Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”
Manuale per la gestione del sistema documentale
1
Sommario
Premessa …………………………………………………………………………….
pag.6
Sezione I – Definizioni ed ambito di applicazione
1. Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO) ...………………………
pag.7
2. Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi
documentali e degli archivi…..…………………………………………….…………..
pag.7
3. Nomina del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei
flussi documentali e degli archivi e del responsabile dei sistemi informatici ………..
pag.8
4. Modello organizzativo adottato ……………………………………………………...
pag.8
Sezione II – Descrizione dei flussi documentali e trattamento delle tipologie
documentarie
5. Descrizione dei flussi documentali …………………………………………………….
pag.10
6. Trattamento di tipologie particolari di documenti ……………………………………..
pag.11
7. Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all’interno e all’esterno
dell’AOO ………………………………………………………………………………
pag.11
8. Procedure in merito all’apertura delle buste …………………………………………..
pag.12
9. Procedure in merito alla spedizione delle buste ……………………………………….
pag.12
10. Acquisizione ottica non sostitutiva dei documenti …………………………………….
pag.13
11. Rilascio delle ricevute comprovanti l’arrivo dei documenti …………………………..
pag.13
12. Regole per la stesura dei documenti ……………………………………………………
pag.13
Sezione III – Registrazione di documenti: regole e modalità
Premessa ……………………………………………………………………………………
pag.15
13. Registrazione di protocollo …………………………………………………………….
pag.15
14. Registrazione di protocollo dei documenti riservati ……………………………………
pag.15
15. Registrazione particolare ……………………………………………………………….
pag.16
16. Segnatura di protocollo …………………………………………………………………
pag.16
17. Eliminazione dei protocolli interni ……………………………………………………..
pag.17
18. Protocollo differito ……………………………………………………………………..
pag.18
19. Annullamento/modifica di una registrazione …………………………………………..
pag.18
20. Documenti da non protocollare …………………………………………………………
pag.19
21. Registro di emergenza …………………………………………………………………..
pag.20
2
Sezione IV – Organizzazione e gestione dell’archivio corrente
Premessa …………………………………………………………………………………….
pag.21
22. Il titolario di classificazione ……………………………………………………………..
pag.21
23. Le voci di indice …………………………………………………………………………
pag.22
24. Formazione, gestione e conservazione dei fascicoli …………………………………….
pag.22
25. Formazione, gestione e conservazione dei registri ………………………………………
pag.24
26. La multiclassificazione …………………………………………………………………..
pag.24
27. Il repertorio dei fascicoli …………………………………………………………………
pag.24
Sezione V – Organizzazione e gestione dell’archivio di deposito
Premessa ……………………………………………………………………………………..
pag.26
28. Regole e procedure per il trasferimento dei fascicoli ……………………………………
pag.26
29. Regole e procedure per la movimentazione dei fascicoli ……………………………….
pag.27
Sezione VI – Organizzazione e gestione dell’archivio storico
Premessa ……………………………………………………………………………………..
pag.29
Sezione VII – Selezione dei documenti per la conservazione o lo scarto
Premessa ……………………………………………………………………………………..
pag.30
30. Procedura per lo scarto dei documenti ……………………………………………………
pag.30
31. Procedure per la selezione o la conservazione dei documenti contenuti all’interno dei
fascicoli degli studenti ……………………………………………………………………
pag.31
Sezione VIII – Sicurezza
32. Sicurezza dei locali adibiti ad archivio ……………………………………………………
pag.32
33. Documento Programmatico di Sicurezza (DPS) ………………………………………….
pag.32
34. Backup dei dati …………………………………………………………………………….
pag.33
35. Credenziali di autenticazione ……………………………………………………………..
pag.33
36. Produzione e conservazione del registro di protocollo informatico ………………………
pag.34
37. La procedura informatica Docway ………………………………………………………..
pag.34
Sezione IX – Accesso e privacy (procedure per la consultabilità dei documenti e
per la tutela dei dati personali)
3
Premessa ………………………………………………………………………………………
pag.35
38. Accesso ai documenti amministrativi …………………………………………………….
pag.35
39. Accesso ai documenti dell’archivio storico ………………………………………………
pag.37
40. Consultabilità dei documenti riservati conservati presso l’archivio storico ……………..
pag.37
41. Consultazione delle tesi ………………………………………………………………….
pag.38
42. Protezione dei dati personali e definizione dei profili di autorizzazione ………………..
pag.38
Sezione X – Disposizioni finali
43. Modalità di comunicazione del manuale ………………………………………………….
pag.39
44. Modalità di aggiornamento del manuale ………………………………………………….
pag.39
Allegati
1. Definizioni ………………………………………………………………………………..
pag.40
2. AOO, UOR e uffici utente ………………………………………………………………..
pag.45
3. Responsabile del Servizio e responsabile dei sistemi informatici ………………………..
pag.47
4. Descrizione dei flussi documentali ……………………….………………………………
pag.48
5. Trattamento di tipologie particolari di documenti ………………………………………..
pag.50
6. Elenco dei campi obbligatori per la registrazione di protocollo ………………………….
pag.53
7. Documenti riservati ……………………………………………………………………….
pag.55
8. Registrazione particolare …………………………………….……………………………
pag.56
9. Elenco dei protocolli interni eliminati …………………………………………………….
pag.59
10. Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo ………………………………………. pag.60
11. Titolario di classificazione dell’Amministrazione centrale ……………………………….. pag.62
12. Voci di indice dell’Amministrazione centrale …………………………………………….. pag.67
13. Camicia del fascicolo ……………………………………………………………………… pag.68
14. La multiclassificazione …………………………………………………………………….
pag.69
15. Repertorio dei fascicoli ……………………………………………………………………. pag.70
16. Procedure per il trasferimento dei fascicoli presso l’archivio di deposito .………………..
pag.71
17. Archivi di deposito e archivi storici dell’Amministrazione centrale ……………………… pag.73
18. Procedure per la movimentazione dei fascicoli ……….…………………………………..
pag.75
19. Piano di conservazione dell’Amministrazione centrale …………………………………… pag.77
20. Modulo per lo scarto dei documenti ……………………………………………………….
pag.78
21. Tipologie di sottofascicoli da istruire all’interno del fascicolo dello studente ……………
pag.79
22. Normativa …………………………………………………………………………………
pag.81
4
23. Richiesta di accesso ai documenti amministrativi ……………………………………….
pag.83
24. Documenti non liberamente consultabili presso l’archivio storico ….……………………
pag.84
25. Richiesta di consultazione dei documenti conservati presso l’archivio storico …………… pag.85
26. Termini per la consultazione delle tesi …………………………………………………….
pag.86
27. Profili utente ……………………………………………………………………………….
pag.87
5
Premessa
Il presente manuale di gestione, che descrive il sistema di gestione e conservazione dei documenti e
fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del sistema, è da considerarsi una bozza soggetta
ad eventuali modifiche per tutto il periodo di sperimentazione della procedura informatica (il
documento ufficiale sarà adottato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione). Una volta
adottato con deliberazione del Consiglio di Amministrazione gli allegati del presente manuale
potranno essere modificati con disposizione del direttore amministrativo.
Il suddetto manuale è stato redatto in conformità all’attuale sistema di gestione e conservazione dei
documenti presso l’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo” e, pertanto, non affronta alcune
tematiche rilevanti quali, ad esempio, l’utilizzo della firma digitale, l’archiviazione ottica sostitutiva e
la posta elettronica certificata.
La realizzazione di tale documento è a cura di:
-
Dott. Fragapane Enzo (Direttore Amministrativo);
-
Prof.ssa Guercio Maria (Delegato rettorale ICT, e-learning e archivio);
-
Dott. Munari Antonio (Responsabile del Servizio di protocollo informatico, dei flussi
documentali e degli archivi);
-
Dott.ssa Lograno Lucia (ufficio Protocollo e Archivio);
-
Ing. Raimondi Mauro (Responsabile del Sistema Informatico d’Ateneo – S.I.A.)1.
Si avverte che i documenti relativi agli studenti, per ragioni di tipo logistico, saranno protocollati
esclusivamente sul registro cartaceo per tutto il periodo di sperimentazione della procedura per la
gestione informatica dei documenti2.
1
L’ing. Raimondi Mauro ha partecipato alla redazione di una parte della sezione VIII - “Sicurezza”.
Durante tale periodo, si potrà ricorrere all’utilizzo della procedura informatica solo per effettuare la
semplice registrazione dei documenti utilizzando la maschera “Documenti”.
2
6
Sezione I
Definizioni3 ed ambito di applicazione
1. Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (AOO)
L’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”, con deliberazione del Consiglio di Amministrazione n.
…….. del ………., adotta il presente manuale che stabilisce le regole e le procedure atte ad una
corretta gestione, organizzazione e tutela dei documenti prodotti o acquisiti dall’Area organizzativa
omogenea (AOO) denominata “Amministrazione centrale”. L’elenco delle Unità organizzative
responsabili (UOR) e degli uffici utente afferenti alla suddetta AOO è disponibile in allegato (allegato
n.2).
2. Istituzione del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli
archivi
Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi, di seguito denominato semplicemente ‘Servizio’, è situato in via Saffi n.2 presso l’ufficio
Protocollo e Archivio.
Il Servizio svolge i seguenti compiti:
a) definisce e aggiorna il piano di classificazione e vigila sul suo corretto utilizzo;
b) garantisce il buon funzionamento degli strumenti di gestione del sistema documentario e
dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei
flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso e le attività di gestione degli archivi;
c) attribuisce il livello di autorizzazione per l’acceso alle funzioni della procedura, distinguendo tra
abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;
d) garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto
della normativa vigente;
e) garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;
f) cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro le 24 ore
dal blocco delle attività e comunque nel più breve tempo possibile;
g) conserva le copie in luoghi sicuri e differenti;
h) garantisce la sicurezza e l’integrità del sistema;
i) autorizza le operazioni di annullamento;
3
Per un miglior utilizzo del presente manuale di gestione sono poste in allegato le opportune
definizioni (allegato n.1).
7
j) vigila sulla corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione
d’archivio adottato;
k) vigila sull’osservanza delle disposizioni contenute nel presente manuale di gestione da parte del
personale autorizzato e degli incaricati;
l) provvede a trasferire, almeno una volta ogni anno, fascicoli e serie documentarie relativi a
procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito e a formare e conservare il relativo
elenco di versamento;
m) elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di
classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica
e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in
materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni;
n) verifica la correttezza delle procedure di conservazione e scarto e cura i rapporti con
l’amministrazione degli Archivi di Stato;
o) provvede a trasferire nell’Archivio di Stato, contestualmente agli strumenti che ne garantiscono
l’accesso, i documenti selezionati per la conservazione permanente secondo quanto previsto dalle
vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali.
3. Nomina del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi
documentali e degli archivi e del responsabile dei sistemi informatici
Al Servizio è preposto un responsabile in possesso di idonei requisiti professionali; in caso di
vacanza, assenza o impedimento del responsabile è nominato un vicario per l’esercizio delle sue
funzioni.
Il responsabile dei sistemi informatici è individuato all’interno del Sistema Informatico d’Ateneo
(S.I.A.) ed ha il compito di garantire la sicurezza e la conservazione delle informazioni registrate sulla
procedura informatica Docway4 e successivamente memorizzate su supporti non riscrivibili; in caso di
vacanza, assenza o impedimento del responsabile dei sistemi informatici è nominato un responsabile
tecnico dell’applicativo informatico per la gestione dei documenti.
I nominativi dei responsabili e dei rispettivi vicari sono disponibili in allegato (allegato n.3).
4. Modello organizzativo adottato
Con il presente manuale di gestione l’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”, relativamente alla
gestione e conservazione dei documenti dell’Amministrazione centrale, adotta un modello
4
L’applicativo informatico per la gestione dei documenti (Docway) è fornito dalla 3D Informatica
s.r.l..
8
organizzativo misto, in quanto le operazioni di protocollazione, classificazione e registrazione
particolare sono svolte centralmente presso l’ufficio Protocollo e Archivio5 mentre è a carico dei
singoli uffici di competenza l’operazione di fascicolazione dei documenti.
5
I documenti in arrivo, interni e in partenza relativi al Rettorato sono protocollati o semplicemente
registrati dal personale della Segreteria rettorale. La UOR “Servizio Finanze”, l’ufficio Contratti e
Appalti, la Segreteria rettorale e la Segreteria del Direttore amministrativo provvedono
autonomamente alla registrazione particolare dei propri documenti.
9
Sezione II
Descrizione dei flussi documentali e trattamento delle tipologie documentarie
5. Descrizione dei flussi documentali
La descrizione analitica del sistema di gestione dei flussi documentali in ambiente cartaceo è
disponibile in allegato (allegato n.4).

Procedure per la ricezione dei documenti
1) Acquisizione presso l’ufficio centrale postale di Urbino;
2) assegnazione della posta all’ufficio Protocollo e Archivio;
3) smistamento della posta per singolo ufficio/servizio;
4) protocollazione o semplice registrazione e classificazione dei documenti;
5) acquisizione ottica non sostitutiva dell’immagine del documento;
6) trasmissione dei documenti agli uffici di competenza;
7) fascicolazione dei documenti.

Procedure per la formazione e spedizione di documenti destinati all’esterno
a) Produzione del documento a cura dell’ufficio di competenza;
b) protocollazione o semplice registrazione e classificazione del documento a cura
dell’ufficio Protocollo e Archivio;
c) acquisizione ottica non sostitutiva dell’immagine del documento;
d) fascicolazione della minuta del documento a cura dei singoli uffici;
e) spedizione del documento al/ai destinatario/i.

Procedure per la formazione di documenti soggetti a registrazione particolare
a) Produzione del documento a cura dell’ufficio di competenza;
b) registrazione particolare e classificazione del documento a cura dell’ufficio Protocollo
e Archivio6;
c) acquisizione ottica non sostitutiva dell’immagine del documento;
d) fascicolazione del documento a cura dell’ufficio di competenza.
6
La UOR “Servizio Finanze”, l’ufficio Contratti e Appalti, la Segreteria rettorale e la Segreteria del
Direttore amministrativo provvedono autonomamente alla registrazione particolare dei propri
documenti.
10

Procedure per la ricezione di documenti soggetti a registrazione particolare
a) Ricezione del documento presso l’ufficio Protocollo e Archivio;
b) registrazione particolare e classificazione del documento7;
c) acquisizione ottica non sostitutiva dell’immagine del documento;
d) trasmissione del documento all’ufficio di competenza;
e) fascicolazione del documento.

Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni
a) Produzione del documento a cura dell’ufficio di competenza;
b) protocollazione o semplice registrazione e classificazione a cura dell’ufficio Protocollo
e Archivio;
c) acquisizione ottica non sostitutiva dell’immagine del documento;
d) fascicolazione della minuta del documento a cura dell’ufficio di competenza;
e) spedizione del documento al/ai destinatario/i.
6. Trattamento di tipologie particolari di documenti
Alcune tipologie di documenti sono sottoposte a una procedura di lavorazione differente da quella
ordinaria sopra descritta; in taluni casi le motivazioni possono essere ricondotte alla mancanza di
elementi che attestino l’autenticità del documento (il mittente per le lettere anonime e la firma per le
lettere prive di firma) o all’incompletezza dei dati relativi al destinatario che non consentono un
regolare smistamento (es. lettere di studenti dove non è specificata la segreteria di appartenenza né
sulla busta né all’interno del documento). L’elenco di tali tipologie documentarie e la descrizione
delle relative procedure sono posti in allegato (allegato n.5).
7. Individuazione delle modalità di trasmissione dei documenti all’interno e all’esterno
dell’AOO
I documenti amministrativi possono essere inviati o ricevuti attraverso i seguenti mezzi di
trasmissione:

Posta: posta ordinaria, posta celere, raccomandate, etc.

A mano
7
La UOR “Servizio Finanze”, l’ufficio Contratti e Appalti, la Segreteria rettorale e la Segreteria del
Direttore amministrativo provvedono autonomamente alla registrazione particolare dei propri
documenti.
11

Servizio di collegamento interno: può essere effettuato anche mediante automezzo
dell’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”.

Telefax: tutti i documenti ricevuti e inviati via fax sono protocollati, ad eccezione di quelli
indicati nella sezione III articolo 20. Il modello di trasmissione e l'originale del documento
spedito via fax devono essere inseriti nel fascicolo. Di norma al fax non segue mai
l'originale; qualora l'originale venisse spedito a seguito del fax, su di esso deve essere
apposta la seguente segnatura: ‘Già pervenuto via fax’, numero di protocollo, data e indice
di classificazione8.
Il timbro di segnatura di protocollo va posto sul documento e non sulla copertina di
trasmissione del fax.

Posta elettronica: i messaggi ricevuti e inviati per posta elettronica, con o senza documenti
scansionati posti in allegato, non sono protocollati ma semplicemente registrati sulla
procedura informatica Docway utilizzando la maschera “Documenti” e quindi fascicolati.9
8. Procedure in merito all’apertura delle buste
L’ufficio Protocollo e Archivio provvede all’apertura delle buste ad eccezione di quelle che recano la
dicitura “offerta”, “gara d’appalto”, “concorso” o simile (o che comunque dalla cui confezione si
evinca la partecipazione ad una gara o ad una selezione) e di quelle riportanti la dicitura “riservato”,
”personale”, o ”confidenziale” che sono, invece, aperte rispettivamente dai singoli uffici di
competenza e dai diretti destinatari. I documenti ricevuti da questi ultimi, qualora siano relativi ad
affari o procedimenti amministrativi dell’ateneo, devono essere recapitati tempestivamente all’ufficio
Protocollo e Archivio per la registrazione.
Le buste indirizzate nominativamente al personale che non recano le suddette diciture sono aperte
direttamente presso l’ufficio Protocollo e Archivio.
I documenti sono trasmessi agli uffici di competenza unitamente alle buste.
9. Procedure in merito alla spedizione delle buste
8
L’indice di classificazione, il numero e la data di protocollo sono quelli assegnati dalla procedura
informatica Docway al documento trasmesso via fax. Al fine di evitare che a uno stesso documento
siano attribuiti erroneamente due numeri di protocollo, l’applicativo informatico, qualora l’operatore
si accinga a protocollare l’originale, segnala gli estremi (data e numero di protocollo) con cui il
documento trasmesso via fax è stato precedentemente protocollato e non consente di portare a termine
l’operazione.
9
Tale procedura si rende necessaria in quanto l’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo” è
attualmente sprovvista di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC).
12
Ciascuna UOR è tenuta ad apporre, sotto l’intestazione – Università degli studi di Urbino “Carlo Bo”
–, a mano o mediante un timbro la propria dicitura sulle buste da spedire; tale procedura si rende
necessaria al fine di agevolare l’attività di smistamento propria dell’ufficio Protocollo e Archivio
qualora una busta tornasse al mittente.
10. Acquisizione ottica non sostitutiva dei documenti
Tutti i documenti e i relativi allegati sono oggetto di acquisizione ottica non sostitutiva a cura
dell’ufficio Protocollo e Archivio; quest’ultimo provvede alla scansione delle buste e non dei singoli
documenti/allegati qualora si tratti di domande di partecipazione a gare d’appalto relative a lavori,
servizi e forniture, di domande di partecipazione a procedure di valutazione comparativa del personale
docente con allegate le pubblicazioni o di altra tipologia documentaria di notevole consistenza (es.
planimetrie, progetti di ricerca, etc.).
Gli originali dei documenti sono conservati presso gli uffici di competenza.
11. Rilascio delle ricevute comprovanti l’arrivo dei documenti
Qualora un documento venga recapitato personalmente all’amministrazione e di esso ne venga
richiesta l’attestazione di ricevimento, l’ufficio Protocollo e Archivio è tenuto ad effettuare, a seconda
dei casi, la copia del documento stesso o della busta sui quali è stata precedentemente apposta la
segnatura di protocollo. In riferimento a un documento composto da più pagine, l’operatore
dell’ufficio Protocollo e Archivio provvede a fotocopiare, di norma, solo la prima pagina.
12. Regole per la stesura dei documenti
Presso l’Amministrazione centrale, i singoli uffici redigono i propri documenti con sistemi informatici
rispettando le regole di seguito descritte:
1. si devono sempre indicare nell’intestazione del documento la denominazione dell’ufficio, il
numero di telefono e l’indirizzo di posta elettronica;
2. la carta intestata deve essere predisposta direttamente dall’ufficio che intende spedire un
documento e utilizzando i mezzi informatici di cui esso dispone;
3. in calce alla minuta del documento si devono apporre la sigla del responsabile dell’ufficio
competente, le iniziali della persona che ha predisposto la lettera e il percorso informatico del file,
al fine di consentire una ricerca più immediata del documento;
4. accanto alla dicitura “Prot. n.” non si specificano ulteriori sigle (ad esempio la sigla AM);
5. nei documenti interni o in partenza deve essere posta al di sotto di “Prot. n.” la dicitura “Class.”
cui segue l’indice di classificazione.
13
Sezione III
Registrazione dei documenti: regole e modalità
Premessa
Al fine di garantire il regolare ed efficiente svolgimento dell’azione amministrativa, i singoli uffici
sono tenuti ad informare tempestivamente l’ufficio Protocollo e Archivio delle scadenze relative a
gare, concorsi, valutazioni comparative, immatricolazioni o denominazioni simili.
13. Registrazione di protocollo
L’operazione di registrazione di protocollo viene effettuata presso l’ufficio Protocollo e Archivio in
un’unica soluzione mediante l’applicazione informatica Docway e, di norma, nella stessa giornata in
cui perviene il documento; è previsto l’utilizzo del protocollo differito solo per le ipotesi e con le
modalità descritte nell’articolo 18 della presente sezione.
L’elenco dei campi obbligatori da compilare all’interno delle maschere di protocollazione o di
semplice registrazione è disponibile in allegato (allegato n.6).
Il registro di protocollo ha natura di atto pubblico ed è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di
situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente; ha una numerazione progressiva
costituita da sette caratteri ed ha la durata di un anno solare.
Al termine di ogni giornata lavorativa, al fine di garantire la conservazione e la non modificabilità dei
dati, il responsabile del Servizio provvede a stampare su materiale cartaceo e a riversare su supporti di
memorizzazione non riscrivibili il registro informatico giornaliero contenente le informazioni inserite
nel sistema con l’operazione di registrazione di protocollo. Le stampe giornaliere del registro sono
conservate dal responsabile del Servizio presso l’ufficio Protocollo e Archivio; i supporti informatici
vengono conservati presso il Sistema Informatico d’Ateneo (S.I.A.) dal responsabile dei sistemi
informatici in base alla normativa vigente.
Il responsabile del Servizio, al termine di ogni anno solare, provvede a chiudere il registro di
protocollo informatico e a rilegare le stampe dei registri di protocollo prodotte quotidianamente10.
14. Registrazione di protocollo dei documenti riservati11
10
Contrariamente a quanto previsto dalla normativa vigente, il responsabile del Servizio chiude il
registro informatico di protocollo senza apporre la propria firma digitale perché non ancora in uso
presso l’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”; la firma autografa è, invece, posta sul volume
contenente le stampe dei registri giornalieri di protocollo prodotte nell’arco di un anno solare. Sono in
corso di definizione le procedure per la conservazione del registro di protocollo informatico.
11
Le tipologie di documenti riservati sono descritte in allegato (allegato n.7).
14
L’ufficio Protocollo e Archivio provvede a protocollare ciascun documento senza specificarne
l’eventuale riservatezza; il responsabile del documento, che lo riceve e ne valuta il suo grado di
riservatezza, provvede eventualmente a comunicare all’ufficio Protocollo e Archivio l’opportuna
modifica da effettuare sulla maschera di registrazione o protocollazione: si tratta di valorizzare, in
luogo del campo “Pubblico”, i campi “Altamente confidenziale” o “Riservato _________” a seconda
che si tratti di documenti riservati rispettivamente in modo permanente o solo per un certo
determinato periodo di tempo. In entrambi i casi, la riservatezza, mediante la procedura Docway,
consiste nell’oscuramento totale della stringa relativa alla registrazione del documento cosicché solo
chi è abilitato può visionare i dati della registrazione.
15. Registrazione particolare
Sono elencate di seguito le tipologie di registri particolari che si costituiscono e si conservano presso
l’Amministrazione centrale:
2) registro dei decreti rettorali
3) registro dei decreti rettorali d’urgenza ratificati dal Consiglio di amministrazione
4) registro dei decreti rettorali d’urgenza ratificati dal Senato accademico
5) registro delle deliberazioni del Consiglio di amministrazione
6) registro delle deliberazioni del Senato accademico
7) registro delle disposizioni del direttore amministrativo
8) registro dei decreti del direttore amministrativo
9) repertorio degli atti
10) registro delle convenzioni dei tirocini
11) repertorio Albo ufficiale d’Ateneo
12) registro degli atti/disposizioni/determinazioni dei dirigenti dei Servizi ‘Front office’,
‘Risorse umane’ e ‘Finanze’
13) registro di carico e scarico dei rifiuti tossici
14) registro degli acquisti
15) registro delle fatture emesse
16) registro di carico dei documenti fiscali
17) registro dei corrispettivi
18) registro degli acquisti intracomunitari
19) registro di scarico e carico dei fascicoli dell’archivio di deposito/storico.
Le modalità di produzione, gestione e conservazione dei suddetti registri sono descritte in allegato
(allegato n.8).
15
16. Segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo presso l’Amministrazione centrale viene effettuata mediante un timbro
posto, di norma, sul recto del documento e contenente le seguenti informazioni:
a) l’identificazione dell’amministrazione (Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”);
b) l’identificazione della AOO competente (Amministrazione centrale);
c) il numero progressivo di protocollo;
d) la data di protocollo;
e) l’indice di classificazione del documento.
Per quanto attiene alla lettera e), in considerazione del fatto che per legge la segnatura di protocollo
deve essere effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo e che presso
l’Amministrazione centrale l’operazione di fascicolazione viene eseguita in un secondo momento da
ogni singolo ufficio, l’operatore che effettua la segnatura di protocollo inserisce nel campo “ClASS”
soltanto il codice numerico desunto dal titolario mentre è a cura del responsabile del documento
apporre nel campo “FASC” il numero progressivo del fascicolo.
Università degli studi di Urbino “Carlo Bo”
Amministrazione centrale
PROT.
DATA
CLASS.
FASC.
Figura 1 – timbro di protocollo
Per quanto attiene i documenti in partenza o interni, il timbro di protocollo va apposto sulla minuta
del documento, mentre sull’originale si riportano a mano il numero di protocollo e l’indice di
classificazione12.
La segnatura di protocollo deve essere apposta utilizzando la penna di colore blu al fine di poter
distinguere un documento originale dalla copia di esso.
17. Eliminazione dei protocolli interni
12
Qualora la data del documento e la data di protocollo non dovessero coincidere, l’operatore è tenuto
a specificare quest’ultima nell’originale del documento scrivendo, al di sotto del campo ‘Prot. n.’, la
dicitura ‘Del ……….’.
16
Con l’entrata in vigore del presente manuale di gestione vengono eliminati tutti i sistemi di
protocollazione diversi dal protocollo unico informatico.
L’elenco dei protocolli interni eliminati è disponibile in allegato (allegato n.9).
18. Protocollo differito
La protocollazione di un documento in arrivo deve essere, di norma, effettuata entro la giornata in cui
esso perviene all’ufficio Protocollo e Archivio; solo in situazioni particolari in cui il carico di lavoro
degli operatori è tale da non permettere di protocollare tutta la posta in entrata nella medesima
giornata lavorativa (ad esempio, nel caso di un consistente numero di domande di partecipazione ad
un concorso o ad una gara di appalto o nel caso di personale in ferie o in malattia) il responsabile del
Servizio può differire i termini della registrazione, conferendo valore, nel caso di scadenze
predeterminate, al timbro datario d’arrivo ed emanando un apposito provvedimento contenente le
seguenti informazioni:
1. l’elenco delle tipologie di documenti da ammettere alla registrazione differita (eventuale);
2. le cause della registrazione differita;
3. il termine ultimo entro il quale effettuare la protocollazione sul sistema informatico.
19. Annullamento o modifica di una registrazione
L’annullamento di una registrazione di protocollo è consentito dalla normativa in vigore purché sia
motivato, memorizzato in una base dati e corredato di una dicitura o di un segno in posizione ben
visibile; il simbolo utilizzato dall’applicazione informatica Docway per indicare una registrazione di
protocollo annullata è di colore rosso ed è il seguente: #.
Nell’applicativo informatico Docway, l’annullamento anche di una sola delle informazioni elencate di
seguito determina l’automatico e contestuale annullamento dell’intera registrazione di protocollo e la
memorizzazione, in modo permanente, nella base di dati delle informazioni annullate al fine di
consentirne in ogni momento la lettura unitamente alla data, all’ora, all’identificativo dell’operatore
ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione:

il numero di protocollo;

la data di protocollo;

il mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i
destinatari per i documenti spediti;

l’oggetto del documento;

l’impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica.
17
Delle restanti informazioni inserite in fase di registrazione di protocollo la modifica anche di un solo
campo, che si rendesse necessario per correggere errori intercorsi in sede di immissione di dati, deve
comportare la rinnovazione dei campi stessi con i dati corretti e la contestuale memorizzazione, in
modo permanente, del valore precedentemente attribuito unitamente alla data, all’ora e
all’identificativo dell’autore della modifica.
Mentre l’operazione di annullamento compete esclusivamente al responsabile del Servizio, che deve
scrivere la motivazione del provvedimento su un documento e apporvi la propria firma autografa, la
modifica dei campi può essere eseguita dallo stesso operatore che ha effettuato la registrazione di
protocollo.
Tutti i documenti annullati sono conservati presso i singoli uffici di competenza all’interno di un
fascicolo di durata annuale e destinato allo scarto al momento della chiusura.
20. Documenti da non protocollare
Secondo quanto previsto dalle vigenti disposizioni in materia di documentazione amministrativa sono
esclusi dalla registrazione di protocollo i seguenti documenti:
1) gazzette ufficiali;
2) bollettini ufficiali;
3) notiziari della pubblica amministrazione;
4) note di ricezione delle circolari;
5) materiali statistici;
6) atti preparatori interni;
7) giornali;
8) riviste;
9) libri;
10) materiali pubblicitari;
11) inviti a manifestazioni;
12) tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare.
L’Amministrazione centrale ha deciso, inoltre, di escludere dall’operazione di registrazione di
protocollo alcune tipologie documentarie indicate in allegato (allegato n.10).
Sono altresì escluse dalla suddetta operazione, nonché da quella di semplice registrazione, alcune
tipologie documentarie afferenti agli studenti13 che, per ragioni organizzative, sono oggetto di
13
L’elenco di tali tipologie documentarie è disponibile in allegato (allegato n.10).
18
registrazione soltanto nel software per la gestione della carriera degli studenti14. L’operatore che
riceve tali tipologie documentarie è tenuto, pertanto, ad apporre su di esse il timbro contenente la data
e la denominazione del proprio ufficio/segreteria.
21. Registro di emergenza
Qualora per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, gli operatori
dell’ufficio Protocollo e Archivio provvedono allo svolgimento delle operazioni di registrazione di
protocollo su un proprio registro cartaceo di emergenza. Il responsabile del Servizio deve annotare su
tali registri le seguenti informazioni:
1. la causa dell’interruzione;
2. la data e l’ora dell’interruzione;
3. la data e l’ora del ripristino.
Una volta riparato il guasto, il responsabile del Servizio provvede a chiudere tempestivamente i
registri di emergenza apponendo la propria firma; entro 5 giorni dalla data del ripristino, ciascun
addetto alla protocollazione deve inserire le informazioni relative ai documenti protocollati in
emergenza nel sistema informatico indicando nel campo ‘note’ il numero e la data di protocollo al
fine di avere una comparazione tra la numerazione emessa con la procedura di emergenza e quella
ordinaria.
Il registro di emergenza ha la durata di un anno solare.
14
L’applicativo informatico per la gestione della carriera degli studenti è ESSE3 ed è prodotto dal
CINECA (Consorzio Interuniversitario).
19
Sezione IV
Organizzazione e gestione dell’archivio corrente
Premessa
Presso l’AOO “Amministrazione centrale”, ciascun ufficio conserva il proprio archivio corrente,
costituto dai fascicoli e dai registri particolari di propria competenza.
22. Il titolario di classificazione
Tutti i documenti prodotti o acquisiti, a prescindere dallo stato di trasmissione e dal supporto
utilizzato, sono soggetti a classificazione, operazione consentita utilizzando il titolario o piano di
classificazione. Le tipologie documentarie che, attualmente, per ragioni organizzative sono escluse
dall’operazione di classificazione sono elencate in allegato (allegato n.10).
Il titolario si articola su non più di tre livelli che vanno dal generale al particolare e che identificano le
funzioni e le attività svolte dagli uffici dell’AOO “Amministrazione centrale”; a ciascuna voce del
piano corrisponde un determinato codice numerico che deve essere riportato sul documento per
poterlo correttamente archiviare.
All’interno del titolario, ai campi ‘indice di classificazione’ e ‘denominazione della voce’ si
aggiungono anche le seguenti informazioni utili all’utilizzatore per identificare in modo certo la voce
più appropriata da attribuire ad un documento e, pertanto, il relativo indice:
b. tipo fascicolo: indica la tipologia di fascicolo in relazione alla durata in archivio
corrente (fascicolo annuale, generale, procedimentale, etc.);
c. descrizione integrativa: include una sintetica descrizione funzionale della voce e
l’eventuale indicazione delle tipologie di documenti che compongono i fascicoli;
d. note: comprende indicazioni di diverso tipo (es. riferimenti normativi).
Per quanto attiene i documenti soggetti a protocollazione, l’indice di classificazione desunto dal
titolario deve essere apposto all’interno del timbro di segnatura di protocollo nell’apposito campo; per
le altre tipologie documentarie, l’indice deve essere apposto sul documento in posizione ben visibile,
generalmente in alto a sinistra.
Il titolario di classificazione dell’AOO “Amministrazione centrale” é posto in allegato al presente
manuale di gestione (allegato n.11); il procedimento di aggiornamento del titolario, che avviene di
norma ogni due anni, è a cura del responsabile del Servizio, mentre è di competenza del responsabile
dei sistemi informatici la conseguente modifica delle voci all’interno dell’applicazione informatica
adottata.
20
23. Le voci di indice
Al fine di facilitare l’operazione di classificazione, il codice numerico da attribuire al documento può
essere desunto, oltre che dal titolario, da un elenco di voci, denominate propriamente ‘voci di indice’,
che identificano gli oggetti più frequenti dei documenti prodotti o acquisiti dall’Amministrazione
centrale.
Si tratta di uno strumento utile ma non esaustivo, in quanto le voci si riferiscono non a tutti i
documenti dell’AOO ma solo a quelli standard per i quali risulti possibile individuare a priori le
seguenti informazioni:
1. il titolo, la classe e l’eventuale sottoclasse;
2. l’oggetto;
3. lo stato di trasmissione (in partenza, in arrivo, interno, non protocollato o soggetto a
registrazione particolare);
4. l’ufficio utente responsabile;
5. il responsabile del documento.
La procedura informatica Docway permette, una volta digitata all’interno dell’opportuna maschera di
registrazione una determinata voce di indice, la compilazione automatica dei campi relativi
all’oggetto, alla classificazione, all’ufficio utente e al responsabile del documento, semplificando e
accelerando, pertanto, le operazioni di inserimento dei dati e, allo stesso tempo, garantendo un
maggior grado di omogeneità delle informazioni stesse.
L’elenco delle voci di indice dell’Amministrazione centrale è posto in allegato (allegato n. 12).
24. Formazione, gestione e conservazione dei fascicoli
La fascicolazione consiste nell’inserimento fisico (se cartaceo) o logico (se informatico) di un
documento all’interno di un’unità archivistica denominata fascicolo, al fine di gestire e documentare il
vincolo archivistico che lega fra loro i documenti afferenti ad un medesimo affare o procedimento.
All’interno di un fascicolo i documenti sono, di norma, ordinati in ordine cronologico in modo tale
che il documento che viene posto per ultimo sia il più recente.
Durante l’operazione di fascicolazione, se il fascicolo relativo all’affare o procedimento di interesse
per un dato documento esiste già in quanto è già stato aperto, l’operatore si deve limitare ad apporre
sul documento, accanto all’indice precedentemente inserito ma separandolo da un punto, il numero
presente sulla copertina del fascicolo e ad inserire poi il documento stesso nel relativo fascicolo
rispettando l’ordine (ad esempio cronologico); all’interno dell’applicativo adottato l’operatore deve,
inoltre, assegnare il documento al fascicolo elettronico che riporta le stesse informazioni di quello
cartaceo.
21
Qualora il fascicolo relativo ad un affare o procedimento per un dato documento non dovesse esistere,
l’operatore dovrà provvedere all’apertura di un nuovo fascicolo sia a livello informatico che cartaceo.
In ambito cartaceo, l’operatore dovrà compilare i seguenti campi presenti sulla copertina di ogni
fascicolo:
a) la denominazione dell’amministrazione
b) la denominazione dell’AOO
c) la denominazione dell’UOR
d) il nominativo del RPA nel caso di un fascicolo procedimentale
e) l’indice di classificazione
f) l’oggetto
g) la data di apertura
Un fascicolo può, per ragioni amministrative e gestionali (es. un fascicolo relativo ad un progetto
molto complesso), essere suddiviso ulteriormente, sia in ambito cartaceo che in ambito informatico, in
più sottofascicoli; è compito del responsabile, all’atto dell’istruzione di ciascun sottofascicolo,
riportare sulla camicia l’indicazione dell’oggetto e l’indice di classificazione completo, costituto
dall’indice presente sulla copertina del fascicolo e dal numero progressivo del sottofascicolo
(informazioni separate da un punto). Di seguito si riporta una breve esemplificazione di quanto
appena descritto in riferimento ai campi ‘oggetto’ e ‘indice di classificazione’ rispettivamente del
fascicolo e del relativo sottofascicolo.
FASCICOLO
Oggetto
“Progetto protocollo informatico”
Indice di class.
I/7/3
SOTTOFASCICOLO
Oggetto
“Manuale di gestione del protocollo informatico ”
Indice di class.
I/7/3.2
L’operatore che intende chiudere il fascicolo deve riportare obbligatoriamente sulla copertina dello
stesso anche la data di chiusura15.
15
La data di chiusura del fascicolo corrisponde alla data dell’ultimo documento prodotto o acquisito.
22
In allegato (allegato n.13) è posta la camicia/copertina tipo da utilizzare per la gestione di un
fascicolo.
All’interno dell’applicazione informatica adottata, l’operatore che intende istruire un nuovo fascicolo
è tenuto ad inserire l’oggetto ed eventualmente le note; il sistema assegna automaticamente l’indice di
classificazione, il numero del fascicolo, l’ufficio e la persona responsabile dell’affare (le
denominazioni dell’amministrazione e dell’AOO sono informazioni già assegnate ma non visibili al
momento dell’inserimento).
Colui che istruisce un fascicolo è responsabile della corretta conservazione dello stesso; una volta
chiuso, il fascicolo deve essere archiviato rispettando l’ordine della classificazione e la data della sua
chiusura.
25. Formazione, gestione e conservazione dei registri
La corretta conservazione dei registri è attività di competenza di chi li produce e li gestisce.
La descrizione analitica delle modalità di produzione, gestione e conservazione dei registri è posta in
allegato (allegato n.8).
26. La multiclassificazione
È consentito classificare più volte lo stesso documento qualora svolga più funzioni16 , evitando, però,
che detta operazione si traduca nell’eccessiva moltiplicazione degli indici di classificazione per non
appesantire né le funzioni di gestione dei documenti né le modalità di ricerca degli stessi.
In ambito cartaceo, tale procedimento, denominato multiclassificazione, consiste nel fare una
copia/più copie del documento originale e inserirla/e nel fascicolo di interesse, mentre in ambito
informatico si traduce nella duplicazione delle informazioni di collegamento; il documento riporta,
pertanto, lo stesso numero di protocollo ma indici di classificazione diversi, apposti, singolarmente,
sull’originale e su ciascuna copia del documento.
È necessario assicurare che l’originale sia sempre debitamente indicato.
La procedura per multiclassificare un documento è descritta in allegato (allegato n.14).
27. Il repertorio dei fascicoli
16
Ad esempio, una deliberazione del Senato accademico é classificata con il codice numerico II/4 ed
é conservata in appositi volumi, ma, qualora entri a far parte anche di un procedimento
amministrativo, sulla copia di essa deve essere riportato l’indice di classificazione apposto sul
fascicolo procedimentale cui si riferisce ed essere ivi contenuta.
23
Il responsabile del Servizio al termine di ogni anno solare provvede a stampare il repertorio dei
fascicoli istruiti da ciascun ufficio, ossia l’elenco dei fascicoli – e dei relativi sottofascicoli, ove
presenti – aperti all’interno di ogni voce del titolario di classificazione.
Il modello di repertorio dei fascicoli è disponibile in allegato (allegato n.15).
24
Sezione V
Organizzazione e gestione dell’archivio di deposito
Premessa
Attualmente, per ragioni organizzative e per mancanza di spazi idonei, l’archivio di deposito
dell’Università è dislocato su più sedi e non è facilmente consultabile per la mancanza di strumenti di
corredo e di ricerca.
28. Regole e procedure per il trasferimento dei fascicoli
La descrizione esaustiva delle regole e delle procedure per il trasferimento in archivio di deposito dei
fascicoli relativi alla carriera degli studenti è disponibile in allegato (allegato n.16).

Procedure per il trasferimento dei fascicoli dei laureati-diplomati presso l’archivio di
deposito
6. Redazione, presso l’ufficio Protocollo e Archivio, di una lista contenente i nominativi degli
studenti laureati-diplomati;
7. compilazione di un registro cartaceo dei fascicoli contenente l’indicazione dell’anno solare,
l’indice di classificazione, i nominativi degli studenti laureati-diplomati e il numero del
relativo fascicolo;
8. inserimento della posizione d’archivio sulla procedura informatica per la gestione della
carriera studenti (ESSE3);
9. trascrizione, a cura dei Servizi generali segreterie, della posizione d’archivio su ogni singola
pratica collocata presso ciascuna segreteria studenti;
10. trasmissione all’archivio di deposito delle pratiche e di una copia fotostatica del suddetto
repertorio dei fascicoli a cura dell’ufficio Protocollo e Archivio.

Procedure per il trasferimento dei fascicoli degli archiviati17 presso l’archivio di deposito
11. Trasmissione all’ufficio Protocollo e Archivio delle pratiche relative agli studenti archiviati a
cura di ciascuna segreteria studenti;
12. compilazione di un repertorio cartaceo dei fascicoli contenente l’indicazione dell’anno solare,
l’indice di classificazione, i nominativi degli studenti archiviati e il numero del relativo
fascicolo e trascrizione della posizione d’archivio su ogni singola pratica;
17
archiviati: decaduti, rinunciati, congedati e tutti coloro che non hanno più compiuto atti.
25
13. inserimento della posizione d’archivio sulla procedura informatica per la gestione della
carriera studenti (ESSE3);
14. trasmissione all’archivio di deposito delle pratiche e di una copia fotostatica del suddetto
repertorio.

Procedure
per
il
trasferimento
dei
fascicoli
prodotti
dai
restanti
uffici
dell’Amministrazione centrale
Ciascun ufficio provvede ad effettuare autonomamente il trasferimento dei propri fascicoli in
archivio di deposito utilizzando il personale afferente all’ufficio stesso.
La ricognizione aggiornata degli archivi di deposito costituisce un allegato al presente manuale
(allegato n.17).
29. Regole e procedure per la movimentazione dei fascicoli
I fascicoli conservati presso l’archivio di deposito sono oggetto di movimentazione per il solo tempo
necessario all’espletamento di un processo o di un procedimento amministrativo.
Durante la consultazione delle pratiche è vietato sia danneggiare o distruggere i documenti che
alterare il loro ordine all’interno del fascicolo.
La descrizione delle regole e delle procedure per la movimentazione dei fascicoli relativi alla carriera
degli studenti è disponibile in allegato (allegato n.18).

Procedure per la movimentazione dei fascicoli dei laureati-diplomati o archiviati
1) Compilazione di un modulo a cura delle segreterie per la richiesta di fascicoli relativi
agli studenti laureati, diplomati o archiviati;
2) trasmissione del modulo all’ufficio Protocollo e Archivio;
3) trasmissione del modulo all’archivio di deposito;
4) individuazione della pratica e compilazione di parte del registro di scarico e carico dei
fascicoli;
5) trasmissione della pratica alla segreteria richiedente previa attestazione di ricevuta
mediante l’apposizione di una firma sul modulo di richiesta;
6) conservazione del modulo di richiesta presso l’ufficio Protocollo e Archivio;
7) riconsegna della pratica all’ufficio Protocollo e Archivio una volta terminata la
consultazione;
8) apposizione di una firma sul modulo di richiesta a cura dell’ufficio Protocollo e
Archivio;
26
9) trasmissione della pratica e del relativo modulo all’archivio di deposito;
10) compilazione dei restanti campi del registro di scarico e carico;
11) conservazione del modulo di richiesta in un apposito fascicolo annuale.

Procedure
per
la
movimentazione
dei
fascicoli
prodotti
dai
restanti
uffici
dell’Amministrazione centrale
Ciascun ufficio provvede a gestire autonomamente la movimentazione dei propri fascicoli
utilizzando, per il prelievo, il personale afferente all’ufficio stesso.
27
Sezione VI
Organizzazione e gestione dei documenti dell’archivio storico
Premessa
Attualmente, per ragioni organizzative e per mancanza di spazi idonei, l’archivio storico
dell’Amministrazione centrale è dislocato su più sedi e non è facilmente consultabile per la mancanza
di strumenti di corredo e di ricerca, ad eccezione della parte dell’archivio storico conservata presso la
Biblioteca centrale umanistica per la quale è stato redatto nell’anno 2006 un inventario analitico a
cura della dott.ssa Arianna Zaffini e del dott. Alessandro Chiaretti sotto la supervisione del
responsabile del progetto dott.ssa Monica Grossi18.
La ricognizione aggiornata degli archivi storici degli uffici dell’Amministrazione centrale è posta in
allegato al presente manuale (allegato n.17).
18
Si tratta di un progetto per la valorizzazione degli archivi dell’ateneo avviato in occasione del
Cinquecentenario dall’istituzione dell’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”.
28
Sezione VII
Selezione dei documenti per la conservazione o lo scarto
Premessa
Attualmente è in fase di redazione il piano di conservazione dei documenti; una volta terminato, sarà
allegato al presente manuale di gestione (allegato n.19).
30. Procedura per lo scarto dei documenti
Qualsiasi operazione di scarto può essere effettuata solo previa autorizzazione del Ministero per i beni
e le attività culturali – Soprintendenza archivistica per le Marche. La suddetta operazione, effettuata
dalla UOR interessata con la supervisione del Servizio, consiste dapprima in una ricognizione delle
tipologie di documenti che si intendono scartare e successivamente nella compilazione di un apposito
modulo per lo scarto apposto in allegato (allegato n.20), da spedire alla Soprintendenza archivistica
per le Marche e contenente i seguenti campi:
-
numero d’ordine (numerare progressivamente ciascuna riga utilizzata);
-
classificazione (trascrivere l’indice di classificazione dell’unità archivistica, se disponibile);
-
descrizione dei documenti (fornire una breve descrizione della tipologia documentaria);
-
data iniziale e finale (indicare gli estremi cronologici dell’unità archivistica);
-
quantità (indicare il numero delle unità archivistiche afferenti alla medesima tipologia
documentaria);
-
metri lineari (indicare i metri lineari delle unità archivistiche afferenti alla medesima tipologia
documentaria);
-
peso (indicare il peso delle unità archivistiche afferenti alla medesima tipologia documentaria);
-
motivi della proposta di scarto (fornire una breve descrizione dei motivi che sono alla base della
proposta di scarto);
-
data;
-
firma del responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi.
La Soprintendenza archivistica per le Marche, valutato l’elenco, può, mediante documento formale,
negare lo scarto o autorizzarlo parzialmente o totalmente; in caso di risposta positiva, il responsabile
del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
29
archivi provvede a contattare la Croce Rossa Italiana (CRI), competente per l’effettuazione dello
scarto, che, a sua volta, incarica un’impresa specializzata per il trasporto delle pratiche nonché per
l’operazione di distruzione dei documenti. Una volta effettuata l’operazione, l’impresa consegna alla
Croce Rossa Italiana il verbale che attesta, ai fini della tutela dei dati sensibili, la distruzione delle
unità archivistiche; tale verbale viene poi inviato in due copie all’Università degli studi di Urbino
“Carlo Bo” che provvede a conservarne una in archivio e ad inoltrare l’altra alla Soprintendenza
archivistica per le Marche per la conclusione del procedimento.
31. Procedure per la selezione o la conservazione permanente dei documenti contenuti
all’interno dei fascicoli degli studenti
Ciascuna segreteria, al fine di agevolare le operazioni di selezione effettuate presso l’archivio di
deposito, è tenuta a organizzare il fascicolo di ogni studente in tre sottofascicoli, come indicato
nell’allegato al presente manuale di gestione (allegato n.21), di fatto corrispondenti a termini di
conservazione diversi (scarto immediato, scarto dopo 20 anni e conservazione permanente). Qualora,
nel caso della concreta attività di ufficio, non sia possibile gestire operativamente tale sottofascicolazione, sarà necessario effettuare tale intervento alla chiusura del fascicolo.
30
Sezione VIII
Sicurezza
32. Sicurezza dei locali adibiti ad archivio
Il responsabile del Servizio provvede alla corretta conservazione fisica dei documenti conservati
presso l’archivio di deposito e storico sito a Urbino in via Luciano Laurana, 10 garantendo:
-
la sicurezza dei locali adibiti ad archivio mediante sistemi antincendio e antintrusione;
-
l’ordinaria manutenzione;
-
la periodica pulizia dei locali adibiti ad archivio;
-
il controllo della temperatura.
Per i restanti archivi di deposito e storici dell’AOO “Amministrazione centrale”, dislocati su più sedi
dell’Ateneo, devono ancora essere determinate le opportune misure di sicurezza.
33. Documento Programmatico di Sicurezza (DPS)19
La normativa vigente in materia di protezione dei dati personali20prevede che il trattamento di dati
personali, effettuato con strumenti informatici, sia consentito unicamente in caso di adozione di
alcune misure minime di sicurezza tra le quali è specificata la tenuta aggiornata del Documento
Programmatico di Sicurezza (DPS).
L’Ateneo, al fine di ottemperare alle disposizioni di legge in materia, ha adottato con Decreto
Rettorale il proprio Documento Programmatico di Sicurezza (DPS); tale documento ha lo scopo di
individuare, all’interno dell’Università degli studi di Urbino “Carlo Bo”, tutte le misure di protezione
necessarie a garantire la sicurezza dei dati che debbono essere adottate in via preventiva da tutti
coloro che effettuano operazioni di trattamento degli stessi.
L’Università ha l’onere, così come stabilito dalla normativa vigente in materia di protezione dei dati
personali e ribadito dal suddetto Decreto Rettorale, di revisionare il DPS entro il 31 marzo di ogni
anno.
Il Documento Programmatico di Sicurezza, per sua natura specifica, ha, da un lato, carattere
ricognitivo di quanto presente all’interno dell’Ateneo e, dall’altro, deve essere finalizzato soprattutto a
programmare interventi futuri per la protezione dei sistemi; da ciò deriva che, essendovi un obbligo di
aggiornamento annuale e dovendo altresì riferire dell’aggiornamento nella relazione accompagnatoria
19
Il presente articolo contiene la prefazione al Documento Programmatico di Sicurezza (DPS) redatta
dall’ing. Raimondi Mauro, dall’ing. Dominici Pietro e dalla dott.ssa Garulli Daniela.
20
Gli estremi della normativa in oggetto sono indicati in allegato (allegato n.22).
31
al bilancio di esercizio, si deve procedere a verificare se nel corso dell’anno sono stati evidenziati
rischi o minacce, in modo da prevedere interventi e protezioni adeguate21.
34. Backup dei dati
Presso l’Università degli studi di Urbino “Carlo Bo” si effettuano periodicamente le operazioni di
salvataggio dei dati; per motivi si sicurezza i dati salvati sono conservati in luoghi differenti.
35. Credenziali di autenticazione
L’accesso all’applicativo informatico Docway avviene previa autenticazione informatica da parte
dell’utente, che è tenuto, pertanto, a fornire le proprie credenziali (username e password); tale
procedura, che si rende necessaria al fine di individuare in modo immediato i dati ai quali un soggetto
può accedere e i relativi trattamenti consentiti, è consentita solo se l’utente è stato preventivamente
registrato dal responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei
flussi documentali e degli archivi all’interno dell’Anagrafica gestita dalla procedura informatica
Docway.
Le credenziali di autenticazione, verificate immediatamente dall’applicativo, sono attribuite in modo
esclusivo ed univoco ad un solo soggetto al fine di garantire la sicurezza sugli accessi; uno stesso
utente può avere contemporaneamente più credenziali qualora sia assegnato a più uffici22.
La password deve essere composta da otto caratteri23 e, a fini di sicurezza, deve essere rigenerata
periodicamente; l’utente è abilitato a modificare la propria password se ciò avviene entro tre mesi
dalla sua generazione; oltre tale termine, è compito del responsabile dei sistemi informatici attribuire
una nuova password al soggetto interessato. Il sistema informatico Docway memorizza la data della
modifica della password in modo da gestire la scadenza della stessa.
21
Nel corso dell’anno 2006, l’Ateneo ha integrato alcune misure di sicurezza fisiche, logiche ed
organizzative adottate per la sicurezza e l’integrità dei trattamenti effettuati mediante strumenti
automatizzati; al fine di verificarne la loro validità ed efficacia, le misure di sicurezza in essere sono
state, ove necessario, controllate, integrate e adeguate, anche in considerazione della sopravvenuta
evoluzione tecnologica.
22
Per quanto attiene l’attribuzione di più credenziali allo stesso soggetto occorre fare le seguenti
precisazioni:
- un addetto di un ufficio che lavora anche presso un altro ufficio della stessa AOO ha due
diverse credenziali;
- il responsabile di un ufficio che è anche responsabile di un altro ufficio della stessa AOO ha
una sola credenziale;
- sono sempre assegnate credenziali diverse a soggetti che lavorano presso AOO distinte.
23
Per garantire un maggiore sicurezza nell’accesso alla procedura, è consigliabile che la password
non contenga né il nome né il cognome dell’utente.
32
36. Conservazione del registro di protocollo informatico
Il registro di protocollo informatico, prodotto attraverso l’applicativo Docway, è conservato sia su
supporto informatico dal responsabile del Sistema Informatico d’Ateneo (S.I.A.) che, a fini di
sicurezza, su supporto cartaceo dal responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico,
della gestione dei flussi documentali e degli archivi24.
37. La procedura informatica Docway
Docway è un applicativo per la gestione informatica dei documenti sviluppato con tecnologia XML
(eXtensible Markup Language) per ambienti internet/intranet e in grado di garantire la tutela dei dati
personali, l’integrità dei documenti e l’accesso protetto alle informazioni.
Il manuale utente, che descrive le funzionalità della procedura, è disponibile all’interno della
maschera iniziale.
24
Tale procedura si rende necessaria in quanto, allo stato attuale, l’Università degli Studi di Urbino
“Carlo Bo” non ha ancora affrontato la questione della conservazione digitale dei documenti e
l’individuazione di soluzioni organizzative e tecniche per la sua concreta e seria attuazione. La stampa
cartacea del registro deve essere effettuata al termine di ogni anno solare utilizzando, all’interno della
procedura informatica Docway, la maschera “Stampe”.
33
Sezione IX
Accesso e privacy
(procedure per la consultabilità dei documenti e per la tutela dei dati personali)
Premessa
Ciascun dipendente dell’Amministrazione centrale, nell’esercizio della propria funzione, è tenuto a
rilasciare copie e estratti di documenti solo ove la legge lo consenta e a non divulgare a chi non ne
abbia diritto informazioni riguardanti provvedimenti o operazioni amministrative, in corso o concluse,
o notizie di cui sia venuto a conoscenza, al di fuori delle ipotesi e delle modalità previste dalle norme
sul diritto di accesso indicate in allegato (allegato n.22).
38. Accesso ai documenti amministrativi
Tutti i documenti amministrativi, conservati negli archivi correnti e di deposito25, sono accessibili ad
eccezione di quelli indicati dalla legge e dal regolamento di Ateneo26.
Il diritto di accesso è esercitatile fino a quando l’ufficio competente ha l’obbligo di detenere i
documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere.
L’accesso ai documenti amministrativi può essere esercitato secondo due modalità:
1. procedimento di accesso informale: tale procedimento, che si istruisce qualora in base alla
natura del documento richiesto non risulti l’esistenza di controinteressati, si esplica mediante
una richiesta, anche verbale, da parte del richiedente all’ufficio competente a formare l’atto
conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente; nella richiesta, esaminata direttamente
e senza formalità, il richiedente deve:
-
indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta o gli elementi che ne
consentano l’individuazione;
-
specificare l’interesse connesso all’oggetto della richiesta;
-
dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza del
soggetto interessato;
2. procedimento di accesso formale: tale procedimento, che prevede la presentazione da parte del
richiedente di una richiesta formale scritta utilizzando il modello posto in allegato (allegato
25
Per quanto attiene i documenti conservati presso l’archivio di deposito, sull’istanza di accesso è
competente l’ufficio che deteneva il documento prima del versamento o del deposito.
26
La normativa è posta in allegato (allegato n.22).
34
n.23), si istruisce qualora non sia possibile l’accoglimento immediato della richiesta in via
informale o sorgano dubbi in merito a:
-
legittimazione, identità e poteri rappresentativi del richiedente;
-
sussistenza dell’interesse rispetto alle informazioni e alle documentazioni fornite;
-
accessibilità del documento;
-
esistenza di controinteressati.
La domanda di accesso è soggetta a protocollazione in quanto dalla data di presentazione
decorrono i tempi per la conclusione del procedimento. Ove la richiesta sia irregolare o
incompleta, l’ufficio competente, entro dieci giorni, deve darne comunicazione al richiedente
con raccomandata con avviso di ricevimento o con altro mezzo idoneo a comprovarne la
ricezione; in tal caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione
della richiesta corretta.
L’ufficio competente, tenuto a rilasciare attestazione di ricevuta dell’avvenuta consegna, può
decidere di accogliere la domanda, di limitarne la consultazione a determinate tipologie di
documenti, di differire i termini per l’accesso27 o di respingere la richiesta stessa, fornendo in
ogni caso formale, adeguata e tempestiva comunicazione al richiedente.
L’atto di accoglimento della richiesta di accesso deve contenere:
-
il nominativo dell’ufficio, unitamente all’indirizzo, presso cui il richiedente può
rivolgersi;
-
l’indicazione del periodo di tempo per prendere visione dei documenti o per
ottenerne copia28 .
L’accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta la facoltà di accesso ai
documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le
eccezioni previste dalla legge e dal regolamento di Ateneo.
L’esame dei documenti deve avvenire presso l’ufficio indicato nell’atto di accoglimento della
richiesta, nelle ore di ufficio e alla presenza, ove necessario, del personale addetto; il
richiedente può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione, a
condizione che non li alteri né li asporti dal luogo della consultazione.
27
Il differimento dell’accesso è disposto ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela degli
interessi previsti dalla legge o per salvaguardare specifiche esigenze dell’amministrazione, in
particolar modo nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza
possa compromettere il buon andamento dell’azione amministrativa. L’atto che dispone il
differimento dell’accesso deve indicarne la motivazione e la durata.
28
Il periodo deve essere compreso tra i quindici e i trenta giorni dalla data di presentazione della
richiesta.
35
39. Accesso ai documenti dell’archivio storico
I documenti conservati presso gli archivi storici dell’Amministrazione centrale sono liberamente
consultabili ad eccezione di quelli indicati in allegato (allegato n.24); la normativa che regola
l’accesso ai documenti dell’archivio storico è posta in allegato (allegato n.22).
La richiesta di accesso ai documenti deve essere redatta utilizzando il modulo posto in allegato
(allegato n.25) ed é esaminata direttamente e senza formalità dal responsabile dell’archivio storico
oggetto di consultazione.
40. Consultabilità dei documenti riservati conservati presso l’archivio storico
La consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi storici
dell’Amministrazione centrale prima della scadenza dei termini indicati in allegato (allegato n.24) è
disciplinata dalla normativa in vigore in materia di archivi e di protezione dei dati personali29e si
esplica secondo la seguente procedura: l’utente presenta al responsabile del Servizio per la tenuta del
protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi un progetto di ricerca che,
in relazione alle fonti riservate per le quali chiede l’autorizzazione, illustri le finalità della ricerca e le
modalità di diffusione dei dati. Tale progetto viene, poi, inoltrato dal responsabile del Servizio al
Ministro dell’interno che, previo parere del direttore dell’Archivio di Stato competente e udita la
commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso
il Ministero dell’interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti riservati
anche prima della scadenza dei termini; l’autorizzazione rilasciata può contenere eventualmente
cautele30 volte a consentire la comunicazione dei dati senza ledere i diritti, le libertà e la dignità delle
persone interessate.
L’autorizzazione alla consultazione, rilasciata a parità di condizioni ad ogni altro richiedente31, è
personale e, pertanto, il titolare dell’autorizzazione non può delegare altri al conseguente trattamento
dei dati.
I documenti per i quali è autorizzata la consultazione anticipata conservano il loro carattere riservato e
non possono essere diffusi.
29
La normativa è indicata in allegato (allegato n.22).
Le cautele possono consistere anche, a seconda degli obiettivi della ricerca desumibili dal progetto,
nell’obbligo di non diffondere i nomi delle persone, nell’uso delle sole iniziali dei nominativi
interessati, nell’oscuramento dei nomi in una banca dati, nella sottrazione temporanea dei singoli
documenti dai fascicoli o nel divieto di riproduzione dei documenti. Particolare attenzione è prestata
al principio della pertinenza e all’indicazione di fatti o circostanze che possono rendere facilmente
individuabili gli interessati.
31
La valutazione della parità di condizioni avviene sulla base del progetto di ricerca.
30
36
41. Consultazione delle tesi
Le tesi di laurea, di diploma, di master, di specializzazione e di dottorato sono opere intellettuali di
carattere creativo tutelate dalla legge sul diritto d’autore e non sono, pertanto, liberamente consultabili
né utilizzabili senza il consenso dell’autore, titolare dei diritti morali e patrimoniali dell’opera.
La normativa di riferimento e i termini per la consultazione delle tesi sono indicati in allegato
(allegato n.26).
42. Protezione dei dati personali e definizione dei profili di autorizzazione
L’accesso
ai
documenti
conservati
presso
gli
archivi
correnti,
di
deposito
e
storici
dell’Amministrazione centrale deve avvenire nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali e della
dignità delle persone interessate ed, in particolar modo, nel rispetto del diritto alla riservatezza e del
diritto all’identità personale così come specificato dalla normativa di riferimento e dai regolamenti di
Ateneo indicati in allegato (allegato n.22).
Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi provvede, ai fini della tutela della riservatezza dei dati personali, ad
assegnare a ciascun utente, a seconda delle mansioni svolte, un diverso profilo di autorizzazione cui
sono collegati specifici diritti per l’accesso alle informazioni registrate nella procedura informatica
Docway.
La descrizione dei diversi profili utente e dei relativi diritti di accesso è posta in allegato (allegato
n.27).
37
Sezione X
Disposizioni finali
43. Modalità di comunicazione del Manuale.
Il presente documento viene diffuso a tutti i Servizi e le unità organizzative responsabili
dell’Amministrazione centrale attraverso il sito web dell’Università degli studi di Urbino32, ferme
restando le esigenze di riservatezza per quelle parti del manuale relative alla sicurezza e viene
inviato, per opportuna conoscenza, al CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica
Amministrazione).
44. Modalità di aggiornamento del Manuale.
Il responsabile del Servizio del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi provvede
annualmente ad aggiornare il presente manuale al fine di rispondere tempestivamente ai cambiamenti
di tipo organizzativo e normativo. Gli allegati del presente manuale possono essere modificati con
disposizione del direttore amministrativo.
32
L’indirizzo elettronico cui è possibile consultare il manuale è il seguente:
www. …………………………..
38
Allegato n.1
Definizioni
1. archivio: è l’insieme organico dei documenti prodotti o acquisiti da un soggetto (ente, azienda,
famiglia o persona) durante lo svolgimento della propria attività;
2. archivio corrente: è l’insieme dei documenti prodotti o acquisiti nel corso dell’attività
amministrativa di un soggetto produttore e relativi ad affari non ancora conclusi;
3. archivio di deposito: è l’insieme dei documenti relativi ad affari esauriti ma ancora utili
all’attività amministrativa;
4. archivio storico: è l’insieme dei documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni,
destinati alla conservazione permanente ed alla consultazione da parte del pubblico;
5. area organizzativa omogenea (AOO): un insieme di funzioni e di strutture, individuate
dall’amministrazione, che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione
della documentazione in modo unitario e coordinato (art. 2, lett. n del Dpcm 31 ottobre 2000);
6. autenticazione informatica: la validazione dell’insieme di dati attribuiti in modo esclusivo ed
univoco ad un soggetto, che ne distinguono l’identità nei sistemi informativi, effettuata
attraverso opportune tecnologie anche al fine di garantire la sicurezza dell’accesso (art. 1, c. 1
del D. lgs 4 aprile 2006, n. 159);
7. casella di posta elettronica istituzionale: la casella di posta elettronica istituita da una AOO
attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare (art. 1 dell’allegato A alla
circolare AIPA 7 maggio 2001, n. 28);
8. classificazione-fascicolazione: è l’operazione che permette di attribuire a ciascun documento
un indice (indice di classificazione) desunto da una struttura di voci (il titolario di
classificazione) e associarlo a una definita unità archivistica generalmente identificata con il
termine di fascicolo;
9. codice di classificazione: combinazione di numeri, lettere e/o altri segni utilizzati per
rappresentare i vari livelli di un piano di classificazione;
10. credenziali di autenticazione: i dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa
conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’autenticazione informatica (art. 4, c.
3, lett. d del D. lgs 30 giugno 2003, n. 196);
11. dato personale: qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od
associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi
39
altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, c. 1, lett. b del
D. lgs 30 giugno 2003, n. 196);
12. documenti in arrivo: i documenti acquisiti dall’Amministrazione centrale nel corso
dell’attività amministrativa;
13. documenti in partenza: i documenti redatti nel corso dell’attività amministrativa da personale
afferente all’Amministrazione centrale e inviati ad altre amministrazioni, a privati o ad un’altra
AOO dell’Università degli studi di Urbino;
14. documenti interni: i documenti scambiati tra gli uffici dell’Amministrazione centrale a
carattere giuridico-probatorio o puramente informativo;
15. documento amministrativo: ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti,
anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell’attività
amministrativa (art.1, c.1, lett. a del dpr 28 dicembre 2000, n. 445);
16. documento di riconoscimento: ogni documento munito di fotografia del titolare e rilasciato,
su supporto cartaceo, magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o di
altri Stati, che consente l’identificazione personale del titolare (art. 1, c. 1, lett. c del Dpr 28
dicembre 2000, n. 445);
17. documento informatico: la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti (art. 1, c. 1, lett. p del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82);
18. documento: rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati intellegibili
direttamente o attraverso un processo di elaborazione elettronica (art. 1, c. 1, lett. a
Deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n.11);
19. fascicolo: rappresenta un raggruppamento organico di documenti relativo ad uno stesso oggetto
(procedimento, processo, materia, forma/tipo del documento) che si costituisce nel corso
dell’attività amministrativa ed è identificato con un codice numerico composto di due elementi,
l’indice di classificazione e il numero progressivo del fascicolo. I fascicoli possono essere di tre
tipologie fondamentali:
a) fascicoli per oggetto (materia o nominativo): contengono i documenti relativi a una
materia specifica o a una persona fisica o giuridica e possono essere chiusi
periodicamente alla fine di ogni anno solare o avere una durata maggiore;
b) fascicoli per procedimento/processo amministrativo o per affare: sono costituiti da
tutti i documenti (ricevuti, spediti, interni) relativi a un affare o a una specifica attività,
che può coincidere con la gestione di un vero e proprio procedimento amministrativo, e
si chiudono al termine dell’affare o del procedimento;
40
c) fascicoli per tipologia di forma del documento: sono formati da un insieme ordinato
di documenti sciolti, cioè non rilegati, raggruppati in base alla loro tipologia o forma
(es. deliberazioni, disposizioni di servizio) e costituiti secondo criteri predefiniti che ne
prevedono la chiusura periodica (es. annuale);
20. firma digitale: un particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi
crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la
chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta
e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici (art. 1, c. 1, lett. s del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82);
21. firma elettronica qualificata: la firma elettronica ottenuta attraverso una procedura
informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario e la sua univoca autenticazione
informatica, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e
collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati
successivamente modificati, che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un
dispositivo sicuro per la creazione della firma, quale l’apparato strumentale usato per la
creazione della firma elettronica (art. 1, c. 1, lett. r del D. lgs 7 marzo 2005 n. 82);
22. firma elettronica: l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite
associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione
informatica (art. 1, c. 1 del D. lgs 4 aprile 2006, n. 159);
23. fondo archivistico: l’insieme organico della documentazione prodotta o acquisita da un
soggetto produttore e custodita unitariamente da un soggetto conservatore (nel caso in cui i due
soggetti coincidano il fondo costituisce l’intero archivio del soggetto produttore);
24. gestione informatica dei documenti: l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e
segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento
e conservazione dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,
nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate mediante sistemi
informatici (art. 1, c. 1, lett. u del D. lgs 7 marzo 2005, n. 82);
25. indice di classificazione: il codice alfa numerico desunto da una struttura di voci (il titolario di
classificazione) e associato a una definita unità archivistica generalmente identificata con il
termine di fascicolo;
26. minuta del documento: viene conservata dal mittente e si distingue dall’originale in quanto ne
costituisce un atto preparatorio;
27. originale del documento: è la stesura definitiva del documento, perfetto nei suoi elementi
sostanziali e formali;
41
28. piano di conservazione: il piano, integrato con il titolario di classificazione, contenente i
criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e conservazione permanente dei
documenti;
29. profilo di autorizzazione: l’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una
persona, che consente di individuare a quali dati può accedere, nonché i trattamenti ad essa
consentiti (art. 4, c. 3, lett. f del D. lgs 30 giugno 2003, n. 196);
30. registrazione di protocollo: l’attività che permette di identificare in modo certo i documenti
ricevuti o spediti su qualunque supporto di trasmissione da un soggetto produttore; ha una
finalità giuridico-probatoria ed è strumento di certificazione e di verifica dell’autenticità dei
documenti;
31. registri: sono dei documenti costituiti dalla registrazione in sequenza, secondo criteri
cronologici, di una pluralità di atti giuridici in un’unica entità documentaria. In ambiente
cartaceo, i registri costituiscono un documento singolo formato di fogli rilegati e sono ordinati
in archivio per tipologia di forma (es. registri di protocollo, registri contabili); in ambiente
digitale, assumono la forma di una base di dati o di un insieme di basi di dati;
32. repertorio dei fascicoli: è il mezzo di corredo su cui vengono annotati, con numero
progressivo secondo l’ordine cronologico, alfabetico, etc. i fascicoli che vanno a costituire una
serie; dove si adotta un titolario di classificazione è l’inventario organico di tutti i fascicoli che
formano l’archivio corrente, organizzato secondo i codici delle voci di ultimo livello del
titolario stesso;
33. responsabile del procedimento amministrativo: la persona cui sono affidate la responsabilità
del procedimento amministrativo e l’istruzione e tenuta del relativo fascicolo;
34. segnatura di protocollo: l’apposizione o l’associazione, all’originale del documento, in forma
permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso (art. 1, c. 1,
lett. s del Dpr 28 dicembre 2000, n. 445);
35. serie: ciascun raggruppamento di documenti creato dal soggetto produttore con caratteristiche
di omogeneità e uniformità in relazione alla natura e forma dei documenti (serie tipologica – es.
deliberazioni), all’oggetto e materia dei documenti (serie speciale – es. fascicoli del personale)
o alle funzioni e procedimenti dell’ente (serie funzionale – es. concessioni edilizie); in
riferimento alla struttura gerarchica del titolario di classificazione le serie archivistiche possono
generarsi a diversi livelli;
36. sistema di autorizzazione: l’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso
ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del
richiedente (art. 4, c. 3, lett. g del D. lgs 30 giugno 2003, n. 196);
42
37. sistema di classificazione: lo strumento che permette di organizzare tutti i documenti secondo
un ordinamento logico con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione
interessata (art. 2, c. 1, lett. h del Dpcm 31 ottobre 2000);
38. sistema di gestione informatica dei documenti: l’insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle
amministrazioni per la gestione dei documenti (art. 1, c. 1, lett. r del Dpr 28 dicembre 2000, n.
445);
39. sub-fondo: è la partizione di un fondo determinata da esigenze amministrative e/o
organizzative del soggetto produttore o da una sezione del titolario di classificazione;
40. titolario di classificazione: è il piano di classificazione utilizzato per organizzare i documenti
d’archivio in base alle materie e alle funzioni di competenza dell’ente; esso rappresenta la
struttura logica e fisica dell’archivio;
41. ufficio utente: un ufficio dell’area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a
disposizione dal sistema di protocollo informatico (art. 2, c. 1, lett. o del Dpcm 31 ottobre
2000).
43
Allegato n.2
AOO, UOR e uffici utente
AOO
UOR
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
UOR
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
UOR
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
UOR
ufficio
ufficio
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
Amministrazione centrale
Rettorato
Rettore
Segreteria rettorale
Prorettore vicario
Segreteria del prorettore vicario
Prorettore - Rapporti internazionali e col territorio
Prorettore - Didattica
Prorettore - Bilancio e programmazione
Prorettore - Ricerca e sport universitario
Delegato rettorale - ECTS
Delegato rettorale - Anagrafe d'Ateneo dei prodotti della ricerca
Delegato rettorale - ICT, e-learning e archivio
Delegato rettorale - Socrates
Delegato rettorale - Relazioni sindacali
Delegato rettorale - Cinquecentenario
Delegato rettorale - Orientamento universitario e rapporti con la scuola
Delegato rettorale - Pari opportunità
Delegato rettorale - Comunicazione interna e attività di formazione delle risorse umane
Delegato rettorale - Problemi dell'handicap
Delegato rettorale - Tirocini formativi e raccordo con il mondo del lavoro
Delegato rettorale - Studenti e diritto allo studio
Servizio direzione amministrativa
Direttore amministrativo
Segreteria direttore amministrativo
Sistema informatico d’Ateneo (SIA)
Unità operativa gestione sedi per le attività dell'Ateneo
Ufficio controllo di gestione
Sistema bibliotecario d'Ateneo (SBA)
Biblioteca centrale umanistica
Biblioteca di giurisprudenza e scienze politiche
Biblioteca scientifica
Biblioteca di economia e sociologia
Biblioteca di scienze motorie
Biblioteca fondazione "Carlo e Marise Bo"
Emeroteca
Ufficio informatizzazione biblioteche
Ufficio di prevenzione e protezione d'Ateneo
Ufficio logistica e patrimonio immobiliare
Ufficio tecnico
Servizio affari generali
Ufficio protocollo e archivio
Ufficio contenzioso e avvocatura
Ufficio contratti e appalti
Ufficio studi e ricerche
Servizio finanze
Dirigente servizio finanze
Sezione finanze
44
ufficio
ufficio
UOR
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
UOR
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
UOR
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
ufficio
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
utente
Sezione stipendi
Ufficio pensioni e previdenza
Servizio approvvigionamenti
Azienda agraria
Centro stampa
Ufficio economato
Ufficio patrimonio e inventario
Servizio risorse umane
Dirigente servizio risorse umane
Ufficio II - professori ordinari e associati
Ufficio III - ricercatori, professori a contratto, assegni di ricerca
Ufficio V - personale tecnico-amministrativo
Ufficio VI - personale tecnico-amministrativo e collaboratori ed esperti linguistici
Ufficio coordinatore servizi generali
Servizio front office
Dirigente servizio front office
Servizi generali segreterie
Segreteria studenti economia
Segreteria studenti farmacia - scienze e tecnologie
Segreteria studenti giurisprudenza - scienze politiche
Segreteria studenti lettere e filosofia
Segreteria studenti lingue e letterature straniere
Segreteria studenti scienze della formazione
Segreteria studenti di Pesaro
Segreteria studenti scienze motorie
Segreteria studenti sociologia
Ufficio sviluppo ESSE3
Ufficio esami di stato
Ufficio socrates e relazioni internazionali
Ufficio informazioni ed orientamento agli studi universitari
Ufficio certificati
Ufficio alta formazione
45
Allegato n.3
Responsabile del Servizio e responsabile dei sistemi informatici
Il responsabile del Servizio per la tenuta del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli
archivi è identificato nella persona del dott. Munari Antonio con disposizione del Direttore
amministrativo n. 43 del 9 ottobre 2003.
Il vicario del suddetto responsabile è identificato nella persona di ……………. con disposizione del
Direttore amministrativo n. …… del ………….. .
Il responsabile dei sistemi informatici è identificato nella persona di …………… con disposizione del
Direttore amministrativo n. ………. del ………… (dott. Raimondi Mauro con Decreto Rettorale n.
744 del 27 agosto 1993?)
Il responsabile tecnico della procedura informatica Docway in assenza del responsabile dei sistemi
informatici è identificato nella persona di ………… con disposizione del Direttore amministrativo n.
…….. del ………… .
46
Allegato n.4
Descrizione dei flussi documentali
Procedure per la ricezione dei documenti
La posta ordinaria è ritirata giornalmente presso l’ufficio centrale postale di Urbino. Nella sede
centrale viene poi effettuato un primo smistamento:
-
la posta relativa ai singoli istituti/presidenze di facoltà viene inserita negli appositi scaffali da
cui sarà successivamente ritirata da parte degli addetti di ogni istituto/presidenza di facoltà ad
eccezione della facoltà di Scienze motorie e delle sedi degli istituti di Lingue e Istologia site in
via Oddi che ricevono direttamente la posta;
-
la posta indirizzata alle segreterie studenti, all’ufficio Certificati, all’Ufficio Esami di Stato e
ai Servizi generali segreterie33 viene recapitata presso la postazione dell’ufficio Protocollo e
Archivio situata a Palazzo Bonaventura;
-
la posta riguardante i restanti uffici dell’Amministrazione centrale viene recapitata
direttamente presso la postazione dell’ufficio Protocollo e Archivio situata a Palazzo
Benedetti;
-
la posta indirizzata al Rettorato viene inserita in un’apposita casella sita nella portineria della
sede centrale; al ritiro provvedono personalmente gli impiegati dell’ufficio appositamente
incaricati;
Le raccomandate, le assicurate e i pacchi indirizzati all’università vengono ritirati giornalmente presso
l’ufficio centrale postale di Urbino e sono smistati secondo lo stesso procedimento riservato alla posta
ordinaria.
Entrambe le postazioni dell’ufficio Protocollo e Archivio provvedono ad aprire le buste, ad effettuare
l’operazione di smistamento, a registrare i documenti sulla procedura informatica, a scansionarli e ad
inoltrarli ai responsabili degli uffici di competenza34. Il responsabile della UOR, qualora ritenesse che
il documento sia stato a lui erroneamente recapitato, è tenuto a inoltrarlo all’ufficio Protocollo e
Archivio indicando, ove possibile, l’ufficio di competenza per agevolare il nuovo smistamento; il
responsabile del documento, qualora ritenesse opportuno correggere o integrare la maschera di
33
L’ufficio Protocollo e Archivio non riceve tutta la documentazione dei Servizi generali segreterie
ma solo quella relativa ai gradi accademici.
34
Ciascun documento, se non diversamente specificato, viene recapitato direttamente al responsabile
della UOR di riferimento perché inteso anche come responsabile dell’affare o del procedimento
amministrativo; è, infatti, compito del responsabile della UOR, in base alla normativa in vigore sul
procedimento amministrativo, assegnare a sé o ad altro dipendente del proprio ufficio la titolarità del
procedimento o dell’affare trattato.
47
protocollazione o registrazione, provvede a darne tempestiva comunicazione all’ufficio Protocollo e
Archivio per l’effettuazione della modifica.
Gli uffici, ricevuta la posta, sono tenuti a fascicolare i singoli documenti sia in modo cartaceo che
all’interno dell’applicativo informatico Docway.
Procedure per la formazione e spedizione di documenti destinati all’esterno
Le segreterie studenti, l’ufficio Certificati, l’ufficio Esami di Stato e i Servizi generali segreterie35
trasmettono i propri documenti in uscita alla postazione dell’ufficio Protocollo e Archivio situata a
Palazzo Bonaventura, mentre i restanti uffici alla postazione situata a Palazzo Benedetti; entrambe le
postazioni provvedono a protocollarli o a registrarli e a riconsegnarli ai diversi mittenti, incaricati
della fascicolazione e dell’effettiva spedizione. Il responsabile del documento, qualora ritenesse
opportuno correggere o integrare la maschera di protocollazione o registrazione, provvede a darne
tempestiva comunicazione all’ufficio Protocollo e Archivio per l’effettuazione della modifica.
I documenti indirizzati a più destinatari sono spediti in originale.
Procedure per la formazione o ricezione di documenti soggetti a registrazione particolare
I singoli uffici di competenza trasmettono all’ufficio Protocollo e Archivio i documenti soggetti a
registrazione particolare descritti all’interno della sezione III – articolo 15 e, più in particolare, in
allegato (allegato n.8); l’ufficio Protocollo e Archivio provvede, quindi, a registrarli sulla procedura
informatica all’interno della maschera “Repertori” e a inoltrarli nuovamente agli uffici per la
fascicolazione e conservazione in fascicoli e volumi.
Procedure per la formazione e circolazione di documenti interni
Le segreterie studenti, l’ufficio Certificati, l’ufficio Esami di Stato e i Servizi generali segreterie36
trasmettono i propri documenti in uscita alla postazione dell’ufficio Protocollo e Archivio situata a
Palazzo Bonaventura, mentre i restanti uffici alla postazione situata a Palazzo Benedetti; entrambe le
postazioni provvedono a protocollarli o a registrarli e a riconsegnarli ai diversi mittenti, incaricati
della fascicolazione e dell’effettiva spedizione. Il responsabile del documento, qualora ritenesse
opportuno correggere o integrare la maschera di protocollazione o registrazione, provvede a darne
tempestiva comunicazione all’ufficio Protocollo e Archivio per l’effettuazione della modifica.
I documenti indirizzati a più destinatari sono spediti, di norma, in originale.
35
L’ufficio Protocollo e Archivio non riceve tutta la documentazione dei Servizi generali segreterie
ma solo quella relativa ai gradi accademici.
36
L’ufficio Protocollo e Archivio non riceve tutta la documentazione dei Servizi generali segreterie
ma solo quella relativa ai gradi accademici.
48
Allegato n.5
Trattamento di tipologie particolari di documenti

Lettere di studenti dove non è specificata la segreteria di appartenenza né sulla busta né all’interno
del documento: tali lettere vengono inviate dall’ufficio Protocollo e Archivio direttamente
all’ufficio del dirigente del Servizio Front Office.

Lettere che sulla busta oltre alla dicitura ‘Università degli studi di Urbino’ riportano anche ‘alla
c.a. di …’: tali lettere devono essere fatte pervenire direttamente all’ufficio Protocollo e Archivio.

Lettere prive di firma: l’ufficio Protocollo e Archivio provvede a protocollare il documento privo
di firma autografa e a inviarlo all’ufficio competente, cui compete la decisione relativa al suo
specifico trattamento.

Lettere anonime: le lettere anonime che pervengono all’università sono recapitate direttamente al
direttore amministrativo.

Le richieste di rilascio di certificato spedite dagli studenti o dai laureati37: vengono smistate
direttamente all’ufficio Protocollo e Archivio; non vengono protocollate ma viene apposto sul
documento solo un timbro contenente la data e la denominazione dell’ufficio Protocollo e
Archivio (le richieste dello studente o del laureato che si presenta direttamente presso la segreteria
competente non richiedono la forma scritta). Dall’ufficio Protocollo e Archivio vengono poi
smistate all’ufficio Economato in quanto gli studenti, nella maggior parte dei casi, inviano
unitamente alla domanda anche i valori per il rilascio del certificato38; l’ufficio Economato invia
poi tali richieste all’ufficio Certificati (e non alle singole segreterie di competenza) che ha il
compito di rispondere alla domanda con l’invio del certificato richiesto (la spedizione del
certificato avviene senza una lettera di accompagno).
37
Alla procedura di seguito descritta non attengono le richieste scritte di rilascio di certificato
presentate dagli studenti o dai laureati alla segreteria studenti della Facoltà di Scienze motorie; tali
richieste vengono infatti recapitate direttamente alla segreteria stessa che provvede in autonomia al
rilascio dei certificati.
38
Qualora non fossero stati allegati i valori, il documento verrebbe ugualmente fatto recapitare
all’ufficio Certificati che sarà incaricato di valutare la situazione e prendere una decisione al riguardo
49

Le richieste di rilascio di certificato presentate da un ente esterno e relative ad uno
studente/laureato: tali documenti (es. richiesta conferma immatricolazione, richiesta conferma
superamento di un esame, richiesta conferma tirocinio avvenuto, richiesta superamento esame di
stato) vengono smistati direttamente all’ufficio Protocollo e Archivio che provvede a registrarli
sulla procedura informatica e a inviarli all’ufficio Certificati.

Buste contenenti solo gli allegati e non la relativa lettera di accompagnamento
L’operatore dell’ufficio Protocollo e Archivio è tenuto alla registrazione dei singoli allegati
utilizzando, all’interno della procedura informatica, la maschera “Documenti”.

Documenti indirizzati a destinatari interni all’AOO “Amministrazione centrale”
L’operatore è tenuto ad utilizzare, all’interno dell’applicativo informatico, la maschera
“Protocollo tra uffici” e, valutato il numero dei destinatari, a seguire la procedura di seguito
descritta:
-
se i destinatari sono in numero inferiore o uguale a tre (es. Ai dirigenti dei Servizi), si deve
attivare la “Conferenza dei servizi”;
-
se i destinatari sono in numero superiore a tre (es. Ai responsabili degli uffici), si deve creare
un “Gruppo” attraverso l’applicativo Access Control List (ACL).

Documenti indirizzati a destinatari interni ed esterni all’AOO “Amministrazione centrale”
L’operatore è tenuto ad utilizzare, all’interno della procedura informatica, la maschera “Protocollo
in partenza” e ad inserire i nominativi dei destinatari esterni (es. Ai Presidi di Facoltà) nel campo
“Destinatario” e quelli dei destinatari interni (es. Al Direttore amministrativo) nel campo “Copia
conoscenza”39.

Documenti in partenza indirizzati a più destinatari
L’operatore è tenuto ad utilizzare, all’interno dell’applicativo informatico, la maschera
“Protocollo in partenza” e, valutato il numero dei destinatari, a seguire la procedura di seguito
descritta:
39
Tale procedura, seppur erronea in quanto i documenti nella maggior parte dei casi sono inviati per
competenza e non per conoscenza, è l’unica consentita dall’applicativo informatico Docway affinché i
destinatari interni possano ricevere sulle proprie scrivanie elettroniche i documenti a loro indirizzati e
quindi possano archiviarli.
50
-
se i destinatari sono in numero inferiore o uguale a tre, si deve inserire il primo nominativo
all’interno del campo “Destinatario” e, cliccando su di esso, occorre digitare “Aggiungi
istanza in coda” per creare le stringhe necessarie per i restanti nominativi;
-
se i destinatari sono in numero superiore a tre, si deve inserire il primo nominativo all’interno
del campo “Destinatario” e, cliccando su di esso, occorre digitare “Aggiungi istanza in coda”
per creare una seconda stringa dove inserire la dicitura “Vedi elenco destinatari allegato”40,
precedentemente creata come ipotetica struttura esterna attraverso l’applicativo Access
Control List (ACL).

Domande relative a una gara d’appalto o simile: se consegnate a mano, l’ufficio competente che
riceve direttamente tali domande è tenuto ad inviarle all’ufficio Protocollo e Archivio per la
protocollazione delle relative buste. Qualora il bando disponga che la domanda debba pervenire
entro una determinata data e ora, l’operatore dell’ufficio Protocollo e Archivio provvede ad
apporre all’interno del timbro, accanto al campo ‘data’, l’ora in cui è stata protocollata la busta
stessa.
40
All’interno della maschera di registrazione deve poi essere scansionata la lettera o associato il
relativo file con l’elenco completo di tutti i destinatari.
51
Allegato n.6
Elenco dei campi obbligatori per la registrazione di protocollo
Elementi obbligatori per la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo
-
Mittente
-
Oggetto (composto da almeno 30 caratteri)
-
Classificazione
-
Allegati
-
Ufficio destinatario per competenza
-
Persona destinataria per competenza (RPA) (se omesso tale campo, il sistema assegna
automaticamente il nome del responsabile dell’ufficio)
Elementi obbligatori per la registrazione differita di protocollo dei documenti in arrivo
-
Motivazione
-
Mittente
-
Oggetto (composto da almeno 30 caratteri)
-
Classificazione
-
Ufficio destinatario per competenza
-
Persona destinataria per competenza (RPA) (se omesso tale campo, il sistema assegna
automaticamente il nome del responsabile dell’ufficio)
-
Allegati
Elementi obbligatori per la registrazione di protocollo dei documenti in partenza
-
Destinatario
-
Oggetto (composto da almeno 30 caratteri)
-
Classificazione
-
Ufficio destinatario per competenza
-
Persona destinataria per competenza (RPA) (se viene omesso questo campo viene dato in
automatico dal sistema il nome del responsabile dell’ufficio)
-
Allegati
Elementi obbligatori per la registrazione dei documenti non soggetti a protocollazione
-
Autore
52
-
Voce di indice
-
Oggetto (composto da almeno 30 caratteri)
-
Allegato
-
Classificazione
-
Ufficio responsabile del procedimento amministrativo
-
Persona competente (RPA) (se viene omesso questo campo viene dato in automatico dal
sistema il nome del responsabile dell’ufficio)
Elementi obbligatori per la registrazione di protocollo dei documenti interni
-
Classificazione (minuta)
-
Classificazione (originale)
-
Oggetto (composto da almeno 30 caratteri)
-
Allegati
-
Ufficio mittente
-
Persona mittente
-
Ufficio destinatario per competenza
-
Persona destinataria per competenza (RPA) (se viene omesso questo campo viene dato in
automatico dal sistema il nome del responsabile dell’ufficio)
53
Allegato n.7
Documenti riservati
Sono da ritenersi riservate le seguenti tipologie documentarie:
-
i documenti relativi a vicende di persone o a fatti privati o particolari ai sensi della normativa in
materia di protezione dei dati personali;
-
i documenti di carattere politico e di indirizzo (se resi di pubblico dominio, possono ostacolare il
raggiungimento degli obiettivi prefissati);
-
i documenti dalla cui contestuale pubblicità possa derivare pregiudizio a terzi o al buon
andamento dell’azione amministrativa;
-
i documenti anonimi individuati ai sensi dell’art. 8, c. 4 e dell’art. 141 del codice di procedura
penale;
-
le tipologie di documenti individuate dalle leggi in materia di procedimento amministrativo e
diritto di accesso ai documenti amministrativi e da quelle in materia di protezione dei dati
personali.
54
Allegato n.8
Registrazione particolare
I registri particolari elencati di seguito sono prodotti direttamente sulla procedura informatica
Docway41 e sono conservati sia su supporto informatico che, a fini di sicurezza, su supporto
cartaceo.42
Presso la UOR “Rettorato” si costituiscono e si conservano i seguenti registri:
-
registro dei decreti rettorali d’urgenza ratificati dal Consiglio di amministrazione;
-
registro dei decreti rettorali d’urgenza ratificati dal Senato accademico;
-
registro dei decreti rettorali.
Presso l’archivio di deposito sito in via Luciano Laurana, n.10 è prodotto e conservato il registro di
carico e scarico dei fascicoli degli studenti dell’archivio di deposito al fine di tracciare la
movimentazione dei fascicoli degli studenti per finalità amministrative dall’archivio di deposito alle
segreterie studenti. Contiene le seguenti informazioni:
1. numero progressivo;
2. data della richiesta;
3. dati identificativi della documentazione (es. in caso di documentazione relativa agli studenti,
indicare cognome e nome dello studente e posizione d’archivio);
4. nominativo dell’ufficio richiedente;
5. data della restituzione;
6. note sullo stato di conservazione della documentazione una volta riconsegnata.
Relativamente ai documenti di natura contabile, presso la UOR “Servizio Finanze” si producono e si
conservano i seguenti registri:
-
registro degli acquisti (a numerazione annuale): ha forma elettronica
-
registro delle fatture emesse (a numerazione annuale): ha forma elettronica
41
Ad eccezione del registro di carico e scarico dei fascicoli degli studenti dell’archivio di deposito,
redatto su supporto cartaceo, e di quelli della UOR “Servizio Finanze”, prodotti e conservati su un
particolare applicativo informatico.
42
Tale procedura si rende necessaria in quanto, allo stato attuale, l’Università degli Studi di Urbino
“Carlo Bo” non ha ancora affrontato la questione della conservazione digitale dei documenti e
l’individuazione di soluzioni organizzative e tecniche per la sua concreta e seria attuazione. La stampa
cartacea dei registri deve essere effettuata dai responsabili della conservazione al termine di ogni anno
solare utilizzando, all’interno della procedura informatica Docway, la maschera “Stampe”.
55
-
registro di carico dei documenti fiscali (a numerazione progressiva per registro): ha forma
cartacea
-
registro dei corrispettivi (a numerazione annuale): ha forma elettronica
-
registro degli acquisti intracomunitari (a numerazione progressiva per registro): ha forma
cartacea
Gli originali dei documenti di natura contabile registrati si conservano in allegato ai rispettivi mandati
(la UOR “ Servizio Finanze” conserva le copie conformi degli originali in appositi fascicoli).
Presso la segreteria della Direzione amministrativa si costituiscono e si conservano i seguenti registri:
-
registro delle disposizioni del direttore amministrativo;
-
registro dei decreti del direttore amministrativo.
Presso l’ufficio Protocollo e Archivio si costituiscono e si conservano i seguenti registri:
-
registro convenzioni dei tirocini: è costituito dalle informazioni relative alle convenzioni dei
tirocini stipulate tra le facoltà/istituti e le aziende/enti esterni ed è a numerazione annuale;
-
registro di carico e scarico dei rifiuti tossici: è un registro cartaceo prodotto dal Centro stampa
-
repertorio Albo ufficiale d’Ateneo: è un registro costituito dalle informazioni relative alle
pubblicazioni di documenti effettuate all’Albo ufficiale dell’Ateneo ed ha la durata di un anno
solare. La registrazione a repertorio coincide con la pubblicazione all’Albo ufficiale. Gli
elementi obbligatori della registrazione sono:
1. numero di registrazione a repertorio;
2. data di registrazione a repertorio (data di pubblicazione);
3. data di avvenuta pubblicazione (data di restituzione);
4. denominazione del richiedente;
5. oggetto del documento;
6. numero degli allegati;
7. descrizione degli allegati.
Qualora si riscontrino errori nel documento pubblicato, questo deve essere annullato e si deve
procedere da un lato a pubblicare quello corretto, ricominciando il computo dei giorni di
pubblicazione, e dall’altro ad annullare la registrazione nel repertorio con la dicitura
“Annullato” in modo da consentire la lettura delle informazioni registrate in precedenza,
indicando la data di annullamento, il nome o il codice dell’operatore e gli estremi della
richiesta; allo stesso tempo, il documento pubblicato va marcato con la dicitura “Annullato”
56
posta in posizione ben visibile e lasciato nel medesimo luogo fino alla scadenza dei termini di
pubblicazione precedentemente assegnati.
Per ulteriori informazioni relative alla gestione, alla tenuta e al repertorio dell’Albo ufficiale si
veda il ‘Regolamento per la pubblicazione dei documenti all’Albo ufficiale di Ateneo’
disponibile
all’indirizzo
http://www.uniurb.it/it/ateneo/regolamenti/edocs/regolamento_albo_universita.pdf.
Il repertorio degli atti, costituito dalle informazioni relative agli atti di evidenza pubblica per i quali
vige l’obbligo della registrazione ai sensi del dpr 131/86, è un registro particolare tenuto dall’ufficiale
rogante che provvede, altresì, a conservare gli originali dei documenti in apposite raccolte (la copia
conforme è conservata nei relativi fascicoli).
In particolare, all’interno del repertorio degli atti devono essere registrate le seguenti tipologie
documentarie:
1. Atti soggetti a registrazione in termine fisso:
-
scrittura privata non autenticata relativa a prestazioni non soggette ad I.V.A.;
-
atto pubblico o scrittura privata autenticata;
-
scrittura privata non autenticata formata per corrispondenza relativa a prestazioni non soggette
ad I.V.A.;
-
atti di natura dichiarativa;
-
atti di cessione di crediti;
-
atti aventi ad oggetto prestazioni a contenuto patrimoniale;
-
contratti preliminari;
-
contratti preliminari con caparra confirmatoria;
-
contratti preliminari con acconti non soggetti ad I.V.A.;
2. Atti redatti in forma pubblico-amministrativa;
3. Atti per cui è previsto per legge l’obbligo di registrazione (es. contratti di locazione).
Presso gli uffici dei dirigenti delle UOR “Servizio Finanze”, “Servizio Front Office” e “Servizio
Risorse Umane” si producono e si conservano i registri degli atti, delle disposizioni e delle
determinazioni emessi dai dirigenti stessi.
57
Allegato n.9
Elenco dei protocolli interni eliminati
Dal 1 gennaio 2008, presso l’Amministrazione centrale, sono eliminati i seguenti registri interni di
protocollo:
1. Registro di protocollo del settore studenti
2. Registro di protocollo dell’Amministrazione centrale
3. Registro di protocollo del Servizio finanze
4. Registro di protocollo dell’ufficio ‘Esami di Stato’
5. Registro di protocollo dell’ufficio ‘Socrates e relazioni internazionali’
6. Registro di protocollo dell’ufficio ‘Ufficio di Prevenzione e Protezione d’Ateneo’
58
Allegato n. 10
Documenti esclusi dalla registrazione di protocollo
Sono escluse dall’operazione di registrazione di protocollo le seguenti tipologie documentarie:
1. avvisi di pagamento/comunicazioni di bonifici bancari;
2. avviso di vacanza posti personale tecnico-amministrativo presso altri atenei;
3. bandi di altri atenei di selezione per assegni per la collaborazione ad attività di ricerca;
4. certificati medici (con o senza lettera di trasmissione);
5. comunicati stampa ministeriali, CRUI, etc.;
6. comunicazioni da parte di enti di bandi di concorso;
7. convocazioni dei Consigli di Corso di laurea (CCL) e dei Consigli di Facoltà (CDF) che
pervengono per conoscenza all’Amministrazione centrale;
8. estratti conto bancari;
9. giustificativi di assenza del personale se rilevati con sistemi informatici (rilevatori
presenze);
10. lettere accompagnatorie di fatture;
11. missioni del personale;
12. progetti formativi e di orientamento – stage;
13. richiesta conferma di autocertificazione;
14. richiesta di rimborso spese e missioni di commissari interni ed esterni;
15. richieste di ferie;
16. richieste di permesso orario del personale tecnico-amministrativo se rilevati con sistemi
informatici (rilevatori presenze);
17. rimborsi piccole spese;
18. assegnazione buoni mensa ai dipendenti;
19. cedolini stipendio;
20. certificati di servizio personale docente di ruolo e non di ruolo;
21. certificati di servizio personale tecnico-amministrativo;
22. certificati situazioni retributive e contributive personale strutturato e non strutturato;
23. certificazioni rilasciate agli studenti;
24. modello CUD;
25. report delle presenze;
26. richieste del servizio di pulizia;
59
27. richieste di facchinaggio;
28. richieste di fornitura di cancelleria;
29. richieste di piccole manutenzioni.
Sono escluse dalla registrazione di protocollo nonché dalla classificazione e dalla fascicolazione sulla
procedura informatica Docway le seguenti tipologie documentarie afferenti agli studenti:
1. domanda di restituzione diploma originale di maturità;
2. domanda di consegna della pergamena di laurea;
3. domanda di proseguimento studi.
I suddetti documenti sono soggetti esclusivamente all’operazione di fascicolazione in ambito cartaceo.
60
Allegato n.11
Titolario di classificazione dell’Amministrazione centrale
61
62
63
64
65
Allegato n.12
Voci di indice dell’Amministrazione centrale
È in fase di redazione l’elenco delle voci di indice relative all’Amministrazione centrale.
66
Allegato n. 13
Camicia del fascicolo
Università degli studi di Urbino
Amministrazione centrale
_____________________________
(denominazione dell’ufficio utente)
Indice di classificazione _________
OGGETTO:
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
Data apertura ______________
Data chiusura ____________
67
Allegato n.14
La multiclassificazione
L’operatore dell’ufficio Protocollo e Archivio, qualora constatasse la presenza di più oggetti
all’interno dello stesso documento, è tenuto a seguire la seguente procedura: si deve protocollare il
documento all’interno dell’applicativo informatico Docway, descrivendo dettagliatamente nel campo
“Oggetto” tutte le funzioni svolte e apponendo nel campo “Classificazione” il codice numerico di una
di esse. Una volta registrato il documento, digitando la funzione “Replica documento”, l’operatore si
trova di fronte ad una maschera, utilizzata per la registrazione dei documenti non soggetti a
protocollazione, contenente le informazioni inserite precedentemente in fase di registrazione di
protocollo unitamente alla dicitura “Prot. n. _____ del _______” presente all’interno del campo
“Oggetto”; all’interno di tale maschera, l’operatore è tenuto a modificare la classificazione generata
automaticamente dal sistema, inserendo il codice numerico relativo al secondo argomento trattato dal
documento in oggetto, e a digitare la funzione “Registra”43.
43
Nel caso in cui gli argomenti trattati dallo stesso documento fossero più di due, l’operatore è tenuto
ad utilizzare la procedura “Replica documento” tante volte quante sono le classificazioni da apporre al
documento.
68
Allegato n.15
Repertorio dei fascicoli
Università degli Studi di Urbino
REPERTORIO DEI FASCICOLI
anno ________
Class.
numero fascicolo data di apertura
69
data di chiusura
oggetto
Allegato n.16
Procedure per il trasferimento dei fascicoli presso l’archivio di deposito
L’archivio di deposito delle pratiche relative agli studenti è situato in via Luciano Laurana n.10.
Il repertorio cartaceo dei fascicoli relativi agli studenti laureati-diplomati o archiviati44 contiene i
seguenti campi:
a) cognome e nome dello studente;
b) data e luogo di nascita;
c) numero di matricola;
d) facoltà – corso di laurea;
e) anno solare in cui viene archiviata la pratica;
f) indice di classificazione45 (posizione d’archivio).

Procedure per il trasferimento dei fascicoli dei laureati-diplomati presso l’archivio di
deposito
L’ufficio Protocollo e Archivio provvede a redigere una lista contenente i nominativi degli
studenti laureati o diplomati in una determinata sessione, a compilare i campi indicati all’interno
del suddetto repertorio e a inserire la posizione d’archivio sulla procedura informatica per la
gestione della carriera studenti (ESSE3).
Una volta espletate tali operazioni, viene inviata ai Servizi generali segreterie una copia
fotostatica delle informazioni contenute nel suddetto repertorio per la trascrizione manuale della
posizione d’archivio sulle pratiche ubicate presso ciascuna segreteria studenti.
L’ufficio Protocollo e Archivio trasmette, infine, all’archivio di deposito le pratiche e una copia
fotostatica del suddetto repertorio (da intendersi come elenco di versamento).

Procedure per il trasferimento dei fascicoli degli archiviati presso l’archivio di deposito
Ciascuna
segreteria, mediante il servizio di collegamento interno, trasmette all’ufficio
Protocollo e Archivio, periodicamente e comunque almeno una volta all’anno, le pratiche
relative agli studenti archiviati per la relativa archiviazione.
Presso l’ufficio Protocollo e Archivio si provvede, infatti, alla compilazione del suddetto
repertorio, alla trascrizione su ogni singolo fascicolo della posizione d’archivio e all’inserimento
della stessa sulla procedura informatica per la gestione della carriera studenti (ESSE3).
44
45
archiviati: decaduti, rinunciati, congedati e tutti coloro che non hanno più compiuto atti.
All’interno di tale campo occorre inserire il codice numerico V/13 e il numero di ciascun fascicolo.
70
In ultimo, si trasmettono all’archivio di deposito le pratiche e la copia fotostatica del repertorio
(da intendersi come elenco di versamento).
71
Allegato n.17
Archivi di deposito e archivi storici dell’Amministrazione centrale
•
Palazzo Benedetti
-
presso la Segreteria del direttore amministrativo è conservata parte dell’archivio
dell’ufficio Logistica e patrimonio immobiliare;
-
presso l’ufficio Logistica e patrimonio immobiliare è conservato l’archivio dell’ufficio
Pensioni e previdenza;
-
all’interno di una stanza posta al piano terra è situato l’archivio dell’ufficio II professori ordinari e associati;
-
presso due stanze non attigue al piano terra è conservata parte dell’archivio dell’ufficio
III – ricercatori, professori a contratto, assegni di ricerca;
-
all’interno di una stanza posta al piano terra è situato l’archivio dell’ufficio Contratti e
appalti;
-
all’interno di una stanza posta al piano terra è situato l’archivio dell’ufficio
Contenzioso e avvocatura;
•
ivi è situata parte della documentazione dell’ufficio tecnico.
Palazzo Antaldi
-
presso una stanza è situata parte dell’archivio dell’ufficio III – ricercatori, professori a
contratto, assegni di ricerca;
-
presso due stanze non attigue è conservato l’archivio dell’ufficio V - personale tecnicoamministrativo;
-
la documentazione dell’ufficio VI - personale tecnico-amministrativo e collaboratori ed
esperti linguistici è conservata presso una stanza attigua all’ufficio stesso.
•
Palazzo Bonaventura
-
ivi è conservata la documentazione dell’ufficio del Prorettore Vicario;
-
ivi è conservata la documentazione del Centro Elaborazione Dati e rete telefonica
(C.E.D.U.);
-
l’archivio di deposito dell’ufficio Esami di Stato si trova sul soppalco situato sopra la
segreteria di Scienze della formazione.
•
Via Luciano Laurana, 10
-
ivi è conservata parte della documentazione dell’ufficio Logistica e patrimonio
immobiliare;
-
ivi è situato l’archivio dell’ufficio Alta formazione.
72
•
Via Martin Luther King (garage)
-
ivi è conservata la documentazione del Servizio Finanze;
-
ivi
è
conservata
una
piccola
parte
della
documentazione
del
Servizio
Approvvigionamenti.
•
Via S. Andrea
-
•
ivi è conservata gran parte della documentazione del Servizio Approvvigionamenti.
Via Pellipario, 9
-
la documentazione dell’ufficio Studi e ricerche è conservata all’interno dell’ufficio
stesso;
-
la documentazione dell’ufficio Socrates e relazioni internazionali è conservata in parte
presso l’ufficio stesso e in parte presso altri locali situati all’interno del medesimo
edificio.
•
Località Sasso
-
•
ivi è situata parte della documentazione del Servizio Finanze.
Via S. Chiara
-
ivi è situata parte della documentazione del Servizio Finanze (la documentazione ivi
contenuta è la più recente e la più consultabile).
•
Via dell’Annunziata, 4
-
•
Villa Serena
-
•
ivi è conservata la documentazione dell’ufficio di Prevenzione e Protezione d’Ateneo.
ivi è conservata la documentazione del Centro stampa.
Colle dei Cappuccini
-
ivi è situata parte della documentazione dell’ufficio tecnico.
73
Allegato n.18
Procedure per la movimentazione dei fascicoli
Procedure per la movimentazione dei fascicoli dei laureati-diplomati o archiviati
Ciascuna segreteria studenti ha la facoltà di richiedere, per finalità amministrative, la consultazione
dei fascicoli relativi agli studenti laureati-diplomati o archiviati attraverso la compilazione di un
apposito modulo che viene consegnato all’ufficio Protocollo e Archivio e da questo trasmesso
direttamente all’archivio di deposito.
Oggetto della richiesta può essere sia l’intero fascicolo che parte della documentazione (es. l’originale
del diploma di maturità o certificati vari).
Individuata la pratica, l’archivista posiziona al posto di essa la copia fotostatica del modulo di
richiesta e compila la prima parte del registro di scarico e carico dei fascicoli degli studenti descritto
in allegato (allegato n.8); una volta espletate dette operazioni, provvede a consegnare la pratica alla
segreteria richiedente previa attestazione di ricevuta mediante l’apposizione della data e della firma
sul modulo stesso, conservato poi in via provvisoria presso l’ufficio Protocollo e Archivio.
Terminata la consultazione, la segreteria restituisce la pratica all’ufficio Protocollo e Archivio che la
trasmette all’archivio di deposito per il relativo ricollocamento unitamente al modulo firmato per
ricevuta dell’avvenuta consegna.
L’archivista, dopo aver compilato i restanti campi del registro di scarico e carico, provvede a scartare
immediatamente la copia del modulo di richiesta una volta che la pratica è stata ricollocata, mentre
l’originale, conservato in un apposito fascicolo, viene scartato alla fine dell’anno solare di riferimento.
Il modulo per la richiesta di movimentazione dei fascicoli degli studenti laureati-diplomati o archiviati
è posto qui di seguito.
74
RICHIESTA DI MOVIMENTAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE CONSERVATA
PRESSO L’ARCHIVIO DI DEPOSITO E STORICO
All’ufficio Protocollo e Archivio
Ufficio/Segreteria richiedente _______________________________________________________
Documentazione richiesta __________________________________________________________
________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
Posizione archivio _________________________________ / ______________________________
(Class.)
(Anno)
Studente* _______________________________________________________________________
(Cognome)
(Nome)
Matricola* ________________________________
Facoltà o Scuola* _________________________________________________________________
Urbino, _____________________
___________________________
(Firma del richiedente)
Per ricevuta
Urbino, _____________________
___________________________
(Firma)
75
Allegato n.19
Piano di conservazione dell’Amministrazione centrale
È in fase di redazione il piano di conservazione dell’Amministrazione centrale.
76
Allegato n. 20
Modulo per lo scarto dei documenti
MODELLO PER LA PREDISPOSIZIONE DEGLI ELENCHI DI SCARTO
Denominazione dell'Ente
Università degli Studi di Urbino "Carlo Bo"
Numero d'ordine Classificazione Descrizione dei documenti Data iniziale e finale Quantità Metri lineari Peso Motivi della proposta di scarto
totale
Data __________
totale
totale
Firma
77
Allegato n.21
Tipologie di sottofascicoli da istruire all’interno del fascicolo dello studente
Il fascicolo di ciascun studente al momento della chiusura deve essere articolato in 3 sottofascicoli che
includono, se presenti, le tipologie documentarie descritte qui di seguito:
1. DOCUMENTI SOGGETTI A SCARTO IMMEDIATO
-
Conferma del titolo di studio conseguito presso la scuola media superiore
-
Delega per ritirare documentazione (es. certificati)
-
Domanda di ricognizione per il pagamento delle tasse
-
Domanda di partecipazione ai corsi estivi (fino all’anno accademico 2002/2003 in quanto
successivamente non è stata più richiesta)
-
Copia del certificato di rinvio del servizio militare
-
Prove scritte (es. compiti di italiano)
-
Prove scritte di conoscenza delle lingue (si tratta delle idoneità)
-
Copia del verbale d’esame / copia degli statini d’esame
-
Domanda discussione tesi
-
Estratto tesi (si tratta di un breve riassunto della tesi)
2. DOCUMENTI SOGGETTI A SCARTO DOPO 20 ANNI
-
Domanda di riconoscimento dei crediti cui sono allegati certificati vari (es. attestato corso di
studio svolto all’estero)
-
Domanda di esonero/riduzione/rimborso tasse
-
Domanda di trasferimento per altra sede
-
Domanda di proseguimento studi
-
Domanda di opzione
-
Passaggi interni
-
Pentimenti
-
Domanda di immatricolazione
-
Domanda di iscrizione (fino all’anno accademico 2001/2002 in quanto successivamente non è
stata più richiesta)
-
Ricevute delle more
78
-
Ricevute di pagamento delle tasse (escluse quelle effettuate con il pagamento tramite il bollettino
MAV)
-
Libretto universitario
-
Domanda esami
-
Domanda di anticipazione esami (quando lo studente richiede di sostenere gli esami dell’anno
successivo in quanto ha terminato quelli dell’anno in corso)
-
Domanda duplicato libretto universitario
-
Dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà per il pagamento della 2° rata delle tasse (si tratta
del bollettino ISEE – ISPE)
3. DOCUMENTI A CONSERVAZIONE PERMANENTE
-
Dichiarazione di restituzione del diploma di maturità originale allo studente laureato/decaduto
-
Delega per il ritiro del diploma di laurea / maturità
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Comunicazione variazione indirizzo di residenza
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Decreti Rettorali per provvedimenti di diverso genere (es. annullamento esami, provvedimenti
disciplinari)
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Piano di studi e sue variazioni
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Foglio tesi
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Tesi
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Domanda di rinuncia
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Allegato n.22
Normativa
1) Dpr 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in
materia di documentazione amministrativa”;
2) Dpcm 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del
presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428”;
3) D.lgs 7 marzo 2005, n. 82 “Codice dell’amministrazione digitale”;
4) D.lgs 4 aprile 2006, n. 159 “Disposizioni integrative e correttive al decreto legislativo 7 marzo
2005 , n. 82, recante il codice dell’amministrazione digitale”;
5) Legge 7 agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto
di accesso ai documenti amministrativi” come modificata ed integrata da:
-
Legge 11 febbraio 2005, n. 15 “Modifiche ed integrazioni alla legge 7 agosto 1990, n. 241,
concernenti norme generali sull'azione amministrativa”;
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Legge 14 maggio 2005, n. 80 “Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge
14 marzo 2005, n. 35, recante disposizioni urgenti nell’ambito del Piano di azione per lo
sviluppo economico, sociale e territoriale. Deleghe al Governo per la modifica del codice di
procedura civile in materia di processo di cassazione e di arbitrato nonché per la riforma
organica della disciplina delle procedure concorsuali”;
-
Dpr 12 aprile 2006, n. 184
“Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai
documenti amministrativi”;
6) D.lgs 22 gennaio 2004, n. 42 “Codice dei beni culturali e del paesaggio”;
7) D.lgs 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”;
8) Provvedimento del Garante dei dati personali 14 marzo 2001, n. 8/P/2001 “Codice di deontologia
e di buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi storici” allegato al Codice in
materia di protezione dei dati personali.
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Regolamenti dell’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”:
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Regolamento di Ateneo di attuazione della Legge 7 agosto 1990, n. 241, recante nuove norme in
materia di procedimento amministrativo e diritto di accesso ai documenti amministrativi;
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Regolamento di Ateneo per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari in attuazione del d.lgs 30
giugno 2003 n.196 allegato al D.R n 1502/05 del 19 dicembre 2005;
-
Regolamento di Ateneo per la tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei
dati personali, in attuazione dell’art. 27 della Legge 31 Dicembre 1996, n. 675 e successive
modificazioni e integrazioni, emanato da Rettore in data 2 giugno 1998.
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Allegato n.23
Richiesta di accesso ai documenti amministrativi
Legge n. 241/90 e successive modifiche e integrazioni
Il/la sottoscritto/a __________________________________________________________________
nato/a a ________________________ il _______________ residente a _______________________
prov. _____via _____________________________________________ n. _____ c.a.p. __________
codice fiscale ________________ tel. ________________ e-mail ____________________________
recapito presso il quale desidera ricevere le comunicazioni:
__________________________________________________________________________________
CHIEDE
di esercitare il diritto di accesso ai seguenti documenti amministrativi:
__________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
per le seguenti motivazioni (specificare l’interesse connesso alla richiesta):
____________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________
I documenti sono richiesti:

in visione

in copia semplice

in copia autenticata
Si allega copia fotostatica di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Si delega il/la sig./sig.ra ____________________________________________ alla visione o
all’estrazione di copia dei documenti oggetto della presente richiesta (allegare copia fotostatica di un
documento di riconoscimento in corso di validità).
Il sottoscritto dichiara di conoscere le vigenti norme in materia di accesso ai documenti amministrativi e
protezione dei dati personali.
Urbino, _______________
Firma del/della richiedente _________________________
D.lgs 196/2003 Tutela della privacy
I dati raccolti saranno utilizzati dall’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”, titolare del trattamento, nel rispetto del
Codice in materia di protezione dei dati personali.
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Allegato n.24
Documenti non liberamente consultabili presso l’archivio storico
I documenti conservati presso gli archivi storici dell’Amministrazione centrale, come indicato nel
Codice dei beni culturali e del paesaggio approvato con d.lgs 42/2004, sono liberamente consultabili
ad eccezione:
1. di quelli dichiarati di carattere riservato, individuati dal Ministero dell’Interno di
concerto con il Ministero per i Beni e le Attività culturali, relativi alla politica estera o
interna dello Stato, che diventano liberamente consultabili cinquanta anni dopo la loro
data;
2. di quelli contenenti i dati sensibili nonché i dati relativi a provvedimenti di natura
penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati
personali46, che diventano consultabili quaranta anni dopo la loro data; il termine è di
settanta anni se i dati sono idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i
rapporti di tipo familiare.
Ai termini suddetti sono assoggettati, inoltre, gli archivi e i documenti di proprietà privata depositati,
donati, venduti o lasciati in eredità o legato presso gli archivi storici dell’Amministrazione centrale, a
meno che coloro che hanno versato tale documentazione non abbiano stabilito la condizione della non
consultabilità di tutti o parte dei documenti dell’ultimo settantennio.
46
D.lgs 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”.
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Allegato n.25
Richiesta di consultazione dei documenti conservati presso l’archivio storico
Il/la sottoscritto/a __________________________________________________________________
nato/a a___________________________
il __________ residente a ________________________
prov. ______ via ____________________________________________ n. ______ c.a.p. ________
codice fiscale ______________________ tel. _______________ e-mail ______________________
CHIEDE
di poter consultare la seguente documentazione:
__________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
Oggetto della ricerca:
_________________________________________________________________________________
Finalità della ricerca:
_________________________________________________________________________________
I documenti sono richiesti:

in visione

in copia semplice

in copia autenticata
Si allega copia fotostatica di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Si delega il/la sig./sig.ra _______________________________________________ alla visione o
all’estrazione di copia dei documenti oggetto della presente richiesta (allegare copia fotostatica di un
documento di riconoscimento in corso di validità).
Il sottoscritto dichiara di conoscere le vigenti norme in materia di consultabilità dei documenti degli
archivi e tutela della riservatezza e, in particolare, il Codice di deontologia e di buona condotta per l
trattamenti dei dati personali per scopi storici.
Urbino, ……………….
Firma
Si autorizza la consultazione
Urbino, ……………………
Il responsabile
D.lgs 196/2003 Tutela della privacy
I dati raccolti saranno utilizzati dall’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”, titolare del trattamento, nel rispetto del
Codice in materia di protezione dei dati personali.
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Allegato n. 26
Termini per la consultazione delle tesi
Le tesi di laurea, di diploma, di master, di specializzazione e di dottorato non sono liberamente
consultabili se non siano trascorsi 70 anni dalla data di morte dell’autore stesso47, ai sensi della
normativa in vigore sul diritto di autore48.
47
I termini finali di durata dei diritti di utilizzazione economica si computano a decorrere dal 1
gennaio dell'anno successivo a quello in cui si verifica la morte dell'autore o altro evento considerato
dalla norma (Legge 633/1941).
48
Legge 22 aprile 1941, n. 633 “Protezione del diritto d’autore e di altri diritti connessi al suo
esercizio” e successive modificazioni e integrazioni
85
Allegato n. 27
Profili utente
1) Responsabile del sistema informativo (denominato anche “Amministratore”): è il responsabile del
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli
archivi49ed ha diritto ad accedere a tutte le informazioni e ad effettuare qualsiasi operazione sulla
procedura50, incluse quelle di natura straordinaria quali, ad esempio, il ripristino del sistema a
seguito di eventuali interruzioni, il monitoraggio delle operazioni compiute e la predisposizione
delle autorizzazioni di accesso al sistema;
2) Protocollista: è l’utente abilitato alle seguenti operazioni:
-
la registrazione di protocollo dei documenti in entrata, in uscita e interni;
-
la registrazione dei documenti esclusi dalla protocollazione e dalla registrazione
particolare;
-
la registrazione particolare dei documenti51;
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la modifica delle informazioni registrate;
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l’accesso all’anagrafica per l’inserimento delle strutture e delle persone esterne;
3) Responsabile dell’ufficio: è l’utente responsabile della documentazione del proprio ufficio ed è
abilitato alle seguenti operazioni:
-
la consultazione dei propri documenti e fascicoli e di quelli dell’ufficio cui
appartiene;
-
la fascicolazione dei documenti (creazione di nuovi fascicoli o inserimento dei
documenti in fascicoli precedentemente istruiti);
-
l’accesso all’anagrafica in sola consultazione;
4) Responsabile del documento: è l’utente responsabile del documento ed è abilitato alle seguenti
operazioni:
-
la consultazione dei propri documenti e fascicoli;
-
la fascicolazione dei documenti (creazione di nuovi fascicoli o inserimento dei
documenti in fascicoli precedentemente istruiti);
-
l’accesso all’anagrafica in sola consultazione;
49
I diritti dell’amministratore sono attribuiti anche al vicario del responsabile del Servizio per la
tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi.
50
Si veda, a tal proposito, la normativa in materia di documentazione amministrativa indicata in
allegato (allegato n.22).
51
Ad eccezione di quelli della Segreteria rettorale, della Segreteria del Direttore amministrativo,
dell’ufficio Contratti e Appalti e della UOR “Servizio Finanze”.
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-
l’attivazione della Conferenza dei Servizi o la partecipazione ad essa;
-
la chiusura dei fascicoli e il versamento degli stessi all’archivio di deposito;
5) Direttore amministrativo e Rettore: oltre ad avere gli stessi diritti del profilo utente “Responsabile
del documento”, sono abilitati alla consultazione dei documenti e dei fascicoli di tutta l’AOO
“Amministrazione centrale”;
6) Dirigenti dei Servizi: oltre ad avere gli stessi diritti del profilo utente “Responsabile del
documento”, sono abilitati alla consultazione dei documenti e dei fascicoli della UOR cui sono
preposti;
7) Personale della Segreteria rettorale: oltre ad avere gli stessi diritti del profilo utente “Responsabile
del documento”, è abilitato alla semplice registrazione all’interno della maschera “Documenti”,
alla protocollazione e alla registrazione particolare dei propri documenti.
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