle
esigenze amministrative e storiche.
Gli obiettivi nella gestione del
deposito
• Mantenere il controllo “giuridico” sui
documenti per esigenze di natura operativa
• Garantire la reperibilità in tempi brevi
• Garantire il rispetto del modello originario
di sedimentazionellando le relazioni
amministrative e documentarie)
Fasi del trasferimento
• Predisposizione dei documenti da parte
dell’ufficio (AOO) che li ha prodotti
• Presa in carico da parte del responsabile del
deposito
Gli strumenti per la creazione e la
gestione del deposito
• Elenco di versamento o trasferimento: strumento
indispensabile all’atto del trasferimento deve
descrivere:
–
–
–
–
–
ufficio produttore,
denominazione della serie,
estremi cronologici e consistenza,
termini di conservazione
Collocazione
• Inventario topografico
Scheda tipo per la ricognizione dei
depositi (1)
(fonte Pia Bortolotti
http://www3.uninsubria.it/uninsubria/allegati/pagine/3276/5)
Ente
• Denominazione ente produttore
• Indirizzo
• Ubicazione archivio
Fondo/serie
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•
codice identificativo
definizione della fonte
provenienza (ufficio, servizio, unità operativa)
denominazione
Scheda tipo per la ricognizione dei
depositi (2)
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descrizione
estremi cronologici
collocazione
consistenza
strumenti di corredo/consultazione
stato di conservazione
stato di ordinamento
destinazione finale (scarto, conservazione
permanente, altro)
Lo scarto
• Scarto o selezione?
• Fase delicata
• Inammissibilità teorica
– archivistica
– giuridica
– storiografica
• Compromesso ed elemento qualificante
delle fonti
Lo scarto
• Il fondamento dello scarto va ricercato (…)
in quella che può essere considerata una
legge di economicità presente in ogni
processo evolutivo che si risolve, nel caso
delle fonti archivistiche, nella necessità di
lasciare testimonianza vitale di una civiltà,
ove i criteri per procedere alla selezione di
quella testimonianza sono essi stessi
elementi qualificanti di quella determinata
cultura
Strumenti per lo scarto
• Il piano di conservazione o massimario di
scarto
– Archivi comunali
– Aziende sanitarie
• Elenco di scarto
L’archivio storico
Archivio storico
• Utilizzazione dei documenti a scopi
prevalentemente culturali
• Obiettivi: tutelare, ordinare e descrivere per
facilitare l’accesso all’informazione e
garantire la corretta conservazione
• Attività: descrizione, riordino, redazione di
strumenti di corredo, valorizzazione
• La finalità principale: comunicazione
Gli archivi e la polvere: un mito
da sfatare
• Prima di entrare nel merito della
valutazione tecnico scientifica delle
complesse attività che caratterizzano
l’archivio storico converrà dare uno sguardo
meno serioso all’interno dei depositi
Con i documenti si può anche
giocare…
• Un torneo medievale costruito con i documenti
di archivio
• Provare per credere!!!
L’archivista: un anello tra il
passato e il presente
L’archivio: complesso di documenti. Ma cosa
sono i documenti nell’archivio storico?
• Qualsiasi oggetto che possa dare risposta
ad una nostra domanda è un documento
• Negli archivi però si conservano
soprattutto documenti scritti
• I documenti sono “strumenti” che
veicolano informazioni
• Nel corso dei secoli sono stati prodotti
diversi tipi di documento che variano sia
per il supporto che per la lingua e la
scrittura
Qualche esempio di documento
antico
Le tavolette
di Ebla
Il papiro: un
supporto
prezioso
Le pergamene
Le
biccherne
Il sigillo di filippo II
Non solo i documenti “antichi”
sono importanti…
Gli archivi non conservano solo
documenti scritti
• L’istituto LUCE: un archivio da
guardare
L’archivio storico
• Negli archivi si conservano documenti
vecchi anche di 1.000 anni
• La maggior parte dei documenti che si
conservano è stata prodotta a partire dal
1200
• I documenti che conserviamo utilizzano
diversi supporti ma quello prevalente è la
carta
• La mole maggiore di documenti è stata
prodotti in epoche più vicine a noi
La descrizione: fase imprescindibile
della valorizzazione e della
utilizzazione del materiale
archivistico
Descrizione archivistica
• Processo di raccolta, organizzazione ed
analisi delle informazioni necessarie per la
identificazione, la gestione e
l’interpretazione del materiale conservato in
un istituto archivistico e come
l’illustrazione del contesto e del sistema
archivistico in genere
Gli standard di descrizione
archivistica
ISAD(G)
• Presupposti MAD
• Elaborazione sistematica di concetti noti
all’archivistica
• General: prima versione elemento di
valutazione
• Strumento di confronto tra diverse
tradizioni archivistiche nazionali
• Necessità di elaborazioni successive
Definizione preliminare di
standardizzazione
• Processo di elaborazione di regole
omogenee e condivise per la individuazione
degli oggetti da descrivere e per la loro
descrizione
• Standard per la descrizione archivistica
come risultato del processo di elaborazione
Gli standard sono concepiti per identificare
contesto e contenuto del materiale
archivistico al fine di promuoverne
l’accessibilità. Nella loro elaborazione a tal
fine si fa riferimento ai principi e alle
tradizioni archivistiche condivise.
• Gli obiettivi della standardizzazione
possono essere considerati:
 L’elaborazione di regole e accorgimenti che
consentano di esplicitare la ricchezza
informativa accumulata dal materiale
archivistico lungo il percorso di produzione uso
e conservazione
 L’individuazione di modelli che consentano la
circolazione delle informazioni
 La semplificazione del recupero delle
informazioni
La struttura di ISAD (G)
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Introduzione
Glossario
1) Descrizione in più livelli
2) Regole della descrizione in più livelli
3) Elementi descrittivi
La descrizione in più livelli
• Per descrivere un fondo nel suo complesso si
utilizza un'unica descrizione, utilizzando gli
elementi descrittivi previsti dalle regole
• le singole parti (subfondo srie ecc.)di cui è
composto il fondo, esse possono essere descritte
separatamente, utilizzando gli appropriati elementi
descrittivi ugualmente gli elementi descrittivi della
sezione 3 che risultino appropriati.
• L'insieme di tutte le descrizioni così ottenute,
collegate gerarchicamente, costituisce la
rappresentazione del fondo e delle sue
suddivisioni.
Regole della descrizione per
livelli
• Descrizione dal generale al particolare
– Scopo Rappresentare il contesto e la struttura
gerarchica del fondo e delle sue parti.
– Regola A livello di fondo fornire le informazioni
relative al fondo nel suo complesso. Al livello seguente
e ai successivi dare le informazioni relative alla parte
che viene descritta. Disporre le descrizioni che ne
risultano secondo uno schema di relazioni gerarchiche
che metta in rapporto la singola parte con l'insieme e
che proceda dal generale (il fondo) al particolare.
Regole della descrizione per
livelli
• Informazioni pertinenti al livello di descrizione
– Scopo: Rappresentare accuratamente il contesto
e il contenuto dell'unità di descrizione.
– Regola:Fornire soltanto quelle informazioni
che siano appropriate al livello che viene
descritto. Per esempio non fornire informazioni
dettagliate sul contenuto delle unità
archivistiche se l'unità di descrizione è un fondo
Regole della descrizione per
livelli
• Collegamento tra le descrizioni
– Scopo: rendere esplicita la posizione dell’unità
di descrizione all’interno della struttura
gerarchica
– Regola: collegare ciascuna unità di descrizione
a quella dell’unità di descrizione
immediatamente superiore e identificare il
livello di descrizione
Regole della descrizione per
livelli
• Non ripetizione delle informazioni
– Scopo: evitare la ripetizione delle informazioni
nelle descrizioni archivistiche collegate
gerarchicamente
– Regola: al livello appropriato più elevato,
fornire tutte le informazioni comuni alle singole
parti. Non ripetere al livello inferiore
informazioni che sono già state fornite ai livelli
superiori
Il riordino
• Ricostruzione della struttura del fondo
archivistico secondo il suo ordine originario
(applicazione del metodo storico)
La serie archivistica
• Raggruppamento di documentazione
omogenea per tipologia o contenuto
Redazione strumenti di corredo
• Descrizione del materiale conservato nel
fondo riordinato al fine di semplificarne il
reperimento e la contestualizzazione da
parte degli utenti
Le fasi del riordino
• L’applicazione del metodo storico come
elemento guida: la ricostruzione dell’ordine
originario e la teoria del rispecchiamento
• Limiti della teoria del rispecchiamento
• Organizzazione formale della memoria del
produttore
Ricerca storico istituzionale
• Attività volta a ricostruire le linee essenziali
della fisionomia del soggetto produttore e
delle modalità di produzione uso e
conservazione dei documenti
Schedatura
• Rilevamento degli elementi descrittivi
Segnatura provvisoria
Segnatura antica
Segnatura definitiva
Fondo
Subfondo
Serie
Sottoserie
Titolo originale
Titolo attribuito
Estremi cronologici
Contenuto
Descrizione dell’unità
Stato di conservazione
Strumenti di ricerca interni
Note
Definizione della struttura
• Riordino logico del fondo schedato
cartellinatura
• Attività collegata alla collocazione fisica del
materiale nel deposito permanente
La ricerca archivistica
• Ogni attività fin qui analizzata è finalizzata
ad agevolare la ricerca all’inetrno della
enorme mole di documenti conservata negli
archivi
• Peculiarità della ricerca archivistica
Cercare nell’archivio…
Fare una ricerca in archivio
puo' essere un'avventura
affascinante, una vera e
propria esplorazione in un
territorio sconosciuto e
pieno di sorprese.
Orientarsi tra i documenti
• I documenti archivistici non sempre
rispondono in maniera immediata alle
nostre domande
• Per condurre una ricerca occorrono gli
strumenti essenziali per orientarsi, per
decifrare i messaggi in codice, per leggere
i segnali nascosti
Le bussole del ricercatore
Alcuni strumenti che troviamo in archivio sono come vere
bussole e mappe per chi fa ricerca.
I più importanti sono
 le guide,
 gli inventari
Questi “strumenti di ricerca” possono essere simili a libri che
descrivono i documenti ma possono essere anche utilizzati
attraverso il computer
Internet…
Quando inizio una ricerca in archivio quindi devo innanzitutto
informarmi se esistono questi strumenti.
Messaggi cifrati?
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Non sempre i documenti sono scritti nel modo che ci e'
oggi familiare.
Possono essere scritti in lingue diverse (soprattutto in
latino) o addirittura con alfabeti diversi (greco, arabo,
ebraico…)
Anche la scrittura dell’italiano, poi, nel corso dei secoli
ha avuto un'evoluzione
Un documento del XIII secolo avra' una scrittura diversa
da un documento del XVIII secolo, ed entrambe saranno
diverse dalla nostra.
La paleografia è la disciplina che studia queste scritture.
I segnali nascosti
• Per comprendere il messaggio contenuto nel
documento dovremo capire il suo particolare
modo di esprimersi.
• Non dimenticare mai che non siamo noi i suoi
destinatari !
• Esso e' stato scritto per parlare agli uomini del
suo tempo, per essere utilizzato da loro nei loro
rapporti.
• Noi invece vi cerchiamo informazioni di
tutt'altro genere: per ricostruire una storia, per
capire un avvenimento, un fenomeno, una
mentalita', ecc.
Dove e perche'? (il contesto)
• Una volta che avremo trovato cio' che
cercavamo, facciamo bene attenzione. E'
necessario tenere desta la nostra critica e non
farci ingannare: chiediamoci non solo se
l'informazione e' vera o falsa ma anche perche' e'
contenuta dove l'abbiamo trovata, che
significato aveva quando e' stata scritta, per
quale motivo e' stato prodotto il documento o i
documenti in cui l'abbiamo trovata, come mai
sono stati conservati e non distrutti.
Gli strumenti di corredo
• Elenchi
• Guide
• Inventari
Elenco
• lista con indicazione più o meno sommaria della
documentazione compresa in ciascuna busta e dei
registri di un fondo non riordinato, secondo l’ordine
in cui di fatto si trovano le singole unità
• Strumento provvisorio e spesso sommario si lega
strettamente ad archivi non ordinati o ad archivi
ordinati ma non inventariati analiticamente.
Guida
• La guida, che rappresenta uno strumento di alto livello qualitativo e di
non semplice elaborazione ha lo scopo di illustrare secondo linee
generali i fondi archivistici conservati in un istituto di conservazione o
in una serie di istituti. Deve contenere informazioni atte ad un primo
orientamento, notizie quantitative e qualitative essenziali, indicazioni
bibliografiche fondamentali e note che chiariscano l'agibilità o meno
dei fondi d'archivio. Di norma nella guida la descrizione del fondo si
ferma a livello di serie. La parte più qualificante deve essere
l'introduzione che tratterà in maniera essenziale i singoli istituti o le
vicende delle varie serie archivistiche.
• Guida generale
L’inventario
• L’inventario rappresenta la forma più compiuta di
strumento di corredo archivistico. La sua
realizzazione presuppone una conoscenza profonda
dei problemi storici generali, dei riflessi locali che
determinano la nascita dell'archivio a cui lo
strumento si riferisce, delle caratteristiche
istituzionali del produttore, dei problemi specifici
del settore di appartenenza del produttore,
dell’articolazione burocratica del produttore e della
storia dell'archivio.
La struttura dell’inventario
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Nota introduttiva
Cappello alla serie
Descrizione delle unità
Indici
Esempi
– Siena
– Firenze
Nuovi strumenti di corredo
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Banche dati
PLAIN
.doc (Umbria)
Sistemi informativi:
– SIAS
– SIUSA
• Risorse web: ampliamento e tematizzazione
• Public Record Office